Wykaz zbiorów danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Wykaz zbiorów danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Wykaz dzierżawców i użytkowników wieczystych, Świadczenia osobiste, Ochotnicze drużyny ratownicze, Formacje obrony cywilnej, Działalność gospodarcza, Zezwolenia na trzymanie psów ras uznanych za agresywne, Dane Wydziału Ochrony Środowiska i Infrastruktury, Zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, Wnioski o ukaranie przez kolegium ds. wykroczeń oraz postępowanie mandatowe w sprawach o wykroczenia, Ewidencja ludności i dowody osobiste, Urząd Stanu Cywilnego, Ewidencja zmian imion i nazwisk, Spis danych radnych rady miasta, Spis danych przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych, Rejestr płatników opłaty za wieczyste użytkowanie i czynszu za dzierżawy gruntu, Zbiór podatników i płatników oraz uczestników postępowania w zakresie podatków i opłat lokalnych, Decyzje dotyczące imprez masowych Rejestracja imprez, Wykaz nauczycieli i pracowników obsługi: przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów, Przetargi na dokumentację i roboty budowlane i remontowe,, Ustalenie własności gruntu na podstawie informacji terenowo-prawnej, wypisu z rejestru gruntów, odpisu z księgi wieczystej,, Dodatki mieszkaniowe, Uzależnienia od alkoholu, Rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, Wykaz decyzji w indywidualnych sprawach dotyczących zagospodarowania terenu, Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wraz z oświadczeniami o wartości sprzedaży napojów alkoholowych podmiotów gospodarczych, Ewidencja osób które nie uiściły opłaty parkingowej, Baza danych Gminnego Zespołu Reagowania, Ewidencja Ochotniczych Straży pożarnych w Kędzierzynie- Koźlu, Ewidencja danych osobowych związanych wydaniem decyzji administracyjnych dotyczących udzielenia zezwolenia zarządcy drogi na lokalizację zjazdu lub przebudowę zjazdu, Elektroniczny Obieg Dokumentów, Centralna kartoteka kontrahentów, Rejestr wyborców, Wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony, Rejestr radnych Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle, Rejestr oświadczeń majątkowych, Rejestr przewodniczących zarządów jednostek pomocniczych w Gminie Kędzierzyn-Koźle, Ewidencja działalności gospodarczej, Ewidencja kart nieruchomości osób prawnych, Ewidencja umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, Ewidencja

2 wniosków i decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia, Ewidencja wniosków i decyzji o wydanie zezwolenia na usunięcie drzew i krzewów, Ewidencja wniosków i decyzji na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych, Rejestr wydanych zaświadczeń o zdaniu egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego, Wykaz wniosków o stypendium i zasiłek szkolny dla uczniów, Rejestr upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta, Rejestr skarg i wniosków, Fundusz alimentacyjny, Zaliczka alimentacyjna, Świadczenia rodzinne.

3 Załącznik nr 2 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Wykaz jednostek organizacyjnych urzędu wraz z przetwarzanymi w nich zbiorami danych osobowych i systemami informatycznymi służącymi do ich przetwarzania Jednostka organizacyjna Zbiór danych osobowych System informatyczny Referat Działalności Zezwolenia na sprzedaż napojów Gospodarczej alkoholowych wraz z oświadczeniami o wartości sprzedaży napojów alkoholowych podmiotów gospodarczych Referat Działalności Działalność gospodarcza Aplikacja firmy Sputnik Gospodarczej Wydział Polityki Mieszkaniowej, Spraw Socjalnych i Zdrowia Wydział Polityki Mieszkaniowej, Spraw Socjalnych i Zdrowia Wydział Oświaty i Wychowania Wydział Oświaty i Wychowania Wydział Oświaty i Wychowania Wydział Oświaty i Wychowania Biuro Rady Miasta Biuro Rady Miasta Wydział Ochrony Środowiska i Infrastruktury Wydział Ochrony Środowiska i Infrastruktury Wydział Ochrony Środowiska i Infrastruktury Wydział Ochrony Środowiska i Infrastruktury Wydział Ochrony Środowiska i Infrastruktury Wydział Ochrony Środowiska i Infrastruktury Dodatki mieszkaniowe Uzależnienia od alkoholu Wykaz nauczycieli i pracowników obsługi: przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów Wykaz wnioskodawców o udzielenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów Wykaz wniosków o stypendium i zasiłek szkolny dla uczniów Rejestr wydanych zaświadczeń o zdaniu egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego Spis danych Przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych Spis danych radnych Rady Miejskiej w Kędzierzynie-Koźlu Ewidencja wniosków i decyzji o wydanie zezwolenia na usunięcie drzew i krzewów Ewidencja wniosków i decyzji na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych Ewidencja wniosków i decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia,, Ewidencja umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości Zezwolenie na utrzymanie psów ras Software Poznań Aplikacja firmy PeZet Gliwice (MS Access) Kartoteka papierowa Aplikacja firmy Vulcan Zarządzanie Oświatą Wrocław MS Excel Informatyka dla administracji firmy GIS INFO Tarnowskie Góry technologia WEB Informatyka dla administracji firmy GIS INFO Tarnowskie Góry technologia WEB Informatyka dla administracji firmy GIS INFO Tarnowskie Góry technologia WEB MS Excel uznanych za agresywne Dane Wydziału Ochrony Środowiska, MS Excel, Rejestr 2.0 (program wspomagający udzielanie informacji o środowisku), Aplikacja Internetowa firmy Centrum Rejestracji, Identyfikacji Zwierząt Gdańsk

