Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych

Transkrypt

1 Biuletyn techniczny Comarch OPT!MA 17.0 Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych Copyright 2010 COMARCH SA

2 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI WSTĘP WYMIAR CZASU PRACY POJĘCIE WYMIARU (ART. 130 K.P.) WYMIARY CZASU PRACY W RÓśNYCH SYSTEMACH WYMIAR CZASU PRACY NIEPEŁNOETATOWCA NORMY CZASU PRACY POJĘCIE NORMY (ART. 129 K.P.) ZATRUDNIENIE NA CZĘŚĆ ETATU NORMA A WYMIAR PORÓWNANIE NORMY Z WYMIAREM KONFIGURACJA WYMIARU W PROGRAMIE KONFIGURACJA NORMY W PROGRAMIE PRACA W PORZE NOCNEJ POJĘCIE PRACY W NOCY (ART K.P.) KONFIGURACJA PRACY NOCNEJ ROZLICZANIE NADGODZIN POJĘCIE NADGODZINY (ART. 151 K.P.) WYLICZENIE NADGODZIN REKOMPENSATA ZA PRACĘ W NADGODZINACH WYNAGRADZANIE ZA NADGODZINY DOPŁATY DO NADGODZIN KONFIGURACJA PROCENTÓW DOPŁAT ROZLICZANIE NADGODZIN WG KALENDARZA PARAMETRY I ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI BILANSOWANIE W ROZLICZENIACH WG KALENDARZA ROZLICZANIE NADGODZIN WG NORMY DOBOWEJ I ŚREDNIOTYGODNIOWEJ ALGORYTM ROZLICZENIA NADGODZIN ŁĄCZNIE Z NORMĄ DOBOWĄ BILANSOWANIE W ROZLICZENIU ALGORYTMEM ŁĄCZNIE Z NORMĄ DOBOWĄ POZOSTAŁE ALGORYTMY ROZLICZENIA NADGODZIN WG NORMY ŚREDNIOTYGODNIOWEJ BILANSOWANIE W ROZLICZENIU WG NORMY ŚREDNIOTYGODNIOWEJ CZAS WOLNY ZA NADGODZINY PŁACE I KADRY PLUS ILOŚĆ CZASU WOLNEGO WYNAGRODZENIE ZA CZAS WOLNY CZAS WOLNY ZA NADGODZINY W PROGRAMIE PODSTAWY DO WYNAGRODZENIA ZA DODATKOWE GODZINY PRACY WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ PONAD USTALONY WYMIAR PODSTAWA DOPŁAT DO NADGODZIN KONFIGURACJA W PROGRAMIE FORMY EWIDENCJI CZASU PRACY PODSUMOWANIE...33 Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 2

3 2 Wstęp Dokument słuŝy UŜytkownikom systemu Comarch OPT!MA Płace i Kadry (Płace i Kadry Plus) do poprawnego skonfigurowania dostępnych w programie parametrów w celu rozliczenia czasu pracy pracowników, a szczególnie naliczenia nadgodzin. Ze względu na to, Ŝe przepisy dotyczące nadgodzin są bardzo rozbudowane i skomplikowane, to duŝa część dokumentu została poświęcona ich interpretacji. Opisy sposobów konfiguracji oraz rozliczania czasu pracy zostały wzbogacone przykładami. 3 Wymiar czasu pracy 3.1 Pojęcie wymiaru (art. 130 k.p.) Wymiar czasu pracy określa liczbę godzin, którą pracownik powinien przepracować w przyjętym okresie rozliczeniowym. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym ustala się: mnoŝąc 40 godzin (norma średniotygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym, dodając do otrzymanej liczby iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku - tzw. dni wystających, odejmując od otrzymanego wyniku iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby świąt przypadających w innym dniu niŝ niedziela (art K.p.). W myśl art pkt 2 K.p. dla celów rozliczania czasu pracy pracownika, przez tydzień naleŝy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Święta będące dniami wolnymi od pracy wykazuje ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. nr 4, poz. 28 ze zm.). Przykład 1: Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca maja 2010 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - liczba dni wystających: 29, 30, 31 - z czego 1 dzień (31) mieści się w zakresie od poniedziałku do piątku, więc 1 dzień * 8h = 8h, - pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niŝ niedziela: 1, 3 czyli 2 dni * 8h = 16h, - wyliczenie wymiaru: 160h + 8h 16h = 152h. Uwaga: Święto 1 maja 2010 przypada w sobotę, więc za ten dzień powinien być wyznaczony inny dzień wolny. Przykład 2: Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca listopada 2010 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - pozostała liczba dni: 29, 30 mieszczą się w zakresie od powiedz. do piątku, czyli 2 dni * 8h = 16h, - pomniejszenie za 2 święta występujące w innym dniu niŝ niedziela: 1 i 11, czyli 2 * 8h = 16h, - wyliczenie wymiaru: 160h + 16h - 16h = 160h. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 3

4 Miesiące Liczba dni Norma dobowa WYMIAR Styczeń Luty Marzec Kwiecień Maj Czerwiec Lipiec Sierpień Wrzesień Październik Listopad Grudzień SUMA Tabela 1. Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2010 roku dla okresów jednomiesięcznych 3.2 Wymiary czasu pracy w róŝnych systemach Istnieje pojęcie dopuszczalnego dobowego wymiaru czasu pracy, który dotyczy dni, które są dla pracownika dniami pracy i wynosi: 12h, 16h lub 24h dla pracowników z przedłuŝonym dobowym wymiarem w systemie równowaŝnego czasu pracy (art k.p.), 7h (lub 7:35h) dla pracowników z obniŝonym wymiarem z tytułu pracy w warunkach szczególnie uciąŝliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia (art. 145 k.p. oraz na podstawie odrębnych przepisów). Analogicznie istnieją róŝne przeciętne tygodniowe wymiary czasu pracy: 40h dla pracowników zatrudnionych w równowaŝnym systemie czasu pracy, 43h dla pracowników z przedłuŝonym wymiarem zatrudnionych w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.), 35h (lub 38h) dla pracowników z obniŝonym wymiarem (art. 145 k.p., na podstawie odrębnych przepisów). 3.3 Wymiar czasu pracy niepełnoetatowca Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy powinien w okresie rozliczeniowym przepracować odpowiednią część wymiaru czasu pracy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze stosownie do wymiaru swojego zatrudnienia. Oznacza to, Ŝe wymiary zamieszczone w tab. 1 pomnoŝone przez wymiar etatu stanowią wymiar czasu pracy niepełnoetatowca zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy. Przykład 3: Ustalenie wymiaru czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, dla trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego (październik grudzień 2010 r.). - suma wymiarów z 3 miesięcy: = 504h, - wyliczenie wymiaru: mnoŝymy przez wymiar etatu: 504h* ¾ = 378h. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 4

5 4 Normy czasu pracy 4.1 Pojęcie normy (art. 129 k.p.) Norma to maksymalna liczba godzin do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym. We wszystkich systemach czasu pracy określono następujące normy czasu pracy: norma dobowa - 8 godzin norma średniotygodniowa - 40 godzin. Ustalenie normy czasu pracy dla okresu rozliczeniowego odbywa się analogicznie jak dla wymiaru, tylko nie dokonujemy tu jedynie pomniejszeń za święta, czyli: liczbę pełnych tygodni w miesiącu (poprzez tydzień rozumiemy tu dni 01-07, 08-14, itp.) mnoŝymy przez 40h, pozostałe dni wystające poza pełne tygodnie (zakres od poniedziałku do piątku) mnoŝymy przez 8h. W pozakodeksowych ustawach spotkać moŝna inne, zaniŝone normy czasu pracy dla pewnych grup pracowniczych. Jest to np. norma dobowa 7h i średniotygodniowa 35h dla osób niepełnosprawnych Miesiące Liczba dni Norma dobowa NORMA Styczeń Luty Marzec Kwiecień Maj Czerwiec Lipiec Sierpień Wrzesień Październik Listopad Grudzień SUMA Tabela 2. Zestawienie norm czasu pracy w 2010 roku Przykład 4: Ustalenie normy czasu pracy dla miesiąca maja 2010 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - liczba dni wystających: 29, 30 i 31 z czego 1 dzień (31) mieści się w zakresie od poniedziałku do piątku, więc 1 dzień * 8h = 8h, - wyliczenie normy: = 168h. Przykład 5: Ustalenie normy czasu pracy dla miesiąca listopada 2010 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - pozostała liczba dni: 29, 30 mieszczą się w zakresie od poniedz. do piątku, czyli 2 dni * 8h = 16h, - wyliczenie normy: = 176h. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 5

