ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Promocja projektu Sieć Otwartych Innowacji. CZĘŚĆ 1. Informacje podstawowe 1.1 Projekt Sieć otwartych innowacji to projekt dedykowany budowaniu kultury otwartych innowacji. Polega na kreowaniu i wspieraniu transakcji transferu technologii do przedsiębiorstw, a także na tworzeniu bazy wiedzy o otwartych innowacjach. Agencja Rozwoju Przemysłu realizuje cele projektu m.in. poprzez organizowanie naborów wniosków i udzielenia grantów przedsiębiorcom z sektora MŚP na zakup technologii (transferu) w formie wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Przedsiębiorcy (grantobiorcy) składają wnioski w ramach otwartych konkursów. W ramach projektu przedsiębiorcy mogą również ubiegać się o dofinansowanie usług doradczych związanych z przygotowaniem się do transferu technologii. Celem projektu jest budowanie kultury otwartych innowacji czyli zachęcanie przedsiębiorców do rozwoju w oparciu o zewnętrzne, gotowe do wdrożenia innowacyjne rozwiązania technologiczne (idea otwartych innowacji). Przyczynić ma to się do zyskania przewagi konkurencyjnej oraz wzrostu innowacyjności polskiej gospodarki. 1.2 Grupa docelowa a) Przedsiębiorcy z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, którzy są zarejestrowani i prowadzą działalność gospodarczą na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, w szczególności: przedsiębiorcy zainteresowani rozwojem w oparciu o innowacyjne technologie; przedsiębiorcy działający w branżach o wysokim potencjale rozwojowym; przedsiębiorcy działający w innowacyjnych branżach. b) Podmioty zainteresowane sprzedażą praw własności do technologii lub licencji, w szczególności: jednostki naukowe, parki naukowo technologiczne, parki technologiczne, inkubatory technologiczne, inkubatory przedsiębiorczości, klastry przemysłowe, duże korporacje licencjonujące swoje innowacyjne rozwiązania. 1.3 Cele realizacji kampanii i spodziewane rezultaty Działania informacyjno promocyjne mają na celu przede wszystkim przekazanie informacji o projekcie Sieć otwartych innowacji określonej grupie docelowej, w szczególności przedsiębiorcom sektora MSP. Głównym celem podejmowanych aktywności będzie dotarcie do wskazanej grupy z informacją o korzyściach z uczestnictwa w Projekcie oraz przekazanie informacji o możliwościach otrzymania dofinansowania, warunkach jego otrzymania, finansowania i realizacji projektów oraz zasadach składania S t r o n a 1
wniosków. W efekcie działania informacyjno-promocyjne mają zachęcić przedstawicieli grupy docelowej do złożenia wniosków o otrzymanie grantu na transfer technologii. Rezultatem Kampanii będzie Liczba złożonych wniosków o powierzenie grantu w okresie trwania Kampanii. Cel Kampanii zostanie osiągnięty jeżeli wysokość wskaźnika wyniesie nie mniej niż 80 Wniosków o powierzenie grantu złożonych przez przedsiębiorców. Za Wniosek złożony (taki, który realizuje wskaźnik efektywności Kampanii) uznaje się Wniosek, który przejdzie pozytywnie ocenę formalną, zgodnie z Regulaminem konkursu. Ocena formalna dotyczy w szczególności tego czy Wniosek został złożony przez uprawniony do tego podmiot; czy jest kompletny (wypełniony w całości oraz zawierający wszystkie niezbędne załączniki); czy mieści się w ramach określonych przez Regulamin konkursu (minimalna i maksymalna kwota grantu, czy nie dotyczy branż i sektorów wykluczonych z ubiegania się o grant), etc. Wartość wskaźnika efektywności Kampanii została ustalona na podstawie pilotażowego naboru wniosków w Projekcie Sieć otwartych innowacji przeprowadzonego w okresie październik listopad 2017. W przeciągu 2 miesięcy trwania naboru, przy wsparciu kampanii informacyjno-promocyjnej, złożonych zostało 13 wniosków. Wnioskodawcy składając ofertę będą mogli zadeklarować osiągnięcie wyższego niż minimalny wskaźnika efektywności Kampanii. Wskaźnik ten będzie jednym z kryteriów oceny Ofert. 