Nowy Sącz 03.12.2013 Zaproszenie do składania ofert zgodnie z zasadą konkurencyjności PO KL ZAPYTANIE NR OB.SAL.1 1) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wykluczone będą podmioty powiązane z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. I. Przedmiot zapytania W związku z realizacją projektu o numerze POKL.08.01.01-16-148/12 i tytule NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! (zwanym dalej Projektem) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i z budżetu Państwa, SYSTEMA Sp. z o.o. (zwana dalej Zamawiającym) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty na realizację zadania polegającego na: 2) Realizacji usługi wynajmu sal szkoleniowych na terenie woj. opolskiego dla 12 grup składających się z od 8 do 12 (średnio 10) Uczestników szkolenia każda. POKL.08.01.01-16-148/12 NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! Strona 1 z 6
3) Dla każdej z grup zorganizowanych zostanie 14 (czternaście) spotkań, z których każde składać się będzie z 8 (osiem) 45 minutowych godzin lekcyjnych. a) Łącznie przeprowadzonych zostanie 168 spotkań 8 (osiem) godzinnych. b) Uczestnikami szkoleń będą pracownicy lub właściciele firm MMŚP w licznie 120 osób. II. Obowiązki Wykonawcy: 4) Zapewnienie sal dla 12 grup składających się od 8 do 12 Uczestników szkolenia każda oraz prowadzącego szkolenie trenera/trenerów. 5) Dla każdej z grup zorganizowanych zostanie 14 spotkań, z których każde składać się będzie z 8 (osiem) 45 minutowych godzin lekcyjnych. a) Przerwy w trakcie jednego spotkania nie mogą łącznie przekroczyć 60 minut. b) W trakcie przerw będzie podawany catering. 6) Sala powinna być dostępna Uczestnikom szkolenia 30 minut przed planowanym rozpoczęciem spotkania. 7) Sala powinna być dostępna Uczestnikom szkolenia 30 minut po planowanym zakończeniu spotkania. 8) Sale muszą : a) posiadać powierzchnię i wentylację zapewniającą odpowiedni komfort pracy adekwatny do liczby osób mogących przebywać w pomieszczeniu, b) posiadać odpowiednie oświetlenie/zaciemnienie, c) posiadać wydajne i stabilne źródła prądu, d) być zaopatrzone w stały i wydajny dostęp do Internetu, e) być wyposażone w krzesła/fotele dla uczestników i trenera, stoliki pod sprzęt komputerowy(laptopy), wieszaki na okrycia wierzchnie dla uczestników, f) posiadać dodatkowe stoliki, na których serwowany będzie catering, g) posiadać odpowiednią powierzchnię pionową do prezentacji z wykorzystaniem rzutnika komputerowego lub innych urządzeń służących do prezentacji treści. POKL.08.01.01-16-148/12 NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! Strona 2 z 6
9) Zamawiający przedstawi Wykonawcy terminy i lokalizacje szkoleń na co najmniej 3 dni kalendarzowe przed pierwszym szkoleniem każdej grupy. a) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia sal szkoleniowych spełniających warunki niniejszego postępowania w terminach i lokalizacjach zaproponowanych pisemnie (mail) przez Zamawiającego. b) W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi jakiekolwiek zastrzeżenia w formie pisemnej (mail), co do lokalizacji sali szkoleniowej, Wykonawca zobowiązuje się zaproponować nową lokalizację lub salę szkoleniową do 2 dni kalendarzowych od otrzymania zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. 10) Wykonawca zapewni prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych bezpośrednio i pośrednio z realizowanym Projektem, w szczególności do dokumentów finansowych, na każde żądanie Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Wgląd do ww. dokumentów musi być zapewniony przez Wykonawcę w ciągu 2 dni kalendarzowych. Koszt dostarczenia ponosi Wykonawca. 11) Zamówienie należy zrealizować w okresie od 20 grudnia 2013 roku do 31 października 2014r. 12) Zamawiający może potrącić Wykonawcy kwotę w wysokości nie mniejszej niż 2.000 (dwa tysiące) PLN za każdy stwierdzony przypadek naruszenia zapisów części Obowiązki Wykonawcy. 13) Jako zabezpieczenie roszczeń Zamawiającego, Zamawiający za zgodą Wykonawcy zamienia wadium wpłacone przez Wykonawcę na kaucję. 14) Ewentualne potrącenia dokonywane będą przez Zamawiającego z kaucji w terminie do 7 dni od stwierdzenia naruszenia Obowiązków wykonawcy przy równoczesnej informacji przesyłanej (mail) Wykonawcy. 15) W przypadku zmniejszenia się wartości kaucji do poziomu 50% Zamawiający poinformuje o tym (mail) Wykonawcę a Wykonawca zobowiązany jest uzupełnić kaucję do jej pełnej wysokości w terminie 7 dni kalendarzowych od daty wysłania informacji przez Zamawiającego. a) Niewywiązanie się Wykonawcy z tego obowiązku skutkuje natychmiastowym wypowiedzeniem umowy. POKL.08.01.01-16-148/12 NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! Strona 3 z 6
