CZYLI JAK PROMOWAĆ REZULTATY PROJEKTÓW, ABY INNI NA TYM SKORZYSTALI
CZYLI JAK PROMOWAĆ REZULTATY PROJEKTÓW, ABY INNI NA TYM SKORZYSTALI
Wstęp DEOR trochę teorii Rezultaty DEOR w praktyce DEOR kontra widoczność (promocja) Narzędzia Podsumowanie 4 5 10 14 17 21 25
Wstęp DEOR trochę teorii DEOR, czyli Dissemination and Exploitation of Results, to dla wielu tajemnicza nazwa, która została wprowadzona do projektów młodzieżowych wraz z początkiem funkcjonowania programu Młodzież w działaniu (2007). Przetłumaczywszy ją na język polski, otrzymujemy formułę nie mniej skomplikowaną upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektu. Wnioskodawcy i beneficjenci programu spotykają się z nią już na początku opracowywania projektu. Praktyka pokazuje, że jej zrozumienie bywa trudne. Skąd się wzięła ta nazwa? Co oznacza? Jak odnieść ją do praktyki? Na te i inne pytania będziecie mogli znaleźć odpowiedź w niniejszej publikacji. Nie wahajcie się użyć długopisów i pisać po publikacji, twórzcie swój własny poradnik DEOR-u i wdrażajcie się w tajemnice promocji i wykorzystywania rezultatów projektów. Zapraszamy do lektury! Ewaluacja końcowa programu MŁODZIEŻ wykazała, że program wniósł swój wkład w budowę potencjału Unii Europejskiej, a szczególnie miał znaczący wpływ na młodych ludzi, osoby pracujące z młodzieżą i organizacje młodzieżowe. Wyniki ewaluacji pokazały również, że wpływ ten będzie jeszcze bardziej skuteczny, jeśli jego wyniki będą upowszechniane i wykorzystywane w optymalny sposób. W przygotowaniu strategii programu Młodzież w działaniu Komisja położyła więc nacisk na kwestie dotyczące promowania i wykorzystania wyników różnych projektów i programów. W tym duchu jednym z kluczowych innowacyjnych elementów wprowadzonych w ramach programu było wyraźne odniesienie się w podstawie prawnej do upowszechniania i wykorzystywania wyników, a także ustanowienie specjalnych narzędzi, jakimi są podakcja 4.8. Działania podnoszące wartość programu (zarządzana centralnie w Komisji Europejskiej) czy strategia Dissemination and Exploitation of Results. Strategia upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektów, zwana DEOR-em, ma na celu dostosowanie zasad i praktyk w tym zakresie, tak aby program i jego efekty były bardziej rozpoznawalne i częściej wykorzystywane. Cele strategii zakładają: optymalizację wartości projektów Młodzież w działaniu, utrwalanie wyników, zwiększenie oddziaływania projektów, większy transfer wiedzy i wyników, zwiększenie wpływu i widoczności programu, wpływanie na politykę młodzieżową i wyniki programu. 4 5
D1E1 POZIOM MIKRO PROJEKTY D2E2 POZIOM POŚREDNI DZIAŁANIA STRUKTURALNE I WSPIERAJĄCE D3E3 POZIOM MAKRO PROGRAM Z punktu widzenia treści należy dokonać rozróżnienia pomiędzy rozpowszechnianiem a wykorzystywaniem: Słowo dissemination (rozpowszechnianie) pochodzi od łacińskich wyrazów dis (bogaty, urodzajny) i semino (siać, płodzić). Rozpowszechnianie oznacza po prostu bogato rozsiany. Jest to zatem zaplanowany proces dostarczania informacji na temat jakości, przydatności i skuteczności wyników projektów, kierowany do kluczowych interesariuszy projektu/programu. Rozpowszechnianie ma miejsce, gdy udostępnione zostają wyniki projektu/ programu. Słowo exploitation można przełożyć na język polski jako wykorzystywanie w pozytywnym znaczeniu. W tłumaczeniu exploitation zawarty został efekt mnożnikowy, którego celem jest zachęcanie odbiorców do wykorzystywania rezultatów. Tym samym exploitatation to planowy proces mający na celu przekonanie indywidualnych użytkowników końcowych do przyjęcia i zastosowania wyników projektów. Komisja uważa, że program Młodzież w działaniu ze względu na swoje cele jest potencjalnym nośnikiem modeli, praktyk i doświadczeń, które mogą mieć głęboki wpływ na różne segmenty społeczeństwa europejskiego, zwłaszcza na nowe pokolenia młodych