6 4.2 Zatrudnienie na część etatu Pracownicy zatrudnieni na część etatu mają takie same normy czasu pracy jak pracownicy pełnoetatowi, róŝne są dla nich tylko wymiary czasu pracy. W umowie o pracę dla niepełnoetatowca odnotowujemy dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad wymiar czasu pracy tego pracownika, powyŝej którego oprócz normalnego wynagrodzenia płacony jest dodatek, jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art k.p.). Ten czas pracy nie jest jednak traktowany jak godziny nadliczbowe i nie sumuje się do limitu godzin nadliczbowych w roku. Przykład 6: Pracownik zatrudniony na pół etatu i pracuje po 4 godziny dziennie w normalnym rozkładzie czasu pracy (od poniedziałku do piątku). W umowie o pracę ma ustalone, Ŝe praca ponad wymiar czasu 5h dziennie i 25h tygodniowo jest wynagradzana dodatkowo. W dzień pracy pracownik pracował przez 10h, co moŝemy podzielić na: - 4h pracy w obrębie wymiaru, - 1h pracy ponad wymiar, - 3h pracy ponad wymiar wynagradzane dodatkiem, - 2h nadgodziny wynagradzane dopłatą do nadgodzin. 5 Norma a wymiar 5.1 Porównanie normy z wymiarem Analizując zasady ustalania liczby godzin normy (wg art. 129 k.p.) i wymiaru (art. 130 k.p.) widać, Ŝe w okresach rozliczeniowych, w których występuje święto w inny dzień niŝ niedziela, norma jest wyŝsza niŝ wymiar. Sąd NajwyŜszy w uzasadnieniu do uchwały w składzie siedmiu sędziów z dnia (sygn. akt III ZP 20/01) przyjął, Ŝe w takiej sytuacji wymiar czasu pracy ma charakter obniŝonej normy czasu pracy. A zatem przekroczenie obniŝonej normy czasu pracy jest pracą w godzinach nadliczbowych. PoniŜsza tabela wyróŝnia miesiące, w których norma jest róŝna od wymiaru czasu pracy Miesiące NORMA WYMIAR RÓśNICA Styczeń (1 święto) Luty Marzec Kwiecień (1 święto) Maj (2 święta) Czerwiec (1 święto) Lipiec Sierpień (1 święto) Wrzesień Październik Listopad (2 święta) Grudzień (1 święto) SUMA (9 świąt) Tabela 3. Porównanie norm i wymiarów czasu pracy w 2010 roku Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 6

7 Uwaga: PoniŜej ogólne wzory wyliczenia normy i wymiaru. NORMA = liczba pełnych tygodni * norma tygodniowa + dni wystające poza pełne tygodnie (od poniedziałku do piątku) * norma dobowa WYMIAR (normy pomniejszonej o kaŝde święto) = liczba pełnych tygodni * norma tygodniowa + dni wystające poza pełne tygodnie (od poniedziałku do piątku) * ilość dni świątecznych (od poniedziałku do soboty) * norma dobowa 5.2 Konfiguracja wymiaru w programie Zgodnie z wymiarem czasu pracy powinien być ustalany harmonogram czasu pracy pracownika, proporcjonalnie do jego wymiaru etatu. Ustalając harmonogram nie moŝemy przekroczyć maksymalnych dopuszczalnych wymiarów (zarówno w dniach, jak i w godzinach). NaleŜy tu pamiętać o zagwarantowaniu pracownikowi odpowiedniej łącznej liczby dni wolnych od pracy oraz gwarantowanych przepisami okresów odpoczynku. Harmonogram czasu pracy w programie Comarch OPT!MA definiujemy w Konfiguracji firmy / Płace / Kalendarze. MoŜna go potem uszczegółowić poprzez wprowadzenie tzw. wyjątków w planie pracy u pracownika. Sposób tworzenia i definiowania kalendarzy opisany jest szczegółowo w podręczniku do konfiguracji programu. WaŜne dla rozliczania czasu pracy jest naniesienie poprawnego harmonogramu, który w pozycji Wymiar będzie miał odpowiednią dla okresu rozliczeniowego ilość godzin. Kontrola zgodności tworzonego planu pracy z przepisami naleŝy do UŜytkownika programu. Rys. 1. Zdefiniowany kalendarz przedstawiający plan pracy (harmonogram). 5.3 Konfiguracja normy w programie Ustawianie szczegółowych parametrów dotyczących pojedynczego kalendarza jest moŝliwe w Konfiguracji firmy / Płace / Kalendarze. Poprzez zaznaczenie / odznaczenie odpowiednich parametrów ustalamy: czy rozliczać nadgodziny, czy liczyć standardowe dopłaty do nadgodzin, czy liczyć standardowe wynagrodzenie powyŝej/poniŝej normy, czy liczyć standardowe dopłaty do godzin nocnych. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 7

8 W tym oknie określamy, według jakich norm mają być rozliczane nadgodziny. Mamy moŝliwość zaznaczenia parametru Norma wg kalendarza - wówczas za normę będzie przyjmowany zaplanowany czas pracy w nominalnym kalendarzu u pracownika (w planie pracy). JeŜeli natomiast nadgodziny mają być rozliczane zgodnie z normami: dobową i tygodniową, to wyłączamy opcję Norma wg kalendarza i wpisujemy w poniŝsze pola odpowiednie wartości: Norma dobowa (wymiar): wpisujemy normę dobową (standardowo 8h), Norma tygodniowa: wpisujemy wartość normy średniotygodniowej (standardowo 40h). W niektórych systemach czasu pracy dopuszczalne jest przedłuŝenie dobowego wymiaru ponad 8h (np. w równowaŝnym systemie czasu pracy, w systemie skróconego tygodnia pracy, czy w systemie pracy weekendowej), wówczas naleŝy zaznaczyć parametr Z uwzględnieniem przedłuŝonych dobowych wymiarów z planu pracy (równowaŝny czas pracy). WydłuŜenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) powinno być rekompensowane dniami wolnymi od pracy lub skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniŝej 8h) w niektórych dniach. Rys. 2. Konfiguracja pojedynczego kalendarza w zakresie rozliczania nadgodzin. Uwaga: Wyliczenie normy czasu pracy dla okresu rozliczeniowego (róŝnej od wg kalendarza ) jest następujące: Liczba pełnych tygodni * Norma tygodniowa (standardowo 40h) + Dni wystające poza pełne tygodnie (zakres od poniedziałku do piątku) * 1/5 z normy tygodniowej (standardowo 8h=40/5) Z poziomu Konfiguracja firmy/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy dostępne są dwa parametry, które mają znaczenie dla obliczenia normy, są to: Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela dla zaznaczonego parametru norma tygodniowa przypadająca na pełne tygodnie jest pomniejszana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela (standardowo o 8h jako wyliczenie 1/5 z normy tygodniowej, czyli 8h=40/5). W takiej sytuacji norma w okresie rozliczeniowym powinna być równa wymiarowi czasu pracy. Natomiast w przypadku niezaznaczonego parametru norma tygodniowa wynosi dokładnie tyle, ile jest wpisane w konfiguracji kalendarza (standardowo 40 godzin), czyli jeŝeli w okresie rozliczeniowym występuje święto w innym dniu niŝ niedziela, to norma powinna być większa niŝ wymiar. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 8

9 Uwaga: W celu prawidłowych wyliczeń normy do nadgodzin, uŝytkownik powinien wyznaczać dni świąteczne (od poniedziałku do soboty). W przypadku, gdy praca przypada w święto w innym dniu niŝ niedziela, to wymagane jest wyznaczenie w innym dniu dnia świątecznego. Natomiast, gdy praca przypada w niedzielę (lub w święto przypadające w niedzielę), to nie naleŝy wyznaczać dnia świątecznego, tylko wolny. Przesunięcie początku tygodnia na pierwszy dzień okresu rozliczeniowego - parametr decyduje o tym, w jaki sposób program będzie interpretował tydzień. Przy zaznaczonym parametrze tydzień oznacza kaŝde kolejne siedem dni licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Odznaczenie parametru powoduje, Ŝe jako tydzień jest traktowane kolejne siedem dni od poniedziałku do niedzieli (tydzień kalendarzowy). Dodatkowo w module Comarch OPT!MA Płace i Kadry Plus istnieje moŝliwość określenia: Długości okresu rozliczenia dopłat do nadgodzin co n miesięcy, gdzie n>=1, np. co 3 miesiące. Przesunięcia początku okresu rozliczenia dopłat do nadgodzin w stosunku do początku roku kalendarzowego, np. z przesunięciem 1 oznacza, Ŝe okres rozliczeniowy zaczyna się od lutego, z przesunięciem 2 od marca, itd. (Dotyczy to okresów rozliczeniowych co najmniej 2 miesięcznych). Opóźnienia w rozliczeniu dopłat do nadgodzin w wypłacie względem ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, np. z opóźnieniem 0 - oznacza, Ŝe dopłaty do nadgodziny zostaną wypłacone w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, z opóźnieniem 1 wypłata dopłat nastąpi w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. okres rozliczeniowy styczeń marzec zostanie rozliczony w kwietniu). Uwaga: Wynagrodzenie powyŝej/poniŝej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest w miesiącu wystąpienia nadgodzin. Natomiast dopłaty do nadgodzin 50% lub 100% mogą być rozliczane co n miesięcy (w module Comarch OPT!MA Płace i Kadry Plus). 6 Praca w porze nocnej 6.1 Pojęcie pracy w nocy (art k.p.) Praca nocna to kolejne 8 godzin wyznaczone przez pracodawcę w godzinach pomiędzy a Za kaŝdą przepracowaną w ustalonym przedziale godzinę naleŝy się dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jeśli praca wykonywana w porze nocnej jest jednocześnie pracą w nadgodzinach, to poza w/w dodatkiem pracownikowi naleŝy się dopłata do nadgodzin jest to zawsze dodatkowe 100% wynagrodzenia. 6.2 Konfiguracja pracy nocnej W programie Comarch OPT!MA ustawiamy parametry dotyczące pracy nocnej w Konfiguracji firmy / Płace / Konfiguracja kalendarzy: zakres godzin, pomiędzy którymi praca będzie traktowana jako praca w nocy, limit godzin zgodne z przepisami 8 godzin, podstawę naliczania dopłat do godzin nocnych (minimalne wynagrodzenie lub stawka zaszeregowania, zaleŝne od indywidualnych ustaleń firmy). Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 9

