Protokół. Pan Andrzej Dobosz Pani Pan. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Samodzielnego Referatu Kontroli Wewnętrznej Izby

Transkrypt

1 do użytku służbowego Protokół kontroli wewnętrznej przeprowadzonej Urzędzie Skarbowym w Krakowie. w dniach czerwca 2012 roku w Małopolskim Jednostka Nadrzędna Naczelnik Urzędu Zastępca Naczelnika p.o. Zastępca Naczelnika Izba Skarbowa w Krakowie Pan Andrzej Dobosz Pani Pan. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Samodzielnego Referatu Kontroli Wewnętrznej Izby Skarbowej w Krakowie: starszy inspektor oraz starszy komisarz skarbowy _ na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Nr 20/ KW12012 z dnia Ol r. wydanego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie. Zakres kontroli: Kontrola wdrożenia jednolitego systemu kontroli zarządczej w Urzędzie za okres 20 lir r. W toku kontroli ustalono co następuje: Decyzją Nr 3 z dnia 09 stycznia 2012r. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie powołał Zespół kontroli zarządczej w MUS. W skład Zespołu wchodzi I I osób, na Przewodniczącego wyznaczony został Pan na Zastępcę Przewodniczącego - Pan Do zadań Zespołu w zakresie przedstawienia informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie należy w szczególności: I.dokonanie przeglądu funkcjonujących regulacji wewnętrznych procedur/instrukcji) w l

2 MUS w poszczególnych obszarach działalności pod kątem realizacji celów kontroli zarządczej, 2.przedstawienie propozycji usprawnień w określonych obszarach działalności MUS, w 1ym infonnacji o konieczności zaktualizowania bądź udoskonalenia procedur, a także potrzebie wprowadzenia innych mechanizmów kontroli, 3.wypracowanie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w MUS, w 1ym określenie: a) zasad tworzenia rocznego planu działalności wraz ze wzorem planu pracy) craz sprawozdania z jego wykonania; b) źródeł stanowiących informację o stanie kontroli zarządczej; c) zasad sprawowania kontroli zarządczej, w tym funkcji kontroli zarządczej i zakresu odpowiedzialności; d) systemu zarządzania ryzykiem oraz samooceny kontroli zarządczej jako narzędzi służących sprawowaniu kontroli zarządczej; e) sposobu monitorowania i udoskonalania systemu kontroli zarządcze. Do zadań ciągłych Zespołu w zakresie kontroli zarządczej należy w szczególności: l.współudział w przygotowaniu propozycji rocznego planu działania MUS w Krakowie, 2.przedkładanie Naczelnikowi MUS informacji z zakresu realizacji planu i wyników analizy ryzyka wraz z propozycją działań korygujących, 3.współudział przy opracowywaniu sprawozdania z wykonania rocznego planu działalności. l ;'.zapoznanie pracowników z zasadami jednolitego systemu kontroli zarządczej Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie Decyzją Nr 22 z dnia 30 września 20 II r. w sprawie jednolitego systemu kontroli zarządczej oraz w sprawie systemu ds. zarządzania ryzykiem wewnętrznym w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie wprowadził do realizacji Harmonogramu reałizacji budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w MUS w oparciu o zapisy i założenia zawarte w n/wym opracowaniach:."koncepcja budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej",."system zarządzania ryzykiem w jednostkach administracji podatkowej i kontroli podatkowej:,."kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej" przygotowanych przez Zespól powołany decyzją nr 4l/AP Ministra Finansów z dnia 29 października 20 lor. Naczelnik MUS zobowiązał wszystkich pracowników do zapoznania się z treścią w/wym. Decyzji wraz z załącznikami. Decyzja weszła w życie 30 września 20llr. W imieniu Naczelnika MUS Pełnomocnik ds Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznym Pan. w dniu Ir. przesial do wszystkich pracowników Decyzję wraz z załącznikami pocztą - wydruk z poczty stanowi załącznik nr l. { 2

3 'przeprowadzenie ankiet wśród pracowników i zewnętrznych klientów W dniu Pełnomocnik ds Zarządzania Jakością Pan i przesłał do wszystkich pracowników MUS drogą mailową informację, iż przeprowadzone zostanie badanie ankietowe zadowolenia klienta wewnętrznego, czyli pracowników, mające związek z podejmowanymi działaniami na rzecz podniesienia jakości świadczonych usług. Termin badania do Ir. Zespół ds. Wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością dokonał analizy wyników. W opracowaniu sporządzonym w dniu r. w uzgodnieniu z Naczelnikiem MUS uznano, że wyniki analiza) przeprowadzonej w czerwcu 2011r. ankiety dotyczącej badania zadowolenia i oczekiwań pracowników nie będą udostępniane pracownikom. Przeprowadzone przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością badanie ankietowe miało określić stopień motywacji i satysfakcji pracowników Małopolskiego Urzędu Skarbowego. Z przeprowadzonych ankiet, z których wynika, iż na 160 osób zatrudnionych w Urzędzie złożonych zostało tylko 19 szt. ankiet. Frekwencja na poziomie - 12% była zbyt niska. Wynik procentowy wynikający z analizy określający stopień motywacji oraz satysfakcji był wynikiem, który nie można przyjmować za oddający prawidłowy obraz zadowolenia i oczekiwań pracowników. Założeniem było, że frekwencja na poziomie powyżej 60% pozwala na ocenę zadowolenia i oczekiwań pracowników oraz podjęcie działań doskonalących. W dniach lir. zostały przeprowadzone ankiety z klientem zewnętrznym. Z w/w ankiet m.in. wynika, iż w programie następnego spotkania powinno zaleźć się stanowisko MUS w sprawach ujednolicenia uwarunkowanych w przepisach prawa, możliwość bezpośredniego poznania osób kontaktowych MUS, omówienie przepisów podatek dochodowy - podstawy i zmiany, korekty deklaracji, najczęściej popełniane błędy przez podatników, wewnątrzwspólnotowe dostawy i świadczenia usług, faktury elektroniczne, inne oświadczenia, które wydaje MUS, procedury. Za dobrą stronę spotkania można uznać informacje na temat e-deklaracje, kompetencje prowadzących, dobra organizacja spotkania, przydatne informacji o kontroli podatkowej, podjęcie tematów służących komunikacji z urzędem, rozszerzenie posiadanej wiedzy, możliwość zadawania pytań osobie prezentującej dane zagadnienia, zachęta do korzystania z usługi elektronicznej urząd p- podatnik. Za słabą stronę spotkania m.in. uznano brak materiałów np. z podstawami prawnymi, za dużo szczegółowości, za dużo treści na niektórych slajdach, niektóre prezentacje mało czytelne - wydruk z analizy ankiet stanowi załącznik nr 2 do protokołu. W dniach 15 i 16 maja 2012 r. w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie odbyły się spotkania z przedstawicielami spółek, które zostały objęte właściwością Małopolskiego Urzędu Skarbowego od r. Uczestnicy spotkania wysłuchali prelekcji związanych z: aktualizacją danych rejestracyjnych podatników, z tematyką związaną z e-dekleracjami czyli ~kładaniem zeznań i deklaracji przez internet, e-kontroli - czyli kontroli podatkowej prowadzonej przez urząd 3

