1 WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV.431.2.2018 Łódź, dnia 26 marca 2018 r. Pan Jarosław Kaźmierczak Wójt Gminy Sieradz SPRAWOZDANIE z kontroli finansowej przeprowadzonej w trybie uproszczonym w Gminie Sieradz w okresie od dnia 25 stycznia 2018 r. do dnia 26 marca 2018 r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 25, 31 stycznia, 1, 27, 28 lutego oraz 6 marca 2018 r., przez Panią Darię Graczyk starszego specjalistę w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniącą funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Panią Martę Gajdę inspektora w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, na podstawie upoważnień odpowiednio Nr 3/1/2018 oraz Nr 3/2/2018 z dnia 24 stycznia 2018 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu z upoważnienia Wojewody Łódzkiego. Zakres kontroli: a) przedmiot: prawidłowość ustalenia przez gminę kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., przekazanej gminom w 2017 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego w formie dotacji celowej na realizację zadań własnych gmin. b) okres objęty kontrolą: od dnia 31.03.2015 r. do dnia 31.12.2017 r. [akta kontroli, str. 1-20]
2 OPIS STANU FAKTYCZNEGO 1. Wójtem Gminy Sieradz w okresie objętym kontrolą oraz obecnie jest Pan Jarosław Kaźmierczak (od 30 listopada 2014 r.). W skład Gminy Sieradz wchodzą 32 sołectwa. Ich wykaz, zgodnie z 4 pkt 4 Statutu Gminy Sieradz z dnia 10 lutego 2003 r., zawiera załącznik nr 2 do Statutu Gminy Wykaz jednostek pomocniczych - sołectw. [akta kontroli, str. 21-28] 2. Uchwałą Nr V/27/2015 Rady Gminy Sieradz z dnia 23 marca 2015 r. wyrażono zgodę na wyodrębnienie w budżecie Gminy Sieradz środków stanowiących fundusz sołecki w roku budżetowym 2016, tj. zgodnie z wymogami art. 2 ust.1 ustawy o funduszu sołeckim 1. Uchwałę podjęto w terminie wynikającym z art. 2 ust. 2 ww. ustawy, tj. do 31 marca roku poprzedzającego rok budżetowy. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. [akta kontroli, str. 29-30] 3. Liczbę mieszkańców poszczególnych sołectw Gminy Sieradz według stanu na dzień 30 czerwca 2015 r. określono w dokumencie pod nazwą Liczba mieszkańców sołectwa według stanu na 30.06.2015 r., tj. łącznie 10 464 osób. [akta kontroli, str. 31-36] 4. Kontrolerzy ustalili, że kwota bazowa (K b ), będąca jednym z elementów służących do obliczenia wysokości środków przypadających na dane sołectwo, została obliczona prawidłowo, tj. zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 2 jako iloraz wykonanych dochodów bieżących danej gminy, o których mowa w przepisach o finansach publicznych, za rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze danej gminy, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy o dwa lata, ustalonej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i wyniosła 2 754,97 zł. 5. Do obliczenia kwoty bazowej, Gmina Sieradz przyjęła prawidłową liczbę mieszkańców zamieszkałych na terenie gminy na dzień 31.12.2014 r., tj. podaną przez GUS i wynoszącą 10 387 osoby (L m ) oraz prawidłową wysokość wykonanych dochodów bieżących gminy wynikającą z kwartalnego sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce/deficycie 1 Ustawa z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r., poz. 301 ze zm.), 2
