UMIEJĘTNOŚCI PREZENTACYJNE W największym skrócie prezentacja to pokaz. Dlatego pamiętaj, Ŝe prezentacja jest przedstawieniem, w którym grasz główną rolę. RóŜnica polega na tym, Ŝe celem twojego przedstawienia nie jest zabawić Klienta, lecz przekonać go. Aby go do tego nakłonić musisz go najpierw zainteresować i o tym nie wolno ci nigdy zapomnieć. Spróbujemy opisać ci najwaŝniejsze zasady budowania i przeprowadzania prezentacji. Jeśli będziesz o nich pamiętał twoja prezentacja będzie na pewno udana.
Przygotowanie prezentacji: 1. Nigdy nie ryzykuj poprowadzenia prezentacji bez przygotowania. Musisz dokładnie wiedzieć do kogo będziesz mówił i co chcesz powiedzieć. 2. Musisz zbudować plan prezentacji tak, by uwzględniał oczekiwania audytorium, które powinny ci być wcześniej znane. 3. Nawet, jeśli przygotujesz się bardzo solidnie, mogą cię czekać niespodzianki. Potraktuj takie zdarzenia jako kolejną okazję do zdobywania nowych doświadczeń, drugi raz juŝ nie dasz się zaskoczyć. 4. Jeśli posługujesz się nowoczesnymi środkami, które są bardzo pomocne, sprawdź dwa razy przed prezentacją, czy wszystko działa. 5. Jeśli czujesz przed prezentacją tremę, to dobrze. Po 20-tej prezentacji prawdopodobnie nadal będziesz miał tremę, ale na pewno nauczysz się nad nią panować. 6. Przygotowując prezentację w komputerze pamiętaj, Ŝe przede wszystkim musi być jasna i czytelna. Nie umieszczaj zbyt duŝej ilości informacji, nie przesadzaj z rysunkami i ozdobnikami, unikaj efektów dźwiękowych. NajwaŜniejsza jest czytelność. 7. Koniecznie sprawdź dzień przed prezentacją jakość i czytelność obrazu! Budowa prezentacji: 1. Pamiętaj, Ŝe kaŝda prezentacja ma charakter indywidualny. 2. Umieść zawsze w treści prezentacji do kogo jest kierowana. 3. Pamiętaj o wejściu - najwaŝniejsze jest pierwsze 30 sekund prezentacji. Musisz na samym początku zainteresować słuchaczy. MoŜe to być zgrabny cytat, trafne zdanie lub szczególnie dla niego 2
istotna kwestia przedstawiona w obrazowy sposób. ZaleŜy to tylko od Twojej kreatywności. 4. Przygotuj tzw. backgroud - są to slajdy, których nie pokazujesz podczas prezentacji, a które zawierają szereg waŝnych twoim zdaniem informacji. W sprzyjającym momencie pokazujesz te dodatkowe informacje, co zawsze robi doskonałe wraŝenie. 5. Prezentacja powinna mieć logiczną, jasną budowę - nie przeskakuj z tematu na temat. 6. Umieść plan prezentacji na początku. 7. Prezentacja nie moŝe być za długa, średnio na jeden slajd przeznaczasz najwyŝej 1-2 minuty, chyba Ŝe są pytania. Nie wydłuŝaj, bo powoduje to spadek zainteresowania słuchaczy. Warunki prezentacji: 1. Zawsze sprawdź salę przed prezentacją., musisz być swobodny i pewien miejsca w którym będziesz się poruszał. 2. Wielkość pomieszczenia powinna odpowiadać ilości osób - nie moŝe być ani za mała ani za duŝa. 3. Najlepszy układ miejsc to układ w kształcie litery U. Taki układ pozwala ci utrzymywać właściwy kontakt przez cały czas trwania prezentacji. 4. Zwróć uwagę na ewentualne zakłócenia, np. hałasy. Lepiej wcześniej o to zadbać niŝ w trakcie prezentacji spotkać się z niespodzianką. 5. Nie zaczynaj prezentacji, jeśli wiesz, Ŝe mają być podane napoje czy ciastka. Poczekaj aŝ wszystko zostanie podane. 3
Jak poprowadzić prezentacje? 1. NajwaŜniejsze jest wejście - musisz zainteresować, zaintrygować słuchaczy. 2. Przedstaw plan prezentacji i przewidywany czas pokazu. 3. Przedstawiaj korzyści, oddziałuj na wyobraźnię słuchaczy. 4. Posługuj się przykładami. 5. Zadawaj pytania w trakcie prezentacji, odpowiadając słuchacz definiuje swoje oczekiwania. 6. Odpowiadaj na pytania słuchaczy, ale staraj się trzymać tematu prezentacji. 7. Prowadź prezentacje dynamicznie - ani na chwilę nie moŝesz utracić zainteresowania słuchaczy. 8. PomóŜ audytorium odkryć wartość prezentowanych przez ciebie rozwiązań - doprowadź do momentu, gdy stwierdzi: tak, tego właśnie potrzebuję. 9. Utrzymuj kontakt ze wszystkimi uczestnikami. 10.Nie rozgaduj się, nie powtarzaj tego samego - zanudzisz. Nie zapominaj o treści i celu prezentacji. 11. Nigdy nie czytamy treści widocznych na ekranie - omawiamy je lub rozwijamy. Ludzie potrafią czytać. 12.Nie bagatelizuj wątpliwości, wyjaśniaj wszystko dokładnie, a jeśli nie potrafisz, umów się na konkretny termin udzielenia odpowiedzi. 4
13.Zakończenie jest równie waŝne jak początek - sukces prezentacji polega na tym, Ŝe na końcu ty i słuchacze osiągacie porozumienie. 14. Jeśli sądzisz, Ŝe moŝesz o czymś zapomnieć- zanotuj. 15.Nigdy nie pokazuj swojej wyŝszości. Mowa ciała jest równie waŝna, jak treść naszej prezentacji. To mowa ciała w duŝej mierze pozwala na utrzymanie zainteresowanie Klienta. Choćby prezentacja treściowo była doskonale, jeśli będzie prowadzona monotonnie i statycznie nie osiągniesz sukcesu. Dlatego pamiętaj: 1. Zawsze stawaj przodem do uczestników, nawet jeśli piszesz na tablicy. 2. Nigdy nie mów do tyłu. 3. Poruszaj się w miarę moŝliwości swobodnie przechodząc w róŝne miejsca - od ekranu do uczestników. 4. Gestykuluj - naturalnie i swobodnie, przekazuj rękami więcej niŝ głosem, pokazuj otwarte dłonie. 5. Bądź wyprostowany, pewnie stój na nogach, ugruntuj się. 6. Nie kołysz się, nie baw długopisem, nie przestępuj z nogi na nogę. 7. Zmieniaj modulacje głosu - nic tak nie usypia jak monotonny ton. 8. Utrzymaj kontakt wzrokowy z wszystkimi uczestnikami - reguła mówi: co 30 sekund zmieniaj. 5
9. Uśmiechaj się! 10.Panuj nad otoczeniem, ale nie góruj nad nim. 11.Nie mów ani za szybko ani za wolno - od czasu do czasu zmieniaj tempo mówienia. 12.Nie pokazuj niczego palcami, uŝywaj wskaźnika lub chociaŝ długopisu. 13.Zmieniaj narzędzia np. przechodź z ekranu na tablice. Przeczytaj nasze wskazówki trzy razy, spróbuj jak najwięcej pamiętać, stosuj je, a na pewni twoja prezentacja będzie sukcesem. POWODZENIA! 6
PoniŜej dołączamy arkusz oceny, który pomoŝe Ci w doskonaleniu umiejętności prezentacji. Ocena prezentacji Jakość komunikacji słownictwo kontakt z odbiorcą mowa ciała operowanie głosem ( energetyczność i modulacja) 4... 7
zawartość merytoryczna jasność i przejrzystość struktura prezentacji sposób wzbudzenia zainteresowanie i utrzymanie uwagi inne uwagi z punktu widzenia klienta 8