Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)

Uzupełnienie Wydatków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie Program Operacyjny Pomoc Techniczna Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich OR-D-IV.ZP.U.272.17.2018.LB załącznik nr 2 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) Kompleksowa usługa zapewnienia ciągłości pracy urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek oraz jakości wydruków/kopii wykonywanych przez te urządzenia, eksploatowanych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie oraz Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych (zwanych dalej Jednostkami) obejmująca przeglądy, naprawy, konserwacje oraz uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych (bez papieru) w tym tonerów, tuszy i części zamiennych w zamian za wynagrodzenie obliczane na podstawie liczby wykonanych wydruków/kopii. I. Przedmiot i zakres kompleksowej obsługi obejmuje: 1. Przedmiotem usługi zostaną objęte posiadane przez Jednostki urządzenia wielofunkcyjne oraz drukarki określone w załącznikach 1-5, ewentualne urządzenia wielofunkcyjne i drukarki zastępcze udostępnione przez Wykonawcę na czas naprawy urządzeń Jednostek, w poniższych lokalizacjach: 1) na rzecz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie: a) Warszawa, ul. Jagiellońska 26; b) Warszawa, ul. Wł. Skoczylasa 4; c) Warszawa, ul. B. Brechta 3; d) Warszawa, ul. Ks. I. Kłopotowskiego 5; e) Warszawa, al. Solidarności 61; f) Warszawa, ul. Okrzei 35; g) Warszawa, ul. Floriańska 10; h) Warszawa, ul. Kijowska 10/12a; i) Warszawa, Mycielskiego 21; j) Warszawa, Plac Bankowy 3/5; k) Warszawa, ul. Chrobrego 29; l) Delegatura Urzędu w Płocku, ul. Kolegialna 19, 09-402 Płock; m) Delegatura Urzędu w Ciechanowie, ul. Wodna 1, 06-400 Ciechanów; n) Delegatura Urzędu w Ostrołęce, ul. Piłsudskiego 38, 07-410 Ostrołęka; o) Delegatura Urzędu w Siedlcach, ul. Wiszniewskiego 4,08-110 Siedlce; p) Delegatura Urzędu w Radomiu, ul. Kościuszki 5a, 26-600 Radom. 2) na rzecz Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych: a) Warszawa ul. Jagiellońska 74; b) Ostrołęka, ul. J. Piłsudskiego 38; c) Płock, ul. Kolegialna 19; d) Radom, ul. Kościuszki 5a; e) Siedlce, ul. Piłsudskiego 7; f) Ciechanów, Plac Kościuszki 5;Ostrołęka, ul. J. Piłsudskiego 38.

2. Do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności: 1) zapewnienie jakości wydruków i kserokopii zgodnie z zaleceniami producenta Urządzeń; 2) wykonywanie niezbędnych konserwacji i przeglądów technicznych obejmujących: a) czyszczenie z zewnątrz i wewnątrz z wszelkich nieczystości (toner, pył z papieru, kurz), b) czyszczenie układu napędowego Urządzeń, c) czyszczenie układu zagrzewania druku (wałek dociskowy oraz grzewczy), d) czyszczenie toru prowadzenia papieru (rolki poboru papieru, rolki wyjścia), e) smarowanie elementów układu napędowego oraz innych elementów ruchomych, f) regulacje, wymianę uszkodzonych części i podzespołów, wymianę elementów podlegających zużyciu (w tym m. in. bębnów, developerów, rolek, listew, bębna, rolek utrwalających górnych i dolnych, elektrod, tonerów), g) opróżnianie lub wymianę pojemników na zużyty toner; h) sprawdzenie w szczególności gniazda oraz kabla zasilającego oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczne użytkowanie urządzenia. 3) konserwacje i przeglądy techniczne o których mowa w ust 2 pkt 2 SOPZ, Wykonawca będzie realizował w odniesieniu do urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek określonych w załącznikach nr 1-5 co najmniej 2 razy w trakcie trwania umowy tj.: a) pierwszy przegląd techniczny i konserwacja każdego Urządzenia zostanie wykonana w terminie miesiąca od dnia podpisania umowy, b) drugi przegląd techniczny i konserwacja każdego Urządzenia zostanie wykonana w okresie od 7 do 9 miesiąca obowiązywania umowy, c) dla wskazanych przez Jednostki urządzeń wielofunkcyjnych określonych w załącznikach nr 1-3 Wykonawca sporządzi Protokół przeglądu urządzenia wielofunkcyjnego, w którym wyszczególnione zostaną podjęte czynności serwisowe, o których mowa w ust. 2 pkt 2 oraz