Egzemplarz Nr1 K-PS.1.DK/0932/ /09 P R O T O K Ó Ł Jednostka kontrolowana: z kontroli problemowej przeprowadzonej W GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W BĘDZINIE w dniu 16 grudnia 2009 r. Adres: 76-037 Będzino 21 Nr Identyfikacyjny Jednostki: 3300497930 Nr Identyfikacji Podatkowej: 499-01-69-316 Podmiot prowadzący: Kontrolę przeprowadzili: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Będzinie Wójt Gminy Będzino - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 137/2009 z dnia 15 grudnia 2009 r. [Akta kontroli str. 2] Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz zaliczki alimentacyjnej w okresie od dnia 01 stycznia 2008 r. do dnia 30 czerwca 2009 r. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), - rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami).
W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania: - struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia, - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej gminie, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - wydawanych decyzji administracyjnych i trybu postępowania w sprawach, terminów wypłat świadczeń rodzinnych. I. USTALENIA OGÓLNE Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie jest od 15.05.1990 roku Pani Joanna śurawska. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Wójt Gminy Będzino. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Będzinie mieści się na II piętrze budynku w Będzinie 21, którego właścicielem jest Urząd Gminy. Ogólna powierzchnia Ośrodka wynosi ok. 137,7m 2 (5 pomieszczeń biurowych). Dział świadczeń rodzinnych mieści się w jednym pomieszczeniu o powierzchni ok. 22m 2. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego zajmuje się 2 pracowników. Przyznane świadczenia wypłacane są w Banku Spółdzielczym w Świdwinie O/Będzino. GOPS wyposaŝony jest w niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy: 7 komputerów, 10 drukarek, 2 kserokopiarki, niszczarka, faks (na stanowiskach ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego znajdują się 2 komputery, 4 drukarki). Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny, Zaliczka alimentacyjna tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto w razie konieczności pomoc informatyczną świadczy informatyk zatrudniony w Urzędzie Gminy w Będzinie. Ośrodek nie dysponuje samochodem słuŝbowym. Pracownicy socjalni korzystają z prywatnych samochodów w celu dojazdu do oddalonych środowisk. 2
KADRA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W BĘDZINIE W Ośrodku zatrudnionych jest łącznie 8 osób na umowę o pracę, w tym 3 pracowników socjalnych i 2 osoby ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. FUNKCJONOWANIE GOPS W BĘDZINIE Statut Ośrodka nadano na mocy Uchwały Nr XIX/142/2004 Rady Gminy w Będzinie z dnia 19 października 2004 r. Zmiany do Statutu wprowadzono Uchwałą Nr XXXII/275/2009 Rady Gminy w Będzinie z dnia 29 września 2009 r. Regulamin Organizacyjny Ośrodka wprowadzono Zarządzeniem Kierownika Ośrodka Nr 2/2004 zatwierdzonym przez Wójta Gminy Będzino dnia 21 października 2004 r. Wójt Gminy Będzino upowaŝnił Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie do: wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŝących do właściwości gminy (Zarządzenie Nr 147/2004 z dnia 01 lipca 2004 r.), prowadzenia postępowania wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek alimentacyjnych, a takŝe do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach (Zarządzenie Nr 244/2005 z dnia 20 września 2005 r.), prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach (Zarządzenie Nr 16/2008 z dnia 11 sierpnia 2008 r.), prowadzenia wywiadu alimentacyjnego w celu ustalenia sytuacji rodzinnej, dochodowej i zawodowej dłuŝników alimentacyjnych, a takŝe ich stanu zdrowia oraz przyczyn niełoŝenia na utrzymanie osób uprawnionych oraz odbierania oświadczeń majątkowych od dłuŝników alimentacyjnych zgodnie z przepisami ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów; do tych czynności upowaŝnienie posiada równieŝ Aspirant pracy socjalnej oraz Aspirant pracy socjalnej (Zarządzenie Nr 19/2008 z dnia 29 września 2008 r.), wydawania decyzji administracyjnych w sprawach dodatków mieszkaniowych (Zarządzenie Nr 15/2007 r. z dnia 22 lutego 2007 r.). Pani Joanna śurawska posiada równieŝ upowaŝnienie do prowadzenia oraz wydawania decyzji administracyjnych w zakresie świadczeń rodzinnych wydane Uchwałą Nr XV/116/2004 Rady Gminy Będzino z dnia 20 kwietnia 2004 r. 3
