Wniosek beneficjenta o płatnop atność w ramach PO KL Białystok, kwiecień 2011 r. Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Umowa o dofinansowanie projektu Pierwsza transza dofinansowania wypłacana jest po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, (bez składania wniosku o płatność). Warunkiem wypłaty pierwszej transzy dofinansowania jest złoŝenie przez beneficjenta wymaganego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (weksel). Przekazanie kolejnych transz dofinansowania następuje na podstawie wniosków beneficjenta o płatność zaliczkową i uzaleŝnione jest od wcześniejszego wydatkowania przez Beneficjenta oraz rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% kwoty otrzymanych transz dofinansowania.
Umowa o dofinansowanie projektu Terminy wynikające z umowy: Beneficjent składa wniosek o płatność w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego określonego w Harmonogramie płatności. Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. WUP dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność, w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania. Termin ten dotyczy kaŝdej złoŝonej przez beneficjenta wersji wniosku o płatność. W przypadku, gdy w ramach projektu jest dokonywana kontrola i złoŝony został końcowy wniosek o płatność, termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do WUP podpisanej przez Beneficjenta informacji pokontrolnej lub do dnia odmowy podpisania informacji pokontrolnej.
Umowa o dofinansowanie projektu W przypadku stwierdzenia błędów w złoŝonym wniosku o płatność WUP wzywa Beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie. WUP moŝe wezwać Beneficjenta do złoŝenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów księgowych dotyczących projektu. Beneficjent zobowiązany jest do usunięcia błędów lub złoŝenia pisemnych wyjaśnień w wyznaczonym przez WUP terminie, pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy dofinansowania.
Umowa o dofinansowanie projektu Po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku beneficjenta o płatność, WUP przekazuje beneficjentowi w terminie do 20 dni roboczych od daty otrzymania poprawnego wniosku, informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność zawierającą: kwotę wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; zatwierdzoną kwotę rozliczenia kwoty dofinansowania oraz wkładu własnego wynikającą z pomniejszenia kwoty wydatków rozliczanych we wniosku o płatność o wydatki niekwalifikowalne; kwotę środków dotychczas rozliczonych (pomniejszoną o korekty finansowe i nieprawidłowości), kwotę kolejnej transzy do wypłacenia zgodnie z harmonogramem.
Umowa o dofinansowanie projektu WUP moŝe zawiesić wypłacenie transzy dofinansowania w przypadku stwierdzenia: nieprawidłowej realizacji projektu, w szczególności w przypadku opóźnienia w realizacji projektu wynikającej z winy beneficjenta, w tym opóźnień w składaniu wniosków o płatność w stosunku do terminów przewidzianych umową, utrudniania kontroli realizacji projektu, dokumentowania realizacji projektu niezgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, na wniosek instytucji kontrolnych. Zawieszenie płatności, następuje wraz z pisemnym poinformowaniem Beneficjenta o przyczynach zawieszenia. Uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu ww. przyczyn.
Umowa o dofinansowanie projektu JeŜeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, Ŝe dofinansowanie jest przez Beneficjenta: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240), pobrana nienaleŝnie lub w nadmiernej wysokości Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
Umowa o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu w sposób przejrzysty, tak aby moŝliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem. Obowiązek ten dotyczy równieŝ wszystkich partnerów, w zakresie tej części projektu, za której realizację odpowiadają.
Umowa o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do prawidłowego opisu wszystkich dokumentów księgowych dotyczących projektu (oryginały), obejmującego w szczególności: numer umowy o dofinansowanie projektu, informację, Ŝe projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, Ŝe dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony, kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do kaŝdego zadania. Jednocześnie kaŝdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego równieŝ odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lub nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności równieŝ odniesienie do zastosowania ww. trybu.
Obowiązek wyodrębnienia ewidencji księgowej Zgodnie z art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 istnieje wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem (odrębną ewidencję księgową w ramach juŝ prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych). Oznacza to prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych.