3 jednostki samorządu terytorialnego sporządzonego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2014 r. w wysokości 28 615 878,26 zł. [akta kontroli, str. 37-42] 6. Kontrolerzy stwierdzili, że wysokość środków funduszu sołeckiego przypadających dla poszczególnych sołectw została obliczona prawidłowo, tj. zgodnie z wzorem określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim: F=(2+L m /100) x K b i wyniosła łącznie 454 680,24 zł, co zaprezentowano w poniższym zestawieniu: L.p. Nazwa sołectwa Liczba mieszkańców określona na podstawie rejestru mieszkańców prowadzonego przez gminę Wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo, obliczona zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim F=(2+l m /100)xK b 1 2 3 4 1 Biskupice 452 17 962,40 2 Bobrowniki 263 12 755,51 3 Bogumiłów 387 16 171,67 4 Borzewisko 92 8 044,51 5 Chałupki 53 6 970,07 6 Chojne 977 27 549,70 7 Charłupia Mała 855 27 549,70 8 Czartki 260 12 672,86 9 Dąbrowa Wielka 585 21 626,51 10 Dąbrówka 275 13 086,11 11 Dębina 36 6 501,73 12 Dzierlin 326 14 491,14 13 Dzigorzew 395 16 392,07 14 Grabowiec 756 26 337,51 15 Grądy 105 8 402,66 16 Jeziory 223 11 653,52 17 Kamionaczyk 163 10 000,54 18 Kłocko 928 27 549,70 19 Kowale 135 9 229,15 20 Kuśnie 241 12 149,42 21 Łosieniec 130 9 091,40 22 Męcka Wola 291 13 526,90 23 Mnichów 162 9 972,99 24 Okręglica 111 8 567,96 25 Kolonia Okręglica 34 6 446,63 26 Podłężyce 214 11 405,58 27 Ruda 516 19 725,59 28 Rzechta 381 16 006,38 29 Sucha 215 11 433,13
4 30 Sokołów 195 10 882,13 31 Stoczki 266 12 838,16 32 Wiechucice 442 17 686,91 Razem: 10 464 454 680,24 7. Kontrolującym okazano pisma z dnia 20 lipca 2015 r., skierowane do 32 sołtysów, zawierające informacje Wójta Gminy Sieradz o wysokości funduszu sołeckiego przypadającej dla poszczególnych sołectw na 2016 r. Powyższe pisma zostały odebrane przez sołtysów osobiście, co pozwala na ustalenie, że informacje te zostały przekazane sołtysom w terminie wynikającym z art. 3 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim 3, tj. do 31 lipca 2015 r. Wysokość środków przypadających dla poszczególnych sołectw w ramach funduszu sołeckiego na 2016 rok, podana w informacjach Wójta Gminy Sieradz, została właściwie obliczona, tj. zgodnie z wzorem wynikającym z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 4. [akta kontroli, str. 43-108] 8. Wnioski o przyznanie w 2015 r. środków z funduszu sołeckiego złożyły 32 sołectwa Gminy Sieradz. Łączna wartość szacunkowa przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ww. wnioskach wynosiła 454 681,30 zł i była wyższa od łącznej kwoty środków przypadających na te sołectwa, określonych w pismach informujących sołtysów o kwotę 1,06 zł. Wnioski 32 sołectw zostały złożone w terminie określonym w art. 5 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim 5, tj. do dnia 30 września 2015 r. i zawierały informacje, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ww. ustawy, tj.: określenie rodzaju przedsięwzięcia, kwotę oraz uzasadnienie. Do wniosków dołączono uchwały zebrań wiejskich, protokoły z ich przebiegu oraz listę obecności mieszkańców. [akta kontroli, str. 109-376] 9. Uchwałą Nr XII/89/2015 Rady Gminy Sieradz z dnia 30 grudnia 2015 roku uchwalono budżet Gminy Sieradz na 2016 rok. W 9 ww. uchwały ustalono plan wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach Funduszu Sołeckiego w podziale na Sołectwa, zgodnie z załącznikiem nr 11, w którym określono łączną wysokość wydatków z funduszu sołeckiego w kwocie 454 680,25 zł. 3 4 5
5 Kontrolujący stwierdzili, że w przypadku sołectwa Chałupki zaplanowana, w uchwale budżetowej gminy, kwota wydatków ze środków funduszu sołeckiego była wyższa o 0,01 zł od wysokości środków obliczonej zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 6. Zgodnie z wyjaśnieniami Skarbnika Gminy Sieradz: W sołectwie Chałupki dokonano korekty środków przypadających na to sołectwo po złożonej uwadze Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w sprawie niezgodności w podsumowaniu całości funduszu sołeckiego z wyliczeniami poszczególnych sołectw. W toku kontroli ustalono również, że w przypadku 5 sołectw kwota wydatków zaplanowana w uchwale budżetowej gminy była wyższa od kwoty środków wynikających ze złożonych przez sołtysów wniosków do Wójta o łączną kwotę 8,95 zł, co zaprezentowano w poniższym zestawieniu: L.p. Nazwa sołectwa Kwota środków wynikająca ze złożonych przez sołtysów wniosków do Wójta (w zł) Kwota planowanych wydatków wynikająca z uchwały budżetowej gminy (w zł) Różnica (w zł) 1 2 3 4 6 1 Bogumiłów 16 171,00 16 171,67 0,67 2 Dzierlin 14 489,14 14 491,14 2,00 3 Kamionaczyk 10 000,00 10 000,54 0,54 4 Podłężyce 11 400,00 11 405,58 5,58 5 Stoczki 12 838,00 12 838,16 0,16 Razem: 64 898,14 64 907,09 8,95 Zgodnie z wyjaśnieniami Skarbnika Gminy Sieradz z dnia 6.03.2018 r.: Z uwagi na fakt, że sołectwom trudno jest dokładnie oszacować wysokość środków na poszczególne przedsięwzięcia często zaokrąglają te kwoty do pełnych złotych. 6
6 Kontrolerzy ustalili, że powyższe uchybienia nie skutkowały sfinansowaniem ze środków funduszu sołeckiego wydatków w wysokości wyższej niż wysokość obliczona dla danego sołectwa zgodnie z art. 3 ust. 1 o funduszu sołeckim 7. [akta kontroli, str. 377 386, 679-680] 10. W toku kontroli stwierdzono, że plan wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach funduszu sołeckiego w roku 2016 Załącznik nr 11 do ww. uchwały jest zgodny z zakresem rzeczowym wskazanym w złożonych przez poszczególne sołectwa wnioskach. 11. W trakcie roku budżetowego 6 sołectw złożyło wnioski o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu w ramach funduszu sołeckiego na 2016 r. Wszystkie zmiany zostały złożone w ustawowym terminie i znalazły odzwierciedlenie w Uchwałach Rady Gminy Sieradz w sprawie zmian w budżecie gminy Sieradz na 2016 rok. Bez zmian pozostała natomiast kwota środków przypadających na każde z sołectw zaplanowana w uchwale budżetowej. Możliwość zmiany przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego lub ich zakresu określa art. 7 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 8, zgodnie z którym W trakcie roku budżetowego, jednakże nie wcześniej niż po uchwaleniu budżetu gminy na dany rok i nie później niż do dnia 31 października danego roku budżetowego, sołectwo może złożyć do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) wniosek o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego.. Zgodnie z dyspozycją art. 7 ust. 2 ww. ustawy wniosek, o którym mowa w ust. 1, nie może prowadzić do przekroczenia środków przyznanych pierwotnie w uchwale budżetowej. [akta kontroli, str. 387 464] 12. Gmina Sieradz sfinansowała w 2016 roku w ramach funduszu sołeckiego wydatki 32 sołectw w łącznej wysokości 425 361,74 zł, co stanowiło 93,55 % wydatków zaplanowanych na ten cel w uchwale budżetowej (454 680,25 zł). Odnosząc wykonane przez Gminę Sieradz wydatki poniesione w ramach funduszu sołeckiego do wysokości środków przeznaczonych na dane sołectwa w 2016 r., obliczonych zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 9 oraz kwot planowanych wydatków wynikających z uchwały budżetowej, sporządzono poniższe zestawienie: 7 8 9
L.p. Nazwa sołectwa 7 Kwota planowanych wydatków wynikająca z uchwały budżetowej gminy po zmianach (w zł) Kwota wydatków sfinansowanych ze środków z funduszu sołeckiego (w zł) % wykonanych wydatków 1 2 3 4 5 1 Biskupice 17 962,40 17 045,07 94,89% 2 Bobrowniki 12 755,51 10 870,27 85,22% 3 Bogumiłów 16 171,67 16 171,43 100,00% 4 Borzewisko 8 044,51 8 043,26 99,98% 5 Chałupki 6 970,08 6 502,60 93,29% 6 Chojne 27 549,70 27 541,65 99,97% 7 Charłupia Mała 27 549,70 26 247,20 95,27% 8 Czartki 12 672,86 12 672,86 100,00% 9 Dąbrowa Wielka 21 626,51 21 604,50 99,90% 10 Dąbrówka 13 086,11 13 086,11 100,00% 11 Dębina 6 501,73 6 501,73 100,00% 12 Dzierlin 14 491,14 13 510,95 93,24% 13 Dzigorzew 16 392,07 16 390,24 99,99% 14 Grabowiec 26 337,51 14 947,00 56,75% 15 Grądy 8 402,66 7 946,97 94,58% 16 Jeziory 11 653,52 11 649,95 99,97% 17 Kamionaczyk 10 000,54 9 619,98 96,19% 18 Kłocko 27 549,70 27 549,70 100,00% 19 Kowale 9 229,15 6 571,90 71,21% 20 Kuśnie 12 149,42 11 896,84 97,92% 21 Łosieniec 9 091,40 9 000,44 99,00% 22 Męcka Wola 13 526,90 13 458,30 99,49% 23 Mnichów 9 972,99 9 972,99 100,00% 24 Okręglica 8 567,96 8 189,66 95,58% 25 Kolonia Okręglica 6 446,63 6 244,75 96,87% 26 Podłężyce 11 405,58 11 405,58 100,00% 27 Ruda 19 725,59 19 725,59 100,00% 28 Rzechta 16 006,38 16 000,00 99,96% 29 Sucha 11 433,13 8 345,86 73,00% 30 Sokołów 10 882,13 10 852,33 99,73%
8 31 Stoczki 12 838,16 9 566,60 74,52% 32 Wiechucice 17 686,91 16 229,43 91,76% Razem: 454 680,25 425 361,74 93,55% Z powyższego zestawienia wynika, że wydatki poszczególnych sołectw nie przekroczyły kwot zaplanowanych w uchwale budżetowej na 2016 rok. 13. W toku kontroli ustalono, że środki zaplanowane w ramach funduszu sołeckiego na przedsięwzięcia określone w uchwale budżetowej gminy na rok 2016 nie zostały w pełni wydatkowane w poniżej wskazanych sołectwach, w następujących kwotach: Biskupice 917,33 zł, Bobrowniki 1 885,24 zł, Bogumiłów 0,24 zł, Borzewisko 1,25 zł, Chałupki 467,48 zł, Chojne 8,05 zł, Charłupia Mała 1 302,50 zł, Dąbrowa Wielka 22,01 zł, Dzierlin 980,19 zł, Dzigorzew 1,83 zł, Grabowiec 11 390,51 zł, Grądy 455,69 zł, Jeziory 3,57 zł, Kamionaczyk 380,56 zł, Kowale 2 657,25 zł, Kuśnie 252,58 zł, Łosieniec 90,96 zł, Męcka Wola 68,60 zł, Okręglica 378,30 zł, Kolonia Okręglica 201,88 zł, Rzechta 6,38 zł, Sucha 3 087,27 zł, Sokołów 29,80 zł, Stoczki 3 271,56 zł,
Wiechucice 1 457,48 zł, Razem [akta kontroli, str. 465-530] 9 29 318,51 zł. 14. Wykonanie wydatków skontrolowano w oparciu o faktury i rachunki wystawione przez wykonawców realizujących przedsięwzięcia poszczególnych sołectw. Kontroli poddano 100% dowodów źródłowych. Kontrolujący stwierdzili, że wydatki sfinansowane z funduszu sołeckiego, uchwalonego na 2016 r., zostały poniesione w obrębie roku 2016. W 32 przypadkach stwierdzono, że zapłata za faktury nastąpiła po upływie terminu płatności wskazanym na dowodzie źródłowym. Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Sieradz z dnia 6.03.2018 r. nie skutkowało to naliczeniem odsetek za zwłokę. Kontrolerzy ustalili, że jeden z dowodów księgowych (PK nr 5988 z dnia 31.12.2016 r.) nie został wprowadzony do ewidencji księgowej. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości 10 Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jak wynika z wyjaśnień Skarbnika Gminy z dnia 6.03.2018r.: Podstawą określenia kwot wydatkowanych w sołectwach były dowody źródłowe. Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzono, że kwota, wyszczególniona we wniosku gminy o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego za 2016 r. złożonym do Wojewody Łódzkiego, znajduje odzwierciedlenie w dowodach źródłowych przedłożonych przez jednostkę. W wyniku porównania treści faktur oraz opisów merytorycznych zawartych na fakturach z określonymi we wnioskach złożonych przez sołectwa zakresami przedsięwzięć przewidzianymi do realizacji w ramach środków funduszu sołeckiego, kontrolujący stwierdzili, zgodność zrealizowanych zadań z określonymi we wnioskach w przypadku wszystkich 32 sołectw. [akta kontroli, str. 531 608, 667-680] 15. Wójt Gminy Sieradz złożył w dniu 23 maja 2017 r. wniosek o zwrot z budżetu państwa części wydatków gminy wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w terminie 10 Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 395 ze zm.); na dzień 31.12.2016r. (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047)
10 wynikającym z 4 ust. 1 rozporządzenia 11, tj. do 31 maja 2017 r. Zamieszczona we wniosku kwota wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., wynosząca 425 361,74 zł, była zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sprawozdania Rb-28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2016. Obliczona w oparciu o art. 3 ust. 8 ustawy o funduszu sołeckim 12 kwota zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w 2016 r. wynosiła 151 658,47 zł. [akta kontroli, str. 609-650] Decyzją Wojewody Łódzkiego z dnia 28 sierpnia 2017 r. FB-I.3111.2.227.2017 przyznana została na 2017 rok dla Gminy Sieradz dotacja celowa w dziale 758, rozdziale 75814, 2030 w kwocie 142 744,97 zł oraz 6330 w kwocie 8 913,50 zł, przeznaczona na zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., która stanowiła 35,654% poniesionych przez gminę wydatków, stosownie do zapisów art. 3 ust. 8 ww. ustawy oraz informacji przekazanej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji w piśmie nr DAP-WSUST.701.42.2015 z dnia 14 września 2015 r. [akta kontroli, str. 651-660] Środki dotacji w łącznej kwocie 151 658,47 zł, przeznaczonej na zwrot części wydatków Gminy Sieradz, wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. wpłynęły na rachunek bankowy gminy w dniu 30.08.2017 r. (WB Nr 207). [akta kontroli, str. 661-666] OCENA Wykonanie zadań w zakresie ustalenia przez Gminę Sieradz kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. 11 Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie wzorów informacji przekazywanych przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i wojewodę, trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego oraz wzoru wniosku o ten zwrot (Dz. U. z 2014 r., poz. 916 ze zm.), 12 patrz przypis 1.
11 WNIOSKI I ZALECENIA W celu usunięcia opisanych w pkt. 9 i 14 niniejszego sprawozdania uchybień i nieprawidłowości, Gmina Sieradz powinna: a) ujmować w uchwale budżetowej wydatki do sfinansowania z funduszu sołeckiego w wysokości nie przewyższającej kwot wynikających: z postanowień art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 13, ze złożonych przez sołectwa wniosków, b) wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie informuję, że stosownie do zapisów 53 ust. 4 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 14 Wójt Gminy Sieradz w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 13 patrz przypis 1 14 Regulamin Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (załącznik do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego z dnia 12 stycznia 2018 r., Nr 3/2018).