Zapytanie ofertowe dotyczące wprowadzania, przez osoby fizyczne bądź osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, danych w bazie CRM, na potrzeby realizacji projektu Wzornictwo Biznes - Zysk w okresie od lipca do września 2015 r. (nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14) Warszawa, 18.06.2015 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: Przedmiotem zapytania ofertowego jest aktualizacja przez Oferenta osobę fizyczną bądź osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą (zwana dalej Firmą), danych w bazie stanowiącej własność Zamawiającego, zwane dalej Usługą, na potrzeby realizacji projektu Wzornictwo-Biznes- Zysk. 1.1. Usługa realizowana jest w Warszawie, w siedzibie Zamawiającego przez co najmniej 8 godzin dziennie w każdy dzień roboczy w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego. 2
1.2. Zadanie będzie polegało na uzupełnieniu rekordów w bazie danych na potrzeby realizacji projektu Wzornictwo Biznes Zysk. 1.3. Poprzez termin rekord należy rozumieć informację o których mowa w pkt.1.4. dotyczące jednej firmy, zamieszczonej w bazie danych (jeden rekord = jedna firma). Uzupełnienie rekordu będzie polegało na wpisaniu brakujących danych firmy, zwanych dalej polami, takich jak: siedziba ze wskazaniem województwa, branża, wielkość firmy zgodnie z definicją przekazaną przez Zamawiającego, nr NIP, witryna sieci Web, dane kontaktowe telefon, adres e-mail. 1.4. Informacje konieczne do uzupełnienia pola należy zebrać poprzez wysłanie e-maila, sprawdzenie strony internetowej, KRS lub informacji CEIDG bądź wykonanie telefonu do firmy. 1.5. Oferenci zobowiązani będą do uzupełnienia minimum 5000 rekordów. 1.6. Zakłada się, że miesięcznie jeden Oferent będzie mieć do uzupełnienia minimum 1000 rekordów. Okres miesięczny będzie liczony od dnia rozpoczęcia realizacji zlecenia. 1.7. Termin realizacji usługi od 1 lipca do 30 września 2015 r. 1.8. Możliwa jest realizacja usługi w krótszym czasie. 1.9. Usługa świadczona będzie w oparciu o umowę zlecenia. 2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. 2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, pod rygorem nieważności. 2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: 3.1.1. Oferent musi posiadać wykształcenie wyższe. Zamawiający uzna to kryterium za spełnione, jeśli Oferent złoży stosowne oświadczenie w Formularzu ofertowym. 3.1.2. Oferent zobowiązany jest do wskazania w ofercie, że uzupełni minimum 1000 rekordów z bazy CRM w terminie jednego miesiąca realizacji usługi. Zamawiający uzna to kryterium za spełnione, jeśli Oferent oświadczy w formularzu ofertowym (załącznik nr 1), że uzupełni minimum 1000 (słownie: tysiąc rekordów) z bazy CRM w terminie jednego miesiąca. 3.1.3. Oferent oświadczy, iż wykona zamówienie zgodnie z zapytaniem ofertowym. 3
3.1.4. Oferent oświadczy, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem faktycznym. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do złożenia wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkować wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. 3.2. Kryteria rozstrzygające: 3.2.3. Całkowita cena za uzupełnienie jednego rekordu wyrażona w złotych polskich. 3.2.4. Oferent posiada co najmniej sześciomiesięczne doświadczenie w pracy z wykorzystaniem systemu baz danych CRM. 3.2.5. Oferent posiada sześciomiesięczne doświadczenie w pracy związanej ze sprzedażą bądź obsługą klienta. 4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w pkt. 5. 4.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające o których mowa w pkt. 3.1) będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. 4.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. 4.4. Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli poniżej. Kryterium Sposób oceny UWAGI Całkowita cena za uzupełnienie jednego rekordu wyrażona w złotych polskich. Poprzez cenę całkowitą rozumiemy: 1. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą cena całkowita netto. 2. W przypadku osoby Maksymalną liczbę punktów (60) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę za uzupełnienie jednego rekordu na potrzeby projektu Wzornictwo Biznes Zysk. Pozostali Oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Podana przez Oferenta cena musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia, w tym np. koszty dojazdu, noclegów. Całkowita cena w 4
fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej, cena zawiera wszystkie pochodne pracownika. przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za wprowadzenie jednego rekordu musi być podana w rozbiciu na cenę netto, VAT oraz cenę brutto. W przypadku osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej cena musi uwzględniać pochodne ZUS. Zamawiający udostępni Oferentowi komputer z dostępem do sieci Internet oraz telefon. Oferent ponosić będzie konsekwencje błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. Oferent posiada co najmniej sześciomiesięczne doświadczenie w pracy z wykorzystaniem systemu baz danych CRM. 20 pkt. - uzyska ten Oferent, który potwierdzi, że posiada co najmniej sześciomiesięczne doświadczenie w pracy z wykorzystaniem systemu baz danych CRM. 0 pkt. uzyska ten Oferent, który nie posiada co najmniej sześciomiesięcznego doświadczenia w pracy z wykorzystaniem systemu baz danych CRM. Zamawiający przyzna punkty za to kryterium jeśli Oferent wskaże w ofercie w jakim terminie wykonywał pracę z wykorzystaniem systemu baz danych CRM, dla jakiego podmiotu praca ta była wykonywana oraz poda imię i nazwisko, a także 5
Oferent posiada co najmniej sześciomiesięczne doświadczenie w pracy związanej ze sprzedażą bądź obsługą klienta. 20 pkt. - uzyska ten oferent, który potwierdzi, że posiada co najmniej sześciomiesięczne doświadczenie w pracy związanej ze sprzedażą. 0 pkt. uzyska ten oferent, który potwierdzi, że posiada co najmniej sześciomiesięczne doświadczenie w pracy związanej ze sprzedażą bądź obsługą klienta. e-mail bądź numer telefonu osoby, która może potwierdzić wykonanie prac. Zamawiający przyzna punkty za to kryterium jeśli Oferent wskaże w ofercie w jakim terminie wykonywał pracę związaną ze sprzedażą bądź obsługą klienta, dla jakiego podmiotu praca ta była wykonywana oraz poda imię i nazwisko, a także e-mail bądź numer telefonu osoby, która może potwierdzić wykonanie prac. 4.5. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających to 100. 4.6. Zamawiający do realizacji Usługi wyłoni 2 Oferentów, którzy zdobędą najwyższą liczbę punktów. 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 1). 5.2. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe wprowadzanie danych do bazy na potrzeby realizacji projektu Wzornictwo Biznes - Zysk 5.3. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa (piętro II, pokój 200) 5.4. Termin składania ofert: 26 czerwca 2015 roku, do godziny 12:00. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 6
5.5. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia bez rozpatrzenia Oferty. 5.6. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 6. Istotne warunki zamówienia 6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 6.2. Z dwoma Oferentami, których oferty będą najkorzystniejsze (tj. otrzymają najwyższą liczbę punktów), zostaną zawarte umowy. 6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. 6.4. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze oferty przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 6.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 6.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 7. Warunki płatności 7.1 Płatności za usługę będą realizowane po zakończeniu każdego miesiąca świadczenia usługi w oparciu o liczbę zaktualizowanych rekordów. 8. Kontakt z Zamawiającym 8.1. Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego 8.2. Zamawiający będzie porozumiewać się z Oferentami drogą elektroniczną pod adresem e-mail: wbz_oferty@iwp.com.pl. 8.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi na pytania do dnia 25 czerwca do godz. 12:00. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy 7