DOA.III.272.1.59.2012 Kielce, 21.09.2012 r. Do wszystkich zainteresowanych, którzy pobrali SIWZ WYJAŚNIENIA NR 1 DO SIWZ ZMIANTA TREŚCI SIWZ Dotyczy: Zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego poniżej 200 000 euro na usługę opracowania identyfikacji wizualnej oraz wykonanie materiałów informacyjno-promocyjnych na potrzeby projektu Góry Świętokrzyskie Naszą Przyszłością współfinansowanego ze Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Zamawiający Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach, działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) udziela odpowiedzi na zadane przez Wykonawcę pytania dotyczące treści SIWZ: Pytanie nr 1: Dotyczy wykonanie propozycji logotypu oraz projektów graficznych. Prosimy o wyjaśnienie jak rozumieć zapis : Wykonawca w terminie 10 dni roboczych przekaże Zamawiającemu trzy propozycje logotypu do wyboru i przedstawi do akceptacji projekty materiałów promocyjnych. Jeśli na tym etapie nie będzie wybranego logotypu w jaki sposób ma Wykonawca zaprojektować materiały promocyjne? Czy wykonawca ma przedstawić projekty materiałów reklamowych z również trzema wersjami logo? Jeśli tak to czas 10 dni roboczych jest stanowczo zbyt krótki aby przygotować profesjonalnie tak liczną grupę projektów materiałów w trzech wersjach logotypu. Ponadto czy nie lepiej byłoby najpierw zatwierdzić projekt logo wraz z identyfikacją wizualną a dopiero w następnej kolejności pracować nad materiałami promocyjnymi? W przypadku tak jak powyżej zwracamy się o wydłużenie terminu do przynajmniej 15 dni roboczych pierwszego etapu pracy jak również poszczególne etapy na poprawki i akceptacje. Prosimy też o doprecyzowanie ile dokładnie projektów materiałów ma powstać. Bo przy założeniu trzech wersji logo każdego projekt musiałby mieć 9 wersji. Czy tak ma być? Odpowiedź 1: W związku z powyższym zapytaniem Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych dokonuje zmiany w Załączniku nr 1 do SIWZ 1
Szczegółowy Opis Przedmiotu zamówienia rozdział VI. Pkt. 1 poprzez nadanie mu następującego brzmienia: 1. Wykonawca w terminie 10 dni roboczych* od dnia zawarcia umowy przekaże Zamawiającemu do wyboru 3 (trzy) różne projekty znaku graficznego (logo) oraz przedstawi do akceptacji projekty materiałów informacyjno-promocyjnych, w tym: w ciągu 5 dni roboczych* od dnia zawarcia umowy przekaże Zamawiającemu do wyboru 3 (trzy) różne projekty znaku graficznego (logo), w ciągu 2 dni roboczych* od dnia przekazania projektów znaku graficznego (logo) Zamawiający dokona wyboru logo, w ciągu 3 dni roboczych* od dnia wyboru logo Wykonawca przedstawi po 3 projekty materiałów promocyjnych (za wyjątkiem papieru firmowego) z wybranym logo. *Za dni robocze Zamawiający uznaje dni pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego, tj. od poniedziałku do piątku, w godz. 7:30-15:30. Ponadto Zamawiający informuje, iż dokonuje zmiany w Załączniku nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu zamówienia rozdział VI. Pkt. 2 poprzez nadanie mu następującego brzmienia: 2. Zamawiający w terminie 2 dni roboczych* od dnia otrzymania od Wykonawcy projektów znaku graficznego (logo) oraz projektów zamawianych materiałów, dokona ich akceptacji lub zgłosi poprawki lub modyfikacje. Potwierdzenie wyboru projektów graficznych przez Zamawiającego nastąpi drogą pisemną i drogą elektroniczną. *Za dni robocze Zamawiający uznaje dni pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego, tj. od poniedziałku do piątku, w godz. 7:30-15:30. Pytanie nr 2: Dotyczy tablice promocyjne.- Czy w zakres zadania wchodzi również montaż przedmiotowej tablicy. Jeśli tak to czy wszelkie pozwolenia ma załatwić Wykonawca czy też jest to w gestii Zamawiającego. Odpowiedź 2: W zakres zamówienia nie wchodzi montaż. Pytanie nr 3: Dotyczy roll up- w specyfikacji jest mowa o 3 roll upach. Czy zamawiający ma na myśli trzy różne roll upy? Czy wówczas Wykonawca ma przygotować po 3 projekty do każdego roll upu.? 2
