Rozdział 1. Brak obowiązku zgłaszania do Państwowej Inspekcji Pracy

Wprowadzenie Znaczna część komentarza została poświęcona znowelizowanym przepisom o czasie pracy, które wprowadzają w szczególności możliwość wydłużania okresów rozliczeniowych maksymalnie do 12 miesięcy oraz stosowania mechanizmów ruchomego czasu pracy. Szeroko omówione zostały także nowe regulacje rozszerzające uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem, w tym w szczególności uprawnienia pracowników ojców. Biorąc pod uwagę, że komentarz ma charakter periodyczny i ukazuje się wraz z rozpoczęciem każdego kolejnego roku kalendarzowego, omawiamy w nim wyłącznie te zagadnienia, które w istotny sposób zmieniły się na przestrzeni ostatniego roku. Chociaż w treści komentarza przytaczane są wyłącznie przepisy kodeksu pracy, obejmuje on również niektóre zmiany regulacji pozakodeksowych, które mają szczególnie istotny wpływ na sytuację prawną pracodawców. Dotyczy to w szczególności podwyższenia wynagrodzenia minimalnego oraz nowej ustawy antykryzysowej, tj. ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz.U. z 2013 r., poz. 1291). Weszła ona w życie 21 listopada 2013 r. Kolejno skomentowane zostały poszczególne zmiany dotyczące braku obowiązku dokonywania zgłoszeń do Państwowej Inspekcji Pracy, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, czasu pracy, uprawnień związanych z rodzicielstwem oraz przepisy nowej ustawy antykryzysowej. 7

Rozdział 1. Brak obowiązku zgłaszania do Państwowej Inspekcji Pracy Od 17 stycznia 2013 r. obowiązuje ustawa z 9 listopada 2012 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r., poz. 2), która uchyliła art. 209 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą mieli obowiązek zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz do Państwowej Inspekcji Sanitarnej (PIS) informacji o miejscu, rodzaju oraz zakresie prowadzonej działalności. Pracodawcy musieli tego dokonać w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Analogiczny obowiązek dotyczył zgłoszenia wszelkich zmian odnoszących się do miejsca, rodzaju oraz zakresu prowadzonej działalności. 1.1. Ograniczenie biurokracji Celem zmian wprowadzonych ustawą nowelizacyjną było uproszczenie i ograniczenie obowiązków i procedur obciążających przedsiębiorców rozpoczynających działalność, co ma wpłynąć na ograniczenie biurokracji oraz podniesienie konkurencyjności gospodarki. W konsekwencji tych zmian uchylony został również art. 283 2 pkt 1 k.p. uznający niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku z art. 209 k.p. za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Po zmianie pracodawcy nie mają obowiązków zgłoszeniowych, o których mowa powyżej. Tym samym brak zgłoszenia nie wiąże się też z żadną sankcją. Usunięcie obowiązku powiadomienia PIP nie oznacza jednak, że ta inspekcja oraz PIS zostały pozbawione informacji o nowo powstających pracodawcach. W zamian bowiem za to nowelizacja przyznała PIS prawo do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) prowadzonym przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, a także przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na koncie płatnika składek. Ponadto urzędy statystyczne zostały zobowiązane do nieodpłatnego udostępniania PIP oraz PIS z urzędu, kwartalnie, zgromadzonych w rejestrze podmiotów informacji o podmiotach deklarujących zatrudnienie pracowników wraz z nadanym im numerem identyfikacyjnym i zakodowanym opisem informacji objętych rejestrem, w uzgodnionym zakresie, niezbędnym do wykonywania statutowych zadań tych instytucji. 9

Kodeks pracy 1.2. Możliwa kontrola Brak obowiązku informacyjnego nie oznacza, że Państwowa Inspekcja Pracy nie może wszcząć kontroli wobec przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność. Dotychczas była ona przeprowadzana w związku z przekazaniem inspekcji informacji o rozpoczęciu działalności. Obecnie wiadomości te są pozyskiwane przez inspekcję z Głównego Urzędu Statystycznego. Jak pokazała praktyka z 2012 r., informacje te stanowiły podstawę do dokonywania przez inspekcję wielu kontroli w nowo powstałych zakładach pracy. WAŻNE Zwolnienie z obowiązku powiadamiania Państwowej Inspekcji Pracy o rozpoczęciu działalności nie oznacza, że u nowego pracodawcy inspekcja nie może przeprowadzić kontroli. 10

Rozdział 2. Wynagrodzenie minimalne Kwota minimalnego wynagrodzenia w 2014 r. uległa podwyższeniu i wynosi 1680 zł brutto miesięcznie (dotychczas było to 1600 zł). Podwyższenie powoduje obowiązek dostosowania umów o pracę (poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia zmieniającego) w przypadku tych pracowników, których pensja została określona w angażu konkretną kwotą odpowiadającą dotychczasowemu wynagrodzeniu minimalnemu (lub kwotą wyższą niż dotychczasowe wynagrodzenie minimalne, ale niższą niż wynagrodzenie minimalne obowiązujące w 2014 r.). W przypadku natomiast tych pracowników, których wysokość zarobków została określona w umowach o pracę jako wynagrodzenie odpowiadające wynagrodzeniu minimalnemu, nie ma konieczności zmiany umów. Należy przy tym podkreślić, że niezależnie od odpowiedniej zmiany kontraktu i dostosowania wysokości pensji pracowników do nowego wynagrodzenia minimalnego, od 1 stycznia 2014 r. tak czy inaczej obowiązuje (z mocy ustawy) nowe wynagrodzenie minimalne w wysokości 1680 zł brutto. Pracodawca ma obowiązek wypłacania wynagrodzenia co najmniej w takiej wysokości, niezależnie od niekorzystnych dla pracownika i niedostosowanych do nowej wysokości wynagrodzenia minimalnego postanowień umowy o pracę. Wskutek podwyższenia wynagrodzenia minimalnego nastąpiła odpowiednia zmiana wysokości świadczeń, których poziom jest uzależniony od wynagrodzenia minimalnego. Chodzi np. o dodatek za pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za czas choroby (o którym mowa w art. 92 k.p.) oraz zasiłek chorobowy czy odprawę z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Inna kwota pensji minimalnej wpłynęła także na zmianę wysokości obciążeń publicznoprawnych odliczanych z pensji (tj. zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne) oraz maksymalną dopuszczalną kwotę potrąceń z wynagrodzenia za pracę (dokonywanych na zasadach określonych w kodeksie pracy). 2.1. Dodatek za pracę w porze nocnej Za pracę w porze nocnej pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 151 8 k.p.), za każdą godzinę pracy w porze nocnej. 11

