ZARZĄDZENIE NR 2/2001 Dyrektora IOŚ w sprawie wprowadzenia nowego systemu ekonomicznego IOŚ z dnia 02 stycznia 2001r Na podstawie 19 p.1 regulaminu organizacyjnego IOŚ, zarządzam, co następuje: 1 1. Z dniem 01.01.2001 wprowadza się w IOŚ nowy system ekonomiczny oparty na zasadzie samodzielności finansowej na szczeblu Zakładu. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o Zakładzie, rozumie się przez to takie komórki organizacyjne jak: Zakład, Laboratorium, Zespół, Pracownia. System ekonomiczny IOŚ opiera się na następujących zasadach: Zasada I. Kierownik Zakładu przejmuje odpowiedzialność i kontrolę nad: - przychodami Zakładu, - kosztami Zakładu - wynikiem finansowym Zakładu. Zasada II. Parametrami systemu są: - godzina z narzutami na ZUS i fundusz świadczeń socjalnych IOŚ 2 - godzina w rozliczeniach z NFOŚ i GW - cena 1 m 2 - cena jednego impulsu xero A-4 - wartość punktu - pensum (nieprzechodnie) - fundusz premii specjalnej wzrastający w porównaniu z rokiem poprzednim o określony %, z czego w dyspozycji Kierowników Zakładów pozostaje roczny fundusz premii równy 12 krotności funduszu premii przyznanej w Zakładzie za miesiąc grudzień roku poprzedniego. Pozostałą częścią funduszu premii specjalnej dysponuje Dyrektor IOŚ. Wartość w/w parametrów określana jest przed zakończeniem roku kalendarzowego( do 15 grudnia ) w odrębnym Komunikacie Dyrektora IOŚ.
Zasada III. Do kalkulacji kosztorysowych opartych na nośniku kosztów pracochłonności przyjmuje się ich minimalne wartości: a. jedna godzina z narzutem kosztów ogólnych b. jeden etat z narzutem kosztów ogólnych c. godzina w rozliczeniach z kontrahentami rynkowymi gwarantująca, oprócz pokrycia kosztów ogólnych, minimalny zysk d. średnia, negocjacyjna wartość godziny w rozliczeniach z kontrahentami rynkowymi, gwarantująca oprócz pokrycia kosztów ogólnych, przeciętny zysk. Zasada IV. Podstawowym kryterium oceny Zakładu jest jego wynik finansowy, ustalany każdorazowo na koniec roku sprawozdawczego jako: gdzie: WF = BO + P N - M 2 Am Kp + D WF wynik finansowy, BO bilans otwarcia, P przychód, N narzut kosztów ogólnych, M 2 koszty utrzymania powierzchni, Am amortyzacja, Kp pozostałe, faktycznie poniesione indywidualne koszty zakładowe (poza M 2 i Am) plus rzeczywiste koszty realizacji tematów, D dofinansowanie działalności Zakładu ze środków własnych IOŚ czyli przychodów okresu bieżącego. Objaśnienia: BO Bilans otwarcia Zakładu jest wielkością ex ante, znaną na początku każdego roku sprawozdawczego. Przejściowo w roku 2001 bilans otwarcia ustalony zostanie indywidualnie z Kierownikami Zakładów, wg następującej zasady: - dla Zakładów deficytowych w roku 2000, przyjęty zostanie na rok 2001 bilans otwarcia równy zero; - dla Zakładów dochodowych w roku 2000, uznane zostanie dodatnie saldo na poczet roku 2001.
P Źródłem przychodów Zakładu mogą być: - zlecenia zewnętrzne, - zlecenia Dyrektora IOŚ w ramach dotacji Komitetu Badań Naukowych (KBN) - zlecenia innych Zakładów IOŚ (tzw. zlecenia wewnętrzne w ramach kooperacji) - zlecenia realizowane ze środków własnych IOŚ. N Narzut na koszty ogólne w odniesieniu do każdego tematu jest negocjowany indywidualnie z Dyrektorem IOŚ w momencie zatwierdzenia kalkulacji kosztów na karcie zgłoszenia tematu. Przyjmuje się, iż w odniesieniu do tematów KBN i aprobat technicznych obowiązują stałe narzuty: - KBN 30% - AT 33,3% W przypadku pozostałych zleceń, zróżnicowanie narzutów zależy od stopnia i pewności pokrycia tzw. Kosztów Utrzymania Zakładu (KUZ ) tj. pracochłonności plus Indywidualne Koszty Zakładowe (IKZ) w skali roku i tak: - dla kontraktów przed pokryciem KUZ, przeciętny narzut wynosi 25%, w przedziale od 20% do 30%; - dla kontraktów realizowanych w warunkach pewności pokrycia KUZ, przeciętny narzut wynosi 15%, w przedziale od 10% do 20%,przy czym w dolnej granicy narzutu 10-15 % nie preliminuje się w kosztach kontraktu kwot na pracochłonność i IKZ. M 2 Koszt utrzymania powierzchni wyliczony jest jako iloczyn zajmowanej powierzchni w m 2 i ceny 1 m 2. Tak wyliczona wartość wchodzi na zakończenie roku do rachunku wyniku finansowego. Oznacza to, iż może się ona różnić in plus lub in minus od rzeczywiście poniesionych kosztów na utrzymanie powierzchni. Am Amortyzacja środków trwałych pozostających w dyspozycji Zakładu stanowi koszt realizacji zadań w tej części, w której konieczne jest użycie środków trwałych. Uwaga: Koszty wykorzystania środków trwałych do realizacji zadań czyli amortyzacja, nie mogą być kształtowane uznaniowo. Są one zdeterminowane ustawowo. Oznacza to, iż w momencie decyzji o przyjęciu na stan Zakładu danego środka trwałego, na trwale zdeterminowane są koszty Zakładu w części dotyczącej amortyzacji tego środka.
