WO-IV Kraków, 17 listopada 2015 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, 17 listopada 2015 r. Szanowny Pan Kazimierz Krok Wójt Gminy Łużna Łużna Łużna WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Łużna, Łużna 634. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest od 1997 r. Pan Kazimierz Krok - Wójt Gminy Łużna. Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniu 28 września 2015 r. w Urzędzie Gminy Łużna, zwanym dalej Urzędem lub Gminą, przeprowadzona została kontrola w następującym zakresie: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez panią Monikę Bystrowicz, Starszego Inspektora Wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego. 2. Ewidencja ludności oraz dowody osobiste - przez panią Martę Ślusarczyk, Inspektora Wojewódzkiego w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi. 3. Weryfikacja informacji o liczbie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności, dowodów osobistych, przekazanej przez Gminę na potrzeby obliczenia wysokości dotacji przez ww. pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli, czyli do 28 września 2015 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolowaną działalność Urzędu Gminy Łużna w sprawach z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oceniam pozytywnie Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Sprawy ogólne: 1. Upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach w rejestrze PESEL, w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO), w Rejestrze Stanu Cywilnego (RSC), w Rejestrze Mieszkańców (RM), w Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców (RZC), z zakresu rejestracji stanu cywilnego, z zakresu zmiany imion i nazwisk Pracownicy urzędu gminy wykonujący zadania z kontrolowanego obszaru posiadali wymagane upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach centralnych PESEL, RSC, RDO oraz w rejestrach lokalnych RM, RZC oraz upoważnienia z zakresu rejestracji stanu cywilnego. 2. Prawidłowość wnioskowania, korzystania i przechowywania kart kryptograficznych Urząd posiadał 5 kart kryptograficznych, którymi dysponowali: 1. Kazimierz Krok -Wójt 2. Grzegorz Wałęga LAS 3. Małgorzata Król Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego 4. Lucyna Pater Inspektor (Ewidencja Ludności, Dowody Osobiste) 5. Zygmunt Ziobrowski Inspektor (OC) 3. Zgłoszenie Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, że organ gminy Łużna dokonał zgłoszenia nowo powstałych zbiorów danych osobowych RM, RZC do rejestracji GIODO przez złożenie wniosków o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie - Rejestr mieszkańców - Gmina Łużna i zbioru danych osobowych o nazwie - Rejestr zamieszkania cudzoziemców - Gmina Łużna do rejestru zbiorów danych osobowych GIODO, zgodnie z wymogami przepisów art. 41 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). 4.Likwidacja i wykreślenie z ewidencji GIODO Gminnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych (GEWIUDO) W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, że powyższa czynność została w Urzędzie dokonana, bowiem organ gminy w Łużnej zgłosił ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. 5. Teczki aktowe stosowanie JRWA W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w Urzędzie zostały założone teczki i podteczki aktowe zgodnie z załącznikiem nr 1. Kontrolując dokumentację zawartą w przedmiotowych teczkach aktowych stwierdzono, że sprawy prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 2

3 6. Działanie aplikacji Źródło W dniu kontroli, tj. 28 września 2015 r. nie stwierdzono przerw w działaniu aplikacji ŹRÓDŁO. W okresie wcześniejszym pojawił się problem z działaniem aplikacji w procesie migracji aktów stanu cywilnego do rejestru (nieaktywne okno podglądu aktu). Zgodnie z informacją uzyskaną w trakcie kontroli problem zgłoszono za pośrednictwem narzędzia diagnostycznego ITSM Atmosfera, lecz ostatecznie został on rozwiązany przez pracownika (kwestia właściwych ustawień przeglądarki internetowej). Ewidencja ludności: W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu ewidencji ludności oraz sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez panią Lucynę Pater - inspektora ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, panią Małgorzatę Król Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz pana Zygmunta Ziobrowskiego inspektora. Kontrola obejmowała realizację przez Urząd Gminy Łużna zadań wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), która obowiązywała do 28 lutego 2015 r., ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388 z późn. zm.), która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r., ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz z późn. zm.), która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r., wydanych na podstawie powyższych ustaw przepisów wykonawczych, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zmn.) zwanej dalej k.p.a 1.Prowadzenie postępowań administracyjnych Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów powołanej wyżej ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy, uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przepisów prawa materialnego - ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) i odpowiednio przepisów ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388 z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 69 pkt 1, z którego mocy postępowania administracyjne wszczęte na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w sprawach indywidualnych o zameldowanie, uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania oraz wymeldowanie, udostępnienie danych ze zbioru PESEL i gminnych zbiorów meldunkowych - prowadzi się na podstawie niniejszej ustawy. 3