Europejczyków, na różnych płaszczyznach. DEOR realizuje swoje działania na trzech poziomach (zobacz rysunek obok). Poziom mikro podstawowe projekty Zakres: każdego roku program wspiera tysiące projektów; rozpowszechnianie i wykorzystywanie wyników działań jest istotnym składnikiem każdego wspieranego projektu. Poziom mikro dotyczy zatem projektu i jego beneficjentów uczestników, organizacji, lokalnej społeczności, wszystkich bezpośrednio zaangażowanych w projekt. Środki w ramach strategii DEOR na poziomie mikro: Optymalizacja wartości projektów w ramach programu Młodzież w działaniu : wszyscy promotorzy, uczestnicy, liderzy są zobowiązani do przekazania uwag na temat upowszechniania i wykorzystywania, które mają być zrealizowane w ramach projektu, jakość upowszechniania i wykorzystywania wyników projektu jest systematycznie brana pod uwagę podczas procesu oceny projektu. Wzmocnienie wpływu projektów: w pewnych działaniach programu dodatkowe wsparcie finansowe jest udzielane tym projektom, które uwzględniają dodatkowe środki w ramach rozpowszechniania i wykorzystywania ich wyników. Poziom pośredni metody strukturalne Zakres: wszystkie działania strukturalne i wspierające, obejmujące szerzej sektor działań młodzieżowych, czyli organizacje młodzieżowe i pracowników młodzieżowych z różnych organizacji w danym regionie, organizacje z różnych krajów działające w tym samym obszarze tematycznym, władze lokalne itp. Środki w ramach strategii DEOR na poziomie pośrednim: Wzmocnienie wpływu projektów: projekty wielodziałaniowe, nowa generacja Wolontariatu Europejskiego, 6 7
zaproszenie do składania wniosków dotyczące partnerstwa (optymalizacja uczestnictwa organów publicznych oraz europejskich młodzieżowych organizacji pozarządowych w programie). Przekazywanie rezultatów i ich utrwalanie: zaproszenie do składania wniosków dotyczące sieci tematycznych, zaproszenie do składania wniosków wspierających działania informacyjne skierowane do młodzieży i osób pracujących z młodzieżą. Optymalizacja wartości projektów Młodzież w działaniu : zaproszenie do składania wniosków zachęcające do innowacji i zachowywania jakości działań. Wzmacnianie wpływu projektów, utrwalanie wyników: szkolenia Narodowej Agencji dla beneficjentów i wnioskodawców. Wpływanie na politykę młodzieżową oraz tworzenie procesów finansowania na poziomie krajowym: program jako model wspierający działania na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, kreowanie możliwości organizacji pozarządowych wspierających sprawy młodzieży w ramach politycznych planów krajowych, regionalnych i lokalnych. Wpływanie na politykę na poziomie europejskim: oparty na doświadczeniu wkład w rozważania związane z europejskimi ramami współpracy dotyczącej młodzieży, promowanie aktywności młodzieży oraz uznawania edukacji pozaformalnej (Youthpass/Europass), organy wspierające organizacje pozarządowe, które zachęcają do większego uznawania spraw młodzieży w europejskich planach politycznych. Poziom makro wpływ programu Zakres: poprzez gromadzenie, analizę i syntezę działań opracowanych w ramach systemu na poziomie mikro oraz poziomie pośrednim wyniki programu są rozpowszechniane i wykorzystywane w celu zwiększenia widoczności programu oraz do wpływania na politykę na poziomie europejskim i krajowym. Jak zauważyliście, do realizacji działań na każdym poziomie zaangażowane są oprócz Was inne podmioty, w tym także my Narodowa Agencja. Dla Was istotne jest jednak samo zrozumienie pojęcia DEOR-u i jego działań, ponieważ w niektórych akcjach, tworząc projekt, musicie opisać zaplanowane działania DEOR-owe. Całą strategię w wersji polskiej znajdziecie na naszej stronie www.mlodziez.org.pl. Planując działania, warto zacząć od podstaw, o czym już za chwilę. Poziom makro dotyczący samego programu chodzi o zwiększanie oddziaływania programu, wpływanie na