Zasady kwalifikowalności wydatków Są niezbędne dla realizacji projektu Są racjonalne i efektywne Zostały faktycznie poniesione Są udokumentowane Zostały przewidziane w zatwierdzonym budŝecie projektu zgodnie z zasadami jego konstruowania w ramach POKL Są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL Są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego
Dokumentacja księgowa Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równowaŝnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Oznacza to, iŝ zobowiązanie wynikające z dokumentu powinno być w całości zapłacone. Wniosek o płatność powinien być sporządzony w oparciu o dokumenty księgowe faktycznie zaksięgowane i zapłacone. Dowody księgowe powinny zawierać elementy określone w art. 21, ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Dowody zapłaty Wyciągi bankowe Raporty kasowe Dokumenty opłacone gotówką (faktury, rachunki, inne dokumenty), które w swojej treści zawierają adnotację o ich zapłacie, np. zapłacono gotówką Dowody zapłaty powinny jednoznacznie odnosić się do faktury lub innego dokumentu księgowego o równowaŝnej wartości dowodowej. Dokumenty wygenerowane z systemów elektronicznych (np. wyciągi bankowe) powinny być podpisane przez głównego księgowego lub inną uprawnioną osobę. Do wniosku załączane są kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem przez uprawnione osoby.
Wniosek beneficjenta o płatność Wniosek beneficjenta o płatność przygotowywany jest w obowiązującej wersji Generatora Wniosków Płatniczych (GWP). Obecnie obowiązuje GWP w wersji 3.2.8. Generator Wniosków Płatniczych moŝna pobrać ze strony: www.pokl.up.podlasie.pl lub www.efs.gov.pl
Wniosek beneficjenta o płatność WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 2011-04-01 do 2011-06-30 Okres, za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z aktualnym, zaakceptowanym przez WUP Harmonogramem płatności. We wniosku o płatność za dany okres rozliczeniowy beneficjent wykazuje wydatki poniesione w tym okresie z otrzymanych środków dofinansowania oraz w ramach wniesionego do projektu wymaganego wkładu własnego. W uzasadnionych przypadkach wydatki ujęte we wniosku mogą być sfinansowane z czasowo zaangaŝowanych środków własnych beneficjenta, w szczególności, gdy projekt jest realizowany zgodnie z Harmonogramem realizacji projektu, a beneficjent zmuszony jest finansować działania z własnych środków z uwagi na opóźnienie w przekazaniu transzy dofinansowania przez Instytucję WdraŜającą.
Wniosek beneficjenta o płatność 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich (3) Działanie: 6.1. poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie (4) Poddziałanie: 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy (5) Nazwa projektu: Nazwa projektu (6) Nr umowy/decyzji: POKL.06.01.01-20-0XX/11-00 (7) Okres realizacji projektu od 2011-01-01 do 2011-09-30 (8) Płatność: zaliczkowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 32 000,00 (10) Wnioskowana kwota (PLN): 42 000,00
Punkt 2_PROJEKT Wniosek beneficjenta o płatność (6) naleŝy wpisać numer zgodny z numerem zawartej umowy, w przypadku zawartego aneksu naleŝy wpisać nr aneksu obowiązującego w dniu przedłoŝenia wniosku o płatność do IP; (7) okres realizacji projektu musi być zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (punkt 1.8 wniosku o dofinansowanie); (9) wartość wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem powinna być zgodna z wartością wskazaną w tabeli 4 wniosku, w kolumnie 3 wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN), w wierszu wydatki ogółem ; (10) wnioskowana kwota powinna być zgodna z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy lub z ostatnim harmonogramem zatwierdzonym przez IP. NaleŜy wpisać kwotę zgodną z punktem 10_ Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe (pierwszy wiersz kolumny Planowana kwota wnioskowana ).
