KONKURS NR 1/2008. Działanie 12.1 Rozwój systemu ratownictwa medycznego w zakresie

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK BENEFICJENTA W ZAKRESIE SPORZĄDZANIA I SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH XII PRIORYTETU PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO KONKURS NR 1/2008 Działanie 12.1 Rozwój systemu ratownictwa medycznego w zakresie zakupu specjalistycznych środków transportu sanitarnego (ambulansów) wraz z wyposażeniem na potrzeby specjalistycznych i podstawowych zespołów ratownictwa medycznego Warszawa, 2009

2 Spis treści 1. Informacje ogólne Zasady kwalifikowania wydatków Dokumentowanie wydatków Zarządzanie projektem - Wydatki osobowe Zarządzanie projektem Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych Materiały nie stanowiące środków trwałych Pozostałe wymogi dotyczące dokumentów dołączanych do wniosku o płatność Instrukcja sporządzania wniosku o płatność Składanie wniosków o płatność Forma złożenia wniosku o płatność Weryfikacja wniosku o płatność Załącznik nr 1: Opis dokumentów księgowych Załącznik nr 2: Wzór opisu stanowiska pracy Załącznik nr 3: Zestawienie stanowisk pracy związanych z projektem załącznik do listy płac Załącznik nr 4: Wzór karty czasu pracy Załącznik nr 5: Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń Załącznik nr 6: Oświadczenie w sprawie podatku dochodowego od wynagrodzeń Załącznik nr 7: Oświadczenie w sprawie składek zus od wynagrodzeń Załącznik nr 8: Oświadczenie w sprawie duplikatu dokumentu księgowego Załącznik nr 9: Wzór karty wzorów podpisów Załącznik nr 10: Przykładowy wzór wniosku o płatność pośrednią Załącznik nr 11: Przykładowy wzór wniosku o płatność końcową

3 1. INFORMACJE OGÓLNE Nadrzędnym celem wszystkich dokumentów informacyjnych, w tym wytycznych, podręczników i instrukcji kierowanych do potencjalnych i faktycznych Beneficjentów programów operacyjnych, w tym niniejszego podręcznika, jest przede wszystkim zapewnienie, że przygotowanie i realizacja przedsięwzięć współfinansowanych ze środków UE odbywa się w zgodności z prawem oraz, że zamierzone efekty zostały osiągnięte. Sprawnie, rzetelnie, prawidłowo przeprowadzone projekty gwarantują osiągnięcie planowanej skuteczności i efektywności Programu. Celem głównym niniejszego podręcznika jest przedstawienie oraz ułatwienie Beneficjentom tematyki sporządzania i składania jednego z kluczowych dokumentów, tj. wniosku o płatność dla projektów realizowanych w ramach XII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (dalej PO IiŚ ). Działanie 12.1 Rozwój systemu ratownictwa medycznego, w zakresie zakupu specjalistycznych środków transportu sanitarnego (ambulansów) wraz z wyposażeniem, na potrzeby specjalistycznych i podstawowych zespołów ratownictwa medycznego. Jest to dokument uszczegóławiający Instrukcję do wniosku beneficjenta o płatność, będącą załącznikiem nr 3b do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ. Należy jednak podkreślić, że Podręcznik stanowi podstawę przygotowania samego wniosku o płatność, a nie całości projektu (temu służą różnego typu narzędzia czy aplikacje wspomagające proces jego przygotowania, zarządzania i realizacji). Należy również nadmienić, że Podręcznik w założeniu ma charakter informacyjny i pomocniczy jego treść jest wtórna w stosunku do wytycznych i innych dokumentów. Przy sporządzaniu wniosku o płatność, celem nadrzędnym jest jak najbardziej rzetelne zgromadzenie i opisanie wszystkich dokumentów źródłowych, załączników, dowodów zapłaty oraz innych informacji, które stanowią potwierdzenie legalności, celowości, zasadności, efektywności i racjonalności wykazanych w zestawieniu finansowym wydatków. Warunkiem przekazania Beneficjentowi dofinansowania jest złożenie przez niego poprawnego pod względem formalnym i merytorycznym wniosku o płatność wraz z załącznikami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest przypadek, w którym wniosek o płatność pełni rolę rozliczenia wcześniej uzyskanej zaliczki, o czym szerzej będzie mowa w dalszej części podręcznika. 3

4 Formularz wniosku beneficjenta o płatność uwzględnia w szczególności: dane identyfikacyjne Beneficjenta, nazwę i numer projektu, zadania wykonane i zaplanowane do wykonania w ramach projektu, wydatki przypisane danym zadaniom, w tym wydatki kwalifikowalne w podziale na poszczególne kategorie interwencji, wykaz źródeł finansowania, ewentualne przychody, opis możliwych do napotkania trudności, harmonogram. Przedstawiony podręcznik może ulegać modyfikacjom w przypadku wystąpienia zmian w procedurach wdrażania i zarządzania PO IiŚ. O kolejnej wersji zostaną Państwo poinformowani na stronie internetowej Podstawą do rozliczeń z Beneficjentem jest umowa o dofinansowanie projektu oraz wnioski o płatność. Projekt musi być realizowany zgodnie z wymogami zawartymi w umowie, a więc zgodnie z zaakceptowanym wnioskiem o dofinansowanie. W obecnej perspektywie finansowej wniosek o płatność pełni dualną rolę: jest sprawozdaniem z postępu rzeczowego projektu oraz dokumentem, za pomocą którego Beneficjent zwraca się do instytucji, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, o dokonanie na jego rzecz płatności. Wniosek o płatność może dotyczyć: rozliczenia środków przekazanych Beneficjentowi w ramach zaliczki bez wnioskowania o kolejną transzę, czy też płatność pośrednią (refundację), rozliczenia środków przekazanych Beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków w ramach zaliczki, rozliczenia środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o refundację, wnioskowania o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków Beneficjenta, rozliczenia wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zaplanowanych w budżecie danego dysponenta, przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza). 4