Kodeks pracy Punktem wyjścia dla prawidłowego obliczenia wysokości dodatku jest ustalenie stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Stawkę tę ustala się jako iloraz miesięcznego wynagrodzenia minimalnego (obecnie w wysokości 1680 zł brutto) i liczby godzin wynikających z wymiaru czasu pracy pracownika w danym miesiącu. Wymiar czasu pracy dla danego miesiąca ustala się mnożąc liczbę pełnych tygodni przypadających w danym miesiącu razy 40 godzin (tj. przez średniotygodniową normę czasu pracy obowiązującą pracowników) i dodając do otrzymanego wyniku iloczyn 8 godzin (tj. liczby godzin wynikających z dobowej normy czasu pracy obowiązującej pracowników) i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca kalendarzowego, będących dla pracowników dniami pracy. Należy przy tym pamiętać o wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (sygn. akt K 27/11), zgodnie z którym każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela (a więc także święto występujące w dniu wolnym od pracy wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy, niebędącym niedzielą) zmniejsza wymiar czasu pracy w danym miesiącu o 8 godzin. Wymiar czasu pracy dla poszczególnych miesięcy w 2014 r. został obliczony i przedstawiony w tabeli 3 (patrz str. 19). Po obliczeniu stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę dodatek za pracę w porze nocnej oblicza się jako 20% tej stawki za każdą godzinę pracy w porze nocnej. PRZYKŁAD Wyliczanie dodatku za pracę w porze nocnej Pracownik świadczył pracę w porze nocnej w wymiarze 12 godzin w styczniu, 15 godzin w lutym oraz 20 godzin w marcu 2014 r. Dodatek za pracę w porze nocnej należy ustalić odrębnie dla każdego miesiąca, uwzględniając różny wymiar czasu pracy, a co za tym idzie różną wysokość stawki godzinowej wynikającej z wynagrodzenia minimalnego w poszczególnych miesiącach. W styczniu stawka ta wynosi 1680 zł : 168 godz. = 10 zł brutto. Zatem dodatek za 1 godzinę pracy w porze nocnej w styczniu 2014 r. wynosi 2 zł brutto (20% x 10 zł), co daje łączny dodatek za 12 godzin pracy w porze nocnej w styczniu 2014 r. w wysokości 24 zł brutto (12 godz. x 2 zł). W lutym stawka godzinowa wynikająca z minimalnego wynagrodzenia za pracę wynosi 1680 zł : 160 godz. = 10,50 zł brutto, a dodatek za jedną godzinę pracy w porze nocnej 2,10 zł brutto. To daje łączny dodatek w wysokości 31,50 zł brutto (15 godz. x 2,10 zł). W marcu stawka godzinowa wynikająca z minimalnego wynagrodzenia za pracę jest identyczna jak w styczniu, co oznacza obowiązek wypłaty dodatku w wysokości 40 zł brutto (20 godz. x 2 zł). 12

Rozdział 2. Wynagrodzenie minimalne Tabela 1. Dodatek za pracę w porze nocnej w 2014 r. miesiąc wymiar czasu pracy stawka godzinowa wynikająca z minimalnego wynagrodzenia styczeń 168 godz. 1680 zł : 168 godz. = 10 zł 2,00 zł luty 160 godz. 1680 zł : 160 godz. = 10,50 zł 2,10 zł marzec 168 godz. 1680 zł : 168 godz. = 10 zł 2,00 zł kwiecień 168 godz. 1680 zł : 168 godz. = 10 zł 2,00 zł maj 160 godz. 1680 zł : 160 godz. = 10,50 zł 2,10 zł czerwiec 160 godz. 1680 zł : 160 godz. = 10,50 zł 2,10 zł lipiec 184 godz. 1680 zł : 184 godz. = 9,13 zł 1,83 zł sierpień 160 godz. 1680 zł : 160 godz. = 10,50 zł 2,10 zł wrzesień 176 godz. 1680 zł : 176 godz. = 9,55 zł 1,91 zł październik 184 godz. 1680 zł : 184 godz. = 9,13 zł 1,83 zł listopad 144 godz. 1680 zł : 144 godz. = 11,67 zł 2,33 zł grudzień 168 godz. 1680 zł : 168 godz. = 10 zł 2,00 zł dodatek za 1 godzinę pracy w porze nocnej brutto 2.2. Wynagrodzenie za czas choroby Wraz ze wzrostem minimalnej płacy rośnie również najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom (tj. zasiłku chorobowego oraz wynagrodzenia za czas choroby wypłacanego zgodnie z art. 92 k.p.). W przypadku pracowników będących w pierwszym roku pracy zawodowej najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych w 2014 r. wynosi: 1159,74 zł (tj. 80% minimalnego wynagrodzenia minus 13,71% z tych 80% wynagrodzenia minimalnego, tj. 80% x 1680 zł = 1344 zł i 1344 zł 13,71% x 1344 zł = 1159,74 zł). W przypadku pozostałych pracowników najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych w 2014 r. wynosi: 1449,67 zł (tj. wynagrodzenie minimalne minus 13,71% z tego wynagrodzenia, tj. 1680 zł 13,71% x 1680 zł = 1449,67 zł). W przypadku pracowników wynagradzanych minimalną pensją, którym pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe na przełomie roku 2013/2014, po 1 stycznia 2014 r. pracodawca zobowiązany jest odpowiednio przeliczyć podstawę wymiaru tych świadczeń. 13

Kodeks pracy PRZYKŁAD Zmiana podstawy wymiaru świadczeń chorobowych Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim od 16 grudnia 2013 r. do 10 stycznia 2014 r. Pracodawca wypłaca mu wynagrodzenie zgodnie z art. 92 k.p. W związku z tym, że osoba ta otrzymuje wynagrodzenie na poziomie płacy minimalnej, podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas choroby za grudzień 2013 r. nie mogła być niższa od kwoty 1380,64 zł. Natomiast przy obliczaniu wynagrodzenia za czas choroby za styczeń 2014 r. (oraz ewentualnie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego za kolejne miesiące tego roku, w przypadku przedłużenia choroby) podstawa ta nie może być niższa niż 1449,67 zł. Jeżeli płatnik wypłaci wynagrodzenie (zasiłek) w dotychczasowej wysokości (tj. przyjmując podstawę wymiaru taką samą jak za grudzień 2013 r.), w późniejszym okresie będzie musiał wyrównać zaniżone świadczenie oraz dokonać korekty złożonych za dany okres dokumentów rozliczeniowych. 2.3. Odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy Zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm., tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych), maksymalna wysokość odprawy pieniężnej z tytułu rozwiązania stosunku pracy nie może przekraczać kwoty 15-krotności miesięcznego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Maksymalna kwota odprawy w 2014 r. wynosi w związku z tym 25 200 zł brutto (15 x 1680 zł). PRZYKŁAD Wysokość odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy Pracownik był zatrudniony w firmie przez 10 lat. Wysokość wynagrodzenia pracownika obliczanego jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wynosiła 10 000 zł brutto. Z dniem 31 marca 2014 r. pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika, działając w związku z art. 10 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych. W tym przypadku pracownikowi należy się odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy w maksymalnej wysokości 25 200 zł brutto 14