4 W okresie objętym kontrolą dla przedmiotowych spraw w Urzędzie została założona teczka aktowa: ED Sprawy meldunkowe (decyzje administracyjne w sprawie zameldowań i wymeldowań). Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych o znaku sprawy: ED , ED , ED Kontrola wykazała, że postępowanie wyjaśniające w przedmiotowych sprawach zostało przeprowadzone z zachowaniem wszystkich wymogów określonych w przepisach k.p.a oraz ustawy o ewidencji ludności. 2. Prowadzenie rejestrów ludności Gminnych Zbiorów Meldunkowych (GZM), Rejestru Mieszkańców (RM), Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) obieg informacji i dokumentów, pisownia nazwisk cudzoziemców. Gmina Łużna do dnia 28 lutego 2015 r. prowadziła Gminne Zbiory Meldunkowe (GZM), które z dniem 1 marca 2015 r. z mocy przepisów art. 71 ust. 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stały się odpowiednio Rejestrem Mieszkańców (RM) i Rejestrem Zamieszkania Cudzoziemców (RZC). Powyższe zbiory ludności GZM, RM, RZC prowadzone były/są w formie elektronicznej, za pomocą programu teleinformatycznego Selwin, zgodnie z wymogami: art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i art. 3 ust 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Zakres danych gromadzonych w tych zbiorach był zgodny: - GZM - z art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych - RM, RZC - z art. 8 i art. 44 ust 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych przez Gminę Łużna GZM, RM i RZC odbywał się w sposób prawidłowy. Niezwłocznie dokonywano aktualizacji każdej zmiany danych osobowych zawartych w GZM, następnie odpowiednio w RM, RZC oraz w zbiorze PESEL, który z dniem 1 marca 2015 r. zgodnie z przepisem art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stał się rejestrem PESEL. 3.Aktualizacja rejestru PESEL i wymiana danych między rejestrami centralnymi i gminnymi. Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania/wymeldowania za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO rejestrował dane w rejestrze PESEL. Przekazywanie danych z rejestru PESEL do RM następowało niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, w trybie teletransmisji. 4.Dokonywanie czynności zameldowania, wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu i powrotu za granicę, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu. W trakcie kontroli, kontrolująca otrzymała informację, że w dniu 28 września 2015 r. na terenie Gminy Łużna zameldowanych było: osób na pobyt stały oraz 81 osób na pobyt czasowy, w tym 4 cudzoziemców. 4

5 W okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. w Urzędzie przyjęto: 76 zgłoszeń pobytu stałego; 26 zgłoszeń pobytu czasowego, 14 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego, 2 zgłoszenia wymeldowania z pobytu czasowego, 0 zgłoszeń wyjazdu za granicę na pobyt czasowy, 0 mieszkańców zawiadomiło o czasowej nieobecności na terenie gminy. W okresie od 1 stycznia 2015 r. do 28 lutego 2015 r. w Urzędzie przyjęto: 16 zgłoszeń pobytu stałego, 5 zgłoszenia pobytu czasowego, 3 zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego, 1 zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego 0 mieszkańców zawiadomiło o czasowej nieobecności na terenie gminy. W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. w Urzędzie przyjęto: 82 zgłoszenia pobytu stałego, 13 zgłoszeń pobytu czasowego, 7 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego, 2 zgłoszenia wymeldowania z pobytu czasowego. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1475), które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., a od 1 marca 2015 r. odpowiednio w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 220, poz z późn. zm.). Osoby, które w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. zgłosiły zameldowanie lub wymeldowanie obligatoryjnie otrzymywały w Urzędzie zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli organ gminy w Łużnej dokonując zameldowania na pobyt stały wydawał z urzędu osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały - zgodnie z przepisem art. 32 ust. 1 ustawy dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Kontrola wykazała, że w okresie od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli, w Urzędzie nie wydawano zaświadczenia w trybie art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, za pobraniem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Formularze meldunkowe przyjęte w Urzędzie w okresie objętym kontrolą (od 1 marca 2015 r. formularze określone według wzorów ustalonych w załącznikach nr 1-10 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego) zawierały wszystkie dane wymagane przepisami: art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisami: art. 30, art. 34 oraz art. 37 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wytypowane losowo do kontroli formularze meldunkowe w ilości 30 sztuk, (tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie pobytu czasowego, 5