Wniosek beneficjenta o płatność 3_NAZWA BENEFICJENTA:.. Ulica Nr domu Nr lokalu - Miejscowość. Kod pocztowy Osoba przygotowująca wniosek beneficjenta o płatność: w części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko: telefon:.. faks:. e-mail:.. B) w części dot. postępu rzeczowego Imię i nazwisko: telefon: faks: e-mail:
Lp. Zadania/cele załoŝone we wniosku o dofinansowanie Wniosek beneficjenta o płatność 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN) Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) (PLN) % realizacji 1 2 3 4 5=(3+4)/2 1.1. Zadanie 1 Zarządzanie projektem 50 000,00 10 000,00 0,00 20,00 1.1.1 w tym wydatki personelu 0,00 0,00 0,00 0,00 1.2 Zadanie 2 Szkolenia 100 000,00 20 000,00 0,00 20,00 1.2.1... w tym wydatki personelu 0,00 0,00 0,00 0,00 2 wydatki pośrednie 10 000,00 2 000,00 0,00 20,00 3. wydatki ogółem: 160 000,00 32 000,00 0,00 20,00 3.1. w tym VAT 523,20 0,00 3.2. w tym cross-financing 0,00 0,00 0,00 0,00 3.3. w tym wkład niepienięŝny 0,00 0,00 0,00 0,00 3.4. w tym objęte pomocą publiczną 100 000,00 20 000,00 0,00 20,00 3.5. w tym stawki jednostkowe 0,00 0,00 0,00 0,00 3.6. w tym kwoty ryczałtowe 0,00 0,00 0,00 0,00
Wniosek beneficjenta o płatność W punkcie 4 wniosku o płatność naleŝy zwrócić uwagę na: aktualizowanie danych w kolumnie 2 zgodnie z kolejnymi zatwierdzonymi wersjami wniosku o dofinansowanie projektu, dane w kolumnie 3 powinny być zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność; w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, naleŝy wskazać wartość wynikającą z przemnoŝenia wartości kosztów bezpośrednich rozliczanych w danym wniosku, pomniejszonych o wydatki poniesione w ramach cross-financingu (rozliczane w danym wniosku) przez procent wydatków pośrednich wynikający z umowy o dofinansowanie; uwzględnianie w kolumnie 4, w kolejnych wnioskach o płatność, kwot rozliczonych i zatwierdzonych w poprzednich wnioskach o płatność (zgodnie z dotychczas otrzymanymi od IP Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność).
Zadania załoŝone we wniosku o dofinansowanie Wniosek beneficjenta o płatność Stan realizacji 1 2 zadanie 1 Zarządzanie projektem zadanie 2 Szkolenia 5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU NaleŜy zwrócić uwagę, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji zadań były zgodne z Harmonogramem realizacji projektu oraz odnosiły się do wydatków ujętych we wniosku o płatność. W opisie uwzględniamy równieŝ te działania, które zostały zrealizowane zgodnie z Harmonogramem, lecz wydatki odnoszące się do tych działań nie zostały ujęte we wniosku, poniewaŝ nie zostały w całości zapłacone naleŝy wówczas zamieścić informację, iŝ wydatki te zostaną rozliczone w kolejnych wnioskach o płatność. W punkcie tym naleŝy równieŝ zamieścić informację, czy w okresie objętym wnioskiem o płatność beneficjent przeprowadzał postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz czy udzielał pomocy publicznej (jeŝeli dotyczy to beneficjenta). WaŜne jest równieŝ aby zamieścić informacje dotyczące działań podjętych na rzecz równości szans kobiet i męŝczyzn
Wniosek beneficjenta o płatność 6_UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem Lp. Rodzaj przychodu Kwota (PLN) 1 2 1 0,00 suma: 0,00 Beneficjent ma obowiązek wykazywania wszelkich przychodów, które powstają w związku z realizacją Projektu, (tj. wpływu w okresie realizacji projektu środków finansowych pochodzących ze sprzedaŝy, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równowaŝnych opłat). Opłaty wpisowe BO stanowią przychód projektu, o ile nie zostały uwzględnione jako wkład własny w projekcie. Odsetki bankowe od przekazanych beneficjentowi transz dofinansowania nie są przychodem projektu (są dochodem beneficjenta) i nie są wykazywane we wniosku o płatność.
7_KOREKTY FINANSOWE Lp. nr wniosku o płatność, w ramach którego wydatek został rozliczony nr dokumentu, którego dotyczy korekta Wniosek beneficjenta o płatność rodzaj wydatku niekwalifikowalnego data wykrycia korekty wyjaśnienie korekty wysokość korekty (PLN) źródło finansowa nia 1. 2. suma: Tabelę naleŝy wypełnić gdy Beneficjent dostrzegł niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złoŝonych wcześniej i zatwierdzonych wnioskach o płatność. Mogą to być np..: wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu (korekta jest wykazywana bez względu na to, czy środki zostały juŝ odzyskane od uczestnika czy nie); wydatek zgłoszony przez beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęty we wnioskach o płatność; wydatek omyłkowo ujęty przez beneficjenta we wniosku o płatność w zawyŝonej wysokości (w stosunku do dokumentu księgowego).