Rozdział 2. Wynagrodzenie minimalne (odpowiadającej 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę). Zgodnie bowiem z ogólnymi zasadami ustalania wysokości odprawy, biorąc pod uwagę staż pracy pracownika, przysługuje mu odprawa w wysokości 3-krotnego miesięcznego wynagrodzenia obliczanego jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (tj. 3 x 10 000 zł = 30 000 zł). Ponieważ kwota ta przekracza wysokość maksymalnej kwoty odprawy określonej ustawowo, należy wypłacić odprawę w maksymalnej wysokości 25 200 zł brutto. 2.4. Składki na ubezpieczenia społeczne Wzrost wynagrodzenia minimalnego do wysokości 1680 zł brutto spowodował odpowiednie podwyższenie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, a co za tym idzie wzrost kosztów zatrudniania pracownika (rozumianych jako koszty minimalne, tj. koszty zatrudniania pracownika wynagradzanego stawką minimalną). Wzrost kosztów zatrudnienia takiego pracownika w stosunku do roku 2013 przedstawia tabela 2. W celu wyliczenia wzrostu kosztów po stronie pracodawcy, w tabeli tej przedstawione zostały wyłącznie składki ponoszone przez pracodawcę (nie ujęto zatem składki chorobowej). Tabela 2. Wzrost kosztów zatrudnienia pracownika (w porównaniu z rokiem 2013) rodzaj składki stopa procentowa wysokość składki (2013 r.) wysokość składki (2014 r.) emerytalna 9,76% 156,16 zł 163,97 zł 7,81 zł rentowa 6,50% 104,00 zł 109,20 zł 5,20 zł wypadkowa 1,93% 30,88 zł 32,42 zł 1,54 zł Fundusz Pracy 2,45% 39,20 zł 41,16 zł 1,96 zł FGŚP 0,10% 1,60 zł 1,68 zł 0,08 zł ŁĄCZNIE 331,84 zł 348,43 zł 16,59 zł wzrost składki Miesięczny wzrost kosztów zatrudnienia pracownika wynagradzanego pensją minimalną wynosi zatem (w stosunku do 2013 r.) 96,59 zł (tj. wzrost wynagrodzenia minimalnego o 80 zł + związany z tym wzrost wysokości składek na ubezpieczenia społeczne o 16,59 zł). 15

Kodeks pracy WAŻNE Wyższe kwoty wolne od potrąceń W związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r., począwszy od stycznia 2014 r. pracodawca ma obowiązek stosować wyższe kwoty wolne przy dokonywaniu obowiązkowych lub dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Kwoty wolne uzależnione są bowiem od wysokości wynagrodzenia minimalnego za pracę. Istotne jest, że nowe, wyższe kwoty wolne należy stosować w każdym przypadku dokonywania potrącenia po 1 stycznia 2014 r., niezależnie od tego, czy potrącenie jest dokonywane z wynagrodzenia przysługującego za rok 2014 czy za rok 2013 (np. potrącenie z premii przysługującej pracownikowi za rok 2013, a wypłacanej w roku 2014; tak: pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 26 stycznia 2011 r., GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP). 16

Rozdział 3. Czas pracy Od 23 sierpnia 2013 r. obowiązuje nowelizacja przepisów kodeksowych o czasie pracy. Nowe rozwiązania mają uelastycznić regulacje w tym zakresie. Pracodawcy mogą teraz łatwiej dostosować długość pracy pracowników do aktualnych potrzeb zakładu pracy, które wynikają głównie z wahań cyklu koniunkturalnego oraz zmieniającego się zapotrzebowania na pracę. Deklarowanym przez ustawodawcę celem nowych rozwiązań jest także ochrona miejsc pracy poprzez stworzenie bardziej elastycznych rozwiązań, umożliwiających pracodawcom obniżenie kosztów prowadzenia działalności, związanych z zatrudnianiem pracowników. Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy w szczególności przedłużanie okresów rozliczeniowych maksymalnie do 12 miesięcy oraz stosowanie mechanizmów ruchomego czasu pracy. Dzięki niemu można ustalić różne godziny rozpoczynania pracy przez pracowników w poszczególnych dniach oraz dostosować czas ich pracy do aktualnych potrzeb pracodawcy. Po raz pierwszy w polskim prawie pracy uregulowana została również kwestia ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów czasu pracy). Wprowadzone zmiany stanowią w dużej mierze prawne usankcjonowanie rozwiązań funkcjonujących już wcześniej w praktyce, co dotyczy w szczególności stosowania elastycznego czasu pracy. 3.1. Przedłużone okresy rozliczeniowe Znowelizowane przepisy dopuszczają przedłużanie przez pracodawcę okresów rozliczeniowych maksymalnie do 12 miesięcy. Dotychczas możliwość taka dotyczyła tylko szczególnych rodzajów prac w równoważnych systemach czasu pracy. Obecnie uprawnienie to zostało uregulowane w sposób bardzo szeroki. Przede wszystkim przedłużenie okresu rozliczeniowego jest dopuszczalne w każdym systemie czasu pracy, również w systemach równoważnych, w których dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużany do 12, 16 czy nawet do 24 godzin. Oznacza to możliwość dostosowania organizacji pracy do zwiększonego na nią zapotrzebowania w pewnych okresach. 17

Kodeks pracy 3.1.1. Usprawiedliwione powody Przesłanki uzasadniające wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego zostały określone jako przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy. Tak szerokie sformułowanie tych przyczyn daje pracodawcom dużą swobodę przy uzasadnianiu wprowadzania wydłużonych okresów rozliczeniowych. Chodzi głównie o przyczyny dotyczące organizacji pracy, które mogą przybierać bardzo różny charakter, zależnie od stosunków panujących w zakładzie pracy oraz od potrzeb danego pracodawcy. W praktyce może to oznaczać, że o zasadności wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego będą decydowali pracodawca oraz partnerzy społeczni. Nowe przepisy nie ograniczają w żaden sposób kręgu pracowników, co do których przedłużony okres rozliczeniowy może być wprowadzony. Z reguły jest to możliwe w stosunku do każdego pracownika. Nie ma wyraźnego zakazu stosowania przedłużonych okresów rozliczeniowych w przypadku pracowników, których życie lub zdrowie może być szczególnie narażone (np. kobiet w ciąży). Pewne ograniczenie przy wprowadzaniu przedłużonych okresów rozliczeniowych może stanowić przewidziany w kodeksie pracy obowiązek zachowania ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Sformułowanie tej zasady jest wprawdzie na tyle niedookreślone, że trudno jednoznacznie stwierdzić, co dokładnie ustawodawca miał tutaj na myśli. Można jednak zakładać, że pracodawca, który zdecydował się na przedłużenie okresu rozliczeniowego, powinien brać pod uwagę charakter pracy, warunki jej wykonywania oraz cechy indywidualne pracowników, mogące mieć wpływ na ich zdrowie i bezpieczeństwo w związku ze świadczeniem pracy w zwiększonym wymiarze. Dotyczy to m.in. prac szczególnie uciążliwych dla zdrowia. Obowiązek przestrzegania ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia załogi należałoby zatem traktować jako swoistą przeciwwagę dla bardzo liberalnych warunków uzasadniających przedłużanie okresów rozliczeniowych. 3.1.2. Korzyści dla pracodawcy Dłuższe okresy rozliczeniowe dają pracodawcom większą elastyczność i swobodę w zakresie planowania czasu pracy pracowników. Odpowiadają aktualnym uwarunkowaniom gospodarczym. Pozwalają kumulować czas pracy w okresie zwiększonego zapotrzebowania i rekompensować to czasem wolnym udzielanym pracownikom w okresie mniejszego zapotrzebowania. Może to być szczególnie korzystne dla firm, w których występują sezonowe wahania koniunktury lub znacząco zmienia się zapotrzebowanie na pracę w różnych okresach roku. Ponadto w założeniu ma to pozwalać pracodawcom 18