ocena stanu technicznego urządzenia (sprawne/niesprawne); 4) dokonywanie wszelkich napraw Urządzeń z użyciem części i podzespołów fabrycznie nowych, zalecanych przez producenta tj. oryginalnych (o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, jakościowych, funkcjonalnych oraz użytkowych) nieregenerowanych, zapewniających bezawaryjną pracę Urządzeń, w tym również wymiana materiałów eksploatacyjnych (z wyłączeniem tonerów, tuszy i zszywek), Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu spowodowane użyciem zaoferowanego części i podzespołów i materiałów eksploatacyjnych; 5) wykonywanie oceny (ekspertyzy) stanu technicznego Urządzeń w przypadku ich niesprawności lub braku możliwości naprawy w celu ich zakwalifikowania do dalszej eksploatacji przez Jednostki; 6) zapewnienie materiałów eksploatacyjnych nowych, nieregenerowanych, zapewniających bezawaryjną pracę Urządzeń, z zastrzeżeniem, że ich użycie nie może powodować utraty gwarancji dla Urządzeń objętych gwarancją producenta, Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uszkodzenie sprzętu spowodowane użyciem zaoferowanego materiału eksploatacyjnego; 7) wykonywanie przeglądów gwarancyjnych w terminach określonych w karcie gwarancyjnej dla urządzeń objętych gwarancją producenta przez osoby/podmioty posiadające do tego uprawnienia, w sposób zapewniający ciągłość gwarancji; 8) odebranie i utylizacja po każdej interwencji serwisowej wszystkich uszkodzonych lub zużytych materiałów eksploatacyjnych oraz bieżący odbiór i utylizacja (min. raz w miesiącu) zużytych tonerów i tuszy z miejsc wskazanych przez Jednostki, w tym dostawa opakowań niezbędnych do przekazania tonerów i tuszy; 9) współpraca z Jednostkami w trakcie realizacji Umowy, a w szczególności udzielanie wszelkich niezbędnych wyjaśnień i informacji dotyczących przedmiotu Umowy na każde żądanie Jednostki lub osoby wskazanej przez Jednostkę; 10) udostępnienie Jednostkom urządzenia (np. komputer) wraz z zainstalowanym oprogramowaniem do świadczenia usługi zwanym dalej systemem. Parametry sieci do konfiguracji systemu Jednostki przekażą Wykonawcy przed podpisaniem umowy. Instalację urządzenia wykonają Jednostki w swoich zasobach (serwerownie). W ramach dostarczonego urządzenia i systemu Wykonawca zobowiązuje się do: 2

a) konserwacji i utrzymania udostępnionego urządzenia wraz z systemem (w szczególności upgrade update), b) zapewnienia bezpieczeństwa systemu zgodnie z normą PN-ISO/IEC 27001; c) dysponowania prawami autorskimi majątkowymi oraz wszelkimi ważnymi licencjami (oprogramowania narzędziowe np. system operacyjny lub bazodanowy) do produktów, które zostaną wykorzystane przy wdrożeniu oprogramowania dla Jednostek; 11) udostępniony Jednostkom na czas trwania umowy system powinien zapewnić w szczególności: a) monitorowanie zużycia materiałów eksploatacyjnych i rozliczania wydruków oraz kopii, za pomocą którego generowane będą raporty, stanowiące podstawę do rozliczenia umowy, b) całkowitą kontrolę kosztów wydruków i kopii dla poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek, c) całkowitą kontrolę ilości wydruków i kopii (ilość stron) dla poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek, d) dostęp Jednostki przez przeglądarkę WWW do systemy umożliwiający podgląd monitorowanych urządzeń, generowanych raportów. 12) przeprowadzenie szkolenia z obsługi zainstalowanego przez Wykonawcę systemu dla maksymalnie 10 osób w każdej Jednostce; 13) zastępowanie na czas trwania naprawy Urządzeń Jednostek, Urządzeniami zastępczymi o takich samych lub o lepszych parametrach; 14) wniesienie Urządzeń do pomieszczeń wskazanych przez Jednostki, podłączanie i konfigurowanie Urządzeń zastępczych w asyście uprawnionego pracownika Jednostki po uprzednim uzgodnieniu terminu z Jednostką; 15) analiza oraz śledzenie stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek, które stanowią przedmiot zamówienia (określonych w załącznikach 1-5), nowych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek niewykazanych w załącznikach 1-5 oraz urządzeń zastępczych dostarczonych przez Wykonawcę. Na podstawie