ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/CPI/2014

Transkrypt

1 Lublin, dn. 13 października 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/CPI/2014 I. Nazwa oraz adres Zamawiającego Stowarzyszenie Równych Szans BONA FIDES Lublin , ul. Niecała 4/5a NIP: II. Tryb postępowania Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności w związku z realizacją przez Zamawiającego projektu Centrum Pomocy Interdyscyplinarnej realizowanego z Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej, Ministerstwa Sprawiedliwości, na podstawie umowy nr III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest audyt zewnętrzny projektu realizowanego przez Zamawiającego w ramach VI konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań z Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, w tym stowarzyszeń, fundacji, organizacji i instytucji, kościołów i innych związków wyznaniowych na rok Zakres audytu obejmuje kompleksową analizę dokumentacji projektu, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, weryfikację wszystkich poniesionych wydatków związanych z dofinansowaniem w ramach w/w projektu sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie, realizacji założeń umowy oraz konkursu ofert nr VI z dnia 21 lutego 2014 r. (opublikowanego na stronie internetowej: 3. Celem audytu jest uzyskanie w szczególności racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z ofertą stanowiącą załącznik do umowy nr zawartej z Dysponentem Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz wydanie opinii w tym zakresie. W opinii audytor poświadczy, że wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z zapisami niniejszego zapytania, Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 lutego 2014 r. w sprawie

2 IV. Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej, Ogłoszenia w sprawie przeprowadzenia VI otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań z Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, w tym stowarzyszeń, fundacji, organizacji i instytucji, kościołów i innych związków wyznaniowych na rok 2014 oraz z zawartą umową o dofinansowanie. Szczegółowy zakres audytu. 1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: a. ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu do końca III kwartału kalendarzowego 2014 r. rozliczonych w sprawozdaniach kwartalnych przedłożonych do Dysponenta Funduszu. weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi środków z Funduszu, sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym i Pomocy Postpenitencjarnej, b. sposób kwalifikacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % odbiorców projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów oferty Zamawiającego oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich kwalifikowania do wsparcia). c. sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. z 2002 r., nr: 101, poz. 926 z późn. zm.). d. sposobu i zakresu udzielania pomocy osobom pokrzywdzonym przestępstwem oraz / i członkom ich rodzin (ocena prawidłowości, racjonalności); e. zgodność danych przekazywanych w sprawozdaniach kwartalnych w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. f. sposób realizacji działań promocyjnych, 2. Zamawiający udostępni Wykonawcy wszystkie potrzebne informacje i dokumenty, w tym: a. ofertę na realizacje zadania, b. umowę o dofinansowanie, c. sprawozdania kwartalne za II i III kw r.,

3 d. i inne niezbędne do przeprowadzenia audytu. V. Sposób sporządzenia raportu. 1. Raport powinien zawierać: a. informacje ogólne data sporządzenia raportu numer audytowanego przedsięwzięcia imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie termin przeprowadzenia audytu zakres objęty audytem. b. cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu cel audytu zakres przedmiotowy audytu zastosowane techniki audytu standardy według których został sporządzony raport c. audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu; d. ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu; e. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy; f. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień; g. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje; h. opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. 2. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kalkulacji szczegółowej projektu. 3. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej.

4 VI. Termin realizacji zamówienia VII. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków a. Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. b. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, wykażą, że obroty w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym jest realizowany audyt są w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu spełnią warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego realizującego projekt c. Skład zespołu przeprowadzającego audyt powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym co najmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia: odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC International Federation of Accountants kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. Zmianami zdany egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych) wymagane jest aby w skład zespołu wszedł biegły rewident. d. Dokumenty wymagane przez Zamawiającego potwierdzające spełnianie kryteriów dostępu przez Wykonawcę: oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, wykaz osób sporządzających audyt,

5 oświadczenie Wykonawcy, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, oświadczenie o bezstronności i niezależności osób przeprowadzających audyt aktualny odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, e. Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów żądanych przez Zamawiającego potwierdzających spełnianie tych warunków. VIII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1, w języku polskim, w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione, wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. 3. Cena musi być podana w polskich złotych (cyfrowo i słownie), być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 4. Termin ważności oferty wynosi 10 dni. 5. Dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kserokopii. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone podpisem przez Wykonawcę (osobę/osoby upoważnione). 6. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na kopercie należy umieścić: nazwę, adres, telefon Wykonawcy, nazwę i adres Zamawiającego oraz zapis: Oferta audyt zewnętrzny projektu Centrum Pomocy Interdyscyplinarnej - nie otwierać przed , godz Na ofertę składa się: a. formularz ofertowy (zał. 1) b. oświadczenie Wykonawcy, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (zał. 2)

6 c. oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, je-żeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczącej nakładają obowiązek ich posiadania (zał. 2) d. wykaz osób przeprowadzających audyt (zał.3) e. oświadczenie o bezstronności i niezależności osób przeprowadzających audyt (zał. 4) f. aktualny odpis z właściwego rejestru (zał. 5) IX. Miejsce i termin składania ofert Oferta ma zostać dostarczona w zamkniętej kopercie osobiście lub listownie do dnia roku do godziny na adres: Stowarzyszenie Równych Szans BONA FIDES ul. Narutowicza 61 (II piętro), Lublin Oferty dostarczone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. X. Kryteria i sposób oceny ofert a. Oceniając złożone oferty Zamawiający będzie kierował się najkorzystniejszą (najtańszą) ceną oferowaną przez Dostawców. b. W przypadku nie wybrania dostawcy (np. brak oferty, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru Wykonawcy po. Najwyższą liczbę punktów w tym kryterium otrzyma oferta najtańsza, pozostałe oferty otrzymają punktów odpowiednio mniej z dokładnością 2 miejsc po przecinku zgodnie z poniższym wzorem: P - liczba punktów: Najniższa oferowana Cena P = x 100 %. Cena oferty badanej Maksymalnie można uzyskać 100 %

7 Z wybranym Dostawcą zostanie zawarta umowa na wykonanie audytu zewnętrznego projektu Centrum Pomocy Interdyscyplinarnej. XI. Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na stronie XII. Postanowienia dodatkowe 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszym zapytaniu ofertowym sposób wykonania zamówienia (oferta wariantowa). XIII. Pozostałe postanowienia i informacje. 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Dostawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe oraz zamieszcza na stronie internetowej. 4. Zamawiający może w każdej chwili unieważnić postępowanie o udzielenia Zamówienia bez podania przyczyny. 5. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami oraz udzielania wyjaśnień jest Pani Iwona Przewor, tel , bonafides@op.pl Sporządziła: Iwona Przewor

8 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego... (imię i nazwisko/nazwa i adres Wykonawcy) (miejscowość, data) Oferent: Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na wykonanie audytu zewnętrznego projektu Centrum Pomocy Interdyscyplinarnej Zarejestrowana nazwa/imię i nazwisko Oferenta Zarejestrowany adres Oferenta Numer telefonu/faksu Adres Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, prowadzonym w trybie zasady konkurencyjności na wykonanie audytu zewnętrznego projektu pod nazwą: Centrum Pomocy Interdyscyplinarnej składam niniejszą ofertę: Cena ofertowa:...zł netto.zł brutto (słownie netto:...., słownie brutto:... ). dn... (podpis osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy)

9 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego... (imię i nazwisko/nazwa i adres Wykonawcy) Oświadczenia 1. Wskazana cena brutto uwzględnia wszystkie koszty i składniki niezbędne do wykonania zamówienia, w tym podatek VAT (w przypadku Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą) oraz koszty ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (w przypadku złożenia oferty przez osobę fizyczną nie będącą przedsiębiorcą). Zamawiający bowiem potrąci z każdego wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz należne składki wynikające z ustawy o ubezpieczeniu społecznym (właściwe dla Zleceniodawcy i Wykonawcy, czyli tzw. brutto z kosztami pracodawcy ) oraz z ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, w przypadku zaistnienia prawnego obowiązku w tym zakresie. 2. Oświadczam, że zapoznałam/łem się z wymaganiami Zamawiającego, dotyczącymi przedmiotu zamówienia, zamieszczonymi w Zapytaniu ofertowym oraz akceptuje je i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 3. Oświadczam, że uważam się za związanego niniejszą ofertą na czas wskazany w zapytaniu ofertowym, 4. Dysponuję niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym do wykonania przedmiotu zamówienia. 5. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. 6. Oświadczam, że posiadam uprawnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Na potwierdzenie spełnienia wymagań do oferty załączam: dn... (podpis osoby/osób uprawnionej/ do reprezentowania Wykonawcy)

10 Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego... (imię i nazwisko/nazwa i adres Wykonawcy) Wykaz osób przeprowadzających audyt zewnętrzny Projektu Centrum Pomocy Interdyscyplinarnej L.p. Imię i nazwisko Uprawnienia. dn.. (podpis osoby/osób uprawnionej/ do reprezentowania Wykonawcy)