Rozdział 3. Czas pracy na utrzymywanie wyższego, a już z pewnością stabilnego, poziomu zatrudnienia, niezależnie od okresowych zmian koniunkturalnych. Dotychczas pracodawcy mogli kumulować czas pracy pracowników (stosując równoważny system czasu pracy), jednak okresy rozliczeniowe wynosiły zwykle 4 miesiące. W praktyce dawało to bardziej ograniczone niż obecnie możliwości. 3.1.3. Roczny okres rozliczeniowy Ustalenie czasu pracy w maksymalnie 12-miesięcznych okresach rozliczeniowych pozwala na bilansowanie wszystkich norm czasu pracy, które mają charakter przeciętny. Dotyczy to w szczególności 40-godzinnej normy średniotygodniowej. Oznacza to możliwość powierzania pracownikom pracy w sześciu, a w określonych przypadkach nawet w siedmiu dniach w tygodniu. Trzeba jednak pamiętać, aby nie powodowało to naruszenia dobowych (11 godzin) oraz tygodniowych (co do zasady 35 godzin) odpoczynków. Praca w zwiększonej liczbie godzin w jednym lub kilku miesiącach okresu rozliczeniowego jest następnie równoważona poprzez udzielanie pracownikom czasu wolnego. W tabeli 3 zamieszczony został wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach w 2014 roku. Tabela ta jest punktem wyjścia do planowania czasu pracy pracowników. Tabela 3. Wymiar czasu pracy w 2014 roku miesiąc liczba dni liczba godzin liczba sobót styczeń 21 dni (po 8 godz.) 168 4 luty 20 dni (po 8 godz.) 160 4 marzec 21 dni (po 8 godz.) 168 5 kwiecień 21 dni (po 8 godz.) 168 4 maj 20 dni (po 8 godz.) 160 4 czerwiec 20 dni (po 8 godz.) 160 4 lipiec 23 dni (po 8 godz.) 184 4 sierpień 20 dni (po 8 godz.) 160 5 wrzesień 22 dni (po 8 godz.) 176 4 październik 23 dni (po 8 godz.) 184 4 listopad 18 dni (po 8 godz.) 144 4 grudzień 21 dni (po 8 godz.) 168 4 ŁĄCZNIE 250 dni (po 8 godz.) 2000 50 19

Kodeks pracy Takie bilansowanie nie jest dopuszczalne w razie przekroczenia dobowych norm czasu pracy. Normy te (w przeciwieństwie do norm średniotygodniowych) mają charakter sztywny, a nie przeciętny. Norma dobowa wynosi 8 godzin. Wymiar czasu pracy może być przedłużany w innych niż podstawowy systemach czasu pracy (np. w systemach równoważnych do 12, 16, a nawet 24 godzin). Przekroczenie normy lub przedłużonego wymiaru powoduje, że pracodawca ma obowiązek zrekompensowania pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych poprzez zapłatę (obok normalnego wynagrodzenia za pracę) dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W tabeli 4 przykładowo rozplanowano czas pracy pracownika w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym, który obejmuje okres od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. Zakładamy, że moment zwiększonego zapotrzebowania na pracę przypada na miesiące od stycznia do sierpnia. Natomiast w okresie od sierpnia do grudnia następuje przestój. Założono również, że pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy maksymalnie do 12 godzin. Tabela 4. Planowanie czasu pracy w przedłużonych okresach rozliczeniowych styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień ŁĄCZNIE miesiąc wymiar czasu pracy 25 dni po 10 godz. = 250 godz. 24 dni po 10 godz. = 240 godz. 26 dni po 10 godz. = 260 godz. 25 dni po 10 godz. = 250 godz. 24 dni po 10 godz. = 240 godz. 24 dni po 10 godz. = 240 godz. 27 dni po 10 godz. = 270 godz. 25 dni po 10 godz. = 250 godz. 0 godz. 0 godz. 0 godz. 0 godz. 2000 godz. Czas pracy został tak rozplanowany, aby skumulować czas pracy pracownika w okresie zwiększonego zapotrzebowania na pracę i zrekompensować 20

Rozdział 3. Czas pracy mu to czasem wolnym w okresie przestoju. Praca została ustalona w ten sposób, by w okresie zwiększonego zapotrzebowania na pracę pracownik pracował we wszystkie soboty. W celu uproszczenia schematu nie została zaplanowana praca w święta. Nie oznacza to jednak, że w praktyce nie jest to możliwe. Jest to dopuszczalne, o ile w przypadku danego pracodawcy przepisy zezwalają na pracę w święta oraz pod warunkiem oddania pracownikowi dodatkowego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. 3.1.4. Obciążenia finansowe Stosowanie przedłużonych okresów rozliczeniowych pociąga za sobą pewne ryzyko i trudności praktyczne. Dotyczy to przede wszystkim wynagradzania pracowników. A ma to przecież dla pracodawców kluczowe znaczenie z biznesowego punktu widzenia. Zasady wynagradzania znacznie się będą różniły, w zależności od tego, czy pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną, czy stawką godzinową. Jeżeli jest to stawka miesięczna, pensja będzie co do zasady wypłacana w stałej wysokości, każdego miesiąca, niezależnie od liczby godzin faktycznie przepracowanych w danym miesiącu. W takich sytuacjach obciążenie finansowe pracodawcy z reguły nie będzie większe aniżeli w przypadku świadczenia pracy w krótszych okresach rozliczeniowych (przy zachowaniu proporcjonalnej liczby godzin pracy w każdym miesiącu). Inaczej będzie natomiast w przypadku pracowników wynagradzanych stawką godzinową. Wówczas zgodnie z zasadą zapłaty wynagrodzenia za pracę wykonaną (art. 80 k.p.) pracodawca ma obowiązek zapłaty pensji w wysokości odpowiadającej liczbie godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu. Oznacza to, że jeżeli pracownik w danym miesiącu przepracuje znacznie więcej godzin aniżeli wynikałoby to z obowiązujących go norm średniotygodniowych, pracodawca będzie musiał wypłacić mu wynagrodzenie określone stawką godzinową za każdą przepracowaną godzinę. Z drugiej strony, w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego, w których czas pracy pracownika będzie równoważony czasem wolnym, pracownik będzie pracował znacznie krócej lub nawet w ogóle nie będzie świadczył pracy. Wówczas, jeżeli wysokość pensji za dany miesiąc (obliczona jako iloczyn stawki godzinowej obowiązującej pracownika i liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu) będzie niższa aniżeli minimalne wynagrodzenie, to pracodawca musi zapłacić pensję w wysokości odpowiadającej co najmniej wysokości płacy minimalnej. Dotyczy to również sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik w ogóle nie będzie pracował. 21

