Załącznik nr 4. do zapytania ofertowego nr 1/2016 z dn r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr 1/2016 z dn r. Regulamin Wyboru Wykonawcy/Dostawcy w ramach Przedsięwzięcia pt. Mała infrastruktura turystyczno-edukacyjna i przyrodnicza sposobem na poprawę stanu środowiska naturalnego i ograniczenia antropopresji" 1. Przez użyty w niniejszym regulaminie termin Zamawiający" należy rozumieć Fundację Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej lub podmiot działający na mocy pełnomocnictwa Fundacji. 2. Regulamin dotyczy wszystkich zamówień udzielanych w ramach Przedsięwzięcia przez Zamawiającego, objętych dofinansowaniem NFOŚiGW. 3. Zamawiający ustala, czy w przypadku zlecania usług, dostaw, robót budowlanych, zakupów w ramach każdej Inicjatywy odrębnie, występuje jedno zamówienie, czy też odrębne zamówienia, biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: a. tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu); b. tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie); c. tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę). 4. Zamawiający może łączyć zamówienia z kilku Inicjatyw jeśli spełnione zostaną kryteria, o których mowa w pkt W celu spełnienia zasady konkurencyjności Zamawiający zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia lub upublicznienia zapytania w inny sposób umożliwiający zapoznanie się z nią przez potencjalnych oferentów w miejscu wykonania Inicjatywy. Zapytanie ofertowe może być wysłane faksem, drogą elektroniczną, pocztą, kurierem, opublikowane w prasie lokalnej, na stronie intemetowej Zamawiającego lub właściwego Urzędu Gminy dla miejsca wykonania Inicjatywy i powinno zawierać co najmniej: a. opis przedmiotu zamówienia, b. kryteria oceny oferty, które oprócz ceny mogą stanowić np. czas realizacji, jakość wykonania usługi/towaru, doświadczenie w danej branży oraz dodatkowe elementy świadczenia usługi (np. bezpośrednia dostawa towaru do miejsca realizacji Inicjatywy),

2 c. informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium, d. sposób składania oferty: pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, e. termin i miejsce składania ofert, nie krótszy niż 3 dni od dnia otrzymania przez wykonawcę zapytania ofertowego, w przypadku wysłania zapytań i nie krótszy niż 7 dni w przypadku przyjęcia innej formy upublicznienia zapytania. 6. W przypadku, gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Zamawiający otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. 7. W przypadku gdy Zamawiający dopuści składanie ofert częściowych postępowanie może zakończyć się wyborem kilku wykonawców. 8. Zamawiający dopuszcza wzrost wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą/Dostawcą. 9. Zamawiający nie może udzielać zamówień podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w tym Autorów Inicjatywy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 10. Wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert dokonuje się w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem sporządzanym w formie pisemnej, do którego załączane są zebrane oferty. Protokół jest dokumentem potwierdzającym prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności i powinien zawierać co najmniej: a. Informację, do jakich co najmniej trzech potencjalnych wykonawców Zamawiający lub osoby, którym powierzył to zadanie wysłały zapytanie ofertowe lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem wskazującym na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. b. Wykaz ofert, które wpłynęły do Zamawiającego w odpowiedzi na zapytanie

3 ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do Zamawiającego oraz z podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert. c. Załączone do złożonych ofert oświadczenia Zamawiającego (w szczególności oświadczenia członków Komisji) o braku powiązań o których mowa w pkt. 9. d. Informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny, sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium. e. Wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru. f. Datę sporządzenia protokołu i podpis członków Komisji uczestniczących w wyborze. 11. Zasada konkurencyjności jest uznawana za spełnioną w przypadku otrzymania minimum jednej ważnej oferty. 12. O wyniku postępowania Zamawiający informuje każdego wykonawcę, który złożył ofertę. Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, unieważnić postępowanie zarówno przed podpisaniem umowy z wybranym oferentem. 13. Z zastrzeżeniem pkt. 18, Zamawiający podpisuje umowę z oferentem wybranym w wyniku zastosowania procedury wyboru, o której mowa w pkt. 5 powyżej. 14. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 15. Zamawiający może żądać od Wykonawców/Dostawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 16. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmian warunków zapytania ofertowego w uzasadnionych przypadkach, a także jego odwołania oraz zakończenia postępowania bez wyboru ofert, w szczególności w przypadku, gdy wartość oferty przekracza wielkość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na sfinansowanie zamówienia, a negocjacje przeprowadzone nie doprowadziły do uzyskania ceny mieszczącej się w zakresie cenowym przeznaczonym przez Zamawiającego na realizację zamówienia. 17.Zamówienie jest udzielane Wykonawcy/Dostawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymogom określonym w zapytaniu ofertowym i którego oferta zostanie oceniona w podanym kryterium wyboru jako najkorzystniejsza uzyskując najwyższą liczbę punktów. 18.W przypadku odmowy podpisania umowy przez Wykonawcę wybranego zgodnie z niniejszym Regulaminem Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą/Dostawcą, którego oferta odpowiada wszystkim wymogom określonym w zapytaniu ofertowym i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów. 19.Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty uzyskały taką samą liczbę punktów. Zamawiający może wezwać Wykonawców/Dostawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy/Dostawcy składający oferty

4 dodatkowe nie mogą zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w pierwotnie złożonej ofercie. 20.Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z Wykonawcą/Dostawcą, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów, w przypadku, gdy cena zaoferowana przez Wykonawcę/Dostawcę przekracza kwotę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizację zamówienia. 21.Wykonawcy/Dostawcy nie są uprawnieni do występowania do Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami w związku z zapytaniem ofertowym i prowadzonym postępowaniem ofertowym w ramach Przedsięwzięcia, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku unieważnienia postępowania przez Zamawiającego lub wyboru innego Wykonawcy. 22. Zamawiający nie ma obowiązku kierowania zapytań do wykonawców, ani innego upubliczniania zapytania w przypadku: a. zamówień dotyczących zadań wykonywanych osobiście przez personel zarządzający Zamawiającego, Autora Inicjatywy lub podmiotu publicznego, na którego gruncie realizowana będzie Inicjatywa, b. angażowania do Przedsięwzięcia osób będących pracownikami Zamawiającego zatrudnionymi w ramach stosunku pracy ani angażowania osób samozatrudnionych (tzn. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wykonujących osobiście zadania w Projekcie) lub podmiotów, z którym Zamawiający w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie Projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny, c. zamówień, których wartość nie przekracza 3,500,00 złotych. 23. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: a. wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, lub zostali zobowiązani do zapłaty kary umownej w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; b. wykonawców, z którymi dany zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę albo odstąpił od umowy z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, c. wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidacje lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sadu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidacje majątku upadłego; 24. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a. jej treść nie odpowiada treści zapytania, b. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert;

5 c. zawiera błędy w obliczeniu ceny. 25. W przypadku zamówień nie przekraczających 3,5 tyś. zł brutto wydatki związane z ich realizacją powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz w sposób umożliwiający terminowość. Zamawiający dokonuje pisemnego zlecenia zamówienia dowolnie wybranemu Wykonawcy/Zleceniobiorcy/Sprzedawcy/Dostawcy z zastrzeżeniem, że wartość zamówienia nie odbiega znacząco od cen rynkowych. 26. W przypadku zamówień nie przekraczających 1 tyś. zł brutto Zamawiający może odstąpić od zawierania umowy w formie pisemnej, dokumentując złożenie zamówienia formą jednostronnego zlecenia oraz protokołem odbioru przedmiotu zamówienia. W przypadku zakupów materiałów dopuszcza się udokumentowanie zakupu fakturą VAT oraz potwierdzeniem odbioru przedmiotu zakupu. 27. Do postępowań związanych z wyborem wykonawców do realizacji każdej z Inicjatyw jest powoływana przez Zamawiającego Komisja Oceny, składająca się z osób powołanych spośród personelu Zamawiającego, Autorów Inicjatywy, personelu podmiotów publicznych, na których gruncie realizuje się Inicjatywę, w składzie: a. 1 członka w przypadku kiedy kryterium oceny jest wyłącznie cena, a wartość zamówienia nie przekracza kwoty 3,500,00 złotych, b. 2-3 członków w przypadku gdy wartość zamówienia wynosi 3500 zł lub więcej, a także innych kryteriów oceny niż cena lub w przypadku, gdy Inicjatywa realizowana jest na terenie publicznym. 28.Zamawiający nie dopuszcza możliwości odwołania od decyzji dotyczącej wybranego Wykonawcy/Dostawcy.