6 zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego, zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej (dotyczy wyjazdu na pobyt stały lub wyjazdu na okres dłuższy niż 6 miesięcy). 5.Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności. W Urzędzie odnotowano 22 przypadki zlecenia usunięcia niezgodności w trybie przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Ponadto Urząd usunął 13 własnych niezgodności. Natomiast kontrolowany Urząd po stwierdzeniu 33 niezgodności w RM, niezwłocznie powiadamiał o tym organ, który na podstawie art. 10 ust. 1 był właściwy do rejestracji tych danych. 6.Udostępnianie danych z Gminnych Zbiorów Meldunkowych, Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców, Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych oraz z Rejestru Dowodów Osobistych. Wydawanie zaświadczeń: Kontrolując wydawanie zaświadczeń w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r., w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. do 31 maja 2015 r., w trybie przepisów art. 45 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stwierdzono, że Urząd, po rozpatrzeniu podania zainteresowanej osoby, prawidłowo wydawał zaświadczenia: do dnia 28 lutego 2015 r. w oparciu o posiadane gminne zbiory meldunkowe i ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, a od dnia 1 marca 2015 r. w oparciu o dane z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców i Rejestru Dowodów Osobistych. Powyższe sprawy były rejestrowane i przechowywane w teczce aktowej: ED Wydawanie zaświadczeń, W okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. wydano 166 zaświadczeń, a od 1 stycznia 2015 r. do dnia 31 sierpnia 2015 r. zostało wydanych 152 zaświadczenia o zameldowaniu. Kontrolując wybrane losowo zaświadczenia wydane w 2014 r. o niżej podanych numerach sprawy w liczbie 15: ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , oraz wydane w 2015 r. zaświadczenia o niżej podanych numerach sprawy w liczbie 12: ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED stwierdzono, że zostały załatwione prawidłowo. Zaświadczenia o zameldowaniu wydawane były w dniu złożenia podania, w sytuacji gdy wydanie zaświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej, do wniosku dołączany był dowód zapłaty. Udostępnianie danych: Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej ED Udostępnianie danych. W kontrolowanym okresie, w spisach spraw dla teczki aktowej ED

7 w 2014 r. zarejestrowano 327 wniosków dotyczących danych 327 osób, w tym 79 wniosków o udostępnienie danych osobowych za które pobrano opłatę w wysokości 31 zł. od 1 stycznia do 31 sierpnia 2015 r. zarejestrowano 174 wnioski dotyczące danych 174 osób, w tym 30 wniosków o udostępnienie danych osobowych za które pobrano opłatę w wysokości 31 zł. Wnioski składano na formularzach ustalonych rozporządzeniami: rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz z późn. zm.) - które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru pesel oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego(dz. U z 2011, nr 243, poz z późn. zm.)- które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru dowodów osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U r., nr 243, poz z późn. zm.) które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r. Wysokość opłaty za udostępnienie danych ustalano w Urzędzie w oparciu o przepisy: rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207, poz. 1298) - które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2011 r. Nr 195, poz z późn. zm.) które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 75 z późn. zm.) które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r. Kontroli poddano 26 wniosków, od numeru: ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED , ED

8 Kontrolując wybrane losowo wnioski o udostępnienie danych w liczbie 26 stwierdzono, że zostały załatwione prawidłowo w ustawowych terminach, podano dane zgodnie z żądaniem wnioskodawcy. 7. Nadawanie numeru PESEL W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 maja 2015 r. nie odnotowano przypadków złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL w trybie przepisów art. 16 ust. 2 w związku z art., 7 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Dowody osobiste Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz z późn. zm.) sprawdzono: 1. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, 2. Wydawanie dowodów osobistych, 3. Prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, 4. Przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, 5. Sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych, 6. Udostępnianie danych w trybie jednostkowym z Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych i z Rejestru Dowodów Osobistych, 7. Udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, 8. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności, 9. Aktualizacja rejestru PESEL i Rejestru Mieszkańców o dane dot. wydanego dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą Urząd dysponował Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Upoważnienie do przetwarzania danych w RDO oraz kartę kryptograficzną posiadały 4 osoby: pan Kazimierz Krok wójt Gminy Łużna, pani Lucyna Pater - inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, pani Małgorzata Król Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz pan Zygmunt Ziobrowski inspektor. W trakcie kontroli, kontrolująca otrzymała informację, że w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2015 r. w Urzędzie: przyjęto wniosków o wydanie dowodu osobistego, 82 zgłoszeń o utracie dowodu osobistego, wydano dowody osobiste. Przyjmowanie wniosku o wydanie dowodu osobistego odbywało się w Urzędzie w sposób prawidłowy. Wniosek o wydanie dowodu osobistego składała osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego wniosek składał rodzic. W Urzędzie nie odnotowano przypadków przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego w trybie przepisów art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tym 8