Kodeks pracy 3.1.5. Trzeba dokładnie skalkulować Obowiązek zapłaty minimalnego zarobku wynika zarówno z przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, jak również ze znowelizowanych przepisów kodeksu pracy. Może się więc okazać, że przedłużanie okresów rozliczeniowych i kumulowanie czasu pracy pracowników, a następnie równoważenie tego poprzez udzielanie dodatkowych dni wolnych w kolejnych miesiącach, nie będzie dla pracodawcy opłacalne. Możliwa jest sytuacja, że w całym okresie rozliczeniowym takiemu pracownikowi trzeba będzie zapłacić więcej aniżeli pracownikowi, który przez cały okres rozliczeniowy pracował w normatywnej liczbie godzin w każdym miesiącu. Wynika to właśnie z obowiązku wyrównania pensji do wysokości minimalnego zarobku w miesiącach, w których pracownik w ogóle nie świadczył pracy, oraz w miesiącach, w których liczba przepracowanych godzin była tak mała, że płaca ustalana według stawki godzinowej byłaby niższa od wynagrodzenia minimalnego (por. tabele 5A i 5B). Tabela 5A. Porównanie wariantów wynagradzania (stawka miesięczna 5000 zł brutto)* miesiąc wymiar czasu pracy (tabela 3) płaca brutto wymiar czasu pracy (tabela 4) styczeń 168 godz. 5000 zł 250 godz. 5000 zł luty 160 godz. 5000 zł 240 godz. 5000 zł marzec 168 godz. 5000 zł 260 godz. 5000 zł kwiecień 168 godz. 5000 zł 250 godz. 5000 zł maj 160 godz. 5000 zł 240 godz. 5000 zł czerwiec 160 godz. 5000 zł 240 godz. 5000 zł lipiec 184 godz. 5000 zł 270 godz. 5000 zł sierpień 160 godz. 5000 zł 250 godz. 5000 zł wrzesień 176 godz. 5000 zł 0 godz. 5000 zł październik 184 godz. 5000 zł 0 godz. 5000 zł listopad 144 godz. 5000 zł 0 godz. 5000 zł grudzień 168 godz. 5000 zł 0 godz. 5000 zł płaca brutto ŁĄCZNIE 2000 godz. 60 000 zł 2000 godz. 60 000 zł *Porównanie zostało opracowane na podstawie planu czasu pracy z tabeli 3 i 4. 22

Rozdział 3. Czas pracy Tabela 5B. Porównanie wariantów wynagradzania (stawka godzinowa 25 zł brutto)* miesiąc wymiar czasu pracy (tabela 3) płaca brutto wymiar czasu pracy (tabela 4) styczeń 168 godz. 4200 zł 250 godz. 6250 zł luty 160 godz. 4000 zł 240 godz. 6000 zł marzec 168 godz. 4200 zł 260 godz. 6500 zł kwiecień 168 godz. 4200 zł 250 godz. 6250 zł maj 160 godz. 4000 zł 240 godz. 6000 zł czerwiec 160 godz. 4000 zł 240 godz. 6000 zł lipiec 184 godz. 4600 zł 270 godz. 6750 zł sierpień 160 godz. 4000 zł 250 godz. 6250 zł wrzesień 176 godz. 4400 zł 0 godz. 1680 zł październik 184 godz. 4600 zł 0 godz. 1680 zł listopad 144 godz. 3600 zł 0 godz. 1680 zł grudzień 168 godz. 4200 zł 0 godz. 1680 zł płaca brutto ŁĄCZNIE 2000 godz. 50 000 zł 2000 godz. 56 720 zł RÓŻNICA *Porównanie zostało opracowane na podstawie planu czasu pracy z tabeli 3 i 4. 6720 zł W tabeli 6 i 7 został natomiast zamieszczony plan czasu pracy pracownika w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym okres od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r., uwzględniający okoliczność, że pracownik jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 25 zł brutto oraz wynikające z tego konsekwencje finansowe po stronie pracodawcy. Czas pracy pracownika został tak zaplanowany, aby możliwie w jak największym zakresie skumulować go w okresie zwiększonego zapotrzebowania na pracę, przy jednoczesnym zaplanowaniu w pozostałych miesiącach minimalnej liczby godzin. Dzięki temu w żadnym miesiącu pensja pracownika (ustalana według stawki godzinowej) nie będzie niższa niż wynagrodzenie minimalne. W ten sposób uniknie się dodatkowych kosztów związanych z koniecznością wyrównywania pracownikowi wynagrodzenia do wysokości wynagrodzenia minimalnego w okresie przestoju. 23

Kodeks pracy Tabela 6. Planowanie czasu pracy w przedłużonych okresach rozliczeniowych pracownika wynagradzanego stawką godzinową styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień ŁĄCZNIE miesiąc wymiar czasu pracy 25 dni po 8 godz. = 200 godz. 24 dni po 8 godz. = 192 godz. 26 dni po 8 godz. = 208 godz. 25 dni po 8 godz. = 200 godz. 24 dni po 8 godz. = 192 godz. 12 dni po 8 godz. + 12 dni po 9 godz. = 204 godz. 27 dni po 9 godz. = 243 godz. 25 dni po 9 godz. = 225 godz. 22 dni po 4 godz. = 88 godz. 23 dni po 4 godz. = 92 godz. 18 dni po 4 godz. = 72 godz. 21 dni po 4 godz. = 84 godz. 2000 godz. Tabela 7. Porównanie wariantów wynagradzania (stawka godzinowa 25 zł brutto)* miesiąc wymiar czasu pracy (tabela 3) płaca brutto wymiar czasu pracy (tabela 6) styczeń 168 godz. 4200 zł 200 godz. 5000 zł luty 160 godz. 4000 zł 192 godz. 4800 zł marzec 168 godz. 4200 zł 208 godz. 5200 zł kwiecień 168 godz. 4200 zł 200 godz. 5000 zł maj 160 godz. 4000 zł 192 godz. 4800 zł czerwiec 160 godz. 4000 zł 204 godz. 5100 zł lipiec 184 godz. 4600 zł 243 godz. 6075 zł sierpień 160 godz. 4000 zł 225 godz. 5625 zł wrzesień 176 godz. 4400 zł 88 godz. 2200 zł październik 184 godz. 4600 zł 92 godz. 2300 zł listopad 144 godz. 3600 zł 72 godz. 1800 zł grudzień 168 godz. 4200 zł 84 godz. 2100 zł płaca brutto ŁĄCZNIE 2000 godz. 50000 zł 2000 godz. 50 000 zł RÓŻNICA *Porównanie zostało opracowane na podstawie planu czasu pracy z tabeli 3 i 6. 0,00 zł 24