Lp. Wniosek beneficjenta o płatność 8_ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW Źródło w okresie rozliczeniowym (PLN) od początku realizacji projektu (PLN) 1 Krajowe środki publiczne: 28 000,00 0,00 2 - budŝet państwa 28 000,00 0,00 3 - budŝet jednostek samorządu terytorialnego 0,00 0,00 4 - inne krajowe środki publiczne 0,00 0,00 4.1 - Fundusz Pracy 0,00 0,00 4.2 - Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 0,00 0,00 5 Pozostałe źródła: 4 000,00 0,00 5.1 - prywatne 4 000,00 0,00 suma: 32 000,00 0,00 Wydatki sfinansowane z przyznanego dofinansowania naleŝy wykazać w wierszu budŝet państwa, natomiast wydatki sfinansowane z wkładu własnego w wierszu prywatne. Wartości te powinny odpowiadać źródłom finansowania wskazanym w Zał. Nr 1. NaleŜy równieŝ uwzględnić koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. W ostatniej kolumnie: od początku realizacji projektu naleŝy wykazać wyłącznie wydatki zatwierdzone w poprzednich wnioskach o płatność (bez wniosku bieŝącego).
Wniosek beneficjenta o płatność 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** kwota dofinansowania (PLN) budŝet państwa wkład własny (PLN) budŝet inne krajowe jednostki środki samorządu publiczne terytorialnego wkład prywatny Ogółem (PLN) 1. Całkowita wartość projektu 140 000,00 0,00 0,00 0,00 20 000,00 160 000,00 2. 3. 4. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* Kwota dotychczas rozliczonych środków Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 28 000,00 28 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 28 000,00 0,00 0,00 0,00 4 000,00 32 000,00 5. Procent rozliczenia 100,00 0,00 0,00 0,00 20,00 20,00 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 0,00 0,00 0,00 0,00 16 000,00 128 000,00 * w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki
Wniosek beneficjenta o płatność Tabelę naleŝy wypełnić w podziale na kwotę dofinansowania oraz, jeŝeli dotyczy, na poszczególne źródła wkładu własnego (1) Całkowita wartość projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu; (2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz kwoty dofinansowania na dzień sporządzania wniosku wraz z ostatnią transzą. Uwaga! W przypadku poprawy wniosku o płatność, naleŝy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień sporządzenia pierwszej wersji wniosku. (3) Kwota dotychczas rozliczonych środków łączna kwota rozliczanych środków (narastająco) wykazanych w zatwierdzonych wnioskach o płatność (zgodnie z przekazanymi przez IP Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność za poprzednie okresy rozliczeniowe). (4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem naleŝy wypełnić zgodnie z sumą wydatków w pkt (8) wniosku; (5) Procent rozliczenia pole wyliczane automatycznie przez GWP; (6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku pole wyliczane automatycznie przez GWP. Uwaga! W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem naleŝy zwrócić uwagę, aby suma wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem w wierszu 4 zawierała równieŝ kwotę kosztów pośrednich.
Wniosek beneficjenta o płatność 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) od 01.04.2011 do 30.06.2011 45 000,00 42 000,00 od 01.07.2011 do 30.09.2011 50 000,00 40 000,00 od 01.10.2011 do 31.12.2011 33 000,00 30 000,00 Okresy rozliczeniowe nie mogą być dłuŝsze niŝ 3 miesiące. Suma kwot wykazanych w kolumnie Planowane wydatki, kwoty wydatków dotychczas rozliczonych oraz kwoty rozliczanej niniejszym wnioskiem powinna być równa ogólnej wartości projektu. Suma kwot wykazanych w kolumnie Planowana kwota wnioskowana oraz kwoty dotychczas przekazanej beneficjentowi w formie zaliczek powinna być równa wartości przyznanego dofinansowania projektu.
Wniosek beneficjenta o płatność Okresy rozliczeniowe wskazane w punkcie (10_) wniosku powinny być toŝsame z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w Harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu lub w ostatnim harmonogramie płatności zatwierdzonym przez IP. W kolumnie Planowane wydatki naleŝy przedstawić informacje o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych, aŝ do zakończenia realizacji projektu. Kolumnę Planowana kwota wnioskowana naleŝy wypełnić zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy lub z ostatnim harmonogramem płatności zatwierdzonym przez IP. Beneficjent moŝe dokonać we wniosku o płatność aktualizacji ww. harmonogramu, podając nowe kwoty oraz nowe kolejne okresy rozliczeniowe, przy czym instytucja weryfikująca wniosek moŝe te zmiany odrzucić.
