INSTRUKCJA KANCELARYJNA POLITECHNIKI POZNAŃSKIEJ

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 26 Rektora Politechniki Poznańskiej z dnia 22 grudnia 2017 r. (RO/XII/26/2017) INSTRUKCJA KANCELARYJNA POLITECHNIKI POZNAŃSKIEJ Poznań, 2017

2 Spis treści 1. Informacje podstawowe Pojęcia stosowane w Instrukcji Kancelaryjnej Kancelaria Główna i Punkty kancelaryjne w komórkach organizacyjnych Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Podział dokumentacji Czynności kancelaryjne Rejestracja przesyłek pocztowych tradycyjnych Rejestracja przesyłek elektronicznych Obieg korespondencji przychodzącej Postępowanie ze sprawami Znakowanie dokumentów symbolem sprawy Prowadzenie spisu spraw Prowadzenie sprawy Prowadzenie teczek akt Obieg korespondencji wychodzącej Zasady przyjmowania dokumentacji do Archiwum zakładowego

3 1. Informacje podstawowe 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Politechnice Poznańskiej, zwanej dalej Uczelnią oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: 1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, oraz 2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym. 2. Podstawowe czynności kancelaryjne oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dokonywane są w systemie tradycyjnym. 3. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dopuszcza się, jeżeli: 1) przepisy prawa ustalają inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, 2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w: a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot, b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów; 3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. 4. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych sprawują kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. 5. Ogólny nadzór nad realizacją i przestrzeganiem postanowień niniejszej instrukcji sprawuje Kanclerz PP. 2. Pojęcia stosowane w Instrukcji Kancelaryjnej Pojęcie akceptacja akta sprawy pracownik archiwum archiwum zakładowe dekretacja Opis wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma cała dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania pracownik lub pracownicy realizujący zadania archiwum zakładowego archiwum zakładowe Uczelni adnotacja umieszczana na piśmie, zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy ESP elektroniczna skrzynka podawcza, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z pózn. zm.) 3

4 komórka organizacyjna komórka merytoryczna Kancelaria Główna kierownik komórki organizacyjnej pismo prowadzący sprawę przesyłka punkt kancelaryjny spis spraw sprawa system tradycyjny teczka aktowa wydzielona organizacyjnie cześć Uczelni, np. wydział, instytut, katedra, samodzielne stanowisko pracy komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie komórka organizacyjna Uczelni spełniająca zadania Punktu kancelaryjnego, której pracownicy odpowiedzialni są dodatkowo za rejestrację pism adresowanych na Uczelnię oraz dekretację pism adresowanych na komórki organizacyjne oraz za realizację wysyłki korespondencji wychodzącej z Uczelni osoba kierująca komórką organizacyjną lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań, także osoba zajmująca samodzielne stanowisko pracy wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, np. pismo przewodnie, notatka, protokół, decyzja, postanowienie osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, wykonująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy lub grupująca dokumentację nietworzącą akt sprawy dokumentacja otrzymana lub wysyłana w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP komórka organizacyjna, w tym sekretariaty, Kancelaria Główna, stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek; także osoba wykonująca określone czynności kancelaryjne wykaz zarejestrowanych spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej, wzór wykazu określa załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej UPO urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 3. Kancelaria Główna i Punkty kancelaryjne w komórkach organizacyjnych 1. Na Uczelni funkcjonuje Kancelaria Główna oraz Punkty kancelaryjne, a korespondencja: 1) powinna być rejestrowana przez Kancelarię Główną, następnie kierowana do odpowiednich budynków (zgodnie z adresacją) i portierni, w których jest odbierana przez pracowników Punktów kancelaryjnych, 4

5 2) dzieli się na korespondencję przychodzącą, wewnętrzną oraz wychodzącą w ramach całego podmiotu, 3) korespondencja przychodząca zawiera zgłoszenia / wnioski / dokumenty przekazane: pocztą tradycyjną, a) osobiście przez interesariuszy, b) pocztą elektroniczną ( ), c) faksem, d) elektronicznie, w tym poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą. 4) korespondencja wewnętrzna zawiera pisma występujące wyłącznie w obiegu wewnętrznym między komórkami Uczelni, 5) korespondencja wychodząca zawiera pisma kierowane z Uczelni do podmiotów zewnętrznych. 4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt 1. Czynności kancelaryjne bazują na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej JRWA. 2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczenia, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych cyframi od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu, a klasy trzeciego rzędu na klasy rzędu czwartego. Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób: 1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od 0 do 9 ; 2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od 00 do 99 ; 3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od 000 do 999 ; 4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od 0000 do Klasy końcowe w wykazie akt, oznaczone kategorią archiwalną odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie. 5. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych, wprowadza się w porozumieniu z właściwym Archiwum Państwowym. 5. Podział dokumentacji 1. Dokumentacja powstająca i gromadzona w toku działalności Uczelni, z uwagi na swoją wartość historyczną, naukową lub praktyczną, warunkującą potrzebę trwałego lub czasowego jej przechowywania dzieli się na: 1) materiały archiwalne dokumentacja posiadająca trwałą wartość historyczną, przechowywana wieczyście, nie podlegająca zniszczeniu. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A, 2) dokumentację niearchiwalną dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania. Okres przechowywania w komórce organizacyjnej to pełne dwa lata kalendarzowe, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej komórki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Po upływie okresu składowania w archiwum zakładowym akta brakuje się na zasadach określonych w Instrukcji archiwalnej Politechniki Poznań- 5

6 skiej. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B, z dodaniem liczbowego czasu składowania w archiwum zakładowym (np. B5), 3) dokumentację manipulacyjną dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która po wykorzystaniu może zostać wybrakowana wprost z komórek organizacyjnych (tj. bez przekazywania jej do archiwum zakładowego), w uzgodnieniu z archiwum zakładowym. Do oznaczenia kategorii dokumentacji manipulacyjnej używa się symbolu Bc, 4) dokumentację oznaczoną symbolem BE z dodanym okresem przechowywania dokumentacja, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania w komórce organizacyjnej, liczonego jak dla dokumentacji oznaczonej symbolem B, dodatkowo podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, w celu wydzielenia z niej ewentualnych materiałów archiwalnych (zmiany kategorii archiwalnej na wyższą). 2. Dokumentacja nadsyłana i składana w Uczelni oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy, 2) nietworzącą akt spraw - dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Mogą ją stanowić w szczególności: a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy (kategoria archiwalna Bc ); b) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane (kategoria archiwalna Bc ); c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki (kategoria archiwalna Bc ), chyba że stanowią załącznik do pisma; d) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe; e) listy obecności; f) karty urlopowe; g) dokumentacja magazynowa; h) środki ewidencyjne archiwum zakładowego; i) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr; j) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczenia sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych. 6. Czynności kancelaryjne 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych, 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej, 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw (tzw. dziennik / rejestr korespondencji), 2) prowadzenia innych, niż określone powyżej, rejestrów i ewidencji, 6

7 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Uczelni, 4) przesyłania przesyłek. 3. Wykorzystanie narzędzi informatycznych w systemie tradycyjnym jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych innym niż ten, na którym są zapisywane bieżące dane. 6.1 Rejestracja przesyłek pocztowych tradycyjnych 1. Kancelaria Główna rejestruje przesyłki wpływające, inne niż listy zwykłe, na podstawie informacji zamieszczonych na kopercie bądź na piśmie. 2. Dopuszcza się otwieranie przesyłek pocztowych nieimiennych, zaadresowanych na Politechnikę Poznańską, w celu ustalenia pracownika lub komórki organizacyjnej, której należy je przekazać. Pozostałe przesyłki nie są otwierane i są dostarczane do adresata, w celu przeprowadzenia dalszych czynności kancelaryjnych. 3. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Uczelni, takich jak kartki z życzeniami, reklamy. Na żądanie składającego przesyłkę wydaje się potwierdzenie jej otrzymania. 4. Rejestrowanie przez Punkt kancelaryjny przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dzienniku / rejestrze korespondencji prowadzonym przez komórkę organizacyjną w postaci elektronicznej bądź tradycyjnej następujących informacji w dowolnej kolejności: 1) liczby porządkowej, 2) daty wpływu przesyłki do Uczelni; 3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki (w przypadku możliwości otwarcia koperty z przesyłką); 4) nazwy nadawcy, od którego pochodzi przesyłka; 5) daty widniejącej na przesyłce; 6) znaku występującego na przesyłce (w przypadku możliwości otwarcia koperty z przesyłką); 7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę, w szczególności może to być osoba, komórka organizacyjna, lub w przypadku dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, 8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, 9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. 5. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach Kancelaria Główna i Punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 6. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencje w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 7. W przypadku, o którym mowa w pkt. 6 zalecane jest sporządzenie protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej i powiadomienie bezpośredniego przełożonego. 8. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do Punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek, bądź do samodzielnej rejestracji, jeżeli posiada dostęp do właściwego rejestru. 9. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata. 6.2 Rejestracja przesyłek elektronicznych 7

8 1. Przesyłki kierowane pocztą elektroniczną, poddawane są automatycznej wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu oraz wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie. Wstępna selekcja przeprowadzana jest w oparciu o mechanizmy serwera poczty pracowniczej, wdrażane przez komórkę organizacyjną Uczelni administrującą centralnie pocztą pracowniczą. 2. Główną selekcję przesyłek kierowanych pocztą elektroniczną przeprowadzają osoby odpowiadające za obsługę przynależnych im adresów poczty elektronicznej. 3. Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) jako właściwe do kontaktu z Uczelnią, 2) przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw, b) mające robocze znaczenie dla załatwianych spraw, c) pozostałe, nie odzwierciedlające działalności Uczelni. 4. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w BIP oraz przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty, a mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu sprawy, podlegają rejestracji w rejestrze korespondencji. 5. Rejestrację przesyłek kierowanych na adres zamieszczony w BIP przeprowadza Biuro Rektora, natomiast rejestracji przesyłek kierowanych na pozostałe adresy poczty dokonują osoby odpowiadające za obsługę przynależnych im adresów poczty elektronicznej. Rejestracja dokonywana jest w rejestrze korespondencji, właściwym organizacyjnie dla osoby zobowiązanej do obsługi danego konta pocztowego. 6. Przesyłki mające robocze znaczenie dla załatwienia spraw, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 7. Przesyłek nieodzwierciedlających działalności Uczelni, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy. 8. Politechnika Poznańska posiada ogólnouczelniane konto na platformie epuap umożliwiające przyjęcie pisma ogólnego w formie elektronicznej, złożonego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) na platformie epuap. 9. Komórką odpowiedzialną za odebranie i obsługę korespondencji kierowanej na ogólnouczelniane konto ESP jest Biuro Rektora. 10. Na platformie epuap Uczelnia posiada także konta dodatkowe, za których prowadzenie, w tym w zakresie obsługi korespondencji, odpowiadają poszczególne komórki organizacyjne, na rzecz których zostało założone konto ESP. 11. Po odebraniu korespondencji, pismo kierowane jest do komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej w celu podjęcia dalszych czynności kancelaryjnych. 12. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 13. Przesyłki przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się w rejestrze przesyłek. 14. Pisma w postaci papierowej, do których załączniki przekazano na informatycznym nośniku, rejestruje się zgodnie z zasadami dla pism w postaci papierowej, odnotowując w rejestrze przesyłek informacje o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych. 15. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład do- 8

9 kument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, wówczas należy sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, po czym przekazać go do akt sprawy. 16. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz nie ma UPO odnoszącego się do tej przesyłki, na wydruk nanosi się informacje o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład: podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji ), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. 17. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku. 6.3 Obieg korespondencji przychodzącej 1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek Kancelaria Główna i Punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. 2. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji na Uczelni. 3. W przypadku, gdy może to mieć znaczenie dla ustalenia daty lub nadawcy, do przesyłek załącza się koperty. 4. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania dekretacji, bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. 5. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji. 6. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. 7. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący. 8. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną. 9. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw. 10. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwóch lub więcej spraw, należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych, należy je skierować do tej komórki, do której należy sprawa podstawowa, a w razie trudności w ocenie, decyduje pierwsza sprawa poruszana w piśmie. Komórka ta jest zobowiązana do przechowywania oryginału pisma. 7. Postępowanie ze sprawami 1. Pracownik merytoryczny prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: 9

10 1) dotyczy sprawy już wszczętej, 2) rozpoczyna nową sprawę, 3) stanowi dokumentację nietworzącą akt sprawy. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 4. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. 5. Jeżeli przesyłka zawiera dokumentację, która została oznaczona znakiem sprawy przez komórkę inną niż komórka merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc i przechowywać w odrębnej teczce aktowej. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, pracownik merytoryczny przyporządkowuje dokumentację do klasy z wykazu akt, nie zakładając sprawy dla otrzymanej dokumentacji oraz dokonuje wpisu dokumentacji do spisu dokumentacji nietworzącej akt sprawy prowadzonej dla klasy z wykazu akt. 7.1 Znakowanie dokumentów symbolem sprawy 1. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 3. Znak sprawy zawiera umieszczone kolejno następujące elementy: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Poszczególne elementy znaku sprawy system umieszcza w kolejności, o której mowa powyżej i oddziela kropkami jak w przykładzie: [komórka].[symbol].[nr kolejny].[rok] gdzie: 1) [komórka] to oznaczenie komórki organizacyjnej zakładającej sprawę, odpowiedzialnej za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedna literę, na przykład ABC, B2, A1c, 11d, b99 itd.; 2) [symbol] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) [nr kolejny] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej o której mowa w pkt 1, w danym roku; 4) [rok] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę. 5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Uczelni. 6. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić inicjały prowadzącego sprawę, oddzielając kropką w następujący sposób: [znak sprawy].[prowadzący] gdzie prowadzący to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z], tworząc tym samym numer: [komórka].[symbol].[nr kolejny].[rok].[jk] gdzie: 1) [JK] to inicjały prowadzącego sprawę. 10