dokonanej analizy Wykonawca zapewni płynną dostawę materiałów eksploatacyjnych do pomieszczeń wskazanych przez Jednostki, w celu zapewnienia zapasu, który będzie gwarantował ciągłość pracy urządzeń objętych zamówieniem; 16) udostępnienie Jednostkom na czas trwania umowy elektronicznego systemu zgłaszania usterek/awarii oraz zarządzania zgłoszeniami. System powinien zapewniać: a) w zakresie rejestracji zgłoszenia: automatycznie nadawany przez system numer identyfikacyjny zgłoszenia, automatycznie wprowadzana data wykonania zgłoszenia, automatycznie wprowadzanie informacji o osobie dokonującej zgłoszenia, formularz wymagający podania przez zgłaszającego minimum: marki i modelu urządzenia, identyfikatora urządzenia nadany przez producenta: numer seryjny identyfikatora urządzenia nadany przez Jednostki (wewnętrzny numer nadany przez Jednostki), opisu usterki/awarii, lokalizacji urządzenia (miejscowość, ulica, numer pomieszczenia), użytkownika urządzenia (imię i nazwisko), danych kontaktowych do użytkownika urządzenia (numer telefonu), b) w zakresie zarządzania zgłoszeniami: możliwość edycji danych rejestrowych zgłoszenia przez Jednostki, możliwość uzupełnienia zgłoszenia przez Jednostki przez podpięcie elektronicznych dokumentów, możliwość uzupełnienia zgłoszenia przez Jednostki o dodatkowe uwagi/opisy, uzupełnianie przez Wykonawcę daty wizyty serwisowej technika wraz ze skanem protokołu z wizyty, uzupełnianie przez Wykonawcę daty naprawy urządzenia/dostarczenia urządzenia zastępczego wraz ze skanem protokołu z wizyty, uzupełnienie daty zakończenia obsługi zgłoszenia przez Wykonawcę, wyświetlanie statusu zgłoszenia, 3

automatyczne wyświetlanie czasu realizacji zgłoszenia (w dniach roboczych) od dnia przyjęcia zgłoszenia do dnia zakończenia obsługi zgłoszenia, wyszukiwanie zgłoszeń w oparciu o kryteria podawane podczas rejestracji. c) praca w systemie w oparciu o indywidualne konta wskazanych pracowników Jednostek, d) możliwość wygenerowania raportu z systemu, min. Raport dotyczący ilości zgłoszeń w dowolnym przedziale czasu, zawierający dane podawane podczas rejestracji. e) automatyczne powiadomienia mailowe do rejestrującego zgłoszenie o dokonanych zmianach w zgłoszeniu (zmiana statusu, uzupełnienie zgłoszenia). 3. Wszystkie tonery/tusze wykorzystywane przez Wykonawcę muszą być fabrycznie nowe. Pod pojęciem fabrycznie nowe Wspólny Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów lub pełnowartościowych komponentów z odzysku, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta z widocznym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem. 4. Realizacja zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne do siedziby Jednostek odbywać się będzie w następujący sposób: Materiały eksploatacyjne (z wyjątkiem papieru) w tym tonery, tusze i zszywki, będą dostarczane Jednostkom płynnie do pomieszczeń wskazanych przez Jednostki w terminie 3 dni roboczych od dokonania zamówienia przez Jednostki w sposób zapewniający istnienie zapasu gwarantującego ciągłość pracy urządzeń. W przypadku awarii Urządzeń będących w eksploatacji w siedzibie, którejkolwiek z Delegatur Jednostki (lokalizacje wymienione w ust. 1 SOPZ) naprawa będzie odbywać się w siedzibie danej Delegatury. 5. Reakcja serwisowa Wykonawcy, czyli przystąpienie do naprawy uszkodzeń, nieprawidłowości i awarii Urządzeń musi nastąpić w następującym czasie: 1) czas reakcji serwisowej na zgłoszenie przekazane Wykonawcy do godziny 11.00 - nie później niż do godziny 15.30 następnego dnia roboczego; 2) reakcja na zgłoszenie przekazane Wykonawcy po godzinie 11.00 - nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych. 6. Czas naprawy Urządzeń nie może trwać dłużej, niż 2 dni robocze, od momentu reakcji serwisowej Wykonawcy, o której mowa w ust. 5 SOPZ; 7. W przypadku, gdy usunięcie uszkodzenia lub nieprawidłowości pracy Urządzeń okaże się niemożliwe w czasie określonym w ust. 6 SOPZ, na czas naprawy Wykonawca zastąpi to Urządzenie Urządzeniem zastępczym tego o takich samych lub o lepszych parametrach w terminie do 2 dni roboczych następujących po dniu przekazania przez Wykonawcę Jednostce informacji o niemożliwości usunięcia awarii w terminie określonym w ust. 6. 