Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wersja uszczegółowiona przez WUP dla Poddziałania 6.1.1. UWAGI OGÓLNE: Beneficjent obowiązany jest sporządzić wniosek o płatność przy pomocy aktualnej wersji Generatora Wniosków Płatniczych (GWP) udostępnionego mu przez Instytucję WdraŜającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) lub Instytucję Pośredniczącą. Beneficjent przedkłada wniosek o płatność w wersji elektronicznej (trwale opisanej) w formacie XML i PDF i papierowej (1 egzemplarz), która jest wydrukiem z GWP oraz załącznik nr 2, który stanowi integralną część wniosku o płatność, w pliku utworzonym za pomocą aplikacji MS Excel w wersji elektronicznej i papierowej. Wniosek powinien być podpisany przez osobę(y) do tego upowaŝnioną(e) (pod punktem 15_) wskazaną(e) w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie projektu lub inną(e) osobę(y) na podstawie załączonego pełnomocnictwa. Wniosek składany jest zgodnie z przyjętym w umowie o dofinansowanie projektu harmonogramem płatności jednakŝe nie rzadziej niŝ raz na 3 miesiące (tj. raz na kwartał), w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Uwaga: JeŜeli wniosek o płatność nie został zatwierdzony przez IP/IW (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) a zgodnie z harmonogramem płatności beneficjent zobowiązany jest do złoŝenia kolejnego wniosku o płatność w terminie określonym w umowie o dofinansowanie, niniejszy wniosek powinien być złoŝony przez beneficjenta nie wcześniej niŝ po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu przez IP/IW (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) poprzedniego wniosku o płatność, z zastrzeŝeniem, Ŝe końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu, termin ten jest terminem nieprzekraczalnym i niezaleŝnym od tego czy poprzedni wniosek o płatność został zatwierdzony czy teŝ nie. Dane we wniosku o płatność, w części wynikającej z wniosku o dofinansowanie projektu, naleŝy podawać zgodnie z aktualną wersją wniosku o dofinansowanie zatwierdzoną przez IP/IW (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) do dnia złoŝenia pierwszej wersji wniosku o płatność za dany okres rozliczeniowy. Jednocześnie nazewnictwo (zadań oraz pozycji) w ramach realizowanego projektu ujmowane we wniosku o płatność powinno być zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu dotyczy to punktu 4 i 5,11, 12 wniosku o płatność oraz załącznika nr 1. Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność przedkłada dodatkowo w wersji elektronicznej zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (zał. nr 1 do wniosku o płatność) w pliku utworzonym za pomocą aplikacji MS Excel. 1
Formularz jest przeznaczony dla beneficjentów realizujących projekty w ramach PO KL. Wniosek przedkładany jest celem rozliczenia transz dotacji rozwojowej otrzymanych przez beneficjenta. Kompletny wniosek o płatność zawiera: formularz wniosku o płatność; załącznik nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem ; załącznik nr 2 Szczegółową charakterystykę udzielonego wsparcia ; wyciąg/historię rachunku bankowego Beneficjenta wyodrębnionego dla obsługi finansowej Projektu, o którym mowa w umowie o dofinansowanie projektu lub inne dowody zapłaty. W przypadku gdy wydatki były ponoszone z innych kont bankowych niŝ projektowe, naleŝy załączyć równieŝ wyciągi z tych kont; informacje o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie (PEFS). PowyŜsze dokumenty finansowe powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę/y upowaŝnioną/e a kserokopie dodatkowo poświadczone za zgodność z oryginałem. Uwaga! Płatność pierwszej transzy dotacji rozwojowej jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności. Z uwagi na powyŝsze, beneficjent nie składa wniosku o płatność w celu otrzymania pierwszej płatności. Natomiast płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej jest dokonywana na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność rozliczającego co najmniej 70 % środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej. W przypadku rozliczenia wydatków na poziomie niŝszym niŝ 70 % składany jest wniosek cząstkowy nie uprawniający do przekazania beneficjentowi kolejnej transzy środków. Beneficjent wypełnia wniosek zgodnie z poniŝszą instrukcją z pominięciem pól oznaczonych szarym kolorem, które wypełnia instytucja przyjmująca wniosek. Nie dotyczy to tabeli 4 i 9, w której pola oznaczone szarym kolorem to pola niewypełnione w tabeli ani przez beneficjenta ani przez instytucję weryfikującą wniosek. W odpowiednich polach, naleŝy wypełnić wniosek zgodnie z następującymi wskazówkami, o ile ich uzupełnienie nie będzie dokonywane automatycznie przez GWP: 1_ Wniosek za okres NaleŜy wpisać okres, za jaki składany jest wniosek. Powinien być to okres zgodny z harmonogramem płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. Zasadniczo we wniosku za dany okres powinny być wykazywane wydatki poniesione przez beneficjenta w tym okresie dodatkowo data: od w pierwszym wniosku o płatność musi być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie; do we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. 2
