Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. ul. Moniuszki Kożuchów

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień publicznych ze środków własnych lub współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej poniżej euro oraz zamówień sektorowych, których wartość nie przekracza kwoty określonej na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp dla zamawiających sektorowych (art. 133 ustawy Pzp). Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. ul. Moniuszki Kożuchów

2 Przepisy ogólne 1 1. Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. w Kożuchowie dla zamówień dotyczących usług, dostaw i robót budowlanych stosuje Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późniejszymi zmianami. 2. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień publicznych których wartość nie przekracza równowartości kwoty euro (atr.4 pkt.8 ustawy Pzp) oraz zamówień sektorowych których wartość nie przekracza kwoty określonej na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp dla zamawiających sektorowych. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień finansowanych ze środków własnych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z Unii Europejskiej. 3. Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności i terminowości w wydatkowaniu środków publicznych. Niniejszy regulamin opracowano według stanu prawnego na dzień r. 4. Dla przedsięwzięć dofinansowanych przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Zamawiający przy zawieraniu umów, do których nie ma zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych, zobowiązany jest zawierać je w drodze aukcji albo przetargu, o których mowa w art do 70 5 Kodeksu Cywilnego z uwzględnieniem następujących zasad: a. jawności (ogłoszenie w Internecie i w siedzibie Zamawiającego-dodatkowo jeżeli istnieje taka potrzeba w prasie), b. niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich UE, c. wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw itp., d. odpowiednich terminów, e. przejrzystego i obiektywnego podejścia (bezstronność). Ilekroć w Regulaminie mowa o: Definicje 2 1. ustawie pzp należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U tekst jednolity ze zmianami); 2. cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2014 r. poz. 915); 3. dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 4. dynamicznym systemie zakupów należy przez to rozumieć ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne; 5. kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Prezesa Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. w Kożuchowie;

3 6. komórce merytorycznej należy przez to rozumieć wyodrębniony zakład w strukturze organizacyjnej Spółki (także stanowisko pracy jedno- lub wieloosobowe), w zakresie działania której (-ego) mieści się realizacja konkretnego zamówienia publicznego; 7. najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego; 8. ofercie częściowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią specyfikacji warunków zamówienia, wykonanie części zamówienia publicznego; 9. ofercie wariantowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji warunków zamówienia, odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia publicznego; 10. postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu/zaproszenia do składania ofert na stronie internetowej Spółki lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki wynegocjowania postanowień takiej umowy; 11. robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz tekst jednolity z późn. zmianami), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego; 12. środkach publicznych należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu przepisów o finansach publicznych (np. dotacje, pożyczki itp.); 13. usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i nie priorytetowym z dnia 28 stycznia 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 12, poz. 68); 14. szacunkowej wartości zamówienia jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością; 15. wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 16. zamawiającym należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. w Kożuchowie; 17. zamówieniach publicznych należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

4 18. zamówienia sektorowe należy przez to rozumieć, że Zamawiający dla prowadzonej działalności związanej z kanalizacją i oczyszczaniem ścieków oraz działalnością związana z pozyskiwaniem wody pitnej i tworzenia sieci przeznaczonych do świadczenia publicznych usług związanych z produkcją lub dystrybucją wody pitnej lub dostarczania wody pitnej do takich sieci lub kierowania takimi sieciami (art.132 ust 1 i 2 ustawy Pzp) przy udzielaniu zamówień ma obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp dopiero, gdy wartość tych zamówień przekroczy kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. Wszystkie zamówienia związane z ww. działalnością są zamówieniami sektorowymi. 19. zamówienia sektorowe poniżej progu - należy przez to rozumieć zamówienia sektorowe, o których mowa w art.132 ust. 1 i 2 upzp do udzielenia, których nie stosuje się przepisów ustawy (art.133 ust.1 upzp), gdyż wartość tych zamówień nie przekracza kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust Wzory dokumentów załączniki do regulaminu należy przez to rozumieć przykładowe formularze. Zasady udzielania zamówień 3 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 4. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego. 5. Kierownik Zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom Zamawiającego. 6. Kierownik Zamawiającego może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w drodze pełnomocnictwa, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. 7. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy Zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 8. Zamówienia poniżej euro zostają powierzone w zakresie przygotowania i przeprowadzenia Komórkom Merytorycznym, nie powołuje się Komisji Przetargowej. 9. Zamówienia publicznego udziela Kierownik Zamawiającego.

5 Ustalenie wartości zamówienia 4 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. 2. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 3. Ustalenie wartości zamówienia należy do zadań Komórki Merytorycznej, na rzecz której zamówienie ma zostać udzielone. 4. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi i nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 5. Rozeznanie rynku może być prowadzone na etapie szacowania wartości zamówienia. 6. Czynność szacowania wartości zamówienia może być dokumentowana w formie pisemnej (wzór stanowi załącznik nr 1). 7. W celu ustalenia czy wartość zamówienia publicznego nie przekracza progu, o którym mowa w art. 4 ust.8 oraz w art. 11 ust 8, należy przeliczyć wartość zamówienie według obowiązującego kursu euro podanego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (nie dotyczy zamówień poniżej zł). 8. W przypadku zamówień publicznych, dla których nie jest możliwe oszacowanie wartości zamówienia, należy przedłożyć stosowną informację Kierownikowi Zamawiającego wraz z uzasadnieniem (zapis ten nie dotyczy zamówień publicznych powyżej progu, o którym mowa w art. 4 ust. 8 oraz w art. 11 ust 8 upzp.). Procedury udzielania zamówienia 5 1. Dla wszystkich usług, dostaw, robót dla których wartość szacunkowa zamówienia jest < Euro prowadzi się procedury jak niżej: a. dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej zł (bez VAT) prowadzi się rozeznanie cenowe, b. dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej zł, a nieprzekraczającej równowartości euro (bez VAT) prowadzi się zapytanie ofertowe, c. dla zamówień dotyczących czynności nieprzewidywalnych w szczególności awarii, które muszą być usunięte niezwłocznie należy porównać co najmniej dwie oferty w toku rozeznania rynku lub odstępuje się od rozeznania rynku na polecenie Kierownika Zamawiającego, d. w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej powyżej zł (bez VAT), prowadzi się postępowanie rozeznania rynku zgodnie obowiązującymi wytycznymi Instytucji Dofinansowujących.

6 2. Rozeznanie cenowe Zamawiający może przeprowadzić poprzez: wydruki ze stron internetowych, pisma, listy elektroniczne, informacje handlowe, oferty lub informacje przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy, poprzez zamieszczenie ogłoszenia na ogólnodostępnej stronie internetowej Zamawiającego. Rozeznanie cenowe za pomocą rozmów telefonicznych jest dopuszczone dla zamówień do zł (bez VAT). a. dokumenty te powinny zawierać datę sporządzenia lub datę wydruku, b. rozeznanie cenowe wymaga wysłania informacji do co najmniej 3 wykonawców. W przypadku odpowiedzi na zamieszczone ogłoszenie na ogólnodostępnej stronie internetowej Zamawiającego wystarczy jedna ważna oferta, c. Zamawiający wybiera tego wykonawcę, którego oferta przedstawia najkorzystniejszą cenę, d. tam gdzie to konieczne z uwagi na specyfikę zamówienia, może obejmować także warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert inne niż cena oraz wykaz dokumentów, które powinien przedłożyć wykonawca, e. z czynności rozeznania cenowego sporządza się notatkę (wzór stanowi załącznik nr 2). 3. Zapytanie ofertowe - Zamawiający kieruje na piśmie drogą pocztową, drogą elektroniczną, za pomocą faxu, w drodze bezpośredniego doręczenia, poprzez zamieszczenie ogłoszenia na ogólnodostępnej stronie internetowej Zamawiającego (załącznik nr 3). a. zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: nazwę Zamawiającego, przedmiot zamówienia, oczekiwany termin realizacji, miejsce i termin złożenia oferty, b. zapytanie ofertowe, tam gdzie to konieczne z uwagi na specyfikę zamówienia, może obejmować także warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert inne niż cena oraz wykaz dokumentów, które powinien przedłożyć wykonawca, c. zapytania ofertowe należy przesłać do co najmniej 3 wykonawców, chyba że na rynku istnieje mniej wykonawców oferujących dane roboty lub usługi lub dostawy, d. termin składania ofert nie powinien być krótszy niż 5 dni kalendarzowych, e. oferty powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego: osobiście lub przesyłką pocztową lub za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą faksu, f. Zamawiający wybiera ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych, określonych w zapytaniu ofertowym, kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, g. dla rozstrzygnięcia postępowania wystarczające jest wpłynięcie co najmniej jednej oferty spełniającej wymagania Zamawiającego. W przypadku odpowiedzi na zamieszczone zapytanie ofertowe ogłoszenie na ogólnodostępnej stronie internetowej Zamawiającego, wystarczy jedna ważna oferta, h. dopuszcza się negocjacje z wykonawcami w przedmiocie złożonej oferty. Z negocjacji sporządza się protokół, i. w przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przedstawia cenę wyższą, niż Zamawiający jest w stanie zapłacić, postępowanie może zostać unieważnione, j. w przypadku gdy nie zostanie złożona żadna oferta, za zgodą Kierownika zamawiającego, można udzielić zamówienia po przeprowadzaniu negocjacji tylko z jednym wykonawcą,

7 k. dokumentacja z prowadzonego postępowania jest jawna. Na wniosek wykonawcy Zamawiający udostępnia dokument wyboru oferty (protokół z negocjacji lub notatkę z rozeznania cenowego). Zasady udzielania zamówień sektorowych poniżej progu (dotyczy zamówień, których wartość nie przekracza kwoty określonej na podstawie art. 11 ust.8 ustawy Pzp dla zamawiających sektorowych) 6 1. Zapisy niniejszego paragrafu dotyczą zamówień sektorowych przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty EURO i nieprzekraczających wyrażonych w złotych równowartość kwoty EURO dla dostaw lub usług oraz kwoty EURO dla robót budowlanych. 2. W zależności od potrzeb, postępowanie zostaje przeprowadzone według jednego z następujących trybów: a. przetarg pisemny (przetarg nieograniczony), ma być prowadzone z uwzględnieniem następujących zasad: jawności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu w siedzibie i na stronie internetowej Zamawiającego; nie dyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia; równego dostępu dla podmiotów gospodarczych; odpowiednich terminów; przejrzystego i obiektywnego podejścia. b. zapytanie ofertowe sektorowe (zapytanie ofertowe ogłaszane na stronie internetowej Zamawiającego), c. negocjacji z jednym Wykonawcą (zamówienie analogiczne jak z wolnej ręki). I. Przetarg pisemny 1. Przetarg pisemny to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego art Ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest na stronie internetowej Zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 3. Zamawiający może opublikować ogłoszenie o zamówieniu również (jako ogłoszenie nieobowiązkowe) w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. 4. Ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w pkt. 2, zawiera, co najmniej: a. nazwę (firmę) i adres Zamawiającego, b. określenie trybu zamówienia, c. określenie sposobu uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także jej cenę, jeżeli jej udostępnienie jest odpłatne,

8 d. określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych, e. opis warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, f. informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, g. informację o możliwości złożenia oferty wariantowej, h. termin wykonania zamówienia, i. informację na temat wadium, j. kryteria oceny ofert i ich znaczenie, k. miejsce i termin składania ofert, l. termin związania ofertą. 5. Zamawiający przygotowuje i udostępnia na stronie internetowej Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. 6. SIWZ oprócz informacji, o których mowa w punkcie 4 winno zawierać: opis przedmiotu zamówienia; informacje o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy jeżeli Zamawiający wymaga; istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy, bądź wzór umowy; informacje dotyczące procedury postępowania przetargowego i zawarcia umowy. 7. Z przebiegu postępowania zostaje sporządzony protokół. 8. O wynikach postępowania wykonawcy zostaną powiadomieni na stronie internetowej Zamawiającego. II. Zapytanie ofertowe sektorowe 1. Zapytanie ofertowe sektorowe to tryb udzielania zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego, wykonawcy składają oferty. 2. Ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w pkt.1, zawiera, co najmniej: a. nazwę (firmę) i adres Zamawiającego, b. określenie trybu zamówienia, c. opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych, d. opis warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, e. termin wykonania zamówienia, f. sposób przygotowania i złożenia oferty, g. miejsce i termin złożenia oferty, h. kryteria oceny ofert i ich znaczenie, o ile cena nie była jedynym kryterium, i. termin związania ofertą, j. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy oraz informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione w celu zawarcia umowy.

9 3. Zamawiający może dodatkowo przeprowadzić negocjacje ustne z wszystkimi wykonawcami, którzy złożyli oferty, jeżeli takie negocjacje zostały przewidziane w zapytaniu. 4. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą cenę/najkorzystniejszą ofertę/ którego oferta po negocjacjach została uznana za najkorzystniejszą. 5. Z przebiegu postępowania zostaje sporządzony protokół. 6. O wynikach postępowania wykonawcy zostaną powiadomieni na stronie internetowej Zamawiającego. III. Negocjacje z jednym wykonawcą sektorowe 1. Jest to tryb, w którym Zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (zamówienie z wolnej ręki). 2. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi, co najmniej jedna z następujących okoliczności: a. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze; z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów; w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej. b. ze względu na wyjątkową sytuację, której nie mógł przewidzieć Zamawiający, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, c. w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu pisemnego (nieograniczonego) nie zostały złożone żadne oferty, wszystkie oferty zostały odrzucone, lub postępowanie o udzielenia zamówienia zostało unieważnione gdyż cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione, d. w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług, dostaw lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nie przekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. e. w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu

10 nieograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego, f. w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym możliwe jest udzielenie zamówienia na szczególnie korzystnych warunkach. 3. Z przebiegu postępowania zostaje sporządzony protokół. Umowy 7 1. Udzielenie zamówienia poniżej zł (bez VAT) może być prowadzone przez dokonanie zlecenia lub przyjęcie i podpisanie faktury od wykonawcy. 2. W przypadku szkoleń, studiów i innych form podnoszenia kwalifikacji, dla których całkowity wydatek nie przekracza zł (bez VAT) nie jest wymagane zawarcie umowy w formie pisemnej. Zamawiający jest zobowiązany do zachowania programu szkolenia (dopuszczalny jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej). 3. Dla zamówień, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie umowy bez zachowania formy pisemnej (np. usługi transportowe, hotelarskie; < zł), (edukacja, szkolenia; < zł) Zamawiający jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości (rachunek, faktura, bilet, paragon). 4. Udzielenie zamówienia powyżej zł oraz zł dla szkoleń, studiów i innych form podnoszenia kwalifikacji wymaga formy pisemnej (zlecenie/ umowa). 5. Udzielenie zamówienia na roboty budowlane zawsze wymaga zawarcia pisemnej umowy, niezależnie od kwoty zamówienia. Dokumentowanie i archiwizowanie postępowań 8 W przypadku wydatków współfinansowanych ze środków zewnętrznych, Zamawiający zobowiązany jest do dokumentowania postępowań i przechowywania dokumentów przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie lub zgodnie z wytycznymi do Programu Operacyjnego, z którego finansowany/współfinansowany jest wydatek. Postanowienia końcowe 9 1. Za prawidłowość przeprowadzonych procedur w oparciu o niniejszy Regulamin odpowiada osoba, której powierzono przeprowadzenie danego zamówienia. 2. Za naruszenie niniejszego Regulaminu pracownicy Zamawiającego mogą podlegać karom określonym w Kodeksie Pracy. Dla zamówień poniżej euro oraz dla zamówień sektorowych, których wartość nie przekracza kwoty określonej na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp wykonawcy nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Ustawie.

11 Załączniki: 1. Wzór Szacunek wartości zamówienia 2. Wzór Rozeznanie cenowe 3. Przykład Zapytania ofertowego 4. Wzór Protokół z negocjacji 5. Oświadczenie dotyczące przejrzystego i obiektywnego podejścia osoby zaangażowanej w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania. Progi Regulacje Publikacja Zamówienia < Euro Regulamin udzielania zamówień finansowanych ze środków własnych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z Unii Europejskiej poniżej euro Bez publikacji Zamówienia podprogowe Euro i < Euro dla dostaw lub usług < Euro dla robót budowlanych Ustawa o zamówieniach publicznych Zamówienia klasyczne Publikacja obowiązkowa w Biuletynie Zamówień Publicznych i dobrowolna w Oficjalnym Dzienniku Wspólnot Europejskich Euro dla dostaw lub usług Euro dla robót budowlanych Ustawa o zamówieniach publicznych Zamówienia klasyczne Publikacja obowiązkowa w Oficjalnym Dzienniku Wspólnot Europejskich Euro dla dostaw lub usług Euro dla robót budowlanych Ustawa o zamówieniach publicznych Zamówienia sektorowe Publikacja obowiązkowa w Oficjalnym Dzienniku Wspólnot Europejskich

12 KROK I OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA KROK II SZACUNEK WARTOŚCI ZAMÓWIENIA < EURO REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ EURO > EURO PZP. KROK III ROZEZNANIE RYNKU < ZŁ ROZEZNANIE CENOWE > 3 wykonawców wysłanie zapytań/ umieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego notatka z rozeznania cenowego ZŁ ZAPYTANIE OFERTOWE 3 wykonawców wysłanie zapytań/ umieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego protokół z negocjacji KROK IV UMOWY < ZŁ < ZŁ* *szkolenia FAKTURA >2 000 ZŁ >5 000 ZŁ ZLECENIE/ ROBOTY BUDOWLANE UMOWA UMOWA

13 SZACUNEK WARTOŚCI ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 (< EURO) Dotyczy procedury udzielenia zamówienia dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Przedmiot zamówienia: Szacunek wartości zamówienia sporządził/a: Podstawa ustalenia wartości szacunkowej zamówienia: Szacunkowa wartość zamówienia: PLN EURO Wartość szacunkowa (netto) Wartość, jaką Zamawiający przeznaczył na realizację przedmiotu zamówienia (brutto PLN) 5. Załączam dokumenty potwierdzające ustalenie wartości zamówienia. Podpis wnioskującego... Podpis Prezesa

14 Załącznik nr 2 ROZEZNANIE CENOWE (< EURO) Dotyczy procedury udzielenia zamówienia dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Przedmiot zamówienia:. 2. Rozpoznanie cenowe: L.p. Wykonawca (nazwa, adres) Oferowane wynagrodzenie wykonawcy (bez VAT) Kryteria pozacenowe Wybór oferty Najkorzystniejszą ofertę za cenę netto zł zaoferował wykonawca nr... Cena brutto oferty nr... wynosi Z wybranym Wykonawcą zostanie/nie zostanie* podpisana umowa (> zł) 5. Realizacja Faktura nr... z dnia na kwotę... (< zł) Podpis wnioskującego... Podpis Prezesa

15 Załącznik nr 3 Przykład ZAPYTANIA OFERTOWEGO (< EURO) z dnia Dotyczy procedury udzielenia zamówienia dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. w Kożuchowie zaprasza do złożenia oferty. 1. Przedmiot zamówienia: Termin realizacji zamówienia: Termin i miejsce i składania ofert Ofertę należy złożyć do dnia w formie faxu, listu, osobiście, elektronicznie na adres Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. w Kożuchowie ul. Moniuszki 7, Kożuchów, Tel , fax w. 20, sekretariat@uskom.eu 4. Założenia do umowy: (np. warunki płatności, zasady odbioru przedmiotu zamówienia, kary umowne, rozstrzyganie sporów) Warunki płatności: Płatność będzie realizowana jednorazowo po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia protokołem podpisanym przez Zamawiającego bez uwag, na podstawie rachunku/ faktury wystawionej przez Wykonawcę w terminie dni od otrzymania rachunku/ faktury. Płatność będzie realizowana w częściach, po zakończeniu każdej z części przedmiotu zamówienia. Zakończenie części zamówienia będzie potwierdzone protokołem częściowego odbioru podpisanym przez Zamawiającego. Przy czym jedynie protokół końcowy bez uwag jest podstawą do końcowego rozliczenia przedmiotu zamówienia. Kary umowne: Za opóźnienie w realizacji zamówienia za każdy dzień zwłoki (netto) Za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę lub za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. kwoty oferty (netto) Za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego kwoty oferty (netto) Rozstrzyganie sporów: Spory będą w pierwszej kolejności rozstrzygane polubownie, w przypadku braku porozumienia miedzy stronami, spory będą rozstrzygane przez Sąd właściwy terytorialnie dla Zamawiającego. Inne specyficzne dla danego zamówienia Podpis wnioskującego... Podpis Prezesa

16 Załącznik nr 4 PROTOKÓŁ Z NEGOCJACJI (< EURO) z dnia. Dotyczy procedury udzielenia zamówienia dla których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 1. Przedmiot zamówienia: Strony negocjacji: Zamawiający Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Sp. z o.o. w Kożuchowie reprezentowane przez: Wykonawca:..... reprezentowany przez:.. 3. Ustalenia: Zamawiający zaprosił Wykonawcę do negocjacji w dniu:.. Wykonawca zrealizuje zamówienie o którym mowa w punkcie 1; za kwotę.... zł brutto słownie:.. zł brutto w terminie:. (pozostałe ustalenia: np. okres gwarancji, warunki płatności itd.) 4. Zlecenie/podpisanie umowy nastąpi w dniu:. 5. Przyczyny odstąpienia od rozeznania rynku:. 6. Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca

17 Załącznik nr 5 pieczęć zamawiającego Oświadczenie dotyczące przejrzystego i obiektywnego podejścia osoby zaangażowanej w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania: osoba wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia Imię, (imiona)... Nazwisko... Uprzedzony/a o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że: 1. Nie ubiegam się o udzielenie zamówienia. 2. Nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. 3. Przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. 4. Nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności. 5. Nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.... dnia.... r.... (podpis) W związku z zaistnieniem okoliczności, o której mowa w pkt... podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania... dnia.... r.... (podpis)