9 samym odbioru dowodu osobistego przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem szczególnym do dokonania jego odbioru (art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych). W okresie kontroli kontrolująca stwierdziła, że przyjmując wniosek o wydanie dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał zgodność danych zawartych we wniosku z danymi zgromadzonymi w RDO. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem art. 57 ust. 2 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, wprowadzane były przez pracownika Urzędu bezpośrednio, w trybie teletransmisji do RDO - w sposób określony przepisami 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). Wnioskodawca otrzymywał w Urzędzie potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego zawierające przewidywaną datę odbioru dowodu osobistego - o czym stanowi przepis 10 ust. 4 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Dowód osobisty odbierała osobiście osoba, która złożyła wniosek w Urzędzie. Przy wydawaniu nowego dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu wpisując datę oraz składając czytelny podpis na formularzu odbioru dowodu osobistego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty przedkładała dotychczasowy dowód osobisty, o ile nie została zgłoszona jego utrata. Unieważniony dowód osobisty, który został przedłożony w Urzędzie, był uszkadzany fizycznie przez pracownika Urzędu zgodnie z przepisami 23 cytowanego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r., tj. (...) przez jego przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym (...). Po dokonaniu powyższej czynności, unieważniony dowód osobisty zwracany był jego posiadaczowi, jeśli osoba ta wyrażała wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego ( 23 ust. 2 rozporządzenia). W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Łużna RM na podstawie wytypowanych do kontroli nowo wydanych dowodów osobistych, w ilości 9 sztuk, stwierdzając że dokumenty te zostały wczytane do zbioru w sposób prawidłowy. Po wprowadzeniu przez pracownika Urzędu do RDO daty odbioru przez obywatela dowodu osobistego, dane przekazywane były z RDO do rejestru PESEL, a następnie z rejestru PESEL do RM.. Kontroli poddano nowo przyjęte w Urzędzie wnioski o wydanie dowodu osobistego o numerach znajdujące się w kopertach dowodowych: CAN , CAN520949, CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN Powodem złożenia przedmiotowych wniosków był między innymi: upływ terminu ważności dowodu osobistego oraz zniszczenie dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały w Urzędzie przyjęte w sposób prawidłowy. Od 1 marca 2015 r., tj. po wejściu w życie przepisów ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, koperty dowodowe ułożone były według miesiąca wydania dowodu osobistego. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi, sporządzoną w Urzędzie w formie papierowej, przechowywano zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem 9

10 i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego, czyli zgodnie z przepisami art. 62 ust. 1, ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o serii CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , CAN , w których przechowywana była dokumentacja związana z dowodami osobistymi wydanymi w Urzędzie po 1 marca 2015 r., tj. po wejściu w życie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, przechowywano w szczególności: formularz odbioru dowodu osobistego, a w przypadku zgłoszeniu utraty lub uszkodzenia dokumentu, formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, zgodnie z przepisami art. 62 ust. 4 powołanej wyżej ustawy o dowodach osobistych W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 82 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisami art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisami art. 47 ust. 5 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zostały w Urzędzie wydane zaświadczenia o utracie dowodu osobistego. W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, iż w okresie objętym kontrolą w Urzędzie dokonano unieważnienia 437 dowodów osobistych. Rejestracja stanu cywilnego W okresie podlegającym kontroli Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej był z mocy prawa Wójt Gminy Łużna pan Kazimierz Krok. Do 28 października 2014 r. funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego pełniła Pani Małgorzata Klein powołana na to stanowisko uchwałą nr XIV/109/2000 Rady Gminy w Łużnej z dnia 8 sierpnia 2000 r. Z dniem 29 października 2014 r. na stanowisku Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej zatrudniono Panią Małgorzatę Król. Ustalono, że pani Małgorzata Król spełniła wymagania określone przepisami art. 6a - 6c ustawy z dnia 19 września 2008 r. o zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2008 r. nr 182, poz. 1121), która do ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2011 r. nr 212, poz z późn. zm.) zwanej w dalszej części wystąpienia pokontrolnego p.a.s.c. z 1986 r., wprowadziła zapisy dotyczące kwalifikacji i stażu pracy uprawniających do zajmowania powierzonego stanowiska. Pani Małgorzata Król udzielała wyjaśnień w trakcie kontroli. Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego odbywała się: 1) do 28 lutego 2015 r. na podstawie: ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2011 r. nr 212, poz z póz zm.), oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego w dalszej części wystąpienia pokontrolnego rozporządzeniem MSWiA. 10

11 2) od 1 marca 2015 r. na podstawie: ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.), zwanej w dalszej części wystąpienia pokontrolnego p.a.s.c. z 2014 r. oraz rozporządzeń wykonawczych, tj.: rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 12 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. z 2015 r. poz. 171); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 180); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 194); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 2004); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 225); rozporządzenia Ministra Zdrowia z 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. z 2015 r. poz. 231). 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie zwykłym i w trybach szczególnych. Ilość sporządzonych w kontrolowanym okresie aktów stanu cywilnego prezentuje poniższa tabela: akty urodzenia akty małżeństwa akty zgonu od 1 stycznia do 31 grudnia od 1 stycznia do 28 lutego 2015 od 1 marca 2015 do dnia kontroli razem 2015 do dnia kontroli Do 28 lutego 2015 r. akty stanu cywilnego sporządzane były pismem ręcznym w księgach stanu cywilnego. Zarówno w przypadku aktów urodzenia, małżeństwa jak i zgonu księgi obejmowały lata Dla aktów urodzenia małżeństwa i zgonu sporządzonych w 2015 r. (do 28 lutego 2015 r.) założono odrębne księgi stanu cywilnego. Akty stanu cywilnego sporządzone były starannie i czytelnie. Stosowano właściwą numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię nazwisk i dat zgodnie z zasadami określonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporządzenia MSWiA. W szczególności, nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywano w pełnym 11