1.4 Czas trwania i sposób płatności Kampania ma zasięg ogólnopolski. Przewidywany czas realizacji działań: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Wykonawca będzie miał obowiązek w ciągu 14 dni od podpisania umowy, przedstawić szczegółowy Harmonogram działań Kampanii, uwzględniający realizację wszystkich założonych zadań. Zarówno obligatoryjnych dla Wykonawcy jak i tych zaproponowanych w złożonej Ofercie. Na podstawie harmonogramu będzie realizował poszczególne zadania. Rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą następować będzie w 4 kwartalnych ratach, według następującego schematu: a) 10% wartości całości wynagrodzenia, po zrealizowaniu działań przewidzianych w I kwartale rozliczeniowym; b) 20% wartości całości wynagrodzenia, po zrealizowaniu działań przewidzianych w II kwartale rozliczeniowym; c) 20% wartości całości wynagrodzenia, po zrealizowaniu działań przewidzianych w III kwartale rozliczeniowym; d) 50% wartości całości wynagrodzenia, po zrealizowaniu działań przewidzianych w IV kwartale rozliczeniowym. 1.5 Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 2.2 Otwarte innowacje - wspieranie transferu technologii Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. S t r o n a 2
CZĘŚĆ 2. Przedmiot zamówienia 2.1 Przedmiot zamówienia a) Wykonawca w ciągu 14 dnia od dnia podpisania umowy, przedstawi Zamawiającemu całościowy Harmonogram działań Kampanii. Zarówno obligatoryjnych dla Wykonawcy jak i tych zaproponowanych w złożonej Ofercie. Prezentacja będzie miała formę multimedialną i zostanie przedstawiona w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający będzie miał możliwość zgłoszenia uwag co do przedstawionej koncepcji działań informacyjno-promocyjnych oraz harmonogramu. Swoje uwagi przedstawi Wykonawcy w ciągu 7 dni od dnia prezentacji Harmonogramu. Wykonawca będzie miał obowiązek uwzględnić uwagi Zamawiającego. b) Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnoinformacyjnej projektu Sieć otwartych innowacji. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące 2 typy zadań: Realizacja Media Planu Kampanii (części obligatoryjne oraz dodatkowe), w tym rezerwacja i zakup mediów; Działania wizerunkowe i uzupełniające. 2.2 Opis poszczególnych zadań 2.2.1 Realizacja Media Planu Kampanii, w tym rezerwacja i zakup mediów 2.2.1.1 Część obligatoryjna Media Planu Promocja projektu w prasie ogólnopolskiej w tym w czasopismach naukowych a) W ramach działań promocyjnych w prasie Wykonawca zobowiązany jest przygotować materiały prasowe, które zostaną wykorzystane do publikacji w tytułach prasowych wskazanych w ofercie Wykonawcy. Wykonawca przygotuje w Media Planie dołączonym do Oferty, propozycję min. 15 ogólnopolskich tytułów, których grupa docelowa jest zgodna z grupą docelową projektu, uznanych w rankingach za najbardziej opiniotwórcze media biznesowe. b) Treści wszystkich artykułów oraz materiałów prasowych (sposób prezentacji treści i elementów graficznych, np.: zdjęć, logotypów) muszą uzyskać akceptację Zamawiającego. c) Po ich akceptacji, Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania artykułów na następujących zasadach: - 10 artykułów sponsorowanych wraz z reklamą projektu Sieć Otwartych Innowacji, wraz z zamieszczeniem artykułu na portalu danego tytułu (jeśli występuje), w tytułach wskazanych przez Zamawiającego spośród propozycji Wykonawcy z Oferty. Minimalna długość artykułów to 2 000 znaków. S t r o n a 3
- Harmonogram publikacji poszczególnych artykułów wynikać będzie z przyjętego Harmonogram działań Kampanii. - Wykonawca musi przygotować artykuły prasowe do druku zgodnie z wymogami technicznymi wydawcy (każdorazowo dokona adaptacji projektu graficznego artykułów prasowych), dostarczy artykuł do wydawcy oraz będzie pełnił nadzór nad ich redakcją. - Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu po 1 egzemplarzu papierowym każdego tytułu prasowego, w którym ukazały się artykuły prasowe, załączając je do raportu z wykonania przedmiotu zamówienia. Kampania informacyjna na portalach branżowych (biznesowych oraz zajmujących