Ogółem w roku 2008 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2008 roku) wydano 964 decyzji dot. świadczeń rodzinnych i 110 decyzji dot. zaliczek alimentacyjnych. Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres 01.01.2008 r. 31.12.2008 r. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne 7 781 75 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 1 448 39 ŚWIADCZENIA RODZINNE Zasiłek rodzinny 926 564 15 209 Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: 813 783 7 585 urodzenia dziecka 55 000 55 urlopu wychowawczego 175 573 450 samotnego wychowywania dziecka 121 470 707 kształcenia i rehabilitacji 37 040 473 rozpoczęcia roku szkolnego 84 100 841 podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania 13 950 155 podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd 109 450 2 189 wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej 217 200 2 715 Zasiłki pielęgnacyjne 247 554 1 618 Świadczenia pielęgnacyjne 67 830 165 Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka 83 000 83 ZALICZKI ALIMENTACYJNE Wypłacone zaliczki alimentacyjne 225 800 1 100 Koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych 6 723 Umorzone naleŝności dłuŝników alimentacyjnych z tyt. wypłaconych zaliczek alimentacyjnych Zaliczki alimentacyjne zwrócone przez dłuŝników aliment. (łącznie z kwotą powiększenia o 5%) z tego przekazane na: - 44 349,43 4
-dochody budŝetu państwa 22 174,71 -dochody własne gmin 22 174,72 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres 01.01.2009 r. 30.06.2009 r. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne 3 637 34 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 945 25 ŚWIADCZENIA RODZINNE Zasiłek rodzinny 416 532 6 830 Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: 331 707 3 350 urodzenia dziecka 21 000 21 urlopu wychowawczego 66 947 172 samotnego wychowywania dziecka 54 710 319 kształcenia i rehabilitacji 18 420 235 rozpoczęcia roku szkolnego 100 1 podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania 7 200 80 podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd 64 050 1 281 wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej 99 280 1 241 Zasiłki pielęgnacyjne 133 416 872 Świadczenia pielęgnacyjne 35 840 87 Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka 47 000 47 ZALICZKI ALIMENTACYJNE Wypłacone zaliczki alimentacyjne - - Koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych - Umorzone naleŝności dłuŝników alimentacyjnych z tyt. wypłaconych zaliczek - alimentacyjnych Zaliczki alimentacyjne zwrócone przez dłuŝników aliment. (łącznie z kwotą 4 720,18 powiększenia o 5%) z tego przekazane na: -dochody budŝetu państwa 2 360,09 5
-dochody własne gmin 2 360,09 W 2008 roku Gminie Będzino została zwiększona dotacja celowa w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdział 85212 Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego o łączną kwotę 23 923,00 zł, z tego w: 2010 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na realizację zadań bieŝących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę 17 923,00 zł, 6310 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę 6 000,00 zł, z przeznaczeniem na wdroŝenie w okresie lipiec-wrzesień 2008 r. ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. nr 192, poz. 1378). Zespół kontrolny przeanalizował następujące pozycje: Dotyczy 2010 Umowa-zlecenie z dnia 01.08.2008 r. na łączną kwotę 3 000,00 zł (1 500,00 zł miesięcznie), od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy (dot. prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego), Umowa-zlecenie z dnia 01.08.2008 r. na łączną kwotę 3 000,00 zł (1 500,00 zł miesięcznie), od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy (dot. prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego), Umowa-zlecenie z dnia 01.10.2008 r. na kwotę 1 000,00 zł, od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy (dot. prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego), Umowa-zlecenie z dnia 01.10.2008 r. na kwotę 1 000,00 zł, od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy (dot. prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego), Faktura VAT nr 0021/100/09 z dnia 04.09.2008 r. na kwotę 860,00 zł (dot. zakupu licencji i szkolenia z zakresu funduszu alimentacyjnego), Rachunek nr 00095/2008 z dnia 09.08.2008 r. na kwotę 300,00 zł (dot. zakupu druków), Faktura VAT nr 7393/1 z dnia 16.10.2008 r. na kwotę 1 731,22 zł (dot. zakupu materiałów biurowych), Faktura VAT nr 751001579/2008 z dnia 30.09.2008 r. - kwota 156,60 zł (dot. przesyłek kurierskich), 6
Faktura VAT nr 751001670/2008 z dnia 02.10.2008 r. - kwota 526,80 zł (dot. przesyłek kurierskich), Faktura VAT nr FKZ95039701/010/08 z dnia 08.10.2008 r. - kwota 220,40 zł (dot. rozmów telefonicznych), Faktura VAT nr FKZ95039701/009/08 z dnia 08.09.2008 r. - kwota 150,00 zł (dot. rozmów telefonicznych), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 21/2008 z dnia 13.08.2008 r. na kwotę 147,99 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 22/2008 z dnia 13.08.2008 r. na kwotę 131,50 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 26/2008 z dnia 28.09.2008 r. na kwotę 115,39 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 27/2008 z dnia 28.09.2008 r. na kwotę 73,60 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 34/2008 z dnia 18.11.2008 r. na kwotę 117,39 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), Faktura VAT nr 149/S/08/2008 z dnia 12.08.2008 r. na kwotę 498,00 zł (dot. szkolenia), Rachunek sprzedaŝy nr 813/2008 z dnia 12.09.2008 r. na kwotę 230,00 zł (dot. szkolenia), Faktura VAT nr 2579/2008 z dnia 23.09.2008 r. na kwotę 509,20 zł (dot. szkolenia). Dotyczy 6310 Faktura VAT nr 0021/500/09 z dnia 18.09.2008 r. na kwotę 4 999,56 zł (dot. zakupu sprzętu komputerowego). Stwierdzono, Ŝe skontrolowane wydatki z dotacji celowej przekazanej z budŝetu państwa zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, tj. na wdroŝenie ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. Nr 192, poz. 1378). [Akta kontroli str. 5-43] II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych. 7
Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr ZR 18-254/08-09 Decyzja Nr ZR 28-160/08-09 Decyzja Nr ZR-111/09-10 Decyzja Nr ZR-111/3/08-09 Decyzja Nr ZP 28-111/08-09 Decyzja Nr ZR 28-111/2/08-09 Decyzja Nr ZR 28-111/08-09 Decyzja Nr ZR 28-28/08-09 Decyzja Nr ZR 01-661/08/09 Decyzja Nr ŚP 01-611/08-09 Decyzja Nr ZR 01-266/08-09 Decyzja Nr ZR 10-205/08-09 Decyzja Nr ZR 28-99/4/08-09 Decyzja Nr ZR 28-99/2/07-08 Decyzja Nr ZR 09-123/3/08-09 Decyzja Nr ZR 09-123/2/08-09 Decyzja Nr ZA 01-310/07-08 Decyzja Nr ZR 17-310/4/08-09 Decyzja Nr ZR 17-310/08-09 Decyzja Nr ZA 17-310/07-08 Decyzja Nr ZR 20-408/08-09 Decyzja Nr ZR 01-387/08-09 Decyzja Nr ZA 01-387/3/07-08 Decyzja Nr ZA 01-387/07/08 Decyzja Nr ZR 08-1018/08-09 Skontrolowane sprawy spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego i świadczeń opiekuńczych oraz zaliczki alimentacyjnej. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasadności przyznawania 8
poszczególnych rodzajów świadczeń. Sprawy załatwiane są zgodnie z art. 35 1, 2 i 3 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Decyzje wydawane są zgodnie z art. 107 ww. ustawy. Na miejscu pouczono pracowników o konieczności odbierania oświadczeń o wysokości dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, jeŝeli dochody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych - dotyczy to osób, które nie złoŝyły zeznania podatkowego do urzędu skarbowego. Ponadto udzielono instruktaŝu w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, a takŝe w zakresie formy decyzji administracyjnych. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie pouczono o przysługującym prawie i sposobie zgłoszenia umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli i wyjaśnienia przyczyn tej odmowy w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie pod pozycją nr 2/2009. Będzino, dnia...... Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Sporządzono: 24.12.2009 r. 9