8. Każdy przypadek zabrania Urządzenia przez Wykonawcę poza siedzibę Jednostki, zostanie potwierdzony protokółem zdawczo-odbiorczy podpisanym przez osoby wyznaczone przez Jednostki i Wykonawcę. 9. W przypadku wystąpienia kwestii spornych co do przyczyny wystąpienia awarii decydująca będzie opinia biegłego powołanego przez Jednostkę. W przypadku potwierdzenia uszkodzenia sprzętu z winy Wykonawcy zobowiązany on będzie do usunięcia tych uszkodzeń w terminie 7 dni od daty przekazania Wykonawcy przez Jednostkę opinii biegłego. Wykonawca zobowiązany będzie także do zwrotu kosztów związanych w wydaniem opinii/ekspertyzy. 10. Wszystkie materiały eksploatacyjne i części/podzespoły wymienne wykorzystywane przez Wykonawcę w trakcie trwania umowy muszą być oryginalnie zabezpieczone przez producenta w sposób gwarantujący, że produkt nie był użyty od momentu wyprodukowania, oraz muszą posiadać naniesiony na opakowaniu opis jednoznacznie identyfikujący produkt, znak firmowy producenta, kod produktu, typ i model sprzętu, do którego materiał jest przeznaczony, oraz termin ważności (jeżeli taki jest wymagany dla danego materiału). 11. Naprawy polegające na usuwaniu zgłoszonych awarii Urządzeń, wynikłych w czasie eksploatacji, w tym dostawę i wymianę części zamiennych, dokonywane będą z użyciem części i podzespołów nowych, nieregenerowanych, zapewniających bezawaryjną pracę urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek. W przypadku, gdy wykonanie naprawy będzie niemożliwe lub zdaniem Wykonawcy nie będzie uzasadnione ekonomicznie, Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemną opinię, 4

wskazując w niej stan techniczny Urządzenia oraz przyczyny braku możliwości lub zasadności wykonania naprawy. 12. Jednostkom przysługują na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym wszelkie uprawnienia z tytułu rękojmi odnośnie wykonanych napraw oraz wymienionych części i materiałów eksploatacyjnych. 13. Wykonawca zobowiązany jest usunąć na swój koszt stwierdzone w okresie rękojmi wady w przedmiocie umowy lub dostarczyć wolny od wad przedmiot umowy w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Jednostkę. 14. W dniu zakończenia umowy zainstalowane przez Wykonawcę (na dzień zakończenia umowy) materiały eksploatacyjne i części przejdą na własność Jednostki z tym zastrzeżeniem, że Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie wynikające z faktycznego odczytu końcowego liczników po ostatnim okresie rozliczeniowym w ramach umowy. 15. Zapewnienie jakości kopii/wydruków zgodnie z zaleceniami producenta Urządzeń (bez zabrudzeń, zagnieceń, przekłamania kolorów itp.). 16. Liczba i asortyment sprzętu określonego w wykazie urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek może podlegać zmianom w związku likwidacją zużytych Urządzeń, czasowym wyłączeniem z użytkowania, powstaniem lub likwidacją lokalizacji w przypadku zmian organizacyjnych. 17. Wspólny Zamawiający dopuszcza zmianę wzrostu ilości urządzeń do 10% w stosunku do załączników nr 1-5 do SOPZ w oparciu o podpisanie stosownego aneksu do umowy. przeglądy, naprawy, konserwacje oraz uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych (bez papieru) w tym tonerów, tuszy i części zamiennych II. Sposób realizacji umowy 1. Usługą zapewnienia ciągłości pracy obejmowane będą Urządzenia ujęte w załącznikach nr 1-5 do SOPZ. 2. Usługą zapewnienia ciągłości pracy będą objęte również Urządzenia, zwane dalej Urządzeniami zastępczymi, którymi Wykonawca zastąpi Urządzenia Jednostek zabrane na czas naprawy. 3. Usługą zapewnienia ciągłości pracy będą objęte również Urządzenia ujęte w kolumnach załączników nr 1-5 do SOPZ zatytułowanych Urządzenia objęte umową od pierwszego zgłoszenia Jednostki (załączniki 2-3 kolumna i, załączniki 4-5 kolumna h ) od dnia pierwszego zgłoszenia przez Jednostkę potrzeby ich przeglądu, naprawy, konserwacji, serwisu, uzupełnienia materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. Wynagrodzenie z tytułu objęcia umową tych Urządzeń będzie naliczane zgodnie z zapisami umowy nie wcześniej niż od dnia pierwszego ww. zgłoszenia. 4. Jako uszkodzenie/awarię urządzenia określonego w załączniku nr 1-5 do SOPZ należy rozumieć sytuację, w której prawidłowo podłączone urządzenie do sieci elektrycznej, do komputera lub włączone do sieci komputerowej nie wykonuje wydruków lub kopii. 5. Jako nieprawidłowość pracy Urządzenia należy rozumieć sytuację, w której to Urządzenie wykonuje wydruki o jakości odbiegającej od określonej w jej dokumentacji technicznej (blady wydruk, plamy, niezadrukowane fragmenty tekstu lub obrazu, przekłamane kolory itp.). 6. Wykonawca zastępował będzie Urządzenia - Urządzeniami zastępczymi o takich samych lub lepszych parametrach co uszkodzone, np. drukarka kolorowa Jednostki będzie zastąpiona drukarką kolorową Wykonawcy o podobnych lub lepszych parametrach, urządzenie wielofunkcyjne Jednostki będzie zastąpione urządzeniem wielofunkcyjnym Wykonawcy o podobnych lub lepszych parametrach. 7. Urządzenie zastępcze określone w ust. 5 SOPZ Wykonawca zainstaluje i uruchomi w lokalizacjach określonych przez Jednostki w terminie do 2 dni roboczych następujących po dniu przekazania przez Wykonawcę Jednostkom informacji o niemożliwości usunięcia awarii/usterki w terminie na tą czynność przeznaczonym. 8. W przypadku konieczności ręcznego kontrolowania stanu liczników i poziomu zużycia materiałów eksploatacyjnych obowiązek ten ciąży na Wykonawcy spisanie liczników i stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych realizowane będzie w obecności wyznaczonego pracownika Jednostki i odnotowane w raporcie. 5

III. Dokonywanie zgłoszeń oraz komunikacja z Wykonawcą 1. Jednostki dokonywał będzie zgłoszeń za pośrednictwem udostępnionego przez Wykonawcę elektronicznego systemu zgłaszania usterek/awarii, lub w inny uzgodniony pomiędzy Stronami przed zawarciem umowy. 2. Zastrzega się możliwość dokonywania przez Jednostki zgłoszeń przez telefonicznie lub faksem, pod numer wskazany przez Wykonawcę. IV. Rozliczenia 1. Wspólny Zamawiający wyraża zgodę na zainstalowanie oprogramowania do monitorowania materiałów eksploatacyjnych oraz rozliczającego wykonane wydruki/kopie przez Urządzenia Jednostek, z którego będą rozliczane raporty, będące podstawą do rozliczeń. 2. W momencie wejścia umowy w życie Wykonawca będzie rozliczał materiały eksploatacyjne Jednostek zainstalowane na Urządzeniach aż do ich zużycia. 3. Raport miesięczny przygotowywany przez Wykonawcę zawierać będzie w szczególności ilość wykonanych w danym miesiącu wydruków/kopii w podziale na kopie monochromatyczne i kopie kolorowe. 4. Raport miesięczny sporządzany będzie na koniec miesiąca w formie papierowej i zostanie dołączany do faktury. 5. Raport miesięczny w formie elektronicznej jako plik arkusza kalkulacyjnego Microsoft Office/Excel dostarczany będzie Jednostkom pocztą elektroniczną na adresy:. w terminie jak jego wersja papierowa. 6. Raport miesięczny sporządzany będzie na podstawie odczytanych przez wykonawcę liczników w Urządzeniach Jednostek. 7. Jeżeli do sporządzenia raportu niezbędne było wykonanie wydruków z Urządzeń, Wykonawca przekaże te wydruki Jednostkom z adnotacją na każdym z nich o numerze fabrycznym Urządzenia, którego wydruk dotyczy. 8. Szacowana ilość stron w wydruków/kopii przewidziana do zlecenia przez Jednostki w ramach realizacji przedmiotu umowy wynosi: 9. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia jej zawarcia.. do 31 grudnia 2018 roku z możliwością przedłużenia do 31 maja 2019 roku, w przypadku uruchomienia prawa opcji. 10. Wspólny Zamawiający zastrzega, że Umowa wygasa w części, tj. w odniesieniu do danej Jednostki, przed terminami określonymi w ust. 9, w sytuacji przekroczenia przez tę Jednostkę wartości kwoty zabezpieczonej w jej planie finansowym na realizację przedmiotu umowy. V. Wymogi zatrudnienia Zamawiający wymaga, aby wszystkie czynności związane z wykonywaniem serwisu/konserwacji urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek były wykonywane przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. 6