się tematyką innowacji) a) Wykonawca dokona analizy branżowych portali internetowych pod kątem ich dostosowania do tematyki Kampanii i grupy docelowej kampanii. Na podstawie analizy, Wykonawca przedstawi w Media Planie dołączonym do Oferty, listę 20 portali wraz ze wskazaniem stron, na których będzie emitowana Kampania i uzasadnieniem wyboru oraz opisem narzędzi wykorzystanych podczas Kampanii i planowanymi wskaźnikami dotarcia do grupy docelowej. Lista powinna zawierać liczbę odsłon dla wymienionych portali, którą zostanie osiągnięta w ciągu miesiąca, przy czym. liczba odsłon nie może być mniejsza niż 20 tys. Portale muszą mieć charakter ogólnopolski i być ściśle dopasowane do grupy docelowej. Zawarte propozycje powinny być oparte na dostępnych badaniach portali internetowych w odniesieniu do mediowej grupy docelowej kampanii. b) Wykonawca będzie odpowiedzialny za zaplanowanie, przygotowanie i przeprowadzenie kampanii internetowej, której zadaniem będzie poinformowanie grupy docelowej o działaniach projektu SOI. Treść podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. c) Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie elementy niniejszego działania były spójne wizerunkowo (na każdym portalu, dla każdej formy reklamy) i odpowiadały koncepcji całej Kampanii promocyjnej. d) Wykonawca odpowiedzialny jest za obsługę techniczną zadania. e) Wykonawca w swoich działaniach zobowiązuje się przestrzegać zasad obowiązujących na poszczególnych serwisach. f) Wykonawca będzie miał obowiązek umieścić 10 komunikatów informacyjnych w 10 różnych terminach (mniej więcej 1 na miesiąc) na branżowych portalach internetowych. Będą to krótkie informacje na tematy bieżące związane z realizacją projektu (typu: rozpoczęcie naboru wniosków; wprowadzenie zmiany w regulaminie naboru; organizacja ważnej konferencji lub innego wydarzenia w ramach projektu; rozstrzygnięcie któregoś z etapów konkursu, itp.). Każdy z 10 komunikatów musi pojawić się jednocześnie na co najmniej 7 portalach wybranych przez Zamawiającego S t r o n a 4
z listy, o której mowa w pkt. 1. Zamawiający każdorazowo akceptuje projekt komunikatu zaproponowanego przez Wykonawcę. g) Harmonogram publikacji poszczególnych komunikatów wynikać będzie z przyjętego Harmonogram działań Kampanii. 2.2.1.2 Część Media Planu zaproponowana przez Wykonawcę Poza częściami obligatoryjnymi opisanymi w pkt. 2.2.1.1, Wykonawca sam zaproponuje strategię działań informacyjno-promocyjnych Kampanii i opisze ją w Media Planie dołączonym do Oferty. Zaproponowana strategia powinna zakładać realizację założonych celów oraz osiągnięcie zakładanych wskaźników efektywności Kampanii. Koncepcja kreatywna oraz dobór narzędzi, formatów oraz ich skali powinien zagwarantować zbudowanie jak największego zasięgu oraz efektywności i skuteczności prowadzonych działań. Wykonawca powinien opisać w przedstawionym Media Planie sposób realizacji celu Kampanii opisanego w pkt. 1.3 oraz uzasadnić skuteczność zaplanowanych działań, dobór narzędzi oraz metody współpracy z wydawcami. W związku ze stałymi działaniami prowadzonymi w mediach społecznościowych przez Zamawiającego proponowana strategia powinna uwzględniać w swoich założeniach wykorzystanie potencjału mediów społecznościowych, m.in. przez prowadzenie komunikacji oraz aktywizacji użytkowników na fan page u Zamawiającego na Facebooku oraz na profilu na LinkedIn. Działania zaproponowane przez Wykonawcę mogą wykorzystywać materiały opisane w pkt. 2.2.2. 2.2.2 Działania wizerunkowe i uzupełniające 2.2.2.1 Wykonanie i produkcja materiałów multimedialnych a) Opracowanie prezentacji multimedialnej zawierającej kompleksowe informacje o projekcie w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie wkładu merytorycznego, projektu graficznego, redakcji technicznej i korekty językowej, a także tłumaczenie na język angielski. Prezentacja powinna liczyć od 15 do 20 slajdów i powinna zostać przygotowana w atrakcyjnej i nowoczesnej szacie graficznej. Treść prezentacji musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. b) Opracowanie scenariusza i produkcja 2 filmów video dotyczących promocji projektu; - filmy o długości 60 sekund i 180 sekund w formie materiału informacyjnego (video news release). Materiały będą nagrane z udziałem osób wskazanych przez Zamawiającego, wg pomysłu Wykonawcy, zatwierdzonego przez Zamawiającego. Wykonawca nie będzie ponosił kosztu udziału osób wskazanych przez Zamawiającego. Filmy będą wykorzystywane m.in. w ramach internetowych S t r o n a 5
