PROTOKÓŁ. z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Gminie Lanckorona przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie

MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI w Krakowie Wydział Kontroli i Audytu KA.I.0931-17-07 PROTOKÓŁ z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Gminie Lanckorona przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie Kontrol przeprowadzono w okresie od 13 sierpnia do 6 wrzenia 2007 r. Wydział Kontroli i Audytu Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie zorganizował czynnoci kontrolne i koordynował ich przebieg. Kontrol przeprowadził na podstawie upowanie nr 216-223 Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, złoony z przedstawicieli nastpujcych jednostek: a) Wydział Infrastruktury, b) Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, c) Wydział rodowiska i Rolnictwa, d) Wydział Zarzdzania Kryzysowego, e) Wydział Kontroli i Audytu. Kontrol objto prawidłowo wykonywania przez Gmin Lanckorona zada z zakresu administracji rzdowej, realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2007 r. Wójtem Gminy w okresie objtym kontrol była Pani Zofia Oszacka wybrana w wyborach bezporednich w dniu 10 listopada 2002 r. (zawiadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Lanckoronie z dnia 19 listopada 2002 r.), a nastpnie w dniu 12 listopada 2006 r. (zawiadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 22 listopada 2006 r.). Odnonie merytorycznych zagadnie bdcych przedmiotem kontroli wyjanie udzielali miedzy innymi: a) w zakresie prowadzenia ewidencji działalnoci gospodarczej: - Pani Ewelina Piechota - podinspektor w Referacie Organizacyjnym, - Pani Czesława Okular - inspektor w referacie Inwestycji i Rozwoju, b) w zakresie spraw obywatelskich: - Pani Maria Sternal Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Lanckoronie c) w zakresie rodowiska i rolnictwa: - Pani Czesława Okular - inspektor w Referacie Inwestycji i Rozwoju d) w zakresie powszechnego obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej: - Pan Adam Dragan Inspektor do Spraw Zarzdzania Kryzysowego i Spraw Obronnych

e) w zakresie spraw dotyczcych skarg i wniosków: - Pani Barbara Kucharska inspektor w Referacie Organizacyjnym. W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, co nastpuje: EWIDENCJA DZIAŁALNOCI GOSPODARCZEJ Kontrol przeprowadziła, na podstawie upowanienia do kontroli nr 219/2007 z dnia 6 sierpnia 2007 r., Pani Dorota Mczka - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Infrastruktury Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. I. Realizacja zada w zakresie ewidencjonowania działalnoci gospodarczej, okrelonych w ustawie z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178 z pón. zm.). Sprawy z zakresu ewidencjonowania działalnoci gospodarczej w Urzdzie Gminy Lanckorona prowadziła Pani Ewelina Piechota, zatrudniona od 2002 na stanowisku referenta w Referacie Inwestycji i Rozwoju, a od 2 stycznia 2007 r. na stanowisku podinspektora w Referacie Organizacyjnym. Zadania z powyszego zakresu zostały ujte w ustalonym dla Niej zakresie czynnoci z dnia 2 stycznia 2007 r. Ponadto jak ustalono zadanie to zostało uwzgldnione w Regulaminie Organizacyjnym Urzdu Gminy Lanckorona. Ewidencja działalnoci gospodarczej prowadzona była w formie manualnej. Pierwszy wpis został w niej dokonany 9 stycznia 1989 r. W okresie objtym kontrol dokonano wpisów od numeru 926 do numeru 983. Ewidencja składała si z zeszytu i ksigi. Wpisano tam dane przedsibiorców wynikajce ze zgłosze. Poczwszy od 2004 r. w ewidencji tej wpisywano w wielu przypadkach tylko symbole z Polskiej Klasyfikacji Działalnoci (PKD), bez podania pełnego brzmienia. Ze wzgldu na brak miejsca nie wpisywano kolejnych nanoszonych zmian. W chwili wydania decyzji o wykreleniu z ewidencji jej numer i dat odnotowywano w odpowiedniej rubryce, a numer wpisu zakrelano kółkiem, by był widoczny. W ewidencji manualnej zmiany były odnotowane jedynie w niektórych przypadkach. Ewidencja ta nie spełnia wymogów, gdy nie odzwierciedla wszystkich zmian zaistniałych w czasie prowadzenia przez przedsibiorc działalnoci. Wykazała to kontrola dokonanych wpisów midzy innymi z numerami: 911, 912, 913, 926, 927, 928, 930, 934, 935, 936, 939, 966, 968 i 970. Pomocniczo prowadzony był alfabetyczny rejestr nazwisk przedsibiorców. Ponadto przedsibiorców wpisywano w programie Excel (po 2004 roku). Tym sposobem powstała baza odzwierciedlajca stan aktualny czynnych przedsibiorców, przy czym s w niej odnotowani równie przedsibiorcy, którzy zakoczyli działalno po 2004 roku. Brak profesjonalnego programu elektronicznego skutkuje utrat danych wpisanych do bazy poprzednio (brak archiwizacji danych). By ułatwi przedsibiorcom załatwianie spraw, przygotowano formularze zgłoszenia działalnoci, dokonywania w niej zmian i wykrelenia z ewidencji. Jak ustalono, w okresie objtym kontrol pobierano właciwe opłaty od zgłoszenia działalnoci bd zmiany. Rada Gminy nie podjła uchwały o zwolnieniu z opłat za zgłoszenie wpisu. 2