4 Jednostka organizacyjna Zbiór danych osobowych System informatyczny Wydział Zarządzania Drogami Ewidencja danych osobowych związanych z wydaniem decyzji administracyjnych dotyczących udzielenia zezwolenia zarządcy drogi na lokalizację zjazdu lub Wydział Zarządzania Drogami Wydział Zarządzania Drogami Wydział Geodezji i Gospodarki Gruntami Wydział Geodezji i Gospodarki Gruntami Wydział Inwestycji i Remontów Straż Miejska Wydział Kultury, Sportu i Rekreacji Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Wydział Finansowy przebudowę zjazdu Ewidencja osób, które nie uiściły opłaty parkingowej Zezwolenie na zajęcie pasa drogowego Wykaz dzierżawców i użytkowników wieczystych Ustalenie własności gruntu na podstawie informacji terenowo-prawnej, wypisu z rejestru gruntów, odpisu z Księgi Wieczystej Przetargi na dokumentację i roboty budowlane i remontowe Wnioski o ukaranie przez Sąd Grodzki oraz postępowanie mandatowe w sprawach o wykroczenia Decyzje dotyczące imprez masowych. Rejestracja zgłoszeń imprez Elektroniczny obieg dokumentów Rejestr płatników opłaty za wieczyste użytkowanie i czynszu za dzierżawy gruntu Wydział Finansowy Zbiór podatników i płatników oraz uczestników postępowania w zakresie podatków i opłat lokalnych Parking Control ver. 1.9 firmy Projekt&Parking Serwis Polska Poznań, KSAT 2000 firmy COIG Katowice Rejestr Uzgodnień Zajęcia Pasa Drogowego firmy Kowalski Wrocław KSAT 2000 firmy COIG Katowice, MS Excel, MS Access MDOK firmy COIG Katowice KSAT 2000 firmy COIG Katowice KSAT 2000 firmy COIG Katowice Wydział Finansowy Centralna kartoteka kontrahentów KSAT 2000 firmy COIG Katowice Wydział Finansowy Ewidencja kart nieruchomości osób prawnych KSAT 2000 firmy COIG Katowice Wydział Finansowy Centralna kartoteka kontrahentów KSAT 2000 firmy COIG Katowice Wydział Urbanistyki i Architektury Wykaz decyzji w indywidualnych sprawach dotyczących zagospodarowania terenu Wydział Urbanistyki i Rejestr decyzji o warunkach zabudowy i, MS Access Architektury zagospodarowania terenu Wydział Spraw Wykaz osób o nieuregulowanym stosunku Kartoteka papierowa Obywatelskich do powszechnego obowiązku obrony Wydział Spraw Ewidencja ludności i dowody osobiste KSAT 2000 firmy COIG Katowice Obywatelskich Wydział Spraw Rejestr wyborców KSAT 2000 firmy COIG Katowice Obywatelskich Urząd Stanu Cywilnego Urząd Stanu Cywilnego Aplikacja Urząd Stanu Cywilnego firmy Technika Gliwice Urząd Stanu Cywilnego Ewidencja zmian imion i nazwisk Aplikacja Urząd Stanu Cywilnego firmy Technika Gliwice Wydział Reagowania Kryzysowego Wydział Reagowania Kryzysowego Wydział Reagowania Kryzysowego Formacje OC Ochotnicze drużyny ratownicze Świadczenia osobiste, MS Access, MS Access, MS Access

