Poznań, dnia 02. sierpnia 2010 r. ZAPYTANIE OFERTOWE. I. ZLECENIODAWCA Doradztwo Gospodarcze DGA S.A. ul. Towarowa Poznań

Transkrypt

1 Poznań, dnia 02. sierpnia 2010 r. ZAPYTANIE OFERTOWE I. ZLECENIODAWCA Doradztwo Gospodarcze DGA S.A. ul. Towarowa Poznań II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Stosownie do postanowień 20. umowy o dofinansowanie projektu (nr: UDA- POKL /08-00) zawartej z Ministerstwem Edukacji Narodowej (Instytucją Pośredniczącą) w dniu 15. grudnia 2008 roku na realizację projektu Fascynacje zaklęte w nauce i biznesie. Ogólnopolski program rozwoju kompetencji kluczowych w zakresie nauk matematyczno-przyrodniczych i przedsiębiorczości dla uczniów gimnazjów (zwanego dalej: Projektem ) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3. poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie Modernizacja metod i treści kształcenia projekty konkursowe, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na świadczenie usługi Audytu Zewnętrznego Projektu (audyt śródokresowy) w zakresie szczegółowo przedstawionym w punkcie III. niniejszego zapytania ofertowego. 2. Zleceniodawca nie dopuszcza moŝliwości składania ofert częściowych. 3. Zleceniodawca nie dopuszcza moŝliwości składania ofert wariantowych. 4. Zleceniodawca nie dopuszcza moŝliwości powierzenia przez Wykonawcę całości lub części zamówienia podwykonawcom. 5. Przed zawarciem umowy Zleceniodawca zastrzega sobie moŝliwość prowadzenia negocjacji cenowych z Oferentem, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi Audytu Zewnętrznego Projektu (audyt śródokresowy) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o nazwie: Fascynacje zaklęte w nauce 1

2 i biznesie. Ogólnopolski program rozwoju kompetencji kluczowych w zakresie nauk matematyczno-przyrodniczych i przedsiębiorczości dla uczniów gimnazjów. Szczegółowy zakres usług obejmuje: a) świadczenie usług audytu będących przedmiotem zamówienia obejmować ma zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja Projektu, będącego przedmiotem audytu, przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; b) efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, Ŝe wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowane, a realizowany Projekt jest zgodny z umową i wnioskiem o dofinansowanie; c) podmiot prowadzący audyt zobligowany będzie do sprawdzenia: czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi; d) realizacja zadań wskazanych w lit. c) odbywa się poprzez badanie w szczególności, czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją Projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej) i sprawozdania z realizacji Projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową Projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów; e) audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w przedstawionych dokumentach związanych z realizowanym Projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych moŝe mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych, a sprawdzenie pośrednie badanie działającego u Zamawiającego systemu kontroli wewnętrznej; f) celem przeprowadzenia audytu jest zwiększenie pewności Zleceniodawcy oraz instytucji wypłacającej środki Ministerstwa Edukacji Narodowej, Ŝe Projekt jest realizowany prawidłowo. 2

3 Projekt realizowany jest od 1. lipca 2008 roku do 30. listopada 2011 roku przez Konsorcjum powołane na mocy Umowy Konsorcjum z dnia 14. maja 2008 roku, w skład którego wchodzą: Doradztwo Gospodarcze DGA S.A. z siedzibą w Poznaniu, przy ulicy Towarowej 35 Lider Konsorcjum, Gmina Zielona Góra o statusie miejskim Centrum Kształcenia Ustawicznego i Praktycznego w Zielonej Górze z siedzibą w Zielonej Górze, przy ulicy Długiej 13 Konsorcjant. Całkowite wydatki Projektu nie przekraczają: ,77 zł. Wydatki Projektu do dnia rozpoczęcia audytu wynoszą ponad 50%. Szczegółowe informacje na temat Projektu zamieszczone są na stronie internetowej: Sposób realizacji audytu zewnętrznego Projektu: a) audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do: przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności, odpowiedniego dokumentowania oraz sprawozdawania realizacji Projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów Projektu, realizacji postanowień umowy o dofinansowanie Projektu. b) w celu stwierdzenia, czy Projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu, a wydatki są kwalifikowane, podmiot przeprowadzający audyt zobowiązany jest w szczególności do sprawdzenia: dokumentacji dotyczącej Projektu, czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały rzeczywiście podjęte, sposobu archiwizacji dokumentów, który pozwala prześledzić ścieŝkę wydatku od przedłoŝenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, kwalifikowalności poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania, zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, wiarygodności sprawozdań z realizacji Projektu przekazywanych przez Zamawiającego, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach Projektu, zasad dotyczących promocji i reklamy Projektu, sposobu monitorowania Projektu (osiągania celu Projektu), raportowania o postępach wdraŝania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań i podzadań Projektu, 3

4 poprawności stosowanych procedur przetargowych / zasady konkurencyjności, w przypadku, gdy Projekt zakłada wyłonienie podwykonawców. c) po przeprowadzeniu audytu - Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu, do których Zleceniodawca ma prawo wnieść uwagi i zastrzeŝenia, które Wykonawca winien rozpatrzyć przed sporządzeniem ostatecznej wersji raportu. Raport powinien zawierać co najmniej: datę sporządzenia raportu, nazwę i adres podmiotu realizującego Projekt, nazwę i adres podmiotu przeprowadzającego audyt, imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upowaŝnienia do przeprowadzenia audytu, termin przeprowadzenia audytu, czas wykonania audytu, cel audytu, zakres przedmiotowy audytu, podjęte działania i zastosowane techniki audytu, termin realizacji Projektu oraz zwięzły opis audytowanego Projektu, ustalenie stanu faktycznego, określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru, wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji Projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. Opinia i raport powstałe w wyniku audytu winny być przedstawione w trzech egzemplarzach kaŝdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym płyta CD-ROM. Dokumenty te powinny zostać oznaczone logotypami zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. d) audyt powinien być przeprowadzony zgodnie z opracowanym przez Wykonawcę programem kontroli, który w swojej treści ma zawierać: opis technik, które będą zastosowane podczas realizacji audytu, próg istotności, poziom ufności nie mniejszy niŝ 95% oraz wybór metod doboru próby. Program kontroli przesłany zostanie do Zleceniodawcy najpóźniej do 7 dni roboczych przed rozpoczęciem audytu; e) Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu. 4

5 IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a. posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia do wykonywania zamówienia, b. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a takŝe dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, c. spełniają wymóg bezstronności i niezaleŝności. 2. Zleceniodawca ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: W zakresie warunku wskazanego w ust. 1, lit. a. powyŝej, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy: posiadający uprawnienia do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu ustawy z dnia 7. maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U nr 77 poz. 649). W skład zespołu (co najmniej dwuosobowego) przeprowadzającego audyt zewnętrzny Projektu, powinna wchodzić przynajmniej jedna osoba z uprawnieniami biegłego rewidenta. Ocena spełnienia powyŝszych warunków nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń, o których mowa w punkcie V, ust. 1, lit. a b. W zakresie warunku wskazanego w ust. 1, lit. b. powyŝej, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykaŝą przeprowadzenie co najmniej 3 (słownie: trzech) audytów zewnętrznych projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w tym 1 (słownie: jednego) projektu o wartości co najmniej 5 mln złotych. Ocena spełnienia powyŝszych warunków nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę wykazu, o którym mowa w punkcie V, ust. 1, lit. c. W zakresie warunku wskazanego w ust. 1, lit. c. powyŝej, zarówno Wykonawca, jak i osoby przeprowadzające audyt, winny spełniać wymóg bezstronności i niezaleŝności. Ocena spełnienia powyŝszego warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w punkcie V, ust. 1, lit. d. Ocena spełnienia w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach, wykazach i oświadczeniach wyszczególnionych w punkcie V niniejszego zapytania ofertowego. 5