4 skarbowy przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych do analizy danych elektronicznych, wydawania przez urząd skarbowy zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach oraz zwrotu podatku Vat zapłaconego w państwie członkowskim UE. '94% podatników ceni sobie organizowane przez urząd spotkania uważając, że są one potrn:bne, '98% podatników była zadowolona z tematyki jaką zaprezentował urząd na spotkaniu,,, '88% podatników określiła chęć uczestnictwa w podobnych szkoleniach, w przeważanej liczbie podatnicy chcieli by poznać w sposób bardziej szczegółowy tematy podatkowe między innymi: bieżące prlepisy podatkowe, procedury oraz zmiany w podatkach. Zdaniem podatników spotkania takie świadczą o pozytywnym nastawieniu urzędników MUS w stosunku do podatników, cenne jest z uwagi na fachowe i merytoryczne przedstawienie tematyki podatkowej, wyjście na przeciw oczekiwaniom podatników. 'Podatnicy często korzystają z informacji zawartych na stronie internetowej MUS w Krakowie 62% podatników uważa, że organizacja strony jest przyjazna, a 77% podatników infonnacje na niej zawarte ocenia jako przydatne. 'Kontakt z pracownikami MUS został oceniony bardzo dobrze, 75% ankietowanych było zadowolonych z możliwości łatwego kontaktu z pracownikami MUS. 'Również profesjonalizm w załatwianiu spraw pracownikom MUS został wysoko oceniony, pozytywnie wypowiedziało się 77% ankietowanych. Do protokołu dołączono analizę ankiety opracowaną przez Pana Kie~ącego WSP ds. Analiz i Planowania - załącznik nr 3. 'przeprowadzenie samooceny zgodnie z założeniami jednolitego systemu kontrołi zarządczej - sposób dokonania samooceny Pismem okólnym Nr I z dnia 12 lipca 20 II r. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie zobowiązał kierowników działów oraz osoby wymienione wg rozdzielnika do zapoznania się z załączonymi kwestionariuszami samooceny w ramach funkcjonowania kontroli zarlądczej, do ich wypełniania zgodnie z instrukcją. Kwestionariusze należało wypełnić w terminie do 20 lipca 20 lir. Osobą koordynująca i nadzorującą w przedmiotowej sprawie został wyznaczony został Pełnomocnik ds Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznym w MUS. Na podstawie cząstkowych kwestionariuszy wypełnionych przez wszystkie zobowiązane osoby w dniu 26 lipca 2011r. sporządził zbiorczy kwestionariusz samooceny. Został on zaakceptowany przez Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie w dniu 26 lipca 20 lir. Do protokołu dołączono kserokopię kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej z lipca 20 lir. - załącznik nr 4. 4

5 'opracowanie i dostosowanie dokumentów w jednostce do zapisów jednolitego systemu kontroli zarządcze W Małopolskim Urzędzie Skarbowym wprowadzono / aktualizowano akty prawa wewnętrznego istotne dla funkcjonowania kontroli zarządczej m.in.: a) wprowadzono do realizacji Hannonogram realizacji budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w MUS w Krakowie m.in. w oparciu i założenia zawarte w Systemie zarządzania ryzykiem w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej przygotowanym przezmf, b) procedurę zasadności i celowości zaciągania zobowiązań instrukcja przeprowadzania oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i kontroli dokonywania wydatków ze środków publicznych w MUS), c) dokumentację zasad polityki rachunkowości w MUS, d) upoważnienie osób do przeprowadzania kontroli merytorycznych formalnorachunkowych i dokumentów finansowo księgowych, e) instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, f) dokumentacje zasad polityki rachunkowości, g) opracowano zmiany do Regulaminu Organizacyjnego MUS, h) zapoznano pracowników z treścią Zarządzenia Nr 70 Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie pr.lestrzegania zasad służby cywilnej oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej. 'przeprowadzenie i udokumentowanie działań związanych z zarządzaniem ryzykiem według zasad określonych w jednolitym systemie kontroli zarządczej W dniu 17 maja 2010r. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie wprowadził Zarządzenie Nr 3 w sprawie systemu zarządzania ryzykiem wewnętrmym w MUS - kserokopia Zarządzenia Nr 3 stanowi załącznik nr 5. do protokołu. W 2011r. pracami Zespołu ds. zarządzania ryzykiem wewnętrznym w MUS kierował Pełnomocnik ds. zarządzania ryzykiem wewnętrmym Pan. iad Zespołu i Pełnomocnik zostali powołani Decyzja nr 20 Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie z dnia 20 maja 2010r. w sprawie powołania Pełnomocnika ds zarządzania ryzykiem wewnętrznym w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie oraz składu Zespołu ds. zarządzania ryzykiem wewnętrznym w MUS w Krakowie. W 201Ir. odbyło się 9 posiedzeń Zespołu ds. ZRW, w trakcie których: - omawiano wytyczne i założenia MF w zakresie wdrażania systemu zarządzania ryzykiem w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej oraz dostosowywano katalog ryzyk zidentyfikowanych w MUS do wytycznych MF, - aktualizowano zidentyfikowane ryzyka, przeprowadzano analizę ryzyk ocena skutków, prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyk, istotność ryzyk, rodzaj reakcji na ryzyko) w oparciu o katalog ryzyk zidentyfikowanych w 5

6 -. MUS - w poszczególnych obszarach działalności MUS, ponownie przeanalizowano i wyszacowano punktowo ryzyka strategiczne zidentyfikowane w MUS, - stworzono ostateczny projekt Rejestru Ryzyk w MUS, który został przedłożony do akceptacji Naczelnika MUS. Z każdego posiedzenia Zespołu ds. zarządzania ryzykiem wewnętrznym sporządzany był protokół. W jego treści zawarto m. in. informację na temat prac wykonywanych przez Zespół na posiedzeniu. W dniu 30 września 2011r. Naczelnik MUS wydał decyzję nr 22 z dnia r., którą wprowadził do realizacji Harmonogram realizacji budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie, m. in. w oparciu o zapisy i założenia zawarte w Systemie zarządzania ryzykiem w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej przygotowanym przez MF. W drugiej połowie 2011r. odbyły się również konsultacje z niektórymi pracownikami oraz w kierownikami w zakresie szacowania ryzyk punktowa ocena) występujących w obszarze, w którym oni wykonują swoje zadania. Równocześnie takiej oceny dokonał Naczelnik MUS w obszarze, w którym funkcjonuje jako właściciel ryzyka. W dniu 16 listopada 2011r. Pełnomocnik ds. Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznym w MUS, w związku z faktem, iż Zespół ds. zar?ądzania ryzykiem wewnętrznym w MUS zakończył prace nad projektem Rejestru Ryzyk przedłożył w/wym. Rejestr Naczelnikowi MUS do akceptacji wraz z prośbą o wyznaczenie akceptowalnego poziomu ryzyk powyżej którego powinny być podjęte działania zapobiegawcze i korygujące ograniczające ryzyko. Powyższe działania były zgodne z Systemem zarządzania ryzykiem w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. W dniu 18 listopada Naczelnik MUS zaakceptował Rejestr Ryzyk przygotowany przez Zespół ds. ZRWoraz wyznaczył akceptowany poziom ryzyk w przedziale 1-6 istotności ryzyk tzw. poziom niski). W dniu 21 listopada 201Ir. przesłano do wszystkich pracowników MUS drogą elektroniczną zaakceptowany przez Naczelnika Rejestr Ryzyk celem zapoznania. Rejestr ryzyk sporządzony został w formie papierowej wersja w programie Open Office ~~. W toku kontroli Pełnomocnikowi ds. ZRW zadano pytania w formie pisemnej tabela) - odpowiedź stanowi załącznik nr 6 do protokołu... sponądzenie informacji o realizacji kontroli zarządczej W dniu 15 grudnia 20 lir. została sporządzona informacja o realizacji kontroli zarządczej za 2011r. - kserokopia informacji dot. realizacji kontroli zarządczej za 2011r. stanowi załącznik nr 7 do protokołu. W dniu 20 grudnia 2011r. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie pismem znak: AP/O15-2/11 przekazał do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie "Plan działalności Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie na rok 2012", zgodnie z 6

7 -. Izby Skarbowej w Krakowie - 2 I r.). Naczelnik MUS złożył powyższe oświadczenie opierając się m. in. na informacjach zawartych w raporcie sporządzonym przez Koordynatora Kontroli Zarądczej - kserokopia raportu stanowi załącznik nr 8 do protokołu, a także na oświadczeniach o stanie kontroli zarządczej za 2011r. złożonych przez kierowników/kierujących wszystkich komórek organizacyjnych MUS oraz kwestionariuszu samooceny kontroli zarządczej. W to1m kontroli Przewodniczącemu Zespołu ds. kontroli zarządczej w MUS zadania w formie pisemnej tabela) pytania - odpowiedź stanowi załącznik nr 9... Na tym protokół zakończono. Osoby kontrolowane oświadczają, że przedstawione w toku kontroli dokumenty, to komplet dokumentów, dotyczących przedmiotu kontroli. Z treścią protokołu zapoznano Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie. Poinformowano o możliwości wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach na 9 ponumerowanych stronach. Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Do egzemplarza protokołu pozostającego w Izbie Skarbowej w Krakowie dołączono załączniki: -Załącznik Nr 1 - wydruk z poczty z dnia Ilr. Decyzji nr 22 Naczelnika MUS z dnia r. dot. zapoznania się z treścią -Załącznik Nr 2 - wydruk analizy ankiet przeprowadzonych z klientem zewnętrznym w 8

8 wymogami zawartymi w ~ 4 usl."2 pkt I lit. a Zarządzenia Nr 49 Ministra Finansów z dnia Ol grudnia 2011r. w sprawie systemu kontroli zarządczej. sporządzenie raportów o stopniu zaawansowania wdrożenia kontroli zarządczej według jednolitego systemu kontroli zarządczej w 2011r. w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie sporządzono 3 informacje dotyczące realizacji harmonogramu budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej. W pismach poinformowano m. in., iż: I. w m-cu czerwcu 2011r. przeprowadzono badania ankietowe dotyczące zadowolenia i oczekiwań pracowników, natomiast w lipcu 2011r. przeprowadzono samoocenę kontroli zarządczej w oparciu o kwestionariusze samooceny. W wyniku przeprowadzonej samooceny stwierdzono słabe strony kontroli zarządczej w obszarze: "cele i zarządzanie ryzykiem wewnętrznym)". Działania w tym zakresie prowadzone były na bieżąco i zgodnie z założeniami jakie wynikają z Oświadcze-nia o stanie kontroli zarządczej za 20 IOr. 2. zapoznano wszystkich pracowników drogą elektroniczną) z dokumentami: - "Koncepcją budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej", - "Strategią zarządzania ryzykiem w w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej", - "Kwestionańuszem samooceny kontroli zarządczej". 3. W dniu 30 września 2011r. Naczelnik MUS wydał Decyzję Nr 22 w sprawie wdrożenia jednolitego systemu kontroli zarządczej oraz w sprawie systemu ds. zarządzania ryzykiem wewnętrznym w MUS. Zgodnie z w/wyro. decyzją realizacja systemu kontroli zarządczej prowadzona jest w oparciu o zapisy i założenia zawarte w w/wym. opracowaniach przygotowanych przez Zespół działający przy Ministrze Finansów. 4. W 2011r. były prowadzone i dokumentowane działania związane z zarządzaniem ryzykiem wewnętrznym zgodnie z zasadami określonymi w jednolitym systemie kontroli zarządczej - w dniu 18 listopada został zaakceptowany Rejestr Ryzyk w Małopolskim Urzędzie Skarbowym w Krakowie. 5. W dniu 15 grudnia 2011r. została sporządzona informacja o realizacji kontroli zarządczej. W dniu 13 stycznia 2012r. Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie pismem znak AP/015-2/12 przekazał do Izby Skarbowej w Krakowie "Raport o stopniu zaawansowania wdrożenia kontroli zarządczej wg jednolitego systemu kontroli zarządczej". Naczelnik MUS wypełniając obowiązek wynikający z ~ 4 ust. 2 pkt I lit. b Zarządzenia Nr 49 Ministra Finansów z dnia Ol grudnia 2011r. przesłał pismem znak: AP/015-6/12 do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok 20 II zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 02 grudnia 2010r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej data wpływu do ". 7

9 2011r. -Załącznik Nr 3 - wydruk analizy ankiet przeprowadzonych z klientem zewnętrznym w 2012r. -Załącznik Nr 4 - kserokopia Pisma Okólnego Nr l Naczelnika MUS z dnia r. oraz kserokopia kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej z lipca 2011r. -Załącznik Nr 5 - kserokopia Zarządzenia Nr 3 Naczelnika MUS z dnia Ir. -Załącznik Nr 6 - odpowiedź Koordynatora ZRW - tabela -Załącznik Nr 7 - kserokopia informacji dot. realizacji kontroli zarządczej za 2011r. -Załącznik Nr 8 - kserokopia raportu -Załącznik Nr 9 - odpowiedź Przewodniczącego Zespołu ds. kontroli zarządczej Pieczęć i podpis Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie Pieczęć i podpisy osób kontrolujących 9

10 '. Kraków, dnia 15 czerwca 2012 roku. 10