Przed wpisaniem do ewidencji badano, czy wobec zgłaszajcego nie został orzeczony zakaz wykonywania działalnoci. Dokumenty dotyczce kadego przedsibiorcy gromadzone s w oddzielnej teczce zawieszkowej, opisanej numerem zawiadczenia, imieniem i nazwiskiem, wpitej do segregatora według numerów narastajcych. Po wydaniu decyzji o wykreleniu z ewidencji dokumenty s przekładane do koszulki i wpinane według numerów wpisu do segregatora decyzje o wykreleniu, tworzc oddzielny zbiór nieczynnych przedsibiorców. Tylko te zbiory zawieraj pełn informacj odnonie zmian zachodzcych w czasie u przedsibiorcy. W podstawie prawnej zawiadczenia o wpisie do ewidencji powołano art. 14 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalnoci gospodarczej, (Dz. U. Nr 101, poz. 1178 z pó n. zm.) oraz art. 66 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzajce ustaw o swobodzie działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808), podczas gdy wystarczajce było powołanie art. 7 ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej. Powysze stwierdzono podczas kontroli zawiadcze z numerami: 928, 929, 930, 931, 932, 933, 934 i 935. Sprawa została szczegółowo omówiona podczas kontroli, w wyniku czego podstawa prawna zawiadczenia została skorygowana. Opisana nieprawidłowo nie dotyczy druków zawiadcze o zmianie wpisu oraz decyzji o wykreleniu, co stwierdzono w wyniku analizy zmian wpisów dokonanych z numerami: 2, 97, 129, 169, 178, 232, 395, 442, 446 i 459 oraz decyzji o wykreleniu z rejestru dla wpisów: 432, 446, 604, 813, 835, 884, 890, 924, 950 i 955. Wydane w 2006 roku decyzje o wykreleniu z ewidencji były wysyłane do ZUS, co nie było ustawowym obowizkiem. Natomiast zarówno w 2006 i w 2007 roku prawomocne decyzje wysyłano do urzdu skarbowego i statystycznego w sposób niezgodny z wymogiem art. 46 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z pó n. zm.), tzn. listem zwykłym. Powysze uchybienie szczegółowo omówiono podczas kontroli. Wszystkie kopie zawiadcze i decyzji były piecztowane pieczci okrgł, co było niezgodne z przepisami instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwizków midzy gminnych, stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1319). Spraw omówiono szczegółowo podczas kontroli. W kontrolowanym okresie dokonano ogółem 180 wpisów do ewidencji, z tego: Dokonane wpisy 2006 I półroczne 2007 nowe 30 26 zmieniajce 17 25 wykrelajce (wydane decyzje) 42 40 Sporód zgłaszajcych podjcie działalnoci gospodarczej, z moliwoci równoczesnego złoenia wniosku o nadanie statystycznego numeru identyfikacyjnego w systemie Regon w kontrolowanym okresie skorzystało 16 osób. Interesanci na bieco zaopatrywali si w druki wniosku RG-1. Nie odnotowano przypadku przesłania stosownych wypełnionych druków o nadanie NIP, cho wielokrotnie przedsibiorcy zaopatrywali si w nie w Urzdzie. 3

W kontrolowanym okresie nie wydano decyzji odmownych w przedmiocie wpisu do ewidencji zgłoszonej działalnoci bd dokonania zmiany wpisu. Nie dokonano wpisów do ewidencji działalnoci gospodarczej na rzecz osób zagranicznych. Zawiadczenia o wpisie do ewidencji były wydawane w wikszoci przypadków w dniu wpływu zgłoszenia, najdalej w dniu nastpnym, co stwierdzono na podstawie skontrolowanych dokumentów z numerami podanymi wyej. Te same terminy odnosiły si do decyzji o wykreleniu. Skontrolowane dokumenty miały odnotowane daty wpływu do Urzdu i potwierdzenia odbioru, zgodnie z obowizujc instrukcj kancelaryjn. Uzupełnienia wpisów dokonanych przed 1 stycznia 2004 r. w zakresie okrelonym w art. 8 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy Prawo działalnoci gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125), to jest głównie w odniesieniu do okrelenia przedmiotu działalnoci zgodnie z PKD oraz oznaczenia numeru PESEL przedsibiorcy, uwzgldniane były w duym stopniu przy biecym dokonywaniu zmian wpisów zgłaszanych przez zainteresowanych. Niewane wpisy do ewidencji działalnoci gospodarczej miało około 20 przedsibiorców. W toku s działania zmierzajce do wykrelenia wpisów z urzdu w celu uaktualnienia ewidencji. W prowadzonej przez Wójta ewidencji działalnoci gospodarczej, w chwili wejcia w ycie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzajce ustaw o swobodzie działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808 z pó n. zm.) nie było wspólnych wpisów, które by obejmowały działalno gospodarcz prowadzon przez współmałonków, gdy rozpisano je do koca 20051 roku. Wykrelenia wpisów z ewidencji działalnoci gospodarczej dokonywane były w trybie okrelonym przepisami ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej, to znaczy w formie decyzji administracyjnych podejmowanych na podstawie zgłosze przedsibiorców zaprzestajcych dalszego prowadzenia działalnoci, co stwierdzono na podstawie wyrywkowo sprawdzonych w tym zakresie decyzji, oznaczonych stosownymi znakami spraw odpowiednio dla zawiadcze wpisanych do ewidencji pod numerami podanymi wyej. Ponadto ustalono, i Gmina nie posiada elektronicznej wersji PKD, co wymaga czasochłonnego wpisywania jej brzmienia w wytwarzanych dokumentach. Ewidencja działalnoci gospodarczej, która jest jawna, udostpniana była zainteresowanym, co w praktyce realizowano przede wszystkim poprzez udzielanie pisemnych i ustnych-telefonicznych informacji o wpisach do tej ewidencji. II. Wykonywanie zada wynikajcych z przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sdowym (jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z pón. zm.). Czynnoci pomocnicze zwizane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego - rejestru przedsibiorców były realizowane przez pracownika, o którym mowa w pkt. I, w stopniu wystarczajcym. Niezbdne zapisy dotyczce realizacji powyszego zadania w wyniku kontroli zostały wpisane do zakresu czynnoci pracownika. Na stanowisku pracy dostpna była do wgldu dla zainteresowanych Polska Klasyfikacja Działalnoci. Dostpne były równie formularze wniosków i załczników słuce do rejestracji spółki jawnej (m.in. o symbolach: KRS-W1, KRS-WM, KRS-WB, KRS-ZN). W kontrolowanym okresie Urzd otrzymał 2 informacje z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sdowego. Ewidencja wpływajcych informacji prowadzona była odrcznie. 4

III. Wykonywanie zada dotyczcych wydawania zezwole na sprzeda napojów alkoholowych okrelonych w ustawie z dnia 26 padziernika 1982 r. o wychowaniu w trzewoci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z pón. zm.). Sprawy zwizane z wydawaniem zezwole na sprzeda napojów alkoholowych prowadziła Pani Czesława Okular - inspektor w Referacie Inwestycji i Rozwoju, co zostało odnotowane w zakresie czynnoci z dnia 10 marca 2005 r. Zadanie to było wpisane do 25 załcznika do Zarzdzenia Nr 7/2003 Wójta Gminy Lanckorona z dnia 17 marca 2003 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzdowi Gminy Lanckorona. W celu uszczegółowienia wykonywania zada z zakresu wydawania zezwole na sprzeda alkoholu Rada Gminy Lanckorona podjła niej wymienione uchwały: 1. Uchwała Nr XXI/159/93 z dnia 15 lipca 1993 roku w sprawie ustalenia liczby punktów sprzeday napojów zawierajcych powyej 4,5% alkoholu (z wyjtkiem piwa) przeznaczonych do spoycia poza miejscem sprzeday oraz zasad usytuowania miejsc sprzeday napojów alkoholowych na terenie Gminy Lanckorona. 2. Uchwała Nr XXI/160/2001 z dnia 28 listopada 2001 roku w sprawie ustalenia liczby punktów sprzeday napojów alkoholowych w miejscu sprzeday w gminie Lanckorona. W kontrolowanym okresie - jak ustalono Wójt wydał 91 zezwole na sprzeda napojów alkoholowych, w tym 29 zezwole jednorazowych realizujc wszystkie złoone wnioski spełniajce wymogi art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 26 pa dziernika 1982 r. o wychowaniu w trze woci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2002, Nr 147, poz. 1231 z pó n. zm.). Ewidencja złoonych wniosków, dokonanych wpłat, wydanych zezwole, złoonych owiadcze o wysokoci sprzeday za rok ubiegły, wniesionych kolejnych rat jest prowadzona w formie elektronicznej według wzoru opracowanego przez pracownika, a wykonywane wydruki wpinane s do teczki aktowej. Rejestr zezwole obejmuje: imi i nazwisko przedsibiorcy, adres, rodzaj wydanego zezwolenia i dat wanoci. Nazwiska pogrupowane s według miejscowoci w gminie. Rejestr opłat oprócz danych imiennych i adresowych zawiera rodzaj wydanego zezwolenia, opłat ogółem i wysokoci wpłat kolejnych rat. Kady przedsibiorca ma załoon odrbn teczk opisan według punktu sprzeday i imiennie, w której gromadzone s wszystkie dokumenty - do wniosku z załcznikami, poprzez wydane zezwolenia, kopie wpłaty przed wydaniem zezwolenia, owiadczenia i wpłaty kolejnych rat. Opisany sposób prowadzenia akt jest przejrzysty i pozwala na pełn kontrol podstawy wanoci zezwole. Dla ułatwienia przygotowane były druki wniosków o wydanie zezwolenia. Złoone na wzorze opracowanym przez pracownika wnioski zawierały oznaczenie przedsibiorcy, jego siedzib i adres, oznaczenie rodzaju zezwolenia, przedmiot działalnoci, adres punktu sprzeday i adres punktu składowania, to znaczy spełniały wymogi ustawy o wychowaniu w trze woci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Na kadym z wniosków złoonych do koca 2006 roku widniała skasowana opłata skarbowa (w kwocie 5 zł), a przy wnioskach były stosowne załczniki. W trakcie kontroli dokumentów i wydanych zezwole stwierdzono nie wymienione nieprawidłowoci: 5

1. W przypadku wniosków o wydanie zezwole jednorazowych brak było pozytywnych opinii Gminnej Komisji Rozwizywania Problemów Alkoholowych. W zwizku z powyszym pouczono o koniecznoci opiniowania tych wniosków. 2. Po 29 grudnia 2006 r. wszystkie wydane zezwolenia - z wyjtkiem jednorazowych - nazwano decyzjami. Do podstawy prawnej dopisano art. 104 i 107 Kodeksu postpowania administracyjnego i przepisy prawa miejscowego w tym zakresie. W decyzjach tych brak było uzasadnienia. W trakcie kontroli szczegółowo omówiono ww. nieprawidłowo. Jak wyjanił pracownik, forma decyzji została zastosowana po jednym ze szkole, podczas którego w programie LEX przedstawiono j jako wzór do stosowania. Propozycja powrotu do dawnej, prawidłowej formy przewidzianej ustaw (to jest zezwolenia ) została przyjta, a wzór formularza dokumentu skorygowano w toku kontroli. 3. Wszystkie zezwolenia i decyzje dotyczce sprzeday napojów zawierajcych do 4,5% alkoholu oraz piwa miały błdny zapis na sprzeda piwa. Skontrolowano midzy innymi zezwolenia: 6435/11/I/A/07, 6435/4/I/06, 6435/10/I/A/07, 6435/8/I/A/07, 6435/3/I/A/07. Pouczono o koniecznoci stosowania ustawowych zapisów. 4. Na kadej kopii wydanej decyzji i zezwolenia widniała piecz okrgła, co jest niezgodne z 30 instrukcji kancelaryjnej. Powysza kwestia została szczegółowo omówiona. W kontrolowanym okresie wydano 4 decyzje dotyczce wyganicia zezwolenia ze wzgldu na likwidacj 2 punktów sprzeday. Decyzj nr 6435/02/07 z dnia 27 lutego 2007 r. wygaszono zezwolenie na sprzeda piwa, podczas gdy prawidłowo powinna ona dotyczy napojów o zawartoci do 4,5% alkoholu oraz piwa. Podobna nieprawidłowo dotyczy decyzji nr 6435/15/06 z dnia 31 maja 2006 r. Ponadto na kopiach decyzji przechowywanych w aktach spraw widniała piecz okrgła. W okresie objtym kontrol nie wydano zezwolenia na wyprzeda zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych, których sprzeda prowadzona była wczeniej. Ogółem w kontrolowanym okresie ze wzgldu na miejsce, wydano 91 zezwole, w tym: W miejscu sprzeday Poza miejscem sprzeday Jednorazowych w miejscu sprzeday Łcznie Do 4,5 % 4,5 18 % Pow. 18 % sztuk w 2006 w 2007 w 2006 w 2007 w 2006 w 2007 9 1 1 3 2 0 2 53 3 17 3 13 2 15 29 16 11 0 0 1 1 Catering 0 0 0 0 0 0 0 W latach wczeniejszych wydano zezwolenia na sprzeda napojów alkoholowych, wane na przestrzeni całego kontrolowanego okresu: W miejscu sprzeday Poza miejscem sprzeday Łcznie Do 4,5 % 4,5 18 % Pow. 18 % sztuk 2005 2003-2005 2005 2003-2005 2005 2003-2005 8 3 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 6

