Wykonawcy ubiegający się. o udzielenie zamówienia. Mielec, dnia

Transkrypt

1 Mielec, dnia Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia Powiat mielecki Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu informuje, iż w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej EURO realizowanym bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz odbiór i transport przesyłek z siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu do placówki nadawczej Wykonawcy wpłynęły pytania dotyczące treści zaproszenia do złożenia oferty, których treść wraz z odpowiedzią przekazuję poniżej: Pytanie 1 Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w przetargu Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego i w konsekwencji uzna za dopuszczalne świadczenie przez Wykonawcę usług w formie, w której Wykonawca w istocie jest pośrednikiem pomiędzy Zamawiającym, a innym operatorem (w tym operatorem wyznaczonym)? W ocenie składającego zapytanie, umowa o której mowa w art. 35 Prawa pocztowego jest jedynym sposobem zapewnienia świadczenia usługi zgodnie z wymogami siwz przy pełnym zachowaniu warunków konkurencyjności postępowania i jednoczesnego zapewnienia skutków, o których mowa m.in. w przepisach art pkt 2 KPA, czy art KPC, art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie Art. 35. ust 1. ustawy Prawo pocztowe operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, może po przyjęciu przesyłki pocztowej powierzyć dalsze wykonanie usługi innemu operatorowi pocztowemu na podstawie umowy o współpracę zawieranej w formie pisemnej. 1

2 Istotna w przedmiotowej sprawie jest również regulacja ust. 2- zgodnie, z którą w umowie o współpracę operatorzy pocztowi określają w szczególności: 1) zakres współpracy; 2) wynagrodzenie za wykonane przez operatora pocztowego czynności związane z realizacją umowy; 3) zakres i sposób przekazywania informacji w sprawie zabezpieczenia przesyłek pocztowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu pocztowego oraz zatrzymania i zabezpieczenia przesyłek pocztowych w przypadkach, o których mowa w art. 36; 4) zasady przekazywania operatorowi pocztowemu, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, przesyłek niedoręczalnych oraz przesyłek pocztowych, których dotyczy prawo zastawu; 5) zasady przekazywania przesyłek pocztowych zwróconych z powodu niewłaściwego doręczenia do oddawczej skrzynki pocztowej; 6) terminy wykonania przez operatora pocztowego czynności określonych w umowie; 7) zasady odpowiedzialności za naruszenie warunków umowy. W świetle powyższych regulacji stwierdzić należy, iż umowa zawarta pomiędzy operatorami na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe może, a nawet powinna szczegółowo regulować zasady współpracy między stronami, w tym precyzyjnie określać terminy wykonania przez danego operatora pocztowego (w tym operatora wyznaczonego) czynności określonych w umowie. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie aby w pisemnej umowie pomiędzy operatorami terminy wykonania określonych usług były zbieżne z terminami przewidzianymi w przepisach art pkt 2 KPA, czy art KPC, czy art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Inaczej mówiąc operatorzy pocztowi mogą tak ukształtować warunki współpracy (w tym zakresie zastosowanie znajduje zasada swobody umów) aby spełniać warunek stawiany przez Zamawiającego w przedmiotowym postępowaniu, np. poprzez ustalenie iż, nadanie (w tym dalsze przekazanie przesyłki do doręczenia) musi nastąpić w terminie jej przyjęcia od nadawcy, co pozwala na zachowanie skutków przewidzianych w przytoczonych wyżej przepisach. 2

3 Zamawiający nie ogranicza możliwości korzystania przy realizacji zamówienia z podwykonawców, a taki charakter miałby operator pocztowy będący stroną umowy zawartej z wykonawcą na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe. Ponadto takie uregulowanie stosunków pomiędzy wykonawcą a podwykonawcami, zapewnia spełnianie innych wymogów Zamawiającego, w tym w szczególności wymóg konieczności realizacji zamówienia zgodnie z ustawą Prawo pocztowe i aktami wykonawczymi. Przyjęcie innego trybu np. świadczenie usług w charakterze pośrednika ( posłańca przekazującego przesyłki od Zamawiającego do innego operatora) powoduje, iż w świetle przepisów ustawy Prawo pocztowe Zamawiający nie jest stroną dla końcowego operatora pocztowego realizującego usługę doręczenia przesyłki, co pozbawia go faktycznej możliwości dochodzenia odszkodowań czy składania reklamacji w przypadku jej nienależytego wykonania albo choćby dochodzenia właściwego dokonywania i rozliczania tzw. zwrotów, za które (w przypadku operatora wyznaczonego) Zamawiający będzie uiszczał opłatę gotówką jako usługę świadczoną poza umową o zamówienie publiczne. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U r. poz.1529 ) oraz odbiór i transport przesyłek z siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu do placówki nadawczej Wykonawcy. Zgodnie z treścią ust. 3 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w tym w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. 2012r. poz. 1529) ( ). Oznacza to, że wykonawca powinien świadczyć usługi pocztowe zgodnie z przepisami obowiązujących ustaw i postanowieniami przyszłej umowy. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, iż nie stawia żadnych ograniczeń w przedmiocie korzystania przez Wykonawcę z pomocy podwykonawców przy realizacji zamówienia. Do Wykonawcy należy wybór podwykonawców, forma współpracy, 3