działań promocyjnych, do odtwarzania na stronie internetowej Zamawiającego oraz w czasie konferencji i prezentacji. - Wykonawca zobowiązany jest do przesłania opisu propozycji nagrań, z ewentualnym uwzględnieniem podkładu muzycznego, miejsca nagrania, itp., uwzględniające wszystkie elementy wskazane wcześniej przez Zamawiającego w drodze roboczych konsultacji. - Zamawiający wyrazi akceptację lub zgłosi uwagi do materiału. - Wykonawca zrealizuje materiały zgodnie z zaakceptowanym opisem. - Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu gotowych materiałów, celem uzyskania ich akceptacji bądź uwzględnienia ewentualnych uwag. - materiały muszą być nagrane w standardzie umożliwiającym wielokrotną emisję w Internecie, w jakości HD 1080p. - Wykonawca odpowiada za kompleksowy montaż i udźwiękowienie filmów oraz przygotowanie elementów wizualnych: (m.in.: plansze z podpisami, co najmniej jedną infografikę ilustrującą materiał). - styl filmów musi być dostosowany do grupy odbiorców docelowych kampanii, w tym w szczególności do przedstawicieli środowiska biznesu. - Wykonawca, po ukończeniu zadania, zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu nośnika z nagraniami, w formacie umożliwiającym zamieszczenie ich na stronie internetowej. - Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w filmach wymogi związane z prawidłowym oznakowaniem oraz informacje o współfinansowaniu ze środków UE. c) Produkcja filmu promocyjnego o długości 60 sekund przedstawiającego przebieg procesu w projekcie Sieć Otwartych Innowacji w przystępnej i zrozumiałej formie. Proces powinien zostać przedstawiona w formie animacji, zachowując nowoczesną i atrakcyjną szatę graficzną. W filmie powinien wystąpić lektor oraz podkład muzyczny. Treść i forma powinny zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. 2.2.2.2 Wykonanie projektu i produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych a) Ścianki materiałowej na metalowym stelażu, składanej do możliwości transportu wraz z opakowaniem zapobiegającym zabrudzeniom i zniszczeniu poprzez np. przemoczenie lub uszkodzenie w transporcie - w ilości 4 sztuk o minimalnych wymiarach wysokość 222 cm, głębokość 35 cm, szerokość 280 cm (wraz z roczną gwarancją); b) Wysokiej jakości roll-upy o wymiarach 85 cm na 200 cm (wraz z roczną gwarancją) z wytrzymałą kasetą. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia roll-upów różnych projektów w różnych momentach trwania umowy. Łączna liczba roll-upów to 8 sztuk. c) Ulotki reklamowe A5 z nadrukiem pełnokolorowym obustronnym, drukowane na papierze o gramaturze 135 g/m2, pokryte lakierem dyspersyjnym, rozmiar nadruku: S t r o n a 6
148x210 mm, nadruk: dwustronny kolorowy CMYK 4/4, rodzaj nadruku: offset, materiał: kreda błysk, logotypy w wersji kolorowej; projekt (wkład merytoryczny przygotuje zamawiający) w języku polskim i angielskim i produkcja: język polski - 15 000 sztuk i język angielski 1 000 sztuk; d) Długopis (nie metalowy, gumowy), wkład niebieski, projekt i produkcja 5 000 sztuk. Wykonawca przedstawi 5 modeli z których Zamawiający wybierze 1. e) Notes blok notatnikowy, klejony od góry, format A5, papier o gramaturze 80 g/m2, logotypy w wersji kolorowej; projekt i produkcja 5 000 sztuk; f) Folder reklamowy w formie broszury z informacjami o projekcie Sieć Otwartych Innowacji kreda min. 250 g, kolorystyka 4+4, format A4, 4 strony, folia matowa na całości + lakier uv wybiórczo w ilości 10 000 sztuk w języku polskim i 1000 sztuk w języku angielskim; g) Smycze materiałowe do identyfikatorów, z nadrukiem projektowym, zakończona metalowym zapięciem typu karabińczyk, szerokość smyczy: 1,5 cm, długość smyczy: 80 cm, 5 000 szt. h) Torebka prezentowa format 19x24x9. Torby KM 300g, druk 4+0, sznurek bawełniany biały, folia błysk 1+0 i lakier UV mat 1+0 (tło błyszczące, a logo mat). Projekt i produkcja 5 000 szt. 2. 