5 W przypadku, gdy w okresie sprawozdawczym Beneficjent nie zamierza wnioskować o płatność, wówczas wniosek stanowi narzędzie umożliwiające monitorowanie postępu rzeczowego projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia dokumentów sprawozdawczych z realizacji działania. W związku z powyższym, Beneficjent jest zobligowany do składania wniosków o płatność zgodnie z terminami wynikającymi z umowy o dofinansowanie bez uszczerbku dla zasad określonych w Wytycznych oraz niniejszym podręczniku. Umowa o dofinansowanie zawarta z Beneficjentem spoza sektora finansów publicznych, wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania obowiązków wynikających z tej umowy. W przypadku dotacji rozwojowej udzielanej w formie refundacji, Beneficjent wnosi zabezpieczenie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zabezpieczenie w tej formie powinno być ustanowione na okres realizacji projektu oraz może być w uzasadnionym przypadku ustanowione także na okres trwałości projektu. W przypadku dotacji rozwojowej udzielanej w formie zaliczki, Beneficjent wnosi zabezpieczenie zgodnie z warunkami określonymi w 10 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. Nr 175, poz. 1232, z późn. zm.). Zabezpieczenie wygasa z momentem zatwierdzenia przez IP II wydatków, na które została wykorzystana zaliczka. Beneficjent może dokonywać zabezpieczenia sukcesywnie, do wysokości każdej kolejnej transzy zaliczki, w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Poza tym Beneficjent może oświadczyć, że zabezpieczenie ustanowione dla zgodnego z umową wykorzystania otrzymanej transzy zaliczki staje się zabezpieczeniem kolejnej transzy, jeśli termin dokumentu stanowiącego zabezpieczenie nie upłynął oraz pod warunkiem zatwierdzenia przez IP II wydatków poniesionych z wykorzystaniem otrzymanej transzy zaliczki za kwalifikowalne. Beneficjent potwierdza ustanowienie zabezpieczenia poprzez przedstawienie stosownego dokumentu. Niespełnienie obowiązku wniesienia zabezpieczenia skutkuje wstrzymaniem wypłaty zaliczki. 5

6 2. ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Kwestię kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko regulują następujące akty prawne i dokumenty: a) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r., str.25), b) rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 371 z r., str.1), c) rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające Fundusz Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1164/94 (Dz. Urz. UE L 210 z r., str.79), d) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r., str.1), e) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz.1655), f) Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską, g) Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, h) Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Zgodnie z powyższymi dokumentami, wydatek kwalifikowalny to taki wydatek lub koszt, który został poniesiony: przez Beneficjenta lub podmiot przez niego upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, wskazany w umowie o dofinansowanie; w związku z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko; 6

7 zgodnie z przepisami krajowymi oraz zasadami obowiązującymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. Ponadto, za kwalifikowalny można uznać wydatek faktycznie poniesiony, tzn. zrealizowany w znaczeniu kasowym jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy. Wyjątkiem od tej zasady są koszty związane z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją w zakresie, w jakim mogą zgodnie z Wytycznymi być uznane za kwalifikowalne. Ocena kwalifikowalności projektu jest dokonywana na etapie oceny wniosków o dofinansowanie i polega na sprawdzeniu, czy przedstawiony projekt może stanowić przedmiot współfinansowania, tzn. czy jest zgodny z programem operacyjnym? czy Beneficjent jest uprawniony do złożenia wniosku w ramach danego działania? czy projekt jest zgodny z odpowiednimi politykami Wspólnoty, czy przyczynia się do realizacji celów programu operacyjnego? czy spełnia kryteria wyboru zaakceptowane przez Komitet Monitorujący?. Należy jednak pamiętać, że sam fakt, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowalne. Na etapie oceny wniosku o dofinansowanie sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku. Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków dokonywana jest również podczas realizacji projektu, gdy Beneficjent przedkłada sprawozdania z realizacji projektu (wnioski o płatność). Do podstawowych zasad kwalifikowania wydatków należy zaliczyć: 1) zasadę zgodności z przepisami prawa, 2) zasadę przejrzystości i dokumentowania wydatków kwalifikowanych, 3) zasadę efektywności, 4) zasadę trwałości, 5) zakaz podwójnego finansowania. Zgodnie z pierwszą ww. zasadą, wydatki kwalifikowalne muszą być poniesione i udokumentowane zgodnie z obowiązującym prawem wspólnotowym oraz przepisami krajowymi. Poza wymienionymi powyżej dokumentami regulującymi kwestie kwalifikowania wydatków, Beneficjent jest również obowiązany postępować zgodnie z: a) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz.1655., z późn. zm.), dalej ustawa Pzp, 7

