Udzielanie zamówień publicznych o wartości do euro

Transkrypt

1 Udzielanie zamówień publicznych o wartości do euro r.pr. dr Andrzela Gawrońska-Baran 3 grudnia 2015 r.

2 Planowanie i szacowanie zamówień należy kierować się tzw. kryteriami tożsamościowymi, aby ustalić czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem w rozumieniu ustawy Pzp: podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia obejmują przedmioty tego samego rodzaju o takim samym lub podobnym przeznaczeniu lub mimo braku przedmiotowego podobieństwa stanowią funkcjonalną całość tożsamość podmiotowa zamówienia mogą być realizowane przez tego samego wykonawcę tożsamość czasowa - zamawiający od początku dysponuje wiedzą w przedmiocie zakresu zamówień; kryterium to powinno prowadzić do stwierdzenia, czy jest możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie czy jest możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie

3 Planowanie i szacowanie zamówień wymóg planowania wynika zazwyczaj z wewnętrznych procedur zamawiającego, które określają rodzaj informacji, które powinny znajdować się w Planie zamówień Plan zamówień a Plan finansowy art. 32 ust. 2 ustawy Pzp - zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości Przykład: Przedmiot zamówienia, który będzie powtarzać się w poszczególnych komórkach organizacyjnych danej instytucji zamawiającej pomimo, że w danej komórce organizacyjnej nie przekroczy euro, globalnie może stanowić podstawę do zastosowania przepisów ustawy Pzp oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

4 Planowanie i szacowanie zamówień znaczenie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) art. 30 ust. 7 ustawy Pzp - zamawiający ma obowiązek stosowania do opisu przedmiotu zamówienia nazw i kodów określonych CPV oznaczenie zamówień jedną grupą CPV nie przesądza, że stanowią jedno zamówienie w rozumieniu ustawy Pzp posłużenie się różnymi kodami CPV nie oznacza automatycznie (wbrew błędnym przekonaniom), że dwa lub więcej zakupów będzie odrębnymi zamówieniami Przykład: Pomimo usystematyzowania w różnych grupach CPV jednym zamówieniem będą określone materiały biurowe np. długopisy z grupy 301, tusze z grupy 226, bloczki samoprzylepnych karteczek na notatki z grupy 228 Zalecenia Rady Ministrów dotyczące stosowania klauzul społecznych przez administrację rządową przy udzielaniu zamówień publicznych wymóg analizy także w odniesieniu do planowanych zamówień niepodlegających procedurom określonym w ustawie Pzp co do możliwości uwzględnienia w nich klauzul społecznych

5 Reguły udzielania zamówienia do euro ustawy nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza euro (art. 4 pkt 8 ustawy Pzp) co to znaczy? wykładnia gramatyczna - takie zamówienia nie podlegają regulacji ustawy Pzp czy istnieje zatem zakaz stosowania ustawy Pzp? - zakaz rozumiany literalnie oznaczałby, że jeżeli ktoś zastosuje przepisy ustawy Pzp to spotka go jakaś kara przepisy ustawy o finansach publicznych - należy dokonywać wydatków w sposób: celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów umożliwiający terminową realizację zadań w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań

6 Opis przedmiotu zamówienia do euro nie stosuje się przepisów ustawy Pzp = nie stosuje się np. art. 29 Pzp= możliwość stosowania nazw własnych i kupowania takiego towaru jakiego dokładnie się potrzebuje, o ile taki zakaz nie wynika np. z regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień lub wytycznych dotyczących wydatkowania środków unijnych roboty budowlane: Uwaga: nie ma obowiązku sporządzenia opisu za pomocą specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych opis powinien jednak zawierać konieczne projekty, szkice, plany, opisy techniczne, przedmiary robót, z których jednoznacznie będzie wynikać zakres zamawianych robót budowlanych Wytyczne programu finansującego mogą zabraniać używania znaków towarowych do opisu przedmiotu zamówienia nawet w przypadku udzielania zamówień wyłączonych spod ustawy Pzp= bezwzględne stosowanie się do nich

7 Jak udzielić zamówienia wniosek, zapotrzebowanie? opis przedmiotu zamówienia wartość szacunkowa zamówienia podana w PLN i euro (netto) źródło finansowania termin realizacji uzasadnienie celowości zakupu towaru, usługi lub roboty budowlanej poz. Planu zamówień publicznych / zamówienie nieujęte w Planie zamówień publicznych potwierdzenie przez osobę właściwą ds. finansowych możliwości finansowania przedmiotu zamówienia z określonego źródła potwierdzenie wydatków (np. w danej grupie/kategorii CPV) przez.. (np. dyrektora komórki organizacyjnej ds. zamówień publicznych), które na dzień..., łącznie z wnioskami w trakcie realizacji stanowią (...) akceptacja kierownika zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej

8 Regulamin udzielania zamówień kilka wskazówek z praktyki. zapis w przypadku udzielania zamówień finansowanych w ramach funduszy unijnych pierwszeństwo nad regulaminem mają obowiązujące wytyczne programu finansującego można określić kwotę minimalną, od której regulamin znajdzie zastosowanie (np euro) nie wydaje się niezbędny wymóg, aby minimalne zamówienie (np. w wysokości zł) udzielać zgodnie z regulaminem i przedsięwziąć środki zbyt nadmierne alternatywa- podział przewidzianych w regulaminie procedur i związanych z nimi wymagań formalnych ze względu na wartość udzielanego zamówienia= poziom kwotowy ustala zamawiający, o ile widzi taką potrzebę

9 Metody pozyskania zamówienia bagatalnego - przykłady sondaż rynkowy uproszczone ustalenie możliwości ofertowych w celu uzyskania miarodajnych informacji; respondenci nie mają wobec zamawiającego żadnych roszczeń tzw. zapytanie ofertowe warto przewidzieć sytuacje, gdy uzyskanie ofert na realizację zamówienia nie musi być wymagane: Przykład: niektóre drobne zamówienia realizowane ad hoc, standardowe, wynikające z bieżącej potrzeby (np. usługi mycia pojazdów, zakup kwiatów), a jednocześnie płatność za nie następuje gotówką albo nawet gdy płatność jest realizowana przelewem - w przypadku nagłej potrzeby udzielenia zamówienia lub zaistnienia zdarzeń losowych (np. publikacja nekrologu) transakcja bezpośrednia: charakteryzuje się brakiem porównania ofert wykonawca jest wybierany swobodnie (ale nie dowolnie)

10 Zasada konkurencyjności zamówienia unijne obejmuje z reguły zamówienia do euro i jednocześnie przekraczające zł netto wymaga upublicznienia zapytania ofertowego (opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny oferty, ich wagi, opis sposobu przyznawania punktacji, termin składania ofert, termin realizacji zamówienia) gdy wpłynie tylko jedna niepodlegająca odrzuceniu oferta uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną gdy nie wpłynie żadna oferta lub wszystkie oferty, które wpłyną podlegają odrzuceniu beneficjent powinien powtórzyć postępowanie, aż otrzyma co najmniej jedną ofertę niepodlegającą odrzuceniu sporządza się protokół z udzielenia zamówienia

11 Jak udokumentować czynności? notatka z rozeznania telefonicznego odpowiedzi na tzw. zapytania ofertowe (np. do co najmniej 3 wykonawców) wydruki ze stron internetowych, faksy, e od podmiotów, do których zwrócono się z zapytaniem, zamawiający może (nie musi) sporządzić protokół z dokonanego wyboru i zachować go wraz ze złożonymi ofertami w dokumentacji dotyczącej danego wydatku rejestr zamówień ważny ze względu na kontrolę (np. zewnętrzną) oraz obowiązek sprawozdania rocznego rejestr wydatków

12 Umowy na zamówienia bagatelne jaka forma? forma pisemna - do jej zachowania wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia zamawiający nie jest związany formą szczególną określoną w art. 139 ust. 2 ustawy Pzp można wprowadzić wymóg każdorazowej oceny zasadności sporządzenia umowy pisemnej gdy: usługi szkoleniowe usługi doradcze zamówienia, w których płatności są rozłożone na raty zamówienia z odbiorem dokonywanym częściowo zamówienia, w których terminowość ich wykonania ma szczególne znaczenie dla zamawiającego

13 Umowy na zamówienia bagatelne chwila zawarcia umowy w formie ustnej: art Kodeksu cywilnego - w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. art Kodeksu cywilnego - oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią na jak długo można zawrzeć umowę do euro?

14 Zmiana umowy zawartej poza procedurami ustawy Pzp czy możliwa? nie stosuje się ustawy Pzp, a zatem i art. 144 ust. 1 ustawy Pzp zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego art dotyczy nie tylko kreowania nowych stosunków, ale także zmiany istniejących: Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny wg swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego Uwaga: Zakaz jedynie takich zmian, których uwzględnienie mogłyby spowodować wkroczenie w sferę umów objętych reżimem ustawy Pzp, bez zastosowania przewidzianego w niej trybu

15 Zakres obowiązku sprawozdawczego do Prezesa UZP do 1 marca roku następującego, o ile udzielono zamówienia w trybie ustawy Pzp lub udzielono zamówienia z wyłączeniem procedur określonych ustawą Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy jeżeli nie zawarto umowy - przy ustalaniu łącznej wartości udzielonych zamówień bierze się kwoty należnego wynagrodzenia wskazane np. na fakturze, paragonie, rachunku podaje się jedynie łączną wartość udzielonych przez danego zamawiającego zamówień, bez VAT (tabela II wiersz 1)! nie należy posługiwać się kodami CPV = nie należy grupować według kodów CPV

16 Zakres obowiązku sprawozdawczego do Prezesa UZP zamówienie udzielone bez stosowania ustawy Pzp zgodnie z art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i oraz art ustawy Pzp, ale wartość nie przekracza euro= uwzględnia się w tabeli II (wiersz 1) w części odnoszącej się do wyłączenia z uwagi na wartość zamówienia Uwaga: nie uwzględnia się takiego zamówienia w tabeli II w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia zamówienie udzielone na podstawie ustawy Pzp, przy braku takiego obowiązku ze względu na wartość nie przekraczającą euro - należy wykazać w tabeli II wiersz 1 Uwaga: nie ma znaczenia dla sprawozdania, że zamawiający przeprowadził postępowanie zgodnie z przepisami ustawy Pzp w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekraczała euro

17 Odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości udzielenie zamówienia wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych

18 więcej na ten temat: