Warszawa, dn.06.03.2012 ZAPYTANIE OFERTOWE NA: wynajem autokaru na 49 osób oraz busa na min. 16 osób obsługujących trasę podczas Letnich Obozów Naukowych w projekcie "Z Małej Szkoły w Wielki Świat", współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet III, Działanie 3.3.4. zgodnie z umową z Ministerstwem Edukacji Narodowej nr UDA-POKL.03.03.04-00-080/09-01) zapytania ofertowe nr 1/ FCP/MS/2012 1. Nazwa i adres Zamawiającego. FUNDACJA CIVIS POLONUS Ul. Bellottiego 5/47 01-022 Warszawa 2. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zapytania jest wynajem autokaru oraz busa w celu transportu dzieci w wieku 11-12 lat i opiekunów (transport do Warszawy i z powrotem, jazda po mieście w trakcie trzech turnusów) podczas Letnich Obozów Naukowych. Minimalne wymagania, które musi spełniać autokar: 49 miejsc siedzących lub więcej, rok produkcji nie wcześniejszy niż 1995, autokar musi być wyposażony w toaletę. Trasa musi być obsługiwana przez jeden autokar. Minimalne wymagania, które musi spełniać bus: 16 miejsc siedzących lub więcej, rok produkcji nie wcześniejszy niż 2000 rok. Poniżej znajduje się szczegółowy opis zamówienia w podziale na trzy turnusy: I turnus 09.07.2012 (dzień dojazdu do Warszawy)-14.07.2012 (dzień wyjazdu z ośrodka pod Warszawą), usługa polega na: - transporcie autokarem dzieci i opiekunów po trasie Tczew- Olsztyn- Zakroczym do Warszawy (dojazd do Warszawy na godz. 15) w dn. 09.07.2012, a następnie dojazd do ośrodka w Klaudynie (pod Warszawą) - transporcie autokarem dzieci i opiekunów z ośrodka w Klaudynie (pod Warszawą) do Warszawy i jazda po mieście. Powrót do ośrodka w godzinach wieczornych. Dotyczy dni 10.07.2012-13.07.2012 - transporcie autokarem dzieci i opiekunów na trasie Klaudyn- Zakroczym- Olsztyn- Tczew w dn. 14.07.2012 II turnus-16.07.2012 (dzień dojazdu do Warszawy)-21.07.2012 (dzień wyjazdu z ośrodka pod
Warszawą), usługa polega na: - transporcie autokarem dzieci i opiekunów po trasie Szczecin- Gniezno- Kłodawa do Warszawy (dojazd do Warszawy na godz. 15) w dn. 16.07.2012, a następnie dojazd do ośrodka w Klaudynie (pod Warszawą) - transporcie autokarem dzieci i opiekunów z ośrodka w Klaudynie (pod Warszawą) do Warszawy i jazda po mieście. Powrót do ośrodka w godzinach wieczornych. Dotyczy dni 17.07.2012-20.07.2012 - transporcie dzieci i opiekunów po trasie Klaudyn-Kłodawa-Gniezno-Szczecin w dn. 21.07.2012 III turnus-23.07.2012 (dzień dojazdu do Warszawy)-28.07.2012 (dzień wyjazdu z ośrodka pod Warszawą), usługa polega na: - transporcie autokarem dzieci i opiekunów po trasie Strzelce Opolskie- Wrocław- Legnica- do Warszawy (dojazd do Warszawy na godz. 15) w dn. 23.07.2012, a następnie dojazd do ośrodka w Klaudynie (pod Warszawą) - transporcie busem dzieci wraz z opiekunem na trasie Skwierzyna-Sulechów do Warszawy (dojazd do Warszawy ma godz.15) - transporcie autokarem dzieci i opiekunów z ośrodka w Klaudynie (pod Warszawą) do Warszawy i jazda po mieście. Powrót do ośrodka w godzinach wieczornych. Dotyczy dni 24.07.2012-27.07.2012 - transporcie dzieci i opiekunów na trasie Klaudyn- Legnica- Wrocław- Strzelce Opolskie w dn. 28.07.2012 Dodatkowe informacje: Wymienione miasta po trasie są miastami skąd odbierane będą dzieci wraz z opiekunami, należy wziąć pod uwagę 20 minutowe postoje. Ośrodek w którym nocują uczestnicy obozu znajduje się w Klaudynie przy ul. Ciećwierza 14. Na terenie ośrodka znajduje się miejsce postojowe dla autokaru. Jazda po mieście odbywać się będzie w godz. 10-18 i obejmuje przemieszczanie się przede wszystkim po centrum miasta, odległości są niewielkie. Zamawiający nie pokrywa kosztów ew. noclegu lub wyżywienia kierowcy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 3. Termin wykonania zamówienia. 9-14 lipca 2012 roku; 16-21 lipca 2012, 23-28 lipca 2012. 4. Warunki udziału w postępowaniu. 4.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: -posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, -posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem
Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 4.2. Zamawiający nie może udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: -uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; -posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; -pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 5. Kryteria oceny warunków udziału w postępowaniu 5.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki, o których mowa w pkt 4.1 i w pkt 4.2 na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 oraz oświadczenia o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów Żądanych przez Zamawiającego, o których mowa w pkt 6, potwierdzających spełnianie tych warunków. 5.2 Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia - nie spełnia
