NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, 35-016 Rzeszów Rzeszów, dnia kwietnia 2009 r. LRZ-410-01-4/09 P/08/153 Pan Ryszard Witek Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Rzeszowie Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz. 1701 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie przeprowadziła w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Rzeszowie kontrolę wykonania planu finansowego w ramach wykonania budŝetu państwa w 2008 r., w części 85/18 - województwo podkarpackie. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole kontroli podpisanym 31 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Panu Inspektorowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia wykonanie przez Wojewódzkiego Inspektora planu finansowego w 2008 r., z zastrzeŝeniami dotyczącymi polityki rachunkowości oraz zgodności dowodów i zapisów księgowych. W kontroli ustalono, iŝ w 2008 r. Inspektorat w dziale 710 Działalność usługowa, w rozdziale 71015 Nadzór Budowlany zrealizował nieplanowane dochody w kwocie 0,7 tys. zł oraz wydatki w wysokości 2.099 tys. zł, planowane na poziomie 2.105,4 tys. zł. Dochody uzyskano z tytułu sprzedaŝy przestarzałego sprzętu komputerowego pracownikom Inspektoratu i przekazano na rachunek dochodów budŝetu państwa, stosownie do przepisów 1
4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu państwa (Dz. U. Nr 116, poz. 784 ze zm.). NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych oraz zaległości netto na koniec 2008 r. wystąpiły w 057 Grzywny i inne kary pienięŝne od osób fizycznych i wynosiły 2.076,80 zł, były one niŝsze od naleŝności i zaległości wykazanych w 2007 r. o 1.736,41 zł. Zarówno naleŝności, jak i zaległości wykazane były prawidłowo w ewidencji księgowej na koncie 221. Na kwotę ww. zaległości złoŝyły się naleŝności dłuŝnika, który nie wpłacił nałoŝonej na niego w dniu 6 lutego 2007 r. grzywny w celu przymuszenia. W kontroli ustalono, Ŝe w 2008 r. Wojewódzki Inspektor uzyskał z Urzędu Skarbowego informację o nieskuteczności działań poborcy skarbowego. W grudniu 2008 r. skierował zapytanie do 6 firm budowlanych w celu uzyskania informacji o kosztach rozbiórki obiektu w trybie wykonania zastępczego. W kontroli ustalono, Ŝe Wojewódzki Inspektor dokonał w 2008 r. umorzenia naleŝności budŝetu państwa w wysokości 1.736,41 zł, poprzez wyraŝenie zgody na wniosku o umorzenie, sporządzonym przez głównego księgowego bez wydania stosownej decyzji. Działanie takie stanowiło naruszenie przepisu art. 42 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), określającym, Ŝe umorzenie naleŝności / / następuje w odniesieniu do naleŝności o charakterze administracyjno-prawnym - na podstawie decyzji uprawnionego organu, w związku z przepisem art. 104 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm.). W kontroli ustalono, Ŝe w badanym okresie Wojewódzki Inspektor nie dokonywał zaniechania poboru ani odroczeń naleŝności budŝetu państwa. Nie stwierdzono naleŝności, które w 2008 r. uległy przedawnieniu. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe wydatki Inspektoratu w 2008 r. wyniosły 2.099.028,62 zł, co stanowiło 99,69% wydatków ujętych w planie finansowym po zmianach. Wydatki Inspektoratu ponoszone były w kwotach oraz w terminach wynikających z zawartych umów, nie stwierdzono wystąpienia odsetek z tytułu nieterminowego regulowania naleŝności. Szczegółowa kontrola wydatków pozapłacowych, o łącznej wartości 254 tys. zł, przeprowadzona w oparciu o 250 dowodów księgowych wykazała, Ŝe były one ponoszone zgodnie z przepisem art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.), bowiem Ŝadna transakcja Inspektoratu nie przekraczała kwoty 14.000 euro. 2
NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe limity zatrudnienia i wynagrodzeń, określone w planie finansowym Inspektoratu, nie zostały przekroczone. W kontroli ustalono, Ŝe wynagrodzenia pracowników w 2008 r. wyniosły 1.470,5 tys. zł, w tym ze środków rezerwy celowej budŝetu państwa w cz. 83 poz. 60 i 26 pochodziło 147,6 tys. zł. Od wypłaconych wynagrodzeń terminowo i w naleŝnej wysokości zostały odprowadzone składki na ubezpieczenie społeczne w kwocie 372,3 tys. zł, na ubezpieczenie zdrowotne 113,4 tys. zł, na Fundusz Pracy 33,1 tys. zł oraz na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 1,6 tys. zł. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli poniesione wydatki zapewniły realizację zadań statutowych Inspektoratu. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe obowiązująca w Inspektoracie w 2008 r. polityka rachunkowości nie spełniała wymogów, wynikających z przepisu art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). W kontroli ustalono, Ŝe w polityce rachunkowości Inspektoratu nie wskazano: - metod ustalania wyniku finansowego czym naruszono przepis art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, - opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach, wykazu kont ksiąg pomocniczych, które maja być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej czym naruszono przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, - wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych czym naruszono przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy o rachunkowości, - opisu dotyczącego systemu przetwarzania danych, zawierającego wykaz programów, procedur i funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji czym naruszono przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe w 2008 r. w Inspektoracie brak było aktualnych pisemnych procedur kontroli finansowej, określonych przepisem art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W kontroli ustalono, iŝ Wojewódzki Inspektor nie dokonał aktualizacji dokumentacji, określającej przyjęte w Inspektoracie procedury kontroli finansowej. Obowiązujące zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora, w tym dotyczące procedur kontroli finansowej, nie 3
uwzględniały stanu prawnego, wynikającego z wejścia w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2006 r. przepisów w/w ustawy o finansach publicznych. Zarządzenia te nie uwzględniały w szczególności standardów kontroli, ustalonych w komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58). NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe obowiązujący w Inspektoracie zakładowy plan kont nie spełniał wymogów, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Oprócz braku opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach, ZPK nie uwzględniał konta 980 Plan finansowy wydatków budŝetowych oraz konta 101 Kasa. Z dokumentów finansowych wynikało, Ŝe w Inspektoracie dokonywano rozliczeń gotówkowych z pracownikami, jednak nie ewidencjonowano ich na koncie 101 Kasa, lecz za pośrednictwem konta 234-1 Rozliczenia z pracownikami. W wykazie kont księgi głównej w ZPK nie wskazano konta 014 Zbiory biblioteczne, mimo Ŝe funkcjonowało ono w Inspektoracie i w 2008 r. dokonywano na nim zapisów. PowyŜsze działania były niezgodne z postanowieniami 12 ust. 1 pkt 1 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. stanowiącym, Ŝe ustalając zakładowy plan kont, naleŝy kierować się m. in. zasadą, iŝ konta wskazane w planach kont naleŝy traktować jako standardową liczbę kont, która moŝe być ograniczona jedynie o konta słuŝące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, w tym równieŝ przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce. Szczegółowemu badaniu poddano pod względem zgodności i wiarygodności ksiąg rachunkowych 154 dowody księgowe o wartości 228.056,87 zł, wylosowane przy pomocy narzędzia informatycznego PK-4.2b spośród 658 dowodów o wartości 324.383,01 zł, ujętych na koncie 400 Koszty wg rodzajów. W wylosowanej próbie stwierdzono występowanie tzw. błędów systematycznych, polegających na pomijaniu w zapisach w systemie finansowoksięgowym, danych wymaganych przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, tj. daty dokonania operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego 4
dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŝeli róŝni się ona od daty dokonania operacji gospodarczej. W kontroli ustalono, Ŝe program finansowo księgowy WINB wyróŝniał pola pod nazwą data wystawienia, data sprawozdawcza, data zapłaty, które nie były jednak wykorzystywane (nie dokonywano w nich wpisów) oraz datę zdarzenia. W ewidencji księgowej Inspektoratu posługiwano się tylko dwiema datami, tj. datą dokonania zapłaty za fakturę (przyjętą jako data zdarzenia) i tzw. datą systemową, pod którą dany dokument księgowy został wprowadzony do systemu. Przy takim sposobie zapisywania, program automatycznie przenosił (wpisywał) w niewykorzystywanych polach datę z pola data zdarzenia a więc datę zapłaty, co powodowało, Ŝe w ewidencji nie podawano rzeczywistych dat operacji (zdarzeń) gospodarczych. W badanej próbie 154 dowodów/zapisów księgowych stwierdzono, Ŝe w 21 przypadkach daty wystąpienia zdarzenia gospodarczego były zbieŝne z datą zapisu w ewidencji Inspektoratu (datą dokumentu), zaś w 133 przypadkach daty te róŝniły się, czego jednak nie odzwierciedlono w ewidencji. Pomimo wystąpienia powyŝszych uchybień stwierdzono, Ŝe wszystkie dowody ujęto w księgach właściwego miesiąca, zgodnie z datą wystąpienia operacji gospodarczej. W zakresie prawidłowości kwalifikowania zdarzeń gospodarczych do właściwych okresów sprawozdawczych, doborem celowym i badaniem objęto dodatkowo dowody/zapisy księgowe, zaewidencjonowane w styczniu, lipcu i grudniu 2008 r., które nie zostały wylosowane do badania metodą MUS. Sprawdzono 157 dowodów/zapisów i stwierdzono, Ŝe wszystkie zostały ujęte do właściwych okresów sprawozdawczych. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe w Inspektoracie wybiórczo dokonywano zapisów na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, przewidzianym w ZPK. W kontroli ustalono, Ŝe zapisów na koncie 201 dokonywano na koniec miesięcy kończących kwartalne okresy sprawozdawcze, w sytuacji gdy dokumenty odzwierciedlające operacje gospodarcze w tych miesiącach wpływały do Inspektoratu w pierwszych dniach miesiąca następnego. Na 853 dowody, dotyczące zdarzeń gospodarczych z kontrahentami zewnętrznymi, zaewidencjonowane na koncie 400 Koszty, tylko w 71 przypadkach dokonano zapisów na koncie 201, w pozostałych przypadkach konto to pomijano. Praktyka taka nie spowodowała ujemnych skutków dla rzetelności sprawozdań bieŝących (kwartalnych), dotyczących zobowiązań, bowiem ujęte w nich kwoty zobowiązań zgodne były z ewidencją księgową. Stosownie do załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. konto 201 słuŝy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług / /, 5
a takŝe naleŝności z tytułu przychodów finansowych. / /. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić moŝliwość ustalenia naleŝności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów / /. NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie wyników badania wiarygodności ksiąg rachunkowych pozytywnie ocenia prawidłowość sporządzania przez Inspektorat sprawozdań budŝetowych. W kontroli ustalono, Ŝe dane zawarte w ewidencji księgowej odzwierciedlały rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych, w tym prawidłowo wykazano wysokość zobowiązań niewymagalnych na koniec 2008 r. Informacje, ujęte w ewidencji, uwidocznione zostały w rocznych sprawozdaniach Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-N i Rb-Z oraz w sprawozdawczości bieŝącej. W załączniku do ustawy budŝetowej na 2008 r. z dnia 23 stycznia 2008 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 117) w części 85/18 - województwo podkarpackie, przewidziano dla Wojewody Podkarpackiego realizację wydatków w układzie zadaniowym. Zadania, wymienione w tym załączniku, realizował w imieniu Wojewody Wojewódzki Inspektor. W kontroli wykonania zadań uwzględniono zadanie pt. Działania w zakresie nadzoru budowlanego, wymienione pod poz. 21 uzasadnienia do ustawy budŝetowej w rozdziale XII. Wydatki budŝetu państwa w układzie zadaniowym w roku 2008. Ustalono, Ŝe w ramach tego zadania wyróŝniono podzadanie pod nazwą Nadzór nad procesem budowlanym i utrzymaniem obiektów budowlanych oraz nad działalnością organów administracji publicznej właściwych w tych sprawach. Cel zadania został określony jako zapewnienie przestrzegania prawa w procesie budowlanym oraz bezpieczeństwa uŝytkowania obiektów budowlanych, miernikiem była liczba 4.950 skontrolowanych budów i obiektów, a na zadanie to zaplanowano przeznaczyć kwotę 10.183 tys. zł. W kontroli ustalono, Ŝe Inspektorat realizował wymienione zadanie w ramach działalności statutowej. W związku z realizacją jednego zadania w budŝecie zadaniowym, w ewidencji księgowej Inspektoratu nie dokonano rozróŝnienia wydatków na pochodzące z budŝetu państwa w układzie zadaniowym oraz w układzie tradycyjnym. Zmiany w planie finansowym wydatków, w tym dotyczące realizowanego zadania, ewidencjonowano w trakcie roku w układzie budŝetu tradycyjnego. Według sprawozdania, przekazanego w marcu 2009 r. do Wojewody Podkarpackiego, planowane wydatki na to zadanie po zmianach wynosiły 10.796 tys. zł, natomiast wykonane zostały w kwocie 10.772 tys. zł. W ramach realizacji zadania Inspektorat skontrolował 5.997 budów i obiektów budowlanych, wykonując załoŝony miernik w 121%. 6
Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, wnosi o zapewnienie: 1. uaktualnienia, w formie pisemnej dokumentacji, opisującej przyjętą politykę rachunkowości, stosownie do wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości, 2. ustalenia procedur kontroli finansowej, stosownie do obowiązku określonego w art. 47 ust. 3 oraz art. 63 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, 3. ewidencjonowania na koncie 201 wszystkich rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. oraz z przyjętym w Inspektoracie planem kont, 4. ujmowania w zapisach w systemie finansowo-księgowym Inspektoratu wszystkich danych wymaganych przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, 5. uzupełnienia zakładowego planu kont o konto 101-Kasa i ewidencjonowanie operacji gotówkowych na tym koncie, zgodnie z przepisem 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., 6. umarzania naleŝności budŝetu państwa wyłącznie w formie decyzji, stosownie do przepisu art. 42 ust. 5 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Inspektorowi prawo zgłoszenia do dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Rzeszowie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie oczekuje od Pana Inspektora, w terminie 14 dni, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach nie podjęcia takich działań. W przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania tej informacji liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 7