III. Wymagania formalne stawiane przed Wykonawcą: 16) Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą odpowiadającą zakresowi przedmiotu zamówienia. 17) Wykonawca wpłacił na konto Zamawiającego w Banku Millennium S.A. rachunek numer 08 1160 2202 0000 0001 0400 4448 przed terminem składania ofert wadium w wysokości 10.000 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).decyduje data wpływu środków na konto Zamawiającego. a) W przypadku wyłonienia Wykonawcy zlecenia wadium zostanie zamienione na kaucję, której zadaniem będzie zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się z warunków zawartej umowy. IV. Dodatkowe warunki: 18) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia wielkości zamówienia według bieżących potrzeb przy zachowaniu ceny zgodnej z przedstawioną ofertą. Etap 1: V. Sposób wyłonienia Wykonawcy oraz opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty 19) Potencjalni Wykonawcy składają ofertę na formularzu podając cenę wykonania usługi. 20) Zamawiający weryfikuje pod względem formalnym złożone oferty i informuje mailowo o wynikach weryfikacji formalnej. 21) Wykonawcy, którzy spełnili wymogi formalne zapraszani są do udziału w etapie drugim. Etap 2: 22) O wyborze Wykonawcy zadecyduje aukcja elektroniczna przeprowadzona na platformie EFSArt w terminie określonym przez Zamawiającego. Zakwalifikowani do etapu 2 Wykonawcy otrzymają hasło dostępu do platformy EFSArt i zostaną poinformowani o terminie przebiegu aukcji (mail). a) Planowany termin rozpoczęcia aukcji to 18 grudnia 2013r. (środa) godzina 13:00 POKL.08.01.01-16-148/12 NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! Strona 4 z 6
b) Aukcja potrwa 20 minut. c) Jeżeli Wykonawca złożył ofertę cenową podczas etapu 2 to ta cena jest ceną ostateczną dla danego Wykonawcy. W przeciwnym razie za cenę obowiązującą przyjmuje się cenę z etapu 1. 23) Wszyscy Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie (mail) o przebiegu postępowania. 24) Jeżeli żaden z Wykonawców nie złoży oferty podczas etapu 2 wówczas Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną z etapu 1 mieszczącą się w budżecie projektu. a) Jeżeli zaoferowane ceny będą równe to o kolejności zadecyduje wcześniejszy termin wpływu wadium na wyciągu bankowym. 25) Zamawiający może unieważnić niniejsze postępowanie jeżeli wszystkie oferty cenowe za wynajem sali na jedno spotkanie przekroczą posiadany budżet. VI. Termin, miejsce i sposób składania ofert 26) Oferta powinna zostać przygotowana w wersji papierowej, w języku polskim na załączonym formularzu. 27) Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę a wszystkie jej strony parafowane. 28) Do oferty należy dołączyć podpisaną na każdej stronie przez Wykonawcę treść niniejszego zapytania. 29) Oferta musi zawierać: a. pełne dane adresowe Wykonawcy tj. kontakt telefoniczny i mailowy b. kopię przelewu bankowego potwierdzającą wpłatę wadium 30) Ofertę należy dostarczyć w wersji papierowej, pocztą, osobiście lub kurierem w nieprzekraczalnym terminie do dnia 17 grudnia 2013 r. (wtorek) do godziny 12:00. Oferty dostarczone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 31) Ofertę w zaklejonej kopercie z dopiskiem Postępowanie nr OB.SAL.1 nie otwierać przed godziną 12:00 dnia 17 grudnia 2013 r. (wtorek). należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego: POKL.08.01.01-16-148/12 NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! Strona 5 z 6
SYSTEMA Sp. z o.o. ul. 1 Maja 5 33-300 Nowy Sącz 32) Osoba do kontaktów: Pan Waldemar Żak e-mail: office@systema.pl Załączniki: 1. Formularz oferty POKL.08.01.01-16-148/12 NOWOCZESNE BUDOWNICTWO! Strona 6 z 6