W zezwoleniach jednorazowych podano błdn nazw instancji odwoławczej - zamiast Kolegium Odwoławczego w Krakowie napisano Kolegium Odwoławcze Województwa Małopolskiego. Jak poinformował pracownik podczas kontroli prawidłowe brzmienie jest ju stosowane. Powysze stwierdzono w trakcie kontroli zezwole wydanych z numerami: 5/II/A/03, 15/II/B/03, 15/II/C/03, 34/II/A/04, 1/II/C/06, 3/II/B/06, 19/I/A/06 i 16/I/C/07. SPRAWY OBYWATELSKIE I. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Lanckoronie, na podstawie upowanienia do kontroli nr 217/2007 z dnia 6 sierpnia 2007 r., przeprowadziła Pani Elbieta Obtułowicz - Kierownik Oddziału ds. Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. Przedmiotem kontroli była prawidłowo rejestracji stanu cywilnego, prawidłowo prowadzenia spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk oraz stan pomieszcze Urzdu Stanu Cywilnego w zakresie zabezpieczenia ksig archiwalnych i biecej rejestracji stanu cywilnego. Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego w Lanckoronie w okresie objtym kontrol była Pani Maria Sternal, powołana na to stanowisko uchwał Rady Gminy w Lanckoronie Nr XVI/125/92 z 7 lipca 1992 r. Funkcj Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego pełniła Pani Barbara Kucharska, powołana uchwał Rady Gminy w Lanckoronie Nr XVI/125/92 z 7 lipca 1992 r. W 2006 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Lanckoronie sporzdzono ogółem: - 2 akty urodzenia, - 48 aktów małestw, - 34 akty zgonu. W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2007 roku sporzdzono ogółem: - 15 aktów małestw, - 12 aktów zgonu. Akty stanu cywilnego sporzdzone były pismem rcznym w ksigach stanu cywilnego. Ksigi urodze, małestw i zgonów obejmowały lata 2006 i 2007. Skorowidze alfabetyczne do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego obejmowały akty stanu cywilnego, sporzdzone w danym roku kalendarzowym. Akty stanu cywilnego zostały sporzdzone czytelnie i - poza jednym przypadkiem w sposób staranny. Stwierdzono prawidłow numeracj aktów stanu cywilnego, adnotacje o zamkniciu i otwarciu ksigi po ostatnim zarejestrowanym w danym roku kalendarzowym akcie oraz pisowni nazwisk. Dokumenty w aktach zbiorowych skompletowane były prawidłowo. W zakresie aktów małestw stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnie o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. Przyjmowano prawidłowo wypełnione zawiadczenia stanowice podstaw sporzdzenia aktu małestwa, w kadym przypadku zaopatrzone w piecz parafii i podpis proboszcza lub wikarego. Decyzje z zakresu rejestracji stanu cywilnego wydawane przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Lanckoronie posiadały prawidłow podstaw prawn i prawidłowe 7

pouczenie o prawie do odwołania. Potwierdzenie odbioru decyzji znajdowało si kadorazowo na jej kopii. W sytuacjach dorczenia decyzji za porednictwem poczty, w aktach sprawy znajdowały si zwrotne potwierdzenia odbioru dokumentu. W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. W okresie objtym kontrol prowadzono sprawy w nastpujcych teczkach aktowych: 5133 Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5133-1 Zawiadczenia konkordatowe do zawarcia małestwa, 5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5137 Odwołania w sprawach zmiany imion i nazwisk, 5033 Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego, 5153 Statystyka urodze, małestw, zgonów. Powysze teczki aktowe zostały załoone zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, stanowicym załcznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z pó n. zm.). W wyniku kontroli stwierdzono nastpujce nieprawidłowoci: 1. Daty sporzdzenia aktów stanu cywilnego wpisywane były niezgodnie z norm ortograficzn. Dotyczyło to m. in. aktów małestwa z 2006 r. Nr 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 oraz aktów z 2007 r. Nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 i 7. Przykładowo w akcie Nr 1 wpisano 11 stycze 2006 roku zamiast 11 stycznia 2006 roku. Naruszono tym samym 2 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 pa dziernika 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia, oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pó n. zm). 2. W akcie zgonu Nr 5 sporzdzonym w 2006 roku jako dat sporzdzenia aktu wpisano 13 stycznia 2006 r., a nastpnie przekrelono stycznia i nadpisano luty. Postpowanie takie było nieprawidłowe. Zgodnie z treci 2 ust. 5 cyt. wyej rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 pa dziernika 1998 r. pomyłki powstałe przy sporzdzaniu aktu stanu cywilnego wykrela si lini cigł w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykrelonego wpisuje si w rubryce "uwagi". Jeeli natomiast pomyłka zostanie zauwaona po sporzdzeniu aktu, to zachodzi konieczno prostowania aktu w trybie art. 28 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688). 3. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego przyjmowania owiadcze o nazwiskach noszonych po zawarciu zwizku małeskiego wraz z wnioskiem o wpis do polskich ksig zagranicznych aktów stanu cywilnego. Akt małestwa nr 7/2006 sporzdzony został na podstawie decyzji nr 5150/11/2006 o wpisaniu do polskich ksig stanu cywilnego aktu małestwa, które zawarte zostało w Irlandii. Z dokumentacji zawartej w aktach zbiorowych wynikało, e małestwo zostało zawarte przez obywatelk polsk i cudzoziemca. W treci aktu zagranicznego brak było informacji o noszonych po zawarciu małestwa nazwiskach małonków oraz o nazwiskach dzieci pochodzcych 8

