Szkoła Podstawowa Nr 12 w Tczewie PRZYGOTOWANIE SZABLONU DYPLOMU W PROGRAMIE MICROSOFT WORD Z WYKORZYSTANIEM KORESPONDENCJI SERYJNEJ mgr Elżbieta Galant-Zielonka Tczew 2003
Wstęp Nowoczesny nauczyciel, pracujący na dowolnym etapie kształcenia, staje na co dzień w obliczu pewnych wymagań, jakie narzuca czas. Coraz częściej samodzielnie wykonane druki okolicznościowe (np. dyplomy, gratulacje) nadają nagrodom indywidualny charakter. Można je dopasować do konkretnej sytuacji, w jakiej dyplom ma być wręczony. W zależności od potrzeb, możemy posłużyć się odpowiednio dobraną grafiką lub innego rodzaju ozdobnikami (ramkami, kolorowym drukiem różnego kroju). Atutem samodzielnie wykonanego dyplomu będzie to, że jego oryginalny wygląd, nada nagrodzie szczególny charakter w zależności od typu i rodzaju konkursu, czy uroczystości, z okazji której ten druk ma być wręczony. Na dyplomach dla poszczególnych laureatów konkursu, zmieniają się tylko niektóre elementy np. imię, nazwisko, zajęta lokata, natomiast reszta pozostaje taka sama dla wszystkich. Dlatego też, do stworzenia wzoru dyplomu, jedynie z wyszczególnieniem miejsc na zmienne (imię, nazwisko, zajmowane miejsce), doskonale nadaje się korespondencja seryjna. Jest to jedno z narzędzi dostępnych w programie Microsoft Word. W wyniku pracy nad stworzeniem dyplomu w korespondencji seryjnej powstaną zawsze dwa dokumenty, ściśle ze sobą powiązane: jeden będzie zawierał szablon druku, czyli tę część niezmienną, dla wszystkich taką samą, którą można porównać do niewypełnionego druku dyplomu. drugi plik będzie zawierał dane zmienne, ułożone odpowiednio w tabeli, która tworzy się automatycznie w trakcie powstawania pliku z danymi. Poniżej prezentuję - krok po kroku - sposób wykonania szablonu dyplomu z wykorzystaniem korespondencji seryjnej dostępnej w programie Microsoft Word 97. Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 2
Przykład dotyczy utworzenia dyplomu nagrody w eliminacjach do konkursu w nauczaniu zintegrowanym TALENTY NA START. Pracę nad przygotowaniem dyplomu należy podzielić na kilka części. Według nich omówię kolejne etapy tworzenia dyplomu z wykorzystaniem korespondencji seryjnej. Etap 1. Przygotowanie wzoru dyplomu w sposób, jaki sobie zaplanuję, w zależności od treści, które powinny się znaleźć na druku, z pominięciem zmiennych, czyli imienia, nazwiska, zajmowanej lokaty, itp. Etap 2. Przekształcenie przygotowanego dyplomu w dokument główny korespondencji seryjnej. Etap 3. Utworzenie listy zmiennych, czyli pliku, gdzie znajdą się dane laureatów, dla których przygotowuję dyplom. Etap 4. Wstawienie pól korespondencji seryjnej do wzoru dyplomu. Etap 5. Scalenie listy laureatów ze wzorem dyplomu. Rodzaje i sposoby scalania, w zależności od indywidualnych preferencji nauczyciela. Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 3
Tak powinien wyglądać dyplom po skończonej pracy. (Prezentowana tutaj forma jest przedstawiona w pomniejszeniu; oryginał A4) Etap 1 Przygotowanie wzoru dyplomu z pominięciem zmiennych (imienia, nazwiska, itp.) 1. Otwieram pusty plik w programie MS Word. 2. Ustawiam odpowiednią szerokość marginesów: Plik > Ustawienia strony... > Marginesy: Górny i Dolny po 1,5 cm, Prawy i Lewy po 1 cm Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 4
3. Wstawiam ramkę wraz z clownem, która jest pojedynczym plikiem graficznym. Wstaw > Rysunek > Z pliku... (tutaj podaję lokalizację wybranego pliku) > Wstaw. 4. Zmieniam format rysunku: klikam na obiekcie prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego wybieram Formatuj rysunek... w karcie Otaczanie wybieram Styl otaczania Brak (czynność tę wykonuję po to, by obiekt graficzny ramka z clownem był wstawiony niezależnie od wpisanego tekstu akceptuję dokonaną zmianę wciskając przycisk OK. Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 5
następnie zmieniam położenie obiektu, w taki sposób, by zawsze umiejscowiony był za tekstem (tekst pisany w dokumencie nie będzie zasłonięty obiektem graficznym, a zawsze widoczny); czynności te wykonuję, wybierając z menu kontekstowego uruchomionego przez przyciśnięcie prawego przycisku myszy na obiekcie graficznym, Kolejność > Przesuń za tekst po takim ustawieniu grafiki można przejść do wpisania tekstu na wzorze dyplomu 5. Ustawiam format pierwszego akapitu, na którym będę bazowała: na linijce ustawiam Wcięcie z prawej na 13 cm, przesuwając znacznik w wybrane miejsce, tak by wpisywany tekst nie wychodził poza obszar żółtej ramki ustawiam na środku linii kursor, wybierając przycisk Wyśrodkuj na pasku narzędzi 6. Wpisuję tekst dyplomu ustawiając wyrazy w kolejnych liniach dokumentu. Pamiętam o pominięciu danych zmiennych. 7. Najpierw zapisuję całość domyślną czcionką, którą później zmieniam tak, by nadać tekstowi odpowiednią formę. Powiększam słowo Dyplom, uwypuklam temat konkursu, itp. Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 6
8. Po sformatowaniu wpisaniu i sformatowaniu tekstu dyplom wygląda tak: Etap 2 Po takim przygotowaniu wzoru dyplomu przystępuję do przekształcenia go w dokument główny korespondencji seryjnej. Z menu Narzędzia wybieram polecenie Korespondencja seryjna. Naciskam przycisk Utwórz. Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 7
Po czym wybieram polecenie Listy seryjne... W kolejnym oknie, które się pojawi, wybieram przycisk Aktywne okno. W tym momencie aktualnie otwarty dokument został przekształcony w dokument główny korespondencji seryjnej. Nie zamykam okna zatytułowanego Pomocnik korespondencji seryjnej. Etap 3 Teraz utworzę listę zmiennych, czyli plik, gdzie znajdować się będą dane laureatów, dla których przygotowuję dyplomy. Z otwartego okna Pomocnik korespondencji seryjnej wybieram przycisk Pobierz dane, następnie wybieram opcję Utwórz źródło danych. W wybranym oknie dialogowym usuwam wszystkie domyślnie ustawione nazwy pól, wybierając odpowiednią ilość razy przycisk Usuń nazwę pola. Następnie wpisuję własne nazwy pól w okienko Nazwa pola: (UczennicyUcznia, Nazwisko, ZajęcieZdobycie, Jakiego) i dodaję je kolejno za pomocą przycisku Dodaj nazwę pola do listy Nazwy pól w wierszu nagłówkowym. Nazwa pola może być dowolnym wyrazem, nie zawierającym spacji. Wybieram przycisk OK. Program wyświetli okno Zapisz jako... Tu należy wskazać miejsce, w którym chcemy zapisać plik. Musimy też podać nazwę pliku z danymi. Wygodnie jest nadać temu dokumentowi taką samą nazwę, jaką ma dokument główny z dopiskiem dane. W praktyce wygląda to następująco: Jeśli dokument Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 8
główny korespondencji seryjnej zapiszę pod nazwą dyplom.doc, wówczas dokumentowi ze zmiennymi nadam nazwę dyplom-dane.doc. Teraz korzystając z Formularza danych wprowadzam zmienne dotyczące laureatów konkursu, pamiętając o zachowaniu prawidłowej formy gramatycznej, takiej, jaka ma się znaleźć na dyplomie. Po wpisaniu danych zamykam okno Formularza danych, wybierając przycisk OK. Teraz przystępuję do kolejnego etapu pracy nad dokumentem głównym korespondencji seryjnej. Etap 4 Uzupełniam wzór dyplomu o brakujące treści (pola, które zdefiniowałam w dokumencie z danymi). Po ustawieniu kursora we wzorze dyplomu, w miejscu, w którym chcę wstawić jedno z pól, wybieram przycisk z paska narzędzi Wstaw Pole korespondencji seryjnej. Następnie z listy wybieram to pole, które chcę wstawić w miejscu wskazanym przez pozycję kursora. Po kolei umieszczam pola: UczennicyUcznia, Nazwisko, ZajęcieZdobycie, Jakiego. Po wstawieniu pól korespondencji seryjnej według powyższego wzoru Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 9
można przełączać widok dokumentu za pomocą przycisku Pokaż scalane dane tak, by móc obserwować w jakich miejscach pola zostały wstawione. Poniżej prezentuję obydwa widoki dokumentu głównego w zależności od stanu wyżej wymienionego przycisku. przycisk wyciśnięty przycisk wciśnięty Za pomocą przycisków z paska narzędzi Korespondencja seryjna: Następny rekord, Poprzedni rekord, można przeglądać umiejscowienie danych w dokumencie głównym naszego dyplomu. Etap 5 Ostatnim etapem pracy nad dyplomem jest scalenie dwóch dokumentów korespondencji seryjnej (dokumentu głównego oraz dokumentu z danymi) w jedną całość. Można scalić dokumenty bezpośrednio na drukarkę za pomocą przycisku Scal na drukarkę. Spowoduje to, że Microsoft Word automatycznie wydrukuje tyle dyplomów z danymi, ile rekordów utworzyliśmy. Można również scalić dokumenty do nowego pliku za pomocą przycisku Scal do nowego dokumentu. Spowoduje to utworzenie pliku, który będzie zawierał tyle dyplomów z danymi scalonymi z dokumentem głównym, ile Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 10
rekordów utworzyliśmy. W tak powstałym pliku można jeszcze dokonać niezbędnej korekty i dopiero po wykonaniu tych czynności wydrukować dyplomy. Można też nie scalać w ogóle powstałych dokumentów, a drukować pojedyncze rekordy wybierając z menu programu polecenie Plik > Drukuj > Bieżącą stronę. Jaki sposób wydrukowania stworzonych dokumentów wybierze nauczyciel, zależy od jego potrzeb i wygody. Mam nadzieję, że niniejsze opracowanie w czytelny sposób pokazało jak tworzyć dokumenty z wykorzystaniem korespondencji seryjnej. Myślę, że pomoże ono również usprawnić tworzenie pism okolicznościowych i zachęci nauczycieli do wykorzystywania tej umiejętności w pracy zawodowej. Bibliografia oraz ilustracje Program: Microsoft Office 97, Microsoft Corporation 1983-1997. Dokumentacja techniczna MS Office: Praca z pakietem Microsoft Office 97, Microsoft Corporation 1995-97. Program: CorelDRAW7, Corel Corporation 1988-1997. Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu..., Tczew 2003 r. str. 11