Odpowiedź 3: Wykonawca ma opracować różne 3 projekty graficzne roll-bannerów do wyboru przez Zamawiającego. Na podstawie projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego Wykonawca sporządza 3 jednakowe roll-bannery. Pytanie nr 4: Dotyczy wykonanie pamieci usb Prosimy o odpowiedź jak Wykonawca ma zaproponować trzy różne projekty na pamięci? Jest to gadżet o małej powierzchni nie ma tutaj wielkiego pola manewru jeśli chodzi o kompozycje graficzną. Tym bardzie, że na pamięci mają być umieszczone tylko logosy, które mają dość sztywne ramy umieszczania na takim gadżecie. Ponadto w specyfikacji umieszczono zapis: nadruk pełen kolor, grawer laserowy? Czy obie te techniki mają być użyte równocześnie? Czy albo jedna albo druga? Ponadto pragniemy zauważyć iż na gadżecie typu pendrive napisy wykonuje się metodą tampodruku. A wiec z zasady wykonanie napisu pełno kolorowego jest niemożliwe technicznie. Istnieje możliwość wykonania napisów : jedno, dwu, trzy, cztero kolorowych. Nie ma natomiast możliwości wykonania napisów w pełnym kolorze tj. z tzw. przejściami tonalnymi. Prosimy wiec o doprecyzowanie ile konkretnie kolorów ma być nadrukowane na pamięci. Odpowiedź 4: Zamawiający, informuje, iż zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia Wykonawca samodzielnie opracuje trzy różne projekty graficzne pendrive. W opisie zamawiający nie sprecyzował kształtu pendrive pozostawiając to decyzji Wykonawcy. Wykonawca musi wybrać taki produkt zgodny z wymaganiami zamawiającego, przy użyciu którego będzie w stanie zaproponować w/w projekty graficzne.technika nadruku podana w opisie może zostać zastąpiona metodą równoważną zgodnie z zapisem w rozdziale III pkt. 5 SIWZ: Wykonawca zobowiązany będzie do zastosowania wskazanej przez zamawiającego w Załączniku nr 1 do SIWZ metody nanoszenia oznaczeń lub metody równoważnej. Pytanie nr 5: Zwracamy się również o przedłużenie terminu do składania ofert z uwagi na potrzebę większej ilości czasu na przygotowanie profesjonalnej kalkulacji. Odpowiedź 5: Zamawiający informuje, iż wniosek powyższy nie dotyczy wyjaśnienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 6: Czy w związku z tym, że po stronie Wykonawcy leży wykonanie projektów materiałów informacyjno-promocyjnych, Zamawiający przekaże Wykonawcy fotografie oraz teksty (np. niezbędne do zaprojektowania folderu, billboardów)? 3
Odpowiedź 6: W związku z wniesionym zapytaniem Zamawiający dokonuje zmiany treści SIWZ poprzez dodanie w Załączniku nr 1 do SIWZ, w rozdziale V - punktu 5 o następującym brzmieniu: 5. Po dokonaniu wyboru logo, o którym w rozdziale VI pkt. 1 (po zmianie) Zamawiający przekaże Wykonawcy treści, które zostaną przez niego wykorzystane przy produkcji materiałów informacyjno-promocyjnych, o których mowa w rozdziale VII pkt. 4,5,6 i 7 oraz materiały do nagrania na płyty CD. Pytanie nr 7: Czy w ramach wykonania tablic Wykonawca będzie musiał również zamontować tablice? Jeśli tak, to proszę o określenie miejsc, w których tablice mają być zamontowane. Odpowiedź 7: Patrz Odpowiedź 2. Pytanie nr 8: Czy w przypadku produkcji billboardów i miniboardów po stronie Wykonawcy będzie tylko projekt, druk oraz dostarczenie wykonanych materiałów Zamawiającemu, czy również ekspozycja na nośnikach? Odpowiedź 8: Zadaniem Wykonawcy nie będzie ekspozycja na nośnikach. Pytanie nr 9: Czy dopuszczalne jest przedstawienie oferty na część materiałów promocyjnych w wersji większej, a tym samym traktowanie wykazu materiałów informacyjno promocyjnych jako specyfikacji minimalnej, np.: 1)standardem teczek ofertowych jest gramatura 300 lub 350g, u Państwa w specyfikacji jest to 250g 2)Okładki notesów A6 w gramaturze 250g zamiast 200g wskazane u Państwa w materiałach 3) pen drive y w wersji 4gb, zamiast 2gb (atrakcyjna cena producenta). Odpowiedź 9: Dopuszczalne jest traktowanie wartości (gramautura papieu, pojemność pendrive) o których mowa w części II Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, jako wartości minimalne. 4