z małestwa. Wraz z wnioskiem o wpis aktu do polskich ksig stanu cywilnego przyjto owiadczenia o nazwiskach kobiety, mczyzny i dzieci złoone przez kobiet obywatelk polsk. Decyzj Nr 5135/2/2006 uzupełniono tre aktu małestwa poprzez wpisanie miejsca urodzenia kobiety, imienia ojca kobiety, nazwisk noszonych przez małonków po zawarciu małestwa. Zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 15 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pó n. zm) kobieta i mczyzna nosz po zawarciu małestwa swoje dotychczasowe nazwiska, chyba e zostan złoone stosowne owiadczenia. Przepis art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuczego stanowi, e dziecko, co do którego istnieje domniemanie, e pochodzi ono od ma matki, nosi jego nazwisko, chyba e małonkowie owiadczyli, e dziecko nosi bdzie nazwisko matki. Owiadczenia w powyszej sprawie składane s jednoczenie ze złoeniem owiadcze w sprawie nazwisk przyszłych małonków. Przepis powyszy stosuje si odpowiednio do nazwiska dziecka, którego rodzice zawarli małestwo po urodzeniu si dziecka. Małonkowie, obywatele polscy, mog na podstawie art. 62 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego - wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małestwa do polskich ksig stanu cywilnego - złoy owiadczenia o nazwiskach swoich i dzieci zrodzonych z małestwa, uzasadniajce wpisanie tych danych w treci aktu stanu cywilnego. W przedmiotowej sprawie prawidłowo naleało zamieci na marginesie aktu wzmiank o nazwisku mczyzny na podstawie art. 25 Kodeksu rodzinnego i opiekuczego oraz wzmiank o nazwisku dzieci na podstawie art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuczego z uwagi na brak uprawnie do złoenia owiadcze o nazwisku mczyzny i dzieci. Owiadczenie o nazwisku kobiety naleało wpisa w treci aktu małestwa, natomiast nazwisko mczyzny i dzieci na marginesie aktu. 4. Nie ustrzeono si ponadto błdu przy przyjmowaniu dokumentów do zawarcia zwizku małeskiego z cudzoziemcem. Wraz z zapewnieniem przewidzianym w art. 54 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego cudzoziemiec przedłoył notarialnie potwierdzone kopie wiadectwa o wpisie urodzenia, wycigu z ewidencji ludnoci oraz zawiadczenia o rozwodzie. Przyjto zatem urzdowo potwierdzone kopie dokumentów zamiast oryginałów. Przepis art. 54 cyt. ustawy stanowi, e osoba zamierzajca zawrze małestwo jest obowizana: przedstawi dokument stwierdzajcy tosamo oraz złoy: - odpis skrócony aktu urodzenia, a take dowód ustania lub uniewanienia małestwa, jeeli pozostawała poprzednio w zwizku małeskim, albo nieistnienia małestwa, jeeli postpowanie o ustalenie nieistnienia toczyło si wobec tej osoby; - pisemne zapewnienie, e nie wie o istnieniu okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa; - zezwolenie na zawarcie małestwa, jeeli tego wymagaj przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuczego. W aktach zbiorowych małestwa brak było ponadto zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia zwizku małeskiego lub zezwolenia sdu zwalniajcego z przedłoenia dokumentu. Obowizek złoenia tego dokumentu zawarty został w treci art. 56 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który stanowi, e cudzoziemiec zamierzajcy zawrze małestwo zobowizany jest złoy kierownikowi urzdu stanu cywilnego dokument stwierdzajcy, e zgodnie z właciwym prawem moe zawrze małestwo. Jeeli otrzymanie dokumentu napotyka trudne do przezwycienia przeszkody, sd w postpowaniu nieprocesowym na wniosek cudzoziemca moe zwolni go od złoenia dokumentu. W postpowaniu o zwolnienie cudzoziemca od złoenia dokumentu sd na podstawie właciwego prawa ustala, czy osoba ta moe zawrze małestwo. 9

Majc na uwadze tre charakter czynnoci, jak jest zawarcie zwizku małeskiego, stwierdzi naley, e przyjcie potwierdzonych notarialnie kserokopii dokumentów zamiast oryginałów oraz zaniechanie przyjcia najwaniejszego dokumentu, jakim jest zawiadczenie o zdolnoci prawnej do zawarcia zwizku małeskiego, lub te zezwolenia sdu na zwolnienie z przedłoenia dokumentu, było nieprawidłowoci. Prawo okrela bowiem szczegółowo, jakie dokumenty maj by przedłoone i jakich dokumentów naley da, aby kierownik mógł dokona czynnoci. W powyszej sprawie stwierdzi naley, e małestwo zawarte mimo braku dokumentów jest wane, ale przyjmujc owiadczenia o wstpieniu w zwizek małeski, mimo braku prawidłowych dokumentów, naruszono przepisy prawa. Art. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, e akty stanu cywilnego stanowi wyłczny dowód zdarze w nich stwierdzonych, a ich niezgodno z prawd moe by udowodniona jedynie w postpowaniu sdowym. 5. Kontrola wykazała, e nie prowadzono dokumentacji potwierdzajcej przekazywanie informacji o zmianie nazwiska lub imienia do właciwych urzdów skarbowych, organów Policji, oraz Krajowego Rejestru Karnego, zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (jt. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992 z pó n. zm.). Urzd Stanu Cywilnego w Lanckoronie składa si z dwóch pomieszcze usytuowanych na parterze budynku Urzdu Gminy w Lanckoronie, tj. pokoju Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego oraz sali lubów. W wyniku kontroli stwierdzono, e ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie były przechowywane i zabezpieczone w prawidłowy sposób. II. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Kontrol przeprowadziła, na podstawie upowanienia do kontroli nr 218/2007 z dnia 6 sierpnia 2007 r., Pani Joanna Bazan - inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy Lanckorona zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pó n. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były przez Urzd - jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej - na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Kontrol objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził w systemie informatycznym i kartotecznym ewidencj ludnoci w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako: - zbiór danych osobowych stałych mieszkaców, - zbiór danych osobowych byłych mieszkaców, 10

