ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/01/2014 POKL FREIS

Łódź, dn. 07.01.2014r 1. Nazwa i adres zamawiającego. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/01/2014 POKL FREIS Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Piramowicza 11/13, 90-254 Łódź NIP: 725-225-98-87, REGON: 101401904, KRS: 0000419659 Tel: 535-510-100 Email: krzysztof.kazmierczak@freis.pl Adres do korespondencji: Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Tuwima 22/26 90-002 Łódź Siedziba ŁARR S.A. VII p. pok. 701 2. Tytuł projektu. "PWP Oni grają, my uczymy - Program aktywizacji zawodowej poprzez kurs na instruktora / trenera II klasy przy współudziale Fundacji Realu Madryt" 3. Nazwa osi priorytetowej i działania. Oś priorytetowa VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. 4. Tryb udzielenia zamówienia. Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej 14.000 EURO netto i jest udzielane w trybie Zasady Konkurencyjności, zgodnie z Zasadami finansowania Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Zapytanie ofertowe jest kierowane, do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców. 5. Opis przedmiotu zamówienia. Wspólny słownik zamówień (kod CPV): Kod CPV 60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą Kod CPV 60400000-2 Usługi transportu lotniczego

5.1 Przedmiotem zamówienia jest: Zapewnienie transportu uczestników szkoleń na instruktora sportu/trenera piłki nożnej/koszykówki: a) drogą powietrzną: samolotem z miejsca wylotu w Polsce do Madrytu w Hiszpanii i z powrotem, zgodnie z zapisami szczegółowymi w punkcie 5.2.1, b) drogą lądową: na trasie z Łodzi do miejsca wylotu w Polsce i z miejsca przylotu do Polski do Łodzi, przy założeniu że kalkulacja kosztów przewozu w Polsce uczestników szkolenia jest uzależniona od miejsca wylotu i miejsca przylotu uczestników, na trasie z lotniska w Madrycie do hotelu i z powrotem oraz na trasach z hotelu do miejsc szkoleń oraz z powrotem, podczas pięciodniowych wizyt studyjnych, zgodnie z zapisami szczegółowymi w punkcie 5.2.2. Zamawiający dopuszcza możliwość podzielenia składanej oferty na ofertę na transport na drodze powietrznej (wskazanej w punkcie 5.1a) i transport na drodze lądowej (wskazanej w punkcie 5.1b). Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty tylko na jedną z dróg transportu wskazanych w punktach 5.1a i 5.1b. 5.2 Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 5.2.1 transport powietrzny uczestników szkoleń wraz z opiekunem na 4 wizyty do Madrytu w Hiszpanii a) jako wizytę rozumie się czas od momentu zameldowania się w hotelu w Madrycie do momentu wymeldowania się z tego hotelu. b) każda wizyta to transport samolotem na trasie: miejsce wylotu w Polsce Madryt miejsce przylotu w Polsce, dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun); każda osoba posiada 1 sztukę bagażu podręcznego i 1 sztukę bagażu rejestrowanego (głównego), przewożonego w luku bagażowym, c) miejsce docelowe podróży znajduje się w Madrycie w Hiszpanii, Hotel Confortel Suites Madrid, C/López de Hoyos, 143, 28002 Madrid; Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca docelowego, w przypadku zmiany hotelu na inny, również znajdujący się w Madrycie zmiana ta spowoduje konieczność podpisania aneksu do umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą; 5.2.2 transport lądowy uczestników szkoleń wraz z opiekunem obejmujący: a) transport dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun) busem, autobusem lub pociągiem na lotnisko i z lotniska w Polsce (jeśli inne niż Lotnisko Łódź) oraz transport busem, autobusem lub pociągiem na lotnisko i z lotniska w Hiszpanii, b) transport drogowy dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun) w obszarze miasta Madryt w ciągu 5 dni pobytu dojazdy z hotelu na szkolenia i wizytacje organizowane w ramach projektu oraz powroty do hotelu, 6. Terminy i sposób realizacji zamówienia. 6.1 Terminy transportu na trasie Łódź-Madryt-Łódź: a) Wizyta nr 1 instruktorzy koszykówki (WIK): transport na lotnisko, wylot i dotarcie do hotelu wskazanego w punkcie 5.2.1c) dnia 09 lutego 2014r. do godz. 22:00 czasu lokalnego. Wylot z

Madrytu i przylot do Polski 14 lutego 2014r. rozpoczęcie podróży powrotnej (wyjazd z hotelu) b) Wizyta nr 2 instruktorzy piłki nożnej (WIPN): transport na lotnisko, wylot i dotarcie do hotelu wskazanego w punkcie 5.2.1c) dnia 25 maja 2014r. do godz. 22:00 czasu lokalnego. Wylot z Madrytu i przylot do Polski 30 maja 2014r. rozpoczęcie podróży powrotnej (wyjazd z hotelu) c) Wizyta nr 3 trenerzy koszykówki (WTK): transport na lotnisko, wylot i dotarcie do hotelu wskazanego w punkcie 5.2.1c) dnia 09 listopada 2014r. do godz. 22:00 czasu lokalnego. Wylot z Madrytu i przylot do Polski 14 listopada 2014r. rozpoczęcie podróży powrotnej (wyjazd z hotelu) d) Wizyta nr 4 trenerzy piłki nożnej (WTPN): transport na lotnisko, wylot i dotarcie do hotelu wskazanego w punkcie 5.2.1c) dnia 07 grudnia 2014r. do godz. 22:00 czasu lokalnego. Wylot z Madrytu i przylot do Polski 12 grudnia 2014r. rozpoczęcie podróży powrotnej (wyjazd z hotelu) 6.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do korekty terminów wizyt w zakresie +/- 14 dni. Zmiana taka nie będzie stanowiła podstawy do zmiany czy rozwiązania umowy. 6.3 Zamawiający nie dopuszcza dzielenia żadnej z czterech grup uczestników na mniejsze podgrupy, transportowane oddzielnymi środkami transportu. 6.4 Transport w Madrycie obejmuje przejazdy na trasie hotel miejsca szkoleń uczestników - hotel. Każda z wizyt obejmuje 5 dni szkoleniowych. 7. Sposób i terminy płatności. 7.1 Za świadczone usługi Zamawiający będzie płacił Wykonawcy wynagrodzenia częściowe. Wynagrodzenie częściowe jest rozumiane jako wynagrodzenie za organizację transportu na drodze powietrznej lub na drodze lądowej (wskazanej w punkcie 5.1a i 5.1b) danej wizyty, wskazanej w punkcie 6.1, podpunkt a, b, c lub d. 7.2 Wynagrodzenie częściowe jest podzielone i obejmuje: a) wynagrodzenie częściowe za organizację transportu lądowego obejmującego transport na lotnisko i z lotniska w Polsce (jeśli inne niż Lotnisko Łódź), transport na lotnisko i z lotniska w Madrycie, transport na miejscu w Madrycie podczas 5 dni pobytu (transport z hotelu na szkolenia i z powrotem) b) wynagrodzenie częściowe za organizację transportu powietrznego obejmującego transport lotniczy z miejsca wylotu w Polsce do Madrytu w Hiszpanii i z powrotem 7.3 Płatność wynagrodzenia wskazanego w punkcie 7.2 a) nastąpi po powrocie uczestników do Łodzi i zakończeniu danej wizyty. Płatność będzie zrealizowana w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury VAT/rachunku obejmującego tę część wynagrodzenia, na rachunek wskazany na fakturze/rachunku. 7.4 Płatność wynagrodzenia wskazanego w punkcie 7.2 b) nastąpi do 45 dni przed terminem wylotu do Madrytu, jako opłata rezerwacyjna oraz opłata za bilety lotnicze. Płatność będzie zrealizowana na podstawie doręczonej Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury VAT/rachunku obejmującego tę część wynagrodzenia, na rachunek wskazany na fakturze/rachunku. Na co najmniej 7 dni przed terminem wylotu, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu bilety lotnicze oraz inne dokumenty niezbędne do odbycia podróży przez uczestników danej wizyty. 7.5 Do każdego wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki - dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

7.6 Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 7.7 Wynagrodzenie, o którym mowa w punkcie 7.1 będzie jedynym świadczeniem należnym Wykonawcy za świadczone usługi; w szczególności wynagrodzenie to obejmuje wszelkie wydatki Wykonawcy poniesione w celu należytego świadczenia usług. 7.8 Termin płatności danej części wynagrodzenia ulega przesunięciu, w przypadku nie przekazania przez Instytucję Wdrażającą (Pośredniczącą II stopnia) w terminie środków pochodzących z dofinansowania, zaplanowanych na sfinansowanie zamówienia, do czasu otrzymania tych środków przez Zamawiającego. 8. Oferty częściowe. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 9. Miejsce i termin składania ofert. Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczyć osobiście na adres Biura Projektu: Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Tuwima 22/26 90-002 Łódź Siedziba ŁARR S.A. - VII piętro, pokój 701 lub przesłać pocztą elektroniczną na adres email: krzysztof.kazmierczak@freis.pl. Oferty można składać do 22 stycznia 2014r. do godz. 15.00. Oferty przesłane lub doręczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty uznaje się za całkowite, jeżeli zawierają uzupełnione i wypełnione załączniki nr 1, 2, 4 i 5. 10. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy: 10.1. Są uprawnieni do wykonywania działalności lub czynności polegających na świadczeniu usług w zakresie przedmiotu zamówienia, potwierdzone odpowiednim dokumentem rejestrowym (załącznik nr 2). 10.2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia. 10.3. (PUNKT SKREŚLONY) 10.4. Nie otwarto ich likwidacji, ani nie ogłoszono ich upadłości. 10.5. Nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie. 10.6. Złożą całkowitą i ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. 11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty. 11.1 Oferta na każdą z czterech wizyt jest rozpatrywana oddzielnie w ramach ofert częściowych. 11.2 Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest: Cena brutto za transport za daną wizytę 100%.

Oferta proponująca najniższą cenę za dany rodzaj transportu za daną wizytę otrzyma maksymalnie 100 punktów. Oferty proponujące wyższą cenę otrzymają odpowiednio mniej punktów, obliczonych następująco: A C 100 Co gdzie: A liczba otrzymanych punktów za kryterium cena przez danego Wykonawcę na dany rodzaj transportu (powietrzny lub lądowy) na daną wizytę C najniższa zaproponowana oferta cenowa na dany rodzaj transportu na daną wizytę Co oferta cenowa danego Wykonawcy na dany rodzaj transportu na daną wizytę 11.3 W przypadku, jeśli dwóch lub więcej Wykonawców złoży oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do dodatkowych negocjacji. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. 11.4 W przypadku ofert przekraczających budżet projektu, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji ceny z Oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Jeśli Oferent ten nie dokona zmiany ceny na mieszczącą się w budżecie, Zamawiający podejmie negocjacje z Oferentem, który uzyskał następny w kolejności wynik. 11.5 Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej http://freis.pl/projekty/szkolenia w dniu 23 stycznia 2014 roku oraz zamieszczona w siedzibie firmy i biurze projektu w miejscu publicznie dostępnym. Dodatkowo każdy z Wykonawców, który złoży ofertę, będzie poinformowany o wyniku postępowania. 11.6 Po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający zawrze niezwłocznie umowy w sprawie udzielenia zamówienia. 11.7 W przypadku, gdy jeden z Wykonawców złoży najkorzystniejszą ofertę na kilka części zamówienia, dla tego Wykonawcy zostanie sporządzona jedna umowa na te właśnie części. 12. Opis sposobu przygotowania ofert instrukcja dla Oferentów. 12.1. Cena każdej z ofert częściowych na dany rodzaj transportu na daną wizytę musi być podana w polskich złotych w rozbiciu na cenę netto i brutto. 12.2. Cena oferty musi być podana z wyszczególnieniem wynagrodzeń częściowych, wskazanych w punkcie 7.2. 12.3. Cena każdej z ofert musi być podana z wyszczególnieniem: a) Dla transportu drogą powietrzną: nazwy linii lotniczej realizującej połączenie, trasy przelotu z podaniem ewentualnych miejsc międzylądowań, miejsca i godziny wylotu do Madrytu, godziny przylotu do Madrytu, godziny wylotu z Madrytu, miejsca i godziny przylotu z Madrytu, b) Dla transportu drogą lądową: ceny za jeden kilometr włącznie z wszelkimi opłatami dodatkowymi, rodzaju środka transportu na każdym etapie podróży (transport w Polsce, transport w Madrycie), z krótkim jego opisem

12.4. Cena każdej oferty brutto jest ceną ostateczną i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia całego lub częściowego, w tym również koszty dojazdów do Biura Projektu prowadzonego przez Zamawiającego, przy ul. Tuwima 22/26 w Łodzi, celem odbycia spotkań roboczych i przeprowadzenia uzgodnień. 12.5. Oferta winna być sporządzona w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. 12.6. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę. 12.7. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę. 12.8. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 12.9. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. 13. Warunki wykluczenia z udziału w postępowaniu. Wykluczeni z udziału w postępowaniu zostaną oferenci, którzy: 13.1. Nie akceptują treści zapytania. Złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania bez zastrzeżeń. 13.2. Nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 13.3. Nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia. 13.4. Nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 13.5. (PUNKT SKREŚLONY) 13.6. Posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu, funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 13.7. Nie złożą wypełnionych oświadczeń (załącznik nr 4 i 5). 14. Modyfikacja treści zapytania ofertowego. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie przekazane niezwłocznie tym Wykonawcom, którym przekazano pierwotne zapytanie oraz podane do publicznej wiadomości. Jeżeli w wyniku zmiany zapytania ofertowego niezbędny będzie dodatkowy czas na przygotowanie nowej oferty lub wprowadzenie zmian w ofercie pierwotnej, Zamawiający przedłuży termin składania ofert.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. 15. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia: 15.1. Jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta, 15.2. Jeżeli zostanie złożona oferta, w ramach zamówienia częściowego, tylko na jeden środek transportu, 15.3. Jeżeli zmienią się potrzeby Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia, 15.4. Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 15.5. Jeżeli zamawiający stwierdzi zaistnienie innych okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej, a których zaistnienie spowoduje niemożność zawarcia prawidłowej umowy, 15.6. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, który ubiegał się o udzielenie zamówienia, zawiadomi o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego przedmiotu zamówienia. Załączniki do zapytania: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Dokument rejestrowy potwierdzający możliwość wykonywania usług objętych zapytaniem Załącznik nr 3 (PUNKT SKREŚLONY) Załącznik nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych. Załącznik nr 5 - Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.