Raion HRMS Opis systemu System Raion HRMS (Human Resource Management System) to intuicyjny i prosty w obsłudze system służący do skutecznego zarządzania firmą. Obejmuje między innymi kontrolę efektywności, kompetencji, rekrutacji oraz rozwoju pracowników. Dodatkowo system zapewnia pomoc w organizacji pracy personelu, redukcję ilości dokumentów papierowych oraz gwarancję bezpieczeństwa danych. Rdzeniem systemu są zadania wykonywane przez pracowników umożliwiają śledzenie i aktualizację postępów oraz komunikację na temat zadania między osobami biorącymi w nim udział. Zadania przydzielone są do projektów, a projekty do klientów. Pozwala to na logiczne powiązanie planowania w skali makro i mikro. Wszystkim użytkownikom systemu nadaje się uprawnienia, które określają poziom dostępu do funkcjonalności. Każdy pracownik ma dostęp do: kalendarza w którym może dodawać wykonywane zadania z możliwością generowania podsumowującego raportu miesięcznego swoich zadań podstawowych informacjach o projektach w których pracuje podstawowych informacjach o pracownikach (pozycja w firmie, krótki opis) Pracownicy z wyższymi uprawnieniami mogą mieć dodatkowo dostęp do takich opcji jak: kwartalny kalendarz planów szczegółowy wgląd w dane pracowników oraz system ich oceny możliwość weryfikacji i kończenia zadań wgląd w dane na temat klientów akceptacja urlopów
Rys. 1: Porównanie opcji dla pracownika ze wszystkimi uprawnieniami (lewo) i podstawowymi uprawnieniami (prawo) Rodzaje ekranów Po zalogowaniu się do systemu, interfejs składa się z 2 części: menu do nawigacji po lewej stronie oraz zawartości danej strony po prawej. Czat umożliwia komunikację widoczną dla wszystkich pracowników. Jest to dobre miejsce do umieszczania ogłoszeń. Jeżeli dodawany wpis jest ważny, można zaznaczyć opcję, żeby system wysłał powiadomienie email o nim do każdego pracownika.
Powiadomienia podgląd wszystkich powiadomień dla użytkownika. Pokazuje się tam informacja o nowych komentarzach do zadań, przypomnienie o przekroczeniu terminu zadania, czy też informacja o wniosku o urlop Raporty umożliwia wygenerowanie miesięcznego raportu godzin pracy Klienci lista klientów podzielona na status, razem z projektami wykonywanymi dla klientów
Projekty lista projektów posortowana według statusu, z listą pracowników którzy wykonują dany projekt Zadania - lista zadań przypisanych do zalogowanego pracownika (Moje zadania), do których można dołączyć (Nieprzypisane zadania), które należy zweryfikować (Niezweryfikowane zadania) or lista wszystkich zadań do jakich pracownik ma wgląd Kalendarze - kalendarze godzin, planów, spotkań Ustawienia - ekran do dodawania takich ustawień jak lista świąt czy specjalizacje pracowników Opis funkcjonalności 1 Powiadomienia Dzielą się na 2 systemy powiadomień - powiadomienia systemowe i emailowe. Powiadomienia systemowe służą do wyświetlania informacji o zdarzeniach będąc zalogowanym w systemie. Rodzaje powiadomień: przekroczenie terminu zadania prośba o przełożenie terminu zadania nowy komentarz do śledzonego zadania wnioski o urlop pozytywna lub negatywna odpowiedź na wniosek o urlop
Drugim rodzajem powiadomień są powiadomienia email. Obecne powiadomienia email: otrzymanie nowego zadania przekroczenie terminu zadania zadanie niepomyślnie zweryfikowane ważna wiadomość dodana w czacie 2 Raporty Raporty miesięczne podsumowują zadania w danym miesiącu, oferując dodatkowe statystyki na temat projektów i wykonywanych zadań. 3 Zadania Rdzeniem systemu są zadania, przypisywane do pracowników. Każde zadanie może być częścią projektu dodanego do systemu. Zadania mogą być przypisane do kilku pracowników oraz z dodatkowymi wymaganiami do zakończenia, np. wymóg dodania skanu listy kontrolnej. Każde zadanie ma status realizacji - od oczekującego aż do zakończonego. Zakończyć zadanie może tylko uprawniona osoba po pomyślnej weryfikacji wykonania.
Na stronie zadania widoczne są dodatkowe informacje, załączniki oraz system wiadomości umożliwiający komunikację na temat zadania między osobami je wykonującymi lub z przełożonym. 4 Kalendarze Kalendarze w systemie Raion HRMS służą do planowania i rozliczania wykonywanych zadań. Tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mają dostęp do kalendarzy innych pracowników. Dzielą się one na następujące rodzaje:
kalendarz godzinny - służy głównie do rozliczania godzin pracy w tygodniu. Dodatkowo zawiera kalendarz z listą aktualnych zadań i z możliwością dodawania notatek na temat planów na dany dzień oraz oznaczania dni, np. spędzonych w delegacji lub na urlopie. kalendarze zadań - zawiera listę kalendarzy zadań wszystkich pracowników kalendarze dni - zawiera listę kalendarzy z rodzajami i notatkami na temat każdego dnia w miesiącu dla wszystkich pracowników
kalendarze planów - umożliwiają dodawanie planów w widoku kwartalnym. Każdy plan można przypisać do pracownika lub do projektu 5 Klienci Do każdego klienta można dodać informacje takie jak profil, adres, dane kontaktowe, stronę internetową, czym dana firma się zajmuje, potencjalne zainteresowanie firmy produktami na rynku oraz uwagi, w których między innymi możemy wpisać jak przebiegała współpraca. Dodatkowo każdy klient posiada status, automatycznie ustawiany w zależności od statusu realizacji wykonywanych dla niego projektów.
6 Projekty Do projektów przypisywani są pracownicy, a także dodawane są do nich zadania. Ekran do zarządzania projektem umożliwia zarządzanie pracownikami, dodanie opisu, przegląd zadań i panów dotyczących projektu