TYTUŁ PREZENTACJI Wniosek beneficjenta o płatnośd w Generatorze Wniosków Płatniczych KATOWICE, 7 września 2012r.
Importujemy wniosek aplikacyjny do Generatora Wniosków Płatniczych.
W przypadku jednostek sektora finansów publicznych pamiętamy o wykazywaniu wydatków w terminie do 3 miesięcy od ich poniesienia (zgodnie z art. 190 UFP). Wskazujemy okres, w którym zostały poniesione wydatki.
Jeśli aneksowano umowę o dofinansowanie projektu aktualizujemy punkt 2.6. np. wskazujemy 01. Zawsze wpisujemy płatność zaliczkową. Kwota wnioskowana musi być zgodna z punktem (10_) wniosku o płatność, z pierwszym wierszem w kolumnie: planowana kwota wnioskowana.
Wskazujemy dane osób, które sporządzały wniosek o płatność postęp finansowy i postęp rzeczowy.
Pamiętaj, że wniosek o płatność musi zostać podpisany przez upoważnioną osobę do podejmowania wiążących decyzji w imieniu Beneficjenta! Przy każdej wersji wniosku o płatność aktualizujemy datę.
Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie sporządzonym w wersji GWA 6.4 oraz 7.5 w kolumnie w tym wydatki personelu zadania Zarządzanie projektem wskazujemy łączną kwotę wydatków odnoszących się do wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem. W wierszach w tym wydatki personelu wskazujemy wartość 0. Pamiętaj! Wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem wyliczamy zgodnie z procentem wskazanym w umowie o dofinansowanie. Nie wpisujemy ich do Załącznika nr 1. W kolumnie 2 wskazujemy wydatki zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie projektu. W kolumnie 3 wskazujemy wydatki zgodne z Załącznikiem nr 1 w podziale na zadania. W kolumnie 4 wskazujemy wydatki uznane przez Instytucję Pośredniczącą za kwalifikowalne zgodnie z Informacjami o wynikach weryfikacji wniosków o płatność.
W tym punkcie wskazujemy informacje na temat podjętych działań w ramach równości szans kobiet i mężczyzn w danym okresie rozliczeniowym zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Opisujemy stan realizacji poszczególnych zadań, które zostały określone w budżecie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Postęp rzeczowy musi być zgodny z postępem finansowym z Załącznika nr 1.
Przychód = wpływ środków finansowych w ramach projektu pochodzący ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat niebędących wkładem własnym w projekcie, które powstaną w związku z realizacją projektu, np. opłaty za przedszkole, opłaty za korzystanie ze sprzętu, kary umowne w przypadku, gdy są zwracane na rachunek Beneficjenta (przychodem nie będzie kara umowna, która pomniejsza kwotę do zapłaty). Wskazujemy każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność.
Korektą finansową są wydatki niekwalifikowalne niestanowiące nieprawidłowości dotychczas zatwierdzone w ramach projektu np. 1) Wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu 2) Wydatek zgłoszony przez Beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęty we wnioskach o płatność 1) Wydatek omyłkowo ujęty przez Beneficjenta we wniosku o płatność w zawyżonej wysokości (w stosunku do dokumentu księgowego). Uzupełniamy w przypadku wykrycia wydatku niekwalifikowalnego we wcześniej zatwierdzonych wnioskach o płatność. Punkt (7_) wypełniamy w sposób precyzyjny pozwalający na szybką identyfikację wydatku, którego dotyczy korekta. UWAGA: Korektą finansową mogą być jedynie wydatki, które zostały już zatwierdzone we wnioskach o płatność (nie wykazujemy korekt w pierwszym wniosku o płatność!). Korekty nie dotyczą wydatków przedstawionych w Załączniku nr 1 bieżącego wniosku o płatność. Kwotę korekty finansowej zawsze zwracamy do Instytucji Pośredniczącej na rachunek bankowy, z którego otrzymaliśmy dofinansowanie w ramach projektu.