11 7. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 8. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. 9. W przypadku, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna, należy ponownie założyć nową sprawę, będącą kontynuacją sprawy realizowanej pierwotnie. 10. W przypadkach, o których mowa w ust. 8, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy, i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. 7.2 Prowadzenie spisu spraw 1. Spis spraw zawiera następujące dane: 1) odnoszące się do całego spisu: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, b) oznaczenie komórki organizacyjnej, c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; 2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie: a) liczbę porządkową, b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, c) nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, f) datę wszczęcia sprawy, g) datę ostatecznego załatwienia sprawy, h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje, i) dotyczące sposobu załatwienia sprawy. 2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się w oparciu o wzór stanowiący Załącznik Nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej, dla klasy końcowej w wykazie akt. 3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki spraw, a za prowadzenie spisów spraw odpowiedzialni są pracownicy merytoryczni w komórkach organizacyjnych Uczelni. 4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw. 5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. 6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których podkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe). 7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. 11

12 7.3 Prowadzenie sprawy 1. Dokumentacja prowadzonej sprawy tworzy akta sprawy, które stanowią element teczki aktowej. We właściwej teczce aktowej, zawierającej odpowiadający jej spis spraw, należy zamieścić akta sprawy po jej zakończeniu. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest to aktualizacji spisu spraw. 2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism. 4. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami. 5. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: 1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, 2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy, 3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 6. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności: 1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących, 2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzanych z interesantami lub czynności dokonanych poza siedziba Uczelni, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, 3) pisma przesłane za pomocą telefaksu; 4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, 5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie. 7. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa. 8. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne upoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez ostatnią z osób upoważnionych do jego podpisania. 9. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: 1) w postaci papierowej, 2) w postaci elektronicznej. 10. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej. 11. W przypadku przekazania pisma do akceptacji w postaci papierowej, na drugim egzemplarzu projektu pisma pracownik przygotowujący projekt pisma umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia. 12. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 13. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy. 14. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: 12

13 1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma, 2) ustnie. 15. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze podpisanego pisma. 7.4 Prowadzenie teczek akt 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana i powinna zawierać odpowiadający jej spis spraw. 2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów: a) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej na środku u góry, b) część znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, c) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, d) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce na środku, e) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce pod tytułem, f) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek pod rocznymi datami skrajnymi. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następnego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. 3. Dokumentację spraw zakończonych, niezbędną do bieżącej pracy, można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego. 4. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie. 5. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać znak sprawy, jej podmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres komórki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy. 8. Obieg korespondencji wychodzącej 1. Wewnętrzny obieg korespondencji w formie tradycyjnej między komórkami organizacyjnymi Uczelni powinien odbywać się: 1) za pośrednictwem pracowników komórki, która kieruje pismo, 2) za pośrednictwem Kancelarii Głównej. 2. Pisma kierowane do podmiotów zewnętrznych w formie tradycyjnej są wysyłane za pośrednictwem Kancelarii Głównej. 3. Za przygotowanie przesyłki do wysłania (w tym także: oznaczenie na kopercie trybu wysyłki (list zwykły, priorytetowy itp., przygotowanie dokumentu odbioru przesyłki i zamieszczenie na kopercie), odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny, bądź Punkt kancelaryjny w komórce merytorycznej, zależnie od wewnętrznych uregulowań komórki. 13

14 4. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz w razie potrzeby potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. 5. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy. 6. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. 7. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektroniczne pismo w postaci elektronicznej, 2) podpisuje odręcznie wydrukowana treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). 8. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje: 1) liczbę porządkową, 2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, 3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłką, w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów, 4) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, ESP). 9. Zasady przyjmowania dokumentacji do Archiwum Zakładowego 1. Szczegółowe informacje dotyczące zasad i trybu postępowania z dokumentacją spraw zakończonych zawarte zostały w Instrukcji Archiwalnej Politechniki Poznańskiej. 14

15 SPIS SPRAW Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej - spis spraw rok (referent) (symbol komórki organizacyjnej) L.p. SPRAWA (krótka treść) (oznacz. teczki) OD KOGO WPŁYNĘŁA znak sprawy z dnia (tytuł teczki wg wykazu akt) wszczęcia sprawy DATA ostatecz. załatw. U W A G I (sposób załatwienia)