- zbiór danych obywateli polskich zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) oraz cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) posiadajcych karty pobytu, - zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do dwóch miesicy oraz cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) nieposiadajcych karty pobytu. W wyniku zmiany ustawy o ewidencji ludnoci, wprowadzonej w dniu 26 sierpnia 2006 r. przez art. 84 pkt 7 lit. a) ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wje dzie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyje dzie z tego terytorium obywateli pastw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. Nr 144, poz. 1043) nałoono obowizek prowadzenia w systemie informatycznym zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. c) oraz zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. d) zamiast poprzednio obowizujcych 2 miesicy. Zbiór danych osobowych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym był prowadzony w formie indywidualnych kart osobowych w obowizujcym układzie terytorialnym mieszkaców, z uwzgldnieniem podziału według numerów domów i lokali w tych domach. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były: - karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu oraz karty osób, które wymeldowane zostały w drodze decyzji administracyjnej lub w zwizku z wyjazdem na pobyt stały za granic, - karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) był prowadzony w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt. Na tej podstawie uznano, i prowadzona przez Urzd Gminy Lanckorona ewidencja ludnoci w systemie kartotecznym odpowiadała wymogom okrelonym w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z pó n. zm.). W systemie informatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy Radix. Stwierdzono, i zastosowany program spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. W dniu 30 czerwca 2007 r. w Gminie zameldowanych było 6026 stałych mieszkaców. W okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2007 r. na pobyt stały zameldowały si 93 osoby, z pobytu stałego wymeldowały si 64 osoby, pobyt czasowy ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) zgłosiło 66 osób. W rejestrze pobytu czasowego do 2 miesicy (i odpowiednio 3 miesice) w okresie objtym kontrol stwierdzono 3 zameldowania. 11

W kontrolowanym okresie wpłynło z urzdów stanu cywilnego 1 zawiadomienie o zmianie nazwiska, 115 odpisów skróconych aktów urodzenia, 120 odpisów skróconych aktów małestwa i 86 odpisów skróconych aktów zgonu. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w cytowanym rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były według rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo zgłoszenia meldunkowe pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia stwierdzono, e zarówno zgłoszenia zameldowania na pobyt stały i czasowy trwajcy ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) jak i zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego nie zawsze zawierały wymagane wpisy powodujce aktualizacj gminnego zbioru meldunkowego. Najczciej brakowało: nazwiska rodowego osoby zgłaszajcej pobyt, nazwiska rodowego jednego z rodziców, miejsca urodzenia, danych dotyczcych małonka, obywatelstwa bd wanoci dowodu osobistego nowego wzoru. W jednym przypadku stwierdzono, i osoba zgłaszajca pobyt czasowy ponad 3 miesice nie przedstawiła pracownikowi Urzdu dokumentu potwierdzajcego tosamo. Ponadto na kadym przyjtym zgłoszeniu umieszczano okrgł piecz Urzdu Gminy zamiast piecztki imiennej osoby przyjmujcej zgłoszenie. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Do kontroli wytypowano wyrywkowo 5 odpisów skróconych aktów urodzenia o numerach: 1225/2006, 1213/2006 wydanych przez USC w Wadowicach, 5/2007 wydany przez USC w Krakowie, 989/2006 wydany przez USC w Mylenicach oraz 124/2006 wydany przez USC w Suchej Beskidzkiej. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Wadowicach wykazy zmarłych mieszkaców. Sprawy te rejestrowane były w teczce USC 5112 Wykazy osób zmarłych dla urzdów skarbowych 2006. W kontrolowanym okresie w spisie spraw zarejestrowano 18 spraw. Z prowadzonego rejestru wynika, i wykazy te nie zawsze wysyłane były zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 pa dziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pó n. zm.), czyli w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu. Wojskowi komendanci uzupełnie powiadamiani byli o zmianach osobowo-adresowych nie zawsze zgodnie z 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. Nr 140, poz. 1480), czyli w terminie 3 dni od powzicia przez Urzd Gminy informacji o zmianie danych osób podlegajcych obowizkowi wojskowemu. 12

Współpraca kontrolowanego Urzdu z Zakładem Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (obsługujcym Wojewódzki Zbiór Meldunkowy prowadzony w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie) w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaniania rozbienoci oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym w Lanckoronie nie zawsze odbywała si zgodnie z 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), który to przepis stanowi, i informacje powysze przekazuje si w terminie nie dłuszym ni 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie. Sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Wytypowano do kontroli 6 zgłosze pobytu stałego, 6 zgłosze wymeldowania z pobytu stałego, 6 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 2 miesice (i odpowiednio 3 miesice) z przełomu 2006/2007 roku oraz 6 odpisów skróconych aktów zgonu. Stwierdzono, i dane zawarte w tych dokumentach poza jednym przypadkiem, gdy osoba nie miała załoonego rekordu - zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. W okresie objtym kontrol Urzd prowadził jedno postpowanie administracyjne o wymeldowanie z pobytu stałego. Spraw - o sygn. USC 5115/1/2007 - zakoczono poprzez wydanie decyzji administracyjnej. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pó n. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów w sprawie terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Badajc powysze akta stwierdzono, i prawidłowo prowadzono postpowanie wyjaniajce w niniejszej sprawie meldunkowej, w konsekwencji czego została wydana prawidłowa decyzja. W sentencji decyzji zawarta była właciwa podstawa prawna rozstrzygnicia. Decyzja zawierała równie pouczenie o rodku zaskarenia. Stwierdzi jednak naley, i uzasadnienie decyzji było nielogiczne, bowiem wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których si oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodnoci i mocy dowodowej, nie zostało przedstawione w układzie przyczynowo-skutkowym, lecz w sposób chaotyczny, co spowodowało, i uzasadnienie było mało czytelne dla stron postpowania. Ponadto powołana w uzasadnieniu decyzji interpretacja przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych była nieprawidłowa, co naruszało przepis art. 8 k.p.a. stanowicy, i organy administracji publicznej obowizane s prowadzi postpowanie w taki sposób, aby pogłbia zaufanie obywateli do organów Pastwa oraz wiadomo i kultur prawn obywateli. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu USC 51180 i hale: Udostpnienie danych osobowych. W okresie objtym kontrol w spisach spraw prowadzonym dla tej teczki zarejestrowano 101 wniosków o udostpnienie danych. W teczce tej znajdowały si kopie wniosków o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Najczciej o udostpnienie danych wystpowały urzdy skarbowe, wojskowi komendanci uzupełnie, Policja, Orodek Pomocy Społecznej, KRUS, Komornik 13