Wskazujemy wydatki kwalifikowalne dotychczas zatwierdzone we wnioskach o płatność w podziale na kwotę dofinansowania i wkładu własnego (jeśli wkład własny występuje w projekcie). Wskazujemy wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym, za który składamy wniosek o płatność w podziale na kwotę dofinansowania i wkładu własnego (jeśli wkład własny występuje w projekcie). W punkcie (8_) zawsze wskazujemy sumę kosztów bezpośrednich i pośrednich bez względu na sposób ich rozliczania.
W wierszu 1 wskazujemy całkowitą kwotę dofinansowania projektu. W wierszu 3 wskazujemy łączną kwotę dotychczas rozliczonych środków zgodnie z zatwierdzonymi wnioskami o płatność w podziale na kwotę dofinansowania i wkładu własnego (bez kwoty rozliczanej danym wnioskiem). W wierszu 2 wykazujemy łączną kwotę otrzymanego dofinansowania na ostatni dzień okresu rozliczeniowego pierwszej złożonej wersji wniosku o płatność. W wierszu 4 wskazujemy wartość wydatków z Załącznika nr 1 (plus wartość kosztów pośrednich rozlicznych ryczałtem) w podziale na kwotę dofinansowania i wkładu własnego.
W Załączniku nr 1 wykazujemy wszystkie wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym, za który został złożony dany wniosek o płatność.
Wynagrodzenie może zostać ujęte i rozliczone we wniosku o płatność, o ile zostało w całości zapłacone (tzn. wraz z pochodnymi wynagrodzeń). Pamiętaj! W kolumnie 5 wpisz imię i nazwisko, stanowisko, miesiąc i rok za jaki zostało wypłacone wynagrodzenie oraz wymień składowe jakie obejmuje dana pozycja. Sposoby wykazywania wynagrodzenia: jeżeli składowe wynagrodzenia zostały zapłacone na podstawie różnych dokumentów w osobnych wierszach wskazujemy wynagrodzenie netto pracownika, kwotę składek ZUS oraz kwotę podatku dochodowego. jeżeli wszystkie składowe wynagrodzenia zostały zapłacone na podstawie tego samego dokumentu (np. listy płac) możemy wykazać wynagrodzenia w jednej pozycji. Wówczas w kolumnie 4 data zapłaty wskazujemy kilka dat zapłaty (datę zapłaty wynagrodzenia netto, podatku dochodowego i składek ZUS).
Pamiętaj, żeby szczegółowo wskazywać informacje na temat dokonanych zakupów w ramach poszczególnych zadań np. materiały biurowe niezbędne do przeprowadzenia zajęć (papier ksero, zeszyty, ołówki). W przypadku, gdy dokument księgowy zawiera pozycje o różnych stawkach VAT, pogrupuj poszczególne wydatki tj. uwzględnij w osobnych pozycjach Załącznika nr 1 wg stawek VAT.
W kolumnie 11 Załącznika nr 1 wykazujemy wartość VAT, która odnosi się tylko i wyłącznie do wydatku kwalifikowalnego wskazanego w kolumnie 10 kwota wydatków kwalifikowalnych.
Gdy dokonałeś płatności w formie przedpłaty na podstawie faktury pro-forma to wówczas w kolumnie Nr dokumentu Załącznika nr 1 uwzględnij zapis np. Faktura VAT nr 5/12 z uwzględnieniem Faktury pro-forma nr 6/12. W kolumnie 4 podaj faktyczną datę zapłaty na podstawie faktury pro-forma, natomiast w pozostałych kolumnach Załącznika nr 1 uwzględnij informacje z Faktury VAT. Gdy posiadasz fakturę oraz fakturę korygującą dla któregoś z wydatków, wówczas w kolumnie Nr dokumentu Załącznika nr 1 uwzględnij zapis np. Faktura nr 1/12 z dnia 15.02.2012 z uwzględnieniem Faktury korygującej nr 2/12. W kolejnych kolumnach Załącznika nr 1 podaj informacje z faktury korygującej. Nie wykazuj kwot ujemnych w Załączniku nr 1!!!
