27/0713/UN 1/6 Akademia Wychowania Fizycznego i Sportu w Gdańsku 80-336 Gdańsk, ul. Kazimierza Górskiego 1, tel. 58-554-74-42, faks 58-554-72-27 Biuro Kanclerza AWFiS: 80-336 Gdańsk, ul. Józefa Czyżewskiego 30A Gdańsk, 06.09.2013r. Nr p. 27/0713/UN Do uczestników postępowania o udzielanie zamówienia Wyjaśnienia i zmiana nr 2 treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr 27/0713/UN pn. Świadczenie usługi ochrony mienia w połączeniu z usługą portierską w AWFiS Gdańsk Zamawiający informuje, że w dniach 29.07.2013r. 01.08.2013r. wpłynęły poniższe pytania do treści SIWZ, w tym pytania zadane podczas spotkania z Wykonawcami w dniu 31.07.2013r, dotyczące przetargu pn. Świadczenie usługi ochrony mienia w połączeniu z usługą portierską w AWFiS Gdańsk Na podstawie art. 38 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., Nr 0, poz. 907 z późn. zm.) Zamawiający przekazuje treść złożonych zapytań wraz z wyjaśnieniami i zmianami treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: Pytanie 1: Czy Zamawiający może sprecyzować liczbę roboczogodzin pracowników ochrony dedykowanych do ochrony imprez masowych i sportowych? Odpowiedź na pytanie 1: Zgodnie z p. 7 Załącznika 1 Przedmiot zamówienia szacowana ilość roboczogodzin przeznaczonych na ochronę imprez masowych i sportowych w okresie umowy wynosi 600godz Pytanie 2: Czy w podanej ilości godzin w formularzu ofertowym uwzględnione zostały godziny podczas imprez masowych i sportowych? Odpowiedź na pytanie 2: Podana w formularzu ofertowym ilość godzin 29 574 uwzględnia 600 roboczogodzin przeznaczonych na ochronę imprez masowych i sportowych w okresie umowy. Pytanie 3: Ile osób przewidują Państwo na imprezach masowych? Czy podczas imprez organizowanych na terenie kampusu Uczelni będą dostępne napoje alkoholowe? Odpowiedź na pytanie 3: Głównymi imprezami masowymi organizowanymi na terenie AWFiS są: Inauguracja roku akademickiego oraz Juwenalia. Nie można dokładnie sprecyzować ilości osób uczestniczących w imprezach masowych. Podczas Juwenaliów dozwolona jest sprzedaż piwa. W trakcie trwania imprez masowych wymagana jest wzmożona czujność Wykonawcy, po to aby zapobiec dewastacji mienia Zamawiającego. Liczbę pracowników do wykonania usługi ochrony mienia określa w tym czasie sam Wykonawca Zgodnie z zapisem zawarty w 6 Zobowiązania Zamawiającego - w ust. 3 Zamawiający powiadomi Wykonawcę o rodzaju, rozmiarze i terminie mającej się odbyć na terenie AWFiS imprezy masowej czy sportowej, z wyprzedzeniem co najmniej 5 dniowym.