10 7 Rozliczanie nadgodzin Rys. 3. Konfiguracja pracy w nocy. 7.1 Pojęcie nadgodziny (art. 151 k.p.) Nadgodzina to kaŝda godzina przepracowana: ponad obowiązujące danego pracownika normy czasu pracy oraz ponad dopuszczalny dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. W skrócie moŝna więc stwierdzić, Ŝe pracą w godzinach nadliczbowych jest więc praca ponad 8h na dobę oraz ponad 40h na tydzień. Dodatkowo w niektórych systemach czasu pracy, gdzie dopuszczalne jest przedłuŝanie dobowego wymiaru czasu pracy, np. w równowaŝnym czasie pracy, nadgodziną będzie praca ponad przedłuŝony wymiar dobowy (np. praca ponad zaplanowane 12h) oraz praca ponad 8h w dni, w które zaplanowana była praca poniŝej 8h. 7.2 Wyliczenie nadgodzin Pierwszym obowiązującym warunkiem jest zasada, Ŝe kaŝda godzina przepracowana przez pracownika ponad normę dobową lub obowiązujący go przedłuŝony dobowy wymiar czasu pracy jest nadgodziną (są to tzw. nadgodziny dobowe, poniewaŝ wynikają z przekroczenia normy dobowej). W drugiej kolejności sprawdza się, czy w okresie rozliczeniowym została przekroczona kolejna z norm - norma średniotygodniowa. W tym celu porównujemy czas przepracowany pracownika powiększony o liczbę godzin usprawiedliwionych nieobecności a pomniejszony o nadgodziny dobowe z obowiązującą normą czasu pracy. Przykład 7: W miesiącu maju 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w normalnym rozkładzie czasu pracy (praca od poniedziałku do piątku po 8h) powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 152h. Uwaga: Pracownika obowiązuje 1 miesięczny okres rozliczeniowy, dlatego teŝ za 1.05, który przypada w sobotę pracownik powinien mieć wyznaczony dodatkowy dzień wolny np. 4.05). W jeden poniedziałek przepracował o 2 godziny dłuŝej oraz dodatkowo przyszedł do pracy w sobotę na 10h. Sumarycznie przepracował 164h (12h ponad plan). Jakie przysługują pracownikowi dopłaty do nadgodziny? Krok I liczymy nadgodziny dobowe. Praca w poniedziałek przekroczyła normę dobową o 2h i w sobotę równieŝ wykraczała poza 8h o 2h. Stąd liczba nadgodzin dobowych = 4h - są to nadgodziny 50%, poniewaŝ nie wystąpiły w nocy, ani w dniu świątecznym. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 10

11 Krok II liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej. Uwaga: Bardzo waŝne jest tutaj ustawienie parametru Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela, od którego zaleŝy wyliczenie normy. A. Wyliczenie normy przy zaznaczonym parametrze Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela : Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 1 dzień brzegowe przypadający od poniedz. do piątku (31) * 8h - 2 święta * 8h = = 152h. Czas przepracowany (164h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0h) - nadgodziny dobowe (4h) norma (152h)= = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h - nadgodzin 100%). Sumaryczna ilość nadgodzin: 4 (50%) i 8 (100%). B. Wyliczenie normy przy niezaznaczonym parametrze Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela : Norma: 4 pełne tygodnie * 40 h + 1 dzień brzegowe przypadający od poniedz. do piątku (31) * 8h = = 168h Czas przepracowany (164h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0h) - nadgodziny dobowe (4h) norma (168h)= = -8<0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Sumaryczna ilość nadgodzin: 4 (50%). Przykład 8: W miesiącu wrześniu 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w równowaŝnym systemie czasu powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 176h. W poniedziałki i środę ma zaplanowaną pracę po 12h, w czwartek 10h, w piątki 6h, we wtorki, soboty, niedziele wolne. Uwaga: Pracownika obowiązuje 1 miesięczny okres rozliczeniowy, dlatego teŝ w celu osiągnięcia wymiaru czasu pracy w wys. 176h, pracownik powinien mieć dodatkowo 1 środę wolną, wynika to z wyliczenia: Ilość dni pracy Ilość godzin Suma Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Suma: 176 W jeden czwartek przepracował 12h (2h ponad plan), a w piątek 10h (4h ponad plan). Dodatkowo w sobotę przepracował 9h. Sumarycznie przepracował 191h (15h ponad plan). Jakie przysługują pracownikowi dopłaty do nadgodziny? Krok I liczymy nadgodziny dobowe. Praca w czwartek (12h) przekroczyła zaplanowany wymiar czasu pracy (10h) o 2h. W piątek pracownik przekroczył normę dobową (8h) o 2h. W sobotę równieŝ przekroczył normę dobową o 1 h. Stąd liczba nadgodzin dobowych = 5h - są to nadgodziny 50%, poniewaŝ nie wystąpiły w nocy, ani w dniu świątecznym. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 11

12 Krok II liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej. Wyliczenie normy (parametr Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela jest zaznaczony, ale nie ma znaczenia, poniewaŝ w tym miesiącu nie ma dodatkowego święta). Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe przypadające od poniedz. do piątku (29, 30) = = 176h. Czas przepracowany (191h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0 h) - nadgodziny dobowe (5h) norma (176h)= = 10 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (10 h - nadgodzin 100%). Sumaryczna ilość nadgodzin: 5 (50%) i 10h (100%). 7.3 Rekompensata za pracę w nadgodzinach Praca w godzinach nadliczbowych moŝe być rekompensowana dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym. Udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym oraz w niedzielę lub święto jest obowiązkiem pracodawcy. MoŜe to nastąpić na wniosek pracownika lub bez jego wniosku (czyli na wniosek pracodawcy). JeŜeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego nie jest to moŝliwe, wówczas naleŝy wypłacić stosowne dodatki. Natomiast za pracę ponad normę/wymiar dobowy w pierwszej kolejności naleŝy się wypłata stosownych dodatków. Jednak tu teŝ dopuszczalne jest odstępstwo od tej reguły i moŝna takie nadgodziny wynagrodzić czasem wolnym. Szczegółowe omówienie znajduje się w kolejnych rozdziałach. 8 Wynagradzanie za nadgodziny 8.1 Dopłaty do nadgodzin Jeśli nie moŝemy pracownikowi udzielić za nadgodziny czasu wolnego, to poza normalnym wynagrodzeniem naleŝy mu wypłacić stosowne dodatki (art k.p.): Dodatek 100% za pracę: - w godzinach nadliczbowych w nocy, - w niedziele i święta nie będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, - w dni wolne od pracy, udzielone pracownikowi w zamian za pracę w niedziele lub święto, - w godzinach, które stanowią przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy. Dodatek 50% za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w: - dni będące dla pracownika dniami pracy (z wyłączeniem godzin nocnych), - w dni harmonogramowo wolne od pracy, powyŝej normy dobowej (z wyłączeniem godzin nocnych). 8.2 Konfiguracja procentów dopłat W programie udostępniono moŝliwość ustawienia własnych procentów dopłat do poszczególnych rodzajów nadgodzin. W Konfiguracji firmy / Płace / Konfiguracja kalendarzy / Dopłaty do nadgodzin Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 12