Możesz wnioskować o kolejną transzę w sytuacji rozliczenia 70% dotychczas otrzymanych środków. Kolejne okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatności. Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych do końca realizacji projektu. Możesz poza wnioskiem aktualizować harmonogram płatności w szczególności, aby uniknąć konieczności naliczania odsetek zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP. Harmonogram płatności składany poza WNP sporządzasz zgodnie ze wzorem Załącznika nr 4 do umowy o dofinansowanie projektu oraz uwzględniasz wszystkie okresy rozliczeniowe od początku realizacji projektu. Zaktualizowany harmonogram płatności złóż przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, którego zmiana dotyczy, aby uzyskać akceptację Instytucji Pośredniczącej przed upływem tego okresu. I transza dofinansowania przekazywana jest Beneficjentowi po podpisaniu umowy. Nie musisz o nią wnioskować.
Zaplanuj starannie postęp finansowy, aby zapewnić płynność finansową projektu!!! Okres rozliczeniowy Okres rozliczeniowy Planowane wydatki Planowana kwota data od data do (PLN) wnioskowana (PLN) 2012-11-01 2012-12-31 50 000,00 45 000,00 2013-01-01 2013-03-31 20 000,00 60 000,00 2013-04-01 2013-06-30 46 000,00 0,00 2013-07-01 2013-07-31 60 000,00 60 000,00 Planowane wydatki (wkład własny + wartość dofinansowania) = całkowita wartość projektu (kwota dotychczas rozliczonych środków + kwota rozliczana niniejszym wnioskiem o płatność) np. 176 000,00 = 205 000,00 (0,00 + 29 000,00). Planowana kwota wnioskowana (wartość dofinansowania) = kwota dofinansowania środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki, np. 165 000,00 = 205 000,00 40 000,00. Okres rozliczeniowy data od Okres rozliczeniowy data do Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) 2012-11-01 2012-12-31 50 000,00 45 000,00 2013-01-01 2013-03-31 20 000,00 60 000,00 2013-04-01 2013-06-30 46 000,00 0,00 2013-07-01 2013-07-31 60 000,00 60 000,00
Opisujemy planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Pamiętaj o każdorazowej aktualizacji planowanych działań!
W punkcie (12_) opisujemy napotkane problemy podczas realizacji projektu i w trakcie realizacji działań równościowych oraz wyjaśniamy przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, aby wskazywać podjęte środki naprawcze!!!
Pamiętaj, aby potwierdzić, że projekt jest realizowany zgodnie z zasadami polityk wspólnoty!
Pamiętaj żeby zaznaczyć, które załączniki zostaną dostarczone wraz z wnioskiem o płatność.
Zaznaczamy zgodnie z rodzajem realizowanego projektu. Monitoruj wszystkie mierzalne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie w punkcie 3.1.2 Cel główny projektu i w punkcie 3.1.3 Cele szczegółowe projektu w ramach wskaźników pomiaru celu. Uwaga: W Załączniku nr 2 wniosku beneficjenta o płatność monitorujemy wszystkie wskaźniki, których dotyczy projekt, nawet jeśli nie określono ich we wniosku aplikacyjnym. W przypadku wniosków o dofinansowanie sporządzonych w wersji 5.3 GWA przedstaw wszystkie wskaźniki mierzalne zgodnie z pkt. 3.4 Rezultaty i Produkty. Natomiast rezultaty miękkie opisz we wniosku o płatność w punkcie (5_) Postęp rzeczowy realizacji projektu. W Załączniku nr 2 wskazujemy osoby, które podpisały deklarację uczestnictwa w projekcie. Zalecamy, aby podpisanie deklaracji miało miejsce w dniu rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu.