Pytanie nr 10: Pytanie dotyczące folderów a6. Czy mają to być foldery rozkładane wielokrotnie? ( przy wymiarze a6 ciężko będzie uzyskać taki efekt przy wymiarze 6 x DL prędzej). Czy też folder ma być formą książkowej, 12 stronicowej broszury wyglądem przypominającą mini książeczkę? Odpowiedź 10: Folder ma być formą broszury. Pytanie nr 11: Czy dopuszczają państwo wysyłkę wyprodukowanych materiałów etapami (dowolnie określonymi przez Wykonawcę, nie przekraczającymi rzecz jasna wskazane w dokumentach terminy,(np. wysyłka teczek ofertowych(orientacyjna waga 300-400kg!) w osobnej palecie, wysyłka ulotek osobnym kurierem ect. Odpowiedź 11: Zamawiający przewiduje jedną dostawę z rozładunkiem materiałów informacyjno promocyjnych w siedzibie Zamawiającego i nie dopuszcza podziału w/w dostawy. Pytanie nr 12: W zakresie Wykonawcy jest dostarczenie wyprodukowanych materiałów pod wskazany adres. Rozumiem zatem że odbiór materiałów pomoc przy wyładunku i wniesienie materiałów do siedziby firmy leży po stronie Zlecającego?Proszę o doprecyzowanie, gdyż jest to istotna kwestia logistyczna dot. projektu, którą trzeba odpowiednio zorganizować. Nie co dzień bowiem operuje się danymi materiały reklamowe na palecie pół tony,. Odpowiedź 12: W związku z powyższym zapytaniem Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych dokonuje zmiany we Wzorze umowy dodatek nr 3 do SIWZ, poprzez wykreślenie w 3 treści ust. 13 i nadanie mu nowego brzmienia: 13. Miejscem dostawy i rozładunku przez Wykonawcę wykonanych materiałów informacyjno-promocyjnych jest siedziba Zamawiającego mieszcząca się w Kielcach, przy AT. IX Wieków Kielc 3. Pytanie nr 13: Płyty CD. Proszę o doprecyzowanie. Elementem wykonania zlecenia jest nadruk kolorowy na 1000 płyt CD + ich zapakowanie w kopertę kartonową.czy koperta kartonowa również jest przedmiotem zlecenia/ Jak tak to rozumiem ze w ilości 1000szt.? 5
W takim wypadku. Zadruk koperty to 4+0 czy 4+4? A dodatkowo - Czy nagranie materiałów na CD leży po stronie wykonawcy? Czy też dostarczone winny być czyste płyty cd.? Odpowiedź 13: Zgodnie z wymaganiami określonymi w części II pkt 7 koperta kartonowa jest integralną czśścią zamówienia. Koperta zadrukowana w kolorze (4+0) jednostronnie na wierzchniej stronie koperty. Treść i materiały do nagrania na CD będzie dostarczona przez zamawiającego na etapie wyboru logo (zgodnie z odpowiedzią nr 6). Pytanie nr 14: Proszę o doprecyzowanie terminów. Czy w ciągu 10 dni oczekują Państwo wyłącznie 3 propozycji logo, czy również pełnej identyfikacji i materiałów reklamowych? Jako specjaliści z branży uważamy takie rozwiązanie za niefortunne, bowiem prace przez grafików wykonywane byłyby 3 krotnie, co ma znaczący wpływ na wycenę. Czy dopuszczalne jest przyjęcie harmonogramu: 1) do 10 dni 3 projekty logo po wyborze logo 2) do 5 dni przygotowanie po 3 wersje każdego z elementów identyfikacji określonej w zleceniu (papier firmowy, teczki ofertowe, bloczki, notesy, foldery, ulotki, plakaty płyty cd, pamięci usb, tablice informacyjne, rollbannery, billbaordy, mini bilbaorady) W ten sposób przygotowanych zostałoby 36 projektów ( po 3 dla każdego z zadań). W przeciwnym wypadku. Zamiast 36 projektów należałoby ich wykonać 108 (po 36 DLA KAZDEGO Z LOGO). Odpowiedź 14: Patrz odpowiedź nr 1. z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA Maryla Rzeczycka Z-ca Dyrektora Departamentu Organizacyjno - Administracyjnego 6