Uwaga: w uzasadnionych przypadkach moŝliwe jest ujmowanie wydatków, które zostały zapłacone w terminie róŝnym od okresu, za jaki składany jest wniosek. Dotyczy to równieŝ wydatków, które zostały zapłacone po okresie realizacji projektu (w terminie do 30 dni kalendarzowych), ale dotyczą zobowiązań zaciągniętych w okresie realizacji projektu. Okresy poszczególnych wniosków o płatność składanych w ramach projektu nie powinny na siebie zachodzić. 2_ Projekt (2_(2)) NaleŜy wpisać numer i nazwę Priorytetu w PO KL, w ramach, którego realizowany jest projekt. (2_(3)) NaleŜy wpisać Działanie (numer i nazwa) w PO KL, w ramach, którego realizowany jest projekt. (2_(4)) NaleŜy wpisać Poddziałanie (numer i nazwa) w PO KL, w ramach, którego realizowany jest projekt. W przypadku, gdy w ramach danego Działania nie przewiduje się Poddziałań, naleŝy wpisać nie dotyczy. (2_(5)) NaleŜy wpisać tytuł projektu, w ramach, którego składany jest wniosek o płatność. (2_(6)) NaleŜy wpisać numer umowy o dofinansowanie projektu zgodny z KSI (POKL.06.01.01-04- /09-00). W przypadku, gdy zawarty został aneks, naleŝy wskazać aneks obowiązujący w dniu przedkładania pierwotnej wersji danego wniosku o płatność do instytucji weryfikującej wniosek. (2_(7)) NaleŜy wpisać okres realizacji projektu określony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, przy czym data od musi być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, zaś data do musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu wskazaną w ostatnim zatwierdzonym na dzień złoŝenia pierwotnej wersji danego wniosku o płatność wniosku o dofinansowanie. (2_(8)) Płatność: W przypadku, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie z góry w formie dotacji rozwojowej, po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność poniesione przez siebie wydatki naleŝy wskazać płatność zaliczkową. RównieŜ w przypadku składania cząstkowego wniosku o płatność wpisujemy w tym miejscu płatność zaliczkową (pomimo, iŝ przy walidowaniu sporządzonego wniosku pojawia się wówczas komunikat, Ŝe Nie wprowadzono wnioskowanej kwoty mimo zaznaczenia płatności zaliczkowej ). W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budŝetowymi, finansującymi projekt ze środków zabezpieczonych w budŝecie danej jednostki, wniosek słuŝy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków. W związku z powyŝszym naleŝy wpisać nie dotyczy. 3
(2_(9)) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem: NaleŜy wskazać wartość wydatków rozliczanych danym wnioskiem. Kwota powinna być zgodna z wartością wskazaną w tabeli 4 wniosku Postęp finansowy realizacji projektu w kolumnie 3 wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym w wierszu wydatki ogółem. (2_(10)) Wnioskowana kwota: Pole wypełniane jest jedynie wówczas, gdy beneficjent zaznaczył w pkt (2_(8)) płatność zaliczkowa. W takim przypadku naleŝy wpisać odpowiednią kwotę zgodną z pkt (10_) wniosku (Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe - pierwszy wiersz kolumny Planowana kwota wnioskowana ). We wniosku końcowym i cząstkowym naleŝy wpisać 0. 3_Nazwa i adres Beneficjenta oraz dane osób przygotowujących wniosek beneficjenta o płatność: NaleŜy podać dane osób uprawnionych ze strony Beneficjenta do sporządzenia wniosku ze wskazaniem osoby wypełniającej część wniosku dotyczącą postępu finansowego (3 A_) oraz postępu rzeczowego (3 B_). Powinny być to zatem dane osób do kontaktu, które sporządzały wniosek i które będą w stanie udzielić wyjaśnień, w przypadku zgłoszenia uwag przez instytucję weryfikującą wniosek. 4 _Postęp finansowy realizacji projektu: Tabela obejmuje wszystkie wydatki kwalifikowalne (łącznie z wkładem własnym, w tym prywatnym w przypadku zatrudnienia subsydiowanego) poniesione w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco od początku realizacji projektu. W przypadku wydatków poniesionych z załoŝonych przez beneficjenta środków własnych, we wniosku o płatność ujmowane są wydatki dopiero po ich faktycznej refundacji ze środków dotacji rozwojowej. Kolumna 1 naleŝy nazwać zadania realizowane w ramach projektu, przy czym powinny być one zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Kolumna 2 naleŝy przedstawić dane o wydatkach, jakie zgodnie z umową o dofinansowanie projektu powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań, wydatków pośrednich, crossfinancingu zgodnie z ostatnim zatwierdzonym na dzień złoŝenia pierwszej wersji danego wniosku o płatność wnioskiem o dofinansowanie projektu; w przypadku VAT nie jest wpisywana Ŝadna wartość, z uwagi na jej brak we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. NaleŜy równieŝ wyszczególnić wydatki personelu w ramach kaŝdego zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu. W związku z faktem, iŝ w budŝecie wniosku o dofinansowanie projektu nie są obecnie wykazywane koszty personelu natomiast tabela 4 wniosku o płatność wymaga w kolumnie 2 4
odniesienia się do nich, wraz z wnioskiem o płatność naleŝy złoŝyć podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zestawienie kosztów personelu w poszczególnych zadaniach. W przypadku dokonywania zmian w kosztach personalnych w okresie rozliczeniowym wniosku o płatność naleŝy aktualizować ww. zestawienie zgodnie z zaakceptowanymi w okresie rozliczeniowym zmianami. Personel projektu stanowią osoby zaangaŝowane do realizacji zadań w ramach projektu, w szczególności osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niezatrudniające pracowników) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. Kolumna 3 naleŝy wypełnić kwoty wydatków objętych danym wnioskiem o płatność (w przypadku wydatków bezpośrednich wydatki powinny być zawsze zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność, wskazanym w pkt (15_), czyli tabelą Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem ; natomiast w przypadku kosztów pośrednich: rozliczanych ryczałtem - powinna być to odpowiednia wartość wynikająca z przeliczenia procentu wydatków pośrednich w stosunku do rozliczanych w danym wniosku o płatność wydatków bezpośrednich; procentowy stosunek kosztów pośrednich do bezpośrednich określony jest w 4 Umowy o dofinansowanie projektu, przy czym naleŝy mieć na uwadze, Ŝe kaŝdorazowo wyliczamy go w stosunku do kosztów bezpośrednich pomniejszonych o kwotę wydatków sfinansowanych w ramach cross-financingu (określonych w pkt 4.1.3 kolumna ogółem wniosku o dofinansowanie projektu) rozliczanych w danym wniosku o płatność. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem nie są wykazywane w ww. załączniku nr 1 do wniosku o płatność. *Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem powinny być refundowane po zakończeniu okresu rozliczeniowego z konta projektowego. dokumentowanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność. Kolumna 4 naleŝy wykazać kumulatywnie wydatki w ramach projektu w podziale na kategorie określone w kolumnie 1, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność bez wydatków rozliczanych w danym wniosku. Kolumna 5 procentowa relacja zsumowanych wartości z kolumny 3 i 4 w stosunku do wartości z kolumny 2 (kolumna wyliczana automatycznie). 5
5_ Postęp rzeczowy realizacji projektu: NaleŜy w kilku zdaniach opisać stan realizacji poszczególnych zadań określonych w pkt 4.1.1 zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, w odniesieniu, do których zostały wykazane wydatki w pkt 4 wniosku o płatność, jak równieŝ zadania, które zostały zrealizowane, ale zobowiązania finansowe z nimi związane przechodzą na kolejny okres sprawozdawczy. Koszty pośrednie nie są ujmowane w opisie postępu rzeczowego w pkt 5 wniosku o płatność. W opisie zadania zawsze naleŝy wskazać następujące elementy: kwotę wydatków kwalifikowalnych w ramach zadania zgodnie z załącznikiem nr 1 (wiersz Razem pod odpowiednim zadaniem) kwotę wydatków personalnych poniesionych w ramach zadania kwotę wydatków finansowanych w ramach cross-financingu oraz rodzaj dokonanego zakupu w ramach cross-financingu/zamortyzowanego sprzętu kwotę zobowiązań przechodzących na kolejny okres oraz informację czego dotyczą formę zatrudnienia osób zaangaŝowanych w realizację danego zadania, jeŝeli takie występują (umowa o pracę wraz z wymiarem etatu, umowa cywilnoprawna) Opis zadania powinien wskazywać co zostało zrealizowane w danym okresie zgodnie z harmonogramem realizacji projektu zawartym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku rozbieŝności z harmonogramem realizacji projektu naleŝy je wykazać w pkt 12 wniosku o płatność. Informacje zawarte w opisie w pkt 5 wniosku o płatność powinny być spójne z załącznikiem nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (wyszczególnione tam wydatki powinny korespondować ze stanem realizacji zadania opisanym w pkt 5) i załącznikiem 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia (w zakresie przepływu osób w poszczególnych formach wsparcia). 1) Zarządzanie projektem Przykładowa struktura pkt 5 wniosku o płatność: kwota kwalifikowana w obrębie zadania 1) wyniosła PLN, w tym wydatki personalne objęły. PLN i dotyczyły wynagrodzeń wraz z pochodnymi bądź tylko wynagrodzeń netto następujących osób, kwota wydatków w ramach cross-financingu wyniosła PLN, zakupiono/zamortyzowano następujący sprzęt:, koordynator projektu (zatrudniony np. na ½ etatu, umowę zlecenie itp.) nadzorował.., zorganizował przygotował, uczestniczył we, współpracował. specjalista ds. rozliczeń (zatrudniony np. na ½ etatu, umowę zlecenie itp.) dokonał płatności za., przygotował dokumentację związaną z.. itp., przekazał zaliczki na podatek dochodowy., w analogiczny sposób naleŝy opisać zadania innych osób przypisanych do zadania zarządzanie projektem, zawarto umowy dotyczące, 6
opisać zrealizowane zadania w zakresie promocji i/lub rekrutacji (zrekrutowano. osób), w tym dokonane zakupy, przeprowadzone konferencje (proszę podać kwotę, termin przeprowadzenia), opisać zrealizowane zadania w zakresie ewaluacji projektu, otworzono/prowadzono rachunek bankowy wyodrębniony dla projektu, wprowadzono niezbędne zmiany do projektu, kwota zobowiązań przechodzących w ramach zadania wyniosła PLN i dotyczyła zobowiązań podjętych z tytułu. 2) Szkolenia, doradztwo zawodowe, staŝe itp. kwota kwalifikowana w obrębie zadania 2) wyniosła PLN, w tym wydatki personalne objęły. PLN i dotyczyły wynagrodzeń wraz z pochodnymi bądź tylko wynagrodzeń netto następujących osób, kwota wydatków w ramach cross-financingu wyniosła PLN, zakupiono/zamortyzowano następujący sprzęt:, zrealizowano.. warsztatów/szkoleń/staŝy, rodzaje/tematyka warsztatów/szkoleń/staŝy:., z czego zakończyło się. warsztatów/szkoleń/staŝy (naleŝy opisać tu równieŝ szkolenia, które się zakończyły, a nie dokonano płatności), w trakcie realizowanych jest..szkoleń. objęto warsztatami/szkoleniami/staŝami osób, liczba osób, która rozpoczęła, zakończyła, przerwała i kontynuuje formę wyniosła odpowiednio. Beneficjentom ostatecznym objętym warsztatami/szkoleniami/staŝami wypłacono: *Stypendia szkoleniowe (przysługujące tylko za szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe) lub stypendia staŝowe *zwrócono koszty dojazdu, opieki nad osobami zaleŝnymi poniesiono inne wydatki związane ze szkoleniami (jakie?) np. umowa-zlecenia, cateringu, materiałów biurowych itp. kwota zobowiązań przechodzących w ramach zadania wyniosła PLN i dotyczyła zobowiązań podjętych z tytułu.. 6_ Przychód: NaleŜy wskazać kaŝdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem zgodnie z definicją zawarta w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL. Następnie naleŝy wskazać sumę ogółem uzyskanego przychodu w okresie objętym wnioskiem. Przychodem jest kaŝdy wpływ środków finansowych w ramach projektu ze sprzedaŝy, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równowaŝnych opłat oraz kar umownych. Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. Przychód projektu powinien być obliczany na podstawie wartości sprzedaŝy dóbr i usług (z zastrzeŝeniem zbycia aktywów nabytych lub wytworzonych w ramach 7
projektu) oraz wartości wniesionych opłat wpisowych lub równowaŝnych opłat odniesionych proporcjonalnie do stopnia w jakim realizowany projekt przyczynił się do ich osiągnięcia. Przychód uzyskany w ramach projektu podlega zwrotowi w całości lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się projekt realizowany w ramach PO KL. Odsetki od środków przekazanych beneficjentowi nie stanowią przychodu i nie są wykazywane we wniosku o płatność. 7_Korekty finansowe: W kolejnych kolumnach tabeli (wypełnianej przez beneficjentów w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złoŝonych juŝ wcześniej i rozliczonych przez właściwą instytucję wnioskach o płatność) naleŝy wykazać nr wniosku o płatność, w ramach którego rozliczony został wydatek będący przedmiotem korekty, nr dokumentu księgowego, którego korekta dotyczy (w przypadku gdy jest to moŝliwe naleŝy podać równieŝ liczbę porządkową w zestawieniu załączonym do wniosku), rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, datę wykrycia korekty, wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty, wysokość korekty oraz źródło, z którego zostały sfinansowane wydatki w ramach korekty uznane następnie przez beneficjenta za niekwalifikowalne. W tabeli nie naleŝy umieszczać korekt wykazywanych przez komórkę kontrolną po zakończeniu czynności kontrolnych. 8_Źródła finansowania wydatków NaleŜy wskazać źródła finansowania wydatków w podziale na kwoty źródeł w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu. Wartości wykazane w kolumnie w okresie rozliczeniowym muszą wynikać z Załącznika nr 1. Wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez Beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. Oznacza to, Ŝe w pierwszym wniosku o płatność wpisujemy 0,00. Nie ujmujemy w tej kolumnie wydatków z obecnego okresu rozliczeniowego. W przypadku gdy Beneficjent otrzymuje dotację rozwojową w wysokości 100% wartości projektu, wszystkie wydatki naleŝy wykazać w wierszu budŝet państwa. W przypadku, gdy dotacja rozwojowa nie stanowi 100% wartości projektu, naleŝy w wierszu budŝet państwa wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych z dotacji rozwojowej. 9_Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego wypełniane jest wyłącznie w przypadku przekazywania środków na realizację projektu w formie dotacji rozwojowej. Tabelę naleŝy wypełnić w podziale na kwotę dofinansowania oraz jeśli dotyczy na poszczególne źródła wkładu własnego. Ponadto w kolumnie ogółem naleŝy zsumować wszystkie wartości wykazane we wcześniejszych kolumnach. 8
(1) Całkowita wartość projektu naleŝy uzupełnić zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu; w przypadku, gdy w ramach projektu przewidziany jest wkład własny naleŝy wskazać wartości tego wkładu w odpowiednich kolumnach zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. (2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dotacji rozwojowej na dzień sporządzania wniosku wraz z ostatnią transzą;. w przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, naleŝy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień sporządzenia pierwotnej wersji wniosku. (3) Kwota dotychczas rozliczonych środków łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) wykazanych w złoŝonych i zatwierdzonych wnioskach o płatność w ramach projektu (zgodnie z przekazanymi przez instytucję weryfikującą wniosek informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność za poprzednie okresy rozliczeniowe - oznacza to, Ŝe w pierwszym wniosku o płatność wpisujemy 0,00.); W pozycji tej nie uwzględnia się kwoty, która rozliczana jest danym wnioskiem. Kwota musi być zgodna z sumą wydatków w pkt (8_) wniosku Źródła finansowania wydatków w kolumnie od początku realizacji projektu oraz tabelą 4 Postęp finansowy realizacji projektu kolumna 4 Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu, wiersz wydatki ogółem. (4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem naleŝy wypełnić zgodnie z sumą wydatków w pkt (8_) wniosku Źródła finansowania wydatków kolumna w okresie rozliczeniowym w podziale na kwotę dofinansowania i wkład własny (w przypadku gdy jest wnoszony do projektu) oraz kolumną 3 Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym tabeli 4 Postęp finansowy realizacji projektu, wiersz wydatki ogółem ; Dane muszą wynikać z Załącznika nr 1. (5) Procent rozliczenia naleŝy podzielić odpowiednie wiersze tabeli, zgodnie z wzorem wniosku o płatność: w przypadku kwoty dofinansowania procent rozliczenia dokonywany jest w stosunku do kwoty środków otrzymanych w ramach zaliczki; w przypadku wkładu własnego procent rozliczenia wyliczany jest w odniesieniu do zakładanego w umowie wkładu własnego czyli 0,00; w przypadku kolumny ogółem procent rozliczenia wyliczany jest w stosunku do całkowitej wartości projektu. (6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku naleŝy sumę wiersza 3 (kwota środków dotychczas rozliczonych) i wiersza 4 (kwota rozliczana niniejszym wnioskiem) odjąć: w przypadku kolumny kwota dofinansowania - od wiersza 2 (środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki); w przypadku kolumn w ramach wkładu własnego oraz kolumny ogółem - od wiersza 1 (całkowita wartość projektu). 9
Kwota pozostająca do rozliczenia powinna być spójna z saldem pozostającym na dokumentach finansowych (wyciąg bankowy/historia rachunku bankowego ewentualnie raport kasowy) natomiast ewentualne rozbieŝności wymagają wyjaśnienia. 10_Harmonogram płatności na kolejne okresy Jako okresy rozliczeniowe w pkt (10_) naleŝy rozumieć okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. Nie naleŝy ujmować okresu rozliczeniowego wniosku obecnie rozliczanego. W kolumnie Planowane wydatki naleŝy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aŝ do zakończenia realizacji projektu (zgodnie z kolumną Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia harmonogramu płatności załączonego do umowy). Kolumnę Planowana kwota wnioskowana beneficjent wypełnia zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu (kolumna Kwota transzy dotacji rozwojowej ). Beneficjent moŝe jednocześnie dokonać aktualizacji ww. harmonogramu podając nowe kwoty w pkt (10_) wniosku, przy czym instytucja dokonująca weryfikacji wniosku moŝe zmiany te odrzucić. Harmonogram wg umowy: Nr transzy Przykład wypełnienia harmonogramu płatności: Kwota transzy dotacji rozwojowej Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od...do...) Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia Transza 1 30 000 01.10-31.12.2009 22 000 Transza 2 45 000 01.01-31.03.2010 40 000 Transza 3 48 000 01.04-30.06.2010 45 000 Transza 4 50 000 01.07-30.09.2010 47 000 Transza 4 30 000 01.10-31.12.2010 49 000 Harmonogram we wniosku o płatność dla pierwszego wniosku o płatność (za okres do 31.12.2009): 10
Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) 01.01-31.03.2010 40 000 45 000 01.04-30.06.2010 45 000 48 000 01.07-30.09.2010 47 000 50 000 01.10-31.12.2010 49 000 30 000 11_ Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złoŝenia kolejnego wniosku W punkcie tym naleŝy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu do czasu złoŝenia kolejnego wniosku o płatność zgodnie z okresem rozliczeniowym wskazanym w pkt 10 wniosku o płatność Harmonogram płatności na kolejne okresy (kolumna Okres rozliczeniowy pierwszy wiersz). Zakres informacji powinien obejmować dane wskazane w pkt (5_) Postęp rzeczowy realizacji projektu (kwota wydatków kwalifikowanych, wydatków na personel i cross-financing w obrębie poszczególnych zadań) 12_ Informacja na temat problemów / trudności związanych z realizacją projektu Punkt ten naleŝy wypełnić w przypadku problemów w realizacji projektu. NaleŜy opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym Beneficjent wyjaśnia równieŝ przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. 13_ Informacja na temat zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie naleŝy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. Dotyczy to, zatem następujących zagadnień: rozwój lokalny, rozwój społeczeństwa informacyjnego, zrównowaŝony rozwój, innowacyjność, partnerstwo i współpraca ponadnarodowa, równość szans. 11
W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) naleŝy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie naleŝy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk UE. 14_ Oświadczenie Beneficjenta Beneficjent przedkładając właściwej instytucji wniosek do weryfikacji, jednocześnie oświadcza przed nią, Ŝe informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku są zgodne z zatwierdzonym budŝetem projektu oraz zostały zapłacone. W przypadku złoŝenia nieprawdziwego oświadczenia beneficjent ponosi odpowiedzialność karną na podstawie art. 271 kodeksu karnego, dotyczącego poświadczania nieprawdy, co do okoliczności mającej znaczenie prawne. 15_ Załączniki NaleŜy zaznaczyć wszystkie załączniki składane wraz z wnioskiem o płatność. Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Tabela spójna z pkt 4 Postęp finansowy realizacji projektu (kolumna 3) wniosku o płatność. Załącznik 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Wypełnia Beneficjent realizujący wsparcie na rzecz osób lub instytucji. Wzór załącznika 2 stanowi załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości PO KL stanowiącego część systemu realizacji PO KL. Wyciągi bankowe potwierdzające wydatki objęte wnioskiem Wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu (ewentualnie wyciąg z rachunku bankowego Partnera, jeŝeli z niego ponoszone były wydatki) potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność lub zbiorcze zestawienia wydane przez bank stanowiące historię rachunku bankowego (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem). * W związku z powszechnym korzystaniem z bankowości elektronicznej, moŝliwe jest równieŝ załączenie wydruku zestawienia obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych wygenerowanego bezpośrednio z elektronicznego systemu bankowego. Takie zestawienie powinno być podpisane przez głównego księgowego lub inną uprawnioną osobę. 12
Raporty kasowe (bez załączników)/podpisane przez Beneficjenta zestawienia płatności gotówkowych potwierdzające wydatki objęte wnioskiem. Beneficjent załącza w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem). Ad. 1. Tabela Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Dokumenty księgowe naleŝy pogrupować zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeŝeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Wydatki w ramach kaŝdego zadania naleŝy podsumować. Jednocześnie, suma wydatków kwalifikowalnych w ramach danego zadania powinna być zgodna z kwotą wskazaną w odniesieniu do danego zadania w pkt (4_) wniosku. W tabeli nie naleŝy wykazywać kwot ujemnych (np. korekt faktur). W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany powinna zostać wskazana poprawna wartość kwoty kwalifikowalnej, tj. z uwzględnieniem korekty. W pozostałych przypadkach, tj. gdy korekta wartości wydatku kwalifikowalnego odnosi się do wydatków ujętych we wcześniej złoŝonych wnioskach o płatność, powinna ona zostać ujęta w pkt (7_) wniosku Korekty finansowe. Przy wszystkich pozycjach na dokumentach finansowych (dotyczy to zarówno wyciągu/historii z rachunku bankowego, raportu kasowego lub innego dokumentu potwierdzającego wydatek) naleŝy zawrzeć adnotację identyfikującą dany wydatek zgodnie z pozycją wskazaną w zał. nr 1 do wniosku o płatność. W przypadku zapłaty dokumentu potwierdzającego poniesienie danego wydatku, którego łaczna kwota brutto jest wyŝsza niŝ kwota kwalifikowana w załączniku nr 1 za wyjątkiem listy płac w niniejszej adnotacji naleŝy zawrzeć informację, iŝ wydatek kwalifikowalny w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym został zapłacony w całości, gdyŝ wyklucza się płatności i rozliczenia dokumentu na raty. Jeśli wydatki były ponoszone z innych kont bankowych niŝ projektowe oprócz ww. adnotacji naleŝy wskazać kwotę kwalifikowalną w ramach projektu. Jednocześnie kwoty w zestawieniu muszą odpowiadać kwotom na wyciągu /historii, raporcie kasowym lub innym dokumencie zapłaty. Wydatki naleŝy rozbijać zachowując nazewnictwo z budŝetu projektu, przykładowo jeŝeli na fakturze są dwie lub więcej pozycji, a kaŝda odpowiada innej kategorii w budŝecie projektu, to naleŝy tę fakturę rozbić według budŝetu projektu. Natomiast wydatki związane z wynagrodzeniem personelu moŝna ujmować: 13
zbiorowo w jednym wierszu w ramach zadania, jeŝeli zostały poniesione na podstawie jednego dokumentu (tj. jednej listy płac potwierdzającej wynagrodzenia osób zatrudnionych na postawie umowy o pracę w ramach zadania); Lp. nr dokumentu 1 Lista Płac POKL 05/2009II numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty 150 2009-08-28 2009-08-28 2009-09-15 2009-09-20 nazwa towaru lub usługi cross-financing (T/N) kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych zadanie 1: zarządzanie projektem N 8 470,80 8 470,80 8 470,80 0,00 BP wynagrodzenie brutto brutto za m-c VIII/09 r. koordynatora projektu 3/4 etatu; specjalisty ds. rozliczeń finansowo- księgowych i kadrowych projektu 1/1etat; specjalisty ds promocji, rekrutacji i sprawozdawczości 1/1 etat. W tym VAT Źródła finansowania osobno w danym zadaniu; 1 Rachunek do umowy cywilnoprawnej nr 8/2009 2 Lista Płac POKL 06/2009I zadanie 1: zarządzanie projektem wynagrodzenie brutto za m-c VIII/09 r. koordynatora projektu 120 2009-08-28 2009-08-28 umowa cywilnoprawna N 3500,00 3500,00 3500,00 0,00 BP 135 2009-08-28 2009-08-28 wynagrodzenie brutto brutto asystenta koordynatora za VIII/09 1 etat N 12000,00 12000,00 3000,00 0,00 BP jednym wierszu w danym okresie rozliczeniowym w całości tj. wynagrodzenie brutto brutto w przypadku umów o pracę bądź brutto w przypadku umów cywilnoprawnych. 1 Lista Płac POKL 01/2009II 135 2009-08-28 2009-08-28 zadanie 1: zarządzanie projektem wynagrodzenie brutto brutto asystenta koordynatora za VIII/09 1 etat N 12000,00 12000,00 3000,00 0,00 BP w osobnych wierszach (wynagrodzenie netto w jednym wierszu a w kolejnym składki i zaliczkę na podatek dochodowy dotyczy to zarówno umów o pracę jak i umów cywilnoprawnych). 14
1 Lista Płac POKL 02/2009III 110 2009-08-28 2009-08-28 zadanie 1: zarządzanie projektem wynagrodzenie netto za m-c VIII/09 r. specjalista ds. rozliczeń ½ etatu N 15000,00 15000,00 1047,02 0,00 BP 2 Lista Płac POKL 02/2009III 3 Lista Płac POKL 02/2009III 110 2009-08-28 2009-08-28 110 2009-08-28 2009-08-28 składki ZUS VIII/09 specjalista ds. rozliczeń ½ etatu N 15000,00 15000,00 579,92 0,00 BP zaliczka na podatek dochodowy za VIII/09 specjalista ds. rozliczeń ½ etatu N 15000,00 15000,00 96,00 0,00 BP W przypadku gdy wynagrodzenie zostanie zapłacone w jednym okresie rozliczeniowym natomiast pochodne w kolejnym naleŝy rozbić niniejszy wydatek. We wniosku obejmującym jeden okres rozliczeniowy powinno być wykazane wynagrodzenie netto natomiast podatek, pochodne pracodawcy oraz składki pracownika powinny być wykazane w kolejnym wniosku o płatność w zaleŝności od przyjętego sposobu, mogą być wykazane w dwóch lub w trzech pozycjach analogicznie w przypadku umów cywilnoprawnych w jednym okresie rozliczeniowym powinno zostać ujęte wynagrodzenie netto natomiast w kolejnym zaliczka na podatek dochodowy oraz składka zdrowotna (jeśli jest płacona), dokumentem potwierdzającym wydatki związane z personelem w przypadku umów o pracę będzie lista płac natomiast umów cywilnoprawnych rachunek do umowy. Kolumna 1 numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków lub wniesienie wkładu niepienięŝnego/amortyzacji nazwa i numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków w załączniku nr 1 musi być toŝsama z nazwą i numerem dokumentu: na postawie którego wydatek został poniesiony, co moŝe zostać zweryfikowane podczas kontroli na miejscu; ujętym na dokumentach finansowych (wyciągu/historii rachunku bankowego, raporcie kasowym lub innym dokumencie finansowym). Potwierdzeniem zapłaty gotówkowej powinien być raport kasowy natomiast zapłaty bezgotówkowej za dokument - wyciąg bankowy, a nie potwierdzenie przelewu. Jednocześnie w przypadku płatności bezgotówkowej w tytule przelewu naleŝy ująć pełen numer dokumentu na postawie, którego wydatek został poniesiony ponadto, jeŝeli dokumentem potwierdzającym dany wydatek nie będzie rachunek ani faktura w tytule przelewu dodatkowo naleŝy wskazać czego niniejszy wydatek dotyczy. Kolumna 2 numer księgowy lub ewidencyjny, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe Kolumna 3 data wystawienia dokumentu ujęta w zestawieniu musi być toŝsama z faktyczną datą wystawienia dokumentu zapłaty co moŝe zostać zweryfikowane podczas kontroli na miejscu. 15