politykę oraz tworzenie schematów działania na poziomie lokalnym, krajowym czy wspieranie procesów politycznych na poziomie europejskim. Środki w ramach strategii DEOR na poziomie makro: Zwiększanie wpływu programu: promowanie wyników projektu podczas Europejskiego Tygodnia Młodzieży, promowanie wyników projektu na Europejskim Portalu Młodzieży, tworzenie kompendiów projektu i opisów drogi do sukcesu oraz rozpowszechnianie na stronach internetowych i za pośrednictwem innych kanałów. * Rozdział opracowany na podstawie strategii Dissemination and Exploitation of Results dostępnej na stronie: http://ec.europa.eu/youth/focus/ strategy-for-dissemination-and-exploitation-of-the-results_en.htm 8 9
Rezultaty Wpiszcie w puste miejsca rezultaty, które Waszym zdaniem pasują do wymienionych kategorii, a które mogą się znaleźć w Waszych projektach. Na jakim etapie należy planować działania DEOR-owe? Wielu młodych organizatorów myśli, że można to zrobić realizując działania. Niestety, są w błędzie! Podstawą działań i budowania Waszej własnej strategii upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektu jest zaplanowanie efektów i zrozumienie, jakie wyniki może generować Wasz projekt już na samym początku. Rezultaty twarde Planuj rezultaty już na samym początku!!! Określenie wyników pracy to niełatwe zadanie. Czasami rezultaty kryją się tam, gdzie nawet nie pomyślimy, że mogą być. Zdarza się, że rezultatem jest coś, co go nam nie przypomina. Warto wiedzieć, gdzie szukać oraz jakiego rodzaju rezultatów należy się spodziewać. Poniżej zobaczycie, co podczas szkolenia na temat DEOR-u wymyślili nasi uczestnicy. Rezultaty twarde: zbiór wywiadów na temat tego, co nas łączy, a co dzieli legendy naszych krajów publikacja na temat międzynarodowych gier integracyjnych koncert polsko-włoskie przepisy na dobrą pizzę Rezultaty miękkie Rezultaty miękkie: nowe umiejętności komunikacyjne przełamanie bariery językowej i kulturowej obalenie stereotypów nowe przyjaźnie wymiana doświadczeń związanych z pracą z młodzieżą 10 11
Jak zauważyliście, rezultat twardy to realny, konkretny produkt. Z reguły jest wynikiem Waszej pracy w trakcie projektu i może stanowić atrakcyjny sposób upowszechniania wyników. Rezultat twardy łatwo zmierzyć, sprawdzić, dlatego jest go łatwiej zaplanować i ocenić. PRZYKŁAD Rezultat miękki jest trudny do zaplanowania i obejrzenia, ale jest najbardziej pożądany przez indywidualnego uczestnika i w tym sensie jest dla niego bardziej wartościowy. Planując spróbujcie ocenić stan wyjściowy Waszych umiejętności, pozycji, a po zakończonym projekcie samodzielnie oceńcie, czy zrobiliście jakieś postępy i czego nowego się nauczyliście. Planowany rezultat: przełamać barierę językową Stan wyjściowy: kłopoty z wysławianiem się, zacinanie się, nieśmiałość, duży zasób słownictwa Stan po projekcie: Ile razy poczuliście, że bariera została przełamana? Z czego jesteście najbardziej zadowoleni? W jaki sposób udało Wam się to osiągnąć? Co było przeszkodą? Odpowiadając na te przykładowe pytania, sami udzielicie sobie odpowiedzi na to, czy osiągnęliście zakładany rezultat, a dodatkowo prześledzicie drogę do Waszego sukcesu. Warto pamiętać, że w trakcie projektu nie tylko uczestnicy osiągają sukcesy i wyniki. Organizacja również realizuje pewne cele. Zaplanujcie rezultaty w odniesieniu do siebie, jak i swojej grupy/organizacji. Rezultaty indywidualne: poznanie nowych metod pracy z młodzieżą opracowanie autorskiej gry stworzenie hasła promującego tolerancję wśród młodzieży przełamanie nieśmiałości w kontaktach z obcokrajowcami Rezultaty organizacji: nowe kontakty publikacja z przykładami gier (organizacja jest wydawcą) większe doświadczenie na polu współpracy międzynarodowej prestiż Wpiszcie w puste miejsca rezultaty, które Waszym zdaniem pasują do wymienionych kategorii, a które mogą się znaleźć w Waszych projektach. Rezultaty indywidualne Rezultaty organizacji 12 13
DEOR w praktyce Wiemy już, czym jest rezultat projektu oraz z jakich elementów składa się strategia upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektu, czyli DEOR. Przyjrzymy się teraz temu, jak te elementy łączą się ze sobą oraz na co warto zwrócić uwagę przy planowaniu strategii DEOR dla poszczególnych rezultatów projektu. Poniższy trójkąt może służyć jako praktyczne wsparcie w procesie tego planowania, a także podczas samej realizacji działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystywaniem rezultatów projektu. WSKAZÓWKA! Następnie wybieramy i opisujemy grupę docelową, do której będziemy kierowali rezultat naszego projektu w celu jego upowszechnienia. Jeden rezultat możemy upowszechniać wśród jednej lub wielu grup docelowych. Jeśli wśród kilku, to planując działania DEOR-owe, warto rozpisać taki trójkąt dla każdej grupy docelowej osobno. Opisując grupę docelową, możecie wziąć pod uwagę: cechy demograficzne: wiek, płeć, miejsce zamieszkania, co danych ludzi interesuje, porusza, jaki komunikat mógłby ich zaciekawić język, słowa kluczowe, obrazy. Ostatnim krokiem jest dobranie właściwego narzędzia i treści. Wybierając narzędzia, kierujcie się modą panującą wśród grupy docelowej, do której chcecie dotrzeć z przekazem. TRÓJKĄT DEOR REZULTAT PROJEKTU WSKAZÓWKA! Gdy będziecie wymyślać narzędzia i przekaz, zawsze starajcie się wczuć w rolę osoby, która go będzie odbierać. Zastanówcie się, czy taka osoba po obejrzeniu narzędzia, przeczytaniu treści: będzie wiedziała, jaki rezultat wypracowaliście, będzie umiała wymienić sukcesy, wyniki Waszego projektu, Was samych. Jeżeli ktoś nie będzie umiał tego zidentyfikować, mając przed oczami czy w ręku przygotowane narzędzie, oznacza to, że zostało ono źle dobrane. Tak upowszechniajcie, aby inni chcieli z tego skorzystać! GRUPA DOCELOWA (autorki: Ann Daniels i Marta Brzezińska-Hubert) NARZĘDZIE Przy planowaniu strategii DEOR-u musicie pamiętać o składniku wykorzystywania Waszej pracy przez innych. To właśnie główny cel upowszechniania i DEOR-u, tak zwany efekt mnożnikowy. Zatem tak planujcie narzędzia, aby osoba, która ogląda Wasze rezultaty, mogła je wziąć ze sobą bądź zapamiętać i by później spróbowała indywidualnie lub w organizacji wdrożyć to, co Wy już z powodzeniem wykonaliście. Na początku określamy rezultat projektu, o czym pisaliśmy wcześniej. 14 15
PRZYKŁAD Opis projektu: głównym celem projektu była analiza i przeciwdziałanie dyskryminacji młodzieży niepełnosprawnej (niewidomej) w ośrodkach akademickich. Jeden z rezultatów: opracowanie nalepek informacyjnych w języku Braille a. Upowszechnianie: nawiązanie współpracy z innymi ośrodkami akademickimi nie biorącymi udziału w projekcie i zaproszenie ich przedstawicieli na happening, w trakcie którego odbędą się zawody na jak najszybsze oznakowanie uczelni wyprodukowanymi naklejkami. Każda z uczelni dostanie pakiet naklejek. Na Waszej stronie internetowej można także pobrać projekt takich naklejek. Sprawdźcie, jak organizacja zarządza rezultatami projektów. DEOR kontra widoczność (promocja) Czy Wasza organizacja realizowała już wcześniej projekty lub w tym roku prowadzi kilka różnych działań? Jeśli odpowiedź brzmi TAK to zastanówcie się (możecie zaprosić do tej refleksji inne osoby z organizacji), w jakim stopniu wykorzystujecie rezultaty poprzednich projektów. Gdzie na poniższej drabinie upowszechniania i wykorzystywania rezultatów znajduje się Wasza organizacja? Rezultaty projektu nie zostały określone. Rezultaty projektu zostały określone, ale nie są one monitorowane. Rezultaty projektu zostały określone i były/są monitorowane, ale brak jest rozwiązań dotyczących ich rozpowszechniania i wykorzystania w organizacji. Rezultaty projektu były określone i monitorowane, ale ich rozpowszechnianie i wykorzystanie ograniczone jest wyłącznie do osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu. Rezultaty projektu zostały określone i były monitorowane, są również rozpowszechniane i wykorzystywane przez różnych członków organizacji (w tym niezwiązanych bezpośrednio z realizacją projektu), ale działania te mają charakter incydentalny. W organizacji stworzone są procedury zapewniające wykorzystanie rezultatów projektów, które realizowały różne osoby, przez wszystkich pozostałych zainteresowanych członków organizacji. Zapamiętajcie! Hasło promocja jest w ostatnich latach nadużywane. Promuje się wszystko i wszędzie. Wykorzystuje się przy tym wiele narzędzi, które pomagają lub przeszkadzają. Dla osób, które tworzą projekty młodzieżowe, jest ono równie ważne jak dla biznesmenów otwierających nowy interes. Realizując projekty, warto o nich mówić, informować i chwalić się nimi. Pomaga to ukazać społeczności lokalnej (i nie tylko) to, co robi Wasza organizacja i Wy sami. Promocja to dwukierunkowy przepływ informacji i komunikowania się. Wykorzystywany jest do informowania, przekonywania, przypominania i wyróżniania produktu (w naszym przypadku projektu) na rynku. Chociaż definicja brzmi marketingowo, pamiętajcie, że narzędzia marketingu, w tym promocję, można stosować do wszelkich produktów i usług, niezależnie od tego, kto je stworzył. Dlaczego powinniście promować swoje projekty? Powodów jest mnóstwo! Informujecie o czymś ciekawym. Utrwalacie wizerunek Waszej organizacji jako prężnie działającej. Zachęcacie do działania. Pokazujecie, że młodzież potrafi organizować ciekawe projekty. 16 17
W PIERWSZEJ KOLEJNOŚCI ZASTANÓWCIE SIĘ, CO CHCECIE PROMOWAĆ:! ZNAJDŹ SWOJE WŁASNE POWODY MÓWIĄCE DLACZEGO WARTO PROMOWAĆ PROJEKT! Opcji jest wiele, to od Was zależy, na co się zdecydujecie. Pamiętajcie tylko, że w projektach młodzieżowych wyróżniamy dwa rodzaje promocji: widoczność projektu, czyli jego promocję, oraz DEOR, czyli promocję (upowszechnianie) i wykorzystywanie rezultatów projektu. Czym jest DEOR już wiecie. Teraz czas pokazać Wam, gdzie w tym wszystkim jest promocja. Gdy już będziecie przekonani do tego, że promocja to ważny aspekt, zabierzcie się za określenie celów Waszych działań promocyjnych. W pierwszej kolejności zastanówcie się, co chcecie promować: projekt? rezultaty projektu? a może tylko Waszą organizację? a gdyby tak promować tylko siebie? Czego wymaga Komisja Europejska oraz Narodowa Agencja? Każdy beneficjent programu powinien wiedzieć, jakie zadania czekają go w zakresie promocji. Działania te oscylują pomiędzy dwoma podstawowymi pojęciami: widoczność (promocja) oraz DEOR, który już poznaliście. Są to dwa kluczowe narzędzia, które budują wizerunek projektu i organizacji. Widoczność (promocja) Do tych działań należą wszelkie czynności, które zapewniają projektowi oraz programowi promocję ich aktywności. Jest to bardzo ważny element organizacji przedsięwzięć młodzieżowych, ponieważ wzmacnia pozycję i odbiór organizacji oraz samego programu. 18 19
Należy pamiętać, że każdy z beneficjentów jest zobowiązany zapewnić projektowi oraz programowi Młodzież w działaniu widoczność poprzez bezpośrednie wskazanie źródła finansowania, niezależnie od formy medium, z którego korzysta. Oznacza to, że na plakatach, banerach, roll-upach, publikacjach, stronach internetowych itd. promujących projekt powinna znaleźć się informacja pisemna o źródle finansowania wraz z logotypem programu. Beneficjent musi wyraźnie zaznaczyć, że środki finansowe pochodzą z Unii Europejskiej. Narzędzia Możecie użyć do tego odpowiednich formuł: Ten projekt jest realizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Ta publikacja [ten materiał] odzwierciedla jedynie stanowisko jej [jego] autora, a Komisja nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania zawartych w niej [w nim] informacji. Gdzie zatem