Regulamin udzielania zamówień

Transkrypt

1 Wyższa Szkoła Techniczna w Katowicach Regulamin udzielania zamówień w realizacji projektów współfinansowanych ze środków publicznych Przyjęto dnia 07 października 2013 r. Podpis Rektora WST

2 1 1. Niniejszy Regulamin udzielania zamówień przez Wyższą Szkołę Techniczną w Katowicach (dalej: Regulamin) stosuje się do udzielania zamówień przez Wyższą Szkołę Techniczną w Katowicach z siedzibą przy ul. Rolnej 43, Katowice (dalej: WST), w zakresie dostaw, usług oraz robót budowlanych zamawianych w związku realizacją projektów współfinansowanych ze środków publicznych. 2. Niniejszy Regulamin określa prawidłowe wykorzystanie środków publicznych przy udzielaniu zamówień w ramach realizacji projektów współfinansowanych ze środków publicznych przez WST, jako Beneficjenta nie należącego do sektora finansów publicznych, który nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz. U. 2010r. nr 1131, poz. 759 z późn. zm.) na podstawie art. 3 ust. 1 pkt Ilekroć jest mowa w Regulaminie o: 1. Wykonawcy należy przez to rozumieć podmiot, który ubiega się o udzielenie zamówienia lub podmiot, z którym WST zawrze umowę w wyniku udzielanego zamówienia; 2. Dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 3. Robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, a także realizacja obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji technicznej; 4. Usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, w tym także świadczenie pracy; 5. Umowie należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną pomiędzy Wykonawcą a WST, na mocy której następuje udzielenie zamówienia; 6. Najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która jest najbardziej korzystna ekonomicznie, tj. przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia (np. termin realizacji zamówienia, sposób zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia, okresu udzielonej gwarancji jakości za wady fizyczne przedmiotu zamówienia), albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z 1 S t r o n a

3 góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący - ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia. 7. Prawie Zamówień Publicznych należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z 2008 r. Nr 171, poz. 1058, Nr 220, poz i Nr 227, poz oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 101, Nr 65, poz. 545, Nr 91, poz. 742, Nr 157, poz. 1241, Nr 206, poz. 1591, Nr 219, poz i Nr 223, poz. 1778). 8. Komisji należy przez to rozumieć Komisję Udzielania Zamówień w składzie: 5-7 osób, powoływaną przez Kanclerza WST odrębnie do każdego, realizowanego w ramach projektu zadania, odpowiedzialną za udzielanie zamówienia WST realizując projekty wspófinansowane ze środków publicznych ponosi wydatki z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości - zasad wynikających z art. 44. ust.3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. (Dz.U. 2009r. Nr 157, poz z późn. zm.) dotyczących ponoszenia wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 2. W celu udokumentowania stosowania zapisu z pkt. 1 WST i/lub Komisja, o której mowa w 5 Regulaminu składa pisemne oświadczenie, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik 3 do Regulaminu. 3. Zamówienia będą udzielane zgodnie z obowiązującymi na wspólnotowym jednolitym rynku europejskim zasadami wynikającymi z przepisów z przepisów Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (Dziennik Urzędowy C 83 z /wersja skonsolidowana) oraz z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (ETS). Zasady te obejmują w szczególności: a. swobodny przepływ towarów (art. 26 TFUE) b. prawo przedsiębiorczości (art. 49 TFUE) c. swobodę świadczenia usług (art. 56 TFUE) d. niedyskryminację, równe traktowanie i przejrzystość. 4. WST zobowiązuje są do stosowania zasad omówionych w Komunikacie Komisji Europejskiej dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień 2 S t r o n a

4 publicznych (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej 2006/C179/02), w szczególności do upubliczniania informacji o zamówieniu przed jego udzieleniem poprzez: opublikowaniu Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu na stronie internetowej wst.com.pl, umieszczeniu Ogłoszenia na Tablicy ogłoszeń znajdującej się w ogólnie dostępnym publicznie miejscu, podjęciu innych form upublicznienia Ogłoszenia, w zależności od rodzaju i zakresu ogłaszanego zamówienia. 5. Upublicznienie, o którym mowa w pkt. 4 niniejszego paragrafu, musi nastąpić minimum 14 dni przed dniem planowanego zamknięcia postępowania i wyboru wykonawcy Zamówienia będą udzielane w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę, w oparciu o następujące tryby: a) zapytanie ofertowe, b) publiczny nabór ofert. 2. Do przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia WST może powoływać Komisję, której prace kończą się z chwilą rekomendowania najkorzystniejszej oferty i podpisaniu umowy z Wykonawcą. 3. Wszystkie procedury udzielania zamówień przez WST i/lub Komisję będą przeprowadzane na podstawie niniejszego Regulaminu i wymagają formy pisemnej. 4. Za podstawę wyceny zamówienia przyjmować się będzie wartości określone w pisemnych ofertach wykonawców (dopuszczalne są także wydruki korespondencji elektronicznej) lub też szacunkowe wartości zawarte na wydrukach ze stron internetowych oraz w katalogach, cennikach, folderach itp. 5. Zamówienia będą udzielane wykonawcy po uprzednim porównaniu i ocenie wszystkich ofert w oparciu o ustalone kryteria. WST (lub Komisja, działająca w jej imieniu) zobowiązana jest do udokumentowania dokonanego porównania ofert, co jest równoznaczne z posiadaniem pełnej pisemnej dokumentacji potwierdzającej to porównanie i uzasadniającej wybór. 3 S t r o n a

5 6. W przypadku robót budowlanych wartość szacunkowa zamówienia będzie określana na podstawie kosztorysu Przy udzielaniu zamówień poniżej Euro 2 WST stosuje zapytanie ofertowe, przesyłając je do co najmniej trzech Wykonawców. Zapytanie ofertowe może zostać przesłane pocztą, mailem, faxem lub może zostać doręczone osobiście. Jeżeli w ramach zamówienia w trybie zapytania ofertowego złożona zostanie jedna oferta WST może dokonać wyboru jedynej oferty. 8. Przy udzielaniu zamówień powyżej Euro 3 Komisja, działająca w imieniu WST, o której mowa w 5 niniejszego Regulaminu, stosuje porównanie ofert występujących na rynku poprzez zastosowanie publicznego, otwartego Ogłoszenia o naborze ofert, upubliczniając Ogłoszenie zgodnie z zapisami 3 pkt. 4 i 5 Regulaminu. Jeżeli w ramach zamówienia w trybie publicznego naboru ofert zostanie złożona jedna oferta WST może dokonać wyboru jedynej oferty. 9. W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, usług, czy robót budowlanych, WST lub Komisja sporządza stosowne oświadczenie. 10. Udokumentowaniem stosowania niniejszego Regulaminu przy udzielaniu zamówień będzie pisemne uzasadnienie wyboru Wykonawcy, sporządzane przez WST (lub Komisję, działającą w jej imieniu) zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Załączniku nr 1: Opis udzielonego zamówienia. 11. WST może odstąpić od udzielania zamówienia na każdym etapie, bez podawania do publicznej wiadomości przyczyn odstąpienia. 12. Zawierane przez WST umowy z wykonawcami/dostawcami, wyłonionymi w wyniku przeprowadzonego postepowania wymagają bezwzględnie formy pisemnej. 1 Przy ustalaniu wartości zamówienia dopuszcza się korzystanie z dyspozycji zawartych w art. 33 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U nr 223, poz ze zmianami). 2 Zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwotę euro. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień określa Prezes Rady Ministrów w drodze rozporządzenia, co najmniej raz na dwa lata. 3 Zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych kwotę euro. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień określa Prezes Rady Ministrów w drodze rozporządzenia, co najmniej raz na dwa lata. 4 S t r o n a