Sdowy i Spółka Gazowa. Wszystkie sprawy załatwiono ostatecznie i bez zbdnej zwłoki. Stwierdzono, i w kilku sprawach udzielono informacji wykraczajcych poza dane dane, w zwizku z czym udzielono instruktau w tym zakresie. Podania o udostpnianie danych w formie zawiadcze rejestrowane były w teczce USC 5114 Nadzór nad wykonywaniem obowizku meldunkowego. Jak ustalono, powiadczenia zameldowania wydawane były wnioskodawcom w dniu złoenia podania. W sprawie oznaczonej numerem USC 5114-2/178/06 zarejestrowano wniosek o udostpnienie danych, z którym wystpił KRUS w Bielsku-Białej. Zamiast udzielenia odpowiedzi na ww. wniosek, wydano powiadczenie zameldowania. Pouczono pracownika, i w przedmiotowej sprawie winno si udzieli wnioskodawcy odpowiedzi na wniosek w zakresie danych danych. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych, sprawdzono sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, a take prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Urzd Gminy Lanckorona posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 3 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1380 dowodów osobistych. Praca na stanowisku dowodów osobistych zorganizowana była dobrze i zapewniała prawidłow obsług obywateli Gminy ubiegajcych si o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do systemu informatycznego przeznaczonego do przyjmowania i przesyłania wniosku do Centrum Personalizacji Dokumentów w Warszawie. Skontrolowano wnioski o numerze D 1590158, D 1590157, D 1590154 i stwierdzono, e zostały one przyjte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia, a osoba wnioskujca potwierdzała odbiór dowodu osobistego w czci B formularza. Dotychczasowy dowód osobisty - po jego uniewanieniu w sposób okrelony w 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182 z pó n. zm.) - zwracany był wnioskodawcy. Zauwaono, e w dwóch przypadkach osoba przyjmujca wnioski o numerach formularza D 1590156, D 1590155 odebrała i skasowała dotychczasowe dowody osobiste w momencie przyjcia wniosków, pozostawiajc wnioskodawców bez dokumentów tosamoci do czasu otrzymania nowego dowodu osobisty, co było niezgodne z 5 ust. 3a cyt. rozporzdzenia, albowiem dowód osobisty odbiera si w momencie odbioru nowego dowodu przez wnioskodawc i po jego anulowaniu zwraca si stronie. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste odbierane były przez pracownika Urzdu Gminy z Komendy Powiatowej Policji w Wadowicach. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym dotyczcych 3 nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzajc, i wszystkie zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Dokumentacja stanowica podstaw wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 10 kopert dowodowych pod wzgldem 14

kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych, stwierdzajc, e dokumentacja była kompletna. Koperty dowodowe zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z pó n. zm.) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, seri i numerem dowodu osobistego oraz numerem PESEL. W kopertach dowodowych poukładanych według numerów zamówienia - znajdowały si dokumenty niezbdne do wydania dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd otrzymał na danie z innych urzdów (w celu połczenia dokumentacji) 166 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu do innych urzdów 278 kopert. W sytuacji, gdy kontrolowany Urzd wezwany został do przesłania koperty dowodowej (w zwizku z utrat dowodu osobistego lub jego wymian), wezwanie umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty, czyli zgodnie z 34 ust. 3 cyt. rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. Stwierdzono, i wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dowodów osobistych dotychczasowych, w zwizku z utrat, wymian i zwrotem tych dokumentów były dokonane w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych zarówno w systemie informatycznym, jak i w systemie kartotecznym. Kontroli poddano teczk aktow USC 5121 Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych. W kontrolowanym okresie w spisach spraw dla tej teczki zarejestrowano 40 spraw dotyczcych zagubienia dowodu osobistego, wymiany kart SOO, kradziey dowodu osobistego oraz pisma z Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego. Sprawy załatwiano bez zbdnej zwłoki. Urzd prawidłowo aktualizował dokumentacj dowodow w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Przesyłane z urzdów stanu cywilnego dowody osobiste wraz z odpisem skróconym aktu zgonu uniewaniane były w SOO w przypadku dokumentów nowego wzoru, a w przypadku ksieczkowego dowodu osobistego fakt ten odnotowywany był w ewidencji kartotecznej. Odpisy skrócone aktów zgonu włczane były wraz ze skasowanymi dowodami osobistymi do kopert dowodowych. Kontroli poddano 3 ksieczkowe dowody osobiste: DX 0531128, DB 9060917, DB 3469394 oraz 3 dowody osobiste nowego wzoru: AES 108571, ACN 735727, AED 013999 stwierdzajc wykonanie wszystkich czynnoci - zarówno w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, jak i gminnym zbiorze meldunkowym informatycznym i kartotecznym. POWSZECHNY OBOWIZEK OBRONY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Kontrol przeprowadziła, na podstawie upowanienia do kontroli nr 223/2007 z dnia 6 sierpnia 2007 r., Pani Anna Wicek inspektor w Wydziale Zarzdzania Kryzysowego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. I. Organizacja poboru Listy poborowych z lat 2006 i 2007 podlegajcych obowizkowi stawienia si do poboru przed Powiatow Komisj Lekarsk dla Powiatu Wadowickiego sporzdzone zostały w dwóch egzemplarzach na podstawie rejestru przedpoborowych i wykazu osób 15