8 b) ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), dalej UoR, c) ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.), dalej ustawa o VAT, d) ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.), dalej ustawa o FP, e) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), dalej K.c. oraz pozostałymi aktami prawnymi, które mają zastosowanie w danym przypadku, w szczególności m.in. w zakresie: prawa pracy, budownictwa, ochrony środowiska, ochrony przyrody, pomocy publicznej. Jedynie wydatek poniesiony zgodnie z przepisami może być uznany za kwalifikowany. Odnosi się do tego również kolejna zasada, tj. zasada przejrzystości i dokumentowania. Stanowi ona, że wydatki kwalifikowalne muszą być oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub innych dokumentach. Niezbędne jest więc posiadanie przez Beneficjenta należytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku. Dowodem poniesienia wydatku może być zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Dokumenty związane z realizacją projektu powinny być przechowywane przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego. Informacja o dacie zamknięcia PO będzie przekazywana Beneficjentom przez Instytucję Wdrażającą (CSIOZ), która z kolei zostanie o tym poinformowana przez Instytucję Pośredniczącą, a ta przez Instytucję Zarządzającą. Zasada efektywności mówi, że za kwalifikowalny może być uznany wydatek zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach. W większości projektów realizowanych w ramach funduszy strukturalnych, wydatki będą ponoszone na podstawie umów zawieranych z zastosowaniem ustawy Pzp. W takim przypadku istnieje domniemanie, iż zasada efektywności poniesienia wydatku zostaje zachowana. W przypadku zawierania umów nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp, przyjmuje się, iż wydatek jest efektywny, jeśli umowa została podpisana zgodnie z procedurą przygotowaną przez Beneficjenta i zaakceptowaną przez instytucję oceniającą wniosek przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. 8

9 W przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp oraz tryb przetargu z K.c. Beneficjent powinien posiadać, o ile to możliwe, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, wskazujące, iż dana usługa/robota/dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, Beneficjent powinien wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku (np. w przypadku umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp - występowanie jednej z przesłanek, o których mowa w art. 67 ustawy Pzp). Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznanie rynku to, w szczególności: zapytania o cenę wraz z odpowiedziami oferentów, zapytania ofertowe wraz z otrzymanymi ofertami, wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć, w szczególności, formę pisma, a, wydruku strony internetowej. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku. Ciężar udowodnienia, że wydatek został poniesiony z zachowaniem powyższej zasady leży na beneficjencie. Zgodnie z zasadą trwałości, każdy projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych musi zachować trwałość przez okres pięciu lat od daty stanowiącej ostatni dzień okresu kwalifikowania wydatków wskazanego w umowie o dofinansowanie. Trwałość projektu oznacza nie poddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji, tj. modyfikacji mającej znaczny wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu albo powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści i wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury bądź zaprzestania działalności produkcyjnej. Ostatnia z wymienionych wyżej zasad dotyczy zakazu podwójnego finansowania, czyli zrefundowania całkowitego lub częściowego danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych). Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: 9

10 a) zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności (FS). Odnosząc ten przypadek do projektów wyłonionych do dofinansowania w ramach Konkursu nr 1/2008 jest to sytuacja, w której Beneficjent zgłasza i otrzymuje dofinansowanie w ramach PO IiŚ i regionalnego programu operacyjnego (RPO); b) zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej (z wyłączeniem dotacji na pokrycie wkładu własnego (w ramach wkładu publicznego), a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub FS. Jako przykład można podać sytuację, w której Beneficjent deklaruje w ramach kosztów kwalifikowalnych zarządzania projektem dofinansowanym ze środków PO IiŚ koszty amortyzacji komputera przenośnego zakupionego wcześniej ze środków ZPORR; c) sytuacja, w której na realizację części projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ Beneficjent otrzymuje dotację (lub inne bezzwrotne środki finansowe) z innego źródła; w przypadku, gdy część projektu jest sfinansowana w całości ze środków otrzymanych na ten cel z innego źródła, tę część zakresu rzeczowego należy wyłączyć z zakresu projektu, o którego dofinansowanie ubiega się Beneficjent. Jest to przypadek, w którym Beneficjent (np. SPZOZ) otrzymuje dotację od organu założycielskiego (np. j.s.t.), a następnie zgłasza te wydatki jako kwalifikowalne, z zastrzeżeniem zasad opisanych w dalszej części dokumentu. Ponadto, wydatek poniesiony na środek trwały, który był współfinansowany z publicznych środków krajowych lub wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka przez Beneficjenta stanowi wydatek niekwalifikowalny. Dokumentem poświadczającym fakt, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych może być oświadczenie sprzedawcy. Natomiast podwójnym finansowaniem nie jest w szczególności: finansowanie wkładu własnego (w ramach wkładu publicznego) ze środków zarówno zwrotnych jak i bezzwrotnych pozyskanych ze źródeł zewnętrznych przez Beneficjenta (z zastrzeżeniem sytuacji, w której Beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny, który był wcześniej współfinansowany z publicznych środków krajowych lub wspólnotowych taka sytuacja będzie uznana za podwójne finansowanie); 10

11 pozyskanie środków na prefinansowanie wkładu wspólnotowego w formie kredytu lub pożyczki, pod warunkiem, iż nie zostaną umorzone. Ponadto, Wytyczne z zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ, z dnia 12 maja 2009 r., które weszły w życie dnia 13 maja 2009 r., w podrozdziale 5.8, zawierają następujące zapisy: 1) Na potrzeby Wytycznych podwójne finansowanie oznacza: w przypadku projektów niepodlegających pomocy publicznej otrzymanie na dany projekt lub część projektu bezzwrotnej pomocy finansowej ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych lub innych) w wysokości łącznie wyższej niż odpowiednio 100% wartości projektu lub 100% części projektu ( ) 2) Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: d) sytuacja, w której na realizację części projektu (niepodlegającego zasadom pomocy publicznej) współfinansowanego w ramach PO IiŚ beneficjent otrzymuje dotację (lub inne bezzwrotne środki finansowe) z innego źródła; (w przypadku, gdy część projektu jest sfinansowana w całości ze środków otrzymanych na ten cel z innego źródła, wydatki związane z realizacją tej części projektu należy wykazać jako wydatki niekwalifikowane); nie dotyczy to sytuacji, w której beneficjent dotację otrzymaną innego źródła rozliczy w ramach projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ jak zaliczkę na dofinansowanie ze środków PO IiŚ. Analogiczne zapisy znalazły się już w nowym wzorze umowy o dofinansowanie ( zakladka=2 ), w 6: 3. Z zastrzeżeniem ust. 4, w celu uniknięcia podwójnego finansowania, bezzwrotne środki publiczne, które zostały wypłacone Beneficjentowi, na przygotowanie lub realizację części lub całości zakresu rzeczowego Projektu, na podstawie innych umów, zostają uwzględnione jako dofinansowanie Projektu i zostaną rozliczone we wnioskach o płatność tak jak zaliczka otrzymana na dofinansowanie Projektu. 4. Beneficjent może otrzymać bezzwrotne środki publiczne na podstawie innych umów na finansowanie wkładu własnego Beneficjenta w Projekt do wysokości... Środki te nie będą traktowane jako dofinansowanie, jeśli w umowie, na podstawie której zostały przekazane, jest wskazane, że dotyczą finansowania wkładu własnego Beneficjenta w Projekt ( ). 11

12 W praktyce powyższy zapis oznacza, że Beneficjent otrzymaną wcześniej dotację krajową rozlicza we wniosku o płatność jako zaliczkę na dofinansowanie projektu ze środków PO IiŚ i nie otrzymuje ponownie środków. Wydatki te, poświadczone jako wydatkowane w zgodzie z wszystkimi zasadami umieszczane są w dokumencie przekazywanym do KE w celu uzyskania refundacji. Środki z EFRR, po uzyskaniu płatności z KE, zostaną w budżecie państwa. Należy również pamiętać o fakcie, że do oceny kwalifikowalności wydatku poniesionego przez Beneficjenta wykorzystuje się Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ, które obowiązują w dniu poniesienia tego wydatku. Wyjątkiem od tej reguły jest przypadek, w którym zapisy Wytycznych obowiązujące w dniu dokonywania oceny wydatku będą korzystniejsze dla Beneficjenta niż te, które obowiązywały w dniu poniesienia wydatku - wówczas należy stosować zasady korzystniejsze dla Beneficjenta. Zachowanie wszystkich powyższych zasad stanowi podstawowy warunek uznania wydatku za kwalifikowalny. 12

13 2. DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Jak już wcześniej podkreślono, wydatki poniesione w związku z realizacją projektu, powinny być: 1) udokumentowane, zgodnie z obowiązującymi przepisami wspólnotowymi, krajowymi oraz wytycznymi wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego; 2) faktycznie poniesione, tzn. zrealizowane w znaczeniu kasowym, jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy Beneficjenta, lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych; 3) opisane, zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości w ramach PO IiŚ. Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany: fakturą z oznaczeniem sposobu zapłaty lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej, oraz potwierdzeniem płatności na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego lub dokumentów potwierdzających dokonanie płatności gotówką. Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej, należy rozumieć każdy dokument przedstawiony przez Beneficjenta w celu potwierdzenia, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dowód zapłaty stanowi: 1) wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty lub tzw. historia rachunku. Beneficjent, który dokonuje płatności na rzecz wykonawców, powinien podać w tytule przelewu numer faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej) albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą; 2) polecenie przelewu, przyjęte przez bank do realizacji jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu tym nie podano szczegółów płatności; na przelewie powinien być podany numer faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej) albo numer kontraktu (umowy); 3) Zajęcie wierzytelności w przypadku płatności na konto komornika; 4) w przypadku płatności gotówkowych, jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć: 13

14 fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem zapłacono gotówką, dokument Kasa przyjmie (KP) lub Kasa wypłaci (KW) zawierający: numer i datę faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej oraz datę dokonania płatności, wraz z raportem kasowym, którego KP/KW dotyczy. Jeżeli na KP/KW nie jest możliwe zamieszczenie informacji, której FV dokument się tyczy, gdyż jest on potwierdzeniem wypłacenia środków na poczet zaliczki, wówczas na FV musi znaleźć się adnotacja o numerze KP/KW. Jednocześnie należy pamiętać, że jednostki objęte ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095, z późn. zm.), obowiązane są do dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego, gdy (art. 22): stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca, oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji Zarządzanie projektem - Wydatki osobowe W przypadku wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, do wniosku o płatność należy załączyć następujące dokumenty: 1) Oświadczenie, iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach PO IiŚ (załącznik nr 5), 2) Listę płac wraz z potwierdzeniem dokonania wypłaty wynagrodzeń (wraz z odrębną kalkulacją składek ZUS płaconych przez Pracodawcę, w sytuacji, kiedy kwota ta nie wynika bezpośrednio z listy płac). 3) Deklarację ZUS DRA wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty składek na właściwe konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacone składki dotyczą osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowalnym projektu (załącznik nr 7), 14

15 4) Potwierdzenie zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych na właściwy rachunek urzędu skarbowego wraz z oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacona zaliczka dotyczy osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowalnym projektu (załącznik nr 6), 5) Listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z PO IiŚ oraz ze wskazaniem kwoty kwalifikowalnej (załącznik nr 3). Wydatki osobowe należy umieścić we wniosku o płatność za okres, w którym zostały odprowadzone ostatnie i wszystkie składniki z nią związane. W związku z tym, wydatki związane z wynagrodzeniami, w szczególności składki na ubezpieczenie społeczne i zaliczki na podatek dochodowy powinny być dokonywane w zgodzie z przepisami prawa oraz w terminach umożliwiających Beneficjentowi rozliczenie ich w minimalnej ilości wniosków o płatność. Przykład Wynagrodzenie netto zostało wypłacone pracownikowi r. (I kwartał), natomiast składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy zostały zapłacone do właściwych urzędów r. (II kwartał). W takiej sytuacji wynagrodzenie i wszystkie składniki związane z nim będą wykazane we wniosku o płatność za okres obejmujący kwiecień 2008 r., tj., w zależności od częstotliwości, z jaką przedkładane są wnioski o płatność: 1. jeżeli wnioski składane są co miesiąc (za pełny miesiąc do 15 dnia od końca miesiąca) wniosek o płatność za kwiecień 2008 r. do 14 maja 2008 r.; 2. jeżeli wnioski składane są za dwa miesiące i pierwszy wniosek został złożony w marcu (za styczeń i luty) wniosek za okres marzec-kwiecień 2008 r. do 14 maja 2008 r.; 3. jeżeli wnioski składane są za trzy miesiące i pierwszy wniosek złożony został za I kwartał 2008 r. wniosek za II kwartał 2008 r.; 4. jeżeli powyższa sytuacja miała miejsce przed złożeniem wniosku o dofinansowanie lub przed podpisaniem umowy o dofinansowanie i beneficjent składa pierwszy wniosek o płatność, zawierający wydatki poniesione przez niego przed podpisaniem umowy (a więc również takich, które poniósł przed złożeniem wniosku o dofinansowanie) niezwłocznie po jej podpisaniu. Zakładając, że umowa została podpisana w dniu r. wniosek o płatność za okres: od daty stanowiącej początek okresu kwalifikowania wydatków wskazany w umowie do r. do 14 maja 2008 r. 15

16 Poza ww. dokumentami Beneficjent powinien posiadać: a) wewnętrzne regulaminy wynagradzania, dotyczące wszystkich pracowników beneficjenta, b) opisy stanowisk pracy dla każdego pracownika zaangażowanego w realizację projektu, zawierające informacje dotyczące proporcji, w jakiej pracownik jest zaangażowany w przygotowanie i/lub realizację projektu, podpisane przez pracownika i pracodawcę (załącznik nr 2), c) pisemne oddelegowanie pracownika na czas realizacji projektu (dotyczy pracowników zatrudnionych u beneficjenta przed rozpoczęciem realizacji projektu). Zaleca się również prowadzenie karty czasu pracy (załącznik nr 4). Wówczas opis stanowiska pracy nie musi zawierać informacji o proporcji, w jakiej pracownik zajmuje się projektem. Wynagrodzenie jest wówczas kwalifikowalne w części, w której pracownik wykonywał zadania na rzecz projektu, co wynika z karty czasu pracy. Na potrzeby kontroli, zaleca się również prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych. Powyższe dokumenty będą weryfikowane podczas kontroli na miejscu i będą stanowiły ewentualną podstawę do wszczęcia procedury odzyskiwania środków nienależnie wypłaconych. Sporządzenie wniosku o płatność końcową może nie być kosztem kwalifikowalnym, w sytuacji gdy pochodne od wynagrodzeń ( ZUS i podatki) zostaną zapłacone w miesiącu następnym Zarządzanie projektem Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu W przypadku wynagrodzeń osób zaangażowanych w przygotowanie i/lub realizację projektu na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa-zlecenie, umowa o dzieło) do wniosku o płatność należy załączyć: 1) Podpisany przez zleceniodawcę (wykonującego dzieło) i zleceniobiorcę (odbierającego dzieło) rachunek za wykonane zlecenie lub dzieło, wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty, 2) Umowę cywilno-prawną podpisaną przez obie strony, 3) Oświadczenie zleceniobiorcy do umowy zlecenie/umowy o dzieło dla potrzeb ubezpieczeń społecznych, 16

17 4) Deklarację ZUS DRA wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty składek na właściwe konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacone składki dotyczą osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowanym projektu (załącznik nr 7), 5) Potwierdzenie zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych na właściwy rachunek urzędu skarbowego wraz z oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacona zaliczka dotyczy osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowanym projektu (załącznik nr 6). Wydatki te należy umieścić we wniosku o płatność za okres, w którym zostały odprowadzone ostatnie i wszystkie składniki z nim związane. W przypadku wydatków związanych z kosztami podróży służbowych pracowników realizujących zadania w ramach projektu, Beneficjent obowiązany jest załączyć do wniosku o płatność: 1) Wypełnione i podpisane we wszystkich wymaganych polach polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) wraz z rachunkami/ fakturami VAT, biletami, itp. oraz dowodami zapłaty, 2) Ewidencję przebiegu pojazdu (w przypadku, gdy pracownik korzysta z samochodu prywatnego), 3) Umowę o korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych (w przypadku, gdy pracownik korzysta z samochodu prywatnego). Wyjazd powinien być uzasadniony, a jego celowość potwierdzona w odniesieniu do projektu. Rozliczanie kosztów podróży powinno odbywać się zgodnie z regulaminem wewnętrznym Beneficjenta. Szkolenia pracowników należy udokumentować fakturą VAT (ewentualnie rachunkiem) oraz potwierdzeniem zapłaty. Ponadto, Beneficjent powinien załączyć otrzymany przez pracownika certyfikat/zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Wydatki związane ze szkoleniami pracowników powinny być uzasadnione. Dodatkowo, Beneficjent powinien posiadać odpowiedni regulamin wewnętrzny podnoszenia kwalifikacji. 17

18 Zakup pozostałych usług (doradztwo, ekspertyzy, analizy, itp.) należy udokumentować: 1) Fakturą VAT (lub rachunkiem) wraz z potwierdzeniem zapłaty, 2) Umową z usługodawcą oraz protokołem odbioru usług. 18

19 2.3. Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych Zakup środków trwałych (w rozumieniu ustawy o rachunkowości), należy udokumentować poprzez załączenie: 1) Faktury VAT wraz z potwierdzeniem zapłaty, 2) Umowy z dostawcą, w ramach której środek trwały został zakupiony, 3) Dokument potwierdzający zakres faktycznie dostarczonych dóbr (np. częściowy protokół odbioru, protokół odbioru końcowego). W przypadku zakupu używanego środka trwałego: a) oświadczenie sprzedawcy stwierdzające pochodzenie środka trwałego i potwierdzające, że w okresie poprzednich 7 lat nie był on nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych (w celu wyeliminowania wystąpienia podwójnego dofinansowanie), b) oświadczenie Beneficjenta (lub inny dokument) potwierdzające, że środek trwały posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy. W przypadku wniosku o płatność końcową należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że dostarczone dobra są własnością Beneficjenta (ew. innych podmiotów zgodnie z opisem struktury własności majątku zawartym we wniosku o dofinansowanie), np. OT Przyjęcie środka trwałego i Wydruk z Ewidencji Środków Trwałych. Dokumenty potwierdzające zakres faktycznie dostarczonych dóbr powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy zakres przedmiotu dostawy jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu, określonym w umowie z dostawcą oraz w umowie o dofinansowanie. W przypadku zakupu używanych środków trwałych, Beneficjent powinien posiadać również dokumenty potwierdzające, że zakup używanego środka trwałego (zamiast nowego) był celowy i zasadny oraz, że cena zakupionego środka trwałego używanego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu Materiały nie stanowiące środków trwałych W przypadku zakupu sprzętu i wyposażenia niestanowiących środków trwałych (poniżej 3500 zł), do wniosku o płatność należy załączyć: 19

20 1) Fakturę VAT wraz z potwierdzeniem zapłaty, 2) Umowę z dostawcą, w ramach której dany zakup został dokonany, 3) Dokument potwierdzający zakres faktycznie dostarczonych dóbr (np. częściowy protokół odbioru, protokół odbioru końcowego), 4) Oświadczenie sprzedawcy stwierdzające pochodzenie tego sprzętu i potwierdzające, że w okresie poprzednich 7 lat sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych (w przypadku zakupu używanego sprzętu), 5) Oświadczenie beneficjenta (lub inny dokument) potwierdzające, że sprzęt posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy (w przypadku zakupu używanego sprzętu), 6) Dokumenty potwierdzające, że dostarczone dobra są własnością Beneficjenta (ew. innych podmiotów zgodnie z opisem struktury własności majątku zawartym we wniosku o dofinansowanie), np. Ewidencja wyposażenia, w przypadku wniosku o płatność końcową. Dokumenty potwierdzające zakres faktycznie dostarczonych dóbr powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy zakres przedmiotu dostawy jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu określonym w umowie z dostawcą oraz w umowie o dofinansowanie Pozostałe wymogi dotyczące dokumentów dołączanych do wniosku o płatność W przypadku załączenia do wniosku o płatność duplikatu faktury VAT lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy dodatkowo załączyć wyjaśnienie Beneficjenta wskazujące przyczynę ponownego wystawienia dokumentu (załącznik nr 8). W przypadku załączenia do wniosku o płatność faktury potwierdzającej wniesienie zaliczki na rzecz wykonawcy/dostawcy Beneficjent musi załączyć kopię umowy/kontraktu (wraz z harmonogramem), z której wynika termin oraz kwota takiej płatności. Jednocześnie należy pamiętać, że zgodnie z 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. Nr 175, poz. 1232, z późn. zm.), łączna wartość zaliczek udzielonych dla wykonawców w ramach projektu nie może przekroczyć 20% kwoty wydatków kwalifikowalnych projektu określonej w umowie o dofinansowanie. 20

21 Zgodnie z 13 ww. rozporządzenia zaliczkę można wypłacić wykonawcy po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia. Zabezpieczenie dla zaliczki nieprzekraczającej zł ustanawiane jest w formie w formie weksla In blanco wraz deklaracją wekslową. Natomiast dla zaliczki przekraczającej zł zabezpieczenie ustanawiane jest w jednej lub kilku z form, o których mowa w 10 ust. 3 ww. rozporządzenia. Każdy dokument księgowy (oryginał) powinien być odpowiednio opisany, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis faktury VAT lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać następujące elementy: 1) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 2) jeżeli nie wynika to z treści faktury VAT lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek; 3) numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z wykonawcą z tytułu, którego poniesiono wydatek; 4) numer umowy o dofinansowanie / decyzji; 5) nazwę Programu Operacyjnego jeżeli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji; 6) numer działania; 7) w przypadku państwowych jednostek budżetowych kod klasyfikacji budżetowej; 8) kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w punkcie 9 (np. przygotowanie projektu opracowanie dokumentacji przetargowej lub zarządzanie projektem wydatki osobowe); 9) jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia); 10) kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; dodatkowo, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowaną; 11) w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość. Kwalifikowalną będzie kwota faktycznie wypłacona wykonawcy. 21

22 Elementy wymienione w pkt 4 i 10 muszą znaleźć się na odwrocie faktury VAT lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. Pozostałe elementy mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, która będzie stanowiła załącznik do danej faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. W tym przypadku na kartce tej należy dodatkowo podać numer faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, którego ona dotyczy. Kartka ta powinna być na stałe złączona z FV, której dotyczy. Wzór opisu faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej prezentuje załącznik nr 1. Do pierwszego wniosku o płatność niezbędne jest również dołączenie karty wzorów podpisów (załącznik nr 9) dla osób upoważnionych do podpisywania się na dokumentach. Karta powinna zawierać: dane projektu i Beneficjenta; dane osób upoważnionych do podpisywania wniosków wraz ze wzorem podpisu/wzorem parafy; pieczęć Beneficjenta; miejscowość, datę sporządzenia kart wzorów podpisów oraz podpis osoby upoważnionej (kierownika jednostki). W przypadku zmiany osób uprawnionych, beneficjent jest zobowiązany do przekazania do IP II kart wzorów podpisów uwzględniającej te zmiany, w możliwie najszybszym terminie. Beneficjent wdrażający projekt współfinansowany ze środków PO IiŚ musi posiadać odrębną ewidencję księgową, umożliwiającą rozliczanie wszelkich operacji związanych z projektem niezależnie od pozostałej działalności. Wymóg ten zostanie spełniony również wówczas, gdy beneficjent wprowadzi w swoich księgach rachunkowych odrębny kod księgowy umożliwiający identyfikację operacji związanych z projektem. Dokumentacja finansowoksięgowa powinna być wyodrębniona w taki sposób, by umożliwić przeprowadzenie działań kontrolnych. 22

23 Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzonych czynności kontrolnych. 23

24 3. INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Pola szare wypełniane są przez instytucję weryfikująca wniosek o płatność. 1. WNIOSEK ZA OKRES OD DO Należy podać okres, za jaki składany jest wniosek, przez co rozumie się: Wniosek za okres od kolejny dzień kalendarzowy po dacie do określonej w poprzednim wniosku o płatność (w przypadku pierwszego wniosku o płatność początkowa data kwalifikowalności wydatków zapisana w umowie/decyzji o dofinansowaniu). Data do oznacza ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek (pokrywający się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego). 2. DANE BENEFICJENTA należy podać dane zgodne z umową o dofinansowanie projektu. W dalszych wierszach należy wskazać osoby wyznaczone do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku (warunkiem koniecznym jest podanie aktualnego numeru telefonu, faksu i adresu !). Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego. 3. PROGRAM OPERACYJNY w tym punkcie należy podać nazwę Programu, w ramach, którego realizowany jest projekt, czyli Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 4. PRIORYTET/ DZIAŁANIE/ FUNDUSZ należy podać numer priorytetu i działania, w ramach którego realizowany jest projekt. W punkcie tym należy również określić fundusz, z jakiego projekt jest finansowany, tj. Priorytet XII, Działanie 12.1, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. 5. NAZWA PROJEKTU należy podać nazwę projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie. 6. PŁATNOŚĆ (zaliczkowa / pośrednia / końcowa) - należy wskazać (poprzez wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowych) rodzaj płatności: płatność zaliczkowa występuje w sytuacji, gdy zgodnie z umową o dofinansowanie, beneficjent może wystąpić o kolejną transzę zaliczki (pierwsza transza przekazywana jest wyłącznie na podstawie umowy o dofinansowanie); płatność pośrednia i końcowa występują w systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez beneficjenta wydatków wykazanych w wniosku o płatność. Płatność końcowa występuje w sytuacji przedłożenia ostatniego wniosku o płatność w ramach danego projektu. 24

25 UWAGA!!! W przypadku, gdy wniosek beneficjenta stanowi jedynie rozliczenie przekazanej zaliczki lub służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu, należy wykreślić wszystkie trzy wskazane rodzaje płatności, gdyż beneficjent nie wnioskuje o przyznanie żadnej płatności. W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, należy wskazać płatność pośrednią lub płatność końcową (w sytuacji, gdy dany wniosek o płatność jest ostatnim wnioskiem w ramach danego projektu), pomimo faktu, że wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków i jego następstwem nie będzie przekazanie środków beneficjentowi. 7. KWOTA WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH OBJĘTYCH WNIOSKIEM kwota ta powinna być równa sumie wartości wykazanych w tabeli 9, w kolumnie 8. UWAGA!!! Punkt niewypełniany w przypadku, gdy wniosek beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu, gdyż beneficjent nie deklaruje we wniosku o płatność żadnych wydatków. 8. WNIOSKOWANA KWOTA w przypadku, gdy płatność dla beneficjenta będzie przekazywana w formie refundacji poniesionych wydatków, pole to należy uzupełnić kwotą wynikającą z iloczynu Kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (punkt 7) oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy wniosek dotyczy rozliczenia otrzymanej transzy zaliczki i rozliczenie to pozwala na uzyskanie kolejnej transzy zaliczki, to w punkcie 8 należy wpisać wartość kolejnej transzy zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej, dołączanym do umowy o dofinansowanie. Możliwe są 4 sytuacje: 1 zaliczka wypłacana w jednej transzy, wniosek o płatność rozliczający zaliczkę jest na kwotę niższą niż otrzymana zaliczka - beneficjent nie otrzymuje żadnej płatności, bo dysponuje wciąż niewykorzystaną kwotą zaliczki. Refundację (płatność pośrednią lub końcową) beneficjent otrzymuje tylko wtedy, gdy rozliczona została cała kwota zaliczki (wartość refundacji stanowi kwota przewyższająca kwotę otrzymanej zaliczki). 2 zaliczka wypłacana w jednej transzy, wniosek o płatność rozliczający zaliczkę jest na kwotę wyższą niż otrzymana zaliczka - beneficjent otrzymuje refundację (w kwocie przekraczającej kwotę otrzymanej zaliczki, pod warunkiem, że IP II dysponuje kwotą do wypłaty). 25

26 3 - zaliczka wypłacana w kilku transzach, pierwszy wniosek o płatność jest na kwotę niższą niż wypłacona pierwsza transza zaliczki. Jeśli beneficjent rozliczył 70% dotychczas otrzymanych transz może otrzymać kolejną transzę w pełnej wysokości. Natomiast jeśli nie rozliczył 70% dotychczas otrzymanych transz, to nie otrzymuje żadnych środków. Analogicznie postępowanie przy kolejnych wnioskach. Przykład Środki z EFRR - 85% Podpisanie umowy o dofinansowanie ,00 Wypłata I transzy zaliczki (na podstawie umowy) ,00 Wniosek o płatność (rozliczenie 40% I transzy zaliczki) ,00 Wniosek o płatność (rozliczenie 40% I transzy zaliczki) ,00 Wypłata II transzy zaliczki ,00 Wniosek o płatność (rozliczenie 20 % I transzy zaliczki i 60% II transzy zaliczki) ,00 Wniosek o płatność (rozliczenie 40% II transzy zaliczki) ,00 Wniosek o płatność końcową - refundacja 5% ,00 Kontrola na zakończenie projektu Wypłata refundacji (płatność końcowa) - 5% ,00 Wnioski o płatność na kwotę: ,00 Płatności na kwotę: ,00 W tym: Płatności zaliczkowe max. 95% ,00 Refundacja min. 5% ,00 brak płatności 4 zaliczka wypłacana w kilku transzach, wniosek o płatność jest na kwotę wyższą niż wypłacona pierwsza transza zaliczki i przewyższa jednocześnie (łącznie z rozliczaną transzą) wartość kolejnej transzy zaliczki wynikającej z Planu wystąpień o środki dotacji rozwojowej. Wnioskowaną kwotę oblicza się jako różnicę refundacji (iloczyn wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania) oraz kwoty nierozliczonych dotychczas zaliczek. Analogicznie postępowanie przy kolejnych wnioskach, w punkcie 8 należy wpisać kwotę wniosku o płatność wynikającą z różnicy pomiędzy iloczynem wartości wykazanych wydatków kwalifikowalnych i poziomem dofinansowania projektu wynikającym z umowy o dofinansowanie a kwotą przekazanych zaliczek. Łączna wnioskowana kwota (ze wszystkich wniosków beneficjenta o płatność) nie może przekroczyć kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie. UWAGA!!! Punkt niewypełniany w przypadku, gdy: 26

27 beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, finansująca projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki; wniosek dotyczy wyłącznie rozliczenia otrzymanej płatności zaliczkowej; wniosek beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków są faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty oraz dokumentami potwierdzającymi wykonanie robót/usług. W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać w odpowiednich kolumnach: 1) Numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków; 2) Numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 3) Datę wystawienia dokumentu; 4) Datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego; 5) Nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczące jednego rodzaju asortymentu stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT); 6) Kwotę dokumentu brutto. Jeśli dokument zawiera zarówno wydatki niekwalifikowalne (ale związane z realizowanym projektem) jak i kwalifikowalne dotyczące różnych kategorii wydatków, kwoty powinny zostać podane w odpowiednich różnych wierszach. Wydatki niekwalifikowalne należy zaprezentować łącznie z wydatkami kwalifikowanymi w powiązaniu, z którymi zostały one poniesione lub w osobnym wierszu, jeśli niemożliwe jest ich powiązanie z odpowiednim wydatkiem kwalifikowalnym. Jeśli dokument zawiera wydatki związane z realizacją różnych programów operacyjnych, wówczas pod uwagę brane są wyłącznie wydatki związane z PO IiŚ; 7) Kwotę dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w ust. 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT); 27

28 8) Kwotę wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 6 (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowalny) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowany); 9) Kwotę VAT, uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowany; 10) Kategorię wydatku zgodnie z Opisem projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy wydatek dotyczy kilku kategorii jednocześnie, należy wskazać, jaka kwota wydatku dotyczy jakiej kategorii. Należy wskazać kategorię wydatku w sposób jak najbardziej szczegółowy, tzn. np. Zarządzanie projektem wydatki osobowe, czy też Przygotowanie projektu opracowanie dokumentacji przetargowej. Wszystkie kategorie wydatków powinny być interpretowane w kontekście postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. Dokumenty księgowe wykazane w tabeli nr 9 powinny być pogrupowane według kategorii wydatków i wykazane w kolejności chronologicznej. W przypadku dokonania częściowej płatności za fakturę w odpowiednich kolumnach należy podać (pozostałe kolumny wypełniane jak wyżej): w kolumnie 4 datę dokonania płatności częściowej; w kolumnie 6 kwotę brutto wydatków kwalifikowalnych z odpowiednich pozycji faktury; w kolumnach 8 i 9 dane zgodne z częściową zapłatą. W przypadku, gdy wydatek udokumentowany jest jedną fakturą VAT( zapłacony w ramach jednej płatności), a zostanie rozliczony w dwóch wnioskach o płatność, należy w opisie faktury sporządzonym, na osobnej kartce będącej załącznikiem do faktury umieścić odpowiednią adnotację, wskazującą na kwotę i procent, w jakim dana faktura została umieszczona w tabeli 9 wniosku o płatność wraz z wyszczególnieniem VAT. Fakturę tę dołącza się do każdego wniosku o płatność, w którym została wykazana płatność z jej tytułu. Faktura korygująca powinna być ujęta w zestawieniu dokumentów potwierdzających wydatki objęte wnioskiem ze znakiem minus (jeśli na podstawie tej faktury została pomniejszona należność dla wykonawcy). Odpowiedni komentarz powinien znaleźć się wówczas pod tabelą. Kwoty na opisach faktur dla kontraktów, które zostały zawarte w walutach innych niż PLN będą przeliczone po kursie, po jakim faktury zostały zaksięgowane. Na potrzeby sporządzania wniosku o płatność należy ująć wartość faktury z dnia dokonania płatności, (przyjętą w księgach rachunkowych beneficjenta, zgodnie z przepisami 28