12 brzmieniu bez skrótów, zaś daty zdarzeń stwierdzonych w aktach wpisywano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok. W aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r. stosowano prawidłową pisownię nazw miejscowości położonych za granicą tj. w brzmieniu oryginalnym w alfabecie łacińskim zgodnie z zapisem 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA. Do kontroli wytypowano losowo wybrane akty urodzenia wraz z aktami zbiorowymi: akt urodzenia nr 5/2014 oraz akt urodzenia nr 7/2014 obydwa sporządzone w trybie szczególnym na podstawie decyzji wydanej w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r. Stwierdzono, że dokumentacja przechowywana w aktach zbiorowych skompletowana została w sposób prawidłowy. Do akt zbiorowych włączono w szczególności podania stron o wpisanie zagranicznych aktów urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego oraz oryginalne dokumenty zagraniczne podlegające transkrypcji [w przypadku aktu urodzenia nr 5/2014 odpis aktu urodzenia w języku angielskim wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, a w przypadku aktu nr 7/2014 odpis aktu urodzenia wydany na Formularzu A zgodnym z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzoną w Wiedniu, dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735)]. W aktach zbiorowych znajdowały się również podania stron o uzupełnienie transkrybowanych aktów urodzenia. Uzupełnienie aktu urodzenia nr 7/2014 zostało dokonane w drodze decyzji administracyjnej, na podstawie danych zawartych w odpisie aktu małżeństwa rodziców dziecka (zarówno decyzja o uzupełnieniu jak i stosowny odpis zostały włączone do akt zbiorowych). Wzmiankę o uzupełnieniu aktu odnotowano na jego marginesie w księdze stanu cywilnego. Z kolei uzupełnienie aktu urodzenia nr 5/2014 nastąpiło już po zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, w drodze czynności materialno-technicznej. Akt został zmigrowany do rejestru stanu cywilnego, a następnie dołączono do niego stosowną wzmiankę o uzupełnieniu. Niezależnie od powyższego ustalono, że spośród wszystkich aktów urodzenia sporządzonych od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w papierowej księdze stanu cywilnego w Łużnej, po 1 marca 2015 r. do rejestru stanu cywilnego przeniesione zostały akty urodzenia: nr 5/2014, nr 7/2014 oraz nr 2/2015. We wszystkich wskazanych aktach informację o ich przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego zamieszczono w postaci stosownej wzmianki. W zakresie rejestracji małżeństw poddano kontroli wybrane akty nr 2/2014, 3/2014, 4/2014, 5/2014, 6/2014, 7/2014, 8/2014 i 17/2014 wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów nr 3-8/2014, dotyczących małżeństw zawartych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (tj.: Dz. U. z 2012 r. poz. 788 z późn. zm.) zwanej w dalszej części wystąpienia pokontrolnego k.r.o., stwierdzono, że znajdujące się w aktach zbiorowych zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa zawierały dane określone w art. 4 1 k.r.o. tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Do akt zbiorowych włączono także zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego osób zamierzających zawrzeć związek małżeński. Kontrola wykazała zachowanie zarówno terminu ważności zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego, jak i 5 dniowego terminu przekazywania przez duchownych do Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Data wpływu zaświadczenia do Urzędu 12

13 każdorazowo odnotowywana była na wpływającym dokumencie. Akty małżeństwa sporządzano w dniu wpływu zaświadczeń. W przypadku aktu małżeństwa nr 17/2014, sporządzonego na podstawie art. 1 1 k.r.o., tj. w wyniku złożenia przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński do akt zbiorowych również włączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego nupturientów. Z kolei w aktach zbiorowych aktu małżeństwa nr 2/2014, sporządzonego na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 p.a.s.c. analogicznie jak w przypadku aktów urodzenia sporządzonych w tym trybie znajdował się oryginał odpisu zagranicznego aktu małżeństwa stanowiący podstawę transkrypcji wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego. W aktach zbiorowych przechowywano także podanie stron o dokonanie czynności, egzemplarz decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu w polskiej księdze małżeństw, jak również egzemplarz decyzji o uzupełnieniu treści transkrybowanego aktu małżeństwa w oparciu o dane wynikające z aktów urodzenia małżonków, wraz ze wszystkimi dokumentami stanowiącymi podstawę jej wydania. Niezależnie od powyższego ustalono, że spośród wszystkich aktów małżeństwa sporządzonych od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w papierowej księdze stanu cywilnego w Łużnej, po 1 marca 2015 r. do rejestru stanu cywilnego przeniesione zostały akty małżeństwa: nr 2-12/2014, nr 14/2014, nr 15/2014, nr 18-42/2014 oraz nr 1-5/2015. W zakresie rejestracji zgonów poddano kontroli wybrane akty zgonu nr 22-31/2014 wraz z aktami zbiorowymi wszystkie sporządzone w trybie zwykłym na podstawie ustnego zgłoszenia zgonu. Kontrola wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. z 1986 r. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowała się karta zgonu, a w niektórych przypadkach również zezwolenie prokuratury na pochowanie zwłok (np. akty nr 25/2014 i 30/2014). Nie ujawniono rozbieżności pomiędzy treścią skontrolowanych aktów zgonu a treścią kart zgonu stanowiących podstawę ich sporządzenia. Stwierdzono jedynie, że w sytuacji gdy znajdujące się w skontrolowanych aktach zbiorowych karty zgonu nie zawierały informacji na temat godziny zgonu osoby, której dany akt dotyczył, odpowiednia rubryka w akcie była każdorazowo wykreślana. Wyjaśnić należy, że zgodnie z treścią przepisu art. 66 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r. podstawą sporządzenia aktu zgonu stanowiła karta zgonu. Z uwagi na powyższe, w przypadku, gdy karta zgonu nie zawierała informacji o godzinie zgonu, należało wpisać w rubryce aktu zgonu stosowną adnotację o braku danych zgodnie z dyspozycją przepisu art. 67 ust. 2 p.a.s.c. z 1986 r. W związku ze zmianą stanu prawnego opisane uchybienie omówiono w trakcie kontroli. Niezależnie od powyższego ustalono, że spośród wszystkich aktów zgonu, sporządzonych od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w papierowej księdze stanu cywilnego w Łużnej, po 1 marca 2015 r. do rejestru stanu cywilnego przeniesione zostały akty zgonu: nr 20/2014 oraz nr 4/2015. W obydwu wskazanych aktach informację o ich przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego zamieszczono w postaci stosownej wzmianki. W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów p.a.s.c. z 1986 r. oraz przepisów k.p.a. poddano kontroli dokumentację wybranych spraw: USC , USC , USC (wpisanie treści zagranicznego aktu urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego art. 73 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r.) oraz 13

14 USC i USC (uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego art. 36 p.a.s.c. z 1986 r.) Postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji prowadzone było zgodnie z przepisami k.p.a. oraz p.a.s.c. z 1986 r. Podania o dokonanie danej czynności urzędowej składane były w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej przez wszystkie strony postępowania (w przypadku aktów urodzenia małoletnich dzieci rodziców dziecka, a w odniesieniu do aktu małżeństwa obojga małżonków), co nie stwarzało konieczności zawiadamiania pozostałych stron o wszczęciu postępowania. Skontrolowane decyzje zostały wydane w terminie określonym w art. 35 k.p.a. i zawierały prawidłowe pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej. Jako podstawę prawną decyzji powołano nie tylko przepisy materialne, ale również przepis art. 104 k.p.a. określający sposób załatwienia sprawy w drodze decyzji administracyjnej. Nie ujawniono przypadków naruszenia przepisu art. 73 ust. 1 oraz art. 35 p.a.s.c. z 1986 r. Od 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej dokonywana jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego z wykorzystaniem aplikacji Źródło tj. programu informatycznego do przetwarzania i edycji danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych. Prawidłowość działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej sprawdzono kontrolując wytypowane akty stanu cywilnego: akt urodzenia nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 17 sierpnia 2015 r.) Akt urodzenia został sporządzony na podstawie art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. na wniosek rodziców dziecka (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego sprawa zarejestrowana pod Nr USC ). Podstawę sporządzenia aktu w rejestrze stanu cywilnego stanowił oryginalny zagraniczny odpis aktu urodzenia wraz z jego tłumaczeniem przysięgłym na język polski. W treści aktu zamieszczono prawidłową adnotację o trybie jego sporządzenia. Zgodnie z art. 104 ust. 7 p.a.s.c z 2014 r. dostosowano pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. Z uwagi na fakt, że wniosek rodziców dziecka zawierał również prośbę o uzupełnienie transkrybowanego aktu urodzenia w oparciu o dane zawarte w ich akcie małżeństwa (sprawa zarejestrowana pod Nr USC ), dokonano tej czynności bezpośrednio po transkrypcji (w tym samym dniu), poprzez dołączenie do aktu w rejestrze stanu cywilnego odpowiedniej wzmianki dodatkowej o jego uzupełnieniu. Uchybień nie stwierdzono. akt małżeństwa nr /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 13 lipca 2015 r.) Akt dotyczył małżeństwa zawartego w formie określonej w art. 1 1 k.r.o. Podstawę jego sporządzenia stanowił stosowny protokół przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Do akt zbiorowych włączono w szczególności złożone przez nupturientów zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Akt małżeństwa sporządzono w Rejestrze Stanu Cywilnego w pierwszym dniu roboczym po zawarciu związku małżeńskiego. Zamieszczono w nim przypiski o aktach urodzenia obojga małżonków. Rejestr PESEL w zakresie danych stanu cywilnego małżonków został zaktualizowany w sposób prawidłowy. Uchybień nie stwierdzono. akt małżeństwa nr /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 17 sierpnia 2015 r.) 14