Mr wartośd wskaźnika osiągnięta w danym okresie rozliczeniowym (wg stanu na koniec tego okresu). Mp wartośd wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu wskazujemy narastająco, tj. od początku realizacji projektu łącznie z bieżącym okresem rozliczeniowym. UWAGA! Gdy do projektu powracają osoby, które przerwały / zakooczyły udział w projekcie, wykazujemy je w kolumnie: powróciły do projektu jednocześnie odejmując je od wartości Mp w kolumnie zakooczyły / przerwały udział w projekcie. Dane w Tabeli 1 muszą byd zgodne z danymi w Tabeli nr 2, 4 oraz 7 w zależności od wskaźników dla danego Działania w ramach PO KL. W pierwszym wniosku o płatność : Mr 1 = Mp 1 W kolejnych wnioskach o płatność : Mp 2 = Mp 1 + Mr 2 Mp 3 = Mp 2 + Mr 3 itd.
Tabelę 2 wypełniamy szczegółowo wskazując dane zgodne z deklaracjami uczestnictwa w projekcie. Pamiętaj, że struktura grupy docelowej powinna byd zgodna z założeniami wniosku o dofinansowanie projektu (punkt 3.2.1 wniosku o dofinansowanie). W komentarzach pod tabelami wyjaśniamy wszelkie rozbieżności i omyłki powstałe w dotychczas zatwierdzonych Załącznikach nr 2.
W Tabeli 3 wskazujemy osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata. Wiek uczestników projektu: -15-24 lata osoby, które ukończyły 15 lat i nie osiągnęły 25 roku życia. -55-64 lata osoby, które ukończyły 55 lat i nie osiągnęły 65 roku życia. Pamiętaj, że bierzemy pod uwagę wiek uczestnika z dnia rozpoczęcia udziału w projekcie, nie ulega on zmianie w trakcie realizacji projektu.
Pamiętaj! Dane wykazywane w Tabelach od 1 do 4 muszą być całkowicie zgodne z danymi w Formularzu PEFS! W Tabeli nr 4 szczegółowo wskazujemy poziom wykształcenia uczestników projektu zgodnie z danymi zawartymi w deklaracjach uczestnictwa.
Tabelę 5 uzupełniamy tylko w przypadku, gdy wsparciem w ramach projektu objęte są przedsiębiorstwa.
Tabelę 6 wypełniamy w przypadku udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis na rzecz mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w ramach projektu.
Tabela 7 zawiera 2 części: 1) obligatoryjne wskaźniki dla każdego z Działań PO KL 1) inne wskaźniki, których osiągnięcie Beneficjent zadeklarował we wniosku o dofinansowanie (punkt 3.1.2 i 3.1.3 wniosku o dofinansowanie). Pamiętaj, że zgodnie z Podręcznikiem wskaźników PO KL ze stycznia 2012 roku za moment wdrożenia programu rozwojowego (Poddziałanie 9.1.2) uznajemy datę podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Uzupełniaj wskaźniki zgodnie z Podręcznikiem wskaźników PO KL który jest załącznikiem do zasad systemu sprawozdawczości.
Tabelę 8 Informacja o wykonaniu wskaźnika efektywności zatrudnieniowej wypełniamy w przypadku, gdy umowa o dofinansowanie zobowiązuje Beneficjenta do monitorowania w/w wskaźnika. Pomiar wskaźników jest dokonywany zgodnie z dokumentem Sposób pomiaru wskaźnika efektywności zatrudnieniowej w projekcie; Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej liczymy narastająco od początku realizacji projektu; wartość docelowa - wartość określona we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. W przypadku, gdy we wniosku beneficjent nie wskazał wartości wyrażonej w %, wartość docelową obliczamy jako stosunek planowanej liczby osób, które podejmą zatrudnienie w wyniku udziału w projekcie do planowanej liczby osób, które zakończą udział w projekcie.
Po zakończeniu wprowadzania danych do Generatora Wniosków Płatniczych SPRAWDŹ DANE! Ta zakładka jest wypełniana tylko i wyłącznie przez pracowników Instytucji Pośredniczącej. Prosimy o nieutrudnianie nam pracy. Suma kontrolna wersji elektronicznej wniosku o płatność musi być zgodna z sumą kontrolną jego wydrukowanej wersji.
TYTUŁ PREZENTACJI Formularz PEFS 2007 KATOWICE, 7 września 2012r.
Po otworzeniu Formularza PEFS zaczynamy pracę od kliknięcia ikonki Uzupełnij dane. Uwaga! W Formularzu PEFS 2007 wykazujemy dane osobowe uczestników projektów, którzy rozpoczęli edukację przynajmniej na poziomie gimnazjalnym lub ukończyli 12 rok życia.
Wprowadzamy identyfikator i hasło uzyskane od opiekuna merytorycznego projektu.
Dane do logowania uzyskane od opiekuna merytorycznego służą jedynie do pierwszego logowania. Dane uczestników wprowadzamy po utworzeniu własnego użytkownika.
Klikamy w ikonkę Dodaj użytkownika, następnie wprowadzamy swój login i hasło.
Logujemy się do Formularza PEFS na utworzonego przez siebie użytkownika.
Klikamy na ikonkę Dane projektu i zaczynamy pracę! Powodzenia!
Pamiętamy o: 1) prawidłowym wskazaniu nr projektu tj. POKL.00.00.00-24-000/rok konkursu, na który złożono wniosek o dofinansowanie projektu 2) poprawnym wskazaniu tytułu oraz danych zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie projektu 3) w przypadku Poddziałania 9.1.1 w formularzu PEFS uzupełniamy wiersz Liczba dzieci w wieku od 3 do 5 lat objętych wsparciem w ramach projektu. Do pomiaru wskaźnika bierzemy pod uwagę miejsce zamieszkania uczestnika projektu lub miejsce realizacji projektu jedynie obszar gmin wiejskich lub części wiejskiej gmin miejsko-wiejskich. 3-5 lat dzieci, które ukończyły 3 lata i nie osiągnęły 6 roku życia. 4) w przypadku wystąpienia w projekcie osób niepełnosprawnych wypełniamy wiersz Liczba osób niepełnosprawnych objętych wsparciem w ramach projektu, która musi być zgodna z Tabelą 2 Załącznika nr 2.
Po kliknięciu zakładki Dane uczestników indywidualnych przechodzimy do uzupełniania informacji o uczestnikach projektu zgodnie z deklaracjami uczestnictwa. Pamiętaj o uzupełnieniu zakładek Szczegóły wsparcia oraz Szczegóły statusu osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu.
Wskazujemy rodzaje otrzymanego wsparcia przez uczestników projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.
W przypadku Działania 9.2 oraz Poddziałań 9.1.1, 9.1.2 obowiązkowo uzupełniamy Dane instytucji. Liczba instytucji musi być zgodna z liczbą placówek objętych wsparciem wskazaną w Tabeli 7 Załącznika nr 2.
Wskazujemy rodzaje otrzymanego wsparcia przez placówki biorące udział w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.
Po uzupełnieniu wszystkich danych sprawdzamy ich prawidłowość w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel. Aby wejść do arkusza klikamy na zakładkę PEFS - Dane beneficjentów prawym przyciskiem myszy oraz wybieramy opcję Odkryj.
Odkrywamy kolejno opcje np. Dane uczestników i sprawdzamy poprawność wprowadzonych informacji.
Aby ułatwić sobie pracę podczas sprawdzania danych, skorzystaj z funkcji Sortuj i filtruj.
to be continued
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego adres: Siedziba - ul. Dąbrowskiego 23 Poczta - ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice telefony: +48 (32) 77 40 125, +48 (32) 77 40 126 fax: +48 (32) 77 40 402 adres email: efs@slaskie.pl www.efs.slaskie.pl Punkt Informacyjny ds. rozliczania projektów PO KL Godziny funkcjonowania: od poniedziałku do piątku od godz. 8:00 do godz. 13:00 Tel. (32) 77 40 418 Konferencja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego