Nr postepowania: POKL/IP/01/05/2015 Gdańsk, 04.05.2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące: usługi cateringowej podczas konferencji INNO3city Arena Liderów organizowanej w ramach w ramach projektu INNOpomorze Innowacyjne Powiązania, IV edycja Zamówienie realizowane jest w ramach projektu INNOpomorze Innowacyjne Powiązania, IV edycja (zwany dalej Projektem), finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu VIII Regionalne kadry gospodarki, Poddziałanie 8.2.1 Wsparcie dla współpracy sfery nauki i przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, którego liderem jest Samorząd Województwa Pomorskiego, a Partnerami InnoBaltica Sp. z o.o. oraz Stowarzyszenie Pomorskie w Unii Europejskiej. Wszelkie opracowane w ramach niniejszego zlecenia materiały powinny zostać oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczenia projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie: www.efs.gov.pl. I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO 1. InnoBaltica Spółka z o.o. 80-172 Gdańsk ul. Trzy Lipy 3 Tel.: +48 510 268 727 Fax: +48 58 739 71 17 E-mail: innobaltica@innobaltica.eu 2. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami jest: Joanna Leliwa InnoBaltica Sp. z o. o. ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk j.leliwa@innobaltica.eu tel. 603 208 338 1
II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Zamówienie zostanie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamawiający w przypadku niniejszego zapytania nie jest zobowiązany do stosowania trybów ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zapytanie ofertowe zostało przesłane do 3 potencjalnych oferentów oraz upublicznione na stronie internetowej Zamawiającego. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wprowadzenie Konferencja INNO3city jest wydarzeniem cyklicznym. W tym roku będzie to już 4-ta edycja. Wszystkie poprzednie, cieszyły się bardzo dużym zainteresowaniem uczestników nie tylko z regionu pomorskiego, ale również z innych obszarów Polski. Myślą przewodnią konferencji będzie Przywództwo vs. Zarządzanie, w jej obszarze tematycznym mieści się m.in. filozofia i psychologia, zarządzanie, instrumenty nowoczesnego rozwijania organizacji jak również budowanie kultury innowacyjnej oraz doskonałość w biznesie. Celem Konferencji jest uświadomienie zmian paradygmatu wokół kwestii zarządzania oraz kreowania dobrych relacji pomiędzy ludźmi z wielu branż i specjalizacji, co przyczyni się do powstania nowych pomysłów oraz pogłębienia i poszerzenia istniejących już wartości i wiedzy. 1. Wykonawca opracuje ofertę cateringową dla 400 uczestników konferencji. 2. Usługa cateringu powinna składać się z: A. Przerwy kawowej stałej (9.00-16.00): Kawa i herbata oraz dodatki (cytryna, cukier, mleko); Zastawa porcelanowa w tym (talerzyki, filiżanki, szklanki do wody i soków, dzbanki, łyżeczki); Stoły do ustawienia cateringu, obrusy. B. Lunchu w postaci szwedzkiego stołu (od godziny 13:30 do 14:30): Danie główne (trzy dania do wyboru, w tym danie wegetariańskie proporcje 80%-dania mięsne: 20% - dania wegetariańskie); Dodatki (dodatki skrobiowe, warzywa. itp.); Zastawa porcelanowa; (talerze, sztućce); Stoły do ustawienia cateringu, obrusy, kosze na śmieci. 1. Szczegółowe menu zostanie ustalone pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym po podpisaniu umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia niewielkich zmian dot. godziny lunchu, w zależności od programu konferencji. 3. Do obsługi przerwy kawowej oraz lunchu wymagana jest obsługa kelnerska. 4. Wszystkie produkty powinny być świeże i najwyższej jakości. 3. Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55320000-9 - Usługi podawania posiłków 2
55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 29 maja 2015 r. Hipodrom Sopot, ul Polna 1 Catering (lunch) powinien być dostarczony we wskazanym przez Zamawiającego terminie i miejscu najpóźniej na 30 minut przed przerwą obiadową. Kawa i herbata powinna być dostarczona na godzinę 8.30 w dniu konferencji. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oferent ubiegający się o przedmiotowe zamówienie musi spełniać wszystkie niżej wymienione warunki: a) Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (ocena na podstawie złożonego Oświadczenia wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego); b) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; c) Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia (ocena na podstawie złożonego Oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego); d) Zrealizował na przestrzeni ostatnich 3 lat: minimum 10 zleceń, polegających na obsłudze cateringowej imprez dla co najmniej 100 osób, minimum 1 zlecenie polegające na obsłudze cateringowej imprez dla co najmniej 300 osób. Ocena spełnienia w/w warunków odbędzie się poprzez analizę i ocenę treści oferty i dokumentów dostarczonych przez Oferenta, metodą SPEŁNIA/ NIE SPEŁNIA. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poproszenia Oferentów o złożenie dodatkowych dokumentów, potwierdzających spełnienie w/w warunków, na co wyznaczy maksymalny termin roboczy. Oferent, który nie spełni któregokolwiek z w/w warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. e) Wykluczenia: Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3
Oferent jest zobowiązany dołączyć do składanej oferty podpisane oświadczenie wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. VI. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT Oferty będą podlegały ocenie zgodnie z przyjętymi kryteriami. Kryterium - Cena netto całego zamówienia (+ VAT) - waga 100 % Oferty będą ocenione zgodnie ze wzorem: Liczba punktów = cena najniższa / ceny oferty badanej x 100% Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena całego zamówienia netto (+ VAT). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w wyniku oceny otrzyma największą liczbę punktów. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy składać w formie pisemnej w języku polskim. 2. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: pełną nazwę oferenta, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz numer NIP, informacje dotyczące zamówienia - opis nawiązujący do cech wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym, cenę oferty (wyrażoną w PLN, którą kupujący jest obowiązany zapłacić wykonawcy za przedmiot zamówienia z uwzględnieniem podatku od towarów i usług VAT). Istotne jest, aby cena uwzględniała wykonanie wszystkich elementów zamówienia oraz zawierała wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia zgodnie z elementami wymienionym w punkcie III.3 niniejszego Zapytania ofertowego, termin realizacji zamówienia, warunki płatności, termin ważności oferty (nie krótszy niż 30 dni kalendarzowych), oferta musi zawierać informacje potwierdzające spełnienie warunków, o których mowa w punkcie V.1 niniejszego Zapytania ofertowego, do oferty muszą zostać dołączone Oświadczenia zgodne z treścią Załącznika nr 1 i Załącznika nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego, oferta musi być sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczęciami imiennymi. f) Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych i częściowych tzn. złożona ofertowa musi obejmować cały zakres zamówienia, wyszczególniony w niniejszym zapytaniu ofertowym. Złożenie oferty częściowej powoduje jej wykluczenie z udziału w postępowaniu. g) Zamawiający odrzuci ofertę jeśli: - jej zakres nie odpowiada treści zapytania ofertowego, - zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. h) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od oferentów wyjaśnień treści złożonych ofert. i) Na podstawie treści oferty wyłonionej w toku postępowania, zostanie przygotowana umowa, która będzie dokumentem wiążącym obie strony w zakresie warunków realizacji zamówienia. 4
VIII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania ofert upływa 18.05.2015 r. o godzinie 16.00. 2. Oferty należy składać osobiście lub przesłać na adres Zamawiającego za pośrednictwem poczty tradycyjnej na nazwisko Joanna Leliwa (w tym przypadku decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: j.leliwa@innobaltica.eu IX. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi drogą mailową wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, o wynikach postępowania. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od procedury wyboru oferenta, unieważnienia procedury wyboru, uznania, że procedura nie dała rezultatu i bez konsekwencji prawnych i finansowych z tego wynikających. W w/w przypadkach zamawiający poinformuje zainteresowane strony o zmianach i zamieści stosowne informacje na swojej stronie internetowej. 5
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego POKL/IP/03/2015 z dnia 03.02.2015 r.. miejscowość, data....... nazwa, adres oferenta OŚWIADCZENIE Oświadczam, że Oferent, w imieniu którego działam, spełnia następujące warunki: - posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, - dysponuje potencjałem i zasobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, - znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia. Podpis i pieczątka osoby/ osób upoważnionych do występowania w imieniu oferenta 6
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego POKL/IP/03/2015 z dnia 03.02.2015 r. nazwa, adres oferenta.. miejscowość, data OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Oświadczam, że Oferent, w imieniu którego działam, nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez: - Uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej - Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji - Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika - Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. podpis i pieczątka osoby/osób upoważnionych do występowania w imieniu oferenta 7