27/0713/UN 2/6 Zestaw pytań 4: 1. W jakim wymiarze etatu umowy o pracę (1/10, 1/4, 1/2, pełen etat) należy zatrudnić pracowników ochrony? 2. Zamawiający w podstawowych wymaganiach określił powierzenie realizacji zamówienia pracownikom ochrony zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Czy Zamawiający może określić wymiar etatu umowy o pracę na jaki mają być zatrudnieni pracownicy ochrony? 3. W pkt 5.2.4 dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia w związku z zadanymi przez Wykonawców pytaniami proponujemy uściślenie i wskazanie wprost, aby: Zamawiający wymaga by Wykonawca zatrudniał wszystkie osoby wykonujące usługę ochrony AWFiS na umowę o pracę w tym co najmniej w tym na pełnym etacie co najmniej 4 osoby posiadające co najmniej licencje pracownika ochrony pierwszego stopnia, w tym 1 osobę na pełnym etacie posiadającą uprawnienia kierownika do spraw bezpieczeństwa. 4. Czy Zamawiający podtrzymuje wymóg zatrudnienia pracowników na umowę o pracę? Jeżeli tak, proszę o odpowiedź ile osób i w jakim wymiarze czasu pracy Wykonawca ma obowiązek zatrudniać w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia? 5. Czy Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia pracownikami ochrony w przypadku których Wykonawca zastosuje połączenie formy zatrudnienia na umowę o pracę i umów cywilno-prawnych? 6. Czy określenie, cyt. powierzenie realizacji zamówienia pracownikom ochrony zatrudnionych na podstawie umowy o pracę., dotyczy całego stanu etatowego ochrony i obsługi portierskiej tj. pracowników ochrony i obsługi portierskiej obiektów, pracowników grup interwencyjnych i pracowników ochrony imprez masowych? Jeżeli nie to proszę o doprecyzowanie jakie osoby winny być zatrudnione w oparciu o umowę o pracę? 7. Jaka jest podstawa żądania przez Zamawiającego wymogu zatrudnienia pracowników na umowę o pracę? Odpowiedź na zestaw pytań 4: 1. Zamawiający modyfikuje zapis w p. 5.2.4 SIWZ: w tym na pełnym etacie co najmniej 2 osoby na zapis w tym na pełnym etacie co najmniej 4 osoby pozostawiając pozostałe zapisy dotyczące pracowników ochrony bez zmian. Wymiar etatu dla pozostałych min. 4 osobach zależy od Wykonawcy i jego organizacji zatrudniania osób przy realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Do p. 5.2.4 SIWZ Zamawiający wprowadza następujący zapis badania spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczący dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia w przypadku wykonywania usługi portierskiej: Za spełnienie warunku Zamawiający uzna złożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wynikających z art. 22 ust.1 załączone do SIWZ. Ocena spełnienia warunku zgodnie z formułą: spełnia nie spełnia. 3. Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia pracownikami ochrony, w przypadku których Wykonawca zastosuje połączenie formy zatrudnienia na umowę o pracę i umów cywilno-prawnych. 4. Zamawiający wymaga by Wykonawca zatrudniał min. 8 osób na umowę o pracę posiadających licencję pracownika ochrony fizycznej w tym na pełnym etacie co najmniej 4 osoby posiadające co najmniej licencję pracownika ochrony fizycznej pierwszego stopnia, w tym 1 osobę na pełnym etacie posiadającą uprawnienia kierownika do spraw bezpieczeństwa. 5. Wprowadzenie zapisu dotyczącego wymogu zatrudnienia min. 8 osób na umowę o pracę jest podyktowane dotychczasowym doświadczeniem Zamawiającego, iż osoby zatrudnione u Wykonawcy na umowę o pracę są w stanie zapewnić ciągłość należytej realizacji przedmiotu zamówienia. Określenie przedmiotu zamówienia jest zarazem obowiązkiem jak i uprawnieniem Zamawiającego. Jego określenie w sposób obiektywny, z zachowaniem zasad ustawowych nie jest jednoznaczne z koniecznością zdolności realizacji zamówienia przez wszystkie
27/0713/UN 3/6 podmioty działające na rynku w danej branży. Potwierdzają to orzecznictwa, m.in. wyrok KIO (sygn. akt. KIO/UZP 80/07), w którym Izba stwierdziła, że Zamawiający ma prawo opisać swoje potrzeby w taki sposób, aby przedmiot zamówienia spełniał jego wymagania i zaspakajał potrzeby, pod warunkiem, że dokonany opis nie narusza konkurencji ani równego traktowania Wykonawców. Sama okoliczność, że opis przedmiotu zamówienia uniemożliwia złożenie oferty przez wszystkich Wykonawców nie wskazuje na naruszenie podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, skoro na rynku działają podmioty mogące brać udział w postępowaniu samodzielnie lub w ramach konsorcjum. Zamawiający nie ogranicza konkurencji wśród Wykonawców warunkiem udziału w postępowaniu polegającym na zatrudnieniu pewnej ilości osób uczestniczących w realizacji zamówienia na umowę o pracę. W postępowaniu nr 27/0713/UN Wykonawcy mają również możliwość zatrudnienia pracowników w celu wykonania zamówienia na innych zasadach niż umowa o pracę, tj. na zasadach określonych w KC, w tym m.in. na umowę zlecenia i umowę o dzieło. Zestaw pytań 5: 1. Czy pracownicy ochrony realizujący zamówienie muszą posiadać licencje pracownika ochrony fizycznej? Jeżeli tak, proszę o jednoznaczne wskazanie ilości pracowników ochrony na każdej zmianie oraz wymagane dla nich uprawnienia i kwalifikacje zawodowe. 2. Czy Zamawiający dopuszcza, aby zamówienie realizowane było przez pracowników ochrony posiadających orzeczenie o niepełnosprawności? 3. Zamawiający w Rozdziale 3 w części pn. Podstawowe wymagania Zamawiającego oraz w 3 ust 3c umowy nr KEB /27/0713/UN określił cyt. powierzenie realizacji zamówienia pracownikom ochrony o odpowiedniej sprawności fizycznej, intelektualnej i zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz posiadających licencję pracownika ochrony fizycznej. Czy określenie powierzenie realizacji zamówienia pracownikom ochrony o odpowiedniej sprawności fizycznej, intelektualnej jest jednoznaczne z brakiem możliwości zatrudnienia osób z orzeczoną niepełnosprawnością? 4. Z uwagi na rozbieżne informacje przedstawione w SIWZ oraz projekcie umowy będącej częścią SIWZ proszę o wyjaśnienie ilu pracowników na jakich obiektach ma posiadać licencje pracownika ochrony fizycznej? Zgodnie z zapisami SIWZ wszystkie zatrudnione osoby na wszystkich posterunkach winny posiadać licencje acz zapisy wzoru umowy w 5 ust 3h wymagają zatrudnienia co najmniej 2 osób z licencjami czyli są rozbieżne z zapisami SIWZ. Odpowiedź na zestaw pytań 5: 1. Zgodnie z p. 5.2.4 SIWZ w warunku dotyczącym warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Zamawiający podał, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - usługi ochrony mienia muszą posiadać wymagane ustawowo uprawnienia. Wykonawca musi zapewnić przy realizacji przedmiotu zamówienia osoby posiadające odpowiednio wymagane ustawowo uprawnienia, w tym jeżeli jest wymagane licencję pracownika ochrony fizycznej. 2. Zamawiający dopuszcza, aby zamówienie realizowane było przez pracowników ochrony posiadający orzeczenie o niepełnosprawności, jeżeli mogą zgodnie z wymaganymi ustawowo uprawnieniami pracować przy realizacji przedmiotu zamówienia 3. Zamawiający zmienia zapis w SIWZ w Rozdziale 3 Opis przedmiotu zamówienia, pozycji Podstawowe wymagania Zamawiającego oraz we wzorze umowy w 5 ust. 3c: z: - powierzenie realizacji zamówienia pracownikom ochrony o odpowiedniej sprawności fizycznej, intelektualnej i zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz posiadających licencję pracownika ochrony fizycznej. na: - powierzenie realizacji zamówienia pracownikom ochrony o odpowiedniej sprawności fizycznej, intelektualnej oraz posiadających, jeżeli wymagana jest ustawowo, licencję pracownika ochrony fizycznej.