15 Akt dotyczył małżeństwa zawartego w formie określonej w art. 1 2 k.r.o. Stwierdzono, że, wydane w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej, zaświadczenie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa zawierało dane osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, a także dane określone w art. 4 1 k.r.o. tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Do akt zbiorowych włączono również zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenie stwierdzające, że oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński zostało złożone w obecności duchownego. Kontrola wykazała zachowanie zarówno terminu ważności zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego, jak i 5 niowego terminu przekazania przez duchownego do Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej zaświadczenia stanowiącego podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Data wpływu zaświadczenia do Urzędu odnotowana została na wpływającym dokumencie. Akt małżeństwa sporządzono w Rejestrze Stanu Cywilnego w dniu wpływu zaświadczenia. Zamieszczono w nim przypiski o aktach urodzenia obojga małżonków. Rejestr PESEL w zakresie danych stanu cywilnego małżonków został zaktualizowany w sposób prawidłowy. Uchybień nie stwierdzono. akt zgonu nr /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 30 marca 2015 r.), akt zgonu nr /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 24 sierpnia 2015 r.) Obydwa akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszeń zgonu, dokonanych w ustawowym terminie, przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 93 ust. 2 p.a.s.c. z 2014 r. Podstawę sporządzenia aktów stanowiły karty zgonu oraz stosowne protokoły zgłoszenia zgonu. Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy treścią skontrolowanych aktów zgonu a treścią odpowiednich kart zgonu stanowiących podstawę ich sporządzenia. Akty sporządzono w Rejestrze Stanu Cywilnego w dniu zgłoszenia zgonów. Zamieszczono w nich przypiski o pozostałych aktach stanu cywilnego zmarłych. W obydwu przypadkach Rejestr PESEL został zaktualizowany w sposób prawidłowy w pierwszym zarówno w zakresie danych zgonu osoby, której akt dotyczył, jak i w zakresie danych stanu cywilnego jej współmałżonka, natomiast w drugim jedynie w zakresie danych zgonu osoby, której akt dotyczył (dane nieżyjącego już współmałżonka nie wymagały aktualizacji). Uchybień nie stwierdzono. 2. Dołączanie wzmianek i przypisków. Zgodnie z ustaleniami dokonanymi w trakcie kontroli od 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. w Rejestrze Stanu Cywilnego dołączono: 38 wzmianek 285 przypisków. 3. Migracja aktów sporządzonych w księgach papierowych. Od 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. do Rejestru Stanu Cywilnego przeniesiono łącznie: 519 aktów stanu cywilnego (415 migracji własnych i 104 migracje na zlecenie). Kontroli poddane zostały wybrane akty: urodzenia nr /00/AU/1962/ (historyczny nr aktu: 56/1962) oraz nr /00/AU/2015/ (historyczny nr aktu: 2/2015); małżeństwa nr /00/AM/2000/ (historyczny nr aktu: 45/2000) oraz nr /00/AM/2014/ (historyczny nr aktu: 4/2014); 15

16 zgonu nr /00/AZ/2014/ (historyczny nr aktu: 20/2014) oraz nr /00/AZ/2015/ (historyczny nr aktu: 4/2015). Stwierdzono, że przeniesienie skontrolowanych aktów nastąpiło z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 204). Zgodnie z dyspozycją art. 124 ust. 3 p.a.s.c. z 2014 r. we wszystkich wskazanych przypadkach, w aktach stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prawidłowo zamieszczono informacje o ich przeniesieniu do Rejestru Stanu Cywilnego w postaci wzmianek dodatkowych zawierających datę przeniesienia aktu i jego nowe oznaczenie. 4. Stosowanie art. 145 p.a.s.c. z 2014 r. W Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej rozpoczęto rejestrację bieżącą w Bazie Usług Stanu Cywilnego od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów. W okresie od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r. kilkakrotnie skorzystano z możliwości wydania odpisów aktów stanu cywilnego w trybie określonym w przepisie art. 145 p.a.s.c. z 2014 r.. Miało to jednak miejsce tylko w przypadku chwilowego braku możliwości wydania odpisu z systemu (łącznie w okresie przejściowym zanotowano 7 takich przypadków). 5. Zabezpieczenie ksiąg papierowych, w tym ksiąg podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego. W wyniku kontroli stwierdzono, że księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Urząd Stanu Cywilnego w Łużnej nie posiada aktualnie ksiąg podlegających już przekazaniu do Archiwum Państwowego. 6. Wydawanie odpisów i zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego i spoza rejestru. Poddano wyrywkowej kontroli dokumentację dotyczącą wydawania odpisów aktów stanu cywilnego. Ustalono że podania o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego wpływające do Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej w kontrolowanym okresie rejestrowane były zarówno w roku 2014 jak i w roku 2015 w teczce aktowej USC.5362 wspólnej dla wszystkich rodzajów odpisów. Jak wynika z informacji uzyskanych w trakcie kontroli, od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. wydano z ksiąg stanu cywilnego łącznie 490 odpisów aktów (401 w 2014 r. i 89 w 2015 r.), natomiast od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r. wydano łącznie 301 odpisów (w tym 294 z Rejestru Stanu Cywilnego i 7 spoza rejestru w oparciu o przepis art. 145 p.a.s.c z 2014 r.). Na podstawie kontroli spraw nr 187, 188, 194, 222, 285, 324, 343, 356 z 2014 r. oraz spraw nr 8, 51, 76, 97, 124, 142, 153, 161, 162, 163 z 2015 r. ustalono, że zdecydowana większość podań o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego składana była bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej na specjalnie przygotowanych w tym celu formularzach, na których odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców oraz podstawę żądania wydania odpisu aktu. Na odwrocie znajdowały się informacje o ilości pobranych odpisów oraz potwierdzenie ich odbioru. We właściwy sposób ustalano uprawnienia wnioskodawców do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego w świetle odpowiednich przepisów prawa (tj. do 28 lutego 2015 r. art. 83 p.a.s.c. z 1986 r. a od 1 marca 2015 r. art. 45 p.a.s.c. z 2014 r.) W nielicznych przypadkach w których podanie o wydanie odpisu wpłynęło do Urzędu Stanu Cywilnego w Łużnej za pośrednictwem poczty, zakres ujawnionych w podaniu danych 16

17 również pozwalał na ustalenie uprawnienia wnioskodawcy do uzyskana żądanego dokumentu. Odpisy doręczano wnioskodawcom również za pośrednictwem poczty (np. sprawy USC , USC , USC ). Ustalono również, że w okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej wydano: do 28 lutego 2015 r. 48 zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (43 w 2014 r. i 5 w 2015 r.); od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r. 43 zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz 1 zaświadczenie o stanie cywilnym. 7. Przyjmowanie oświadczeń. W okresie obowiązywania p.a.s.c. z 2014 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej nie przyjmowano oświadczeń o uznaniu ojcostwa (art. 63 ust. 10 p.a.s.c. z 2014 r.), zmianie zamieszczonych w akcie urodzenia imienia lub imion dziecka (art. 70 p.a.s.c. z 2014 r.), oświadczeń małżonków (rodzica dziecka i osoby która nie jest rodzicem), że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko (art. 69 p.a.s.c. z 2014 r.), oświadczenia o nazwisku dziecka pochodzącego z małżeństwa (art k.r.o.). Przyjęto natomiast jedno oświadczenie o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa (art. 59 k.r.o., 90 p.a.s.c.) sprawa zarejestrowana pod nr USC Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Wejście w życie przepisów ustawy p.a.s.c. z 2014 r. zmieniło zasadę postępowania kierownika urzędu stanu cywilnego w sytuacji wystąpienia przez nupturientów z wnioskiem o zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Do 28 lutego 2015 r. wydawano rozstrzygnięcie o zezwoleniu na skrócenie terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. w formie decyzji administracyjnej. Z dniem 1 marca 2015 r., zgodnie z treścią art. 76 ust. 10 p.a.s.c. z 2014 r. zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w k.r.o., kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul udziela na piśmie. W kontrolowanym okresie w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łużnej udzielono jednego zezwolenia na skrócenie terminu do zawarcia związku małżeńskiego zgodnie z aktualnie obowiązującym w tym zakresie ww. przepisem w formie pisemnego zezwolenia sprawa zarejestrowana pod Nr USC Czynności materialno-techniczne sprostowanie, uzupełnienie, unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu, wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego, odtworzenie aktu, transkrypcja, rejestracja zdarzeń zagranicznych. W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. zrealizowano 10 czynności materialno-technicznych w tym: sprostowanie aktu stanu cywilnego (art. 36 p.a.s.c. z 2014 r.) 6 spraw; uzupełnienie aktu stanu cywilnego (art. 37 p.a.s.c. z 2014 r.) 4 sprawy; unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu (art. 39 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego (art ust. 4 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; 17