ZARZĄDZENIE Nr 276/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 30 września 2011 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 276/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 30 września 2011 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowego wykazu zadań realizowanych przez Biuro Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592,z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz.1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) oraz 56 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 08 sierpnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, zmienionego zarządzeniem Nr 1163/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 05 września 2011 r. zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam szczegółowy wykaz zadań realizowanych przez Biuro Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Biura Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. PREZYDENT MIASTA Hanna ZDANOWSKA

2 Załącznik do zarządzenia Nr 276/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 30 września 2011 r. Szczegółowy wykaz spraw prowadzonych przez, Biuro Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi I. Oddział Promocji Miasta L.P. Nazwa Zadania PODSTAWA PRAWNA RODZAJ ZADANIA Podejmowanie działań popularyzujących Łódź jako atrakcyjne i 1. korzystne miejsce dla lokowania kapitału oraz promujących pozytywny wizerunek Miasta Promocja Miasta w ramach organizacji imprez miejskich: przygotowanie projektu, przygotowanie umów, sporządzenie niezbędnej dokumentacji, nadzór nad prawidłową realizacją postanowień umowy. Łódź Festiwalowa, promocja Miasta w ramach organizacji przedsięwzięć pogrupowanych w blokach tematycznych, Strategia Rozwoju ul. Piotrkowskiej działania promocyjne na rzecz ulicy Piotrkowskiej Uchwała Rady Miejskiej w Łodzi nr LVII/ 1074/ 09 z dnia r. w sprawie przyjęcia Strategii rozwoju ulicy Piotrkowskiej w Łodzi na lata Budowanie tożsamości lokalnej 6. Organizacja imprez masowych: przygotowanie projektu, przygotowanie umów, sporządzenie niezbędnej dokumentacji. Imprezy: Święto Łodzi, Sylwester Miejski. 2

3 7. Promocja Miasta poprzez prowadzenie Galerii Kreowanie wizerunku Miasta poprzez przygotowywanie i realizowanie kampanii promocyjnych Miasta, informujących o potencjale Łodzi, np.: telewizyjne kampanie wizerunkowa, kampanie bilbordowa, prezentacje Łodzi. Realizacja założeń Strategii promocji i komunikacji marketingowej marki Łódź na lata Wizerunkowa promocja programu Młodzi w Łodzi Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) Uchwała Rady Miejskiej w Łodzi nr VIII/ 81/11 z dnia w sprawie przyjęcia do realizacji dokumentu pn. Strategia promocji i komunikacji marketingowej marki Łódź na lata Współpraca z lokalnymi podmiotami poprzez realizację wspólnych przedsięwzięć mających na celu promocję Miasta, współdziałanie z organizacjami pozarządowymi w ramach 11 działań promujących Łódź w tym: przyjmowanie wniosków składanych przez organizacje pozarządowe, rozpatrywanie pod względem merytorycznym i finansowym, sporządzanie umów, kontrola sprawozdań po wykonaniu zadania, rozliczenia faktur Współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi UMŁ 12 w zakresie stymulowania aktywności kulturalnej, edukacyjnej gospodarczej w Mieście. Opracowywanie gadżetów, upominków, prezentacji art. 7 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. 13 multimedialnych: przygotowanie projektu, przygotowanie umów, o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, sporządzenie niezbędnej dokumentacji. poz. 1591, z późn. zm.) Tworzenie i wdrażanie planów wydawniczych. Opracowywanie, art. 7 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. przygotowywanie, wydawnictw informacyjno promocyjnych: o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, 14 przygotowanie projektu, przygotowanie umów, sporządzenie poz. 1591, z późn. zm.) niezbędnej dokumentacji (kalendarze, ulotki, foldery, albumy, plakaty). 15 Aktualizacja wydawnictw informacyjno - promocyjnych art. 7 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.