6 V. OŚWIADCZENIE I DOKUMENTY JAKIE POWINNI DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu wykazania spełnienia kryteriów formalnych udziału w postępowaniu, kaŝdy z Wykonawców powinien przedłoŝyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: a. aktualny odpis z właściwego krajowego rejestru sądowego albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, b. dokumenty potwierdzające, Ŝe podmiot/osoby które będą wykonywać zamówienie, posiadają wymagane uprawnienia, m.in.: zaświadczenie Krajowej Rady Biegłych Rewidentów o wpisie Wykonawcy na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, c. wykaz przeprowadzonych co najmniej 3 (słownie: trzech) audytów zewnętrznych projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w tym 1 (słownie: jednego) projektu o wartości co najmniej 5 mln złotych (zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego) w formie oryginału; do załącznika nr 2 naleŝy załączyć referencje potwierdzające, Ŝe usługi te zostały wykonane naleŝycie w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę; d. oświadczenia o bezstronności i niezaleŝności podmiotu/osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego w formie oryginału. VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zleceniodawca wymaga, aby zamówienie było realizowane w okresie od dnia 22. września 2010 r. do dnia 24. września 2010 r. w siedzibie Beneficjenta przy ul. Towarowej 35, Poznań. Zastrzega się, iŝ opinia i raport z audytu powinien być złoŝony Zleceniodawcy w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia audytu. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. 6

7 2. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy. 3. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złoŝeniem Oferty. 4. Oferta powinna zawierać oświadczenie Wykonawcy, Ŝe jest związany ofertą przez okres 30 dni od dnia, w którym upływa termin składania ofert. 5. Ofertę naleŝy umieścić w opakowaniu zamkniętym w sposób uniemoŝliwiający odczytanie zawartości bez jego uszkodzenia lub teŝ jego przypadkowe otwarcie. 6. Opakowanie ofert będzie zawierać wskazanie firmy (nazwiska) i adresu Wykonawcy, co umoŝliwi zwrot nienaruszonej oferty w przypadku złoŝenia oferty po terminie lub jej wycofanie oraz będzie oznaczone napisem: Oferta na świadczenie usługi Audytu Zewnętrznego Projektu Fascynacje zaklęte w nauce i biznesie. Ogólnopolski program rozwoju kompetencji kluczowych w zakresie nauk matematyczno-przyrodniczych i przedsiębiorczości dla uczniów gimnazjów nie otwierać do dnia 20. sierpnia 2010 r. do godz Wzór formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT IX. Wszystkie oferty w zaklejonych lub zalakowanych kopertach oznaczonych zgodnie z wymogami punktu VII.6. powyŝej, muszą być dostarczone pod adres: Doradztwo Gospodarcze DGA S.A., ul. Towarowa 35, Poznań, Kancelaria Główna, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20. sierpnia 2010 roku do godz OCENA OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 20. sierpnia 2010 roku w siedzibie Zleceniodawcy, ul. Towarowa 35, Poznań, w sali granatowej o godz Przy otwarciu ofert mogą uczestniczyć Wykonawcy lub ich upowaŝnieni przedstawiciele. 2. Oferty zostaną ocenione pod względem stawianych im w niniejszym zapytaniu ofertowym wymogów formalnych oraz merytorycznych. W przypadku, gdy oferta nie będzie spełniać wymogów formalnych zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty, Wykonawcom nie przysługują Ŝadne roszczenia przeciw Zleceniodawcy. 3. Przy wyborze i ocenie ofert, Zleceniodawca kierować się będzie wyłącznie kryterium ceny oferty, które rozpatrywane będzie na podstawie ryczałtowej ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. 4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najniŝszą cenę. 5. W przypadku gdy nie moŝna dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na fakt, iŝ zostały złoŝone oferty o takiej samej cenie, Zleceniodawca wezwie Wykonawców, którzy złoŝyli te oferty, do złoŝenia w terminie 3 dni ofert dodatkowych. 7

8 6. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyŝszych niŝ zaoferowane w złoŝonych ofertach. 7. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zleceniodawca zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców, którzy przesłali oferty w ustalonym terminie, informując jednocześnie wybranych Wykonawców o miejscu i terminie podpisania umowy o świadczenie usługi Audytu Zewnętrznego Projektu. X. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pan Rafał Hubczyk, rafał.hubczyk@dga.pl. XI. ZASTRZEśENIA 1. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty zawarcia umowy ani teŝ oferty prowadzenia negocjacji w tym przedmiocie i jest skierowane do wielu adresatów. 2. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do nieskorzystania z otrzymanej oferty bez podania przyczyny. (podpis osoby reprezentującej Zleceniodawcę) Załącznik: 1. Załącznik nr 1: Formularz ofertowy. 2. Załącznik nr 2: Wykaz przeprowadzonych audytów. 3. Załącznik nr 3: Oświadczenie o bezstronności i niezaleŝności. 8