Techniczne aspekty projektu URBACT 28.01.2008 r. Barbara KałuŜna 1
Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do 15.02.2008 r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 2
Etap WSTĘPNY (do 15.02.2008) LP Pozyskanie Partnerów w Projektu Przygotowanie Projektu (tematyka, dokumentacja, budŝet) Przygotowanie Wstępnego Wniosku Aplikacyjnego Uzyskanie od PP (w tym LP) tzw. Letters of Commitment Podpisanie umowy o dofinansowanie dot. etapu przygotowawczego Wysłanie dokumentacji do Sekretariatu URBACT w wyznaczonym terminie, tj. do 15.02.2008 r. PP Przekazanie do LP wymaganych informacji (dane kontaktowe, opis problematyki, oczekiwania 1 str.) Podpisanie Letter of Commitment (zobowiązanie zanie finansowe) 3
Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do 15.02.2008 r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 4
Etap PRZYGOTOWAWCZY LP Personel - Koordynator - Kierownik ds. administracyjno- finansowych - Kierownik ds. kontaktów i rozpowszechniania wiedzy/produktów w sieci PP Wyznaczenie osób b do projektu: - kompetencje językowej - kompetencje merytoryczne 5
Etap PRZYGOTOWAWCZY - Koordynator (organizacja pracy sieci, realizacja programu, motywacja PP (!), relacje z ekspertami, kontakty na szczeblu programu i US, konferencje, etc) pomoc Eksperta Wiodącego - Kierownik ds. admin.-finan finan.. (księgowo gowość,, przepływ środków, raporty finansowe, Presage) - Kierownik ds. kontaktów w i rozpowszechniania wiedzy/produktów w sieci (relacje z PP, US, organizacjami zewnętrznymi w zakresie rozpowszechniania wiedzy, koordynacja i realizacja działań promocyjnych: newsletter, broszury info,, konferencje, promocja wyników w pracy projektu, realizacja przepisów nt.. promocji projektów w UE, webmaster 6
Etap PRZYGOTOWAWCZY LP PP Umowa o dofinansowanie (Subsidy Contract) Podpisanie Wielostronnego Porozumienia Wielostronne Porozumienie Kontrola Pierwszego Stopnia (Joint Convention): (rola i obowiązki PP, wkład finansowy, zasady finansowania, odpowiedzialność ść,, terminy, język j roboczy, itp.) uwzględni dnić lokalne uwarunkowania! Wniosek aplikacyjny + budŝet Kontrola pierwszego stopnia 7
Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do 15.02.2008 r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 8
Etap REALIZACJI LP Organizacja seminariów Plan pracy (w uzgodnieniu z PP) Dokumentacja dot. seminariów (materiał przedseminaryjny, agenda, protokół z listą obecności, ci, raporty ekspertów) Stworzenie ULSG Rozliczenia Organizacja pracy (UE vs.. PL) Promocja projektu Udział w konferencjach URBACT PP Organizacja seminarium (lokalnie) Uczestnictwo w seminariach Aktywność i przygotowanie merytoryczne Stworzenie ULSG Rozliczenia 9
Etap REALIZACJI ROZLICZANIE Opis dokumentów w (faktur, listy płac, p delegacji ) Zwrot kosztów w dla PP, ekspertów w i in. (formularz) Certyfikacja 10
Certyfikacja LP Okresy rozliczeniowe - styczeń czerwiec - lipiec grudzień ZłoŜenie dokumentacji w Sekretariacie URBACT (Presage): za styczeń-czerwiec: czerwiec: do 30 września za lipiec-grudzie grudzień: do 31 marca - Raport ze zrealizowanych działań - Raport finansowy - Certyfikat wraz z wykazem wydatków - Wniosek o płatnop atność Presage: - wskazanie we Wniosku Aplikacyjnym właściwej w osoby (ang( ang) )!! 11
Presage 12
Presage 13
Presage 14
Presage 15
Presage 16
Presage 17
Presage 18
Presage 19
Presage 20
Presage 21
Certyfikacja - krok po kroku DECENTRALIZACJA 1. Wprowadzenie przez PP wydatków w do PRESAGE 2. Akceptacja wydatków w przez LP 3. Certyfikacja wydatków w przez APP + przesłanie certyfikatu do LP 4. Certyfikacja wydatków w przez ALP CENTRALIZACJA 1. Przesłanie przez PP dokumentacji dot. wydatków w do LP (języki obce) 2. Wprowadzenie przez LP wydatków w (PP i LP) do PRESAGE 3. Certyfikacja wydatków w przez ALP Przesłanie certyfikatu do US wraz z pozostałą dokumentacją (wykaz wydatków, w, raport ze zrealizowanych działań,, raport finansowy podpisany równieŝ przez ALP, wniosek o płatnop atność) 22
Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do 15.02.2008 r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 23
Etap ZAMKNIĘCIA Certyfikacja Rozliczenie LP PP ZłoŜenie dokumentacji w US (3 miesiące po zakończeniu projektu): - raport ze zrealizowanych działań, - raport finansowy, - wniosek o płatnop atność, - certyfikat i wykaz poniesionych wydatków, w, - raport jakościowy, - raport nt.. rozliczeń z PP, - produkty końcowe 24
Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do 15.02.2008 r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 25
ODPOWIEDZIALNOŚĆ LP US LP PP Zarządzanie, komunikacja, realizacja i koordynacja działań między PP Odpowiedzialność finansowa, administracyjna i prawna decydująca ca rola LP w zakresie powodzenia projektu 26
Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do 15.02.2008 r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 27
REKOMENDACJE 28
Więcej informacji: Barbara KałuŜna baskal@wp.pl tel. 607 09 99 69 29