4 kwestia regulacji stosunków z podwykonawcą itp. ważne jest przede wszystkim to, żeby przy realizacji usług będących przedmiotem zamówienia wykonawca realizując rzeczone usługi przy pomocy podwykonawców nie naruszał przepisów obowiązujących ustaw i działał zgodnie z postanowieniami przyszłej umowy w sprawie zamówienia. Jednocześnie Zamawiający informuje, że każdorazowo wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowa realizację postanowień umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości bezpośredniego obciążenia go kosztami zwrotów przesyłek, o których mowa w ust. 2 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia przez operatora wyznaczonego. Wszelkie rozliczenia za realizację przedmiotu zamówienia w tym zwrot przesyłek niedoręczonych będą dokonywane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z którym Zamawiający zawarł umowę o realizacje przedmiotu zamówienia. Opłata za zrealizowane zwroty ma być doliczona do faktury stanowiącej rozliczenie miesięczne. Zgodnie z ust. 21 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia to Wykonawca a nie operator wyznaczony jest zobowiązany doręczać zwroty niedoręczonych przesyłek pocztowych. Pytanie 2 W Załączniku nr 1 do Zaproszenia (Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia) w Rozdz. I ust. 2 Zamawiający wskazał, iż w ramach realizacji przedmiotu zamówienia będzie nadawał przesyłki z korespondencją, w której jest stroną postępowania m.in. administracyjnego. Przesyłki te będą nadawane u operatora wyznaczonego. W związku z powyższym czy Zamawiający dopuszcza ponoszenie opłaty za zrealizowane zwroty przesyłek poleconych z góry w formie opłaty gotówkowej? Powyższe będzie mogło mieć miejsce w sytuacji gdy zostanie wybrany inny operator pocztowy niż wyznaczony; skutki sposobu realizacji tzw. przesyłek terminowych nadanych przez wyłonionego wykonawcę u operatora wyznaczonego będą następujące: W przypadku braku możliwości doręczenia adresatom przesyłek nadanych w trybach wskazanych m.in. w art pkt 2 KPA, art pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów (np. art Kodeksu postępowania cywilnego) Poczta Polska S.A. dokona ich zwrotu do 4

5 Nadawcy tj. w tym przypadku do Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu, pobierając przy tym, opłatę za zwrot w gotówce, w wysokości zgodnie z obowiązującym Cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym. Schemat ustalania opłaty w przypadku zwrotu przesyłki nadanej z potwierdzeniem odbioru o wadze do 350 gram wygląda następująco: NADANIE: 6,10 zł (4,20 opłata za nadanie + 1,90 opłata za usługę potwierdzenie odbioru) ZWROT: 4,20 (opłata za zwrot) - 1,90 (opłata za zwrot niewykonanej usługi) = 2,30 (kwota do pobrania w gotówce od Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu za każdą zwracaną przesyłkę, przed jej wydaniem przez listonosza). Ma to szczególne znaczenie w kontekście opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający wskazał, że przedmiot zamówienia obejmuje: odbiór, przyjmowanie, przemieszczanie, doręczanie oraz zwroty przesyłek, dla których przewidziana została odrębna pozycja w Formularzu cenowym. Zatem oferta musi obejmować cały przedmiot zamówienia i uwzględniać wszystkie koszty jego realizacji. Świadczenie usługi w charakterze pośrednika ( posłańca przekazującego przesyłki od Zamawiającego do innego operatora pocztowego, bez zawartej z nim umowy na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe) powoduje, iż w świetle przepisów ustawy Prawo pocztowe, Zamawiający nie jest stroną dla końcowego operatora pocztowego realizującego usługę doręczenia przesyłki, co pozbawia go faktycznej możliwości dochodzenia właściwego dokonywania i rozliczania tzw. zwrotów, za które (w przypadku operatora wyznaczonego) Zamawiający będzie uiszczał opłatę gotówką z góry, jako usługę świadczoną poza umową, zawartą w wyniku przeprowadzonego postępowania. Zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia to Wykonawca a nie operator wyznaczony jest zobowiązany doręczać zwroty niedoręczonych przesyłek pocztowych. Uiszczanie opłat za zrealizowane usługi będzie następowało w okresach miesięcznych z dołu w formie opłaty skredytowanej. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie faktury VAT w terminie 21 dni od 5