27/0713/UN 4/6 Pytanie 6: Zamawiający, w pkt. 6 SIWZ (ostatni akapit) zamieścił następujący zapis: Uwaga: Dokumenty, które nie potwierdzają ani spełnienia warunków udziału w postępowaniu, ani spełnienia przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego (np. Formularz ofertowy czy Harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia ) nie mogą być uzupełnione zgodnie z art.26 ust.3. Czy Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą Harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia? Proszę o dokładne sprecyzowanie wymagań co do zawartości takowego dokumentu lub przekazanie Wykonawcom stosownego wzorca do wypełnienia. Odpowiedź na pytanie 6: Zamawiający wyjaśnia. że w nawiasie podał przykłady dokumentów, które w przypadku ich braku w ofercie nie mogą być uzupełnione zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Takim dokumentem w postępowaniu nr 27/0713/UN pn. Świadczenie usług ochrony mienia w połączeniu z usługą portierską w AWFiS Gdańsk jest Formularz ofertowy. Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą Harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia i usuwa z zapisów SIWZ zwrot czy Harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia Pytanie 7: 1. Zgodnie z ustawą o ochronie osób i mienia, należałoby zmienić tytuł SIWZ na: Świadczenie usługi ochrony mienia w AWFiS Gdańsk bez dopisku z usługą portierską, ponieważ wspomniana ustawa mówi jedynie o pracowniku ochrony z licencją oraz bez licencji, a nie o portierze. Za wyjątkiem patrolu wszystkie obiekty, tj. obsługa portierni lub recepcji realizowana jest przez pracownika ochrony. 2. W pozostałych załącznikach powinno się usunąć zapis usługa portierska. Odpowiedź na pytanie 7: Zamawiający pozostawia zapisy dotyczące usługi portierskiej bez zmian. Zamawiajacy wymaga od Wykonawcy wykonywania w trakcie realizacji umowy zarówno usługi ochrony mienia jak i usługi portierskiej. Ustawa o ochronie osób i mienia dotyczy tylko do wykonywanej usługi ochrony mienia. Zamawiający nie precyzuje w SIWZ, że obsługa portierni lub recepcji ma być realizowana przez pracownika ochrony. Pytanie 8: W pkt 5.2.2. posiadanie wiedzy i doświadczenia proponujemy uściślić jakim doświadczeniem powinien wykazać się Wykonawca, tj. Za spełnienie warunku Zamawiający uzna wykazanie się należytym wykonaniem co najmniej dwóch umów zawartych na usługę ochrony mienia w wymiarze co najmniej 25.000 roboczogodzin w okresie 12 kolejnych miesięcy każda, wykonywanych na obszarze min. 15 ha, w tym jedna dotycząca usługi ochrony kompleksu sportowego w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. Odpowiedź na pytanie 8: Zamawiający uszczegóławia warunek posiadania wiedzy i doświadczenia podany w p. 5.2.2 SIWZ poprzez dodanie zwrotu w tym jednej na wykonywanie usługi ochrony kompleksu sportowego do podanego warunku wykazania się należytym wykonaniem co najmniej dwóch umów. Zamawiający jako uczelnia sportowa posiada na swym terenie różne obiekty sportowe dlatego też zasadnym jest postawienie wymagania doświadczenia w ochronie kompleksu sportowego. Pytanie 9: Proszę o sprecyzowanie, jakie przypadki Zamawiający uzna za nienależyte, niezgodne z postanowieniami umowy realizowanie przez Wykonawcę usługi, o którym mowa w 8 pkt. 2a wzorca umowy,
27/0713/UN 5/6 Odpowiedź na pytanie 9: Zapisy zawarte we wzorze, w szczególności w 4 i 5 precyzują wymagania Zamawiającego wobec Wykonawcy co do realizacji umowy i niewykonywanie ich oznacza nienależyte, niezgodne z postanowieniami umowy realizowanie przez Wykonawcę usługi. Pytanie 10: Proszę o precyzyjne określenie wymagań dotyczących patroli interwencyjnych /grup patrolowych w zakresie uprawnień członków grup/patroli (m. in. licencja, pozwolenie na broń) oraz ich wyposażenia (np. pojazd, broń lub inne środki przymusu bezpośredniego). Jeżeli Zamawiający wymaga wyposażenia w broń proszę podać rodzaj (broń długa, krótka) oraz typ/model wymaganej broni. Odpowiedź na pytanie 10: Jednym z podstawowych elementów usługi ochrony mienia wymienione w 4 ust. 1 lit. d są czynności wykonywane przez grupy patrolowe czy patrole interwencyjne, tj.: czynna interwencja w przypadku zagrożenia zniszczeniem, dewastacją, kradzieżą lub innym naruszeniem substancji chronionego mienia, poprzez m.in. fizyczne uniemożliwienie dokonania zniszczenia, dewastacji, kradzieży lub innego naruszenia substancji chronionego mienia, wezwanie dodatkowych pracowników Wykonawcy (grupa patrolowa, patrol interwencyjny) w powyższym celu, wezwanie Policji, Zamawiający nie wymaga wyposażenia w broń. Członkowie grup patrolowych czy patroli interwencyjnych muszą posiadać takie uprawnienia jakie są wymagane ustawowo. Pytanie 11: W załączniku Nr 3 Wykonawca powinien konkretnie wskazać, jakimi osobami będzie realizował Zamówienie, oraz oświadczyć, iż osoby te zgodnie z warunkami SIWZ będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Nie ma znaczenia, czy jest to cały etat, czy część etatu. Minimalna ilość osób do prawidłowej realizacji Zamówienia przy wskazanej ilości roboczogodzin to co najmniej 20 osób. Dysponowaniem taką ilością osób powinien Wykonawca się wykazać. Odpowiedź na pytanie 11: Załącznik 3 WYKAZ OSÓB, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia jest dokumentem składanym w ofercie na potwierdzenie spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Warunek wymagany przez Zamawiającego określony jest w p. 5.2.4 SIWZ. I podany w niniejszym piśmie w odpowiedzi do zestawu pytań 4. Zamawiający dodaje do zapisu rozdziału 14 oraz wzoru umowy następujący zapis: Przed podpisaniem umowy w terminie 3 dni od dnia otrzymania informacji o wyborze Wykonawca dostarczy wykaz wszystkich osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia z podaniem imienia, nazwiska i numeru PESEL, informacji na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami, z zachowaniem warunku zawartego w p. 5.2.4 SIWZ. Pytanie 12: W związku z dużym prawdopodobieństwem wprowadzenia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa skutkujących zwiększeniem obciążeń finansowych po stronie Wykonawcy (tj. zwiększenie kosztów zatrudnienia pracowników na podstawie umowy zlecenia w związku z ewentualną koniecznością odprowadzania składek do ZUS od umów cywilno-prawnych do wielkości pełnego etatu) wnosimy o dodanie poniższej klauzuli do wzoru umowy: W przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa skutkujących zwiększeniem obciążeń finansowych po stronie Wykonawcy, w szczególności związanych z kosztami zatrudnienia pracowników Wykonawcy, Strony w terminie 30 dni od daty wejścia w życie opisanych powyżej zmian w przepisach prawa dokonają odpowiednich zmian w umowie,
27/0713/UN 6/6 w szczególności w zakresie wynagrodzenia należnego Wykonawcy, uwzględniających wzrost obciążeń po stronie Wykonawcy Odpowiedź na pytanie 12: Zamawiający pozostawia bez zmian zapisy umowy zawarte w 11 Zmiana postanowień umowy. Pytanie 13: Zamawiający w 4 ust 10 umowy nr KEB /27/0713/UN stwierdził że cyt...ustalenia komisji są wiążące dla Wykonawcy.. Dlaczego, wspólne ustalenia przedstawicieli stron, maja być wiążące tylko dla jednej strony wykonawcy?, czy oznacza to, iż Zamawiający pozostawia sobie prawo odrzucenia ustaleń komisji zawartych w protokóle? Odpowiedź na pytanie 13: Ustalenia komisji są wiążące dla Wykonawcy, ponieważ zapis w 5 ust. 10 odnosi się do zobowiązań Wykonawcy i dotyczy przypadku zaistnienia szkody w mieniu Zamawiającego. Zmodyfikowane: SIWZ część ogólna, Załącznik 1 Opis przedmiotu zamówienia, Załącznik 2 Doświadczenie zawodowe, Załącznik 4 Oświadczenie Wykonawcy, Formularz oferty oraz Wzór umowy są udostępniony do pobrania na stronie internetowej AWFiS Gdańsk: http://awf.gdansk.sisco.info w zakładce: Przetargi rok: 2013 miesiąc: miesiąc: lipiec przetarg: z dnia 24.07.2013r, nr 27/0713/UN.