Wniosek beneficjenta o płatność Uwaga! Planując wydatki na kolejne okresy rozliczeniowe naleŝy pamiętać, Ŝe powinny być one zgodne z załoŝonym Harmonogramem realizacji projektu i zaplanowanym na poszczególne lata budŝetem projektu. Planując kwoty wnioskowane na kolejne okresy rozliczeniowe, naleŝy zwrócić uwagę na to, Ŝe otrzymanie kolejnej transzy uzaleŝnione jest od wcześniejszego wydatkowania co najmniej 70% kwoty dotychczas otrzymanych transz dofinansowania.
Wniosek beneficjenta o płatność 11_PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOśENIA KOLEJNEGO WNIOSKU W punkcie tym naleŝy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu w następnym okresie rozliczeniowym zgodnie z zaplanowanym Harmonogramem realizacji projektu we wniosku o dofinansowanie projektu. 12_INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW/TRUDNOŚCI ZWIAZANYCH Z REALIZACJĄ PROJEKTU Punkt ten naleŝy wypełnić w przypadku problemów w realizacji projektu/zadań. NaleŜy tu opisać istotę problemu i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym Beneficjent wyjaśnia równieŝ przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie projektu. JeŜeli nie wystąpiły Ŝadne problemy w projekcie to równieŝ naleŝy zamieścić odpowiednią informację. Punkt ten nie moŝe pozostać niewypełniony.
Wniosek beneficjenta o płatność Poprzez zaznaczenie pola TAK lub NIE naleŝy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty (np. rozwój lokalny, równość szans itp.), do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych (tj. wybór pola NIE) naleŝy opisać na czym polega nieprawidłowość oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W powyŝszym opisie naleŝy ująć wyniki kontroli wskazujące na naruszenie zasad polityki UE. 31
Wniosek beneficjenta o płatność 14_OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA Ja, niŝej podpisany, niniejszym oświadczam, Ŝe informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku są zgodne z zatwierdzonym budŝetem projektu, zostały zapłacone oraz nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Wniosek podpisuje osoba lub osoby uprawnione do składania oświadczeń i podejmowania decyzji wiąŝących w imieniu Beneficjenta. Z zasady są to osoby, które podpisały umowę o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy wniosek podpisują inne osoby, naleŝy złoŝyć do WUP stosowne pełnomocnictwa, upowaŝniające te osoby do podpisywania wniosków o płatność. Podpisy powinny być opatrzone pieczęcią imienną lub złoŝone w sposób czytelny. Strony wniosku o płatność oraz załączniki powinny być zaparafowane. Uwaga! Data sporządzenia wniosku powinna być zawsze aktualna. Gdy Beneficjent składa poprawiony wniosek o płatność musi równieŝ uaktualnić datę!
Wniosek beneficjenta o płatność Załączniki do Wniosku Beneficjenta o płatność: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (Załącznik nr 1 do wniosku o płatność) Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia (Załącznik nr 2) wzór załącznika nr 2 stanowi załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości PO KL Ponadto Beneficjent zobowiązany jest, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność: poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów z rachunków bankowych, potwierdzających wydatki objęte wnioskiem o płatność, raportów kasowych (gdy prowadzi pełną księgowość) lub podpisanych przez beneficjenta zestawień płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (gdy nie prowadzi pełnej księgowości), informacji o wszystkich uczestnikach projektu (PEFS), aktualnego Oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (równieŝ partnera). Beneficjent zaznacza odpowiednie załączniki dotyczące składanego wniosku o płatność w GWP.
Wniosek beneficjenta o płatność Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność muszą być zapłacone w całości. Wydatki naleŝy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby realizacji projektu rachunku bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na postawie rzeczywiście ponoszonych wydatków, które mogą być opłacane z rachunku podstawowego beneficjenta, a następnie refundowane z konta projektowego w kol. 5 Zestawienia naleŝy podać datę refundacji wydatku z rachunku projektu. W przypadku braków środków na rachunku projektu, naleŝy czasowo zasilić rachunek środkami własnymi a następnie, po otrzymaniu środków z IP, zwrócić wcześniej przelaną kwotę z rachunku projektowego na rachunek podstawowy. NaleŜy pamiętać, aby przed złoŝeniem wniosku do IP, dokonać refundacji z rachunku projektu, wykazanej we wniosku kwoty kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.
Wniosek beneficjenta o płatność Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Dokumenty księgowe naleŝy pogrupować zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. JeŜeli koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków naleŝy je ująć w tabeli w taki sam sposób jak koszty bezpośrednie. Rozliczane wydatki muszą być ujęte w budŝecie projektu, oraz spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami. W Zestawieniu nie naleŝy wykazywać kwot ujemnych (np. korekty faktury). W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany powinna zostać wskazana poprawna wartość kwoty kwalifikowalnej. W pozostałych przypadkach tj. gdy korekta wydatku kwalifikowalnego dotyczy wcześniej zatwierdzonego wniosku o płatność, powinna zostać ujęta w punkcie 7_ korekty finansowe. Wypełniając Załącznik nr 1 nie naleŝy pozostawiaćŝadnego pustego pola. NaleŜy pamiętać o zaznaczaniu T/N w kolumnie cross financing oraz zadania zlecone.
Wniosek beneficjenta o płatność Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Jeśli w ramach jednej faktury rozliczane są wydatki opodatkowane róŝnymi stawkami VAT, wówczas naleŝy je pogrupować wg stawek VAT i ująć w Zestawieniu w oddzielnych pozycjach. Wynagrodzenie jest rozliczane we wniosku dopiero wówczas, gdy zapłacone są wszystkie jego składniki, tj. wynagrodzenie netto, składki ZUS oraz podatek dochodowy. Datą zapłaty, którą naleŝy podać w kol. 4 Zestawienia nr 1 jest data faktycznej zapłaty dokumentu, a nie data refundacji wydatku z rachunku projektu. JeŜeli jest kilka dat zapłaty dotyczących jednego wydatku (np. w przypadku wynagrodzeń, gdy na kwotę brutto składa się kilka przelewów - kwota netto i pochodne) to w kol. 4 Zestawienia naleŝy wpisać wszystkie daty. Nazwy towaru lub usług w kol. 5 Zestawienia powinny odpowiadać podkategoriom wydatków zaplanowanych w szczegółowym budŝecie projektu. W przypadku deklaracji ZUS P DRA kwota brutto i netto stanowi łączną sumę do zapłaty.
Dowody zapłaty Do wniosku o płatność naleŝy dołączyć: Wyciągi bankowe z rachunku projektu za cały okres rozliczeniowy - naleŝy zachować ciągłość numeracji wyciągów; Wyciągi bankowe z rachunku podstawowego beneficjenta poświadczające zapłatę wydatków poniesionych pierwotnie ze środków własnych beneficjenta (np. zapłata składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków) moŝna dołączyć tylko część stron zawierających ww. operacje dotyczące projektu oraz dane posiadacza rachunku i numer rachunku bankowego; Raporty kasowe (w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienie operacji gotówkowych zawierające m.in. okres za jaki jest sporządzane, podpis osoby sporządzającej, datę, podsumowanie, a takŝe wyszczególnienie operacji tzn. data zapłaty, nr dokumentu, data wystawienia, kwota. W tytułach przelewów naleŝy podawać dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację płatności, np. pełne numery faktur, numery rachunków, list płac, miesiąc za który jest płacone wynagrodzenie. W przypadku niezgodności z danymi wskazanymi w Zestawieniu nr 1 do wniosku naleŝy załączyć oświadczenie wyjaśniające niezgodność.
Postęp rzeczowy Załącznik nr 2 do wniosku o płatność W tej części wniosku Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia postępu rzeczowego realizowanego projektu. Poszczególne tabele wypełniane są zgodnie ze stanem faktycznym na dzień wypełniania wniosku.
Załącznik nr 2 do wniosku o płatność Załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność zawiera siedem tabel. Tabele nr 1-4 powinny zostać wypełnione w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie jego uczestników.
Tabela nr 1 Przepływ uczestników projektu
Tabela nr 1 Przepływ uczestników projektu Osoby rozpoczynające udział w projekcie osoby, które podpisały deklarację uczestnictwa. Osoby powracające do projektu osoby, które były wcześniej objęte wsparciem w ramach danego przedsięwzięcia i zakończyły bądź przerwały w nim udział.
Tabela nr 1 Przepływ uczestników projektu Osoby, które zakończyły udział w projekcie osoby, które zakończyły uczestnictwo we wszystkich formach wsparcia określonych dla nich w projekcie. Uczestników, którzy nie mogą kontynuować udziału w projekcie z powodu podjęcia pracy naleŝy wykazywać jako osoby, które zakończyły udział w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieŝką tylko w przypadku projektów, których głównym celem jest podjęcie zatrudnienia.
Tabela nr 1 Przepływ uczestników projektu Osoby przerywające udział w projekcie osoby, które nie zakończyły zaplanowanej zgodnie z programem formy wsparcia realizowanej w ramach projektu oraz odstąpiły od dalszego uczestnictwa w projekcie. Osoby kontynuujące udział w projekcie osoby, które nie zakończyły ani nie przerwały udziału w przedsięwzięciu, nadal uczestniczą w zaplanowanych formach wsparcia.
Tabela nr 1 Przepływ uczestników projektu Liczba osób, które rozpoczęły udział w projekcie = liczba osób, które zakończyły udział w projekcie + liczba osób, które przerwały udział w projekcie + liczba osób, które kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego
Tabela nr 1 Przepływ uczestników projektu
Tabela nr 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie
Tabela nr 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie Tabela nr 2 stanowi uszczegółowienie informacji przedstawionych w tabeli nr 1. Uczestników projektu naleŝy wykazać odpowiednio w poszczególnych kategoriach/podkategoriach.
Tabela nr 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie Obszary wiejskie zgodnie z definicją Głównego Urzędu Statystycznego to tereny połoŝone poza granicami administracyjnymi miast, czyli obszary gmin wiejskich oraz część wiejska gmin miejsko-wiejskich.
Tabela nr 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata
Tabela nr 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata Wiek osoby objętej wsparciem naleŝy określić w chwili rozpoczęcia jej udziału w projekcie. W wierszu osoby młode (15-24 lata) wykazujemy uczestników, którzy w dniu przystąpienia do projektu mają ukończone 15 lat i nie skończyli jeszcze 25 lat. W wierszu osoby w wieku starszym (55-64 lata) wykazujemy uczestników, którzy w dniu przystąpienia do projektu mają ukończone 55 lat i nie skończyli jeszcze 65 lat.
Tabela nr 4 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na wykształcenie Wykształcenie uczestników przedsięwzięcia naleŝy określić w chwili rozpoczęcia ich udziału w projekcie, biorąc pod uwagę ostatni zakończony formalnie etap edukacji.
Załącznik nr 2 do wniosku o płatność KaŜdą osobę wykazaną w tabeli nr 1 naleŝy obowiązkowo wykazać w tabeli nr 2 i tabeli nr 4.
Tabela nr 5 Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie Pomiar wskaźników dokonywany jest z chwilą przystąpienia przedsiębiorstwa do projektu.
Tabela nr 6 Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis na rzecz mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w ramach projektu W tabeli nr 6 naleŝy wskazać kwotę środków stanowiących pomoc publiczną oraz pomoc de minimis wypłaconych na rzecz MŚP w ramach projektu na podstawie zatwierdzonych/ zrealizowanych wniosków o płatność.
W przypadku, gdy tabela nr 5 i tabela nr 6 nie są wypełniane w komentarzu wpisujemy nie dotyczy.
Tabela nr 7 Osiągni gnięte wartości wskaźnik ników
Tabela nr 7 Osiągni gnięte wartości wskaźnik ników
Tabela nr 7 dotyczy osób, które zakończyły udział w przedsięwzięciu. Monitorowane są w niej wskaźniki określone dla danego Działania oraz inne wskaźniki, które zostały określone we wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy wskaźniki określone dla Działania wskazano we wniosku o dofinansowanie naleŝy podać ich wartość docelową oraz wyliczyć stopień realizacji wskaźnika. JeŜeli nie wskazano ich we wniosku o dofinansowanie to przy wartości docelowej naleŝy wpisać nie określono, a przy stopniu realizacji nie dotyczy. Projektodawca ma obowiązek monitorowania wszystkich wskaźników, które przewidział do realizacji w projekcie, zarówno twardych jak i miękkich.
Szczegółowych informacji udziela: Wydział Informacji i Promocji EFS Punkt Informacyjny EFS Czynny: Poniedziałek 8.00 16.00 Wtorek Piątek 7.30 15.30 tel.: 85 74 97 247 fax: 85 74 97 209 email: informacja.efs@wup.wrotapodlasia.pl www.pokl.up.podlasie.pl
Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku tel. (085) 74 97 200; fax. (085) 74 97 209 www.up.podlasie.pl 62