4 Gromadzenie, rozpowszechnianie, ewidencja materiałów informacyjno promocyjnych (wydawnictwa, prezentacje 16 multimedialne, upominki, gadżety): spisy inwentaryzacyjne, zestawienia, przyjmowanie dostaw, wydawanie. Prowadzenie wielokierunkowych działań dotyczących udziału 17 Miasta w targach, organizowanie i udział w konferencjach i seminariach Promowanie w kraju i zagranicą programów realizowanych przez Miasto Współpraca z wydawnictwami, i mediami w zakresie promocji Miasta (np.: artykuły promujące Łódź, dodatki, audycje radiowe i telewizyjne, City Lighty). Podejmowanie i inicjowanie działań mających na celu upowszechnianie wiedzy o Łodzi wśród mieszkańców Miasta 21 Kreowanie nowych środków i narzędzi promocji Miasta o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) art. 7 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) art. 7 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) 4

5 II. Oddział Turystyki L.P. Zadania PODSTAWA PRAWNA 1. Organizacja, przygotowanie i udział Miasta w krajowych i zagranicznych targach turystycznych w zakresie: współpracy z organizatorami targów, przygotowania umów, sporządzenia niezbędnej dokumentacji, przygotowanie projektu stoiska, przygotowania wniosków o zorganizowanie wyjazdu służbowego, sprawozdań z wyjazdu, podtrzymywania kontaktów z kontrahentami Art.7 ust. 1 pkt 8, pkt 10, pkt 18, pkt 20 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142,poz 1591 z późn. zmianami) RODZAJ ZADANIA Przygotowanie materiałów promocyjnych na targi, obsługa stoiska wystawienniczego Organizacja imprez towarzyszących targom: konferencji, seminariów, pokazów, wystaw, prezentacji Łodzi 4. Tworzenie i wdrażanie planów wydawniczych 5. Przygotowanie merytoryczne wydawnictw o tematyce turystycznej 6. Aktualizacja istniejących wydawnictw 7. Współpraca z branżowymi wydawnictwami w zakresie promocji turystycznej miasta, przygotowanie merytoryczne tekstów promocyjnych, współpraca przy opracowaniu projektów graficznych 5 (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) Art.7 ust. 1 pkt 10, pkt 18, pkt 20 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) 8. Wyposażanie Biura w wydawnictwa promocyjne i turystyczne ( zakup map, Art.7 ust. 1 pkt 10, pkt 18, ustawy

6 przewodników, informatorów, kart pocztowych) Organizacja imprez turystycznych dla mieszkańców Łodzi: opracowywanie programu oraz koordynacja przebiegu imprez, współpraca ze służbami miejskim, przygotowanie materiałów informacyjnych: ulotki i plakaty Organizacja spotkań branży turystycznej, opracowanie koncepcji programowej, rezerwacja miejsc noclegowych, sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem, posiłki, transport, wycieczki Współpraca w zakresie realizowanych zadań z polskimi i zagranicznymi stowarzyszeniami i organizacjami turystycznymi (Polska Organizacja Turystyczna, POIT-y, Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Łódzkiego, Polska Izba Turystyki, Polskie Towarzystwo Turystyczno-Krajoznawcze, Izba Turystyki Ziemi Łódzkiej, Instytut Turystyki itd.) z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) Art.7 ust. 1 pkt 8, pkt 10, pkt 18, ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zmianami) 12 Organizacja i obsługa podróży poznawczych dla dziennikarzy i touroperatorów z kraju i zagranicy; przygotowanie programu i zapewnienie sprawnej obsługi podróży studyjnych (rezerwacja noclegów, posiłków, ustalenie programu zwiedzania, zapewnienie przewodnika, ustalenie spotkań z przedstawicielami kultury, mediami, przedstawicielami Miasta) 13 Udzielanie informacji turystycznej interesantom zgłaszającym się do Oddziału Współdziałanie z organizacjami pozarządowymi w ramach upowszechniania turystyki Organizowanie otwartych konkurów ofert dla na realizację zadania publicznego w zakresie turystyki i krajoznawstwa Prowadzenie ewidencji innych obiektów hotelarskich zgodnie z ustawą o usługach turystycznych. 6 (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) ustawa z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ustawa z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie(dz. U. z 2011 r. Nr 112, poz. 654 z późn. zmianami) Art. 38 ust 2, ust. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych (Dz. U z 2004r. nr 223 poz z późn.

