UMOWA NR.../ZFŚS/2019 zawarta w dniu... pomiędzy:

Transkrypt

1 Egz. Nr UMOWA NR.../ZFŚS/2019 zawarta w dniu... pomiędzy: Skarbem Państwa 22 Wojskowym Oddziałem Gospodarczym z siedzibą w Olsztynie, ul. Saperska 1, NIP , REGON , zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez: Komendanta a reprezentowaną przez: zwaną/ym dalej Wykonawcą, zaś wspólnie zwanych dalej Stronami. Strony oświadczają, że niniejsza umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzonego na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1986) znak sprawy: Znak sprawy 22WOG-ZP /A/56/ZFŚS/R/U 1 1. Świadczenie usług sportowo rekreacyjnych o zróżnicowanym charakterze w ramach zapewnienia imiennych kart uprawniających do korzystania z nielimitowanego dostępu do obiektów sportowych i zajęć sportowo rekreacyjnych dla pracowników 22 WOG Olsztyn, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Strony postanawiają, iż pojęcia występujące w niniejszej umowie będą mieć określone poniżej znaczenie: Pakiet sportowo-rekreacyjny zawiera dostęp dla użytkowników zgłoszonych przez Zamawiającego do obiektów sportowych i zajęć sportowo-rekreacyjnych o zróżnicowanym charakterze. Lista imienna lista użytkowników uprawnionych do korzystania z usług objętych pakietem sportowo-rekreacyjnym, przekazana przez Zamawiającego dla Wykonawcy. Pracownik - osoba zatrudniona przez Zamawiającego na podstawie umowy o pracę, Osoba Towarzysząca osoby zgłoszone przez Pracownika korzystającego z pakietu sportowo-rekreacyjnego, wymienione na liście, uprawnione do korzystania z usług objętych pakietem sportowo-rekreacyjnym (osoby uprawnione -członkowie rodziny, zgodnie z 3 ust. 1 pkt. 3 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Dziecko dziecko do lat 15, zgłoszone przez Pracownika, wymienione na liście, uprawnione do korzystania z usług objętych pakietem rekreacyjno-sportowym (co najmniej w zakresie obiektów basenowych). Użytkownik wszystkie osoby wymienione na liście, uprawnione do korzystania z pakietu sportowo-rekreacyjnego (pracownik, osoba towarzysząca, dziecko). Strona 1 z 8

2 Imienna karta karta uprawniająca do korzystania z usług określonych w pakiecie sportowo-rekreacyjnym. Karta nie może być odsprzedawana i przekazywana osobom nieuprawnionym do korzystania z pakietu sportowo-rekreacyjnego. Okres rozliczeniowy miesiąc kalendarzowy, na czas którego zamawiane są usługi z pakietu sportowo-rekreacyjnego. Obiekt pojedynczy punkt świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych (niezależnie od ilości usług świadczonych w obiekcie) objęty pakietem sportowo-rekreacyjnym. Ustawa - ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U poz. 1000) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszelkich informacji użytkownikom o dostępnych usługach oraz zasadach korzystania z obiektów sportowych. Aktualna lista usług oraz obiektów będzie zawsze dostępna na stronie internetowej Wykonawcy, adres strony.. 2. Warunki dotyczące zasad prawidłowego korzystania z oferowanego programu przez Wykonawcę określa regulamin stanowiący załącznik nr 2 do umowy. 3. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się do dostarczenia bezpłatnie w terminie na 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem pierwszego okresu rozliczeniowego, osobie wskazanej w 8 do siedziby Zamawiającego, określonej liczby imiennych kart uprawniających do korzystania przez użytkowników z usług objętych umową. Liczba kart zostanie ustalona na podstawie imiennej listy sporządzonej przez Zamawiającego. 4. W przypadku zwiększenia liczby użytkowników, Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia, osobie wskazanej w 8, do siedziby Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed terminem nowego okresu rozliczeniowego określonej liczby kart uprawniających do korzystania z usług objętych programem. 5. Wykonawca dołoży wszelkich starań celem zapewnienia najwyższej jakości produktów i usług objętych umową. 6. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym w zakresie realizacji przedmiotu umowy oraz do uwzględnienia wszystkich uwag i wskazówek Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu umowy Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się do dostarczenia Wykonawcy imiennej listy użytkowników objętych umową w terminie do 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem pierwszego okresu rozliczeniowego. Lista będzie podstawą do ustalenia liczby kart. 2. W przypadku zmiany liczby użytkowników Zamawiający zobowiązuje się do przesyłania informacji o zmianach na liście użytkowników na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego. W przypadku, gdy Zamawiający nie dostarczy listy w ustalonym terminie, Wykonawca ma prawo wystawić fakturę za dany okres rozliczeniowy zgodnie z ostatnim otrzymanym zamówieniem. Strona 2 z 8