13 moŝna wpisać procentową wartość dopłat za poszczególne nadgodziny. Domyślnie parametry nie są zaznaczone, tym samym nieaktywne są wartości w polach. Dostępne są dwie opcje: Procent dopłat 50 Procent dopłat 100 Rys. 4. Konfiguracja procentów dopłat do nadgodzin (wartości domyślne) Zaznaczenie parametrów aktywuje pola z wartością i moŝna je zmienić. Wówczas według tej nowej wartości wyliczane będą dopłaty do nadgodzin. NaleŜy pamiętać, Ŝe jeśli po zmianie będziemy chcieli przywrócić ustawienia standardowe, to naleŝy najpierw wpisać wartości 50%, 100%, a następnie usunąć zaznaczenie pól. Indywidualną zmianę stosujemy w sytuacjach, gdy wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują wyŝszą kwotę dopłat (odpowiednio np. 60% i 160%). 9 Rozliczanie nadgodzin wg kalendarza Rozliczanie nadgodzin wg kalendarza jest moŝliwe przy zaznaczonym w definicji danego kalendarza parametrze Norma wg kalendarza. Wówczas jako norma do nadgodzin brana jest ilość godzin z harmonogramu pracownika. Nie ma tu przyrównania do normy średniotygodniowej. Jedynie praca w dni wolne porównywana jest z normą dobową odczytywaną z formularza pracownika, z pola Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu. (Zgodnie z prawem, wartości te dla pracownika powinny być toŝsame). 9.1 Parametry i zgodność z przepisami Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) w rozliczeniu nadgodzin wg kalendarza są zróŝnicowane ze względu na parametry znajdujące się w Konfiguracji firmy / Płace / Konfiguracja Kalendarzy. Rys.5. Konfiguracja nadgodzin (wartości domyślne) Mają tu znaczenie następujące parametry: Godziny nocne parametr powinien być zaznaczony, poniewaŝ nadgodziny w porze nocnej powinny być wynagradzane dopłatą w wysokości 100% (art , pkt.1 k.p.). Niedziele i święta parametr powinien być zaznaczony, poniewaŝ kaŝda nadgodzina pracy w niedzielę i święto, w które nie było zaplanowanej pracy, powinna być wynagradzana dopłatą w wysokości 100% (art , pkt.1 k.p.). Dni wolne (poniŝej normy dobowej) - zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin nie przekraczających normy dobowej (praca do 8h) w dniach wolnych Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 13

14 pracownika. Parametr powinien być zaznaczony, poniewaŝ są to nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej, które powinny być wynagradzane dodatkiem w wysokości 100% (art k.p.). Dni wolne (powyŝej normy dobowej) - zaznaczenie jest równoznaczne z wypłatą 100% dopłat do nadgodzin w dni wolne po przekroczeniu normy dobowej (powyŝej 8h). Parametr nie powinien być zaznaczony, poniewaŝ są to nadgodziny wynagradzane dopłatą 50% (art k.p.). Uwaga: Dla dni wolnych od pracy norma dobowa odczytywana jest z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie pole Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu. Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% - ściśle związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy. Parametr zaznaczony powoduje, Ŝe praca w nadgodzinach w dni pracy do limitu będzie płatna dodatkiem 50%, a nadgodziny powyŝej limitu dodatkiem 100%. Parametry te mają w zasadzie charakter historyczny, gdyŝ dawniej pierwsze dwie nadgodziny były płatne 50%, kolejne 100%. Jeśli w wewnętrznych przepisach firmy zachowano poprzednie ustalenia prawne, to moŝna nadal korzystać z takich ustawień. Jeśli Ŝaden z powyŝszych parametrów nie będzie zaznaczony, to kaŝda dodatkowa praca ponad harmonogram będzie wynagradzana dopłatą 50%. Przykład 9: W miesiącu lutym 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w normalnym systemie czasu pracy (1 miesięczny okres rozliczeniowy) powinien zgodnie z harmonogramem pracować codziennie od poniedziałku do piątku po 8h W kolejnych dniach jednego tygodnia pracownik przepracował: Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy 8:00 12:00 8:00 8:00 8:00 10:00 2:00 Ponad plan +4:00 +10:00 +2:00 W konfiguracji zaznaczone parametry: Dni wolne (poniŝej normy dobowej), Niedziele i święta, Godziny nocne. Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, Ŝe wystąpiły następujące nadgodziny: - 50%: 6h = 4h (wtorek) + 2h (sobota) - 100%: 10h = 2h (niedziela) + 8h (sobota) 9.2 Bilansowanie w rozliczeniach wg kalendarza Pracownik rozliczany wg kalendarza ma wyliczane nadgodziny na kaŝdy dzień z osobna. Przy czym wyliczenie opiera się na porównaniu czasów pracy w danym dniu: ilość godzin z planu pracy z ilością godzin rzeczywiście przepracowanych z kalendarza (Nie)obecności. Dla ostatecznej liczby nadgodzin znaczenie ma parametr Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie, gdzie dostępne są następujące rodzaje bilansowania: Nie bilansuj - czas niedogodzin lub nieusprawiedliwionych nieobecności (NN) nie będzie pomniejszał nadgodzin. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 14

15 100%, 50% - czas niedogodzin lub nieusprawiedliwionych nieobecności (NN) będzie w pierwszej kolejności pomniejszał nadgodziny wynagradzane dopłatą 100%, a następnie dopłatą 50%. 50%, 100% - analogicznie jak powyŝszy algorytm, tylko odwrotna kolejność pomniejszania. Przykład 9a: Kontynuując przykład 9, w piątek odnotowujemy pracownikowi tylko 5h pracy, czyli w tym dniu wystąpiły 3 niedogodziny. Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy 8:00 12:00 8:00 8:00 5:00 10:00 2:00 Ponad/PoniŜej planu +4:00-3:00 +10:00 +2:00 Wartościami wyjściowymi są: Nadgodziny 50% = 6h Nadgodziny 100% = 10h Niedogodziny = 3h (pomniejszające nadgodziny). Dla poszczególnych ustawień bilansowania otrzymamy: Nie bilansuj wartości wyjściowe nie są pomniejszane o niedogodziny, czyli pozostaje: 6h 50 i 10h 100, 100%, 50% - o 3h pomniejszamy najpierw 100, czyli zostaje ich 7h (10-3). Nie ma juŝ Ŝadnych niedogodzin, więc nie pomniejszamy 50 - zostaje ich 6h. 50%, 100% - o 3h pomniejszamy najpierw 50, czyli zostaje ich 3h (6-3). Nie ma juŝ Ŝadnych niedogodzin, więc nie pomniejszamy 100 pozostaje ich 10h. 10 Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej W definicji kalendarza moŝliwe jest określenie norm: Dobowej (standardowo 8h) Tygodniowej (standardowo 40h) PowyŜsze pola uaktywniają się po wyłączeniu parametru Norma wg kalendarza. W niektórych systemach czasu pracy (np. równowaŝnym czas pracy, skrócony tydzień pracy, praca weekendowa) dopuszczalne jest przedłuŝanie dobowego wymiaru (ponad 8h), które rekompensowane jest dniami wolnymi od pracy lub skróceniem dobowego wymiaru (poniŝej 8h). W takim przypadku wymagane jest zaznaczenie parametru Z uwzględnieniem przedłuŝonych dobowych wymiarów z planu pracy (równowaŝny czas pracy). Przy zaznaczonym tym parametrze nadgodziny dobowe będą wyliczane w następujący sposób: W dniach pracy z przedłuŝonym dobowym wymiarze czasu pracy (np. 12h) po przekroczeniu tego wymiaru, czyli po 12h. W dniach pracy ze skróconym dobowym wymiarze czasu pracy (np. 6h) po przekroczeniu normy dobowej określonej w definicji kalendarza (standardowo 8h). Praca ponad zaplanowany wymiar dobowy (6h) a obowiązującą normę (8h), czyli za 7 i 8h będzie Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 15

16 uwzględniania przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (40h). W dniach wolnych od pracy (oprócz świątecznych, ustalonych jako dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę lub święto) po przekroczeniu normy dobowej (8h) określonej w definicji kalendarza. Natomiast czas przepracowany do normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej. W dniach świątecznych kaŝda godzina (minuta) przepracowana jest zaliczana do nadgodzin dobowych. Uwaga: W przypadku, gdy parametr Z uwzględnieniem przedłuŝonych dobowych wymiarów z planu pracy (równowaŝny czas pracy) nie jest zaznaczony, to norma dobowa w dniach wolnych (nieświątecznych) jest pobierana z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie pole Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu. W Comarch OPT!MA dostępne są następujące algorytmy rozliczania nadgodzin wg normy tygodniowej (Konfiguracja firmy / Płace / Konfiguracja kalendarzy): Łącznie z normą dobową wyliczane są nadgodziny wynikające z przekroczenia normy (wymiaru) dobowego oraz nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej (zalecany algorytm, zgodny z przepisami). Do limitu jako 50%, reszta 100% - nadgodziny przekraczające normę dobową (wymiar) w dni pracy poniŝej limitu dziennego zostaną potraktowane jako 50%, a wszystkie pozostałe nadgodziny, czyli powyŝej limitu dobowego, w dni wolne i święta - jako nadgodziny 100%. Limit dzienny jest brany z pola Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy. Wszystkie jako 100% - kaŝda godzina przepracowana ponad normę w okresie rozliczeniowym będzie nadgodziną 100%. Wszystkie jako 50% - kaŝda godzina przepracowana ponad normę w okresie rozliczeniowym będzie nadgodziną 50%. Nie rozliczaj - nie będą liczone dopłaty do nadgodzin. W algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej waŝne jest wyliczenie normy dla rozliczanego okresu wg poniŝszego wzoru: NORMA = LICZBA PEŁNYCH TYGODNI * NORMA TYGODNIOWA (STANDARDOWO 40H) + DNI WYSTAJĄCE POZA PEŁNE TYGODNIE (zakres od poniedziałku do piątku) * 1/5 Z NORMY TYGODNIOWEJ (STANDARDOWO 8H=40/5) Dla wyliczenia normy bardzo istotny jest parametr Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela (Konfiguracja firmy / Płace / Konfiguracja kalendarzy), jeŝeli jest: zaznaczony, to norma tygodniowa przypadająca na pełne tygodnie pomniejszana jest o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela (standardowo o 8h jako wyliczenie 1/5 z normy tygodniowej, czyli 8h=40/5). niezaznaczony, to norma tygodniowa przypadająca na pełne tygodnie wynosi dokładnie tyle, ile jest wpisane w konfiguracji kalendarza (standardowo 40 godzin). Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 16

