Nowy Formularz ZUS RPA Począwszy od 01 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, będą przekazywane w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA. Nowy dokument - imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego i o okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA Bez względu na to, w jakim charakterze zatrudniono pracownika, pracodawca ma obowiązek przekazywać za pracownika do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA. Raportu tego nie trzeba będzie przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym: Þ wypłacisz tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacisz w marcu 2019 r. Þ trzynastkę za 2018 r. obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Þ osoba ta wykonywała pracę nauczycielską. Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez płatników za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych. WAŻNE: Dokument ZUS RPA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami: 01 10, 01 11, 01 20, 01 25, 01 26, 04 11, 04 17, 04 26, 04 28, 30 00, 50 00. Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA: - kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe - kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 1
- kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy - okres wykonywania pracy nauczycielskiej 1. Wypłata przychodu należnego za lata poprzednie Formularz ten składa się m.in. za ubezpieczonego, któremu w danym miesiącu wypłacono przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeżeli więc pracodawca: Þ np. w dniu 10 stycznia 2019 r. wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za pracę należne za miesiąc grudzień 2018 r. to powinien wysokość tego wynagrodzenia wykazać i rozliczyć na formularzu ZUS RCA i dodatkowo wykazać również w nowym formularzu ZUS RPA Þ w miesiącu marcu 2019 r. wypłaca nagrody roczne należne pracownikowi za 2018 r., to powinien je dodatkowo wykazać w raporcie ZUS RPA w bloku: III.B. "Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe", podając w polu 01 rok, za który wypłacono nagrodę roczną, w polu 02 - kwotę nagrody rocznej. Z poradnika ZUS: "ZUS RPA Imienny raport miesięczny": "Przy wypełnianiu tego bloku zachowaj szczególną staranność. Pamiętaj, że dane w nim zawarte mogą mieć wpływ na wysokość przysługującej ubezpieczonemu emerytury lub renty. Dane te pozwolą również ustalić podstawę wymiaru świadczenia, w oparciu o obowiązujące regulacje prawne, zgodnie z którymi przy ustalaniu łącznej kwoty przychodu za poszczególne lata kalendarzowe, dany przychód doliczany jest do roku, za który był należny.". 2
W ZUS RPA: w bloku III. B należy wpisać przychód, stanowiący w miesiącu, którego raport dotyczy (miesiąc podany w bloku I. Dane organizacyjne) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w bloku III. C należy wpisać przychód, stanowiący w miesiącu, którego raport dotyczy (miesiąc podany w bloku I. Dane organizacyjne) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe (czyli przychód, który nie stanowił podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe). Przykład W dniu 10 stycznia 2019 r. wypłacono i rozliczono pracownikowi wynagrodzenie należne za miesiąc grudzień 2018 r. w wysokości: 3 500 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe do ZUS za miesiąc styczeń, wypłacone wynagrodzenie rozliczone zostanie na formularzu: ZUS RCA 3
ZUS RPA 4
Przykład Pracownik 10 marca 2019 r. otrzyma wynagrodzenie za pracę w wysokości 3 000 zł należne za miesiąc luty 2019 r.. W dniu 31 marca 2019 r. wypłacona zostanie pracownikowi nagroda roczna w wysokości 2 850 zł za 2018 r. Sporządzając dokumenty do ZUS Pracodawca wykaże pracownika: w raporcie ZUS RCA za miesiąc marzec 2019 r. z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ustalonymi od łącznego przychodu tj.: 5 850 zł 5
ZUS RPA: ze wskazaniem wysokości wypłaconej nagrody rocznej należnej za 2018 r. 6
Przykład Pracownik 31 maja 2019 r. otrzyma wynagrodzenie za pracę w wysokości 55 000 zł oraz nagrodę z zysku za rok 2018 r. w wysokości 25 000 zł. Przychód pracownika w miesiącu maju 2019 r. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek ER w związku z czym od wypłaconej nagrody zostanie opłacona przez pracodawcę składka na ubezpieczenie wypadkowe. W raporcie ZUS RPA należy wykazać kwotę nagrody w bloku III.C 2. Obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku ( 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego). 7
Zgodnie z powyższym przepisem, podstawy wymiaru składek nie stanowią takie składniki wynagrodzenia, które wypłacane są pracownikom za okres pobierania: wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy zasiłku chorobowego zasiłku macierzyńskiego zasiłku opiekuńczego świadczenia rehabilitacyjnego, pod warunkiem, stosownego uregulowania zasad wypłacania tych składników za wymienione wyżej okresy w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania lub w innych przepisach płacowych. W przypadku braku stosownych zapisów w przepisach płacowych o jego wypłacaniu za okresy pobierania ww. świadczeń powoduje, iż nie są one objęte wskazanym zwolnieniem. Ważne: Jeśli pracownik na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do danego składnika wynagrodzenia - również w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłku, to wypłacany za ten okres składnik nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne W sytuacji, gdy pracownik chorował przez część miesiąca, to z oskładkowania wyłączona jest jedynie część tego składnika przysługująca za okres choroby. Natomiast część należna za pozostały okres (czyli okres, za który pracownik nie pobierał wynagrodzenia za czas choroby, zasiłku lub świadczenia) stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Obowiązujące przepisy w tym zakresie nie stanowią jak należy ustalić kwotę składnika wynagrodzenia zwolnioną ze składek ZUS w razie pobrania ww. świadczeń za część miesiąca. W praktyce funkcjonują trzy metody ustalania tej kwoty, a mianowicie według: 1) przy ustalaniu składnika wynagrodzenia wyłączonego z podstawy wymiaru składek ZUS stosuje się regulacje 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, czyli składnik wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, tak obliczoną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc; otrzymaną w powyższy sposób kwotę wlicza się do podstawy wymiaru składek 8
2) składnik wynagrodzenia przysługujący za cały miesiąc dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni, za które pobierane jest wynagrodzenie chorobowe (odpowiednio zasiłek, świadczenie rehabilitacyjne) i tak obliczoną kwotę odejmuje się od składnika wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Otrzymaną w powyższy sposób kwotę wlicza się do podstawy wymiaru składek. 3) składnik wynagrodzenia przysługujący za cały miesiąc dzieli się przez liczbę dni roboczych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni roboczych, za które pobierane jest wynagrodzenie chorobowe (odpowiednio zasiłek, świadczenie rehabilitacyjne) i tak obliczoną kwotę odejmuje się od składnika wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Otrzymaną w powyższy sposób kwotę wlicza się do podstawy wymiaru składek. W interpretacji z dnia 01 października 2014 r. ZUS wskazał, że: "(...) przepisy rozporządzenia, ani innych przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych nie regulują sposobu określenia przychodu należnego za okres, o którym mowa w wyżej wskazanym przepisie 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Zatem to pracodawca powinien określić sposób ustalenia wysokości tego przychodu za w/w okres, w przepisach obowiązujących u niego, tzn. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. W tym zakresie Zakład jest niewłaściwy.". Ważne: Zgodnie ze stanowiskiem ZUS, pracodawca powinien określić w przepisach płacowych sposób ustalania kwoty składnika wynagrodzenia wyłączonej z oskładkowania na podstawie 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego 9
Z poradnika ZUS: "ZUS RPA Imienny raport miesięczny": "(...) dotyczy takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy nastąpiło tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy. (...)". Natomiast w bloku blok III.E. wypełnia się, gdy w danym miesiącu pracownikowi wypłacono składnik wynagrodzenia przysługujący za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należny za inny rok kalendarzowy. Przykład W regulaminie wynagradzania obowiązującym w danej jednostce widnieje zapis z którego wynika, że: Pracownikowi po 4 latach wykonywania pracy w danym zakładzie przysługuje dodatek stażowy w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten przysługuje za dni, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia oraz za okres nieobecności w pracy, za które pracownik ma prawo do świadczeń chorobowych. W związku z takim zapisem dodatek stażowy nie jest wliczany do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych a wysokość tego dodatku zwolnioną z oskładkowania ustala się zgodnie z zasadami wynikającymi z 11 rozporządzenia z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie ustalania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną w wysokości: 3 500 zł i otrzymuje dodatek stażowy w wysokości: 450 zł (wynagrodzenie płatne 10 dnia następnego miesiąca) W miesiącu styczniu 2019 r. pracownik przez 12 dni był niezdolny do pracy z powodu choroby zachowując prawo do wynagrodzenia chorobowego za ten okres. Pracodawca wypłacił za ten miesiąc: 10
wynagrodzenie za pracę w wysokości: 3 500 zł : 30 = 116,67 zł 116,67 zł x 12 dni = 1 400,04 zł 3 500 zł 1 400,04 zł = 2 099,96 zł dodatek stażowy w wysokości: 450 zł wynagrodzenie chorobowe w kwocie: [3 500 zł (3 500 zł x 13,71%)] = 3 500 zł 479,85 zł = 3 020,15 zł 3 020,15 zł x 80% : 30 dni = 80,54 zł x 12 dni = 966,48 zł W miesiącu styczniu 2019 r.: W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy uwzględnić: wynagrodzenie za pracę: 2 099,96 zł dodatek stażowy: 270 zł zgodnie z wyliczeniem: 450 zł : 30 = 15 zł 15 zł x 12 dni = 180 zł 450 zł - 180 zł = 270 zł. W dokumentach rozliczeniowych pracodawca: w formularzu ZUS ZCA wykaże i rozliczy przychód oskładkowany: E-R-CH: 2 099,96 zł + 270 zł = 2 369,96 zł Z: (2 099,96 zł + 270 zł + 966,48 zł) - składki 11
12
W formularzu ZUS RPA wskazana zostanie wysokość części nieoskładkowanego dodatku stażowego w wysokości 180 zł 3. Osoba ta wykonywała pracę nauczycielską. 13