5 Jednostka organizacyjna Zbiór danych osobowych System informatyczny Wydział Reagowania Baza danych Gminnego Zespołu, MS Access Kryzysowego Reagowania Wydział Reagowania Ewidencja Ochotniczych Straży pożarnych, MS Access Kryzysowego w Kędzierzynie-Koźlu Fundusz alimentacyjny Wydział Świadczeń Rodzinnych i Pomocy Alimentacyjnej Aplikacja Nemezis firmy Infor Skoczów C++Builder wersja 6.00 firmy Borland _baza danych Zaliczka alimentacyjna Świadczenia rodzinne Wydział Świadczeń Rodzinnych i Pomocy Alimentacyjnej Wydział Świadczeń Rodzinnych i Pomocy Alimentacyjnej FireBird Aplikacja Nemezis firmy Infor Skoczów C++Builder wersja 6.00 firmy Borland _baza danych FireBird Aplikacja Amazis firmy Infor Skoczów C++Builder wersja 6.00 firmy Borland _baza danych FireBird Wydział Organizacyjny Rejestr upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta Wydział Organizacyjny Rejestr skarg i wniosków Kartoteka papierowa

6 Załącznik nr 3 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Upoważnienie Działając na podstawie uprawnień wynikających z pełnienia funkcji Administratora Danych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle upoważniam Panią/Pana do przetwarzania danych osobowych w ramach zbioru o nazwie W/w osoba dopuszczona jest do przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym w Ustawie z dnia r. o ochronie danych osobowych i wydanych do niej przepisach wykonawczych. Upoważnienie wydaje się na okres: /stały/* /czasowy jaki?/*... Podpis Administratora Bezpieczeństwa Informacji Podpis Administratora Danych */ niepotrzebne skreślić

7 Załącznik nr 4 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle Oświadczenie Ja niżej podpisany(a)... zobowiązuje się do: 1. Zachowania tajemnicy danych osobowych, do których mam/ będę miał(a) dostęp w związku z wykonywaniem przeze mnie zadań służbowych i obowiązków pracowniczych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle, zarówno w trakcie obecnie wiążącego mnie stosunku pracy, jak i po ustaniu zatrudnienia. 2. Przestrzegania regulaminów, instrukcji i procedur obowiązujących w Urzędzie Miasta wiążących się z ochroną danych osobowych. Stwierdzam, iż zapoznałem się z przepisami ochrony danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia r. o ochronie danych osobowych. Przyjmuje do wiadomości, iż postępowanie sprzeczne z powyższymi zobowiązaniami może być uznane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu Kodeksu Pracy.

8 Załącznik nr 5 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle... (pieczęć komórki organizacyjnej) Kędzierzyn-Koźle,... Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji w miejscu W N I O S E K Na podstawie art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) w n i o s k u j ę o udzielenie /pozbawienie/* Pani /Pana/*... upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle z powodu: /przyjęcia do pracy, przejścia na inne stanowisko, zwolnienia z pracy/* lub innego /jakiego?/: Upoważnienie wydaje się na okres: /stały/* /czasowy jaki/*... Miejsce przetwarzania /adres siedziby/... danych osobowych /wydział, biuro, referat/... Zapoznano osobę z przepisami o ochronie danych osobowych: /tak/ nie/* /* niepotrzebne proszę skreślić... (data i podpis)

9 Załącznik nr 6 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle ZGŁOSZENIE UŻYTKOWNIKA DO PRACY PRZY PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM Lp. Nazwisko i Imię Komórka Organizacyjna Podsystem/Uprawnienia data Podpis bezpośredniego przełożonego

10 Załącznik nr 7 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle DZIENNIK PRACY SERWERÓW I SYSTEMU Lp Data Zdarzenie Godz. rozpoczęcia Godz. zakończenia Rezultat Podpis administratora

11 Załącznik nr 8 do Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle RAPORT o naruszeniu ochrony danych osobowych Skład komisji powołanej... przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle: Miejsce, data i czas naruszenia ochrony danych osobowych (nr pokoju, godzina) Osoby powodujące naruszenie (które swoim działaniem lub zaniechaniem przyczyniły się do naruszenia ochrony danych osobowych): Osoby, które uczestniczyły w zdarzeniu związanym z naruszeniem ochrony danych osobowych: Informacje o danych osobowych, które zostały ujawnione: Zabezpieczone materiały lub inne dowody związane z wydarzeniem: Krótki opis incydentu związanego z naruszeniem ochrony danych osobowych (przebieg zdarzenia, opis zachowania uczestników, podjęte działania):......

12 7. Ustalenia i zalecenia komisji Podpisy członków komisji