17 Drugi parametr, który ma znaczenie na wyliczenie normy do nadgodzin to Przesunięcie początku tygodnia na pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, który decyduje w jaki sposób jest uwzględniany pełny tydzień gdy jest: zaznaczony pełny tydzień oznacza kaŝde kolejne siedem dni licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. niezaznaczony pełny tydzień to kolejne siedem dni od poniedziałku do niedzieli (tydzień kalendarzowy) Algorytm rozliczenia nadgodzin Łącznie z normą dobową Rozliczenie nadgodzin wg algorytmu Łącznie z normą dobową następuje w dwóch krokach: - I krok wyliczenie nadgodzin dobowych, wynikających z przekroczenia normy dobowej lub przedłuŝonego dobowego wymiaru czasu pracy, - II krok sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W tym celu naleŝy porównać czas przepracowany pracownika powiększony o liczbę godzin usprawiedliwionych nieobecności a pomniejszony o nadgodziny dobowe z obowiązującą normą czasu pracy. PoniŜej wzór: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI - NADGODZINY DOBOWE NORMA i gdy: X>0 to oznacza, Ŝe wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 to oznacza, Ŝe nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe. Dla tego algorytmu mają znaczenie następujące parametry (Konfiguracja firmy / Płace / Konfiguracja kalendarzy): Dni wolne (powyŝej normy dobowej) jeŝeli parametr jest zaznaczony, to oznacza, Ŝe nadgodziny w dniu wolnym ponad normę dobową (8h) są traktowane jako 100%. W przeciwnym wypadku jako 50%. Uwaga: Norma dobowa dla dni wolnych od pracy odczytywana jest zaleŝnie od parametru Z uwzględnieniem przedłuŝonych dobowych wymiarów z planu pracy (równowaŝny czas pracy) : - jeŝeli powyŝszy parametr jest zaznaczony, to norma dobowa jest pobierana z definicji kalendarza, - jeŝeli jest niezaznaczony, to norma dobowa pobierana jest z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie pole Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu. Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% - jest ściśle związany z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy, w którym standardowo jest wpisana ilość 2:00. Parametr zaznaczony powoduje, Ŝe praca w nadgodzinach w dni pracy do limitu (do 2:00) jest będzie płatna dodatkiem 50%, a nadgodziny powyŝej limitu dodatkiem 100%. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 17

18 Przykład 10: W miesiącu styczniu 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w normalnym systemie czasu pracy (1 miesięczny okres rozliczeniowy) powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 160h, przepracował jednak 169h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniŝszą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy urlop 13:00 8:00 8:00 8:00 10:00 2:00 Krok I liczymy nadgodziny dobowe (niezaznaczone parametry Dni wolne (powyŝej normy dobowej) i Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% ). Wyliczenie nadgodzin dobowych prezentuje poniŝszą tabela: (7 50%, 2 100%): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela 50 5:00 2: :00 Krok II liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej. A. Wyliczenie normy przy zaznaczonym parametrze Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela : Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 1 dzień brzegowy (29) * 8h 1 święto * 8h = = 160h Czas przepracowany (169h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (9h) norma (160h) = = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h - dopłata do nadgodzin 100%). Podsumowanie nadgodzin: Nadgodziny 50% = 7h (dobowe) Nadgodziny 100% = 2h (dobowe) + 8h (średniotygodniowe) = 10h B. Wyliczenie normy przy niezaznaczonym parametrze Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela : Norma: 4 pełne tygodnie * 4 h + 1 dzień brzegowy (29) * 8h = = 168h Czas przepracowany (169h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (9h) norma (168h) = = 0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Podsumowanie nadgodzin: Nadgodziny 50% = 7h (dobowe) Nadgodziny 100% = 2h (dobowe) Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 18

19 Przykład 11: W miesiącu wrześniu 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w równowaŝnym systemie czasu pracy (1 miesięczny okres rozliczeniowy) miał przepracować 176h, przepracował jednak 188h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniŝszą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 12:00 0:00 12:00 10:00 6:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy urlop 12:00 12:00 12:00 12:00 0:00 4:00 Krok I liczymy nadgodziny dobowe - zaznaczony parametr Z uwzględnieniem przedłuŝonych dobowych wymiarów z planu pracy (równowaŝny czas pracy) oraz niezaznaczone parametry: Dni wolne (powyŝej normy dobowej) i Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50%. Wyliczenie nadgodzin dobowych prezentuje poniŝszą tabela: (10 50%, 4 100%): Poniedz. Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela 50 4:00 2:00* 4:00 ponad 8h ponad 10h ponad 8h 100 4:00 * - ponad przedłuŝony dobowy wymiar czasu pracy Krok II liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej. Wyliczenie normy (parametr Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela jest zaznaczony, ale nie ma znaczenia, poniewaŝ w tym miesiącu nie ma dodatkowego święta). Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe (29, 30) *8h= =176h Czas przepracowany (188h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (12h urlopu) - nadgodziny dobowe (14h) norma (176h) = = 10 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (10h - dopłata do nadgodzin 100%). Podsumowanie nadgodzin: Nadgodziny 50% = 10h (dobowe) Nadgodziny 100% = 4h (dobowe) + 10h (średniotygodniowe) = 14h 10.2 Bilansowanie w rozliczeniu algorytmem Łącznie z normą dobową Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) mogą być pomniejszane za czas niedogodzin oraz za czas nieusprawiedliwionych nieobecności (NN) w zaleŝności od opcji bilansowania: Nie bilansuj najpierw liczymy nadgodziny dobowe, które nie są pomniejszane. Następnie sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI - NADGODZINY DOBOWE NORMA i gdy: X>0 to oznacza, Ŝe wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 to oznacza, Ŝe nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 19

20 Uwaga: Czas przepracowany jest pomniejszony o czas niedogodzin oraz czas wszystkich nieobecności, czyli przy sprawdzaniu przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas juŝ zbilansowany. 100%, 50% - liczymy nadgodziny dobowe oraz sprawdzamy, czy wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI + CZAS NIEDOGODZIN LUB NN - NADGODZINY DOBOWE NORMA i gdy: X>0 to oznacza, Ŝe wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 to oznacza, Ŝe nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe. Następnie wyliczona ilość nadgodzin (50%, 100%) jest bilansowana - w pierwszej kolejności 100%, a później 50%. Uwaga: JeŜeli jest włączona opcja bilansowania nadgodzin, to w algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy dodatkowo czas niedogodzin oraz czas nieobecności nieusprawiedliwionych (NN), poniewaŝ najpierw musimy ustalić ogólną ilość nadgodzin 50% i 100% (bez zbilansowanego czasu pracy o niedogodziny i NN), a potem dokonać odpowiedniego pomniejszenia. 50%, 100% - analogicznie jw., tylko odwrotna jest kolejność pomniejszania o niedogodziny. Przykład 12: W miesiącu lutym 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w normalnym systemie czasu pracy (1 miesięczny okres rozliczeniowy) powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 160h, przepracował jednak 161h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniŝszą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy urlop 12:00 NN 8:00 6:00 10:00 5:00 Krok I liczymy nadgodziny dobowe (niezaznaczone parametry Dni wolne (powyŝej normy dobowej) i Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% ). Wyliczenie nadgodzin dobowych prezentuje poniŝszą tabela: (6 50%, 5 100%): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela PoniŜej planu/nn -8:00-2: :00 2: :00 Krok II liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej. Wyliczenie normy (parametr Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela jest zaznaczony, ale nie ma znaczenia, poniewaŝ w tym miesiącu nie ma dodatkowego święta). Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowy (0) *8 = = 160h Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 20