3 3. Zamawiający dołoży wszelkich starań, celem zwrócenia Wykonawcy kart będących w jego posiadaniu w przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem lub jego rezygnacji z uczestnictwa w programie. 4. W przypadku zagubienia lub kradzieży karty Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawcę, który zobowiązuje się do bezpłatnego wydania duplikatu w terminie 5 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia zagubienia lub kradzieży karty. 5. Zamawiający zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Wykonawcą w zakresie realizacji przedmiotu umowy Cena za korzystanie z imiennej karty przez jednego pracownika za okres jednego miesiąca wynosi brutto złotych (słownie:.....) 2. Cena za korzystanie z imiennej karty przez osobę towarzyszącą za okres jednego miesiąca wynosi brutto.złotych (słownie:...) 3. Cena za korzystanie z imiennej karty w zakresie usług basenowych przez dziecko za okres jednego miesiąca wynosi brutto.. złotych (słownie:...) 4. Cena za korzystanie z imiennej karty przez dziecko w zakresie korzystania z pakietu sportowo-rekreacyjnego za okres jednego miesiąca wynosi brutto. słownie:...). 5. Wartość umowy ogółem brutto nie przekroczy kwoty.. zł. (słownie: złotych 00/100), netto..zł. 6. Wartość brutto, o której mowa w ust. 5 została ustalona na podstawie prognozowanej ilości zamawianych kart imiennych w okresie obowiązywania umowy i nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń co do wysokości faktycznej odpłatności należnej z tytułu wykonanych usług. Zamawiający nie będzie ponosił ujemnych skutków finansowych i prawnych. 7. W przypadku, gdy należność z tytułu realizacji umowy osiągnie kwotę brutto o której mowa w ust. 5 umowa ulega rozwiązaniu na mocy niniejszego postanowienia bez potrzeby składania przez strony dodatkowych oświadczeń w tym zakresie. 8. Wykonawca oświadcza, że w okresie obowiązywania umowy, gwarantuje stałe ceny za korzystanie z kart imiennych określonych w ust. 1, 2, 3 oraz Nie dopuszcza się wnoszenia przez pracowników innych, dodatkowych opłat z tytułu świadczenia usług przez Wykonawcę w zakresie objętym umową. 10. Wykonawca za zrealizowane usługi w danym okresie rozliczeniowym otrzyma wynagrodzenie wyliczone jako suma powstała z iloczynu ceny za korzystanie z imiennych kart wskazanych w ust. 1, 2, 3 oraz 4 niniejszego paragrafu i ilości użytkowników w danym okresie rozliczeniowym. 11. Wykonawca wystawi fakturę VAT / rachunek w terminie do 7 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie określone w ust. 10 płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur VAT/ rachunków na 22 Wojskowy Oddział Gospodarczy, Olsztyn, ul. Saperska 1, NIP w terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT/ rachunku, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT/rachunku. 12. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Strona 3 z 8

