Rejestry, ewidencje, archiwa

Transkrypt

1 Rejestry, ewidencje, archiwa Wykaz rejestrów i ewidencji oraz archiwa prowadzone w poszczególnych referatach w Urzędzie Miejskim we Władysławowie Udostępnianie danych zawartych w rejestrach odbywa się z uwzględnieniem postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Referat Organizacyjno Prawny: 1) Centralny Rejestr Zarządzeń Burmistrza Miasta 2) Rejestr Oświadczeń Majątkowych 3) Centralny Rejestr Informacji Publicznej 4) Rejestr realizacji zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego Kluby Sportowe 5) Rejestr otwartych konkursów ofert w zakresie działalności pożytku publicznego 6) Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo Kadry Urzędu 1) Rejestr wydanych legitymacji służbowych. 2) Rejestr delegacji służbowych. 3) Rejestr wydanych pieczęci i pieczątek. 4) Rejestr wydanych upoważnień/pełnomocnictw. Administracja Budynku 1) Rejestr ewidencji tuszów i tonerów dla prac. Urzędu. Wersja 2) Rejestr ewidencji materiałów biurowych i papieru. Wersja 3) Rejestr kosztów zakupów usług wg otrzymanych faktur. Wersja 4) Rejestr wystawionych faktur. Wersja papierowa i elektroniczna. 5) Rejestr wystawionych zleceń. Wersja 6) Rejestr harmonogramu spotkań, sala 103, 309.Wersja 7) Rejestr wniosków o zaangażowanie środków budżetowych U.M. Wersja 8) Rejestr zakupionych publikacji dla potrzeb U.M. Wersja 9) Rejestr zamówionej prasy i periodyków. Wersja Ochrona Informacji Niejawnych

2 Zasady dostępu reguluje Ustawa z dnia r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 nr 182, pozycja 1228 z późniejszymi zmianami). Wszystkie rejestry są prowadzone w formie papierowej. 1) Rejestr dzienników ewidencji i teczek. 2) Dziennik ewidencji 3) Rejestr wydanych przedmiotów 4) Książka doręczeń przesyłek miejscowych Zarządzanie Kryzysowe, Sprawy Obronne, Ochrona Cywilna Zasady dostępu reguluje Ustawa z dnia r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U nr 182, pozycja 1228 z późniejszymi zmianami). Wszystkie rejestry są prowadzone w formie papierowej. 1) Rejestr mężczyzn miasta Władysławowa urodzonych w danym roku objętych rejestracją w danym roku. 2) Rejestr kobiet miasta Władysławowa urodzonych w danym roku objętych rejestracją w danym roku. 3) Lista osób z miasta Władysławowa urodzonych w danym roku podlegających stawiennictwu do kwalifikacji wojskowej w danym roku. Biuro Rady Miejskiej Wszystkie wymienione poniżej rejestry maja formę papierową i elektroniczną. 1) Wnioski i interpelacje radnych 2) Przewodniczący Rady Gminy korespondencja 3) Wnioski i postulaty mieszkańców korespondencja 4) Uchwały Rady Gminy 5) Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem 6) Opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego 7) Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów dokumentów nie mających charakteru aktu prawnego 8) Skargi i wnioski załatwione bezpośredni 9) Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi 10)Udostępnienie informacji publicznej Działalność Gospodarcza i Turystyka 1) Ewidencja Działalności Gospodarczej dane archiwalne(sprzed przeniesienia do CEIDG tj r. oraz dane z wpisów przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność gospodarcza przed r.) forma elektroniczna 2) Rejestr przedsiębiorców posiadających licencje na wykonywanie transportu drogowego taksówkąforma elektroniczna

3 3) Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym w obrębie Gminy Miasta Władysławowa- forma papierowa 4) Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym w obrębie Gminy Miasta Władysławowa- forma papierowa 5) Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych (przeznaczonych do spożycia w miejscu i poza miejscem sprzedaży, zezwolenia cateringowe, zezwolenia jednorazowe)- forma elektroniczna 6) Ewidencja innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie- forma elektroniczna. Zamówienia Publiczne 1) Centralny Rejestr Umów i Zleceń forma 2) Rejestr wydatków poniżej 14 tysięcy euro forma 3) Rejestr zamówień publicznych forma Biuro Obsługi Interesanta: Wszystkie rejestry są prowadzone w formie elektronicznej i papierowej. 1) Rejestr pism wychodzących i przychodzących. 2) Rejestr faktur wpływających do Urzędu Miejskiego. 3) Rejestr czasopism. Urząd Stanu Cywilnego: 1) Rejestr urodzeń (wersja papierowa i elektroniczna) 2) Rejestr małżeństw (wersja papierowa i elektroniczna) 3) Rejestr zgonów (wersja papierowa i elektroniczna) 4) Rejestr zmiany imion i nazwisk (wersja papierowa) 5) Rejestr korespondencji wpływającej do Urzędu Stanu Cywilnego we Władysławowie (wersja elektroniczna) 6) Ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (wersja papierowa i elektroniczna) Ewidencja Ludności 1) Ewidencja ludności (wersja elektroniczna) 2) Rejestr wyborców(wersja elektroniczna). Wymiar podatku Referat Finansowo -Budżetowy: Wszelkie dane wynikające z postępowania podatkowego są objęte tajemnicą skarbową art. 293 Ordynacja podatkowa (Dz. U r. poz. 613 tj.) i dostępne w ramach tej ustawy i z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182tj.)

4 1) Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie podatku od nieruchomości osób fizycznych/ forma 2) Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie podatku rolnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i 3) Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie podatku leśnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i 4) Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego osób fizycznych/ forma 5) Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób fizycznych/ forma 6) Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób fizycznych/ forma 7) Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób fizycznych/ forma 8) Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób fizycznych/ forma 9) Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób fizycznych/ forma 10)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób fizycznych/ forma 11)Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób prawnych/forma 12)Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób prawnych/ forma elektroniczna i 13)Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób prawnych/ forma elektroniczna i 14)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób prawnych/forma 15)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób prawnych/ forma 16)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób prawnych/ forma 17)Rejestr umorzeń/forma 18)Wykaz osób którym organ udzielił umorzeń przekraczających 500,00 zł za dany rok/ forma 19)Wykaz osób którym udzielono pomocy publicznej w danym roku/forma 20)Rejestr wydanych zaświadczeń za dany rok/ forma 21)Ewidencja podatników. Finanse

5 Wszelkie dane wynikające z postępowania podatkowego są objęte tajemnicą skarbową art. 293 Ordynacja podatkowa (Dz. U r. poz. 613 tj.) i dostępne w ramach tej ustawy i z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz tj.) 1) Ewidencja wysłanych upomnień na zaległości w podatkach od nieruchomości, rolnych, leśnych i od środków transportowych/ forma elektroniczna i papierowa 2) Ewidencja tytułów wykonawczych przekazanych do egzekucji administracyjnej/ forma elektroniczna i papierowa 3) Ewidencja wezwań do uiszczenia opłat lokalnych i administracyjnych/ forma elektroniczna i papierowa 4) Ewidencja wezwań do złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych DT-1/forma papierowa 5) Rejestr decyzji określających wysokość podatku od środków transportowych/forma papierowa 6) Rejestr decyzji przyznających ulgi w spłacie podatków, opłat lokalnych i administracyjnych/forma papierowa 7) Rejestr wystawionych zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach, opłatach lokalnych i administracyjnych Są udostępniane, z tym, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych w szczególności: tajemnicy przedsiębiorcy, kontroli państwowej, postępowania administracyjnego, postępowania karnego, ochrony życia prywatnego i rodzinnego i innych dobór osobistych. Kasa Są udostępniane, z tym, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych w szczególności: tajemnicy przedsiębiorcy, kontroli państwowej, postępowania administracyjnego, postępowania karnego, ochrony życia prywatnego i rodzinnego i innych dobór osobistych. Wszystkie w formie papierowej. 1) Ewidencja czeków gotówkowych wydatki 2) Ewidencja czeków gotówkowych dochody 3) Ewidencja czeków gotówkowych depozyt 4) Ewidencja czeków gotówkowych Fundusz Świadczeń Socjalnych 5) Ewidencja czeków gotówkowych Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa 6) Księga druków ścisłego zarachowania arkusze spisów z natury 7) Księga druków ścisłego zarachowania kwitariusze przychodowe K-103 8) Rejestr wezwań do wniesienia opłaty dodatkowej 9) Księga druków ścisłego zarachowania mandaty karne 10)Rejestr faktur VAT 11)Rejestr raportów kasowych typ 410-1, 411-3

6 12)Rejestr druków KP i KW Księgowość Udostępnienie osobie trzeciej zgodnie z art. 75 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 tj.) 1) Rejestr podatku VAT (forma elektroniczna) 2) Rejestr zaangażowań (forma elektroniczna) 3) Rejestr poleceń księgowań (wydatki)/(forma papierowa) 4) Rejestr poleceń księgowań (zaangażowania)/(forma elektroniczna) 5) Rejestr not księgowych (forma papierowa) 6) Rejestr tytułów wykonawczych (forma elektroniczna) 7) Ewidencja wysłanych upomnień (forma elektroniczna) Udostępniane z uwzględnieniem art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2014r. poz. 1182tj.) Referat Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Rozwoju Lokalnego: 1) wykaz danych o środowisku - wnioski i decyzje na zezwolenie na usunięcie drzew i krzewów - dane przetwarzane w oparciu o ustawę o ochronie przyrody prowadzony w formie elektronicznej, 2) rejestr deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi - dane przetwarzane w oparciu o ustawę o utrzymaniu czystości i porządku w gminach prowadzony w formie elektronicznej. 3) Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo Referat Gospodarki Nieruchomościami i Gospodarki Przestrzennej: 1) Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo W wersji papierowej: 2) zbiór użytkowników wieczystych gruntów 3) rejestr umów sprzedaży gruntów 4) rejestr umów zamiany nieruchomości 5) rejestr skarg i wniosków (od 2012r.) 6) rejestr osób, które wystąpiły z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej (od 2013r.) 7) rejestr umów dzierżawy, poddzierżawy, najmu 8) rejestr numeracji nieruchomości 9) rejestr opłat adiacenckich naliczanych z tytułu podziału nieruchomości

7 W wersji papierowej i elektronicznej: 10)rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu 11)rejestr decyzji podziałowych, rozgraniczeniowych, odszkodowawczych 12)rejestr zasobu mienia gminnego W wersji elektronicznej: 13)rejestr decyzji o warunkach celu publicznego 14)rejestr rent planistycznych naliczanych z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek uchwalenia planu miejscowego 15)rejestr wniosków o zmianę w planach miejscowych i studium 16)rejestr wniosków o sporządzenie wyciągu z planu miejscowego 17)rejestr wydawanych zaświadczeń z planu miejscowego Straż Miejska: 1) Ewidencja etatów i wyników działań straży; (ustawa) 2) Ewidencja wyposażenia; (ustawa) 3) Ewidencja środków przymusu bezpośredniego; (ustawa) 4) Rejestr spraw o wykroczenia; (ustawa) 5) Rejestr interwencji Straży Miejskiej; 6) Rejestr nałożonych mandatów karnych; 7) Dzienniki korespondencji pism przychodzących i wychodzących 8) Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo 1. Rejestr wydatków OSP. 2. Rejestr wydatków TSR. Ochotnicza Straż Pożarna i Terenowa Służba Ratownicza: 3. Ewidencja środków nietrwałych - umundurowania OSP. 4. Ewidencja środków nietrwałych - umundurowania TSR. 5. Ewidencja wyjazdów do zdarzeń OSP i TSR. 6. Harmonogram dyżurów kierowców TSR. 7. Ewidencja kart drogowych samochodów i kart sprzetu silnikowego. 8. Wykaz strażaków jednostek OSP bioracych udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. 9. Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo

8 ARCHIWA: Urząd Miejski we Władysławowie posiada archiwa: 1) Ogólne prowadzone przez Referat Organizacyjno-Prawny 2) Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego: - dokumentacja dowodów osobistych; - księgi aktów urodzenia, małżeństw i zgonów wraz z dokumentacją zbiorczą. 3) Archiwum Referatu Finansowo-Budżetowego. METRYKA Liczba odwiedzin : 520 Podmiot udostępniający informację : Osoba wprowadzająca informację : Osoba odpowiedzialna za informację : Urząd Marta Block Marta Block Czas wytworzenia: :17:33 Czas publikacji: :43:14 Data przeniesienia do archiwum : Brak