Szacowanie wartości zamówienia r.pr. dr Andrzela Gawrońska-Baran 20 lipca 2017 r.
Szacowanie wartości zakaz podziału zamówienia Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp (art. 5b i art. 32 ust. 2 ustawy Pzp): dzielić zamówienia na odrębne części w celu uniknięcia ich łącznego szacowania, zaniżać jego wartości, wybierać sposobu obliczenia wartości zamówienia. Zakazany jest podział, którego skutkiem jest uniknięcie stosowania przepisów ustawy Pzp właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej, bądź też taki podział, którego skutkiem jest brak stosowania ustawy Pzp w ogóle.
Kryteria tożsamościowe Podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia obejmują przedmioty tego samego rodzaju o takim samym lub podobnym przeznaczeniu lub mimo braku przedmiotowego podobieństwa stanowią funkcjonalną całość. Tożsamość podmiotowa zamówienia mogą być realizowane przez tego samego wykonawcę (np. wykonanie poszczególnych zamówień wymaga spełnienia przez wykonawców tych samych warunków udziału). Tożsamość czasowa - zamawiający od początku dysponuje wiedzą w przedmiocie zakresu zamówień; kryterium to powinno prowadzić do stwierdzenia, czy jest możliwe udzielenie zamówienia/realizacja w tym samym czasie, ewentualnie w możliwej do przewidzenia perspektywie czasowej.
Znaczenie CPV Art. 30 ust. 7 Pzp - zamawiający ma obowiązek stosowania do opisu przedmiotu zamówienia nazw i kodów określonych CPV. Oznaczenie zamówień jedną grupą CPV nie przesądza, że stanowią jedno zamówienie w rozumieniu Pzp. Posłużenie się różnymi kodami CPV nie oznacza automatycznie (wbrew błędnym przekonaniom), że dwa lub więcej zakupów będzie odrębnymi zamówieniami. Sytuacja, w której poszczególne zamówienia nie mogą być wykonane przez tego samego wykonawcę, pomimo że przedmiot zamówienia można zakwalifikować do tego samego kodu CPV = odrębne zamówienia.
Ustalenie wartości zamówienia na dostawy Przeprowadzenie analizy rynku m.in. Internet, telefon, e-mail. Wystąpienie do podmiotów legitymujących się konieczną wiedzą i doświadczeniem o podanie wstępnej kalkulacji. Tzw. metoda rok do roku - np. z ostatniego roku, z uwzględnieniem ewentualnych zmian zależnych od takich czynników, jak wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, planowane rozszerzenie lub ograniczenie zakresu korzystania z danej usługi lub dostawy.
Zamówienia na usługi dokumentacji projektowej Usługi polegające na opracowaniu dokumentacji projektowych co do zasady traktuje się jako jedno zamówienie w rozumieniu Pzp (wymagające łącznego oszacowania), jeżeli posiadają tożsamy lub podobny charakter przejawiający się m.in. w zawartości dokumentacji, wymaganiu podobnej wiedzy fachowej (branżowej) do ich przygotowania, potencjału osobowego, co przekłada się na możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. W przypadku gdy wykonanie dokumentacji projektowych wiąże się z koniecznością sporządzenia opracowań na tyle specyficznych (branżowych), związanych z posiadaniem przez wykonawców szczególnych (odmiennych) uprawnień z dziedziny projektowania, których zazwyczaj nie posiadają inni wykonawcy, możliwe jest potraktowanie takich usług jako odrębnych (np. odrębnie sanitarnych i odrębnie drogowych).
Reguły szacowania na roboty budowlane wg UZP Roboty odnoszą się do różnych obiektów budowlanych w rozumieniu prawa budowlanego, ale stanowią jedno zamierzenie budowlane w rozumieniu Pzp = łączny szacunek= suma wartości robót składających się na zamierzenie. Budowa kilku obiektów w rozumieniu prawa budowlanego, ale funkcjonalnie powiązanych i składających się na jedno zamierzenie budowlane = łączny szacunek robót składających się na zamierzenie. Roboty w jednym budynku (różne rodzaje robót)= łączny szacunek. Jednorodne rodzajowo roboty na kilku budynkach = co do zasady łączny szacunek. Różne roboty w różnych obiektach budowlanych (nawet gdy niektóre rodzaje robót powtarzają się) = wartość ustalana odrębnie w obrębie jednego budynku. Źródło: Publikacja UZP Nowelizacja ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 12 października 2012 r. wprowadzenie do przepisów ustawy (Warszawa 2013, s. 16)
Reguły szacowania na roboty budowlane Posiadanie odrębnych pozwoleń na budowę nie upoważnia zamawiającego do traktowania każdego z zamówień jak zamówienia odrębnego, którego nie należy łącznie szacować. O tym, czy dany przedmiot zamówienia jest samodzielny pod względem funkcjonalnym decyduje jego zdolność do pełnienia funkcji, do której został przeznaczony, nie zaś fakt wydania pozwolenia na budowę. Pozwolenie na budowę nie jest elementem decydującym dla oceny, czy wartość danego przedmiotu zamówienia powinna być łącznie oszacowana w rozumieniu ustawy Pzp (zob. Informator UZP nr 6/2012, www.uzp.gov.pl)/
Zamówienia nieplanowane wg UZP Brak możliwości przewidzenia i zaplanowania z góry zamówień tj. zamawiający nie zna przedmiotu i zakresu zamówienia, a pojawi się konieczność udzielenia już po udzieleniu zamówień takiego samego rodzaju w trakcie roku lub innego okresu = zamówienia odrębne, których wartość należy ustalać właściwie do ich zakresu. Zob. opinia UZP Szacowanie wartości zamówień a plany zamawiającego dotyczące udzielania zamówień.
Zamówienia nieplanowane Istotna wiedza zamawiającego na temat zamówienia (jego zakresu i przedmiotu) w okresie przygotowania jego udzielenia. Jeżeli zamawiający nie udzielił całości lub części planowanego zamówienia, a pojawi się konieczność udzielenia podobnego nieplanowanego zamówienia nie można wskazać uzasadnienia dla traktowania go jako odrębnego = zamawiający w momencie udzielania zamówień planowanych wie już bowiem o zamówieniu nieplanowanym dotyczącym tego samego przedmiotu = obowiązek zsumowania z wartością wszystkich nieudzielonych zamówień
Zamówienia w częściach Zamawiający z góry przewiduje określony zakres zamówień Możliwe jest ich jednorazowe udzielenie, ale podział jest konieczny ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych zw. ze specyfiką zamawiającego i dokonywanych zamówień. Każda z części składa się na pewną całość całorocznego zamówienia. Art. 32 ust. 4 ustawy Pzp jeżeli udziela się zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Gdy obliczona całkowita wartość zamówienia przekracza 30 000 euro = obowiązek stosowania określonych procedur ustawy Pzp mimo, że wartość poszczególnych części zamówienia nie przekracza 30 000 euro
Szacowanie po unieważnieniu części zamówienia Brak rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego co do poszczególnych części zamówienia, w przypadku gdy zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych = konieczność unieważnienia wyłącznie tych części postępowania, które nie zostały rozstrzygnięte Aby dokonać wyboru wykonawców na pozostałe części zamówienia = ponownie określa się m.in. przedmiot tego zamówienia oraz jego szacunkową wartość, biorąc pod uwagę wyłącznie zakres nieudzielonego zamówienia = jeżeli z ponownego oszacowania wartości przedmiotu zamówienia na tę część wynika, że ma ona wartość mniejszą niż 30 000 euro, zamawiający może udzielić zamówienia z wyłączeniem ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp Ww. reguła dotyczy jedynie obiektywnie niezawinionych przez zamawiającego sytuacji.
Prawo opcji a szacunek Szacowanie wartości zamówienia z uwzględnieniem wartości tej części zamówienia, która jest pozostawiona prawu opcji rozumianemu jako uprawnienie, nie zaś zobowiązanie zamawiającego. Zakres zamówienia objęty prawem opcji, jak i okoliczności, w jakich dojść może do skorzystania z tego prawa - wymóg opisu wg art. 29 ust. 1 Pzp. Wskazanie zakresu zamówienia: którego realizacja będzie pewna (zakres gwarantowany), który jest poddany prawu opcji (zakres fakultatywny).
Szacowanie a zmiany niskowartościowe Kontrola Prezesa UZP z 20.12.2016 r., UZP/DKUE/KU/77/16: art. 32 ust. 3 ustawy Pzp - jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień, ustawa Pzp nie formułuje obowiązku ani możliwości szacowania wartości zamówienia łącznie z wartością zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 6 Pzp (zmiany niskowartościowe), oszacowanie wartości zamówienia łącznie z wartością ewentualnej zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, a zatem doliczenie do wartości szacunkowej zamówienia wartości, której doliczenia nie przewidują przepisy ustawy Pzp = naruszenie art. 32 ust. 1 ustawy Pzp (naruszenie bez wpływu na wynik postępowania).
Osoby odpowiedzialne za oszacowanie i dokumentowanie Protokół postępowania: informacje o wartości zamówienia, wartości zamówienia udzielanego w częściach, wartości zamówień uzupełniających, data i sposób ustalenia wartości, dopuszczalne jest wypełnienie pola protokołu dotyczącego informacji na temat wartości zamówienia dopiero po otwarciu ofert, ujawnienie dokumentu, który stanowił podstawę obliczenia wartości szacunkowej zamówienia np. planowane koszty, kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy, imiona i nazwiska osób ustalających wartość zamówienia.
Szacowanie zamówień wg KIO Wyrok z 12.8.2008 r. (KIO/UZP 786/08): zamawiający, szacując wartość zamówienia, ma obowiązek wziąć pod uwagę najwyższą możliwą wartość, zaś postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest rynkową konfrontacją oferowanych przez przedsiębiorców towarów i usług, a więc zasadne jest założenie, że oferta najkorzystniejsza będzie ofertą z ceną niższą niż rzeczywista wartość zamówienia. Wyrok z 17.11.2009 r. (KIO/UZP 1400/09): wartość zamówienia ustalana przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania nie musi stanowić odzwierciedlenia aktualnych biorąc pod uwagę moment składania ofert cen rynkowych.
Odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych Ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości = naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).
Pytania
Co najmniej raz w roku realizujemy roboty drogowe, które umiejscowione są w różnych lokalizacjach. Zdarza się, że są to prace wykonywane w jednej miejscowości, ale też 2 3. Czasem remontowane drogi lub chodniki łączą się (nie zawsze). Czy to ma znaczenie dla szacowania wartości zamówienia? Jak w tym przypadku traktować pojęcie obiekt budowlany? Czy względem robót budowlanych w ogóle stosujemy kryteria sumowania zamówienia według tego samego rodzaju, jednego wykonawcy i czasu, w którym je realizujemy, czy też szacujemy tylko te roboty, które są wykonywane w jednym obiekcie budowlanym? W zamówieniach na roboty budowlane kładzie się przede wszystkim nacisk na ich funkcjonalne znaczenie tj. aby jako jedno zamówienie traktować wszystkie prace, które zmierzają do realizacji albo poprawy obiektu budowlanego jako rzeczy spełniającej ogół funkcji techniczno-użytkowych, do których jest przeznaczona. Jako odrębne zamówienia mogą być traktowane tylko takie roboty budowlane (rodzajowo różne), których przedmiotem będą różne obiekty budowlane mogące samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną. Kryteria tożsamościowe też mają znaczenie.
Coraz częściej zastanawiam się nad tym, czy nie powinienem w danym przypadku podzielić zamówienia. Wprawdzie powiedziano nam, że nie mamy obowiązku dzielenia każdego zamówienia, ale jednak brak podziału należy odnotować w protokole i uzasadnić go. Czy ten obowiązek (uzasadniania) dotyczy każdego zamówienia? Czy w przypadku wszystkich zakupów musimy się teraz zastanawiać, czy podzielić je na części? Obowiązek uzasadnienia braku podziału zamówienia na części dotyczy wszystkich zamówień, nie ma tu wyjątków. Trzeba zatem zawsze ocenić, czy istnieje możliwość podziału zamówienia na części, kierując się celem przepisów ustawy Pzp tj. zwiększaniem udziału małych i średnich przedsiębiorców.
Czy jeśli nie dodam do wartości zamówienia zamówień uzupełniających z art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, to potem na etapie realizacji umowy nie mam już możliwości zwiększenia zakresu zamówienia? Jaką wielkość dodatkowych zamówień mogę przewidzieć, skoro ustawa Pzp nie zawiera takich ograniczeń procentowych jak kiedyś? Uwzględnienie wartości zamówień uzupełniających przy ustalaniu wartości zamówienia jest jednym z elementów, które muszą zostać wykazane, aby zamawiający mógł ich udzielić. Wprawdzie ustawa Pzp nie zawiera limitu procentowego dla takich zamówień, ale warto zachować rozsądek i trzymać się np. dotychczasowej wartości procentowej.
Czy jeśli w maju unieważniłem postępowanie na zamówienie dostaw żywności, to mogę zrobić nowe postępowanie według wartości tych dostaw, czy też muszę dokonać ponownego szacowania i uwzględnić w tej wartości dostawy napojów, jakie pojawiły się nam w ciągu roku, a potem stosować procedurę jak dla łącznej wartości żywności i tych napojów? Jeżeli w tzw. międzyczasie zmieniło się zapotrzebowanie zamawiającego tj. oprócz dostaw żywności (unieważnione zamówienie) trzeba jeszcze zakupić napoje, to należy dokonać ponownego określenia przedmiotu zamówienia i oszacowania (uwzględnić zaistniałą sytuację), a w efekcie zastosować przepisy właściwe dla nowej (łącznej) wartości zamówienia.
Czy dokonywanie zamówień dotyczących robót budowlanych przeprowadzanych w tym samym budynku w tym samym czasie można przeprowadzić oddzielnie? Należy odróżnić możliwość udzielania zamówień oddzielnie od kwestii oddzielnego szacowania. Ta pierwsza jest możliwa, ale każde z tych zamówień co do zasady powinno być udzielane wg łącznej wartości. Natomiast biorąc pod uwagę stanowisko UZP nie powinno się oddzielnie szacować robót budowlanych do wykonania w jednym budynku.
Jak oszacować zamówienie na dostawę lub usługę po nowelizacji ustawy Pzp, które będzie udzielone na czas dłuższy niż 12 miesięcy? Jeżeli zamawiający przy zamówieniu na dostawy lub usługi na czas oznaczony dłuższy niż 12 miesięcy nie może wprost wykorzystać reguł szczególnych zawartych w art. 34 ust. 3 ustawy Pzp, to należy ustalić wartość zamówienia przy zastosowaniu reguły podstawowej. To oznacza, że zamawiający ustala wartość jako całkowite wynagrodzenia wykonawcy, a więc z uwzględnieniem całego okresu wykonywania zamówienia (trwania umowy).
Czy wartość zamówienia na artykuły biurowe należy łączyć razem z zamówieniem na dostawę tuszy i tonerów do drukarek? Wartość zamówienia na dostawę artykułów biurowych może być oszacowana oddzielnie od wartości zamówienia na dostawę tuszy i tonerów do drukarek (materiałów eksploatacyjnych). Stanowią one osobne rodzaje, inne jest ich przeznaczenie, nie ma też jak się wydaje powiązania funkcjonalnego między nimi. Nie ma więc potrzeby łącznego szacowania ich wartości i traktowania tych asortymentów jako części jednego zamówienia.
Jak oszacować wartość przedmiotu zamówienia w systemie "zaprojektuj i wybuduj"? Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych wartość zamówienia ustala się na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w PFU. Metody i podstawy obliczania planowanych ww. kosztów określa akt wykonawczy wydany na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy Pzp. Wynika z niego m.in., że planowane koszty robót budowlanych oblicza się metodą wskaźnikową, jako sumę iloczynów wskaźnika cenowego i ilości jednostek odniesienia. Planowane zaś koszty prac projektowych oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego i planowanych kosztów robót budowlanych.
W związku z koniecznością wykonania pomiarów rezystancji izolacji obwodów instalacji elektrycznej w budynku należącym do naszej jednostki zwracamy się z zapytaniem: czy jeśli jednostka posiada 3 budynki to czy takie zadanie należy łączyć do sumowania ze sobą czy można je dzielić na każdy budynek osobno. Nie wydaje się uzasadnione ich odrębne szacowanie tylko z tego względu na to, że pomiary będą wykonywane w odrębnych budynkach. Wydaje się zatem (przy ogólnie przedstawionej sytuacji), że będzie zachodzić obowiązek wartościowego łączenia (zsumowania) wykonania pomiarów rezystancji izolacji obwodów instalacji elektrycznej w budynkach zamawiającego.
W roku bieżącym wykonaliśmy robotę budowlaną polegającą na wykonaniu częściowej izolacji pionowej ścian budynku mieszkalnoadministracyjnego oraz remoncie pomieszczeń kuchni tego budynku. Wartość wynikająca z kosztorysu nie przekroczyła 30 000 euro (wyniosła ok. 24 000 euro) i wykonana zgodnie z decyzją dyrektora bez przetargu. Obecnie trzeba wykonać remont tarasu mieszczącego się nad remontowaną kuchnią. Wartość jego wykonania wyniesie ok. 37 000 zł netto. Czy powinniśmy przeprowadzić przetarg na wykonanie remontu tarasu (obie roboty będą dotyczyć tego samego budynku,) żeby nie narazić się na zarzut dzielenia zamówienia na części? Jeżeli zamawiający udzielając pierwszego zamówienia przy dołożeniu należytej staranności nie był w stanie z góry przewidzieć (nie wiadomo czy tak było), że niezbędne będzie zamówienie na kolejne spełniające kryteria jednego zamówienia w rozumieniu Pzp (np. powiązanie funkcjonalne, przedmiotowe ze względu na jeden obiekt budowlany), to kolejne takie zamówienie może być potraktowane jako odrębne zamówienie. Jego wartość można wtedy oszacować oddzielnie od dotychczasowego.
Informacje o kolejnych webinariach na: www.portalzp.pl Masz pytanie, uwagi? Napisz do nas: portalzp@wip.pl