Generalną zasadą jest pozostawienie w dyspozycji Zakładu funduszu amortyzacji, naliczonej od środków trwałych zakupionych w ramach środków zabezpieczonych w tematach danego Zakładu. Kp Pozostałe koszty Zakładu, będące wielkością ex post, czyli ustaloną na koniec okresu sprawozdawczego na podstawie rzeczywistych wartości zapisanych w bilansie. Obejmują one: - koszty realizacji tematów (tj. koszty osobowe wg stawek rzeczywistych, bfp, usługi obce, materiały, podróże służbowe, xero) - indywidualne koszty zakładowe, oprócz m 2 i amortyzacji. D - Dofinansowanie działalności Zakładu ze środków własnych IOŚ, w zależności od specyficznych warunków pracy danego Zakładu. W tym współfinansowanie części kosztów amortyzacji i finansowanie perspektywicznych projektów nie dających przychodu w krótkim czasie. WF Dodatni wynik finansowy za dany rok, ustalony według powyższej zasady, pozostaje do dyspozycji kierownika Zakładu w roku następnym. Zakres dysponowania wynikiem finansowym ograniczony jest przepisami prawa i Statutem IOŚ. Ujemny wynik finansowy wymaga podjęcia przez Kierownika Zakładu działań dostosowujących koszty utrzymania Zakładu do spodziewanych przychodów. Generalną zasadą w takim przypadku jest elastyczne dostosowywanie struktury kosztów do aktualnych możliwości pokrycia kosztów utrzymania Zakładu (KUZ), czyli pracochłonności i indywidualnych kosztów zakładowych. Zasada V. Likwiduje się zwyczaj generowania kosztów w Zakładzie bez uprzedniego wskazania lub uzgodnienia źródeł ich finansowania. Żródłami finansowania kosztów są: e. temat zewnętrzny, f. zlecenie wewnętrzne, g. projekt finansowany ze środków własnych IOŚ, h. kredyt pod zastaw konkretnego tematu, i. kredyt pod zastaw zdefiniowanej działalności. Zasada VI. Generalną zasadą jest udzielanie kredytu pod zastaw przyszłego konkretnego tematu, i ściśle zdefiniowanej działalności.
Temat w kredycie musi: - zawierać tytuł wraz z założeniami - wskazywać potencjalnego zleceniodawcę, - określać planowany termin realizacji, - zawierać ocenę ryzyka nie uzyskania zlecenia - termin i sposób rozliczenia kredytu. Wysokość kredytu, stopień ryzyka oraz termin i sposób jego rozliczenia zainteresowany kierownik Zakładu każdorazowo uzgadnia z Dyrekcją IOŚ, po czym otwiera kartę zgłoszenia tematu kredytowanego (KR) w dziale ekonomicznym. Do wysokości uzgodnionego kredytu mogą być gromadzone koszty na poczet przyszłych przychodów z zarejestrowanego kontraktu. Zasada VII. W uzasadnionych okolicznościach udzielany jest kredyt pod zastaw ściśle zdefiniowanej działalności statutowej. W tym celu należy uzyskać zgodę kierownictwa IOŚ na otwarcie kredytu pod rodzaj działalności oraz otworzyć kartę zgłoszenia tematu kredytowanego (KR) na rodzaj działalności w dziale ekonomicznym. Wysokość kredytu, termin i sposób jego rozliczenia jest każdorazowo uzgadniany z kierownictwem IOŚ. Zasada VIII. Kredyt na temat z NFOŚ i GW może być udzielony po zaakceptowaniu go do realizacji przez MŚ lub NFOŚ i GW. Zasada IX. Rozróżnienie kredytu pod zastaw konkretnego tematu lub rodzaju działalności, skutkuje różną procedurą w obszarze finansowo księgowym. W pierwszym przypadku zostaje nadany numer konkretnego kontraktu, a dopiero później (po podpisaniu umowy) uzupełnia się go o źródło finansowania. Koszty od razu gromadzone są na konkretnym koncie tematu. W drugim przypadku otwiera się linię kredytu na ogólnym koncie, na którym gromadzone są koszty do momentu decyzji o otwarciu konkretnego tematu. Decyzję otwarcia tematu podejmuje kierownik tematu, po czym rejestruje KZT wraz z kalkulacją w dziale ekonomicznym oraz wskazuje Głównej Księgowej, które z wcześniej zebranych kosztów na ogólnym koncie należy przenieść na konto konkretnego, otwartego tematu.
3 Parametry sytemu ekonomicznego ogłaszane będą w formie komunikatów Dyrektora IOŚ w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego ich stosowanie. 4 Zarządzenie wchodzi w życie w dniu 1 stycznia 2001r. DYREKTOR IOŚ Doc.dr hab. Barbara Gworek