Kolumna 4 data uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego musi być zgodna z datą zapłaty widniejącą na wyciągu bankowym (historii rachunku bankowego, raporcie kasowym lub innym dowodzie zapłaty) w przypadku ponoszenia wydatków z konta innego niŝ konto projektowe naleŝy wskazać faktyczną datę zapłaty a nie datę refundacji z konta projektowego (istnieje moŝliwość wpisania kilku terminów zapłaty np. przy wynagrodzeniach płaconych w całości w danym okresie rozliczeniowym). Kolumna 5 nazwa towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w dokumencie księgowym; jeŝeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, moŝliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu księgowego (w przypadku wystąpienia róŝnych stawek, pozycje z faktury naleŝy pogrupować według stawek VAT). Dodatkowo w niniejszej kolumnie w przypadku wydatków zawierających VAT naleŝy wskazać odpowiednią stawkę VAT dla danego wydatku. W związku z powyŝszym dla ułatwienia sugerujemy, aby towary zawierające róŝne stawki podatku VAT znalazły się na odrębnych fakturach Tekst w niniejszej kolumnie naleŝy formatować w taki sposób aby widniała pełna nazwa towaru lub usługi, która powinna być zgodna nazewnictwem wskazanym w budŝecie wniosku o dofinansowanie. JeŜeli w zestawieniu wykazano refundację beneficjent szczegółowo określa jej przedmiot tak, aby moŝliwa była identyfikacja wydatków poniesionych z innych niŝ wyodrębniony na cele projektu rachunków, w tym określa datę wydatku refundowanego. W przypadku rozliczania wynagrodzeń personelu w kolumnie 5 naleŝy wskazać czy kwota wynagrodzenia jest kwotą netto, brutto czy brutto brutto, stanowisko lub dane personalne (dotyczy w szczególności umów cywilnoprawnych), formę umowy (wymiar czasu pracy w przypadku umów o pracę) oraz okres za jaki zostało wypłacone wynagrodzenie. Kolumna 6 naleŝy zaznaczyć, czy wydatek dotyczy cross-financingu, poprzez zaznaczenie T (tak) lub N (nie) Kolumna 7 kwota dokumentu brutto, zgodnie z dokumentem księgowym. W przypadku płatności zbiorowej całego dokumentu w kwocie brutto wpisujemy kwotę brutto całego dokumentu na podstawie, którego wydatek został poniesiony (np. faktura za energię elektryczną, telefon) analogicznie w kolumnie 8 wpisujemy kwotę netto natomiast w kolumnie 9 naleŝy wskazać tylko kwotę kwalifikowalną w ramach projektu. Uwaga: Kolumna 8 kwota dokumentu netto (róŝnica pomiędzy wartościami w kolumnie 7 i 8 moŝe wynikać wyłącznie z podatku VAT) Uwagi: W przypadku list wynagrodzeń pracowników (stanowiących dokument potwierdzający wydatkowanie środków) płaconych w całości (wypłata, składki ZUS i podatek) w kolumnie 7 i 8 wpisujemy kwotę ogółem wynikającą z listy płac (zawierającą wszystkie opłacane składniki) a nie poszczególnych wynagrodzeń ujętych na tej liście. 16
W przypadku list wypłat stypendiów kwota netto i brutto będą równe kwocie do wypłaty listy (bo lista stanowi dokument potwierdzający wypłatę netto). Składki ZUS i podatek płacone będą osobno na podstawie zestawień składek bądź innych dokumentów potwierdzających poniesienie tych wydatków. Kolumna 9 kwota wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 7 powinna być spójna, jeśli wydatek został zapłacony na podstawie dokumentu w całości kwalifikowalnego w projekcie. RóŜnica pomiędzy ww. kolumnami moŝe wynikać jedynie z faktu, iŝ wydatek jest częścią zbiorowego dokumentu lub dotyczy wynagrodzeń rozliczanych na podstawie zbiorowej listy płac. Kolumna 10 kwota VAT uwzględniona w kwocie wskazanej w kolumnie 9, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przeciwnym razie naleŝy wpisać 0. W przypadku płatności zbiorowej całego dokumentu w kolumnie 10 ujmujemy tylko VAT od kwoty kwalifikowalnej w projekcie a nie od kwoty netto całego dokumentu. Dodatkowo, jeśli dany wydatek objęty jest róŝnymi stawkami VAT naleŝy ująć je w osobnych wierszach. Kolumna 11 naleŝy wskazać źródło finansowania wydatku: BP (budŝet państwa). Ad. 2. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Instrukcja wypełniania załącznika nr 2 zawarta jest w dokumencie Zasady systemu sprawozdawczości w ramach PO KL. 17