Rozdział 3. Czas pracy 3.1.6. Gdy pracownik rozwiązuje umowę Stosowanie dłuższych okresów rozliczeniowych wiąże się również z ryzykiem finansowym w przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę przed upływem okresu rozliczeniowego. Powoduje to konieczność zamknięcia okresu rozliczeniowego (z dniem rozwiązania stosunku pracy) i rozliczenia czasu pracy pracownika. To z kolei wiąże się z obowiązkiem zapłaty na jego rzecz wynagrodzenia (wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych) za wszystkie godziny przepracowane w danym okresie rozliczeniowym do dnia rozwiązania umowy. Szczególnie niekorzystne mogą być dla pracodawcy takie sytuacje, w których pracownik przez pierwszą część okresu rozliczeniowego pracuje w zwiększonym wymiarze, w zamian za co ma mu zostać udzielony czas wolny w drugiej części okresu rozliczeniowego. Jeżeli stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu po upływie tej pierwszej części okresu rozliczeniowego, ale przed udzieleniem pracownikowi czasu wolnego w celu zrekompensowania zwiększonego wymiaru godzin, pracodawca zostanie pozbawiony możliwości udzielenia takiego czasu wolnego. Wtedy będzie musiał zapłacić pracownikowi wynagrodzenie (wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych) za wszystkie przepracowane godziny. Możliwe jest w związku z tym nadużywanie przez pracowników prawa do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 55 k.p., w celu zmuszania pracodawcy do wypłaty wynagrodzeń. Obowiązują wprawdzie mechanizmy pozwalające pracodawcy bronić się przed tego typu nadużyciami, chociaż nie można wykluczyć sytuacji, że to pracownikowi sąd przyzna rację. Niezależnie od tego możliwa jest też taka sytuacja, że to pracodawcy będzie zależało na rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego albo wręcz pracodawca zostanie do tego zmuszony, np. w związku z naruszeniem przez pracownika swoich obowiązków. Również w takim przypadku spowoduje to zwiększenie obciążeń finansowych po stronie pracodawcy. 3.1.7. Udzielanie urlopów wypoczynkowych Dalsze wątpliwości dotyczyć mogą udzielania urlopów wypoczynkowych w przedłużonym okresie rozliczeniowym. Szczególną ostrożność w tym zakresie powinien zachować pracodawca. W przypadku gdy planuje on czas pracy pracowników w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego, powinien brać pod uwagę obowiązek udzielenia pracownikom urlopów wypoczynkowych. 25

Kodeks pracy Z jednej strony w sposób oczywisty pracodawca nie będzie zainteresowany korzystaniem przez pracownika z urlopu w okresie, w którym zaplanował mu pracę w zwiększonym wymiarze z powodu zwiększonego zapotrzebowania na pracę. Z drugiej strony natomiast urlop może być udzielany wyłącznie w tych dniach, które są dla pracowników dniami pracy, zgodnie z obowiązującym ich rozkładem. Nie jest to więc dopuszczalne w dniach, w których pracownikowi udzielany jest czas wolny, który ma mu rekompensować pracę w zwiększonym wymiarze w innych miesiącach w okresie rozliczeniowym. Może więc dojść do sytuacji patowej, w której czas pracy pracowników zostanie tak zaplanowany, że późniejsze udzielenie im urlopów będzie niemożliwe lub przynajmniej znacząco utrudnione. 3.2. Ruchomy czas pracy Znowelizowane przepisy przewidują dwie formy ruchomego czasu pracy. Pierwsza z nich zakłada ustalanie różnych godzin rozpoczynania pracy w różnych dniach i wyznaczanie ich przez pracodawcę. Druga z kolei daje pracownikowi możliwość samodzielnego decydowania o godzinach rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach, w ramach przedziału godzin wyznaczonego mu przez pracodawcę. Wprowadzenie do kodeksu pracy tych mechanizmów potwierdza funkcjonującą już wcześniej praktykę. W wielu zakładach pracy przed nowelizacją były stosowane rozwiązania, zgodnie z którymi pracownicy rozpoczynali pracę w różnych godzinach w poszczególnych dniach w ramach elastycznego czasu pracy (tj. samodzielnie decydując o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy w ramach przedziałów godzinowych wyznaczanych przez pracodawców). Korzystanie z tego rodzaju rozwiązań budziło pewne wątpliwości praktyczne i niekiedy było kwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Chodziło głównie o naruszanie doby pracowniczej. 3.2.1. Doba pracownicza Pojęcie doby pracowniczej oznacza kolejne 24 godziny liczone od momentu rozpoczęcia przez pracownika pracy w danym dniu, zgodnie z obowiązującym go rozkładem (art. 128 3 pkt 1 k.p.). Ma ono znaczenie przy ustalaniu dobowego wymiaru czasu pracy pracowników i przy ocenie przestrzegania dobowych norm czasu pracy. Jeżeli zatem rozkład czasu pracy przewidywał wcześniejsze rozpoczęcie przez pracownika pracy w kolejnym dniu, w praktyce dochodziło do dwukrotnego rozpoczynania pracy w tej samej dobie pracowniczej. 26

Rozdział 3. Czas pracy PRZYKŁAD Praca dwa razy w ciągu doby Pracownik pracował w podstawowym systemie czasu pracy i obowiązywała go 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. W poniedziałek świadczył pracę w godzinach od 10 do 18, natomiast we wtorek od 8 do 16. Poniedziałkowa doba pracownicza obejmowała w tym przypadku godziny od 10 w poniedziałek do 10 we wtorek. Tym samym pracownik, pracując w godzinach od 8 do 10 we wtorek, powtórnie świadczył pracę w tej samej, poniedziałkowej dobie pracowniczej. Powodowało to przekroczenie dobowej normy czasu pracy, co oznaczało pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca musiał zapłacić pracownikowi wynagrodzenie wraz z dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Skutek ten został wyeliminowany jako niepożądany w znowelizowanych przepisach. Ustawodawca wprowadził rozwiązanie, zgodnie z którym ponowne świadczenie pracy w tej samej dobie pracowniczej, będące wynikiem stosowania mechanizmów ruchomego czasu pracy, nie powoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca może zatem planować lub choćby dopuszczać różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach, nie obawiając się tego, że powstanie obowiązek zapłaty pracownikowi wynagrodzenia i dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Chodzi w szczególności o sytuację, gdy w kolejnym dniu pracownik rozpocznie pracę wcześniej niż w dniu poprzednim i dojdzie do ponownego rozpoczęcia świadczenia pracy w tej samej dobie pracowniczej. PRZYKŁAD Brak naruszenia doby pracowniczej Pracodawca zawarł ze związkiem zawodowym porozumienie, zgodnie z którym dopuszczalne jest stosowanie w zakładzie pracy mechanizmów ruchomego czasu pracy określonych w znowelizowanych przepisach kodeksu pracy. Harmonogram czasu pracy pracownika został ustalony w taki sposób, że pracownik w poniedziałek świadczy pracę w godzinach od 10 do 18, natomiast we wtorek od 8 do 16. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy i obowiązuje go 8-godzinna dobowa norma czasu pracy. Poniedziałkowa doba pracownicza obejmuje w tym przypadku godziny od 10 w poniedziałek do 10 27

Kodeks pracy we wtorek. Tym samym pracownik, pracując w godzinach od 8 do 10 we wtorek, powtórnie świadczył pracę w tej samej, poniedziałkowej dobie pracowniczej. Nie powoduje to jednak pracy w nadgodzinach, jako że pracodawca stosuje rozwiązania wynikające z ruchomego czasu pracy, działając na podstawie porozumienia zawartego ze związkiem. Gdyby jednak porozumienie takie nie zostało zawarte, to pracodawca nie byłby uprawniony do stosowania mechanizmów ruchomego czasu pracy. Takie zaplanowanie czasu pracy pracownika oznaczałoby pracę w godzinach nadliczbowych i wiązałoby się z koniecznością zapłaty wynagrodzenia i dodatku. Kodeks pracy przewiduje jedynie możliwość wprowadzenia ruchomego czasu pracy, natomiast warunkiem niezbędnym do jego stosowania jest uregulowanie tej kwestii w układzie zbiorowym pracy albo w porozumieniu zawieranym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Uregulowanie kwestii powtórnego wykonywania pracy w tej samej dobie pracowniczej i wyłączenie obowiązku zapłaty wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych jest zgodne z podstawowym celem znowelizowanych regulacji dotyczących ruchomego czasu pracy. Jest nim umożliwienie pracodawcy dostosowania zatrudnienia i czasu pracy pracowników w poszczególnych dniach do aktualnych potrzeb zakładu pracy, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów prowadzenia działalności. 3.2.2. Zachowanie prawa do odpoczynku Planowanie czasu pracy pracowników z wykorzystaniem mechanizmów ruchomego czasu pracy nie oznacza jednak całkowitej swobody po stronie pracodawcy. Istotne jest przede wszystkim zachowanie 11-godzinnego dobowego odpoczynku wynikającego z kodeksu pracy, który nie może zostać naruszony. Oznacza to w szczególności, że w podstawowym systemie czasu pracy (w którym obowiązuje 8-godzinna norma) maksymalny przedział godzin, w ramach którego pracownicy będą uprawnieni do samodzielnego decydowania o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy, nie może przekraczać 5 godzin. Wynika to z obowiązującej ich 8-godzinnej normy dobowej i konieczności zachowania 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Również pracodawca, planując różne godziny rozpoczynania pracy przez pracowników w poszczególnych dniach, powinien pamiętać o obowiązujących ich normach czasu pracy oraz minimalnych okresach odpoczynku. 28

Rozdział 3. Czas pracy PRZYKŁAD Różne godziny pracy Pracodawca, korzystając z rozwiązań ruchomego czasu pracy, ustalił następujący harmonogram: poniedziałek wtorek środa czwartek piątek 8 16 12 20 8 16 10 18 6 14 Harmonogram ustalony jest prawidłowo. Wykorzystuje jeden z mechanizmów ruchomego czasu pracy, dopuszczający planowanie przez pracodawcę różnych godzin rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach. W dobie wtorkowej oraz czwartkowej dochodzi do powtórnego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej. Nie jest ona jednak pracą w nadgodzinach. Pracodawca nie musi jej więc rekompensować poprzez zapłatę dodatku do wynagrodzenia. W drugiej firmie wprowadzone zostały następujące godziny: poniedziałek wtorek środa czwartek piątek 14 22 6 14 12 20 14 22 7 15 Harmonogram ten jest wadliwy, ponieważ pomiędzy pracą w poniedziałek i wtorek oraz w czwartek i w piątek nie został zachowany co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy. We wtorek oraz w piątek pracownik mógłby najwcześniej rozpocząć pracę o godzinie 9. 3.3. Tryb wprowadzania mechanizmów elastycznego czasu pracy W przypadku przedłużonych okresów rozliczeniowych ustawodawca przewidział wyłącznie zbiorowy tryb ich wprowadzania. Jeżeli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, przedłużony okres rozliczeniowy powinien zostać ustalony w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu zbiorowym zawieranym z tymi organizacjami. W przypadku braku związków w porozumieniu z przedstawicielami pracowników. 29

Kodeks pracy 3.3.1. Zgoda wszystkich związkowych organizacji Porozumienie zbiorowe powinno zostać zawarte co do zasady ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi. Gdy nie jest możliwe uzgodnienie jego treści ze wszystkimi związkami, dopuszczalne jest wynegocjowanie porozumienia z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu kodeksu pracy. W przypadku działania w zakładzie pracy wielu organizacji związkowych jego zawarcie jest możliwe wyłącznie w przypadku uzyskania zgody wszystkich tych organizacji. Pracodawca nie może samodzielnie wprowadzać przedłużonego okresu rozliczeniowego, gdy związki zawodowe nie przedstawią mu wspólnego uzgodnionego stanowiska. Przepisy wyraźnie wyłączają taką możliwość. Zgodnie z nieobowiązującym już stanem prawnym było to dopuszczalne, gdy pracodawca mógł wydłużyć okres rozliczeniowy. Ustawodawca w żaden sposób nie ogranicza wyboru trybu wprowadzania przedłużonych okresów rozliczeniowych pomiędzy układem zbiorowym pracy a porozumieniem zbiorowym. Nawet jeżeli w firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, strony mogą postanowić o wprowadzeniu przedłużonego okresu rozliczeniowego w porozumieniu. 3.3.2. Porozumienie z przedstawicielami załogi Jeżeli w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, przedłużony okres rozliczeniowy wprowadza się w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłanianymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Instytucja przedstawicieli pracowników nie jest niczym nowym. Funkcjonuje już ona na gruncie innych przepisów prawa pracy (np. konsultacja zamiaru zwolnienia grupowego; zawieszenie stosowania niektórych przepisów prawa pracy na mocy art. 9 1 k.p.; porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudniania pracowników zawierane na podstawie art. 23 1a k.p.). Jeżeli zatem w zakładzie pracy powołany został przedstawiciel (przedstawiciele) pracowników do zawierania z pracodawcą porozumień we wszystkich sprawach przewidzianych w przepisach prawa pracy, nie ma zdaniem autorów przeszkód, aby reprezentował on pracowników również przy zawieraniu porozumienia dotyczącego stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego (ruchomego czasu pracy), bez potrzeby powoływania osobnych przedstawicieli. Przepisy prawa pracy nie regulują przy tym procedury wyboru przedstawicieli, ograniczając się wyłącznie do stwierdzenia, że powinni być oni wyłaniani w trybie przyjętym u pracodawcy. Swoboda w tym zakresie została więc pozostawiona pracodawcom (przy założeniu, że stosowany tryb wyłaniania przedstawicieli będzie faktycznie zapewniał należytą reprezentację interesów pracowników). 30

Rozdział 3. Czas pracy 3.3.3. Rada pracowników W doktrynie spornym zagadnieniem jest kwestia, czy przy zawieraniu porozumień dotyczących wprowadzania przedłużonych okresów rozliczeniowych (i analogicznie mechanizmów ruchomego czasu pracy) załogę może reprezentować (w charakterze przedstawicielstwa) działająca w zakładzie pracy rada pracowników. Zdaniem autorów rada pracowników może pełnić taką rolę. Przeciwko temu poglądowi może wprawdzie świadczyć fakt, że zakres kompetencji rady pracowników został ściśle określony w ustawie, jednak decydujące znaczenie ma charakter rady pracowniczej i jej miejsce w strukturze zakładu pracy. 3.3.4. Dwa alternatywne tryby Nowe przepisy kodeksowe przewidują dwa alternatywne tryby wprowadzania ruchomego czasu pracy. Pierwszy, zbiorowy, omówiony został w kontekście procedury ustalenia przedłużonych okresów rozliczeniowych. Drugi to tryb indywidualny, zgodnie z którym mechanizmy ruchomego czasu pracy są stosowane na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca musi taki dokument przechowywać w aktach osobowych pracownika. Przepisy nie regulują szczegółowych wymogów dotyczących takich wniosków. Nie zostało określone, jakie informacje pracownik powinien w nim zawrzeć, czy powinien wskazać konkretne godziny, w jakich chciałby rozpoczynać pracę czy dany przedział godzin. Kodeks pracy nie reguluje też, czy wystarczający jest sam wniosek o stosowanie ruchomego czasu pracy, bez wskazywania konkretnych godzin (co pozostawione byłoby uznaniu pracodawcy). Pracownik z założenia występuje o wprowadzenie ruchomego czasu pracy z uwagi na określone potrzeby osobiste. Dlatego wydaje się, że powinien określić we wniosku godziny, w których chciałby rozpoczynać pracę. Pożądane byłoby przynajmniej wyznaczenie przez pracownika ram czasowych, w których pracodawca ustalałby konkretne godziny pracy. PRZYKŁAD Ruchomy czas pracy na wniosek pracownika Pracownik złożył wniosek o zastosowanie wobec niego ruchomego czasu pracy, wskazując we wniosku konkretne godziny, w jakich chciałby rozpoczynać pracę. Pracodawca zaakceptował wniosek, jednak wyznaczył pracownikowi inne godziny pracy, aniżeli te wynikające z wniosku (bez uzgadniania tego z pracownikiem). Należy uznać, że pracodawca nie miał takiego prawa. Powinien uwzględnić wniosek w całości lub go odrzucić. Ewentualnie mógłby zmienić godziny pracy, jeżeli uzgodniłby to z pracownikiem, a pracownik dobrowolnie wyraziłby na to zgodę. 31

Kodeks pracy 3.3.5. Przekazanie informacji PIP Porozumienie dotyczące stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego pracodawca ma obowiązek przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia. Dotyczy to zarówno porozumień zbiorowych zawieranych ze związkami zawodowymi, jak i porozumień zawieranych z przedstawicielami pracowników. Na tej podstawie inspektor pracy może wszcząć kontrolę na zasadach ogólnych w zakresie przestrzegania zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Skuteczność oraz wejście w życie porozumienia dotyczącego stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego nie jest jednak uzależnione od dokonania zgłoszenia do inspekcji pracy. Porozumienie pozostaje ważne i skuteczne nawet pomimo braku takiego zgłoszenia. Inaczej natomiast przedstawia się sytuacja w razie wprowadzania przedłużonego okresu rozliczeniowego na podstawie układu zbiorowego pracy. W takim przypadku, aby wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego było skuteczne, konieczne jest wcześniejsze dopełnienie procedury rejestracji układu zbiorowego, zgodnie z przepisami kodeksu pracy o układach zbiorowych. Na marginesie należy zaznaczyć, że pracodawca ma obowiązek przekazania okręgowemu inspektorowi pracy wyłącznie porozumienia dotyczącego stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego. Obowiązek ten nie dotyczy porozumień dotyczących stosowania mechanizmów ruchomego czasu pracy oraz wprowadzenia systemu przerywanego czasu pracy. 3.3.6. Czy zmieniać regulamin Istnieją wątpliwości, czy zawarcie porozumienia dotyczącego przedłużenia okresu rozliczeniowego (wprowadzenia ruchomego czasu pracy) jest wystarczające dla stosowania tych rozwiązań, czy też konieczne jest dokonanie dodatkowych zmian w regulaminie pracy. Rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe powinny być regulowane w regulaminie pracy (lub w układzie zbiorowym pracy). Jednak znowelizowane przepisy przewidują wyjątek właśnie w odniesieniu do stosowania przedłużonych okresów rozliczeniowych oraz mechanizmów ruchomego czasu pracy. Dlatego zdaniem autorów wystarczające jest zawarcie porozumienia. Ewentualna zmiana postanowień regulaminu będzie miała natomiast charakter wyłącznie informacyjny, a nie regulacyjny. Niezależnie od tego postanowienia porozumienia, aby mogły być stosowane w praktyce, wymagają jednak doprecyzowania, w szczególności poprzez ustalenie indywidualnych rozkładów czasu pracy dla poszczególnych pracowników, uwzględniających ewentualne przedłużone okresy rozli- 32

Rozdział 3. Czas pracy czeniowe czy też stosowanie określonych mechanizmów ruchomego czasu pracy. 3.3.7. Zmiany porozumienia Przepisy nie regulują również kwestii zmiany czy zakończenia obowiązywania porozumienia dotyczącego stosowania przedłużonych okresów rozliczeniowych czy mechanizmów ruchomego czasu pracy. Jedną z możliwości modyfikacji jego treści lub w ogóle rozwiązania jest zawarcie kolejnego porozumienia. Jeżeli chodzi o porozumienia zawierane na czas określony, to przestają one obowiązywać po upływie terminu, na jaki zostały zawarte. Wątpliwości może budzić natomiast dopuszczalność wypowiadania porozumień przez jedną ze stron. Głównie chodzi o porozumienia zawierane na czas określony. W tym przypadku dopuszczalność wypowiedzenia powinna być traktowana ze szczególną ostrożnością. Dlatego to zagadnienie powinno zostać wyraźnie uregulowane przez strony w samym porozumieniu. Powinno się wyraźnie ustalić kwestię dopuszczalności oraz warunki ewentualnego wypowiedzenia postanowień porozumienia przez jedną ze stron. 3.4. Ustalanie harmonogramów czasu pracy Na mocy nowelizacji uregulowana została po raz pierwszy kwestia ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy. Chodzi tutaj nie o rozkłady czasu pracy regulowane na poziomie regulaminu pracy, ale o indywidualne rozkłady czasu pracy poszczególnych pracowników, określane powszechnie mianem harmonogramów czy też grafików. W celu uniknięcia wątpliwości w tym zakresie, w dalszej części komentarza na określenie tych indywidualnych rozkładów czasu pracy będziemy jednolicie posługiwali się pojęciem harmonogramów czasu pracy czy też krócej, po prostu harmonogramów. 3.4.1. Na jaki okres Przed nowelizacją kwestia ustalania harmonogramów czasu pracy w ogóle nie była uregulowana w przepisach. Nie istniał przy tym ustawowy obowiązek ich ustalania. Harmonogramy były sporządzane przez pracodawców w ramach ich uprawnień kierowniczych, na okresy odpowiadające okresom rozliczeniowym obowiązującym w zakładzie pracy. Kwestia ta została uregulowana w znowelizowanych przepisach. Wprowadzony został obowiązek ustalania harmonogramów. Ma to istotne znaczenie praktyczne, zwłaszcza wobec wprowadzenia ruchomego czasu pracy. W przypadku korzystania z tych mechanizmów i stoso- 33