21 1. Wyliczenie nadgodzin bez opcji bilansowania: Czas przepracowany (161h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (11h) norma (160h) = = -2 < 0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Ilość nadgodzin, które nie są bilansowane: Nadgodzin 50% = 6h (dobowe) Nadgodzin 100% = 5h (dobowe) 2. Wyliczenie nadgodzin z opcją bilansowania: Czas przepracowany (161h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) + czas niedogodzin i NN (10h) - nadgodziny dobowe (11h) norma (160h) = = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h - nadgodzin 100%). Ilość nadgodzin, które będziemy następnie bilansować (pomniejszać o niedogodziny i NN): Nadgodziny 50% = 6h (dobowe) Nadgodziny 100% = 5h (dobowe) + 8h (średniotygodniowe) = 13h 2a. Bilansowanie: 100%, 50% (2 niedogodziny + 8h NN = 10h) Nadgodziny 100% = 13h 10h = 3h Nadgodziny 50% = 6h 2b. Bilansowanie: 50%, 100% (2 niedogodziny + 8h NN = 10h) Nadgodziny 50% = 6h 6h = 0h Nadgodziny 100% = 13h - 4h = 9h 10.3 Pozostałe algorytmy rozliczenia nadgodzin wg normy średniotygodniowej W Comarch OPTIMA dostępne są algorytmy, które powodują wypłatę nadgodzin dopiero po przekroczeniu normy średniotygodniowej. Są to: Do limitu jako 50%, reszta 100% - nadgodziny przekraczające normę dobową (wymiar) w dni pracy poniŝej limitu dziennego zostaną potraktowane jako 50%, a wszystkie pozostałe nadgodziny powyŝej limitu dobowego, w dni wolne i święta - jako nadgodziny 100%. Limit dzienny jest brany z pola Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy. Wszystkie jako 100% - kaŝda godzina przepracowana ponad normę będzie nadgodziną 100%. Wszystkie jako 50% - kaŝda godzina przepracowana ponad normę będzie nadgodziną 50%. Wzór sprawdzenia, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej jest następujący: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI NORMA i gdy: X>0 to oznacza, Ŝe wystąpiły nadgodziny, X<=0 to oznacza, Ŝe nie wystąpiły nadgodziny. Tutaj nie rozróŝniamy nadgodzin dobowych i średniotygodniowych. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 21

22 Przykład 13: W miesiącu wrześniu 2010 r. pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy (1 miesięczny okres rozliczeniowy) miał przepracować 176h, przepracował jednak 190h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniŝszą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy urlop 12:00 12:00 8:00 8:00 10:00 4:00 Ponad normę +4:00 +4:00 +10:00 +4:00 Wyliczenie normy (parametr Norma tygodniowa skorygowana o święta występujące w innym dniu niŝ niedziela jest zaznaczony, ale nie ma znaczenia, poniewaŝ w tym miesiącu nie ma dodatkowego święta). Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe (29, 30) *8 = = 176h Sprawdzamy, czy w tym okresie doszło do przekroczenia normy wg wzoru: Czas przepracowany (190h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) - norma (176h) = = 22 > 0, czyli norma została przekroczona. ZaleŜnie od wybranego algorytmu nadgodziny (22h) zostaną wypłacone jako: Do limitu jako 50%, reszta jako 100% : 22h w pierwszej kolejności wyodrębniamy 50% (do limit w dni pracy), a pozostała ilość to nadgodziny 100%, czyli: - nadgodziny 50% = 4h - wynikające z 2 dni pracy do limitu (2:00), - nadgodziny 100% = 18h (22h-4h) - w dni pracy ponad limit oraz w dni wolne i świąteczne. Wszystkie jako 100% : 22h to nadgodziny 100%. Wszystkie jako 50% : 22h to nadgodziny 50% Bilansowanie w rozliczeniu wg normy średniotygodniowej Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) mogą być pomniejszane za czas nieusprawiedliwionych nieobecności (NN) oraz czas niedogodzin w zaleŝności od opcji bilansowania: Nie bilansuj sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI NORMA i gdy: X>0 to oznacza, Ŝe wystąpiły nadgodziny, X<=0 to oznacza, Ŝe nie wystąpiły nadgodziny. Uwaga: Czas przepracowany jest pomniejszony o czas niedogodzin oraz czas wszystkich nieobecności, czyli przy sprawdzaniu przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas juŝ zbilansowany. 100%, 50% - sprawdzamy, przekroczenia normy średniotygodniowej wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI + CZAS NIEDOGODZIN LUB NN - NORMA i gdy: Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 22

23 X>0 to oznacza, Ŝe wystąpiły nadgodziny, X<=0 to oznacza, Ŝe nie wystąpiły nadgodziny. Następnie wyliczona ilość nadgodzin (50%, 100%) jest bilansowana zgodnie z wybraną kolejnością - najpierw 100%, później 50%. Uwaga: JeŜeli jest włączona opcja bilansowania nadgodzin, to w algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy dodatkowo czas niedogodzin oraz czas nieobecności nieusprawiedliwionych (NN), poniewaŝ najpierw musimy ustalić ogólną ilość nadgodzin 50% i 100% (bez zbilansowanego czasu pracy o niedogodziny i NN), a potem dokonać odpowiedniego pomniejszenia. 50%, 100% - analogicznie jw., tylko odwrotna jest kolejność pomniejszania o niedogodziny. Przykład 13a: Kontynuując przykład 13, w czwartek odnotowujemy pracownikowi tylko 4h pracy, czyli wystąpiły 4 niedogodziny. Pracownik przepracował 186h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniŝszą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem): Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Plan pracy 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 0:00 0:00 Rzeczywisty czas pracy urlop 12:00 12:00 4:00 8:00 10:00 4:00 Ponad/poniŜej normy +4:00 +4:00-4:00 +10:00 +4:00 Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe (29, 30) *8 = = 176h 1. Wyliczenie nadgodzin bez opcji bilansowania: Czas przepracowany (186h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) - norma (176h) = 18h>0, czyli norma została przekroczona. Ilość nadgodzin (18h), które nie są bilansowane: Dla poszczególnych algorytmów: Do limitu jako 50%, reszta jako 100% : 18h w pierwszej kolejności wyodrębniamy 50%, a pozostała ilość to nadgodziny 100%, czyli: - nadgodziny 50% = 4h - wynikające z 2 dni pracy do limitu (2:00), - nadgodziny 100% = 14h (18h-4h) - w dni pracy ponad limit oraz w dni wolne i świąteczne. Wszystkie jako 100% : 18h to nadgodziny 100%. Wszystkie jako 50% : 18h to nadgodziny 50%. 2. Wyliczenie nadgodzin z opcją bilansowania: Czas przepracowany (186h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) + czas niedogodzin (4h) - norma (176h) = = 22>0, czyli norma została przekroczona. Ilość nadgodzin (22h), które będziemy bilansować (pomniejszać o czas 4 niedogodzin): Do limitu jako 50%, reszta jako 100% : 22h w pierwszej kolejności wyodrębniamy 50%, a pozostała ilość traktujemy jako 100%, czyli: - nadgodziny 50% = 4h - wynikające z 2 dni pracy do limitu (2:00), Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 23

24 - nadgodziny 100% = 18h (22h-4h) - w dni pracy ponad limit oraz w dni wolne i świąteczne Po wyliczeniu ogólnej ilości nadgodzin dokonujemy zbilansowania o niedogodziny zaleŝnie od kolejności: Bilansowanie: 100%, 50% (4h niedogodziny) Nadgodziny 100% =18h -4h =14h Nadgodziny 50% = 4h (Tutaj wyliczenie jest takie same, jak przy opcji Nie bilansuj ). Bilansowanie: 50%, 100% (4h niedogodziny) Nadgodziny 50% = 4h 4h = 0h Nadgodziny 100% = 18h Wszystkie jako 100% : 22h - 4h (niedogodziny) = 18h to nadgodziny 100% (tutaj nie ma znaczenia kolejność bilansowania). Wszystkie jako 50% : 22h - 4h (niedogodziny) = 18h to nadgodziny 50% (tutaj równieŝ nie ma znaczenia kolejność bilansowania). Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 24

25 11 Czas wolny za nadgodziny Płace i Kadry Plus Praca w godzinach nadliczbowych powinna być rekompensowana w pierwszej kolejności czasem wolnym (art k.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za te nadgodziny Ilość czasu wolnego Ilość czasu wolnego naleŝnego za dodatkowo przepracowane godziny: w dni pracy po przekroczeniu wymiaru dobowego - na wniosek pracownika: za kaŝdą nadgodzinę 1 godzina czasu wolnego, - na wniosek pracodawcy: za kaŝdą nadgodzinę 1,5 godziny czasu wolnego. w wolne soboty oraz dni harmonogramowo wolne od pracy po przekroczeniu normy dobowej - na wniosek pracownika: za kaŝdą nadgodzinę 1 godzina czasu wolnego, - na wniosek pracodawcy: za kaŝdą nadgodzinę 1,5 godziny czasu wolnego. w wolne soboty oraz dni harmonogramowo wolne od pracy w granicach normy dobowej - bez względu na ilość przepracowanych godzin 1 dzień wolny. w niedziele i święta po przekroczeniu normy dobowej - na wniosek pracownika: za kaŝdą nadgodzinę 1 godzina czasu wolnego, - na wniosek pracodawcy: za kaŝdą nadgodzinę 1,5 godziny czasu wolnego. w niedziele i święta w granicach normy dobowej - bez względu na ilość przepracowanych godzin 1 dzień wolny Wynagrodzenie za czas wolny Udzielony czas wolny charakteryzuje się tym, Ŝe pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny/dni wolne. Niepłatne są natomiast dodatkowo przepracowane nadgodziny, za które udzielono czasu wolnego. Rodzaj godzin pracy Ilość Czas wolny za nadgodziny na wniosek nadgodzin pracownika pracodawcy ponad normę/wymiar 1h - niepłatna 1h - płatna 1,5h - płatne dobowy w dni wolne 1h - niepłatna 8h (1 dzień) płatne w niedzielę i święta 1h - niepłatna 8h (1 dzień) płatne Tabela 4. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym Wyjątkiem jest tutaj dłuŝszy okres rozliczeniowy czasu pracy. Gdy udzielenie czasu wolnego za nadgodziny następuje w kolejnym miesiącu wówczas dodatkowo przepracowane nadgodziny są wynagradzane stawką zasadniczą w bieŝącym miesiącu. W kolejnym miesiącu natomiast zapłata za nadgodziny moŝe nastąpić tylko, jeśli zostały one udzielone na wniosek pracodawcy (art k.p.). Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 25

26 Rodzaj godzin pracy Ilość Czas wolny za nadgodziny na wniosek nadgodzin pracownika pracodawcy ponad normę/wymiar 1h - płatna 1h - niepłatna 1,5h - płatne dobowy w dni wolne 1h - płatna 8h (1 dzień) płatne w niedzielę i święta 1h - płatna 8h (1 dzień) płatne Tabela 5. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych 11.3 Czas wolny za nadgodziny w programie W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. Na formularzu dnia w kalendarzu czasu pracy pracownika znajduje się kolumna Nadg. z rozwijaną listą znaczników: O.BM nadgodziny do odbioru w bieŝącym miesiącu (do strefy nie wliczanej do czasu pracy), O.NM nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu (do strefy wliczanej do czasu pracy), W.PŁ wolne za nadgodziny płatne (do strefy wliczanej do czasu pracy), W.NP wolne za nadgodziny - niepłatne (do strefy nie wliczanej do czasu pracy). Po zapisaniu czasu przepracowanego w dniu z dodanym znacznikiem w kalendarzu, zostaje on oznaczony kolorem róŝowym dla nadgodzin do odbioru oraz fioletowym czas wolny za nadgodziny. MoŜe zdarzyć się, Ŝe w danym dniu będzie wpisanych kilka róŝnych znaczników. Wówczas kolor odpowiada znacznikowi, który jest wypełniony jako pierwszy na liście wejść (W1 W6). Rys. 6. Formularz dnia pracy pracownika odnotowanie nadgodzin do odbioru w bieŝącym miesiącu Sposób wynagradzania i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. NaleŜy więc pamiętać, Ŝe opisy O.NM i W.PŁ mogą być uwzględniane wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe opisy O.BM i W.NP jako strefy nie wliczane do czasu pracy. Nieprawidłowe dopasowanie strefy i znacznika jest od razu sygnalizowane komunikatem Niepoprawnie wypełniono kolumnę z rozliczeniem nadgodzin /niezgodność z definicją strefy. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 26

27 Znacznik O.BM O.NM W.PŁ W.NP Rodzaj strefy czasu pracy nie wliczana do czasu pracy, bez wynagrodzenia wliczana do czasu pracy, Wynagradzana 100% wliczana do czasu pracy, wynagradzana 100% nie wliczana do czasu pracy, bez wynagrodzenia Wliczać do czasu pracy słuŝącego do wyliczania nadgodzin Nie Nie Tak Tak Tabela 6. Konfiguracja znaczników Jako strefy czasu pracy moŝna tu uŝywać standardowe z programu (czas pracy podstawowej wliczana do czasu pracy, czas przerwy nie wliczana do czasu pracy) lub zdefiniować własne na wzór standardowych. Jeśli wejście z danym znacznikiem jest płatne (tzn. O.NM, W.PŁ), to zapłatą będzie standardowe wynagrodzenie zasadnicze. KaŜde wejście opisane znacznikiem o rodzaju płatny powiększa poza wynagrodzeniem zasadniczym, równieŝ czas pracy (przy liczeniu podstaw do urlopu lub innych typów wypłat oraz funkcji płacowych zwracających czas pracy). Sposób uwzględniania do czasu wykorzystywanego przy wyliczaniu nadgodzin jest róŝny od sposobu wliczania do czasu pracy. Licząc czas do nadgodzin program: pomija te, które mają znacznik O.BM i O.NM, uwzględnia takie, których znacznikami są W.PŁ i W.NP. Przykład 14: W marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy 184h) pracownik przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w tym samym miesiącu na swój wniosek. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy własną strefą nadgodziny odbierane BM zdefiniowaną na wzór standardowej strefy Czas przerwy (czyli nie wliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem O.BM, a wolną godzinę strefą wolne za nadgodziny PŁ zdefiniowaną na wzór standardowej strefy Czas pracy podstawowy (czyli wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem W.PŁ. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu Dzień Wejście Godzina przyjścia Godzina wyjścia Przykładowa strefa Znacznik W1 07:00 15:00 czas pracy podstawowy czwartek W2 15:00 16: nadgodziny odbierane BM (nie wliczana do czasu pracy, niepłatna) W1 07:00 14:00 czas pracy podstawowy - piątek W2 14:00 15:00 wolne za nadgodziny PŁ (wliczana do czasu pracy, płatna) O.BM W.PŁ Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 27

28 Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 183h ( czas pracy podstawowy ) + 1h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 184h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane BM ). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy, w pełnej wysokości. Krok III - Wyliczenie czasu pracy do nadgodzin, za które pracownik otrzyma dopłatę Czas pracy do nadgodzin będzie uwzględniał 183h ( czas pracy podstawowy ) + 1h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 184h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane BM ). Gdyby w tym okresie wystąpiły inne nadgodziny, to powiększałyby one wyliczoną wyŝej wartość. Przykład 15: W marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy 184h) pracownik przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w tym samym miesiącu na wniosek pracodawcy. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy własną strefą nadgodziny odbierane BM (nie wliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem O.BM, a wolne 1,5h strefą wolne za nadgodziny PŁ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem W.PŁ. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu Dzień Wejście Godzina przyjścia Godzina wyjścia Przykładowa strefa Znacznik W1 07:00 15:00 czas pracy podstawowy czwartek W2 15:00 16: nadgodziny odbierane BM (nie wliczana do czasu pracy, niepłatna W1 07:00 13:30 czas pracy podstawowy - piątek W2 13:30 15:00 Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia wolne za nadgodziny PŁ (wliczana do czasu pracy, płatna) O.BM W.PŁ Do czasu pracy wliczamy 182,5h ( czas pracy podstawowy ) + 1,5h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 184h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane BM ). Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za pełen wymiar czasu pracy, w pełnej wysokości. Krok III - Wyliczenie czasu pracy do nadgodzin Czas pracy do nadgodzin będzie uwzględniał 182,5h ( czas pracy podstawowy ) + 1,5h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 184h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane BM ). Gdyby w tym okresie wystąpiły inne nadgodziny, to powiększałyby one wyliczoną wyŝej wartość. Przykład 16: W marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy 184h) pracownik przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu kwietniu 2010 r. (wymiar czasu pracy 168h), na swój wniosek. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy własną strefą nadgodziny odbierane NM (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem O.NM, a wolną godzinę strefą wolne za nadgodziny NP (nie wliczaną do czasu pracy, niepłatną) oraz znacznikiem W.NP. PoniewaŜ jest to dwumiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, to czas pracy do nadgodzin powinien być liczony za okres marzec-kwiecień (wymiar czasu pracy 352h). Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 28

29 Krok I - Odnotowanie na kalendarzu Dzień Wejście Godzina przyjścia Godzina wyjścia Przykładowa strefa Znacznik W1 07:00 15:00 czas pracy podstawowy czwartek W2 15:00 16: nadgodziny odbierane NM (wliczana do czasu pracy, płatna) W1 07:00 14:00 czas pracy podstawowy - piątek W2 14:00 15:00 Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia wolne za nadgodziny NP. (nie wliczana do czasu pracy, niepłatna) O.NM W.NP Do czasu pracy w marcu wliczamy 184h ( czas pracy podstawowy ) + 1h ( nadgodziny odbierane NM ) = 185h. Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 185h, z uwzględnieniem pracy ponad wymiar. Do czasu pracy w kwietniu wliczamy 167h ( czas pracy podstawowy ). Nie wliczamy tu 1h ( wolne za nadgodziny NP ). Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 167h, z uwzględnieniem pracy poniŝej wymiaru. Krok III - Wyliczenie czasu pracy do nadgodzin Czas pracy do nadgodzin w będzie uwzględniał 184h ( czas pracy podstawowy w marcu + 167h ( czas pracy podstawowy w kwietniu) + 1h ( wolne za nadgodziny NP w kwietniu) = 352h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane NM w marcu). Gdyby w tym okresie wystąpiły inne nadgodziny, to powiększałyby one wyliczoną wyŝej wartość. Przykład 17: W marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy 184h) pracownik przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu kwietniu 2010 r. (wymiar czasu pracy 168h), na wniosek pracodawcy. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy własną strefą nadgodziny odbierane NM (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem O.NM, a wolną godzinę strefą wolne za nadgodziny PŁ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem W.PŁ. PoniewaŜ jest to dwumiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, to czas pracy do nadgodzin powinien być liczony za okres marzec - kwiecień (wymiar czasu pracy 352h). Krok I - Odnotowanie na kalendarzu Dzień Wejście Godzina przyjścia Godzina wyjścia Przykładowa strefa Znacznik W1 07:00 15:00 czas pracy podstawowy czwartek W2 15:00 16: nadgodziny odbierane NM (wliczana do czasu pracy, płatna) W1 07:00 13:30 czas pracy podstawowy - piątek W2 13:30 15:00 wolne za nadgodziny PŁ (wliczana do czasu pracy, płatna) O.NM W.PŁ Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 29

30 Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy w marcu wliczamy 184h ( czas pracy podstawowy ) + 1h ( nadgodziny odbierane NM ) = 185h. Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 185h, z uwzględnieniem pracy ponad wymiar. Do czasu pracy w kwietniu wliczamy 166,5h ( czas pracy podstawowy ) + 1,5h ( wolne za nadgodziny PŁ ). Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za przepracowane godziny z uwzględnieniem czasu wolnego, czyli za 168h. Krok III - Wyliczenie czasu pracy do nadgodzin Czas pracy do nadgodzin w będzie uwzględniał 184h ( czas pracy podstawowy w marcu) + 166,5h ( czas pracy podstawowy w kwietniu) + 1,5h ( wolne za nadgodziny NP w kwietniu) = 352h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane NM w marcu). Gdyby w tym okresie wystąpiły inne nadgodziny, to powiększałyby one wyliczoną wyŝej wartość. Przykład 18: W marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy 184h) pracownik przepracował dodatkowo 1 godzinę w niedzielę i w tym samym miesiącu odbiera za to dzień wolny (8h). Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy własną strefą nadgodziny odbierane BM (nie wliczaną do czasu pracy, niepłatną) oraz znacznikiem O.BM, a wolny dzień strefą wolne za nadgodziny PŁ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem W.PŁ. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu Dzień Wejście Godzina przyjścia Godzina wyjścia Przykładowa strefa Znacznik 7.03 niedziela 8.03 poniedziałek W1 07:00 08:00 W1 07:00 15:00 Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia nadgodziny odbierane BM (nie wliczana do czasu pracy, niepłatna) wolne za nadgodziny PŁ (wliczana do czasu pracy, płatna) O.BM W.PŁ Do czasu pracy wliczamy 176h ( czas pracy podstawowy ) + 8h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 184h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane BM ). Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za pełen wymiar czasu pracy, w pełnej wysokości, choć pracownik nie przepracował harmonogramowej ilości godzin. Krok III - Wyliczenie czasu pracy do nadgodzin Czas pracy do nadgodzin będzie uwzględniał 176h ( czas pracy podstawowy ) + 8h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 184h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane BM ). Gdyby w tym okresie wystąpiły inne nadgodziny, to powiększałyby one wyliczoną wyŝej wartość. Przykład 19: W marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy 184h) pracownik przepracował dodatkowo 1 godzinę w niedzielę i odbiera za to dzień wolny (8h) w kolejnym miesiącu kwietniu 2010 (wymiar czasu pracy 168h). Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy własną strefą nadgodziny odbierane NM (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem O.NM, a wolny dzień strefą wolne za nadgodziny PŁ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem W.PŁ. PoniewaŜ jest to dwumiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, to czas pracy do nadgodzin powinien być liczony za okres marzec -kwiecień (wymiar czasu pracy 352h). Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 30

31 Krok I - Odnotowanie na kalendarzu Dzień Wejście Godzina przyjścia Godzina wyjścia Przykładowa strefa Znacznik 7.03 niedziela 2.04 piątek W1 07:00 08:00 W1 07:00 15:00 Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia nadgodziny odbierane NM (wliczana do czasu pracy, płatna) wolne za nadgodziny PŁ (wliczana do czasu pracy, płatna) O.NM W.PŁ Do czasu pracy w marcu wliczamy 184h ( czas pracy podstawowy ) + 1h ( nadgodziny odbierane NM ) = 185h. Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za wszystkie przepracowane godziny, z uwzględnieniem pracy ponad wymiar. Do czasu pracy w kwietniu wliczamy 160h ( czas pracy podstawowy ) + 8h ( wolne za nadgodziny PŁ ) = 168h. Wynagrodzenie zostanie, więc wypłacone za pełen wymiar czasu pracy, w pełnej wysokości. Krok III - Wyliczenie czasu pracy do nadgodzin Czas pracy do nadgodzin będzie uwzględniał 184h ( czas pracy podstawowy w marcu) + 160h ( czas pracy podstawowy w kwietniu) + 8h ( wolne za nadgodziny PŁ w kwietniu) = 352h. Nie wliczamy tu 1h ( nadgodziny odbierane NM w marcu). Gdyby w tym okresie wystąpiły inne nadgodziny, to powiększałyby one wyliczoną wyŝej wartość. 12 Podstawy do wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje: normalne wynagrodzenie za pracę, dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50% albo 100% Wynagrodzenie za pracę ponad ustalony wymiar Normalne wynagrodzenie (art k.p.) to wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, czyli przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki zaszeregowania pracownika. Wliczamy tu równieŝ stałe dodatkowe składniki wynagrodzenia, które nie są uzaleŝnione od uzyskania konkretnych osiągnięć w pracy moŝe to być np. dodatek funkcyjny, staŝowy, szkodliwy, czy nawet premia o stałym charakterze. Podstawa prawna: Wyrok Sądu NajwyŜszego z dnia , sygn. akt I PRN 40/86, OSNC z 1987 r., Nr 9, poz Podstawa dopłat do nadgodzin Podstawą dodatku do wynagrodzenia (art k.p.) jest wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania. Poza wynagrodzeniem zasadniczym będzie to takŝe dodatek funkcyjny, poniewaŝ jest ściśle i bezpośrednio związany z funkcją wykonywaną przez pracownika. Z mocy ustawy lub jej upowaŝnienia dopuszczalne jest jednak przyjęcie innej podstawy obliczania dopłat do nadgodzin. Podstawa prawna: Uchwała składu 7 sędziów Sądu NajwyŜszego zasada prawna z dnia , sygn. akt III PZP 42/86, OSNC z 1987 r., Nr 8, poz. 106 Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 31

32 12.3 Konfiguracja w programie Jeśli dany dodatek ma być powiększony za pracę ponad ustalony wymiar, to naleŝy w konfiguracji typu wypłaty (zakładka Ogólne) ustawić parametr Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu: odchyłek od normy. Rys. 7. Konfiguracja typu wypłaty wliczanie do wynagrodzenia ponad wymiar Jeśli dodatkowy element wypłaty ma być wliczany do dopłat do nadgodzin, to w konfiguracji typu wypłaty (zakładka Szczegółowe) ustawiamy parametr Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny. Rys. 8. Konfiguracja typu wypłaty wliczanie do podstaw naliczania dopłat do nadgodzin 13 Formy ewidencji czasu pracy Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. Przepisy nie określają wzoru takiej karty moŝna zatem prowadzić ewidencję w dowolnej formie, pod warunkiem, Ŝe będzie ona zawierać wszystkie niezbędne, wymagane informacje. Karta czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych w kaŝdym dniu, bez zbędnych szczegółów (godzina przyjścia czy wyjścia z pracy). Pełna ewidencja czasu pracy powinna obejmować normalne godziny pracy, pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz w niedziele i święta. Wydruk karty pracy zawierający wszystkie ww. informacje dostępny jest z formularza pracownika / Wydruki kadrowe / Karta pracy lub z listy pracowników / Wydruki kadrowe / Karta pracy wszyscy (wydruk dla zaznaczonych). Oba wydruki mają moŝliwość drukowania pełnej informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach lub moŝe to być wydruk samego podsumowania. Poszczególne kolumny obrazują godziny z planu pracy, rzeczywiście przepracowane godziny, czas pracy ponad i poniŝej planu oraz ilość godzin przepracowanych w nocy. Osobna kolumna pokazuje nazwę nieobecności, która wystąpiła w danym dniu. Dodatkowo podsumowanie zawiera łączną liczbę nadgodzin rozliczonych w wypłacie. Informacja ta pojawia się na wydruku dopiero po naliczeniu wypłaty, gdyŝ wcześniej nie da się poprawnie Rozliczanie i ewidencja czasu pracy Str. 32