6 5 1. Za przygotowanie i przeprowadzenie zamówień powyżej Euro, o których mowa w 4 pkt. 8 odpowiada Komisja, która podejmuje wszelkie czynności dotyczące udzielenia zamówienia. 2. Komisja, w składzie 5-7 osób, powoływana jest pisemnie przez Rektora WST i działa w imieniu Zamawiającego. 3. Z prac przygotowujących udzielenie zamówienia Komisja sporządza protokoły, uwzględniając przede wszystkim: a) określenie przedmiotu zamówienia, b) określenie szacunkowej wartości zamówienia i podstaw jej oszacowania; c) ustalenia trybu pracy Komisji; d) określenie kryteriów oceny ofert; e) określenie maksymalnej punktacji oraz wzorów matematycznych do punktowania poszczególnych kryteriów oceny ofert jeżeli dotyczy, f) określenie harmonogramu przeprowadzania postępowania z uwzględnieniem terminów określonych w niniejszym Regulaminie, g) wytycznych do Istotnych Warunków Zamówienia (dalej: IWZ), h) zapoznanie się i zatwierdzenie IWZ wraz z upublicznieniem Ogłoszenia o naborze ofert. 4. Po przeprowadzeniu zamówienia Komisja rekomenduje wybraną ofertę, sporządzając Opis udzielonego zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik 1 do Regulaminu. 6 Przy udzielaniu zamówień WST nie ogranicza możliwości podwykonawstwa. Możliwość ograniczenia podwykonawstwa może nastąpić jedynie w wyjątkowych sytuacjach, ze względu na szczególny charakter części zamówienia i na pisemny Wniosek Komisji lub przedstawiciela Zamawiającego, w którym zostanie udowodniona szczególna sytuacja uzasadniająca takie ograniczenie WST nie może dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania niniejszego Regulaminu. 2. W każdym przypadku udzielenia zamówienia WST udowodni, że wybór oferty był racjonalny i uzasadniony, zaś cena odpowiadała jakości (zgodnie z zasadą value for money- jakość adekwatna do ceny), a jeżeli nie jest to możliwe - przedłoży uzasadnienie stanu faktycznego. 5 S t r o n a

7 3. Całość dokumentacji z postępowania na udzielenie zamówienia (bez względu na wynik procedury) WST będzie przechowywała zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8 Przyjęto w dniu 07 października 2013 roku. Załączniki: 1. Opis udzielonego zamówienia wzór. 2. Oświadczenie Członka Komisji dotyczące udzielenia zamówienia zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy o finansach publicznych wzór. 6 S t r o n a

8 Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień z dnia 07 października 2013 r. Opis udzielonego zamówienia - wzór - I. INFORMACJ E OGÓLNE 1. Nazwa i numer projektu: Program: Beneficjent udzielający zamówienia: Przedmiot zamówienia: Wartość szacunkowa zamówienia netto i brutto (w PLN): Wartość szacunkową zamówienia ustalono w oparciu o (wykreślić jeśli nie dotyczy): a) kosztorys inwestorski/szczegółową wycenę robót aktualny/ą na dzień... będący/ą Załącznikiem nr 1 do niniejszej Karty, b) zebrane cenniki, foldery, katalogi, oferty ze stron internetowych i inne materiały stanowiące załącznik nr.. do niniejszej Karty. II. UPUBLICZNIENIE INFORMACJI, OCENA OFERT 7. Decyzja o wyborze najwłaściwszych środków upublicznienie informacji o zamówieniach: a. zastosowane środki upublicznienia informacji:... b. uzasadnienie decyzji wyboru środków upublicznienia informacji: 7 S t r o n a

9 Streszczenie oceny i porównania ofert: Tabela 1: Zestawienie parametrów otrzymanych ofert PARAMETR Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3.. Tabela 2: Przyznana punktacja: PUNKTY: cena PUNKTY:.. PUNKTY: Łączna punktacja Oferta 1 Oferta 2 Oferta Za najkorzystniejszą uznano ofertę (należy m.in. podać nazwę i adres wykonawcy): Uzasadnienie wyboru : Załączniki (wskazać właściwe): 1. Kosztorys inwestorski/szczegółowa wycena robót 2. Cenniki, foldery, katalogi, wydruki stron internetowych lub inne dokumenty stanowiące podstawę wyceny dostaw lub usług 3. Inne: Data i podpis Komisji Udzielania Zamówień 8 S t r o n a

10 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień z dnia 07 października 2013 r. OŚWIADCZENIE Członka Komisji dotyczące udzielenia zamówienia zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy o finansach publicznych <Nazwa i wartość zamówienia> Oświadczam, iż przy udzieleniu wyżej wymienionych zamówień spełniłem/am zasady wynikające z art. 44. ust.3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. (Dz.U. 2009r. Nr 157, poz z późn. zm.) dotyczące ponoszenia wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Data i podpis Członka Komisji Udzielania Zamówienia 9 S t r o n a