2. 2. 3 Propozycje odświeżenia linii kreatywnej projektu 2.2.3 Ogólne wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia a) realizując Kampanię Wykonawca w całości odpowiada za przygotowanie niezbędnych materiałów reklamowych, zakup potrzebnych zdjęć, materiałów i ich licencji. Zamawiający przez materiały reklamowe rozumie wszelkie formy i formaty reklam używanych w kampanii, takie jak strony docelowe (landing page), formaty reklamy display, reklamy tekstowe (SEM), wszelkie materiały wykorzystywane w działaniach w mediach społecznościowych (posty, multimedia, aplikacje, newslettery i mailingi, itp.); b) szczegóły realizacji zadań składających się na przedmiot zamówienia Strony będą uwzględniać na bieżąco, w trybie roboczym; c) wszystkie zadania przewidziane w przedmiocie zamówienia muszą być realizowane zgodnie z Harmonogramem, o którym mowa w pkt. 2.1 lit. a, przedłożonym przez Wykonawcę po zawarciu umowy i zaakceptowanym przez Zamawiającego. Harmonogram może podlegać modyfikacjom w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia przy zgodnej opinii Stron wyrażonej na piśmie; d) Wykonawca w trakcie realizacji zadań zobowiązany jest przestrzegać zasad, o których mowa w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, dostępnego na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl. Obowiązkiem Wykonawcy jest S t r o n a 7
monitorowanie wszystkich ewentualnych aktualizacji ww. wytycznych i bieżące uwzględnianie aktualizacji w przygotowywanych materiałach; e) Wykonawca otrzyma logotypy Zamawiającego w postaci plików elektronicznych oraz Księgę Identyfikacji Wizualnej Zamawiającego, którą w ciągu 3 dni roboczych od podpisania umowy; f) Wszystkie materiały na poszczególnych etapach prac wykonawczych, Wykonawca będzie dostarczał i odbierał na własny koszt, własnym transportem do/z siedziby Zamawiającego. Transport obejmować będzie również rozładunek / załadunek materiałów oraz przemieszczenie do wskazanego przez Zamawiającego pomieszczenia. 2.3 Raport z wykonania przedmiotu zamówienia wraz z wymaganymi załącznikami i nośnikami. Wykonawca, w terminach, o którym mowa w pkt 1.4, zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu Raport kwartalny z wykonania przedmiotu zamówienia w wersji papierowej w formie opisu o przebiegu realizacji zamówienia w danym okresie sprawozdawczym, wraz z podaniem liczbowych wartości poszczególnych działań, np.: - aktywności na profilach w serwisach społecznościowych (m.in.: liczba wpisów Wykonawcy, liczba wpisów użytkowników, liczba komentarzy, liczba udostępnień, rozkład aktywności dzienny i tygodniowy). Opis powinien być zilustrowany print screenami; - informacji z przebiegu kampanii na profilach branżowych (m.in.: zasięg kampanii, liczba odwiedzin, realnych użytkowników, kliknięć, przejść na stronę, czasu spędzonego na stronie docelowej, wskaźnik odwiedzin, wskaźnik odrzuceń, itp.). Opis powinien być zilustrowany print screenami; - informacji na temat kampanii w prasie (m.in.: tytuły, w których pojawiały się artykuły, uzasadnienie dla wyboru tytułów, tematyka i ich rodzaj, itp.). Do raportu powinny być dołączony po 1 egzemplarzu papierowym każdego tytułu prasowego, w którym ukazały się artykuły prasowe; - informacja na temat produkcji materiałów multimedialnych (syntetyczny opis każdego powstałego materiału); - informacja na temat materiałów informacyjno-promocyjnych (m.in.: liczba poszczególnych rodzajów materiałów, zdjęcie każdego rodzaju wyprodukowanego materiału); - syntetyczny opis odświeżonej linii kreatywnej projektu. S t r o n a 8