4 13. Nie wyraża się zgody na cesję wierzytelności wynikających z umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego Przedmiot umowy będzie realizowany od 01 kwietnia 2019 r. do 31 marca 2020 r. z zastrzeżeniem 4 ust Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia musi obejmować pełny okres rozliczeniowy. 3. W przypadku odstąpienia lub rozwiązania umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy netto Administratorem danych osobowych w rozumieniu Ustawy jest: a) Wykonawca - w odniesieniu do danych osobowych wszystkich Użytkowników po zebraniu zgód na przetwarzanie ich danych osobowych na zasadach opisanych w ust. 3-5 w zakresie czynności przetwarzania określonych w tych zgodach; b) Zamawiający w odniesieniu do danych osobowych Użytkowników, do których zwraca się z informacją o możliwości objęcia Pakietem sportowo-rekreacyjnym (Programem). Po odebraniu od tych osób zgód, Zamawiający będzie przetwarzał ich dane osobowe w wyniku powierzenia przez Wykonawcę, na zasadach i w zakresie określonych w szczególności w ust Każdy z administratorów danych wskazanych w ust. 1 powyżej odpowiada we własnym zakresie za zapewnienie zgodności ich przetwarzania z przepisami o ochronie danych osobowych. 3. W oparciu o art. 23 ust.1 pkt 1 Ustawy, na podstawie zgody Użytkowników wyrażonej w sposób określony w ust. 4 poniżej, wykonawca przetwarza następujące dane osobowe Użytkowników: a) w przypadku Pracowników: imię i nazwisko, numer Karty, rodzaj Karty, nazwa i siedziba pracodawcy oraz sposób korzystania z Karty; b) w przypadku Osób Towarzyszących: imię i nazwisko, numer Karty Osoby Towarzyszącej, rodzaj Karty, imię i nazwisko Pracownika, który zgłosił do Programu Osobę Towarzyszącą, nazwa i siedziba pracodawcy tego Pracownika oraz sposób korzystania z Karty; c) w przypadku Dzieci: imię i nazwisko, numer Karty Dziecka, rodzaj Karty, miesiąc oraz rok urodzenia Dziecka, imię i nazwisko Pracownika, który zgłosił do Programu Dziecko, nazwa i siedziba pracodawcy tego Pracownika oraz sposób korzystania z Karty. Powyżej wymienione dane będą przetwarzane wyłącznie w celach niezbędnych do wykonania Umowy. 3. Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę przed zgłoszeniem swojego udziału w Programie na formularzu papierowym według wzorów dostarczonych Zamawiającemu. 4. Zamawiający zbiera w imieniu i na rzecz Wykonawcy zgody Użytkowników na przetwarzanie danych osobowych w wersji papierowej. Zamawiający zobowiązuje się do: Strona 4 z 8

5 1) archiwizacji przedmiotowych oświadczeń Użytkowników w imieniu Wykonawcy przy zastosowaniu wymaganych przepisami Ustawy zasad bezpieczeństwa danych, 2) udostępnienia Wykonawcy oryginałów przedmiotowych oświadczeń Użytkowników w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Zamawiającego wniosku Wykonawcy zgłoszonego na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 4. Zarówno Zamawiający jak i Wykonawca zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych Użytkowników zgodnie z Ustawą, w szczególności do wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, co najmniej w zakresie określonym w art Ustawy, a także innych powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w celu prawidłowego wykonania niniejszej Umowy. 5. Wykonawca będzie przetwarzać dane osobowe Użytkowników dla celów podatkowych i rachunkowych w zakresie i przez czas zgodny z obowiązującymi przepisami, a także po zakończeniu świadczenia usług w zakresie i przez czas niezbędny do rozliczenia Umowy. 6. Po zaprzestaniu korzystania z Programu przez Użytkownika, Wykonawca może przechowywać dane osobowe Użytkowników w zakresie niezbędnym dla dochodzenia roszczeń przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z niniejszej Umowy. 7 Dopuszcza się zmiany w zakresie ilości użytkowników korzystających z pakietu sportoworekreacyjnego w poszczególnych okresach rozliczeniowych, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, pod warunkiem nie przekroczenia wartości całkowitej brutto umowy, określonej w 4 ust Wszelkie działania, których podjęcie jest wymagane lub dopuszczalne na mocy niniejszej umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę, mogą być podejmowane lub sporządzane przez upoważnionych przedstawicieli (za wyjątkiem składania oświadczeń woli powodujących powstanie zobowiązania i zmian niniejszej umowy). po stronie Zamawiającego:... tel./fax.. po stronie Wykonawcy:... tel./fax W Sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. Umowę sporządzono w 3 egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. Załączniki: Zał. nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Zał. nr 2 Regulamin korzystania z kart imiennych Zał. nr 3 - Umowa powierzenia danych osobowych WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Strona 5 z 8

6 Załącznik nr 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług sportowo rekreacyjnych o zróżnicowanym charakterze w ramach zapewnienia imiennych kart uprawniających do korzystania z nielimitowanego dostępu do obiektów sportowych i zajęć sportowo rekreacyjnych. 2. Z usług sportowo rekreacyjnych korzystać będą pracownicy Zamawiającego oraz członkowie ich rodzin, zwani dalej osobami towarzyszącymi, a także dzieci pracowników do lat Pracownicy i osoby towarzyszące powinni mieć zapewniony dostęp do skorzystania w każdym obiekcie co najmniej z jednej z następujących usług: basen siłownia sauna fitness aqua aerobic aerobic joga pilates nauka tańca sporty walki Dzieci pracowników do lat 15 powinny mieć zapewniony co najmniej dostęp do basenów. 4. Pracownicy Zamawiającego, osoby towarzyszące będą mieć możliwość korzystania z usług świadczonych przez Partnerów Wykonawcy na terenie całego kraju ze szczególnym uwzględnieniem obszaru województwa warmińsko-mazurskiego (minimum 70 obiektów, w tym miasto Olsztyn minimum 30 obiektów). Dzieci pracowników do lat 15 powinny mieć zapewniony dostęp do co najmniej 3 obiektów basenowych na terenie miasta Olsztyn. 5. W ramach abonamentu miesięcznego (zakupionej imiennej karty) pracownicy Zamawiającego oraz osoby towarzyszące powinni mieć możliwość korzystania z różnorodnych usług sportowych i rekreacyjnych, w godzinach otwarcia obiektu sportowego, chyba że grafik lub regulamin wewnętrzny obiektu sportowo-rekreacyjnego stanowi inaczej. Ponadto powinni mieć zapewniony nielimitowany dostęp do obiektów sportowych, jeśli chodzi o możliwość korzystania z różnych usług w różnych obiektach sportowych tego samego dnia, tygodnia czy miesiąca bez deklaracji korzystania z określonej lokalizacji, przy czym czas trwania jednorazowego pobytu na obiekcie (rozumiany jako czas korzystania z usługi) nie może być krótszy niż 45 minut (nie dotyczy sauny ze względów bezpieczeństwa). 6. Podstawą do korzystania z usług będą imienne karty wystawione i dostarczone przez Wykonawcę. 7. Karty uprawniające do korzystania z usług dostarczone zostaną Zamawiającemu na koszt Wykonawcy w terminie do 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Strona 6 z 8

7 8. Zamawiający przewiduje średnio miesięcznie zakup 72 kart, z czego 45 dla pracowników, 20 dla członków rodziny, 4 dla dzieci pracowników do lat 15 dające dostęp co najmniej do basenów a także 3 kart dla dzieci umożliwiających korzystanie z różnorodnych usług sportowych i rekreacyjnych. 9. Zamawiający informuje, że powyższe ilości zakupu kart miesięcznie ustalono w sposób szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany w ilościach w poszczególnych miesiącach (okresach rozliczeniowych) w zależności od potrzeb i zainteresowania pracowników. Zamawiający nie będzie ponosił ujemnych skutków finansowych i prawnych. 10. Zamawiający na 10 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego będzie informował Wykonawcę o ilości kart, które będą aktywne w okresie rozliczeniowym (o zmianach na liście użytkowników). 11. Nie dopuszcza się zmiany ceny imiennej karty w trakcie trwania umowy. 12. Aktualny zakres usług sportowych i rekreacyjnych powinien być dostępny na stronie internetowej Wykonawcy. 13. Przez punkt Partnerski Zamawiający rozumie jeden obiekt, a nie usługę świadczoną w tym obiekcie. 14. Wykonawca w ramach umowy umożliwi także korzystanie z usług nowych obiektów, z którymi nawiąże współpracę po dniu zawarcia umowy. 15. Imienne karty dla pracowników, członków rodzin, dzieci pracowników do lat 15 będą częściowo finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (przez Zamawiającego), a w pozostałym zakresie koszty zakupu karty poniesie pracownik. Strona 7 z 8

8 REGULAMIN KORZYSTANIA Z KART IMIENNYCH Załącznik nr 2 1. Karta jest kartą imienną i nie może być udostępniana innym osobom. 2. Karta musi być czytelnie podpisana przez jej użytkownika. 3. Karta jest ważna tylko za okazaniem dokumentu potwierdzającego tożsamość (dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, itp.). 4. W celu skorzystania z usług dostępnych w placówkach partnerskich Wykonawcy, użytkownik jest zobowiązany do każdorazowego okazywania karty i dokumentu tożsamości oraz składania podpisu potwierdzającego odbycie wizyty. 5. Pracownik Wykonawcy lub Pracownik placówki partnerskiej są upoważnieni do weryfikacji karty z dokumentem tożsamości. 6. Użytkownik karty jest zobowiązany do składania czytelnych podpisów (takich samych jak na karcie) w raportach wizyt znajdujących się na recepcji obiektu. 7. Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu obiektu, w którym się znajduje. 8. Z usług można korzystać w godzinach otwarcia obiektu (jeśli nie występują dodatkowe ograniczenia). 9. Na niektóre usługi obowiązują grafiki zajęć prezentowane bezpośrednio przez placówki partnerskie Wykonawcy. 10. W przypadku zajęć grupowych np. aerobik, zalecany jest uprzedni kontakt telefoniczny z placówką partnerską Wykonawcy w celu ustalenia wolnych miejsc. 11. Zabronione jest dokonywanie wszelkich zmian w wyglądzie karty, poza złożeniem podpisu we właściwym miejscu. 12. Wszelkie informacje związane z dostępem do usług można otrzymać dzwoniąc pod numer. Handel kartami oraz jakakolwiek forma dystrybucji kart bez zgody Wykonawcy są zabronione i grożą postępowaniem cywilno-prawnym. 13. Zabrania się użytkowania kart poza okresami, na które zostały one zamówione. 14. Fakt zgubienia, zniszczenia lub kradzieży karty należy niezwłocznie zgłosić do osoby odpowiedzialnej za kontakt z Wykonawcą. W przypadku znalezienia karty uprzednio zgłoszonej jako zagubiona, kartę taką należy przekazać do osoby odpowiedzialnej za kontakt z Wykonawcą. 15. Użytkownik karty, w ramach pakietu może korzystać wyłącznie z usług placówek partnerskich wskazanych przez Wykonawcę na stronie internetowej. 16. Karta jest własnością Wykonawcy, który ma prawo do żądania zwrotu karty w przypadku stwierdzenia naruszenia niniejszego Regulaminu przez użytkownika, jak również do odmowy wydania karty takiemu użytkownikowi w przyszłości. 17. Zamawiając kartę, użytkownik oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i bezwarunkowo go akceptuje. 18. Zmiana niniejszego Regulaminu może być dokonana z inicjatywy Zamawiającego lub Wykonawcy w każdym czasie. O treści dokonanych zmian należy niezwłocznie powiadomić użytkowników. Strona 8 z 8