REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ 30000 EURO

PRZEDSIĘBIORSTWO WODOCIĄGÓW I KANALIZACJI w Malborku Sp. z o. o 82-200 Malbork, ul. Chrobrego 31; tel.: 55 2723627, 55 2723628; fax.: 55 2725524; KRS nr 0000112541 w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ, VII Wydział Gospodarczy NIP: 579-000-74-23; REGON: 170423651; www.pwik.malbork.pl, www.bip.pwik.malbork.pl, e-mail: pwik@pwik.malbork.pl REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ 30000 EURO Malbork, grudzień 2014 1

Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Malborku Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dla zamówień dotyczących usług, dostaw i robót, które są finansowane lub współfinansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej stosuje Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późniejszymi zmianami. 2. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień publicznych których wartość nie przekracza równowartości kwoty 30000 euro (art. 4 ust. 8 ustawy Pzp). 3. Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności i terminowości w wydatkowaniu środków publicznych zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157 poz.1240). 4. Niniejszy regulamin opracowano według stanu prawnego na dzień 20 grudnia 2014 r i uwzględnia aktualne na ten dzień Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach POIiS MRR/IiS/1(5)06/2011. 5. Dla usług, dostaw lub robót, które są finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej stosuje się regulacje rozdziału 1, rozdziału 2 i rozdziału 4. 6. Dla usług, dostaw lub robót, które są finansowane ze środków własnych i nie będą refundowane ze środków UE stosuje się regulacje rozdziału 1, rozdziału 3 i rozdziału 4. 1 Definicje 2 Ilekroć w Regulaminie mowa o: 1. ustawie pzp należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473, z 2014 r. poz. 423, 768, 811, 915, 1146 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349). 2. cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050, z późn. zm.); 3. dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 4. dynamicznym systemie zakupów należy przez to rozumieć ograniczony w czasie, elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne; 5. kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Zarząd Spółki z zachowaniem zasady reprezentacji wynikającej z Umowy Spółki. 6. komórce merytorycznej należy przez to rozumieć wyodrębnioną komórkę organizacyjną (także stanowisko pracy jedno- lub wieloosobowe), w zakresie działania, której(-ego) mieści się realizacja konkretnego zamówienia publicznego; 7. najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego; 8. ofercie częściowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią 2

specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wykonanie części zamówienia publicznego; 9. ofercie wariantowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia publicznego; 10. postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki wynegocjowania postanowień takiej umowy; 11. robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego; 12. środkach publicznych należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu przepisów o finansach publicznych (np. dotacje, pożyczki itp.); 13. usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i nie priorytetowym. 14. wartości zamówienia - jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością; 15. wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 16. zamawiającym należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Malborku Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 17. zamówieniach publicznych należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Zasady udzielania zamówień 3 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 4. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego. 5. Kierownik Zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego. 6. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Zamówienia poniżej 30000 euro zostają powierzone w zakresie przygotowania i przeprowadzenia Kierownikom Działów, nie powołuje się Komisji Przetargowej. Opis przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości zamówienia, wybór procedury postępowania oraz przeprowadzenie postępowania należy do obowiązków kierowników działów. Weryfikacja formalna postępowania, przed jego wszczęciem, należy do obowiązków Specjalisty ds. zamówień. Postępowanie wszczyna się po uzyskaniu pozytywnej opinii Specjalisty ds. zamówień oraz akceptacji Zarządu. 3

7. Zamówienia publicznego udziela Kierownik Zamawiającego, czyli Zarząd Spółki. 8. Kierownik Zamawiającego może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w drodze pełnomocnictwa, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Ustalenie wartości zamówienia 4 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. 2. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości, także w odniesieniu do zamówień, do których stosuje się rozeznanie rynku, tj. < 30000 Euro. Ustalenie wartości zamówienia należy do zadań Kierownika Działu, na rzecz, której zamówienie ma zostać udzielone. 3. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi i nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 4. Czynność szacowania wartości zamówienia jest dokumentowana w formie pisemnej (wzór stanowi załącznik nr 2) Rozdział 2 Procedury udzielania zamówienia finansowanego lub współfinansowanego ze środków UE 5 1. Szacowanie wartości zamówienia Zamawiający może przeprowadzić poprzez: wydruki ze stron internetowych, pisma, listy elektroniczne, informacje handlowe, oferty lub informacje przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy. 2. Dla wszystkich usług, dostaw, robót, dla których wartość szacunkowa zamówienia jest wyższa niż 2000 zł i niższa niż 30000 Euro prowadzi się rozeznanie rynku. 3. Formami rozeznania rynku są zapytania cenowe i zapytania ofertowe (wzór stanowi załącznik nr 1). 4. Dla zamówień dotyczących czynności nieprzewidywalnych w szczególności awarii, które muszą być usunięte niezwłocznie dopuszcza się negocjacje z jednym wykonawcą bez rozeznania cenowego i zapytania ofertowego. 6 1. Zapytanie cenowe stosuje się do usług i dostaw powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych. a. Zamawiający przygotowuje zapytanie cenowe, które zawiera, co najmniej: nazwę zamawiającego, parametry usług lub dostaw oraz termin składania ofert. b. Zamawiający przesyła zapytanie cenowe do minimum 3 (trzech) wykonawców, co do których, wiadomo, że realizują tego typu zamówienia. c. Zapytanie cenowe przesyła się drogą pocztową lub drogą elektroniczną, lub za pomocą faxu, lub w drodze bezpośredniego doręczenia. d. Zamawiający zamieszcza także zapytanie cenowe na swojej stronie internetowej w zakładce Przetargi. 4

e. Oferty powinny być złożone w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego: osobiście lub przesyłką pocztową, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą faksu. f. Zamawiający przystępuje do oceny ofert, jeśli wpłynęły, co najmniej dwie ważne oferty. g. Wymóg będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. h. Zamawiający wybiera tego wykonawcę, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny. i. Z czynności zapytania cenowego sporządza się notatkę (wzór stanowi załącznik nr 3) i załącza do niej złożone oferty. 2. Zapytanie ofertowe stosuje się dla robót oraz usług i dostaw innych niż powszechnie dostępne (np. usługi i dostawy o specjalistycznym charakterze). a. Zamawiający przygotowuje zapytanie ofertowe, które zawiera, co najmniej: nazwę zamawiającego, przedmiot zamówienia, oczekiwany termin realizacji zamówienia, miejsce i termin złożenia oferty, (wzór stanowi załącznik nr 4). b. Zaproszenie ofertowe, tam gdzie to konieczne z uwagi na specyfikę zamówienia, może obejmować także warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert oraz wykaz dokumentów, które powinien przedłożyć wykonawca. c. Zamawiający przesyła zapytanie ofertowe do minimum 3 (trzech) wykonawców, co do których, wiadomo, że realizują tego typu zamówienia, drogą pocztową lub drogą elektroniczną lub za pomocą faxu lub w drodze bezpośredniego doręczenia. d. Zamawiający zamieszcza także zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej w zakładce Przetargi e. Termin składania ofert nie powinien być krótszy niż 5 dni. f. Oferty powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego: osobiście lub przesyłką pocztową, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą faksu. g. Zamawiający przystępuje do oceny ofert, jeśli wpłynęły, co najmniej dwie ważne oferty. h. Wymóg będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. i. Zamawiający wybiera ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych, określonych w zapytaniu ofertowym, kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia. j. Dopuszcza się negocjacje z wykonawcami w przedmiocie złożonej oferty, z negocjacji sporządza się protokół z negocjacji (wzór stanowi załącznik nr 5) i załącza do niej złożone oferty. 3. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przedstawia cenę wyższą, niż Zamawiający jest w stanie zapłacić, procedura wyboru Wykonawcy może zostać unieważniona. 4. W przypadku, gdy rozeznanie rynku nie jest możliwe Zamawiający winien wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. 5. Wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.), w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników Zamawiającego, a wartość nie przekracza 2000 zł netto. 6. Szkolenia grupowe (tj. szkolenia zorganizowane w całości na zlecenie Zamawiającego lub w których uczestniczy więcej niż 5 pracowników beneficjenta) są objęte wymogiem rozeznania rynku. 7. Dokumentacja z prowadzonego postępowania jest jawna. Na wniosek wykonawcy Zamawiający udostępnia dokumenty dotyczące wyboru oferty. 5

Umowy współfinansowane ze środków UE 7 1. Udzielenie zamówienia poniżej 2000 zł (bez VAT) może być prowadzone przez dokonanie zlecenia lub przyjęcie i podpisanie faktury od Wykonawcy. 2. W przypadku szkoleń, studiów i innych form podnoszenia kwalifikacji, dla których całkowity wydatek nie przekracza 5000 zł (bez VAT) nie jest wymagane zawarcie umowy w formie pisemnej. Zamawiający jest zobowiązany do zachowania programu szkolenia (dopuszczalny jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej). 3. Dla zamówień, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie umowy bez zachowania formy pisemnej (np. usługi transportowe, hotelarskie; < 2000 zł), (edukacja, szkolenia; < 5000 zł) Zamawiający jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości (rachunek, faktura, bilet). 4. Udzielenie zamówienia powyżej 2000 zł oraz powyżej 5000 zł dla szkoleń, studiów i innych form podnoszenia kwalifikacji wymaga formy pisemnej (zlecenie/ umowa). 5. Udzielenie zamówienia na roboty budowlane zawsze wymaga zawarcia pisemnej umowy niezależnie od kwoty zamówienia. Dokumentowanie i archiwizowanie postępowań 8 Zamawiający zobowiązany jest do dokumentowana postępowań i przechowywania dokumentów przez okres minimum 3 lat od zakończenia programu operacyjnego. Datę zamknięcia programu operacyjnego określi IZ. Rozdział 3 Procedury udzielania zamówienia finansowanych ze środków własnych 9 1. Szacowanie wartości zamówienia Zamawiający może przeprowadzić poprzez: wydruki ze stron internetowych, pisma, listy elektroniczne, informacje handlowe, oferty lub informacje przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy. 2. Dla wszystkich usług, dostaw, robót, dla których wartość szacunkowa zamówienia jest wyższa niż 25000 zł i niższa niż 30000 Euro prowadzi się rozeznanie rynku. 3. Formami rozeznania rynku są zapytania cenowe i zapytania ofertowe. 4. Dla zamówień dotyczących czynności nieprzewidywalnych w szczególności awarii, które muszą być usunięte niezwłocznie dopuszcza się negocjacje z jednym wykonawcą bez rozeznania cenowego i zapytania ofertowego. 10 1. Zapytanie cenowe stosuje się do usług i dostaw powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych. a. Zamawiający przygotowuje zapytanie cenowe, które zawiera, co najmniej: nazwę zamawiającego, parametry usług lub dostaw oraz termin składania ofert. b. Zamawiający przesyła zapytanie cenowe do minimum 3 (trzech) wykonawców, co do których, wiadomo, że realizują tego typu zamówienia, c. Zapytanie cenowe przesyła się drogą pocztową lub drogą elektroniczną, lub za pomocą faxu, lub w drodze bezpośredniego doręczenia. 6

d. Zamawiający zamieszcza także zapytanie cenowe na swojej stronie internetowej w zakładce Przetargi. e. Oferty powinny być złożone w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego: osobiście lub przesyłką pocztową, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą faksu. f. Zamawiający przystępuje do oceny ofert, jeśli wpłynęła, co najmniej jedna ważna oferta. g. Zamawiający wybiera tego wykonawcę, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny. h. Z czynności zapytania cenowego sporządza się notatkę (wzór stanowi załącznik nr 3) i załącza do niej złożone oferty. 2. Zapytanie ofertowe stosuje się dla robót oraz usług i dostaw innych niż powszechnie dostępne (np. usługi i dostawy o specjalistycznym charakterze). a. Zamawiający przygotowuje zapytanie ofertowe, które zawiera, co najmniej: nazwę zamawiającego, przedmiot zamówienia, oczekiwany termin realizacji zamówienia, miejsce i termin złożenia oferty, (wzór stanowi załącznik nr 4). b. Zaproszenie ofertowe, tam gdzie to konieczne z uwagi na specyfikę zamówienia, może obejmować także warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert oraz wykaz dokumentów, które powinien przedłożyć wykonawca. c. Zamawiający przesyła zapytanie ofertowe do minimum 3 (trzech) wykonawców, co do których, wiadomo, że realizują tego typu zamówienia, drogą pocztową lub drogą elektroniczną lub za pomocą faxu lub w drodze bezpośredniego doręczenia. d. Zamawiający zamieszcza także zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej w zakładce Przetargi e. Termin składania ofert nie powinien być krótszy niż 3 dni. f. Oferty powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego: osobiście lub przesyłką pocztową, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą faksu. g. Zamawiający przystępuje do oceny ofert, jeśli wpłynęła, co najmniej jedna ważna oferta. h. Zamawiający wybiera ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych, określonych w zapytaniu ofertowym, kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia. i. Dopuszcza się negocjacje z wykonawcami w przedmiocie złożonej oferty, z negocjacji sporządza się protokół z negocjacji (wzór stanowi załącznik nr 5) i załącza do niej złożone oferty. 3. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przedstawia cenę wyższą, niż Zamawiający jest w stanie zapłacić, procedura wyboru Wykonawcy może zostać unieważniona. 4. W przypadku, gdy rozeznanie rynku nie jest możliwe Zamawiający może dokonać zamówienia w trybie z wolnej ręki, jednakże winien wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. 5. Wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.). 6. Dokumentacja z prowadzonego postępowania jest jawna. Na wniosek wykonawcy Zamawiający udostępnia dokumenty dotyczące wyboru oferty. Umowy finansowane ze środków własnych 11 1. Udzielenie zamówienia poniżej 25000 zł (bez VAT) może być prowadzone przez dokonanie zlecenia lub przyjęcie i podpisanie faktury od Wykonawcy (nie dotyczy robót budowlanych). 2. W przypadku szkoleń, studiów i innych form podnoszenia kwalifikacji, nie jest wymagane zawarcie umowy w formie pisemnej. 3. Dla zamówień, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie umowy bez zachowania formy pisemnej (np. usługi transportowe, hotelarskie; Zamawiający jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości (rachunek, faktura, bilet). 7

4. Udzielenie zamówienia na roboty budowlane zawsze wymaga zawarcia pisemnej umowy niezależnie od kwoty zamówienia. Dokumentowanie i archiwizowanie postępowań 12 Zamawiający zobowiązany jest do dokumentowana postępowań i przechowywania dokumentów przez okres minimum 3 lat od daty zamówienia. Rozdział 4 Postanowienia końcowe 13 1. Za prawidłowość przeprowadzonych procedur w oparciu o niniejszy Regulamin odpowiada osoba, której powierzono przeprowadzenie danego zamówienia. 2. Za naruszenie niniejszego Regulaminu pracownicy Zamawiającego mogą podlegać karom określonym w Kodeksie Pracy. 3. Wykonawcy nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Ustawie. Malbork, 30.12.2014 r. Zatwierdzam: Załączniki 1. Wzór - Zapytanie cenowe/ofertowe 2. Wzór - Szacunek wartości zamówienia 3. Wzór - Notatki z rozeznania rynku 4. Wzór - Zaproszenia do składania ofert 5. Wzór - Protokołu z negocjacji 6. Wzór - Oświadczenia 7. Schemat postępowania dla zamówień < 30000 euro (UE) 8. Schemat postępowania dla zamówień < 30000 euro (Własne) 8

Zamówienia < 30000 Euro Progi Regulacje Publikacja Regulamin udzielania zamówień finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z Unii Europejskiej poniżej 30000 euro Zapytania cenowe/ ofertowe kierowane do co najmniej trzech wykonawców Zamieszczenie zapytania cenowego/ofertowego na stronie internetowej zamawiającego. Zamówienia podprogowe 30000 Euro Prawo zamówień publicznych Publikacja obowiązkowa w Biuletynie Zamówień publicznych. Publikacja dobrowolna w Oficjalnym Dzienniku Zamówienia klasyczne progi unijne 200000 Euro dla dostaw lub usług 5000000 dla robót budowlanych Prawo zamówień publicznych Wspólnot Europejskich Publikacja obowiązkowa w Oficjalnym Dzienniku Wspólnot Europejskich 9

Załącznik nr 1 Nr Z A P Y T A N I E C E N O W E / O F E R T O W E Środki UE / Własne * 1 ( < 3 0 000 E U R O ) Dotyczy procedury udzielenia zamówienia, dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30000 euro na podstawie art. 4 pkt 8. ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Zamawiający: Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Malborku Sp. z o.o. ul. Chrobrego, 82-200 Malbork NIP 579-000-74-23 Regon 170423651 Kapitał Zakładowy Spółki (wpisać aktualny) PLN Numer KRS 0000112541 Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ VII Wydział Gospodarczy 2. Opis i termin realizacji przedmiotu zapytania:... 3. Termin, sposób i miejsce składania ofert: 4. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Zamawiający udzieli zamówienia u Usługodawcy, który zaoferował najniższą cenę i najlepsza jakość zamówienia 5. Informacje o formalnościach po wyborze oferty w celu realizacji usługi: Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie niezwłocznie poinformowany przez zamawiającego telefonicznie bądź mailowo. 6. Informacje dotyczące płatności: Wynagrodzenie za realizację zamówienia będzie płatne przelewem na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury. Zachęcamy Państwa do złożenia oferty.... Kierownik Działu 1 * niepotrzebne skreślić 10

Załącznik nr 2 Nr S Z A C U N K O W A W A R T O Ś C I Z A M Ó W I E N I A Środki UE / Własne * 2 ( < 3 0 000 E U R O ) Dotyczy procedury udzielenia zamówienia, dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30000 euro na podstawie art. 4 pkt 8. ustawy Prawo zamówień publicznych. 7. Przedmiot zamówienia:... 8. Szacunek wartości zamówienia sporządził/a: 9. Podstawa ustalenia wartości szacunkowej zamówienia: (wydruki ze stron internetowych, pisma, listy elektroniczne, informacje handlowe, oferty lub informacje przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy) 10. Szacunkowa wartość zamówienia: Wartość szacunkowa (netto) Wartość, jaką Zamawiający przeznaczył na realizację przedmiotu zamówienia (brutto PLN) PLN EURO (x zł/euro) wpisać aktualny kurs euro 11. Załączam dokumenty potwierdzające ustalenie wartości zamówienia.. Podpis wnioskującego... Podpis Zarządu 2 * niepotrzebne skreślić 11

Załącznik nr 3 Nr N O T A T K A Z R O Z E Z N A N I A R Y N K U Z A P Y T A N I E C E N O W E / Z A P Y T A N I E O F E R T O W E * (< 30000 E U R O ) Środki UE / Własne * 3 Dotyczy procedury udzielenia zamówienia, dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30000 euro na podstawie art. 4 pkt 8. ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Przedmiot zamówienia: 2. Zapytanie cenowe/ofertowe Lp. Wykonawca (nazwa, adres) Oferowane wynagrodzenie wykonawcy Kryteria pozacenowe, jeśli mają zastosowanie 1 2 3 3. Wybór oferty Najkorzystniejszą ofertę za cenę netto zł zaoferował wykonawca nr Cena brutto oferty nr.. wynosi 4. Z wybranym Wykonawcą zostanie (> 2000 zł lub roboty) /nie zostanie (< 2000 zł) podpisana umowa. Podpis wnioskującego.... Specjalista ds. zamówień 3 * niepotrzebne skreślić 12

Załącznik nr 4 Środki UE / Własne * 4 Z A P R O S Z E N I E D O S K Ł A D A N I A O F E R T ( < 3 0 000 E U R O ) Nr z dnia.. Dotyczy procedury udzielenia zamówienia, dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30000 euro na podstawie art. 4 pkt 8. ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Malborku Sp. z o.o. - zaprasza do złożenia oferty. 1. Przedmiot zamówienia 2. Termin realizacji zamówienia:. 3. Termin i miejsce i składania ofert Ofertę należy złożyć do dnia w formie faxu, listu, osobiście, elektronicznie na adres: ul. Chrobrego31, 82 200 Malbork, fax 552725524, e-mail: pwik@pwik.malbork.pl Zaproszenie do składania ofert jest dostępne na stronie www.pwik.malbork.pl w zakładce Przetargi. Stosować według potrzeb: 4. Założenia do umowy: (np. warunki płatności, zasady odbioru przedmiotu zamówienia, kary umowne, rozstrzyganie sporów) Warunki płatności: Płatność będzie realizowana jednorazowo po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia protokołem podpisanym przez Zamawiającego bez uwag, na podstawie rachunku/ faktury wystawionej przez Wykonawcę w terminie dni od otrzymania rachunku/ faktury. 4 * niepotrzebne skreślić 13

lub Płatność będzie realizowana w częściach, po zakończeniu każdej z części przedmiotu zamówienia. Zakończenie części zamówienia będzie potwierdzone protokołem podpisanym przez Zamawiającego. Przy czym jedynie protokół końcowy bez uwag jest podstawą do końcowego rozliczenia przedmiotu zamówienia. Kary umowne: Za opóźnienie w realizacji zamówienia za każdy dzień zwłoki Za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę kwoty oferty (netto) Za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy kwoty oferty (netto) Rozstrzygnie sporów: Spory będą w pierwszej kolejności rozstrzygane polubownie. W przypadku braku porozumienia miedzy stronami, spory będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla Zamawiającego. Inne specyficzne dla danego zamówienia. Podpis wnioskującego... Podpis Zarządu 14

Załącznik nr 5 Środki UE / Własne * 5 Nr P R O T O K Ó Ł Z N E G O C J A C J I ( < 3 0 000 E U R O ) z dnia.. Dotyczy procedury udzielenia zamówienia, dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30000 euro na podstawie art. 4 pkt 8. ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Przedmiot zamówienia: 2. Strony negocjacji: Zamawiający - Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Malborku Sp. z o.o. reprezentowane przez:. Wykonawca- reprezentowany przez:.. 3. Ustalenia: Zamawiający zaprosił Wykonawcę do negocjacji w dniu: Wykonawca zrealizuje zamówienie, o którym mowa w punkcie 1; - za kwotę. - w terminie - inne ustalenia (gwarancja, jakości, czas serwisowania)..... Podpis Wykonawcy Podpis Zamawiającego 5 * niepotrzebne skreślić 15

Załącznik nr 6 Oświadczenie: 1) pieczęć zamawiającego kierownika zamawiającego pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności członka komisji przetargowej biegłego innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia Imię (imiona)... Nazwisko... Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że: 1) nie ubiegam się o udzielenie zamówienia; 2) nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności; 5) nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.... dnia.... r.... (podpis) W związku z zaistnieniem okoliczności, o której mowa w pkt... 2), podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania... dnia.... r.... (podpis) 1) Zaznaczyć właściwe. 2) Wymienić pkt od 1 do 5, jeżeli dotyczy. 16

Załącznik nr 7 do Regulaminu udzielania zamówień poniżej 30000 euro Środki UE S C H E M A T P O S T Ę P O W A N I A D L A Z A M Ó W I E Ń < 30000 E U R O Krok 1 Określenie przedmiotu zamówienia - cechy ilościowe, - cechy jakościowe. Krok 2 Szacunek wartości zamówienia (np.) - podobne zamówienia, - Internet, katalogi, - kosztorysy - oferty wstępne <30000 euro >30000 euro Prawo zamówień publicznych Regulamin < 30000 euro, rozdz. 1,2, 4 Krok 3 Rozeznanie rynku (> 2000 zł ; > 5 osób szkolenia Usługi, dostawy (powszechnie dostępne) Zapytanie cenowe 3 wykonawców Strona internetowa Co najmniej 2 ważne oferty notatka z rozeznania rynku (zał. 2) Roboty lub usługi i dostawy (inne niż powszechnie dostępne) Zapytanie ofertowe 3 wykonawców Strona internetowa Co najmniej 2 ważne oferty notatka z rozeznania rynku (zał. 2) protokół z negocjacji, jeśli były prowadzone (zał.4) Kurs zł/euro Aktualny w dniu zamówienia < 2 000 zł faktura Krok 4 - Umowy > 2 000 zł zlecenie/ umowa Roboty budowlane (wszystkie) umowa Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych każdorazowo poprać ze strony: http://www.uzp.gov.pl 17

Załącznik nr 8 do Regulaminu udzielania zamówień poniżej 30000 euro Środki własne Krok 1 Określenie przedmiotu zamówienia - cechy ilościowe, - cechy jakościowe. Krok 2 Szacunek wartości zamówienia (np.) - podobne zamówienia, - Internet, katalogi, - kosztorysy - oferty wstępne < 30000 euro > 30000 euro Prawo zamówień publicznych Regulamin < 30000 euro rozdz.1.3.4 Krok 3 Rozeznanie rynku > 25 000 zł Usługi, dostawy (powszechnie dostępne) Zapytanie cenowe 3 wykonawców Strona internetowa Co najmniej 1 ważna oferta notatka z rozeznania rynku (zał. 2) <25 000 zł faktura Krok 4 - Umowy > 25 000 zł zlecenie/ umowa Roboty lub usługi i dostawy (inne niż powszechnie dostępne) Zapytanie ofertowe 3 wykonawców Strona internetowa Co najmniej 1 ważna oferta notatka z rozeznania rynku (zał. 2) protokół z negocjacji, jeśli były prowadzone (zał.4) Roboty budowlane (wszystkie) umowa Kurs zł/euro Aktualny w dniu zamówienia Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych każdorazowo poprać ze strony: http://www.uzp.gov.pl 18