6 daty wystawienia faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Zamawiający nie dopuszcza możliwości bezpośredniego obciążenia go kosztami zwrotów przesyłek, o których mowa w ust. 2 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia przez operatora wyznaczonego. Wszelkie rozliczenia za realizację przedmiotu zamówienia w tym zwrot przesyłek niedoręczonych będą dokonywane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z którym Zamawiający zawarł umowę o realizacje przedmiotu zamówienia. Pytanie 3 Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w przetargu Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego? W ocenie składającego zapytanie dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług objęte są tajemnicą pocztową zgodnie z art. 41 ust. 1 Prawa pocztowego. Nie mogą więc, poza przykładami wynikającymi z ustawy, być ujawniane przez operatora pocztowego podmiotom trzecim, w tym także innym operatorom. Czy w przypadku powierzenia przez jednego operatora pocztowego przesyłki pocztowej innemu operatorowi bez zawarcia stosownej umowy o współpracę Zamawiający uzna, że działanie to stanowi naruszenie tajemnicy pocztowej? Ad.1. Zamawiający nie dopuszcza nadawania przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w niniejszym postępowaniu Wykonawcę w sposób niezgodny z ustawą Prawo pocztowe i aktami wykonawczymi. Ad.2. Zamawiający nie dopuszcza żadnych odstępstw od obowiązującego prawa pocztowego. W przypadku powierzenia przez jednego operatora pocztowego przesyłki pocztowej innemu operatorowi bez zawarcia stosownej umowy o współprace Zamawiający uzna, że działanie to stanowi naruszenie tajemnicy pocztowej. 6

7 Pytanie 4 W Załączniku nr 1 do Zaproszenia (Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia) w Rozdz. I ust. 24 dopuścił nadawanie przesyłek przez posłańca w imieniu i na rzecz Zamawiającego u operatora wyznaczonego. Czy Zamawiający dokona modyfikacji treści Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia w taki sposób, aby jednoznacznie zostały opisane wszystkie warunki świadczenia usługi pośrednictwa, bowiem w przypadku braku stosownych zmian, samo dopuszczenia nadawania przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego powoduje, że zapisy SIWZ są nieprecyzyjne chociażby w kwestii rozliczania tzw. zwrotów przesyłek, oraz brak jest informacji czy Zamawiający w takiej sytuacji wymaga zawarcia umowy z innym operatorem, o której mowa w art. 35 ust 1 Prawa pocztowego. Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie 5 Czy mając na uwadze najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, podkreślające walor kryteriów oceny ofert o charakterze społecznym, Zamawiający dokona modyfikacji treści Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, poprzez dodanie dodatkowego kryterium oceny ofert, tzw. kryterium społecznego, przez które należy rozumieć liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (cały etat), którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia oraz w związku z powyższym dokona odpowiednich zmian dokumentacji dotyczącej Postępowania? Wykonawca wskazuje, iż konsekwencją wprowadzenia wskazanego kryterium powinno być m.in. równoczesne przewidzenie mechanizmów weryfikacyjnych dotyczących poziomu zatrudnienia podczas realizacji zamówienia. Jako przykład ww. mechanizmu weryfikacyjnego Wykonawca wskazuje na możliwość zamieszczenia we wzorze umowy zastrzeżenia o następującej treści: Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu kwartalnych raportów (do 15 dnia następnego miesiąca kalendarzowego) obejmujących 7

8 informacje o liczbie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie wyraża zgody. Podpisała: Alicja Makowska-Madej Z-ca Dyrektora PUP w Mielcu 8