6. Wymagane dokumenty -Oferta. -Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w punkcie 4.1 wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. -Oświadczenie o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, załącznik nr 2. - Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. - Pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. - oświadczenie o posiadaniu licencji na prowadzenie działalności odnośnie przewozu osób, aktualnych przeglądów technicznych, ważnych dokumentów wymaganych przez władze w kraju Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta powinna: być sporządzona na papierze firmowym Oferenta i opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres e-mail, NIP, numer KRS (w przypadku, gdy Oferent jest wpisany do rejestru), numer wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej być sporządzona w formie pisemnej (wersja papierowa lub elektroniczna) w języku polskim, być podpisana czytelnie przez Oferenta, zawierać cenę brutto i netto zamówienia w podziale na turnusy ze szczegółową kalkulacją (koszt 1 kilometra brutto i netto, sposób naliczania-ryczałt lub wedle przebiegu km; z uwzględnieniem kosztów ew. autostrad, opłat postojowych itp.) zawierać całkowity koszt brutto i netto całego zamówienia zawierać harmonogram jazdy (godziny przyjazdu i odjazdu z/do wyznaczonych miast na trasach w poszczególnych turnusach) zawierać informacje o wyposażeniu autokaru (czy jest klimatyzacja, telewizor, dvd, stoliki), roku produkcji, liczba miejsc siedzących 8. Forma oferty 8.1 Oferta może być złożona w formie pisemnej lub elektronicznej (scan). 8.2 Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii w formacie PDF. 8.3 Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości
8.4 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 9.Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. Osobami(ą) upoważnionymi(ą) przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są: 1) Karolina Pucek: tel. 22 8275249, fax. 22 8275249 e-mail: karolina.pucek@civispolonus.org.pl 10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty. Ofertę należy złożyć w formie papierowej na adres ul. Warecka 8/85, 00-040 Warszawa, bądź w formie elektronicznej (scan) na adres e-mail karolina.pucek@civispolonus.org.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 23 marca 2012 roku do godz. 10.00. 11. Kryteria oceny ofert. 11.1 Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 11.2 Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Znaczenie kryterium procentowe Cena brutto 80% 80 punktów Wyposażenie autokaru 20% 20 punktów Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium Zasady oceny kryterium "Cena" (C). W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: C min Pi (C) = Max (C) Ci gdzie: Pi(C) Cmin ilość punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena"; najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; Ci cena oferty "i"; Max (C) maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium "Cena".
Zasady oceny kryterium "wyposażenie autokaru". Za każdy element wyposażenia 5 pkt, oceniane: klimatyzacja, telewizor, dvd, stoliki przy fotelach ; maksymalnie 20 pkt. 11.3 Ostateczna ocena punktowa oferty Ocena punktowa oferty "i" będzie zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt 11.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą. 12. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 12.1 Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 12.2 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 12.3 Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postepowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia upływu terminu składania ofert. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie interenetowej Zamawiającego: www.civispolonus.org.pl oraz www.malaszkola.pl 13. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. W niniejszym postępowaniu oferty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, poprzez e-mail, oraz telefonicznie. 14. Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 15. Pozostałe informacje Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w
formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: WWW.civispolonus.org.pl oraz stronie projektu WWW.malaszkola.pl Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 16. Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach projektu Z Małej Szkoły w Wielki Świat UDA-POKL.03.03.04-00-080/09-01 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 17.Płatnikiem będzie: Fundacja Civis Polonus Ul. Bellottiego 5 m 47, 01-022 Warszawa NIP-525-21-03-104 REGON:013215791 KRS:0000190972 18.Załączniki 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 2. Oświadczenie o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/ FCP/MS/2012 (pieczęć firmowa Wykonawcy). dnia.. OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU* Ja/ My niżej podpisany/i......... (imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy) działając w imieniu i na rzecz:.. oświadczam/y że: (nazwa Wykonawcy) - posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia - posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję/emy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,.dnia.. (podpis i pieczęć Wykonawcy) *Niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 1/ FCP/MS/2012 (pieczęć firmowa Wykonawcy). dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr 1/ FCP/MS/2012 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZANIA OSOBOWO LUB KAPITAŁOWOW Z ZAMAWIAJĄCYM Ja/ My niżej podpisany/i......... (imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy) działając w imieniu i na rzecz:.. (nazwa Wykonawcy) oświadczam/y, że nie jesteśmy powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Powiązanie to polega w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..dnia.. (podpis i pieczęć Wykonawcy) *Niepotrzebne skreślić