7 17 18 Przeprowadzanie kontroli innych obiektów hotelarskich w zakresie spełniania minimalnych wymogów wynikający z ustawy Nadzór nad prawidłowym nazewnictwem obiektów, a w przypadku nadużywania nazw rodzajowych lub określenia kategorii zarezerwowanych dla obiektów hotelarskich monitorowanie postępowania mającego na celu usunięcie nieprawidłowości oraz przekazywanie informacji do właściwych organów ścigania. 19 Administrowanie turystycznym portalem internetowym 20 Tworzenie produktu turystycznego: tematyczne szlaki turystyczne po mieście: opracowanie merytoryczne szlaków, wyznaczenie trasy, konsultacje z branżą turystyczną, opracowanie tekstów na tablice informacyjne, sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, przygotowanie materiałów promocyjnych 21 Współpraca i nadzór nad Centrum Informacji Turystycznej 22 Opracowywanie projektu budżetu i zadań budżetowych realizowanych przez Oddział. 23 Nadzór nad realizacją wydatków budżetowych Oddziału. 24 Kierowanie pracą Oddziału oraz nadzorowanie wykonywania zadań przez pracowników. 7 zmianami) Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. (Dz. U z 2006r. nr 22 poz. 169 z późn. zmianami) Art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych (Dz. U z 2004r. nr 223 poz z późn. zmianami) Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. (Dz. U z 2006r. nr 22 poz. 169 z późn. zmianami) Art , ustawy z dnia 20 maja 1971r. Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2007 r. Nr 109, poz 756 z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz 1591 z późn. zmianami) Zarządzenie nr 1040/VI/2011 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U ). Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U ). Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U ).

8 25 Opracowywanie planów urlopów pracowników oddziału. Art ustawy z dn Kodeks Pracy (Dz.U. z 1998r.Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) 8

9 III. Oddział Ekonomiczny L.P. Zadania Podstawa Prawna Rodzaj zadania Opracowywanie przy współudziale kierowników oddziałów, Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie projektu budżetu i zadań budżetowych realizowanych przez gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. 1. Biuro oraz dokonywanie analiz ich przebiegu i realizacji; zm.) współpraca w tym zakresie z odpowiednimi oddziałami Wydziału Budżetu Opracowywanie planów finansowych zadań realizowanych przez Biuro, ewidencjonowanie ich w systemie informatycznym budżetu Magistrat 2000 oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Budżetu UMŁ. Obsługa systemu informatycznego budżetu Magistrat 2000 w zakresie obsługi zadań wykonywanych i finansowanych z budżetu Biura Sporządzanie na polecenie Dyrektora wniosków w sprawie zmian w układzie wykonawczym budżetu Biura, ewidencjonowanie ich w systemie informatycznym Magistrat Prowadzenie rejestru umów zawieranych w ramach BPTiWzZ w formie papierowej i elektronicznej, poprzez wprowadzanie danych do Zintegrowanego Systemu Informatycznego Magistrat 2000 w module ewidencji umów, oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją w zakresie spraw finansowych Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.) Art. 44 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz.U.Nr 157, poz ). Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.) Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi, - załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) art. 46, pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) - Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi - załącznik Kontrasygnata z upoważnienia Skarbnika Miasta Łodzi umów cywilno prawnych powodujących powstanie zobowiązań, zawieranych przez Biuro dla zapewnienia ich finansowej realizacji (za wyjątkiem czynności prawnych z kontrahentem zagranicznym oraz zobowiązań pieniężnych na zadania nie objęte budżetem miasta i wykraczającym poza budżet danego do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi 9

10 roku) Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) Sprawdzanie pod względem formalno rachunkowym Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie dokumentów księgowych wystawianych dla Biura, rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi, - załącznik 7. przekazywanych do Wydziału Księgowości do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej Biura w zakresie Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie klasyfikacji budżetowej w Zintegrowanym Systemie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi, - załącznik Informatycznym Magistrat 2000 w Module Ewidencji Umów; do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi 8. przygotowywanie dokumentów w zakresie wydatków oraz Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) uzgadniania comiesięcznych wydatków z rejestrami księgowymi Wydziału Księgowości Przygotowane dokumentacji, i jej uzgodnienie z Wydziałem Księgowości, z realizacji wydatków budżetowych Biura za rok budżetowy. Coroczne przygotowywanie materiałów i sprawozdania z wykonania budżetu Biura i jego uzgodnienie z Wydziałem Budżetu UMŁ. Nadzór nad przestrzeganiem prawidłowego obiegu dokumentów księgowych w Biurze. Prowadzenie wydziałowego zbioru aktów prawnych oraz dokumentacji dotyczącej realizacji uchwał Rady Miejskiej i uchwał Zarządu Miasta 13. w Łodzi. 14. W zakresie zadań i odpowiedzialności Biura, prowadzenie ewidencji odpowiedzi na interpelacje radnych Rady Miejskiej Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi, - załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi, - załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Obsługa finansowa wyjazdów służbowych zagranicznych art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Prezydenta, Wiceprezydentów Miasta Łodzi, Radnych Rady Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94. z późn. zm.) Miejskiej Łodzi, oraz pracowników UMŁ i delegatur, w zakresie Zarządzenie Nr 4617/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi doboru i zakupu środka transportu oraz wyliczenia z dnia 29 lipca 2010r. w sprawie podróży służbowych i wnioskowania do Wydziału Księgowości o zakupienie należnej za granicę kraju oraz zaproszeń cudzoziemców 10

11 osobom delegowanym waluty. do Łodzi organizowanych przez Urząd Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne. 15. Prowadzenie i ewidencja wniosków związanych z wyjazdami za granicę kraju delegacji UMŁ oraz ich ewidencja w Zintegrowanym Systemie Informatycznym Magistrat 2000 w Module Ewidencji Umów. art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) Zarządzenie Nr 4617/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 29 lipca 2010r. w sprawie podróży służbowych za granicę kraju oraz zaproszeń cudzoziemców do Łodzi organizowanych przez Urząd Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne Przygotowywanie zestawienia rocznego z wyjazdów zagranicznych prowadzonych przez wydziały UMŁ. Przygotowywanie wniosków w sprawach zatrudnienia, awansowania i zwalniania pracowników Biura; współpraca w wymienionych sprawach z kierownikami oddziałów Biura oraz Oddziałem Spraw Osobowych Wydziału Organizacyjnego. Opracowywanie przy współudziale kierowników oddziałów projektów regulaminu organizacyjnego Biura i współpraca 18. w tym zakresie z Wydziałem Organizacyjnym. Przygotowywanie bieżących informacji ze stanu zatrudnienia do Wydziału Organizacyjnego w podziale na rodzaje zadań 19. wykonywanych przez poszczególnych pracowników (zadania własne gminy, zlecone itp.). 13 ust. 1 zarządzenia Nr 4617/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie podróży służbowych za granicę kraju, oraz zaproszeń cudzoziemców do Łodzi organizowanych przez Urząd Miasta Łodzi oraz jednostki organizacyjne Miasta. Przygotowywanie dokumentów w zakresie wydatków, Art. 44 ustawy z dnia r. o finansach prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej Biura w zakresie publicznych (Dz.U.Nr 157, poz. 124) klasyfikacji budżetowej w Zintegrowanym Systemie Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie 20. Informatycznym Magistrat 2000 w Module Ewidencji Umów; rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi - załącznik rozdział 63003, 75023, Sporządzanie zaangażowania do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi w Module Ewidencji Umów. Sprawozdania półroczne i roczne Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) z wykonania wymienionych wydatków. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych, nanoszenie numeracji Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie 21. inwentarzowej, uzgadnianie ewidencji (stanów) z Oddziałem rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi - załącznik 11

12 Księgowości Majątkowej Wydziału Księgowości. do zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi Nr 109/W/2011 z dnia 22 marca 2011 r. (z późn. zm.) Współpraca z Ośrodkiem Szkoleniowym Wydziału Zarządzenie Nr 377/W/05 Prezydenta Miasta Łodzi 22. Organizacyjnego w zakresie organizowanych szkoleń z dnia 17 października 2005 r. w sprawie organizacji pracowniczych; prowadzenie odpowiedniej ewidencji. szkoleń pracowników Urzędu Miasta Łodzi Nadzór nad terminową realizacją badań okresowych i kontrolnych, oraz współpraca zakresie tym zakresie z Oddziałem Bezpieczeństwa, Higieny Pracy i Profilaktyki Pożarowej. Wnioskowanie o upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przez pracowników BPTiWzZ. Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Kierowanie pracowników na przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych prowadzone przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Prowadzenie spraw związanych z praktykami zawodowymi, stażem absolwenckim, pracami interwencyjnymi, robotami publicznymi na potrzeby Biura. Prowadzenie rzeczowych wykazów akt na potrzeby Biura Wnioskowanie o zamawianie pieczęci służbowych oraz ich wydawanie i ewidencjonowanie 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 czerwca 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników z zakresy profilaktyki opieki Zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69, poz. 332, z późn.zm.) 8, ust. 1 pkt 10 załącznika do zarządzenia Nr 222/W/08 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych w Urzędzie Miasta Łodzi. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.) - 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 1 lipca 2003 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz. U.Nr 113, poz. 988, z późn. zm.) Zarządzenie Nr 77/00 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 12 grudnia 2000 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego, rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.) 12

