INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA. z dnia 1 września 2010 r.

Transkrypt

1 INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA z dnia 1 września 2010 r. INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA XVI Liceum Ogólnokształcącego im. Armii Krajowej W TARNOWIE Tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczenia jej wyników reguluje ustawa o rachunkowości z dnia r. ( tekst jednolity z 2009 r. Dz. U. Nr 152. poz z późn, zm). Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych dnia r, ( Dz. U. nr 93 poz z późn. zm)

2 INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA Część I Ogólna 1 Cel inwentaryzacji Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych. rozliczenie finansowe stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych oraz osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku i ich wykorzystania podjecie działań w celu wyeliminowania i zapobiegania w przyszłości nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem. 2 Sposoby inwentaryzacji Poszczególnie aktywa i pasywa podlegają inwentaryzacji w drodze: 1. Spisu z natury: środki pieniężne przechowywanie w kasie, weksle, czeki, papiery wartościowe, środki trwałe oraz środki o charakterze wyposażenia, materiały, druki, pozostałe wartości niematerialne i prawne, 2. Uzgodnienia sald z kontrahentami: wszystkie należności i zobowiązania, środki pieniężne na rachunkach bankowych. 3 Metody inwentaryzacji Inwentaryzację przeprowadza się jedną z następujących metod: 1. Inwentaryzacja pełna. Polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień spisu wszystkich składników aktywów i pasywów. 2. Inwentaryzacja ciągła. Polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników lub pasywów objętych inwentaryzacja, tak aby w wyznaczonym przez kierownika jednostki czasie stan ten został ustalony. 3. Inwentaryzacja uproszczona. Polega na porównaniu stanu rzeczywistego zapasami w ewidencji księgowej. 4. Inwentaryzacja księgozbioru. Przeprowadzana jest zgodnie z przepisami Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z dnia 20 listopada 1999 r., Nr 93 poz. 1077)

3 4 Terminy oraz częstotliwość inwentaryzacji Z uwagi na to, że składniki majątku jednostki znajdują się na terenie strzeżonym, zaś majątek jest objęty ewidencją ilościowo wartościową, ustala się, że: 1. Środki trwałe inwentaryzowane będą nie rzadziej niż raz na 4 lata. 2. Materiały objęte ewidencja ilościowo wartościową inwentaryzowane będą raz w ciągu 2 lat, w dowolnym terminie. 3. Środki pieniężne, co najmniej raz w roku, zgodnie ze stanem na dzień 31 grudnia. 4. Zgodnie z przepisami, Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z dnia 20 listopada 1999 r., Nr 93 poz. 1077) inwentaryzację przeprowadza się w bibliotece co najmniej raz na 10 lat. 5. Dyrektor w przypadku uzasadnionego wniosku lub własnej inicjatywy może zarządzić inwentaryzację poza planem, niezależnie od terminów ujętych wyżej ( dotyczy wypadków losowych, kradzieży itp.) 6. W przypadku zmiany osób na stanowiskach materialnie odpowiedzialnych, przeprowadza się inwentaryzacje zdawczo odbiorczą. 5 Stanowiska, prawa i obowiązki osób odpowiedzialnych za rozpoczęcie inwentaryzacji Do obowiązków Dyrektora należy szczególnie: 1. Powołanie na stałe lub okres każdego roku, komisji inwentaryzacyjnej w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji ( Załącznik nr 1) 2. Powołanie przewodniczącego komisji ( nie może nim być główny księgowy), spośród pracowników na samodzielnych stanowiskach kierowniczych. 3. Zapewnienie odpowiednich warunków, środków oraz należytej organizacji pracy w celu prawidłowego przebiegu inwentaryzacji. 4. Zorganizowanie skutecznej wewnętrznej kontroli przebiegu inwentaryzacji i prawidłowego dokonywania spisu środków rzeczowych. 5. Bezpośrednie sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac związanych z inwentaryzacją. 6. Zapewnienie należytego przygotowania środków rzeczowych do spisu z natury poprzez wydanie odpowiednich poleceń osobom odpowiedzialnym. 7. Niezwłoczne podjecie decyzji w sprawie księgowego ujęcia różnic wpisania w koszty lub obciążenia osób winnych za niedobory oraz powiadomienie jednostki nadrzędnej o ujawnionych niedoborach ( Załącznik nr 7,8)

4 6 Prawa i obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: 1. Stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian lub uzupełnień w ich składzie. 2. Organizowanie spraw przygotowawczych do inwentaryzacji oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie. Do prac tych należą w szczególności: opracowanie planu inwentaryzacji ( Załącznik Nr 2) sprawdzenie, czy środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są oznakowane, a w pomieszczeniach znajdują się ich aktualne spisy, pobranie arkuszy spisu z natury i rozliczenie jako druki ścisłego zarachowania z księgowości, pobranie od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenia wstępnego ( wzór: Załącznik Nr 3), jak też oświadczenia końcowego po zakończeniu spisu z natury ( wzór: Załącznik Nr 4) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie: * zmiany terminu inwentaryzacji, * powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majątku, * przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych, kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień dotyczących różnic inwentaryzacyjnych, przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania, ujawnionych w czasie inwentaryzacji, zapasów niepełnowartościowych, współudział w wycenie spisanych składników. 7 Zespoły spisowe 1. Zespoły spisowe powołuje Dyrektor na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Zespoły składają się co najmniej 2 osób. 2. Do obowiązków zespołu spisowego należy: * przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu opisowym ( pomieszczenie, magazyn, pracownia), * takie zorganizowanie pracy, aby normalna praca inwentaryzacyjnej komórki nie doznała zakłóceń, * właściwe zabezpieczenie pomieszczeń na czas spisu, * terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu

5 nieprawidłowości. 3. Zespołom spisowym w okresie spisu z natury wolno korzystać z urządzeń ewidencyjnych ( ksiąg inwentarzowych, kartotek lub arkuszy spisowych poprzednich inwentaryzacji). 8 Obowiązki głównego księgowego Do obowiązków głównego księgowego należą: Przeprowadzanie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych. dokonanie przy współudziale członków komisji inwentaryzacyjnej, wyceny spisanych z natury składników majątkowych, ustalenie wartości spisowych składników majątkowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, ujecie w księgach rachunkowych różnic inwentarzowych, sporządzenie i wysłanie do kontrahentów ( osób) wyciągów z kont celem uzgodnienia sald rozrachunkowych, ustalenia różnic, ich wyjaśnienie oraz ujęcie w księgach rachunkowych, potwierdzenie prawidłowości sald wynikających z wyciągów nadesłanych przez kontrahentów, dokonanie weryfikacji stanu ewidencyjnego porównanie z dowodami pozostałych aktywów i pasywów, nieobjętych spisem z natury oraz potwierdzenie sald, wzywanie osób odpowiedzialnych za mienie, w którym zostały stwierdzone różnice, do dobrowolnego wpłacania do kasy równowartości ujawnionych niedoborów, podejmowanie czynności prawnych celem wyegzekwowania należności za niedobory zawinione. Cześć II Szczegółowa 1 1. Spisy z natury sporządza się na drukach przewidzianych przepisami rachunkowości. 2. Arkusz spisowy powinien zawierać: nazwę jednostki ( odcisk pieczęci firmowej) nazwę komórki, w której przeprowadzona jest inwentaryzacja, numer kolejny arkusza oraz oznaczenia uniemożliwiające zamianę arkusza ( podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej) datę dokonania spisu oraz termin przeprowadzania inwentaryzacji, rodzaj inwentaryzacji, numer kolejny pozycji spisu symbol identyfikujący spisywany składnik majątku i numer inwentarzowy, numer kartoteki itp.., szczegółowe określenie ( nazwę, typ, numer fabryczny) spisywanych składników majątku, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu,

6 imiona, nazwiska oraz podpisy osób dokonujących spisu, imię, nazwisko oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej za stan majątku. 3. Błędy w arkuszach można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niepoprawnego zapisu tekstu lub liczby, tak, aby pozostały one czytelne, i wpisaniu właściwych danych. Poprawka błędu powinna być podpisana prze osoby dokonujące spisu z natury. 4. Zespoły spisowe dokonujące liczenia, ważenia, pomiarów oraz obliczeń technicznych nie mogą być informowane o wielkości zapasów wynikających z ewidencji. 5. Liczenia, ważenia oraz pomiarów dokonuje członek zespołu w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej. 6. Wpis do arkusz powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. 7. Jeżeli w spisie z natury nie może, z ważnych przyczyn, brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni ona do tej czynności innej osoby, wówczas spis z natury może być przeprowadzony przez co najmniej 3 osobową komisje, wyznaczoną przez Dyrektora. 8. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu w polu spisowym. 9. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i ubytki z wyjątkiem rubryk cena i wartość. 10. Bezpośrednio pod ostatnia pozycja naniesioną na arkusz spisowy należy umieścić klauzulę o następującej treści: Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do. Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy skasować. 11. Arkusze spisowe z natury sporządza się przez kalkę z 2 egzemplarzach przy inwentaryzacjach zdawczo zbiorczych w 3 egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna. 12. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: środków trwałych wyposażenia wartości niematerialnych i prawnych składników majątkowych obcych składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych, zepsutych lub takich, których wartość ulega z innych przyczyn obniżeniu. 13. Nie wolno spisywać na jednym arkuszu składników majątku powierzonego różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Przy składnikach niepełnowartościowych majątku, należy podać w uwagach procent utraty wartości.

7 14. Do dokonania spisu z natury środków pieniężnych używa się specjalnego protokołu, którego wzór stanowi Załącznik Nr 5 i Po zakończeniu spisu, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej składa sprawozdanie zawierające: rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu informacje o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w gospodarce majątkiem ( zabezpieczenie, magazynowanie, konserwacje, itp.) Wzór sprawozdania stanowi Załącznik Nr 8 i 9. 2 Pola spisowe 1. Dla celów inwentaryzacji zakład dzieli się na pola spisowe. 2. Polem spisowym jest każda pracownia szkolna i gabinety posiadające składniki majątkowe. 3. Podział zakładu na pola spisowe jest stały i może być uzupełniany jedynie w przypadkach powstania nowych lub zmian organizacyjnych. 3 Osoby biorące udział w inwentaryzacji Osoby biorące udział w inwentaryzacji nie mogą być w czasie jej trwania odrywane do innych prac. 4 Obieg dokumentów Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych następuje w ustalonym porządku: 1. Przekazanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji. 2. Przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji. 3. Wycena spisów, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawień tych różnic. 4. Powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby. 5. Opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i

8 przedłożenie Dyrektorowi wniosków do akceptacji ( załącznik nr 7) 6. Ujecie w księgach wyników różnic inwentaryzacyjnych w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji ( nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku). 7. Skierowanie spraw spornych do sądu ( 30 dni od daty zatwierdzenia wniosków komisji przez Dyrektora). 8. Skierowanie spraw wskazujących na nadużycia do organów śledczych ( w dniu następnym po wydaniu decyzji przez Dyrektora). 5 Data rozpoczęcia obowiązywania instrukcji Niniejsza instrukcja obowiązuje od dnia 1 września 2010 r.

9