DG - Finance 8 listopada 2016 E-PRZETARGI EBC SKŁADANIE ZGŁOSZEŃ W POSTĘPOWANIU PRZETARGOWYM ( RFX ) Aby wysłać zgłoszenie w postępowaniu przetargowym (np. (zmienioną) ofertę lub ofertę wstępną, potwierdzenie zainteresowania, zgłoszenie) przez elektroniczny system przetargowy EBC (SAP Sourcing), należy wykonać następujące czynności. W zgłoszeniu można wprowadzać zmiany aż do momentu jego wysłania. Spis treści I. Wskazówki techniczne 2 II. Pomoc 2 III. Informacje o przetargach 2 IV. Dostęp do dokumentacji przetargowej 5 V. Przesyłanie dokumentów 6 VI. Komunikacja z EBC 9 VII. Ostateczne składanie dokumentów 10 Strona 1 z 10
I. Wskazówki techniczne Nie należy otwierać więcej niż jednego okna w SAP Sourcing. Otwarcie nowego okna powoduje automatyczne wylogowanie z poprzedniego i utratę niezapisanych danych. Nie należy odświeżać okna przeglądarki ani używać przycisku Wstecz, gdyż automatycznie spowoduje to wylogowanie. Po kliknięciu na Save system zaznaczy na czerwono pola, w których brakuje informacji; jeśli dane będą kompletne, strona zostanie zapisana. Warto jak najczęściej na bieżąco zapisywać stronę. Po kliknięciu Done system zapisze i zamknie stronę. II. Pomoc W razie pytań można skontaktować się z zespołem wsparcia pod adresem sourcing.support@ecb.europa.eu, od poniedziałku do piątku w godzinach 8.30 17.30 CET. III. Informacje o przetargach 1. Zalogować się do systemu za pomocą identyfikatora użytkownika i hasła. W razie problemów z logowaniem zapoznać się z dokumentem ECB e-tendering Supplier password changing (E-przetargi EBC zmiana hasła oferenta). Strona 2 z 10
2. Na stronie głównej przejść do zakładki RFx. Skrót RFx ( Request For x ) oznacza zaproszenie do składania wszelkich zgłoszeń w postępowaniu przetargowym EBC. 3. Kliknąć na RFx, do którego chcą Państwo wysłać zgłoszenie ( RFx Response ). Nazwa RFx ma następującą postać: [Project ID]-[L]-[R]-[krótka nazwa przetargu], gdzie Project ID oznacza identyfikator projektu, L (Lot) numer części zamówienia (jeśli jest podzielone na części), R (Round) numer tury zamówienia. Tura odnosi się do nowego etapu postępowania, np. złożenia zmienionej oferty po negocjacjach. Oznacza to, że dla każdego etapu postępowania (składanie zgłoszeń, składanie ofert, negocjacje) w systemie SAP Sourcing będzie się ukazywać osobne zaproszenie RFx. Na przykład jeśli postępowanie obejmuje negocjacje, zmienioną ofertę będzie się składać pod nowym RFx. O pojawieniu się nowego RFx zostaną Państwo powiadomieni e-mailem. Strona 3 z 10
4. Kliknąć identyfikator Rfx Response. Strona 4 z 10
IV. Dostęp do dokumentacji przetargowej 1. Pobieranie załączników dodanych przez EBC. a) Kliknąć Attachments. b) zaznaczyć pliki i kliknąć Download Selected Files. 2. Termin składania dokumentacji jest podany pod zakładką Schedule. Po upływie tego terminu RFx zamknie się automatycznie. EBC będzie rozpatrywać jedynie zgłoszenia wysłane w terminie, mające status Firm (ostateczne). Zgłoszenia o statusie In Progress (w toku), które nie zostaną wysłane w terminie, nie będą rozpatrywane. 3. Ewentualne dodatkowe informacje podane przez EBC będą dostępne pod zakładką Information. Strona 5 z 10
V. Przesyłanie dokumentów 1. Aby przesłać dokument do EBC, należy wykonać następujące czynności. Jeśli przy przesyłaniu dokumentów wystąpi błąd, należy skontaktować się z zespołem wsparcia pod adresem: sourcing.support@ecb.europa.eu a) Kliknąć Attachments. b) Kliknąć Rfx Response Attachments, a następnie Attach File(s). c) Wyszukać plik do wstawienia i kliknąć Open. Strona 6 z 10
d) Ewentualnie dodać opis pliku w polu Description. e) Po dodaniu wszystkich plików kliknąć OK w lewym górnym rogu. f) Kiedy wszystkie dokumenty zostaną wstawione, przejść do zakładki Questions i kliknąć Attachment Confirmation. Strona 7 z 10
g) Odpowiedzieć na pytanie i kliknąć Done. Strona 8 z 10
VI. Komunikacja z EBC Aby skontaktować się z EBC, należy przejść do zakładki Discussions. Odpowiedzi ukażą się w systemie, nie będą przesyłane e-mailem. W sprawach technicznych nie należy używać forum Discussions, lecz wysłać e-mail na adres sourcing.support@ecb.europa.eu. a) Aby dodać pytanie lub uwagę na forum, zaznaczyć właściwy temat (np. General Discussions ). b) Aby dodać nową wiadomość, kliknąć New Message, wpisać temat i treść wiadomości i kliknąć OK. Strona 9 z 10
VII. Ostateczne składanie dokumentów 1. Aby przesłać do EBC ostateczne zgłoszenie, kliknąć Submit, a następnie Final Response. Po jego złożeniu nie będzie już można dokonywać zmian. 2. Potwierdzić, że chce się złożyć ostateczne zgłoszenie. 3. Status zgłoszenia zmieni się na Firm. Otrzymają Państwo potwierdzenie e-mailem z dalszymi wskazówkami. 4. Aby upewnić się, że zgłoszenie zostało przesłane poprawnie, należy je ponownie otworzyć w systemie i sprawdzić, czy jest kompletne, a zwłaszcza czy zostały przesłane wszystkie załączniki. Po przesłaniu ostatecznego zgłoszenia warto zrobić zrzut ekranowy listy załączników na dowód ich wysłania. Jeśli przy wysyłaniu ostatecznego zgłoszenia wystąpi błąd, należy skontaktować się z zespołem wsparcia pod adresem sourcing.support@ecb.europa.eu Strona 10 z 10