konflikt?!? Analizując działania naszych beneficjentów, zauważyliśmy, że te dwa pojęcia widoczność (promocja) i upowszechnianie są ze sobą mylone! Dzieje się tak, ponieważ przy promocji i upowszechnianiu używa się takich samych narzędzi, jednak treść jest całkiem inna. W DEOR-ze najważniejsza jest promocja rezultatów, a następnie wykorzystywanie ich przez innych. Chwalicie się tym, co już osiągnęliście, wypracowaliście, z czego jesteście dumni i chcecie, by inni także z tego skorzystali. W widoczności (promocji) najważniejszy jest przekaz informacji o projekcie, jego przebiegu, organizatorach, dofinansowaniu. Tutaj chwalicie się, że coś robicie. Jedna z uczestniczek ujęła to w bardzo ciekawy sposób: W każdym DEOR-ze jest promocja, nie w każdej promocji jest DEOR. Poniżej znajdziecie zbiór przykładowych narzędzi, które poddawaliśmy analizie, a które wywołały dyskusję czy niepewność co do tego, jak je sklasyfikować. Zapoznajcie się z nimi. Dodatkowo należy pamiętać, że sukcesem jest tworzenie i realizacja promocji projektów i jego rezultatów w sposób bezkosztowy lub niskokosztowy. Niektórzy twierdzą, że jest to niemożliwe, a my mówimy, że jest to do wykonania, trzeba tylko chcieć i mieć głowę pełną pomysłów. Wystawa fotograficzna Kategoria: upowszechnianie, widoczność Kontrowersje: czy wystawa fotograficzna jest upowszechnianiem? Wyjaśnienie: jeżeli wystawa obejmuje tylko i wyłącznie pokaz zdjęć, na pewno nie będzie upowszechnianiem. Jeżeli natomiast opatrzymy ją odpowiednimi tablicami informacyjnymi, komentarzami, na których wyjaśnimy sens zdjęć, a z treści będą płynąć informacje na temat rezultatów, to jak najbardziej stanie się narzędziem upowszechniającym wyniki Waszej pracy; w innym przypadku będzie zapewniać tylko widoczność. Wniosek: od treści danego narzędzia zależy, czy sklasyfikujemy je jako zapewniające widoczność lub upowszechniające rezultaty. Koszulki Kategoria: upowszechnianie, widoczność Kontrowersje: czy koszulka jest upowszechnianiem? Wyjaśnienie: jeżeli na koszulce występuje nadruk w postaci tytułu projektu, logotypu i daty, to jest on TYLKO narzędziem zapewniającym widoczność. Natomiast gdy niesie za sobą treści upowszechniające, idee, np. związane z tolerancją (hasła, wierszyki), to wraz z tytułem projektu i logotypem automatycznie staje się narzędziem upowszechniającym. Wniosek: od treści danego narzędzia zależy, czy sklasyfikujemy je jako zapewniające widoczność lub upowszechniające rezultaty. 20 21
Happening Kategoria: widoczność Opis: grupa młodych ludzi bierze udział we flash mobie na rynku, a następnie rozdaje ulotki i zaprasza na finał projektu. Flash mob to określenie, którym przyjęło się nazywać sztuczny tłum gromadzący się niespodziewanie w miejscu publicznym w celu przeprowadzenia krótkotrwałego zdarzenia, zazwyczaj zaskakującego dla przypadkowych świadków (Wikipedia). Rada: happeningi to dobra i prawie bezkosztowa forma przekazywania informacji. Plakaty Kategoria: widoczność Opis: plakaty z reguły niosą za sobą jakąś wiadomość. Wykorzystywane są w celu informowania o wydarzeniach. Często mylone są z upowszechnianiem, gdyż mówią i zapraszają na wydarzenia z upowszechnianiem związane, jednak same w sobie nie mają nic z upowszechniania, ponieważ ich główną funkcją jest informowanie. Rada: warto inwestować w plakaty, są prostą i niedrogą formą przekazywania informacji. Ważne, aby dobrze skalkulować liczbę plakatów, jakie są potrzebne do zapewnienia widoczności. Chociaż cena spada wraz z większą ilością, nie ma sensu produkować ich dużo, bo będą zalegać w Waszych biurach. Dodatkowo tworzenie plakatu przez uczestników, a później ich produkcja to doskonała metoda na integrację grupy. Publikacje, broszury Kategoria: upowszechnianie Wyjaśnienie: publikacje i broszury świetnie sprawdzają się przy upowszechnianiu rezultatów, ponieważ są namacalne. Każdy może je wziąć do ręki nawet po latach od zakończenia projektu i zaczerpnąć informacje, np. na temat kuchni śródziemnomorskiej, metod pracy z młodzieżą, międzynarodowych gier i zabaw integracyjnych. Rada: publikacja/broszura to większy wydatek rzędu 1500 zł (20 stron, pełny kolor) przy nakładzie 1000 sztuk. Warto jednak sprawdzić ceny w drukarniach cyfrowych. Dodatkowo można obniżyć koszta, drukując tylko w dwóch kolorach. Gadżety (długopisy, czapeczki itp.) Kategoria: widoczność Wyjaśnienie: gadżety drobne bez dyskusji sklasyfikowane są jako widocznościowe, promocyjne. Nie niosą za sobą żadnych elementów upowszechniania. Rada: drobne gadżety są niedrogie, a mogą być doskonałą pamiątką dla uczestników. Biblioteczka wiedzy Kategoria: upowszechnianie Opis: regularnie rozszerzana przez organizację biblioteczka zawierająca pozycje, które mogą być przydatne osobom związanym z organizacją/instytucją. Ciekawym rozwiązaniem wykorzystywanym przez organizacje jest również tworzenie i aktualizowanie spisów ciekawych publikacji, których właścicielami są osoby związane z organizacją/ instytucją. Rada: tworząc taką biblioteczkę w sieci, macie pewność, że zajrzy do niej więcej osób, a tym samym strona będzie miała więcej użytkowników. System łatwego dostępu do rezultatów poprzednich projektów Kategoria: upowszechnianie Opis: stale uaktualniany i łatwo dostępny zbiór rezultatów poprzednich projektów polegać może na tworzeniu dostępnych dla wszystkich folderów lub segregatorów zawierających na przykład raporty z realizacji projektów. Foldery obejmować mogą również analizy przeprowadzone wcześniej, sprawdzone metody wykorzystywane w ramach poprzednich projektów czy przydatne kontakty. Rada: strona internetowa z przykładami dobrych praktyk w postaci opisów projektów i ich rezultatów to obecnie modne działania, które podnoszą prestiż organizacji, ukazując ją jako aktywną instytucję. System regularnych spotkań Kategoria: upowszechnianie Opis: odbywające się regularnie (na przykład raz na miesiąc) spotkania mające na celu rozpowszechnianie osiąganych rezultatów w ramach zespołu zaangażowanego w realizację projektu oraz dbanie o to, by rezultaty poprzednich projektów były brane pod uwagę podczas planowania kolejnych działań. Rada: dbajcie o pracowników organizacji i nie zapominajcie o sympatykach. Garść informacji z życia newsletter Kategoria: upowszechnianie, widoczność Opis: newsletter podsumowujący ostatnie działania oraz wskazujący na ich efekty (rezultaty), regularnie rozsyłany do członków (pracowników) i przyjaciół organizacji 22 23
Dni wiedzy Kategoria: upowszechnianie Opis: odbywające się regularnie (na przykład raz w miesiącu) spotkania mające na celu dzielenie się posiadaną wiedzą z innymi osobami z zespołu lub organizacji. Takie dni są niezwykle przydatne w przypadku udziału w różnego typu szkoleniach i warsztatach. Ułatwiają przekazywanie (transfer) wiedzy do organizacji. Dzięki nim na udziale w szkoleniu skorzystać mogą nie tylko uczestnicy, ale również inna organizacja. Podsumowanie Współpraca z mediami Kategoria: upowszechnianie, widoczność Opis: to jeden z najtrudniejszych elementów w szeroko pojętej promocji. Warto jednak wykorzystywać potencjał mediów lokalnych i nie tylko, aby prezentować w nich Wasze sukcesy. Pierwszym krokiem powinno być przygotowanie tzw. press release, czyli krótkiego (maksymalnie 1 strona) streszczenia Waszego projektu. Następnie należy wysłać taką informację do wszystkich redakcji w okolicy z zaproszeniem do kontaktu. W informacji prasowej musi się znaleźć nazwisko osoby kontaktowej i jej numer telefonu. Jeżeli organizujecie finał, warto w takiej informacji o tym wspomnieć, podając datę, a jeszcze lepiej warto skupić się na finale, a następnie w kilku słowach opisać, czego jest on efektem. Rady: nie wysyłajcie press release na ślepo do redakcji; najpierw znajdźcie w gazecie, radiu, telewizji osobę odpowiedzialną za sprawy społeczne, kulturalne. Na dzień (maksymalnie dwa) przed imprezą zadzwońcie do redakcji i potwierdźcie przybycie dziennikarza. Zawsze bądźcie przygotowani do wypowiedzi na temat Waszego projektu. Internet Kategoria: upowszechnianie, widoczność Opis: wykorzystanie jednego z najpopularniejszych mediów naszych czasów to strzał w dziesiątkę! Warto zaistnieć w sieci zarówno jako organizacja realizująca projekt (widoczność), jak i kompetentna organizacja mająca coś do zaoferowania, upowszechniająca swoje osiągnięcia, dzieląca się rezultatami. Warto zainwestować swój czas w stworzenie profilu na Facebooku, czy założenie bloga, którego można uzupełniać codziennie. DEOR to strategia działań, w której należy określić swoje rezultaty, następnie je upowszechnić i sprawić, by zostały wykorzystane przez innych ludzi, inne organizacje. Rezultaty powinny być planowane już na samym początku tworzenia projektu. Rezultat może się odnosić do indywidualnego członka projektu, do grupy, a także organizacji. Beneficjent jest zobowiązany do zapewnienia widoczności projektowi i programowi Młodzież w działaniu, a przede wszystkim swojej organizacji. Widoczność (promocja) i DEOR to dwie różne sprawy! W każdym DEOR-ze jest promocja. Nie w każdej promocji jest DEOR. Charakter grupy docelowej determinuje narzędzia i treść upowszechniania czy promocji. Treść przekazu decyduje, jak skategoryzujemy narzędzie: DEOR czy widoczność. Nawet przy skromnych budżetach jest wiele narzędzi, które można stosować w celu promocji projektu i jego rezultatów. * Narzędzia opracowane przez Ewelinę Miłoń oraz Wojciecha Spychałę 24 25
26 26 27
Program Młodzież w działaniu Młodzież w działaniu to program Unii Europejskiej, dzięki któremu młodzi ludzie w wieku 13-30 lat mogą realizować swoje pasje, rozwijać umiejętności i zdobywać nowe doświadczenia w czasie wolnym od nauki. Program adresowany jest również do osób pracujących z młodzieżą oraz organizacji działających na rzecz młodzieży, które chcą podnieść swoje kwalifikacje, rozwinąć swoje działania czy nawiązać współpracę międzynarodową. Program wspiera finansowo i merytorycznie działania podejmowane poza szkołą i poza uczelnią, czyli edukację pozaformalną. Projekty zgłaszane do programu są przygotowane i realizowane przez młodzież lub też planowane z myślą o niej. Angażują młodych ludzi od pierwszego pomysłu do zamknięcia wszystkich związanych z nimi formalności. Młodzież w działaniu zachęca do podejmowania przeróżnych wyzwań, począwszy od międzynarodowej wymiany młodzieży, wyjazdu na wolontariat europejski, poprzez organizację inicjatyw na rzecz lokalnej społeczności, szkoleń, seminariów, aż po spotkania i debaty z osobami odpowiedzialnymi za politykę młodzieżową. Akcja 1. Młodzież dla Europy Akcja 1.1. Wymiany Młodzieży Akcja 1.2. Inicjatywy Młodzieżowe Akcja 1.3. Młodzież w Demokracji Akcja 2. Wolontariat Europejski Akcja 3.1. Współpraca z Sąsiedzkimi Krajami Partnerskimi Unii Europejskiej Akcja 4.3. Szkolenie i tworzenie sieci osób pracujących z młodzieżą i w organizacjach młodzieżowych Akcja 5.1. Spotkania młodzieży i osób odpowiedzialnych za politykę młodzieżową 28 29
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Młodzież w działaniu ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa Tel. 22 46 31 323/000 Faks 22 46 31 025/026 mlodziez@mlodziez.org.pl www.mlodziez.org.pl www.frse.org.pl Projekt graficzny: rzeczyobrazkowe.pl Opracowanie tekstu: Ewelina Miłoń Korekta: Katarzyna Izdebska Nakład: 1000 szt. Druk: Oficyna Drukarska Jacek Chmielewski ISBN: 978-83-62634-56-9 Ta publikacja została zrealizowana przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko jej autorów i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za zamieszczoną w niej zawartość merytoryczną. PUBLIKACJA BEZPŁATNA Warszawa 2012 30