o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowizku obrony oraz imiennego wykazu poborowych, otrzymanego od Wojskowego Komendanta Uzupełnie Owicim. Jeden egzemplarz list po podpisaniu przez Wójta Gminy Lanckorona - przekazany został do Powiatowej Komisji Lekarskiej dla Powiatu Wadowickiego, jednak brak było udokumentowania tego faktu, w zwizku z czym brak jest potwierdzenia realizacji przepisu 9 ust. 6 rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z pó n. zm.). W listach poborowych zostały odnotowane wszystkie niezbdne dane, tj.: numer pozycji z ksigi orzecze lekarskich, data stawienia si do poboru, kategoria zdolnoci do słuby wojskowej i numer ksieczki wojskowej. Jak ustalono, wezwania imienne do poborowych celem zgłoszenia si do poboru zostały wysłane w ustawowym terminie. Z listy poborowych w 2006 r. wykrelono 1 poborowego rocznika podstawowego na podstawie zawiadomienia z Urzdu Miasta Tarnowa, co zostało odnotowane w licie poborowych w rubryce nr 9 ( uwagi... ). W czasie trwania poboru dopisano do list 3 poborowych (w tym 2 osoby w 2006 r. i 1 w 2007 r.), na podstawie dodatkowych imiennych wykazów poborowych przekazanych przez Wojskowego Komendanta Uzupełnie Owicim, co zostało odnotowane w rubryce nr 9 (dowód: pisma z dnia 7 marca 2006 r. nr 549/06 r. oraz z dnia 9 marca 2007 r. nr 513/07). Stawiennictwo do poboru było bardzo dobre, bowiem w 2006 r. na wezwanie nie zgłosiło si tylko 3 poborowych, natomiast w 2007 r. zgłosiło si 100 % wezwanych. Oddelegowano pracownika Urzdu do pełnienia dyuru w lokalu komisji oraz prowadzenia gminnej listy poborowych. Wójt Gminy Lanckorona przekazał Wojewodzie Małopolskiemu - za porednictwem Starostwa Powiatowego w Wadowicach - wnioski dotyczce liczby poborowych podlegajcych wezwaniu przed powiatow komisj lekarsk, co potwierdzaj pisma z dnia 29 listopada 2005 r. nr KO.52110/4/05 i z dnia 17 listopada 2006 r. nr KO.5211/2/06. II. Rejestracja przedpoborowych Podstaw prawn realizacji zada z powyszego zakresu stanowiło rozporzdzenie Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pó n. zm.). Rozporzdzenie to utraciło moc z dniem 28 pa dziernika 2006 r. w zwizku z wejciem w ycie rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 22 wrzenia 2006 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 186, poz. 1377). Wójt ogłosił rejestracj 18 wrzenia 2006 r. tj. na 14 dni przed jej rozpoczciem. Obwieszczenia o rejestracji zostały wywieszone w dniu jej ogłoszenia, w miejscach najbardziej uczszczanych i widocznych (dowód: notatka słubowa w aktach sprawy). Wykaz przedpoborowych mczyzn urodzonych w 1988 r. sporzdzony został na podstawie rejestru stałych mieszkaców i kartoteki pobytów czasowych trwajcych ponad 2 miesice, zgodnie ze wzorem stanowicym załcznik Nr 2 do rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. i został zatwierdzony przez Wójta Gminy Lanckorona. Wysłano wezwania imienne do przedpoborowych na 7 dni przed wyznaczonym terminem zgłoszenia si do rejestracji, co potwierdza stosowny wpis w ksice nadawczej. Dokumentacja rejestracji przedpoborowych, tj. wykaz przedpoborowych i rejestr przedpoborowych, została sporzdzona zgodnie z przepisem 19 ust. 2 cyt. wyej 16

rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r., okrelajcym ograniczenia w dostpie do ww. dokumentacji. Rejestr przedpoborowych został załoony zgodnie z wymogami wynikajcymi z 14 cyt. rozporzdzenia. Rejestracja przedpoborowych została przeprowadzona zgodnie z wojewódzkim planem rejestracji, zatwierdzonym przez Wojewod Małopolskiego, tj. w dniu 2 pa dziernika 2006 r. Stawiennictwo do rejestracji było bardzo dobre, bowiem zgłosiło si 100% wezwanych. W wykazie przedpoborowych została odnotowana data zgłoszenia si do rejestracji oraz numer pozycji z rejestru przedpoborowych, do którego wpisani zostali wszyscy przedpoborowi, którzy zgłosili si do rejestracji. Sprawozdanie z wyników rejestracji przedpoborowych sporzdzone zostało prawidłowo i przekazane w ustawowym terminie do Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. III. Prowadzenie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowizku obrony W powyszym wykazie - prowadzonym od 1997 r. w dniu kontroli nie figurowała adna osoba. Z wykazu wykrelono 1 poborowego, który nie stawał do poboru do koca roku kalendarzowego, w którym ukoczył 24. rok ycia. O fakcie tym powiadomiono Wojskowego Komendanta Uzupełnie Owicim (pismo nr 5212/2/07 z dnia 12 lutego 2007 r.). IV. Prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach uznania ołnierza za posiadajcego na wyłcznym utrzymaniu członków rodziny lub ołnierza samotnego oraz o uznanie koniecznoci sprawowania bezporedniej opieki nad członkiem rodziny W okresie objtym kontrol Wójt Gminy Lanckorona wydał 3 decyzje dotyczce uznania ołnierza za posiadajcego na wyłcznym utrzymaniu członków rodziny (dot. spraw KO.5214-3/06, 5214-4/06 i 5214-7/06). Badajc akta powyszych spraw stwierdzono, e zebrany materiał dowodowy był wystarczajcy do wydania decyzji pozytywnych dla zainteresowanych. W trakcie kontroli stwierdzono naruszenie przepisu art. 107 1 Kodeksu postpowania administracyjnego, albowiem w sentencji decyzji podano nieprawidłowy publikator ustawy o powszechnym obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej - bez uwzgldnienia tekstu jednolitego z roku 2004. W zwizku z powyszym udzielono pracownikowi instruktau w tym zakresie. V. Prowadzenie teczek aktowych W okresie objtym kontrol prowadzone były teczki aktowe o symbolach: 52110 Organizacja poboru, 52104 Zawiadomienia o ujciu do listy poborowych i o zgłoszeniu si do poboru, 52105 Poszukiwania poborowych i postpowania przymuszajce do zgłoszenia si do poboru, 52111 Przygotowanie rejestracji przedpoborowych i rejestry przedpoborowych, 5212 Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili si do poboru, 5214 Zwolnienia ze słuby wojskowej 17