13 28. Prowadzenie wydziałowej ewidencji wydanych i zwróconych identyfikatorów pracowniczych 5 ust. 2 Zarządzenia Nr 408/W/06 Prezydenta Miasta z dnia r. w sprawie stosowania identyfikatorów w Urzędzie Miasta Łodzi. 13

14 IV. Oddział Współpracy z Zagranicą L.P. Zadania Podstawa Prawna Rodzaj zadania 1. Organizowanie i prowadzenie spraw związanych ze współpracą z miastami partnerskimi miasta: Chemnitz, Stuttgart, Lyon, Wilno, Iwanowo, Kaliningrad, Mińsk, Odessa, Tel-Aviv, Tianjin, Rustawi, Barreiro, Tampere, Puebla, Murcja, Orebro, Lwów, Szeged i innymi miastami i partnerami zagranicznymi 14 Ustawa z dnia 8 marca 2003 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.1990 Nr 16, poz.95), art.7 pkt 1, ppkt 17,18,19,20. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U.z 2001 r., Nr 142, poz.1592) art.4 ust.1, pkt 21, art.12 pkt 8a, art.5 ust.2, art. 91 i art. 92 ust.1 pkt 1 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 08 sierpnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi Uchwały i porozumienia w zakresie współpracy Łodzi z poszczególnymi miastami partnerskimi: Szeged- uchwała Nr XLVI/832/05 Rady Miejskiego w Łodzi z dnia 13 kwietnia 2005 r. Mińsk- Porozumienie o współpracy między miastem Łódź i miastem Mińsk z dnia 18 stycznia 1992 r. Iwanowo- Porozumienie o współpracy między miastem Łódź i miastem Iwanowo- styczeń 1992 r. Wilno- Uchwała Nr XIII/140/91 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 20 marca 1991 r. w sprawie zatwierdzenia porozumienia o współpracy Miasta Łodzi z Miastem Wilno Stuttgart- poświadczenie partnerstwa Miast Łodzi i Stuttgart- 26 września 1988 r. Lyon Protokół współpracy i partnerstwa między Lyonem a Łodzią z dnia 18 lipca 1991 r. Lwów- Uchwała Nr LXVII/1540/01 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 10 października 2001 r. Kaliningrad- Uchwała Nr LXXV/1763/02 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 6 marca 2002 r., Umowa o współpracy między miastem Łódź i miastem Kaliningrad z dnia 6 marca 2002 r.

15 Chemnitz- Uchwała Nr X/122/03 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 9 kwietnia 2003 r. Orebro - Uchwała Nr LXVI/1510/01 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 26 września 2001 r. Murcja- Umowa o współpracy z dnia 14 października 1999 r. między Łodzią a Murcją Tampere- Uchwała Nr LXXI/689/97 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 5 listopada 1997 r. Barreiro- Uchwała Nr LXXXV/824/98 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 29 kwietnia 1998 r. Rustawi- Uchwała XXIV/275/95 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 27 grudnia 1995 r. Puebla- Uchwała Nr XXIII/256/95 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 6 grudnia 1995 r. Tianjin- Uchwała Nr VII/73/94 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 21 grudnia 1994 r. Tel-Aviv- Uchwała Nr IV/41/94 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 19 października 1994 r. Odessa- Porozumienie o ustanowieniu braterskich więzi między miastami Łódź i Odessa z dn. 7 maja 1993 r. Listy intencyjne o współpracy z miastami: Daliat-El- Carmel (Izrael), Sławatycz (Rosja), Omsk (Rosja), Haifa (Izrael), Dundee (Wielka Brytania), Haifa- Uchwała Nr XLIV/417/92 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 25 listopada 1992 r., Nowy Sad- Porozumienie o współpracy z 27 marca 1991 r. 2. Koordynacja współpracy zagranicznej z innymi instytucjami i organizacjami- m.in. przedstawicielstwami dyplomatycznymi, środowiskami polonijnymi, podmiotami życia kultury, organizacjami społecznymi i akademickimi 15 Ustawa z dnia 8 marca 2003 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.1990 Nr 16, poz.95), w szczególności art.7 pkt. 1, ppkt. 17,18,19,20 Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2003, Nr 96, poz. 873 z późn. zm.), art.3. ust.3 Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U.z 2001 r., Nr 142, poz.1592) art.4

16 Udział w konferencjach, misjach i targach Obsługa wizyt delegacji zagranicznych gości zapraszanych przez prezydenta (zapewnienie hotelu, wyżywienia, tłumaczenia - w ramach umów z wyłonionymi w postępowaniach przetargowych wykonawcami) Przygotowywanie sprawozdań z prowadzonej współpracy zagranicznej Opracowywanie korespondencji zagranicznej Prezydenta, Wiceprezydentów, Przewodniczącego Rady Miejskiej, ew. innych Wydziałów ust.1, pkt 21 i pkt. 22, art.12 pkt 8a, art.5 ust.2, art. 91 i art. 92 ust.1 pkt 1 Zarządzenie nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi Ustawa z dnia 8 marca 2003 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.1990 Nr 16, poz.95), w szczególności art.7 pkt 1, ppkt 17,18,19,20. Zarządzenie nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi Ustawa z dnia 8 marca 2003 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.1990 Nr 16, poz. 95),w szczególności art.7 pkt 1, ppkt 17,18,19,20. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U.z 2001 r., Nr 142, poz.1592) art.4 ust.1, pkt 21, art.12 pkt 8a, art.5 ust.2, art. 91 i art. 92 ust.1 pkt 1 Zarządzenie nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi Ustawa z dnia 8 marca 2003 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.1990 Nr 16, poz.95), w szczególności art.7 pkt 1, ppkt 17,18,19,20. Zarządzenie nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi Ustawa z dnia 8 marca 2003 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.1990 Nr 16, poz.95), w szczególności art.7 pkt 1, ppkt 17,18,19,20. Zarządzenie nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi 16

17 V. Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu L.P. Zadania Podstawa Prawna Rodzaj zadania Opracowywanie planów urlopów pracowników w oparciu art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks 1. o informacje od kierowników oddziałów Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94. z późn. zm.) Prowadzenie prac socjalno - bytowych i współpraca w tym zakresie z Samodzielnym stanowiskiem d/s socjalnych Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników (lista obecności, ewidencja wyjść służbowych i prywatnych, karty urlopowe, zwolnienia lekarskie, zlecenia godzin nadliczbowych i ich rozliczanie zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla UMŁ, w formie papierowej i elektronicznej Plotka Prowadzenie rejestru skarg i wniosków Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracy (Dz. U z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm.) Zarządzenie nr 420/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 11 stycznia 2010 r. w sprawie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94. z późn. zm.) 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281). art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94. z późn. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz.46) 17

18 Prowadzenie repertorium wniosków o udostępnianie informacji publicznej dla Biura Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Biura (po uprzednim sprawdzeniu prawidłowości zaadresowania i opakowania przesyłki) oraz ewidencjonowanie jej w Rejestrze Korespondencji wpływającej Biura w systemie elektronicznym i papierowym, nanoszenie pieczęci wpływu (data, nr w rejestrze, podpis) Przekazywanie korespondencji do Dyrektora Biura a następnie zgodnie z dyspozycją przekazywanie dokumentów do komórki organizacyjnej Biura Przyjmowanie, sprawdzanie, rejestracja i ekspedycja korespondencji wychodzącej Biura, w systemie elektronicznym i papierowym Prowadzenie dziennika korespondencyjnego Biura w systemie elektronicznym i papierowym art. 4 ust.1 ustawy z dnia r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz. 1198). 58i 64 Statutu Miasta Łodzi (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego z 1996 r. poz 148 z póź.zm). Zarządzenie Nr 34/02 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) Udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Biura 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, 10. jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, z póź. zm.) 11. Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Biura Zaopatrzenie w materiały biurowe pracowników Biura Dział IV rozdział I ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. 12. i współpracy w tym zakresie z Oddziałem Obsługi Biurowej Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz

19 Wydziału Administracyjnego UMŁ Prowadzenie spraw związanych z aktualizacją wyposażenia Apteczki Pierwszej Pomocy na potrzeby Biura 13. z późn. zm.) 44 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169 poz. 1650) 19

20 Załącznik do Szczegółowego wykazu zadań realizowanych przez Biuro Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta UMŁ Schemat organizacyjny Biura Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi Dyrektor Zastępca Dyrektora Oddział Turystyki Oddział Promocji Miasta Oddział Współpracy z Zagranicą Oddział Ekonomiczny Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu