MODUŁ DZIEKANAT. 2012r.

Transkrypt

1 2012r.

2

3 Spis treści Logowanie Lista ikon występujących w module Dziekanat Słownik pojęć [-->NOWE<--] STUDENCI [-->NOWE<--] Lista studentów WYSZUKIWANIE [-->NOWE<--] KARTA STUDENTA Zakładka Metryka Zakładka Studia Rejestracja studenta (Krok po kroku)... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki Indeks archiwalny Kartoteka rozrachunkowa studenta [-->NOWE<--] GRUPY STUDENCKIE Tworzenie grupy dziekańskiej - etapy Tworzenie grupy przedmiotowej etapy Generowanie grup dziekańskich i przedmiotowych Generowanie grup dziekańskich Generowanie grup przedmiotowych Generowanie grup przedmiotowych praktyki Funkcja alfabetycznego przypisywania studentów do grup dziekańskich Funkcja przypisywania studentów z Listy studentów Generowanie grup indywidualnych - etapy Generowanie grup IPS i warunkowej Generowanie grupy Różnice programowe [-->NOWE<--] Zarządzanie grupami [-->NOWE<--] PLANY STUDIÓW Wprowadzenie nowego planu studiów zakładka Plany studiów Wprowadzenie pozycji Planu studiów Rozdział pozycji Kopiowanie planu studiów PROTOKOŁY i INDEKS STUDENTA Generowanie protokołów Lista protokołów Edycja protokołów Wstawianie ocen Wyszukiwanie studentów na protokole Indeks studenta WYKŁADOWCY Lista wykładowców Rezerwacje czasu pracy wykładowców Podpis wykładowcy Dane personalne Absencje KONTRAHENCI [-->NOWE<--] BUDYNKI Lista budynków Lista sal Zakładka Rezerwacje Zakładka Harmonogram Zakładka Zasoby Zakładka Wyposażenie Szukanie sali + Rezerwacje Wyposażenie sal r.

4 CDN Egeria Edukacja Moduł Dziekanat 22 października [-->NOWE<--] PLANOWANIE ZAJĘĆ Konfiguracja niezbędnych słowników Schemat procesu Planowanie zajęć Planowanie zajęć lista kroków Ad. 3 Plan studiów Ad. 4 Tworzenie grup studenckich Ad. 5 Tworzenie grup zajęciowych Ad. 6 Przydział godzin Tworzenie planów zajęć Kryteria filtrowania Kryteria grupowania Generowanie grup zajęciowych Edycja zajęć Zmiana wykładowcy Dodawanie przydziału dla kolejnego wykładowcy [--> NOWE <--] Przydzielanie sal [--> NOWE <--] Lista planów zajęć [--> NOWE <--] ROZLICZANIE ZAJĘĆ Generowanie rozliczeń Tworzenie rozliczeń Modyfikacja rozliczeń nanoszenie zmian wynikających z raportów Dodawanie pozycji rozliczenia Edycja pozycji rozliczenia Zatwierdzanie rozliczeń Umowy wykładowców Umowy z doktorantami Umowy cywilnoprawne Rozliczanie zajęć prowadzonych na podstawie umowy cywilnoprawnej WYDAWNICTWA Raport kontrolny studentów [-->NOWE<--] AKCJE Promocja studentów Krok I: Produkt Krok II: Studenci Krok III: Wyniki Archiwizacja studentów Generowanie obciążeń grupowych Krok I: Produkt Krok II: Opłata Krok III: Studenci Krok IV: Generowanie obciążeń [--> NOWE <--] Generuj umowy Krok I Parametry Krok II Krok III Edycja definicji Krok IV Studenci Krok V Generowanie Generuj aneksy Generuj nr albumu Immatrykulacja Eksport do sys. Horizon [--> NOWE <--] PRACE DYPLOMOWE Rejestracja tematów prac dyplomowych Przypisanie studenta do tematu pracy Legitymacje SELS / 178

5 CDN Egeria Edukacja Moduł Dziekanat 22 października Akcje Import/Eksport SCHOWEK i GENERATORY wydruki masowe Schowek Tworzenie nowego schowka Dodawanie studentów do schowka Wydruk seryjny Generatory Dodawanie pozycji schowka za pomocą generatora / 178

6 CDN Egeria Edukacja Moduł Dziekanat 22 października Logowanie Moduł dziekanat jest aplikacją internetową, zainstalowaną na serwerze uczelni. Dostęp do niej jest możliwy za pomocą przeglądarki internetowej. Wpisujemy w pasku adresu adres np. Gdzie oznacza adres IP serwera.:8080 port. Natomiast /Dziekanat - oznacza nazwę aplikacji. Po wpisaniu adresu i naciśnięciu entera przechodzimy do strony logowania. Screen. 1 Okno główne logowania Logowanie do modułu następuje po wpisaniu loginu i hasła (takie same dla wszystkich modułów) oraz określeniu w obrębie, jakiego semestru akademickiego będziemy chcieli działać. Wybór ten wskazuje, jaki jest aktualnie przetwarzany semestr akademicki. Od tego semestru zależne jest generowanie części raportów i wydruków, m.in. zaświadczeń. 6 / 178

7 CDN Egeria Edukacja Moduł Dziekanat 22 października Lista ikon występujących w module Dziekanat dodawanie nowej pozycji(brak) [<-- NOWE-->] sprawdź PESEL [<-- NOWE-->] zmień metrykę powrót do widoku listy (brak0 zapisz pozycję usuń pozycję Edycja(brak) pierwsza pozycja (strona) ostatnia pozycja (strona) poprzednia pozycja (strona) następna pozycja (strona) wyszukiwanie historia wprowadzanych zmian pokaż adres studenta na mapie (Google maps api) pola definiowane rejestr wykształcenia dane wrażliwe rejestr ubezpieczeń (Zakładka Metryka) rejestr legitymacji rejestr badań (Zakładka Metryka) rejestr ubezpieczeń ZUS zdjęcie studenta [<- NOWE->]Notatnik indeks archiwalny indeks studenta (Zakładka Studia) praca dyplomowa [<- NOWE->]Transkrypt( Zakładka Studia) [<- NOWE->]Generuj nr albumu( Zakładka Studia) sprawy studenta rozrachunki stypendia 7 / 178

8 CDN Egeria Edukacja Moduł Dziekanat 22 października 2012 wydruki (wydawnictwa) plan zajęć studenta grupy indywidualne plany studiów odśwież Omówienie przycisków: PRZYCISK Działanie [-] Odznacz wszystkie [-W] Odznacz wyświetlone [OW] Odwróć zaznaczenie wyświetlonych [O] Odwróć zaznaczenie wszystkich [+W] Zaznacz wyświetlone [+] Zaznacz wszystkie 8 / 178

9 CDN Egeria Edukacja Moduł Dziekanat 22 października Słownik pojęć Indeks archiwalny Służy do zarejestrowania toku studiów, który wcześniej nie był rejestrowany w systemie (nie ma w systemie protokołów potwierdzających wpisy w indeksie archiwalnym). Indeks archiwalny w połączeniu z indeksem bieżącym wchodzi w skład dziennika elektronicznego i stanowi podstawę do wydruku suplementu. Oceny z indeksu archiwalnego brane są do obliczania średnich ze studiów. Indeks elektroniczny Zawiera informacje o zrealizowanym planie studiów i uzyskanych ocenach bądź zaliczeniach. Jest to indeks studenta w formie elektronicznej. Karta studenta zestaw zakładek (metryka, studia, archiwum). zawierających wszystkie dane o studencie zarówno teleadresowe jak i o toku studiów oraz informacje finansowe: opłaty, wpłaty i stypendia Pola definiowane w aplikacji istnieje możliwość definiowania przez administratora systemu, pól oraz słowników, które następnie są dostępne dla użytkowników w kilku miejscach aplikacji. Użytkownik może uzupełniać informacje w tych polach, oraz dokonywać wyboru pozycji ze słowników. Informacje te mogą być następnie wykorzystywane do raportów i wydruków z systemu. Pola te są wykorzystywane do wykonywania bardziej skomplikowanych wydruków wymagających umieszczenia szczegółowych danych o studencie tj. suplement czy decyzje stypendialne. Rozrachunki kartoteka rozrachunkowa studenta zawiera podstawowe informacje o stanie należności oraz wpłat dokonywanych przez studenta. Pozwala na dokonanie obciążenia studenta, przypisanie mu umowy o warunkach odpłatności za studia, zmiany warunków płatności (raty, rabaty), korygowanie obciążenia. 9 / 178

10 2 [-->NOWE<--] STUDENCI W tej części omówimy wszystkie sprawy dotyczące studenta. Powiemy, w jaki sposób zarejestrować studenta w systemie i przeprowadzić go przez cały tok studiów, aż do wydruku suplementu do dyplomu. Widoczna karta Lista studentów udostępnia szereg licznych funkcji przeszukiwania dostępnej bazy studentów, zarówno obecnie studiujących, archiwalnych jak również studentów będących na wymianie. Na tej karcie można dodać nowego studenta oraz dodać do schowka wybraną listę osób w celu dalszego postępowania. Nowością w tym zakresie jest opcja warunków wyszukiwania, przycisk [Dodaj do schowka], kolumna Zmiany w której widoczne są zmiany dokonane w metryce. Screen. 2 Karta 'Lista studentów' 10/178

11 2.1 [-->NOWE<--] WYSZUKIWANIE STUDENTÓW Dziekanat ->Studenci->Lista studentów. Nowością w tym zakresie jest opcja warunków wyszukiwania, kolumna Zmiany w której widoczne są zmiany metryki. Karta Lista studentów wyposażona jest w wyszukiwarkę posiadającą wiele kryteriów przeszukiwania bazy, dodatkowo rozbudowana jest o mechanizmy filtrowania i sortowania wyszukanych danych. Formularz wyszukiwania umożliwia podania warunków wyszukiwania oraz zaznaczenia opcji przeszukiwanych pól. Co ważne, zadane kryteria wyszukiwania są zachowywane w trakcie danej sesji aplikacji aż do wylogowania. Screen. 3 Karta 'Lista studentów' - wyszukiwanie Podstawowy widok wyszukiwarki po wpisaniu szukanej frazy w polu Dowolne pole umożliwia dokonać wyboru rodzaju wyszukiwania. Baza przeszukiwana jest w zależności od dokonanego wyboru. Screen. 4 Podstawowy widok wyszukiwarki 1. Wyszukiwanie szybkie, przeszukuje bazę po: nazwisku, imieniu, nr PESEL, nr albumu, nr dyplomu, nr paszportu. 2. Wyszukiwanie szczegółowe, przeszukuje bazę po dowolnym polu z karty studenta. Wyszukiwanie to jest dużo wolniejsze i należy je stosować w sytuacji, gdy kryteria wyszukiwania zaawansowanego są niewystarczające. 11/178

12 Bardziej zaawansowane wyszukiwanie dostępne jest po kliknięciu [+] Warunki wyszukiwania. Zostanie rozwinięty formularz z licznymi opcjami zawężającymi przeszukiwanie bazy. Podobnie do wyszukiwarek internetowych można brać pod uwagę wiele dowolnych kryteriów wyszukiwania. Zależnie od potrzeb. Po wybraniu odpowiednich parametrów w celu przeszukania bazy można nacisnąć przycisk na klawiaturze ENTER lub kliknąć w przycisk [Szukaj]. Jeśli chcemy zmienić kryteria wyszukiwania kliknąć w przycisk [Czyść opcje wyszukiwania]. Screen. 5 Karta 'Lista studentów' - rozwinięty formularz warunków wyszukiwania Ważną pozycję wyszukiwarki stanowi pole Katalog umożliwiające wyszukiwanie po katalogu Studentów (aktualnie studiujące osoby), Archiwum (archiwalni studenci), Studenci na wymianie, bądź Dowolnym. Screen. 6 Karta 'Lista studentów' - opcje wyszukiwania Dostępne pola: Produkt, semestr akademicki, semestr toku oraz status. Ważną opcją jest możliwość wyszukiwania po Produkcie. Dostępne opcje: MOJE PRODUKTY umożliwiają przeszukanie po wszystkich przypisanych produktach do danego użytkownika, DOWOLNY pozwala wyszukać studentów spoza własnych uprawnień np. w celu sprawdzenia, czy kandydat na studia jest zarejestrowany w Systemie. Jak również po każdym przypisanym do użytkownika produkcie. 12/178

13 W opcji Status poszerzono zakres wyboru statusów zawężających obszar przeszukiwania. W przypadku wybranego Trybu i wyszukane zostaną pozycje spełniające dokładnie zaznaczone statusy. W przypadku Trybu lub wyszukane zostaną pozycje jeśli spełniony będzie któryś z zaznaczonych statusów. Wyszukiwarka umożliwia również wyszukiwanie po danych osobowych studenta. W dostępne pola należy wpisać : nazwisko, imię, nazwisko panieńskie, płeć, nr albumu, nr dyplomu, nr PESEL, nr paszportu, obywatelstwo, Miasto. Screen. 7 Karta 'Lista studentów' - wyszukiwanie po danych osobowych Po wpisaniu tych danych zostanie wyszukana osoba spełniająca podane parametry. Ostatnią opcją ułatwiającą wyszukiwanie jest wyszukiwanie po sprawach. W rozwijanej liście znajdują się wszystkie zdefiniowane sprawy dostępne dla danej Uczelni. Screen. 8 Karta' Lista studentów' - wyszukiwanie po sprawie Jeśli chcemy zawęzić obszar przeszukiwania do spraw, należy z dostępnej listy zdefiniowanych spraw wybrać jedną. Wówczas wyszukane zostaną osoby spełniające warunek dla tej sprawy 13/178

14 2.2 WPROWADZANIE STUDENTA -Rejestracja (Krok po kroku) Poniższa instrukcja omawia krok po kroku czynności, które musimy wykonać w celu zapisania kandydata na kierunek, który wybrał. Screen. 9 Karta 'Lista studentów' - dodanie nowego studenta Dodanie nowego studenta W celu dodania nowego studenta, na karcie Lista studentów, należy kliknąć przycisk [Nowy student]. W celu uniknięcia ponownego wprowadzenia studenta pojawia się nowa karta Nowy student umożliwiająca wybranie obywatelstwa i produktu na jakim będzie studiował student. Screen. 10 Karta 'Nowy student' 14/178

15 W zależności od wybranego obywatelstwa wykonywane są następne kroki. Screen. 11 Karta 'Nowy student' - wyświetlony formularz dla obywatelstwa Polskiego Jeżeli zostanie wybrane obywatelstwo Polskie, sprawdzany będzie numer PESEL. Jeżeli został podany już numer PESEL i produkt dla danego studenta, można nacisnąć przycisk [Dalej>>]. Dla obywatelstwa innego niż Polskie, udostępniony formularz umożliwia podanie numeru paszportu, imienia i nazwiska studenta. Screen. 12 Karta ' Nowy student' - wyświetlony formularz dla obywatelstwa innego niż Polskie W celu sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych należy kliknąć w przycisk [Dalej>>]. Sprawdzone zostanie, czy podane dane znajdują się w bazie studentów. Jeśli takich nie ma, zostaniemy przekierowani do daleszego etapu. 15/178

16 W przypadku błędnie wpisanego numeru PESEL, pojawi się komunikat Błędny numer PESEL. Wprowadź poprawny. W przypadku gdy dany numer znajduje się już w bazie uczelni zostanie wyszukany i uwidoczniony na poniżej znajdującej się liście studentów. Jeśli PESEL jest poprawny i sprawdzane dane nie znajdują się w bazie studentów, pojawi się komunikat Brak studentów o zadanych kryteriach wyszukiwania. Screen. 13 Karta 'Lista studentów' - kolejny etap podczas zakładania karty nowego studenta W celu przejścia do dalszego etapu należy kliknąć w przycisk [Dalej>>]. Zostanie otwarta zakładka Metryka z dostępnymi wszystkimi formularzami. Dla ułatwienia możemy poruszać się po nim za pomocą tabulatora. Screen. 14 Zakładka 'Metryka' - Karta studenta: Nowy student Charakterystyczne dla tej karty jest ograniczenie listy dostępnych ikonek, wszystkie pola są edycyjne, brak numeru ID KTH i DSD, które zostaną automatycznie wygenerowane po wprowadzeniu danych i zapisaniu ich poprzez kliknięcie w ikonkę [Zapisz]. W formularzu Dane osobowe zostaną przepisane dane z wyszukiwania. Musimy następnie uzupełnić pozostałe formularze z odpowiednimi danymi. Obowiązkowo należy podać datę urodzenia i w formularzu Adres zameldowania dla obcokrajowca w pozycji województwo opcję : zagranica. 16/178

17 2.2.2 Dopisanie studenta do nowego produktu W ten sam sposób można sprawdzić, czy student o podanym numerze PESEL lub w przypadku obcokrajowca wprowadzonych danych jest w bazie uczelni. Wówczas student o wyszukiwanych danych pojawi się w liście studentów. Screen. 15 Karta 'Lista studentów ' W celu dopisania studenta do produktu należy kliknąć w niego by przejść do jego zakładki Studia. Screen. 16 Zakładka 'Studia' - Przypisanie studenta do produktu Następnie kliknąć w przycisk [Przypisz studenta do produktu] w wyniku czego zostanie otwarte nowe okno karty Przypisz produkt. Screen. 17 Zakładka 'Przypisz produkt' - przypisanie produktu Należy wybrać Typ uczelni i Produkt. Określenie uczelni ograniczy jednocześnie listę wyboru Produktów, które będą dostępne dla wybranego typu. Po dokonaniu odpowiednich opcji należy kliknąć w przycisk [Przypisz]. Od tej pory zaczyna się tworzyć historia wprowadzanych zmian dla danego studenta. 17/178

18 2.2.3 Przypisanie toku studiów Na zakładce Studia przypisujemy do produktu tok studiów. Wybieramy konkretny semestr akademicki, semestr i rok toku studiów i kliknąć w przycisk [Dodaj nowy wpis]. Screen. 18 Zakładka 'Studia' - przypisanie toku studiów do produktu Aby usunąć studenta z tego produktu należy kliknąć w ikonkę [Usuń produkt], która znajduje się pod nazwą produktu. Uwaga! Wskazane jest by przed usunięciem przypisania do błędnego produktu przypisać studenta do właściwego, a następnie wykasować błędne przypisanie. W sekcji przygotowanej dla toków studiów pojawi się nowy wpis z licznymi opcjami edycji: Tura zajęć, Data zaliczenia, Data wydania KOOS, Statusy, Specjalności, Specjalizacje i Akcje. Screen. 19 Zakładka 'Studia' - widok po dokonaniu wpisu w toku studiów UWAGA! Gdy wpisaliśmy studenta na inny niż zamierzony rok akademicki, wystarczy kliknąć w ikonkę [Usuń tok] znajdującą się w sekcji toków studiów w obszarze akcji. Również, aby usunąć przypisany produkt, najpierw trzeba usunąć tok studiów. 18/178

19 2.2.4 Opis dostępnych opcji w obszarze toku studiów Na zakładce Studia dla każdego przypisanego produktu w sekcji toku studiów, dostępne są osobne opcje umożliwiające wprowadzenie informacji dotyczących przebiegu studiów. Zmiany można wprowadzić poprzez kliknięcie w widoczny przycisk [Zmień], w przypadku braku takiego przycisku informacje są pobierane w chwili gdy są spełnione określone warunki. Semestr akademicki, Semestr, Rok są wstawiane podczas dodawania nowego wpisu. Screen. 20 Zakładka 'Studia' Tura zajęć Po kliknięciu w przycisk [Zmień], otworzy się nowe okno Zmień turę zajęć w którym z listy wyboru dla Tury zajęć należy wybrać właściwą opcję. Screen. 21 Karta 'Zmień turę zajęć'- widoczna podczas zmiany Tury zajęć W celu zapisania zmian należy kliknąć w przycisk [Zmień turę zajęć]. Jeśli chcemy zmienić wcześniej wybraną opcję, należy postąpić tak samo. 19/178

20 Data zaliczenia Po kliknięciu w przycisk [Zmień], otworzy się nowe okno Zmień datę zaliczenia, gdzie w polu daty zaliczenia należy wpisać odpowiednią datę. Screen. 22 Karta 'Zmień datę zaliczenia' - widok podczas zmiany Daty zaliczenia W celu zapisania zmian należy kliknąć w przycisk [Zmień datę zaliczenia]. Jeśli chcemy zmienić wcześniej wpisaną datę, należy postąpić tak samo. UWAGA!!! Wprowadzenie daty zaliczenia możliwe dopiero po zaliczeniu semestru. Data wydania KOOS (Karta Okresowych Osiągnięć Studenta) Po kliknięciu w przycisk [Zmień], otworzy się nowe okno Zmień datę wydania KOOS, otworzy się nowe okno, w którym dla daty wydania KOOS należy wpisać właściwą datę. Screen. 23 Karta 'Zmień datę wydania KOOS' W celu zapisania zmian należy kliknąć w przycisk [Zmień datę wydania KOOS]. Jeśli chcemy zmienić wcześniej wpisaną datę, należy postąpić tak samo. 20/178

21 Statusy Po kliknięciu w przycisk [Zmień], otworzy się okno Statusy studenta. Dla dodaj status dostępna jest lista wyboru, zdefiniowanych w Panelu Administracyjnym, statusów przyznawanych studentowi. Po wybraniu właściwego należy kliknąć w przycisk [Dodaj]. Screen. 24 Karta ' Statusy studenta' Dodany status zostanie dopisany z możliwością usunięcia go, poprzez kliknięcie w przycisk [Usuń status]. Specjalność Po kliknięciu w przycisk [Zmień], otworzy się okno Zmień specjalność. Dla specjalności w liście wyboru dostępne są specjalności przypisane do tego kierunku w Panelu Administracyjnym. Po wybraniu właściwej specjalności należy kliknąć w przycisk [Zmień specjalność]w celu zapisania. Screen. 25 Karta ' Zmień specjalność' Jeśli chcemy zmienić wcześniej wybraną specjalność, należy postąpić tak samo. Specjalizacja Po kliknięciu w przycisk [Zmień], otworzy się okno Zmień specjalność. Dla specjalizacji w liście wyboru dostępne są specjalizacje przypisane do tego kierunku w Panelu Administracyjnym. Po wybraniu właściwej specjalizacji należy kliknąć w przycisk [Zmień specjalizację]w celu jej zapisania. Screen. 26 Karta 'Zmień specjalizacje' 21/178

22 Akcje Kolejną grupą opcji dostępnych dla danego semestru toku studiów studenta w wybranym produkcie są Akcje. Screen. 27 Zakładka 'Studia' Akcje ikonka [Usuń tok] Widoczność tej ikonki uzależniona jest od statusu studenta. Jeżeli student ma przypisany status, wówczas ta ikonka jest niewidoczna. W takiej sytuacji nie można przy jej pomocy usunąć toku. Jeżeli chcemy usunąć wybrany tok, to student nie może mieć przypisanego żadnego statusu. Kliknięcie wówczas w widoczną ikonkę, spowoduje usunięcie danego toku. 22/178

23 Ikonka [Plan zajęć studenta] Kliknięcie w tę ikonkę otworzy nowe okno z wszystkimi planami zajęć do których przypisany jest student. Screen. 28 Karta 'Plan zajęć' - tok wyszukiwania 'Na semestr' Dla karty Plan zajęć dostępne sa dwa tryby wyszukiwania. Jeżeli zostanie wybrany tryb : Na semestr, należy wybrać z listy wyboru semestr i nacisnąć przycisk [Pokaż]. Na liście wyszukanych planów znajdą się wszystkie plany dostępne dla danego semestru. Jeżeli zostanie wybrany tryb: Zakres dat, wówczas należy podać daty od dnia i do dnia a następnie nacisnąć przycisk [Pokaż]. Screen. 29 Karta 'Plan zajęć' - tok wyszukiwania 'Zakres dat' Wyświetlona lista będzie ograniczona do podanego zakresu dat. Dostępne filtry ułatwiają przeszukiwanie i sortowanie wyświetlonej listy planów zajęć. 23/178

24 Ikonka [Grupy] Kliknięcie w tę ikonkę otworzy okno z listą grup dla danego semestru do których jest przypisany student. Screen. 30 Karta 'Grupy studenta' Dostępne filtry ułatwiają przeszukiwanie i sortowanie wyświetlonej listy grup. Ikonka [Grupy indywidualne] Po kliknięciu w tę ikonkę otworzy się okno Grupy indywidualne z dostępnymi rodzajami grup indywidualnych dla studenta. Screen. 31 Karta' Grupy indywidualne' po kliknięciu w ikonkę [Grupy indywidualne] Dostępne grupy to: IPS, Powtarzanie, Różnice programowe, Warunkowa. Przy każdej z nich widoczny jest kwadrat : zielony oznacza grupę wygenerowaną, czerwony grupa nie została wygenerowana. W celu wygenerowania grupy należy kliknąć w przycisk [Generuj], który jest aktywny z widocznym czerwonym obok kwadratem. Po wygenerowaniu grupy, kwadrat czerwony zmienia się na zielony, przycisk [Generuj] staje się nieaktywny, a uaktywniają się przyciski: [Aktywuj grupę] pozwala aktywować grupę, [Program kształcenia]- umożliwia przejście do indywidualnie utworzonego plany zajęć, [Usuń grupę] umożliwia usunięcie grupy. 24/178

25 Ikonka [Notatnik] Kliknięcie w tę ikonkę otworzy okno Notatnik. Screen. 32 Karta'Notatnik' Karta ta zwiera listę dostępnych notatek, umożliwia również utworzenie nowej notatki poprzez kliknięcie w przycisk [Nowa]. W celu zapisania nowej notatki należy kliknąć w przycisk [Zapisz], lub [Usuń] jeśli chcemy ją usunąć. 25/178

26 2.3 [-->NOWE<--] KARTA STUDENTA Dziekanat -> Karta Studenta. Nowością w tym zakresie jest umieszczenie danych o niepełnosprawności na osobnym formularzu chronionym konfigurowanymi uprawnieniami. Formularz jest dostępny na zakładce Metryka pod przyciskiem. Nowością jest również możliwość rejestrowania oraz modyfikacji na zakładce Studia, limitów punktów ECTS zgodnie z wymogami nowelizacji Ustawy o Szkolnictwie Wyższym. W Kartotece rozrachunkowej studenta została dodana zakładka wyświetlająca numery rachunków wirtualnych studenta. Nowością jest przebudowa formularzy, umożliwiająca swobodną edycje dowolnie wybranego elementu. Zastosowano zwijaną i rozwijaną (+/-)formę formularza. Kliknięcie w wybrany formularz, który chcemy edytować lub przejrzeć, powoduje jego rozwinięcie. Ponowne kliknięcie w (-), zamyka go. Karta studenta składa się z trzech zakładek: Metryka Studia Archiwum Każda z tych zakładek zawiera właściwe dla swojego charakteru informacje danego studenta oraz przebieg jego studiów. Screen. 33 Karta Studenta - widok ogólny 26/178

27 Nowością dla karty studenta jest umieszczenie danych: Karta studenta Nr albumu w bardziej widocznym miejscu, co ułatwia pracę użytkownika. Zmianie uległ również panel dostępnych ikonek. Screen. 34 Karta studenta dane studenta oraz panel ikonek Jako kolejna nowość w tym zakresie jest tematyczny podział formularzy. W celu rozwinięcia formularza należy kliknąć w widoczną ikonkę [+], wówczas ikonka zmieni swój stan [-] i pokaże się zawartość formularza z możliwością jego edycji lub przeglądania wcześniej wprowadzonych danych. Screen. 35 Karta ' Metryka' - opcje zwijania i rozwijania formularzy Jeżeli będziemy chcieli przejść do innego formularza na tej karcie w celu łatwiejszego przeglądania można ponownie zamknąć kliknięciem w znak [ - ], wówczas formularz ulegnie zwinięciu. 27/178

28 2.3.1 Zakładka Metryka dane osobowe studenta Zakładka Metryka zbudowana jest z kilku tematycznych formularzy, które przechowują właściwe sobie dane. Pierwszy formularz Dane studenta zawiera: Numery identyfikacyjne dane studenta [ID KTH numer identyfikacyjny kontrahenta, DSD numer identyfikacyjny danych studenta w tabeli schematu bazy dziekanatowej] Screen. 36 Zakładka 'Metryka' - formularz zawierający Dane studenta Dane osobowe studenta: Nazwisko, Imię, Drugie imię, Nazwisko rodowe, Data urodzenia, Miejsce urodzenia, Imię ojca, Imię matki, NIP, PESEL, płeć, Obywatelstwo, Narodowość, 3 nr-y telefonów, adres , nr dowodu, instytucję wydającą dowód, Stypendialny rachunek bankowy, informacja o statusie stypendialnym (obcokrajowcy),informacja określająca Stypendystę, Limit miejsc w akademikach, Rodzaj miejscowości. Adres aktualny zawiera opcje które określają pobranie danych dla tego adresu z odpowiednio zaznaczonych formularzy. Nowością dla tego formularza jest zablokowanie edycji dla danych osobowych, które uwidocznione są poprzez wyszarzenie. W celu ich edycji należy kliknąć w ikonkę [Zmień metrykę]. Otworzy się formularz umożliwiający skorygowanie danych. Pozostałe dane można edytować bezpośrednio na wybranym formularzu. 28/178

29 Formularze teleadresowe, dostępne są trzy rodzaje: Adres zameldowania w którym podajemy adres zamieszkania. Adres do korespondencji, gdzie w zależności od wybranej opcji Tak/Nie dla pozycji Adres do korespondencji taki sam jak zameldowania, można wprowadzić nowy adres lub pobrać z formularza adres zameldowania. Adres tymczasowy wpisywany w przypadku innego adresu zamieszkania niż adres zameldowania Screen. 37 Zakładka 'Metryka' - formularze teleadresowe Każdy z tych adresów umożliwia wprowadzenie danych takich jak: miejscowość, kod pocztowy, poczta, ulica, nr domu, nr lokalu. Kraj, stan, województwo, powiat, gmina, 29/178

30 Formularz Uwagi - umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji/uwag/opisów. Screen. 38 Zakładka 'Metryka' - formularz Uwagi Formularz Języki obce - pozwala na wprowadzenie informacji o znajomości języków obcych i określeniu poziomu biegłości. Screen. 39 Zakładka 'Metryka' - formularz Języki obce' W celu dodania wybranego języka należy kliknąć w przycisk [Dodaj]. Jeśli chcemy usunąć wprowadzony wcześniej język należy kliknąć w przycisk [Usuń]. 30/178

31 Formularz WKU umożliwia wprowadzenie danych dotyczących lokalizacji WKU, Kategorii wojskowej, numeru książeczki. Screen. 40 Zakładka 'Metryka' - formularz WKU Screen. 41 Zakładka 'Metryka' formularz Obcokrajowcy Formularz Obcokrajowcy umożliwia wprowadzenie: nr paszportu, daty ważności paszportu, daty ważności wizy, terminu zgłaszalności do urzędów (wyliczane) [data ważności wizy 45 dni], SSN (Social Security Number), data ważności SSN, Decyzja o skierowaniu na studia, Terminy zgłaszalności do urzędów (pobyt czasowy), Ubezpieczenie, ukończone szkoły języka polskiego. UWAGA!!! Dla obcokrajowców kontrolowana jest unikalność numeru paszportu w obrębie obywatelstwa. Ta kontrola występuje już na poziomie wyszukiwania studenta. 31/178

32 2.3.2 Ikonki zakładki Metryka Przejdziemy teraz do omówienia najważniejszych ikonek zawartych na zakładce Metryka. Screen. 42 Zakładka ' Metryka' - dostępne ikonki Ikonka [Zapisz] Ikonki tej należy używać w celu zapisania wprowadzonych bądź zmodyfikowanych danych. Screen. 43 Zakładka 'Metryka' - zapisywanie danych Po kliknięciu w nią pojawi się okno Monitu skryptu z aktualną datą, którą można zmienić na taką jaka ma być obowiązująca dla wprowadzonych zmian. Po naciśnięciu przycisku [OK], zmiany zostaną zapisane. Ikonka [Nowy] Umożliwia wprowadzenie danych dla nowego studenta z poziomu karty Metryka. Dodanie nowego studenta przebiega tak samo jak zostało to opisane we wcześniejszym punkcie Dodanie Nowego studenta. Ikonka [Szukaj] Kliknięcie w nią powoduje przejście do karty Lista studentów z dostępną tam wyszukiwarką w celu wyszukania studenta. 32/178

33 Ikonka [Zmień metrykę] Umożliwia wprowadzenie zmian w zakresie danych osobowych, które na zakładce Metryka widoczne są poprzez wyszarzenie. Po kliknięciu w nią zostanie otwarte okno umożliwiające wprowadzenie lub korektę wcześniej wprowadzonych danych. Screen. 44 Karta 'Metryka' - widok po kliknięciu w ikonkę [Zmień metrykę] Widoczna w zaznaczeniu data Obowiązuje od, wstępnie podana jest aktualna data, możliwe jest wprowadzenie dowolnej daty. Screen. 45 Karta 'Metryka' - widok po kliknięciu w ikonkę [Zmień metrykę] Poniżej możliwe jest wybranie Kategorii zmian. W przypadku wybrania opcji: Zmiana urzędowa, formularz ten zostanie rozszerzony o możliwość podania Sygnatury urzędowej. 33/178

34 Ikonka [Historia] Umożliwia podgląd zmian dokonanych przez użytkownika. Kliknięcie w tę ikonę otworzy nowe okno z dwoma zakładkami: Lista zmian i Zmiany. Poniżej znajduje się okno z widoczną listą zmian wprowadzonych przez użytkowników. Zapisywane są dane przed zmianą i dane po zmianie, co ułatwia porównanie wprowadzonych zmian. Screen. 46 Zakładka Lista zmian Na zakładce Lista zmian widoczne są dwie daty: Data zmiany kiedy dokonano zmian, i data obowiązuje od, która jest wprowadzana podczas dokonywania zmian po kliknięciu w ikonkę [Zmień metrykę]. Kolumna Dane wskazuje na dane przed zmianą i dane po zmianie. Uwzględniona została też kategoria zmiany, Sygnaturę akt dla zmiany urzędowej oraz rodzaj operacji. W celu poznania wprowadzonych zmian należy kliknąć myszką w wybraną pozycję. 34/178

35 O tym że formularz zawiera dane przed zmianą informuje napis: Dane przed zmianą. Screen. 47 Widok na formularz zawierający dane przed zmianie Dla formularz zawierającego dane po zmianie, napis informuje, że są to: Dane po zmianie. Screen. 48 Widok na formularz zawierający dane po zmianie W obu przypadkach formularz uwzględnia takie informacje jak: kategoria zmiany, sygnatura jeśli zmiana była urzędowa, użytkownik, który dokonał zmiany, data zmiany i data obowiązuje od oraz operacja jaka została wykonana na danych. 35/178

36 Ikonka [Wydruki] Zawiera listę zdefiniowanych przez administratora wydruki zarządzane z poziomu modułu Panel administracyjny Wydawnictwa. Screen. 49 Karta 'Wydawnictwa' - lista dostępnych wydruków Ikonka [Usuń] Umożliwia usunięcie danych studenta, jeśli są spełnione warunki pozwalające na takie usunięcie. Po kliknięciu w tą ikonkę pojawi się komunikat z zapytaniem czy student ma być usunięty. W przypadku gdy nie można usunąć studenta pojawi się komunikat: Błąd usuwania studenta z dalszym opisem błędu. Screen. 50 Widok na kartę Metryka z komunikatem błędu podczas użycia ikonki [Usuń] 36/178

37 Ikonka [Pokaż adres studenta na mapie] Umożliwia wizualne przedstawienie na mapie miejsca zamieszkania studenta. Screen. 51 Karta Mapa widok po kliknięciu w ikonkę [Pokaż adres studenta na mapie] Ikonka [Pola definiowane] Umożliwia zapisanie dodatkowych informacji we wcześniej zdefiniowanych polach w Panelu Administracyjnym. Screen. 52 Karta 'Pola definiowane' - widoczne po kliknięciu w ikonkę [Pola definiowane] 37/178

38 Ikonka [Rejestr wykształcenia] Pozwala na rejestrowanie poprzedniego wykształcenia studenta. Zarówno informacji o szkole średniej jak i wyższej. Rejestr może zawierać dowolną liczbę pozycji. Screen. 53 Karta 'Lista' widoczna po kliknięciu w ikonkę [Rejestr wykształcenia] W celu dodania nowej pozycji rejestru należy nacisnąć przycisk [Nowa pozycja]. Otworzy się zakładka Pozycja rejestru. Formularz dane pozycji rejestru umożliwia wybranie Typu wpisu. Dostępne są dwie opcje: Szkoła średnia Szkoła wyższa W zależności od jej wyboru uzależniony jest wygląd tego formularza. Poniżej widoczny jest formularz z wybranym Typem wpisu Szkoła średnia. Screen. 54 Zakładka 'Pozycja rejestru' - widok formularza z wybranym Typem wpisu - Szkoła średnia 38/178

39 W przypadku wybrania Typu wpisu jako Szkoła wyższa, widok formularza ulega zmianie, uwzględniając wygląd do wymagań. Screen. 55 Zakładka 'Pozycja rejestru' - widok formularza z wybranym Typem wpisu - Szkoła wyższa Po wprowadzeniu wymaganych danych należy nacisnąć przycisk [Zapisz pozycję]. W przypadku gdy chcemy usunąć wcześniej wprowadzoną pozycję w rejestrze, należy kliknąć w przycisk [Usuń pozycję]. Ikonka [Dane wrażliwe] Pozwala na rejestrowanie informacji dotyczących niepełnosprawności studentów. Screen. 56 Karta 'Dane wrażliwe' dostępna po kliknięciu w ikonkę [Dane wrażliwe] 39/178

40 Edycja i przeglądanie tych danych uzależnione jest od przyznanych uprawnień użytkownikowi w Panelu Administracyjnym Ikonka [Rejestr ubezpieczeń] Pozwala na rejestrowanie wielu rodzajów ubezpieczeń studentów oraz wpłat dokonywanych przez nich z tego tytułu bezpośrednio do pracownika dziekanatu. Pole Typ ubezpieczenia jest polem słownikowanym możliwym do konfiguracji przez administratora systemu. Screen. 57 Zakładka 'Lista' dostępna po kliknięciu w przycisk [Rejestr ubezpieczeń] W celu dodania nowego ubezpieczenia, należy kliknąć w przycisk [Nowa pozycja]. Zostanie otwarty formularz w zakładce Pozycja rejestru. Screen. 58 Zakładka 'Pozycja rejestru' Typ ubezpieczenia wybieramy z dostępnej listy, wcześniej już zdefiniowanych ubezpieczeń. Data ważne od automatycznie wpisuje aktualną datę, którą można w zależności od potrzeby zmienić. Data ważne do również może być wpisana lub w przypadku jej braku, podczas zapisu przyjmuje aktualną datę. Poniżej podaje się wartość kwoty do zapłaty i wartość kwoty zapłaconej. Istnieje również możliwość zapisania uwag. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć w przycisk [Zapisz pozycję]. Po zapisie, automatycznie pojawi się pozycja: Pozostało do zapłaty. W przypadku gdy wartość kwoty zapłaconej jest mniejsza niż wartość kwoty do zapłaty, ta różnica jest wyliczana i wpisywana jako pozycja wyszarzona (bez możliwości edycji). 40/178

41 Ikonka [Rejestr ubezpieczeń ZUS] Służy do rejestrowania zgłoszeń studentów do ZUS. Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS i wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego jest rejestrowane w module sprawy. Screen. 59 Karta 'Lista' widoczna po kliknięciu w ikonkę [Rejestr ubezpieczeń ZUS] W przypadku braku ubezpieczeń ZUS pojawi się komunikat Brak pozycji rejestru o założonych kryteriach. Ikonka [Rejestr legitymacji] Służy do rejestrowania przez System informacji o wydaniu elektronicznej legitymacji studenckiej, o przedłużaniu jej ważności, wydaniu duplikatu i innych operacjach na ELS. Rejestr ten jest uzupełniany na bazie informacji pochodzących z systemu do obsługi ELS. Nie ma możliwości ręcznej modyfikacji tego rejestru. Screen. 60 Karta' Lista legitymacji' - dostepna po kliknięciu w ikonkę [Rejestr legitymacji] W przypadku braku wydanych legitymacji pojawi się komunikat Brak pozycji rejestru o założonych kryteriach. 41/178

42 Ikonka [Rejestr badań] Służy do rejestrowania niezbędnych badań i szczepień oraz zaświadczeń o zdolności do nauki. Słownik Typ badania jest modyfikowany przez administratora Systemu w Panelu Administracyjnym. Screen. 61 Zakładka 'Lista' dostępna po kliknięciu w ikonkę [Rejestr badań] W celu dodania nowej pozycji należy kliknąć w przycisk [Nowa pozycja]. Na zakładce Pozycja rejestru otworzy się formularz umożliwiający wprowadzenie danych. Data ostatniego badania jest wpisywana automatycznie aktualna data. Screen. 62 Zakładka 'Pozycja rejestru' - widoczna podczas wpisywania/edycji danych Po wprowadzeniu wszystkich informacji w celu ich zapisania należy kliknąć przycisk [Zapisz pozycję]. 42/178

43 Ikonka [Pokaż zdjęcie studenta] Służy do załączenia zdjęcia studenta. UWAGA!!! Zdjęcie studenta wczytywane do Systemu należy nazwać PESELEM studenta lub numerem albumu ponieważ takie są formaty automatycznego wczytywania zdjęć do systemu elektronicznej legitymacji studenckiej. Wymagany rozmiar zdjęcia: 237x296. Maksymalna wielkość pliku: bajtów. Screen. 63 Zakładka 'Zdjęcie' wczytanie zdjęcia Wczytanie zdjęcia rozpoczynamy od kliknięcia w przycisk [Wczytaj zdjęcie], pojawi się pole Plik z przyciskiem [Przeglądaj], który należy kliknąć w celu pobrania zdjęcia. Po znalezieniu zdjęcia, w polu Plik pojawi się ścieżka dostępu. Ponownie należy kliknąć w przycisk [Wczytaj zdjęcie]. Screen. 64 Karta Zdjęcie widoczna po kliknięciu w ikonkę [Pokaż zdjęcie studenta] Po wczytaniu zdjęcia, formularz z danymi został rozszerzony o wielkość pliku, datę wczytania i zdjęcie. 43/178

44 Ikonka [Notatnik] Umożliwia utworzenie notatek. Po kliknięciu w tę ikonkę pojawi się karta Notatnik z listą dostepnych notatek. Screen. 65 Karta 'Notatnik' z widoczną listą notatek W celu dodania nowej notatki należy kliknąć w przycisk [Nowa], zostanie rozwinięty formularz umożliwiający wprowadzenie nowej notatki. Screen. 66 Dodanie nowej notatki W celu zapisania wprowadzonych informacji należy nacisnąć przycisk [Zapisz]. Jeżeli z dostępnej listy notatek chcemy jakąś usunąć, należy wybrać przycisk [Usuń]. Formularz umożliwiający przeglądanie/edycję notatki posiada opcję [+] lub [-], które rozwijają lub zwijają formularz ułatwiając przeglądanie listy dostepnych notatek. 44/178

45 2.3.3 Zakładka Studia Zakładka Studia zawiera wszystkie informacje dotyczące toku studiów. Ze względu na swoją funkcyjność, podzielona jest tematycznie. Przycisk [Przypisz studenta do produktu] umożliwia przypisanie studenta do produktu. Dostępna ikonka [Stypendia], umożliwiająca przejrzenie udzielonych studentowi stypendiów. Wydzielona jest część dotycząca numeru albumu, który można wpisać ręcznie lub wygenerować automatycznie. Sekcja dotycząca produktu składa się z panelu zawierającego informacje o produkcie oraz dwa formularze Nowy wpis i Dane studenta. Screen. 67 Zakładka 'Studia' Użytkownik ma możliwość edycji jeśli pozwalają mu na to uprawnienia. Screen. 68 Zakładka 'Studia' - Dane tylko do odczytu W przypadku ograniczonych uprawnień, użytkownik może przeglądać dane tylko do odczytu bez możliwości ich edycji 45/178

46 Pierwszy widok karty Studia zawiera przypisany automatycznie numer albumu i produkt wybrany podczas zapisywania studenta. Screen. 69 Zakładka 'Studia' - generowanie numeru albumu W celu zmiany numeru albumu można uzyć generatora numeru albumu. Najpierw jednak dla produktu trzeba dodać tok studiów. W tym celu należy wybrać odpowiedni semestr akademicki, podać semestr i rok, a następnie kliknąć w przycisk [Dodaj nowy wpis]. Dopiero teraz można uzyć ikonki nowego numeru ikonka ta przestaje być aktywna. [Generuj numer albumu]. Po wygenerowaniu Screen. 70 Zakładka 'Studia' - widok po dopisaniu toku studiów Również układ ikonek w sekcji produktu uległ zmianie. Ikonka [Usuń] została przeniesiona do obszaru akcji. 46/178

47 Drugi formularz Dane studenta zawiera informacje dotyczące produktu do którego jest przypisany student. Screen. 71 Zakładka 'Studia' - formularz 'Dane studenta' Informacja o pracy dyplomowej jest pobierana po przypisaniu studenta do pracy dyplomowej. Jeśli student jeszcze nie jest przypisany do pracy dyplomowej- pole jest puste. Ikonka [Stypendia] pozwala zapoznać się z wnioskami stypendialnymi jakie złożył student oraz wypłat. Karta ta zawiera wszystkie produkty na których studiuje student. Każdy z tych produktów podzielony jest na dwie sekcje: wnioski stypendialne, wypłaty. 47/178

48 Student może studiować jednocześnie na kilku produktach. Wówczas wszystkie produkty do których jest przypisany student, umieszczone są na zakładce Studia. W celu przypisania studenta do produktu należy kliknąć w przycisk [Przypisz studenta do produktu]. Screen. 72 Zakładka 'Studia' - przypisanie studenta do produktu Otworzy się karta Przypisz produkt na której z listy wyboru należy wybrać rodzaj wpisu i produkt, następnie kliknąć w przycisk [Przypisz]. Screen. 73 Karta' Przypisz produkt' - widoczna podczas przypisywania studenta do produktu rodzaj wpisu -Normalny W zależności od rodzaju wpisu dostępne są różne formularze. 48/178

49 Dla rodzaju wpisu : Wymiana Przyjazd wygenerowany zostanie formularz zawiera dwie sekcje: Student przyjeżdżający na wymianę gdzie w liście wyboru produktu dostępne są produkty Erasmus. Dodatkowo należy podać semestr akademicki i semestr. Na: lista wyboru dla produktu zawiera produkty zdefiniowane na uczelni, dodatkowo należy podać semestr akademicki i semestr. Screen. 74 Karta 'Przypisz produkt' przypisanie produktu z użyciem rodzaju wpisu Wymiana - Przyjazd Po naciśnięciu przycisku [Przypisz], na karcie Studia zostaną przypisane dwa produkty takie jakie zostały wybrane. Screen. 75 Karta 'Studia' z przypisanymi produktami z użyciem rodzaju wpisu Wymiana - Przyjazd 49/178

50 Dla rodzaju wpisu : Wymiana Wyjazd wygenerowany zostanie formularz zawiera dwie sekcje: Student wyjeżdża na wymianę będąc aktualnie na: w liście wyboru produktu znajdują się tylko te produkty do których przypisany jest student, jako semestr w liście wyboru znajdują się semestry akademickim dla danego produktu wraz z semestrem na którym się student znajduje. Na: gdzie w liście wyboru produktu dostępne są produkty Erasmus. Dodatkowo należy podać semestr akademicki i semestr. Screen. 76 Karta 'Przypisz produkt' użycie przypisanie produktu z użyciem rodzaju wpisu Wymiana Wyjazd Screen. 77 Karta 'Student' - widok po przypisaniu studenta do produktu Erasmus-Norwegia 50/178

51 2.3.4 Ikonki zakładki Studia Na karcie Studia dla każdego produktu do którego przypisany jest student, znajduje się grupa ikonek. Screen. 78 Karta' Studia' - zestaw ikonek przypisanych do produktu Ikonka [Zapisz] Umożliwia zapisanie danych wprowadzonych w formularzu : Informacje o studiach. 51/178

52 Ikonka [Indeks archiwalny] Narzędzie służy do rejestrowania osiągnięć studenta niepowiązanych z planem studiów na danej Uczelni. Może to dotyczyć przypadku, gdy student studiował przed uruchomieniem Systemu, bądź zaliczył pewną część toku studiów poza Uczelnią. Do indeksu archiwalnego dostajemy się z pozycji zakładki Studia danego studenta, klikając przycisk, znajdujący się pod nazwą produktu, na który zapisany jest student. Otworzy nam się wtedy nowe okno Indeks archiwalny, tak jak w przykładzie poniżej. Screen. 79 Zakładka 'Indeks archiwalny' Uwaga!! Możemy pokazać pozycje z dowolnego lub z wybranego semestru, w tym celu używamy filtra [Pokaż pozycje z semestru]. W celu ułatwienia poruszania się po indeksie archiwalnym wprowadzone zostało sortowanie po kolejności wprowadzania pozycji do indeksu archiwalnego. Screen. 80 Zakładka 'Indeks archiwalny' użycie funkcji sortowania po kolejności wprowadzenia Dzieki temu dostepna lista przedmiotów jest posortowana w kolejnosci ich dodawania. 52/178

53 Nowa pozycja indeksu archiwalnego Aby dodać nowy wpis do indeksu archiwalnego klikamy przycisk [Nowa pozycja] na zakładce Indeks archiwalny nowo otwartego okna. Przechodzimy wtedy do zakładki Pozycja indeksu gdzie możemy uzupełniać dowolne informacje : Screen. 81 Zakładka 'Pozycja indeksu' - formularz nowej pozycji Lp. Nazwa Opis 1. Semestr Wybór semestru, na którym został zrealizowany dany przedmiot. 2. Przedmiot nazwa polska 3. Przedmiot nazwa angielska Kod ten jest brany pod uwagę podczas wyznaczania różnic programowych. 4. Kod przedmiotu Dwa przedmioty o różnych nazwach a realizujące te same treści 5. Przedmiot z bazy programowe powinny mieć ten sam kod. nazwa [rodzaj zajęć] / nazwa angielska / kod używamy w przypadku gdy zrealizowany przedmiot znajduje się w bazie systemu. 6. Wykładowca Stopień/tytuł naukowy, imię, nazwisko 7. Wykładowca z bazy Analogicznie do przedmiotu 8. Rodzaj zajęć Podajemy w przypadku przedmiotu niewybranego z bazy. 9. Forma zaliczenia Słownik 10. Liczba godzin 11. ECTS Możliwość wpisywania wartości ułamkowych 12. 1,,6 Ocena Ocena i data uzyskania. 13. Do średniej Określa czy ocena/oceny mają być liczone do średniej. 14. Do średniej EGZ/ZAL Czy ocena ma być liczona do średniej z egzaminów czy z wszystkich ocen. 15. Dokument źródłowy Dokument na podstawie, którego dokonano wpisu w indeksie archiwalnym. 1 Indeks archiwalny - szczegóły pozycji 53/178

54 Gdy już wpiszemy wszystkie żądane szczegóły danej pozycji indeksu archiwalnego, naciskamy przycisk [Zapisz pozycję] znajdujący się w lewym górnym rogu formularza. Filtrowanie W przypadku wybierania przedmiotu lub wykładowcy z bazy możliwe jest wyfiltrowanie listy dostępnych pozycji. W tym celu należy wpisać fragment tekstu w okno filtra (patrz rysunek poniżej) i nacisnąć ENTER. Wtedy lista zostanie wyfiltrowana do pozycji zawierających dany fragment tekstu w nazwie. Aby wyczyścić filtr klikamy przycisk [C] znajdujący się za filtrem. Screen. 82 Indeks archiwalny - filtrowanie listy W przypadku gdy w wyniku wyszukiwania podanej frazy zostanie utworzona ograniczona lista wyboru, należy rozwinąć ją i wybrać właściwą pozycję. Uwaga!! Ze względu na ilość pozycji w słowniku przedmiotów filtrowanie zajmuje chwilę. Przepisywanie pozycji indeksu Po zapisaniu pozycji i przejściu do nowej pojawia nam się nowy przycisk [Przepisz z poprzednio zapisanego] pozwala on na przepisanie informacji takich jak semestr, nazwa przedmiotu, nazwisko wykładowy, liczba godzin, data egzaminu oraz informacja o dokumencie źródłowym z ostatnio zapisanej pozycji (w tym indeksie) do nowej pozycji. Screen. 83 Zakładka 'Pozycja indeksu' użycie przycisku [ Przepisz z poprzedniego zapisania] Po przepisaniu informacji z poprzednio zapisanej pozycji należy uzupełnić informacje, które nie zostały przepisane i zapisać pozycję. 54/178

55 Kopiowanie indeksu archiwalnego Możliwe jest również przekopiowanie wszystkich pozycji indeksu archiwalnego do pustego indeksu archiwalnego innego studenta. Kopiują się wszystkie informacje poza ocenami. W tym celu należy uzupełniony indeks archiwalny ustawić jako indeks źródłowy, poprzez kliknięcie przycisku [Ustaw jako źródłowy] 2 Indeks archiwalny - ustaw jako źródłowy Wyświetli się wtedy komunikat: 15:49:32 Ustawiono studenta jako źródłowego. Test Grzegorz, nr albumu : 38323, produkt :Farmacja mgr/st W danej chwili tylko 1 indeks może być indeksem źródłowym dla danego użytkownika. Indeks archiwalny jest pamiętany w trakcie jednej sesji co oznacza, że po ponownym zalogowaniu należy znów ustawić indeks źródłowy. Teraz wystarczy w pustym indeksie archiwalnym wybrać polecenie [Kopiuj pozycje ze źródłowego] 55/178

56 Wyświetli nam się wtedy komunikat z pytaniem: A gdy potwierdzimy wykonanie operacji zostanie wyświetlony na zielono komunikat : 15:55:34 Pozycje skopiowane poprawnie. Skopiowano 59 pozycji indeksu archiwalnego. Rysunek poniżej ilustruje indeks źródłowy i indeks docelowy widzimy, że w indeksie docelowym pusta jest ostatnia kolumna z ocenami. 3 Indeks źródłowy i indeks docelowy 56/178

57 Usuwanie pozycji indeksu archiwalnego Aby usunąć pojedynczą pozycję indeksu archiwalnego wybieramy tą pozycję klikając ją, a następnie w widoku szczegółów pozycji klikamy przycisk [Usuń pozycję] Screen. 84 Zakładka 'Pozycja indeksu' - usunięcie pojedynczej pozycji indeksu archiwalnego Usuwanie wszystkich pozycji indeksu archiwalnego Możliwe jest również usunięcie wszystkich pozycji indeksu archiwalnego. Służy do tego polecenie dostępne na zakładce Indeks archiwalny. Wystarczy jedynie kliknąć przycisk [Usuń wszystkie pozycje] Screen. 85 Zakładka ' Indeks archiwalny' - usunięcie wszystkich pozycji 57/178

58 Ikonka [Indeks studenta] Klikniecie w ikonkę [Indeks studenta] powoduje otwarcie nowego okna Indeks z widocznymi ocenami studenta. Screen. 86 Karta 'Indeks' Indeks studenta jest zbiorem ocen z wygenerowanych protokołów dla danego studenta. Oceny widoczne w indeksie elektronicznym są widoczne po wcześniejszym wypełnieniu protokołu. Po kliknięciu w podświetloną pozycję, można przejść do zakładki Oceny. Screen. 87 Zakładka 'Oceny' Widoczny formularz Dane protokołu udostępnia liczne opcje. Górna część umożliwia przepisanie daty, którą należy samodzielnie wprowadzić, oceny i rodzaju poprawki wybieranych z dostępnych list wyboru. Po wybraniu właściwych danych należy w formularzu dane protokołu zaznaczyć ptaszkiem pozycję, którą chcemy przepisać. Przy każdej pozycji oceny widoczny jest przycisk [U], w którego kliknięcie spowoduje usunięcie oceny przy której się znajduje. Wypełnienie protokołu powoduje pojawienie się ocen w indeksie elektronicznym studenta i na odwrót wypełnienie indeksu powoduje pojawienie się ocen na protokole. Indeks studenta powstaje na podstawie wygenerowanych protokołów. 58/178

59 Do indeksu studenta przechodzimy na 2 sposoby: Pierwszym jest kliknięcie zaznaczonej poniżej ikony w karcie studenta na zakładce Studia Drugim jest kliknięcie w dane studenta na protokole: Indeks studenta: 59/178

60 2.3.5 Kartoteka rozrachunkowa studenta Zakładka ta służy do wglądu w rozrachunki studentów. Aby zacząć się po niej poruszać musimy wybrać studenta, którego rozrachunki chcemy oglądać/edytować. Na zakładce Studia w karcie studenta znajduje się przycisk: Po wciśnięciu tego przycisku wyświetli się okno, gdzie będziemy mieli dostęp do całościowej informacji o sytuacji finansowej studenta o jego należnościach, korektach należności, wpłatach, obowiązującej umowie oraz możliwość obciążania studenta opłatami. Uwaga! Jeśli student studiuje na kilku produktach to jego kartoteka będzie utworzona osobno dla każdego z tych produktów. 4 Rozrachunki -> lista studentów Rozrachunki -> Transakcje W tej zakładce widać szczegółowo wszystkie transakcje, jakie były wykonane w kartotece studenta - czyli jego obciążenia oraz wpłaty. Możemy wyfiltrować je po rodzaju: Rozliczone, Nierozliczone, Dowolne, oraz po typie: Wpłaty, Obciążenia, Dowolne. 5 Transakcje 60/178

61 Rozrachunki -> Korekty Aby dokonać korekty do wygenerowanego dokumentu należności dla konkretnego studenta musimy przejść do zakładki: Moduł Dziekanat ->Karta studenta -> Studia -> Rozrachunki ( ) -> Korekty. Wyświetli nam się zakładka ze wszystkimi wygenerowanymi dokumentami należności, które możemy wyfiltrować po należnościach przypisanych do konkretnego semestru toku. 6 Korekty Filtrowanie dokumentów należności do dokumentów dotyczących konkretnego semestru toku studiów. Wybieramy interesujący nas dokument poprzez kliknięcie go na liście Dokumenty do korekty. Wyświetli nam się wtedy fragment formularza dotyczący korekty, gdzie możemy uzupełnić: Data korekty (data obciążenia), Termin zapłaty ( termin zapłaty obciążenia), Treść korekty. Kwota korekty dokumentu służy do korygowania obciążenia. Kwota korekty rabatów dotyczy korekty kwoty rabatów udzielonych do danego obciążenia. 61/178

62 WAŻNE!! Korygować należności studentów możemy zarówno na minus (obniżanie kwoty należności) jak i na plus (zwiększanie kwoty należności). Aby skorygować kwotę obciążenia należy wpisać w datę korekty oraz termin zapłaty dokładnie te same daty jakie znajdowały się na dokumencie korygowanym, uzupełnić treść korekty i w pole Kwota korekty dokumentu wpisać kwotę korekty: 1. obniżenie kwoty należności studenta uzyskamy poprzez wpisanie kwoty korekty ze znakiem (minus) przed kwotą. 2. zwiększenie kwoty należności uzyskamy poprzez wpisanie kwoty korekty bez znaku przed kwotą. Następnie klikamy przycisk [Zapisz korektę]. Tak jak to jest na obrazku poniżej dokonano obniżenia należności studenta o 85 złotych. UWAGA!! Jeśli chcemy poprzez korektę dokumentu przesunąć termin płatności musimy to wykonać w 2 krokach: (1) ZEROWANIE. Musimy wprowadzić korektę z tymi samymi datami co dokument korygowany ale z kwotą - (minus) kwota obciążenia co spowoduje że wyzerujemy dokument z datą obciążenia. (2) WPROWADZENIE DOKUMENTU z ODPOWIEDNIMI DATAMI. W tym celu wystawiamy korektę do wykonanej w (1) kroku korekty z przesuniętymi datami datą płatności i terminem zapłaty oraz z odpowiednią kwotą dokumentu. Pamiętajmy również o uzupełnianiu treści korekty, jest ona widoczna dla pracowników księgowości, dla osób obsługujących moduł Dziekanat oraz dla studenta w WU. 62/178

63 Rozrachunki -> Umowy Należy najpierw omówić, czym są w Systemie umowy. Umowa jest odwzorowaniem rzeczywistej umowy o warunkach odpłatności za studia. Zawiera składniki tj. czesne, wpisowe. Każdy ze składników może być objęty wybranym systemem ratalnym i/lub rabatem. Umowa ma określony numer, datę rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania. Umowy definiuje się dla określonego produktu, ale istnieje możliwość indywidualnego dostosowania umowy. 7 Umowy -> generowanie umów Gdy wybierzemy przycisk [Generuj umowę] wyświetli się nowe okno, w którym możemy określić daty obowiązywania umowy. 8 Generowanie umowy - daty obowiązywania umowy Gdy naciśniemy przycisk [Generuj] zostanie dla studenta wygenerowana umowa, która jest aktualnie zdefiniowana na produkcie, na którym studiuje. Elementy, które można zdefiniować na indywidualnej umowie studenta: Kwota składnika umowy, System ratalny taki sam dla wszystkich składników umowy, Rabaty dla każdego składnika umowy osobno. Dzięki umowie możemy zdefiniować wysokość stałej opłaty takiej jak czesne i przypisać ją do studentów. 63/178

64 9 Umowy Jeśli po pewnym czasie na produkcie zacznie obowiązywać nowa umowa, która ma obejmować wszystkich studentów z danego produktu wtedy nie zmieniamy umowy tym, którzy już ją mieli, a dokonujemy jej aneksu. Aneksowanie umowy odbywa się tak samo jak generowanie umowy. Dotychczas obowiązująca umowa jest dezaktywowana a na jej miejsce aktywowany jest aneks. Umowę można aneksować dowolną liczbę razy. Rozrachunki -> Rabaty Rozróżniamy dwa podstawowe rodzaje rabatów: kwotowy oraz procentowy. Rabat może być powiązany z systemem ratalnym (należy to zdefiniować przy konfiguracji systemu ratalnego) np. może zostać naliczony przy jednorazowej spłacie czesnego. Może też być rabat o ustalonej wysokości (odwzorowującej w Systemie ogólnouczelniane zarządzenie w sprawie wysokości opłat) lub też zupełnie indywidualny np. wynikający z decyzji Rektora w sprawie studenta. W tej zakładce możemy dezaktywować i/lub usunąć już istniejące rabaty (usunąć tylko w przypadku, gdy rabat nie został jeszcze użyty tzn., gdy student nie został jeszcze obciążony opłatą, do której rabat został naliczony) lub dodać i aktywować następne. Wszystkie rabaty definiowane są w module Panel administracyjny 64/178

65 Aby naliczyć studentowi rabat do określonej opłaty: 1. wybieramy przycisk [Nowy rabat], 2. zaznaczamy, czy ma być on aktywny; 3. wybieramy rodzaj rabatu; 4. wybieramy rodzaj opłaty, której dotyczy; 5. oraz dodajemy opcjonalny opis- np. uzasadnienie udzielenia rabatu. 10 Rabaty Uwaga!! Nie można aktywować dwóch rabatów rodzaju Rabat ustalany indywidualnie do tej samej opłaty. Nie możemy usunąć rabatu, który został użyty przy obciążaniu studenta. Aby dezaktywować rabat: 1. Wybieramy rabat z listy; 2. Zaznaczamy Aktywny na Nie; 3. I zapisujemy rabat. 11 Rabaty - dezaktywacja rabatu Rozrachunki -> Systemy ratalne Jak już wcześniej wspomnieliśmy, System umożliwia nam rozbicie dowolnego składnika umowy na raty (zdefiniowane w module Planowanie). 65/178

66 Uwaga!! Student może mieć aktywny tylko jeden system ratalny. W kartotece rozrachunkowej możemy dezaktywować i/lub usunąć już istniejący system ratalny (usunąć tylko w przypadku, gdy system ratalny nie został jeszcze użyty tzn., gdy student nie został obciążony opłatą objętą systemem ratalnym) lub dodać i aktywować następne. Aby zmienić studentowi system ratalny: 1. Należy najpierw dezaktywować obecnie obowiązujący (Wybieramy system z listy, zaznaczamy aktywny na NIE i klikamy przycisk [Zapisz raty]); 2. A następnie wybieramy [Nowe raty], określamy Rodzaj raty, zaznaczmy Aktywny na TAK i klikamy przycisk [Zapisz raty]. 12 Systemy ratalne zmiana systemy ratalnego Rozrachunki -> Generowanie obciążeń Poprzez Rozrachunki -> Generowanie obciążeń możemy obciążyć pojedynczego studenta dowolną opłatą, zdefiniowaną w danym semestrze na produkcie, na którym studiuje. Obciążanie opłatami - krok po kroku: 1. W pierwszym kroku wybieramy tok studiów. Określamy również za jaki semestr toku student ma zostać obciążony bieżący lub następny - umożliwia to obciążenie studenta za kolejny semestr toku. Po dokonaniu tego wyboru wyświetlają nam się wszystkie zdefiniowane na danym toku opłaty, zarówno te występujące na umowie studenta w tabeli Opłaty z umowy studenta, (jeśli student ma umowę), jak i te niepowiązane z jego umową w tabeli Opłaty zdefiniowane. 13 Generowanie obciążeń - wybór toku studiów 2. Następnie wybieramy opłatę, którą chcemy obciążyć studenta. w naszym przykładzie jest to czesne, do którego został przypisany rabat definiowany indywidualnie. 66/178

67 3. Określamy datę obciążenia i termin płatności. 4. Określamy wysokość rabatu indywidualnego jeśli występuje; 5. Generujemy obciążenie naciskamy w tym celu przycisk [Generuj]. Powinien nam się wyświetlić komunikat o poprawności, bądź błędzie podczas generowania obciążenia i dokładnym czasie wykonania operacji. Np. 14:20:36 Obciążenie na kwotę 680,00 wygenerowano poprawnie. Liczba rat: 1. UWAGA!! W przypadku opłat o charakterze indywidualnym, dla których użytkownik definiuje kwotę podczas obciążenia potrzebne jest również podanie w tym miejscu kwoty oraz opisu obciążenia: 67/178

68 Rozrachunki -> Saldo na dzień Zakładka służy do pokazywania salda studenta na określony dzień. Możliwe jest pokazanie salda w określonej walucie. w tym celu wybieramy walutę z listy rozwijanej a następnie klikamy przycisk [Przelicz]. Uwaga!! Saldo na dzień w PLN pokazuje saldo ze wszystkich dokumentów również tych w walutach obcych przeliczonych po odpowiednim kursie. Rozrachunki -> Rachunki bankowe Zakładka wyświetla numery rachunków wirtualnych studenta. 68/178

69 2.4 [-->NOWE<--] Dodawanie do schowka Nowością na karcie Lista studentów jest przycisk [Dodaj do schowka]. Screen. 88 Karta 'Lista studenta' - użycie przycisku 'Dodaj do schowka' Kliknięcie w ten przycisk po otrzymaniu wyników wyszukiwania spowoduje zapisanie wyświetlonej listy w schowku. Screen. 89 Karta 'Lista schowków' Schowek zostanie automatycznie utworzony, jeśli wcześniej nie został utworzony, jako tymczasowy. Przechowywane dane zawierają dane jako Student i jako Kontrahent. 69/178

70 3 [-->NOWE<--] GRUPY STUDENCKIE Grupy -> Generowanie. Nowością w tym zakresie jest przydzielanie studentów do grup dziekańskich i przedmiotowych w zawężeniu do studentów ze specjalności i specjalizacji jaka została użyta w planie studiów. Grupy -> Zarządzanie grupami. Nowa funkcjonalność służąca do przenoszenia grup studenckich pomiędzy grupami zajęciowymi. Grupa dziekańska grupa służy do podziału studentów wg przyjętych w uczelni zasad. Grupa dziekańska ma przypisane wszystkie przedmioty z obowiązującego na danym produkcie planu studiów poza przedmiotami stanowiącymi przedmioty do wyboru, lub których realizacja wiąże się ze spełnieniem określonych warunków (umiejętności, znajomość języka, płeć). W najprostszej sytuacji gdy w planie studiów występują jedynie przedmioty realizowane obligatoryjnie przez wszystkich i na tych samych zasadach podziału wtedy każdy z tych przedmiotów w planie studiów przypisujemy jedynie do grup dziekańskich. (Inne zasady podziału dotyczą np. takich przedmiotów jak WF, język obcy gdzie osoby są przypisywane na zasadach umiejętności lub płci - dlatego tych przedmiotów nie możemy kwalifikować w planie studiów jako przypisanych do grup dziekańskich). Grupę dziekańską tworzymy w powiązaniu z planem studiów w semestrze. Plan ten stanowi plan zajęć tej grupy w semestrze. Student poprzez przypisanie do grupy dziekańskiej realizuje przedmioty z planu zajęć tej grupy. Grupa przedmiotowa grupa służąca do przypisania studentów do jednego określonego przedmiotu z obowiązującego planu studiów (przedmiot musi zostać zdefiniowany w planie studiów, jako Przydzielony do grup przedmiotowych ). Dobrym przykładem zastosowania grup przedmiotowych będzie obsługa języka do wyboru. Grupa przedmiotowa realizuje tylko jeden przedmiot z planu studiów, dla którego została utworzona. Grupy przedmiotowe pozwalają na inny podział studentów niż standardowy podział administracyjny np. podział studentów pod kątem znajomości języka, podział studentów pod kątem płci (np. wf), podział studentów na przedmioty, które wybrali do realizacji np. wybrany fakultet, seminarium. Student może być przypisany do wielu grup przedmiotowych w semestrze. Poprzez przypisanie do tych grup realizuje każdy z przedmiotów na który została utworzona grupa przedmiotowa. Przypisanie przedmiotu w planie studiów do grup przedmiotowych pozwala na elastyczne układanie planu zajęć studenta gdyż przypisując go do grup przedmiotowych układamy jego plan przedmiot po przedmiocie. Zadanie/zagadnienie Dziekańska Przedmiotowa Ilość przedmiotów w planie zajęć Wiele Jeden Możliwość przypisania studenta do grupy w semestrze Do jednej Do wielu Liczebność grupy Stała Może być zależna od przedmiotu Blok obieralny służy do zgrupowania w planie studiów przedmiotów do wyboru posiadających wspólną liczbę godzin, punktów ECTS, posiadających taką samą formę zajęć i obecnych w tej samej grupie przedmiotów. Przedmioty w bloku muszą być przypisane do grup przedmiotowych ponieważ student wybiera do realizacji jeden lub kilka z nich a nie wszystkie na raz. Blok obieralny w planie studiów sprawia, że godziny, ilość punktów i zaliczeń z tych przedmiotów nie sumuje się w planie studiów a daje ich taką ilość jaka zdefiniowana jest w bloku. Np. Blok [30g, 2ECTS, 1 wyb.] a w nim 3 przedmioty oznacza z jednej strony że każdy przedmiot należący do tego bloku ma taką ilość godzin i ECTS i zarazem, że ta ilość godzin i ECTS (30 i 2) zostanie posumowana w planie studiów a nie suma z ilości godzin i ECTS wszystkich przedmiotów ( 90 i 6). Grupa indywidualna jednoosobowa grupa studencka posiadająca swój własny plan zajęć. 70/178

71 3.1 Tworzenie grupy dziekańskiej - etapy Tworzenie grupy przebiega wieloetapowo. Poniżej przedstawiamy krok po kroku instrukcję tworzenia tego rodzaju grup. 1. Najpierw tworzona jest grupa poprzez nazwę, określenie rodzaju grupy, przypisanie do planu studiów, który ma dana grupa realizować, oraz określenie semestru startowego; Screen. 90 Tworzenie grupy dziekańskiej 2. Wprowadzone informacje są zapisywane poprzez wybór polecenia Zapisz grupę. Tak utworzona grupa istnieje tylko na liście grup i nie jest widoczna w pozostałych modułach aplikacji, nie posiada planu zajęć, ani nie można przypisać do niej studentów; 71/178

72 Screen. 91 Zapisana grupa - przed aktywacją 3. Kolejnym etapem jest aktywacja grupy. Uwaga! Podczas aktywacji grup tworzone są dla nich automatycznie plany zajęć zgodne z wybranym do realizacji planem studiów. 4. Screen. 92 Grupa po aktywacji - utworzony plan zajęć 72/178

73 5. W kolejnym etapie możemy przypisać studentów do tak utworzonej grupy dziekańskiej. W tym celu musimy kliknąć w pasek zaznaczony poniżej. Po najechaniu na niego podświetli się na zielono. Screen. 93 Przypisanie studentów do grupy przejście do zakładki Studenci 6. Przypisania studenta do grupy dokonujemy poprzez kliknięcie wiersza zawierającego dane studenta (zmieni się wtedy zapis w kolumnie Przypisany ) a następnie przycisku Zapisz zmiany. Screen. 94 Przypisanie studentów do grupy W celu ograniczenia listy studentów można wykorzystać filtrowanie do pozycji związanych z wybranym semestrem toku studiów. Używając filtra przypisanych możemy wyświetlić listę studentów przypisanych, nieprzypisanych do danej grupy lub też wszystkich studentów. 73/178

74 Używając przycisku [Odwróć zaznaczenie widocznych] jesteśmy w stanie zaznaczyć wszystkich studentów wyświetlonych na stronie (widocznych). Screen. 95 Użycie przycisku [Odwróć zaznaczenie widocznych] 3.2 Tworzenie grupy przedmiotowej etapy Grupa przedmiotowa jest rodzajem grupy, do której można przyporządkować studentów poza zwykłym podziałem administracyjnym np. na zajęcia do wyboru. Poniżej przedstawiamy instrukcję krok po kroku tworzenia grup przedmiotowych. 1. Określamy rodzaj grupy na przedmiotowa. Screen. 96 Tworzenie grupy przedmiotowej 74/178

75 2. Wybieramy Plan studiów dla którego chcemy utworzyć grupę. Screen. 97 Tworzenie grupy przedmiotowej 3. Następnie określamy, na jaki przedmiot jest tworzona dana grupa, oraz dokonać wyboru metody zapisu. Screen. 98 Tworzenie grupy przedmiotowej - wybór przedmiotu Zostaje już tylko zapisanie i aktywacja tak utworzonej grupy oraz przydzielenie studentów, co przebiega tak samo jak dla grupy dziekańskiej. 75/178

76 3.3 Generowanie grup dziekańskich i przedmiotowych W paragrafie tym opiszemy automat służący do generowania zadanej przez użytkownika ilości grup dziekańskich i przedmiotowych, oraz funkcję przypisywania studentów. Przechodzimy do zakładki Generowanie grup poprzez Dziekanat -> Grupy -> Generowanie Screen. 99 Generowanie grup - okno główne Generowanie grup dziekańskich Uwaga! Nazwa generowanej grupy składa się ze skrótu nazwy produktu oraz numeru kolejnego w obrębie danego planu studiów. Jeśli skrót nazwy produktu jest pusty nazwa wygenerowanej grupy będzie się składała jedynie z numeru kolejnego w obrębie danego planu studiów. Przed przystąpieniem do generowania grup musimy sprawdzić czy został określony skrót nazwy produktu. w tym celu przechodzimy do Panel Administracyjny -> Ustawienia -> Produkty uczelni. Automat tworzy wskazaną liczbę grup dziekańskich, przypisuje do nich studentów (wg alfabetu, jeśli tak ustawimy parametr) i tworzy plany zajęć dla tych grup biorąc ze wskazanego semestru toku planu studiów przedmioty oznaczone, jako przydzielone do grup: dziekańskich. Aby wygenerować grupę dziekańską musimy określić: 1. Plan studiów, który będzie realizowała dana grupa, 2. Semestr startowy z tego semestru toku planu studiów zostaną wzięte przedmioty do planu zajęć grupy dziekańskiej. 3. Rodzaj grupy ustawić na dziekańska 76/178

77 4. Rodzaj zajęć - Zajęcia, 5. Podać liczbę studentów lub liczbę grup, które mają być utworzone. Jeśli podamy liczbę studentów automat obliczy pożądaną liczbę grup na podstawie ustawionego parametru liczebności danego rodzaju grupy. 6. Generuj na podstawie w zależności, co podaliśmy wcześniej liczbę studentów czy liczbę grup lub Nie generuj, jeśli chcemy jednie przypisać studentów do wcześniej utworzonych grup. 7. Przypisanie studentów wg alfabetu (wszystkich studentów z rocznika), wg listy studentów (przypisanie studentów wybranych na zakładce Lista studentów ) lub nie przypisuj. 8. Numerowanie liczby naturalne (bez zera), liczby parzyste, liczby nieparzyste. 9. Numer początkowy nie należy podawać numeru początkowego mniejszego niż zaproponowany przez System. UWAGA!!! Parametry 6 i 7 pozwalają na utworzenie grup bez przypisania studentów, lub na przypisanie studentów do już utworzonych grup bez tworzenia nowych. Po określeniu powyższych parametrów należy nacisnąć przycisk [Generuj] i zobaczyć wynik w postaci komunikatu oraz przejść do listy grup i korzystając z dostępnych filtrów znaleźć utworzone grupy Generowanie grup przedmiotowych Automat tworzy wskazaną lub wyliczona liczbę grup przedmiotowych na wskazany przedmiot z planu studiów. Przypisuje studentów (zależy od parametru) i tworzy plan zajęć grup złożony z wybranego przedmiotu. Nazwa grupy składa się ze skrótu nazwy przedmiotu oraz numeru kolejnego. Aby wygenerować grupę przedmiotową musimy określić: 1. Plan studiów, 2. Semestr toku, 3. Rodzaj grupy ustawić na przedmiotowa 4. Rodzaj zajęć - Zajęcia, 5. Przedmiot z planu studiów, który będzie realizowała dana grupa. 6. Podać liczbę studentów lub liczbę grup, które mają być utworzone. Jeśli podamy liczbę studentów automat obliczy pożądaną liczbę grup na podstawie ustawionego parametru liczebności danego rodzaju grupy. 7. Przypisanie studentów wg alfabetu (wszystkich studentów z rocznika), wg listy studentów (przypisanie studentów wybranych na zakładce Lista studentów ) lub nie przypisuj. 8. Numerowanie liczby naturalne (bez zera), liczby parzyste, liczby nieparzyste. 9. Numer początkowy nie należy podawać numeru początkowego mniejszego niż zaproponowany przez System Generowanie grup przedmiotowych praktyki Automat wyszukuje we wskazanym semestrze planu studiów przedmioty określone jako praktyki i tworzy tyle grup na praktyki ile wynika z algorytmu: liczba studentów/ liczebność grupy. W przypadku grup o liczebności 1 tworzy tyle grup ilu jest studentów, przypisuje ich do grup i w nazwie grupy oprócz nazwy przedmiotu (praktyki) umieszcza imię i nazwisko studenta. W przypadku grup o liczebności większej niż 1 tworzy wyliczoną liczbę grup, ale nie przypisuje do nich studentów. Nazwa grupy składa się w tym przypadku ze skrótu nazwy przedmiotu (określone w słowniku przedmiotów) i numeru kolejnego. 77/178

78 Aby wygenerować grupę na praktyki musimy określić: 1. Plan studiów, 2. Semestr startowy z tego semestru toku planu studiów zostaną wzięte przedmioty określone, jako praktyki do utworzenia grup. 3. Rodzaj grupy ustawić na przedmiotowa 4. Rodzaj zajęć - Praktyki, Po określeniu powyższych parametrów należy nacisnąć przycisk [Generuj] i zobaczyć wynik w postaci komunikatu oraz przejść do listy grup i korzystając z dostępnych filtrów znaleźć utworzone grupy Funkcja alfabetycznego przypisywania studentów do grup dziekańskich. Należy postępować tak jak w przypadku generowania grup dziekańskich, ale parametry: Generuj na podstawie ustawić na nie generuj, natomiast Przypisz studentów na wg alfabetu Funkcja przypisywania studentów z Listy studentów. W celu przypisania konkretnych studentów do tworzonej grupy wybieramy opcję Przypisywanie studentów: z listy studentów i przechodzimy na zakładkę Lista studentów znajdującą się za zakładką Generowanie grup. Screen. 100 Generowanie grup przedmiotowych - przypisanie studentów 78/178

79 Możemy ograniczyć listę wyświetlanych studentów jedynie do tych, którzy mają specjalność i/lub specjalizację zgodną z wybranym planem studiów. W tym celu możemy użyć filtrowania po specjalności i specjalizacji. Screen. 101 Generowanie grup - ograniczenie do specjalności/ specjalizacji 3.4 Generowanie grup indywidualnych - etapy Jako grupę indywidualną rozumiemy: grupę warunkową grupę dla studenta mającego wpis warunkowy na następny semestr, grupę powtarzanie powtarzanie zajęć, grupę IPS indywidualny plan studiów, grupę różnice programowe gdzie różnice programowe stanowią plan zajęć grupy indywidualnej. Grupę taką możemy wygenerować dla konkretnego studenta na jego toku studiów w określonym semestrze. Dla grup IPS, Warunkowej oraz Powtarzanie proces generowania przebiega analogicznie generowana jest grupa, a dla niej plan zajęć: w przypadku IPS jest to pusty plan zajęć, który następnie należy uzupełnić. w przypadku grupy warunkowej plan ten zawiera przedmioty, dla których podczas promocji studenta na następny semestr znacznik został ustawiony na W. Natomiast dla grupy Różnice programowe tworzony jest plan zajęć zgodny z planem studiów, który został wybrany do porównania, jako parametr podczas generowania grupy. Plan ten zawiera wszystkie przedmioty od semestru pierwszego W tym celu wybieramy konkretnego studenta z listy. Następnie przechodzimy do zakładki studia i klikamy ikonkę In w semestrze, dla którego chcemy wygenerować grupę indywidualną. 79/178

80 Screen. 102 Grupy indywidualne - tok studiów Wyświetli nam się wtedy nowe okno z rodzajami grup indywidualnych do wygenerowania. W tej chwili widzimy, że dla studentki Kot Katarzyny nie została wygenerowana żadna grupa indywidualna, ponieważ znaczniki przy każdym rodzaju grupy są koloru czerwonego. Przy wygenerowanej grupie określonego rodzaju, znacznik jest koloru zielonego Generowanie grup IPS i warunkowej Screen. 103 Grupy indywidualne - okno główne Aby wygenerować grupę indywidualną klikamy przycisk [Generuj] przy określonym rodzaju grupy. Wyświetli nam się wtedy komunikat o wygenerowaniu grupy. w tym przypadku grupy IPS. 80/178

81 Screen. 104 Grupy indywidualne - grupa IPS Następnie musimy uzupełnić plan studiów dla grupy indywidualnej. w tym celu klikamy przycisk [Plan studiów] i wyświetla nam się okno, w którym możemy zdefiniować plan grupy. To co zostało wygenerowane w poprzednim kroku to pusty plan studiów na jeden semestr toku na którym założyliśmy grupę indywidualną (w przykładnie jest to 9 semestr toku). Teraz wystarczy jedynie uzupełnić plan studiów o pozycje przedmiotów. Screen. 105 Plan grupy w semestrze - tworzenie 81/178

82 Aby uzupełnić plan studiów grupy IPS klikamy: Screen. 106 Przejście do programu studiów Znajdziemy się wtedy na zakładce Lista przedmiotów gdzie klikamy [Dodaj] w celu dodania przedmiotu do planu studiów. Screen. 107 Dodanie przedmiotu na planie studiów 82/178

83 Znajdziemy się wtedy na zakładce Przedmiot, gdzie możemy zdefiniować pozycję planu studiów Screen. 108 Uzupełnianie karty przedmiotu Po uzupełnieniu niezbędnych informacji o przedmiocie klikamy [Zapisz pozycję]. w celu dodania kolejnej pozycji planu studiów przechodzimy na zakładkę Lista zajęć i ponownie klikamy [Dodaj]. Czynności powtarzamy do utworzenia planu studiów na 1 semestr grupy IPS. 83/178

84 Po zdefiniowaniu planu studiów, zamykamy okno z planem studiów i na zakładce Grupy indywidualne klikamy [Aktywuj grupę]. Screen. 109 Aktywowanie grupy Zostanie wtedy utworzony plan zajęć grupy indywidualnej. Dziekanat -> Grupy -> Lista grup filtrujemy po rodzaju IPS Screen. 110 Lista grup - wyszukiwanie IPS 84/178

85 3.4.2 Generowanie grupy Różnice programowe Tak jak powiedzieliśmy na wstępie generowanie grupy Różnice programowe przebiega inaczej niż pozostałych rodzajów grup. Odmienność polega na tym, że przed wygenerowaniem grupy, jako parametr należy podać plan studiów, z którym ma zostać porównany dotychczasowy tok studiów studenta. Lista planów studiów do wyboru, wyświetlanych, jako parametr zawiera palny studiów z produktu, na który został zrejestrowany student obowiązujących n-semestrów wstecz od semestru, na który student został zarejestrowany. Screen. 111 Różnice programowe - wybór planu studiów Po wybraniu planu studiów ponownie naciskamy przycisk [Generuj] i wyświetla nam się komunikat o wygenerowaniu grupy oraz planu zajęć zawierającego pozycje, które zostały wstępnie przez system zakwalifikowane, jako różnice. Screen. 112 Generowanie różnic programowych Kwalifikacja przedmiotów, jako różnice programowe. Polega na porównaniu dotychczasowych osiągnięć studenta z planem. System porównuje dotychczas zrealizowane przez studenta przedmioty (a w zasadzie ich kody i liczbę godzin) z indeksu oraz indeksu archiwalnego z przedmiotami występującymi w planie studiów wybranego, jako parametr do wygenerowania różnic z semestrów niższych niż docelowy. Różnicami stają się przedmioty, które występują w palnie, a które dotychczas nie zostały zrealizowane. 85/178

86 3.5 [-->NOWE<--] Zarządzanie grupami Na pierwszej zakładce wyszukujemy studenta, którego grupy studenckie (dziekańskie lub przedmiotowe) chcemy przenieść pomiędzy zajęciami. Do tego służy filtr zaznaczony na screenie poniżej. W celu wyboru studenta klikamy jego dane na wyświetlonej liście. Zostaniemy wtedy przeniesieni na zakładkę Zarządzanie grupami. Formularz ten składa się z 4 tabelek oraz przycisku służącego do przenoszenia grup studenckich pomiędzy zajęciowymi. Najogólniej mówiąc przenoszone są grupy studenckie ze strony lewej na stronę prawą i na odwrót. 86/178

87 Przeniesienie grupy studenckiej pomiędzy zajęciowymi składa się z następujących etapów: 1. Wybranie odpowiedniego semestru akademickiego z listy (automatycznie ustawia się na semestrze zalogowania). 2. Zaznaczenie zajęć na liście A1. Wtedy na liście B1 zostaną wyświetlone zajęcia alternatywne. Natomiast na liście A2 zostaną wyświetlone grupy studenckie przypisane do zajęć wskazanych w A1. 3. Zaznaczenie zajęć alternatywnych na liście B1. Wtedy na liście B2 zostaną wyświetlone grupy studenckie przypisane do zajęć wskazanych w B1. 4. Zaznaczenie grup na liście A2. Wskazane grupy zostaną przeniesione z grupy zaznaczonej w A1 do grupy zaznaczonej w B1. 5. Zaznaczenie grup na liście B2 jest wykonywane jeśli chcemy przenieść grupy studenckie z grupy zaznaczonej w B1 do grupy zaznaczonej w A1. 6. Naciśnięcie przycisku [<-->] spowoduje przeniesienie grup ze strony A na stronę B i na odwrót. 1 Schemat formularza do zarządzania grupami OPIS A ZAMIANA B 1 ZAJĘCIA DO KTÓRYCH JEST PRZYPISANY STUDENT [<-->] ZAJĘCIA ALTERNATYWNE CZYLI ZAJĘCIA DO KTÓRYCH STUDENT NIE JEST PRZYPISANY 2 GRUPY STUDENCKIE PRZYPISANE DO ZAJĘĆ WSKAZANYCH W A1 GRUPY STUDENCKIE PRZYPISANE DO ZAJĘĆ WSKAZANYCH W B1 87/178

88 4 [-->NOWE<--] PLANY STUDIÓW Dziekanat -> Plany studiów. Nowością w tym zakresie jest możliwość kopiowania pojedynczego semestru planu studiów oraz możliwość grupowego usuwania przedmiotów z planu studiów. 4.1 Wprowadzenie nowego planu studiów zakładka Plany studiów Na zakładce Plany studiów znajduje się lista dostępnych planów studiów. ABY DODAĆ NOWY PLAN NALEŻY: Na zakładce Plany studiów należy kliknąć ikonkę [Nowy plan] 1. Uzupełnić nazwę planu studiów Wskazówka: Najlepiej jest zbudować nazwę planu studiów z bloków: skrót nazwy produktu / semestr akademicki, w którym plan startuje/ rodzaj studiów / tryb studiów / [ilość semestrów planu studiów] np. Lekarski 2009/10 jm/n [12] 2. Opcjonalnie można uzupełnić Opis planu studiów, 3. Należy wybrać produkt, dla którego ten plan ma obowiązywać, 4. Należy określić semestr akademicki, od którego będzie obowiązywał dany plan studiów, 5. Semestr startowy - semestr toku, od którego będzie obowiązywał dany plan studiów. Nie wszystkie plany studiów muszą obowiązywać studentów od pierwszego do ostatniego semestru studiów. 6. Liczba semestrów inaczej długość planu studiów wyrażona w semestrach. 7. Rodzaj programu produktowy. 8. Współczynnik liczby godzin w tygodniu dotyczy przeliczania liczby godzin praktyk na liczbę dni/tygodni praktyk. 9. Czy Aktywny Tak/Nie czy plan studiów jest aktualny (tak), czy też jest planem archiwalnym (Nie). 10. Zapisujemy plan studiów. Uzupełniamy informacje o specjalności/profilu oraz specjalizacji (jeśli występują) I ponownie zapisujemy plan. 4.2 Wprowadzenie pozycji Planu studiów Wprowadzenie pozycji planu studiów czyli wprowadzanie informacji o sposobie realizacji danego przedmiotu z wewnątrzuczelnianego słownika przedmiotów w danym planie studiów. Jest to najważniejsza czynność planowania dydaktyki. ABY WPROWADZIĆ POZYCJĘ PLANU STUDIÓW NALEŻY: 11. Przejść do zakładki Lista przedmiotów robimy to klikając w odpowiedni semestr planu np. pierwszy tak jak zaznaczono poniżej. 88/178

89 12. Po wybraniu odpowiedniego semestru planu studiów przechodzimy do definiowania przedmiotów w tym semestrze 13. Na zakładce Lista przedmiotów należy kliknąć ikonkę [Dodaj przedmiot] 14. Przechodzimy teraz do definiowania przedmiotu w planie studiów wybieramy go z listy Przedmiot, która zawiera wszystkie zdefiniowane w Systemie przedmioty wraz z formami zajęć. Jeśli nie ma przedmiotu to należy go dodać w słowniku standardów lub dodać formę zajęć do standardu. 15. Określamy język wykładowy oznacza to język, w jakim prowadzone są dane zajęcia. System podpowiada język, który był zdefiniowany dla produktu. 16. Grupa przedmiotów oznacza grupę przedmiotów, do której należeć będzie w tym planie studiów nasz przedmiot (Przedmioty ogólne, podstawowe, kierunkowe, specjalnościowe). 17. Blok obieralny zdefiniowana grupa przedmiotów, spośród których student może realizować jeden lub więcej przedmiotów (zależnie od definicji bloku). Przedmioty w bloku muszą mieć tą samą liczbę godzin, punktów ECTS, formę zaliczenia. Przykładem bloku obieralnego jest Przedmiot do wyboru. Innym przykładem jest blok typu Moduł w skład którego wchodzą przedmioty z tego samego standardu. Definiujemy czy i do jakiego bloku należy przedmiot. 18. Forma zaliczenia określamy, jaka jest forma zaliczenia danego przedmiotu. 19. Liczba godzin przewidziana na realizację przedmiotu w semestrze. 20. Liczebność grupy liczebność grupy zajęciowej na danej formie zajęć z definiowanego przedmiotu w planie studiów. 21. ECTS liczba punktów ECTS otrzymywanych po zaliczeniu przedmiotu. 22. Osoba odpowiedzialna - wykładowca odpowiedzialny za realizację przedmiotu. 23. Domyślna podstawa wynagrodzenia czy ma być to z umowy o pracę czy też z umowy cywilnoprawnej. 24. Jednostka realizująca domyślenie podpowiada się jednostka zatrudnienia osoby odpowiedzialnej. 25. Czy liczyć ECTS czy liczyć punkty za przedmiot do sumy za semestr. 26. Czy obowiązkowy czy przedmiot jest obligatoryjnie realizowany przez studentów. 27. Do średniej z wyciągu z indeksu czy liczyć ocenę za przedmiot do średniej z ocen z indeksu. 28. Do średniej do stypendium naukowego bardzo istotne jest właściwe skonfigurowanie tej informacji, tak, aby system mógł prawidłowo policzyć średnią do stypendium naukowego. 29. Przydzielony do grup (dziekańskich inaczej administracyjnych lub przedmiotowych). Wybór grup dziekańskich powoduje, że przedmiot znajdzie się w planie zajęć wszystkich grup dziekańskich. Wybór grup przedmiotowych powoduje, że przedmiot nie wchodzi do planu zajęć grup dziekańskich w ten sposób są realizowane przedmioty do wyboru, lub takie, dla których jest stosowany inny podział studentów niż podział na grupy dziekańskie np. kryterium poziomu znajomości języka w podziale na grupy lektoratowe. 30. Organizator zajęć wewnętrzny (Uczelnia) lub zewnętrzny np. miejsce praktyki. 31. Zasoby wykładowcy pozwala na wskazanie jaki zasób wykładowców będzie mógł zrealizować dane zajęcia np. Asystent Katedry X. 32. Zasoby sale pozwala na wskazanie zasobu w jakim będą mogą odbywać się dane zajęcia np. Uczelni Uniwersytet Medyczny sala wykładowa. 33. Treści programowe i Zalecana literatura pola opisowe. Informacje w tych polach są przepisywane z analogicznych pól w słowniku przedmiotów. Na tym etapie można uzupełnić ich treść. 34. Po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy [Zapisz pozycję] 89/178

90 4.3 Rozdział pozycji Dziekanat -> Plany studiów -> Lista planów studiów (wybór planu) -> Plan studiów (wybór semestru) -> Lista przedmiotów (wybór przedmiotu) -> Przedmiot Rozdział pozycji planu studiów jest niezbędny jeśli w semestrze dany przedmiot prowadzi więcej niż jedna jednostka dydaktyczna Uczelni. Interesuje nas część formularza pokazana poniżej. W celu rozdzieleni a pozycji planu studiów pomiędzy więcej niż jedną jednostkę organizacyjną należy kliknąć [Rozdziel pozycje] Rozwinie się wtedy część formularza gdzie wprowadzimy osobę odpowiedzialną. Klikamy w tym celu [Wybierz]. 90/178

91 Wyświetli się wtedy nowy formularz gdzie wybierzemy osobę odpowiedzialną. W celu łatwiejszego wyszukiwania można skorzystać z filtra gdzie wpisujemy fragment nazwiska i naciskamy Enter lub [Filtruj]. Jednostka uzupełniana jest automatycznie Teraz należy już tylko wpisać liczbę godzin i nacisnąć [Zapisz]. W celu dalszego rozdzielania możemy ponownie wykonać te czynności. Program pilnuje ilości godzin przewidzianych dla przedmiotu. Będzie pozwalał rozdzielać godziny do momentu gdy będzie miał czym dzielić. Zawsze zdejmowane są godziny z jednostki, która była wprowadzona jako pierwsza w planie studiów. 4.4 Kopiowanie planu studiów Kopiowanie planu studiów możemy wykonać na 2 sposoby: kopiowanie pełnego planu studiów (tylko gdy plan studiów jest pusty) lub kopiowanie przedmiotów z wybranego semestru (tylko gdy w tym semestrze nie ma żadnego przedmiotu). Kopiowanie całego planu studiów: W pustym planie studiów aktywny jest przycisk [Kopiuj], który pozwala na skopiowanie wszystkich pozycji z istniejącego już planu studiów. 91/178

92 Po naciśnięciu przycisku [Kopiuj] wyświetli nam się nowy formularz, na którym wybieramy plan z którego będziemy kopiować. Po wybraniu planu z listy klikamy przycisk [Kopiuj plan] i zamykamy formularz. Kopiowanie przedmiotów z wybranego semestru Kopiowanie wybranego semestru planu studiów, możliwe jest gdy w tym semestrze nie ma żadnego przedmiotu. Na zakładce lista przedmiotów klikamy przycisk [Kopiuj semestr]. Otworzy nam się wtedy nowy formularz, na którym wskażemy plan studiów, wybierzemy jego semestr jako źródłowy w celu wykonania kopiowania naciskamy przycisk [Kopiuj semestr] i zamykamy formularz. 92/178

93 Jeśli w wyniku kopiowania planu zostało wstawionych zbyt wiele pozycji możemy je usunąć poprzez zaznaczenie kilku przedmiotów na liście i kliknięciu przycisku [Usuń zaznaczone] 93/178

94 5 PROTOKOŁY i INDEKS STUDENTA W systemie istnieje elektroniczna wersja papierowych protokołów zaliczenia przedmiotu. Protokoły te muszą być wypełnione w systemie są na to 2 sposoby albo przez pracownika dziekanatu w module Dziekanat, albo przez wykładowcę w module Wirtualna Uczelnia. Wraz z utworzonymi protokołami tworzą się pozycje elektronicznego indeksu studenta np. wygenerowany protokół na Biofizykę wykład powoduje powstanie pozycji indeksu studenta o nazwie Biofizyka wykład. Oceny wpisane w protokole automatycznie są uzupełniane w elektronicznym indeksie studenta. Protokoły są generowane na grupy zajęciowe. Poprzez przypisanie grup studenckich do grup zajęciowych powstają pozycje protokołów z nazwiskami studentów. UWAGA!! Dla danej grupy zajęciowej w semestrze jest generowany tylko 1 protokół z 2 polami na uzupełnienie ocen przy każdym nazwisku. Trzecią i kolejną ocenę z zaliczenia danego przedmiotu wpisujemy poprzez dodanie kolejnego pola na ocenę przy wybranej pozycji (osobie). 5.1 Generowanie protokołów Generowanie protokołów można uruchomić na 2 sposoby: 1. Poprzez użycie akcji Generowanie protokołów (Protokoły -> Generowanie protokołów), Zostanie wtedy otwarta zakładka z wyborem produktu, semestru akademickiego i semestru toku, dla którego będziemy chcieli wygenerować protokoły. Należy teraz nacisnąć przycisk [Generuj protokoły]. Zostaną wtedy wygenerowane protokoły dla wszystkich grup zajęciowych związanych z danym produktem. 2. Poprzez naciśnięcie przycisku [Generuj protokoły] na zakładce Grupa opisującej grupę zajęciową. Z listy grup wybieramy grupę zajęciową przechodzimy na zakładkę Grupa. Następnie wskazujemy semestr toku, na który ma zostać wygenerowany protokół i naciskamy przycisk [Generuj protokoły]. Zostanie wtedy wygenerowany protokół dla wybranej z listy grupy zajęciowej. 94/178

95 5.2 Lista protokołów Przechodzimy teraz do listy protokołów (Protokoły -> Lista protokołów). Na rysunku powyżej widzimy właśnie listę protokołów, którą możemy filtrować za pomocą następujących opcji: 1. Pokaż protokoły z semestru lista rozwijana z wyborem semestru, z którego protokoły chcemy oglądać domyślnie ustawia się na semestrze zalogowania. 2. Rodz. Przed. rodzaj przedmiotu, czyli forma prowadzonych zajęć. 3. Zaliczenie pozwala na wyfiltrowanie po rodzaju zaliczenia przedmiotu 4. Wykładowcy Naciskamy ikonkę oznaczoną literą [Z] Znajdź Wyświetli nam się wtedy nowe okno z możliwością wyboru wykładowcy. Listę wykładowców możemy zawęzić do osób zatrudnionych w wybranej jednostce organizacyjnej uczelni. w tym celu wskazujemy tą jednostkę na liście rozwijanej Pokaż wykładowców z jednostki. Wybieramy wykładowcę z listy i wracamy do listy protokołów. Zamiast napisu Dowolnego wyświetla nam się nazwisko wskazanego wykładowcy oraz lista jego protokołów jest wyświetlana tak jak poniżej. 95/178

96 W celu zlikwidowania filtra naciskamy przycisk [C] Czyść.. 5. Przedmiotu Analogicznie do wyszukiwania wykładowców w celu wyszukania korzystamy z przycisku [Z] i wybieramy przedmiot z otwartego okna. 6. Można też wyszukać protokół na liście wpisując fragment nazwy produktu w filtr a następnie naciśnięcie [Filtruj] lub zatwierdzenie Enter. 96/178

97 5.3 Edycja protokołów Protokół pozwala na uzupełnienie 2 dat pierwszego terminu egzaminu/zaliczenia oraz terminu poprawki. Analogicznie przy każdej pozycji protokołu (nazwisku studenta) znajdują się standardowo dwa pola na oceny. Te same pola stanowią pola indeksu studenta. Zatem wypełnianie protokołu jest tym samym wypełnianiem indeksu studenta. Ważnym polem jest stan protokołu: Edycja w toku pierwszy status, oznacza, że protokół jest w trakcie edycji. Pozwala na edycję protokołu przez wykładowcę za pomocą Wirtualnej Uczelni oraz przez pracownika dziekanatu w aplikacji Dziekanat. Zakończono edycję oznacza, że protokół został już wypełniony przez wykładowcę w WU. Protokół jest dostępny do edycji przez pracownika dziekanatu w aplikacji Dziekanat, natomiast wykładowca nie może go już edytować. Zatwierdzony oznacza, że protokół nie może być już edytowany, ani przez pracownika dziekanatu ani przez wykładowcę. Zatwierdzania protokołu dokonuje pracownik dziekanatu po sprawdzeniu dostarczonych dokumentów. Aby przejść do edycji ocen protokołu klikamy w zakładkę Pozycje protokołu. 97/178

98 5.3.1 Wstawianie ocen Oceny wstawiane są poprzez wybór z listy rozwijanej. Możliwe jest też jednorazowe uzupełnienie wielu ocen. Poprzez przepisanie oceny wskazanej na panelu poniżej, do wcześniej zaznaczonych pozycji na protokole. Aby dodać kolejną ocenę na protokole klikamy Aby przepisać ocenę do wielu pozycji protokołu: 1. Zaznaczmy pozycje protokołu poprzez kliknięcie w pozycję zostanie zaznaczony checkbox: Możemy też zaznaczyć wszystkie pozycje protokołu klikając : (1) [Zaznacz wszystkie] gdy chcemy zaznaczyć wszystkie pozycje protokołu co w przypadku gdy dla każdego studenta jest na protokole więcej niż jedna ocena - zostaną zaznaczone obie. (2) Wybierając, która ocena ma zostać zaznaczona a następnie kliknąć [Zaznacz/Odznacz] przycisk ten odwróci zaznaczenie pozycji protokołu. w przykładzie poniżej zostaną zaznaczone oceny z pierwszej kolumny protokołu. Gdybyśmy wybrali ocenę 2 wtedy zaznaczone zostaną oceny z 2 kolumny. 98/178

99 2. Wpisujemy ocenę oraz datę, jaką chcemy przepisać 3. Naciskamy przycisk przepisz znajdujący się przy przepisywanej dacie oraz ocenie. 4. Zatwierdzamy wprowadzone oceny przyciskiem [Zapisz zmiany] Opis kolumn: 1. Lp. nr kolejny studenta pozycji protokołu; 2. Dane studenta nazwisko, imię i nazwa grupy dziekańskiej, do której należy student; 3. Nr albumu; 4. Pr. Promocja wskaźnik możliwości promocji studenta. Kolor zielony oznacza, że oceny studenta na tym protokole pozwalają na wypromowanie go na następny semestr. 5. Przyciski znajdujące się w tej kolumnie pozwalają na dodanie kolejnej oceny, co widzimy na rysunku poniżej. Ocena zostanie dodana po naciśnięciu przycisku [Zapisz zmiany]. 6. Oceny standardowo na formularzu protokołu przy każdej pozycji znajdują się 2 oceny. Barwny kwadrat przed datą jest znacznikiem zapisu, gdy jest zielony oznacza, że dana ocena została zapisana prawidłowo, szary oznacza, że ocena nie została zmieniona podczas tej próby zapisu, zaś czerwona, że wystąpił błąd zapisu. Na co wskazuje również komunikat. W każdym przypadku możemy kliknąć w barwny kwadrat by przeczytać komunikat systemowy. Poniżej komentarz błędu z przykładu powyżej. została już wcześniej zapisana. - w przypadku, gdy ocena nie była zapisana podczas tej próby zapisu - w przypadku poprawnej próby zapisu. Oceny możemy również usuwać z protokołu. Służy do tego przycisk. Po naciśnięciu go ocena zaznaczy się na różowo, co widzimy na rysunku poniżej. 99/178

100 Usunięcie oceny nastąpi po naciśnięciu przycisku [Zapisz zmiany] Wyszukiwanie studentów na protokole Po wpisaniu fragmentu nazwiska i naciśnięciu Enter lub Filtruj pozycje protokołu zostaną wyfiltrowane do takich, które zawierają taki fragment tekstu. 5.4 Indeks studenta Indeks studenta jest zbiorem ocen z protokołów, na których występuje student. Wypełnienie protokołu powoduje pojawienie się ocen w indeksie elektronicznym studenta i na odwrót wypełnienie indeksu powoduje pojawienie się ocen na protokole. Indeks studenta powstaje na podstawie wygenerowanych protokołów. Do indeksu studenta przechodzimy na 2 sposoby: Pierwszym jest kliknięcie zaznaczonej poniżej ikony w karcie studenta na zakładce Studia Drugim jest kliknięcie w dane studenta na protokole: Indeks studenta: 100/178

101 6 WYKŁADOWCY 6.1 Lista wykładowców Lista wykładowców pozwala na wyświetlenie wykładowców z dowolnej jednostki organizacyjnej lub poprzez wyszukanie w filtrze po fragmencie nazwiska. 6.2 Rezerwacje czasu pracy wykładowców Na tej zakładce możemy rejestrować czas pracy wykładowcy na 2 sposoby albo poprzez zarejestrowanie czasu jego pracy w wybrane dni tygodnia w semestrze akademickim, albo we wskazanym zakresie dat. Np. od r. Wskazana przez nas rezerwacja będzie widoczna podczas układania harmonogramu dla tego wykładowcy. 101/178

102 6.3 Podpis wykładowcy Zakładka pozwala na wczytanie podpisu wykładowcy używanego do robienia wpisów w dokumentach studenta ma to na celu rozstrzyganie przez pracownika obsługującego studentów, czy podpis na dokumencie należy do wykładowcy wskazanego w dokumencie. 6.4 Dane personalne Na tej zakładce znajdują się publiczne dane personalne wykładowcy udostępniane w module Wirtualna Uczelnia jako wizytówka wykładowcy. 6.5 Absencje Na zakładce pokazywane są absencje wykładowcy zarejestrowane w module kadrowym. 102/178

103 Po wpisaniu interesującego nas roku kalendarzowego uzyskamy wszystkie zarejestrowane w module kadrowym absencje pracownika należące do grupy absencji o nazwie Dziekanat. 103/178

104 7 KONTRAHENCI Zakładka składa się z listy kontrahentów zawierającej wszystkich zarejestrowanych w systemie kontrahentów uczelni. Informacje jakie są widoczne w tym miejscu na temat kontrahenta znajdują się na kolejnej zakładce: Informacje o kontrahencie. 104/178

105 Informacje teleadresowe. Z poziomu aplikacji Dziekanat jest możliwość założenia kontrahenta po uzupełnieniu jego danych. 105/178

106 8 [-->NOWE<--] BUDYNKI Dziekanat -> Budynki -> Szukaj sali. Nowością w tym zakresie jest rozbudowana możliwość wyszukiwania wolnej sali: w zakresie dat lub liście terminów. 8.1 Lista budynków Zakładka pozwala na definiowanie budynków uczelni, które będą stanowiły bazę lokalową podczas harmonogramowania zajęć. Nowe zdjęcie Po naciśnięciu przycisku [ Nowy budynek ] uaktywni się formularz w którym można zapisać dane na temat budynku. Jako nowość dodano opcje : Zamiejscowy gdzie można określić czy budynek stanowi lokalną lub zamiejscową bazę 106/178

107 lokalową, Miejsce zajęć, Rodzaj godzin za zajęcia zamiejscowe. Po wprowadzeniu danych w celu zapisania należy nacisnąć przycisk [ Zapisz budynek ] lub [ Usuń budynek ] jeśli chcemy usunąć wybrany budynek. Informacje jakie możemy zapisać na temat budynku: 107/178

108 8.2 Lista sal Listę możemy wyfiltrować do sal z określonego budynku używając filtra Pokaż sale z budynku. Po kliknięciu w wybraną salę na liście przechodzimy do zakładki Sala, 108/178

109 Z tej zakładki możemy przejść na kolejne (Rezerwacje, Harmonogram, Zasoby, Wyposażenie) Zakładka Rezerwacje Zakładka pozwala na zarezerwowanie sali na 2 sposoby: W wybrane dni tygodnia w obrębie semestru akademickiego, np. w poniedziałki od godziny 08:00 do 09:00. W wybranym terminie ograniczonym datami np. od do w godzinach od 10:00 16: Zakładka Harmonogram Wyświetla harmonogram danej sali przez wskazaną liczbę dni od podanej daty. 109/178

110 8.2.3 Zakładka Zasoby Pozwala na zdefiniowanie czyim i jakim zasobem jest dana sala. Aby zdefiniować zasób musimy w module Panel Administracyjny przejść do zakładki Ustawienia -> Zasoby jednostki i wybieramy przycisk [ Nowy ]. 110/178

111 W zależności od typu zasobu jaki chcemy zapisać, z dostępnych opcji możemy wybrać salę lub wykładowcę. W tym przypadku wybieramy salę i naciskamy przycisk [ Zapisz ] /178

112 Przechodzimy do zakładki Zasoby jednostki, gdzie wybieramy zasób oraz jednostkę organizacyjną, następnie naciskamy przycisk [Zapisz] Zakładka Wyposażenie Możemy tutaj zdefiniować co znajduje się w określonej sali: 112/178

113 Aby zapisać wyposażenie sali - klikamy w kwadracik w kolumnie Przypisane, uzupełniamy liczbę występujących w sali przedmiotów a następnie klikamy [Zapisz zmiany]. 8.3 Szukanie sali + Rezerwacje Wyszukiwanie wolnej sali spełniającej określone warunki: Ilość miejsc, Wyposażenie Budynek Wolna we wskazanym czasie Tryb wyszukiwania: Na dzień Tryb wyszukiwania: Na listę dat 113/178

114 Tryb wyszukiwania: Na zakres. Dodatkowo w tym trybie możemy określić dzień tygodnia we wskazanym zakresie. Wynik wyszukiwania wyświetlany jest na zakładce Znalezione sale Po wskazaniu jednej z sal (kliknięcie w nazwę sali na liście podświetli się ona na zielono) możemy dokonać jej rezerwacji klikając w przycisk [Rezerwuj salę] przycisk jest aktywny jednie dla wyszukiwania sali w trybie na dzień. 114/178

115 Zostaniemy wtedy przeniesieni na zakładkę Rezerwacje w celu uzupełnienia informacji dotyczących rezerwacji. Część danych np. data i czas przepisywane są z wyszukiwania: 8.4 Wyposażenie sal Pozwala na zdefiniowanie wyposażenia sal. W celu zdefiniowania wyposażenia klikamy przycisk [Nowe wyposażenie] wpisujemy jego nazwę w pole Nazwa a następnie klikamy [Zapisz wyposażenie]. 115/178

116 9 [-->NOWE<--] PLANOWANIE ZAJĘĆ Dziekanat -> Planowanie zajęć. Nowością w tym zakresie jest przydzielanie sal na harmonogramie zmianie uległ formularz oraz sposób wyszukiwania. Została dodana możliwość filtrowania zakładek Lista planów oraz Lista zajęć po jednostce organizacyjnej oraz wykładowcy. Planowanie zajęć - > Lista zajęć, Zajęcia, Cykle, Harmonogram : Liczba godzin harmonogramu jest pomniejszana o zajęcia zaplanowane na dni oznaczone w kalendarzu dydaktycznym jako nie dydaktyczne. Planowanie zajęć jest procesem złożonym i ważnym dla każdej uczelni. Aby mieć możliwość zaplanowania zajęć należy najpierw skonfigurować szereg informacji. Niektóre z nich konfiguruje się jednokrotnie przed rozpoczęciem pracy z Systemem np. wydziały czy tryby studiów. Później następuje jedynie uzupełnianie informacji np., gdy powstanie kolejny wydział. Istnieją zbiory informacji, które muszą być aktualizowane, co semestr i na tych informacjach skupimy się w naszym opracowaniu. Poniżej przedstawiamy kolejne czynności, które muszą być wykonane przez administratorów i użytkowników Systemu. Przeprowadzimy tutaj pełną ścieżkę planowania zajęć od podstawowej konfiguracji systemu przed jego uruchomieniem, poprzez tworzenie planów studiów na produktach uczelni aż po harmonogramowanie zajęć. Konfiguracja niezbędnych słowników Przed rozpoczęciem pracy z aplikacjami należy skonfigurować szereg słowników, które są niezbędne w procesie planowania zajęć. w nawiasach zawarte są pola słownika, które należy uzupełnić. Moduł Panel Administracyjny: rodzaje grup [nazwa, liczebność grupy (bardzo ważny parametr wykorzystywany podczas automatycznego tworzenia grup zajęciowych i przydzielania do nich grup studenckich)], jednostki organizacyjne nadrzędne [typ (wybierak), nazwa, rodzaj (wybierak), adres miasto, adres kod pocztowy, adres poczta, adres ulica, adres numer domu, adres numer lokalu, telefon, faks, , WWW, dodatkowy tekst wydruku, kod zewnętrzny], jednostki organizacyjne podrzędne [jednostka nadrzędna (wybierak), nazwa, rodzaj (wybierak), adres miasto, adres kod pocztowy, adres poczta, adres ulica, adres numer domu, adres numer lokalu, telefon, faks, , WWW, dodatkowy tekst wydruku, kod zewnętrzny], wydziały [jednostka organizacyjna, nazwa, kod, opis, Dziekan tytuł, Dziekan Imię, Dziekan nazwisko], kierunki [nazwa, skrót, opis, wydział, kod], specjalności [nazwa, skrót, opis, wydział, kierunek, kod, kod zewnętrzny], specjalizacje [nazwa, skrót, opis, wydział, kierunek, kod, kod zewnętrzny], język studiów [język studiów, opis, kod], tryby studiów [nazwa, opis, kod], rodzaj studiów [nazwa, opis, kod], rok akademicki [nazwa (np. rok akademicki 2009/2010), rok początkowy, rok końcowy], semestr akademicki [rok akademicki (wybierak), nazwa, semestr (0 - zimowy, 1- letni), początek (dd-mmyyyy), koniec (dd-mm-yyyy)], grupy przedmiotów harmonogramu [nazwa, czy praktyki (tak/nie)], przedmioty [nazwa, opis, skrót (30 znaków) skrót nazwy przedmiotu jest używany w nazwie grupy zajęciowej, rodzaj (forma zajęć z przedmiotu np. wykład, konwersatorium), kod] Uwaga! Jeden przedmiot może mieć wiele form i w tym miejscu musimy uwzględnić wszystkie, 116/178

117 bloki obieralne [nazwa, liczba obieranych przedmiotów, suma liczby godzin obieranych przedmiotów, suma punktów ECTS obieranych przedmiotów], rodzaje godzin [nazwa, domyślny (tak/nie), do pensum (tak/nie)], produkty uczelni [nazwa, opis, konto księgowe, bank, subkonto bankowe, wydział (wybierak), kierunek (wybierak), tryb studiów(wybierak), rodzaj studiów(wybierak), język studiów(wybierak), Ilość semestrów, Ilość semestrów wyrównawczych, umowa (wybierak), warunki przeniesienia na następny semestr: Indeks (tak/nie), saldo (tak/nie), punkty kredytowe (tak/nie), warunki ukończenia studiów: obiegówka, praca dyplomowa (tak/nie), występuje w semestrach: semestry (wybierak), limit studentów, opiekun roku (wybierak), specjalności (wybierak)], Jest to podstawowe pojęcie w systemie odpowiednik uczelnianego pojęcia kierunek, ale zawierające komplet informacji o studiach. wykładowcy [nazwisko, imię, tytuł (wybierak), aktywny (t/n), telefon (trzy pola), , uwagi, login, hasło] liczebność grup zajęciowych na określoną formę zajęć W tym celu przechodzimy do Dziekanat -> Planowanie zajęć -> Liczebność grup -> Generowanie Wybieramy semestr akademicki i klikamy [Generuj]. Zostanie utworzona lista form zajęć z liczebnością (zerową) obowiązującą w danym semestrze akademickim. W celu uzupełnienia liczebności grup na poszczególne formy zajęć przechodzimy do zakładki Liczebność grup i wybieramy konkretną formę zajęć w semestrze. Uzupełniamy liczebność grupy i klikamy [Zapisz pozycję]. 117/178

118 118/178

119 Schemat procesu Planowanie zajęć Planowanie zajęć Moduł Panel Administracyjny Moduł Dziekanat 1. Utworzenie kierunku i specjalności 2. Utworzenie produktu 3. Utworzenie planów studiów 3a. Przypisanie studentów do produktu 4. Utworzenie grup studenckich Utworzenie planu zajęć (automatycznie) 4a. Przydział studentów do grup administracyjnych i przedmiotowych 5. Utworzenie grup zajęciowych Utworzenie planu zajęć (automatycznie) 6. Przydział godzin wprowadzanie obsady zajęć Harmonogramowanie 119/178

120 9.1 Planowanie zajęć lista kroków LP CZYNNOŚĆ OPIS 2. Utworzenie kierunku i specjalności Tworzymy, jeśli to konieczne nowy kierunek i specjalności. 3. Utworzenie produktu Definiujemy produkt uczelni. Musimy tutaj pamiętać o przypisaniu nowo utworzonego produktu do roli użytkownika, tak by mógł on operować na tym produkcie. Po utworzeniu produktu należy przypisać do niego studentów. 4. Utworzenie planów studiów Przyjmujemy, że mamy już wypełnione słowniki przedmiotów i wykładowców. Plan studiów dla każdej specjalności zawiera przedmioty, które są realizowane przez wszystkie specjalności (przedmioty ogólne, podstawowe) oraz takie, które występują tylko na jednej z nich a nie występują na pozostałych (przedmioty specjalnościowe). Na planie studiów istnieje możliwość określenia wykładowcy, który będzie odpowiadał za realizację danego przedmiotu (np. kierownik katedry lub instytutu, która realizuje dany przedmiot). Nie jest to jednak przyporządkowanie wiążące wykładowcę z planem zajęć. Może się zdarzyć, że wykładowca odpowiedzialny będzie w konsekwencji prowadził zajęcia, ale najczęściej będzie tak, że zajęcia będzie prowadził asystent. 5. Utworzenie grup studenckich Tworzone są konkretne grupy administracyjne, przedmiotowe oraz indywidualne. Grupa dziekańska jest tu rozumiana, jako podstawowa możliwość podziału studentów z danego kierunku, specjalności na grupy dopasowane liczebnością tak by można było z nich utworzyć grupę zajęciową o pożądanej liczebności. Grupa przedmiotowa, jako kryterium ma przedmiot, dla którego jest tworzona np. lektoraty czy zajęcia fakultatywne. Liczebność grupy analogicznie do grupy dziekańskiej. Na tym etapie możemy przypisać studentów do grup, ale można to też zrobić na późniejszym etapie, ponieważ do planowania zajęć wykorzystywane są parametry liczebności grup, a nie ich faktyczna liczebność. 120/178

121 LP CZYNNOŚĆ OPIS 6. Utworzenie grup zajęciowych Dziekanat -> Planowanie zajęć punkt kulminacyjny procesu planowania w którym zostaną automatycznie utworzone grupy zajęciowe na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów oraz planów zajęć grup studenckich. Grupy zajęciowe służą do zarządzania grupami studenckimi w zakresie realizacji planu studiów. Oznacza to w szczególności łączenie grup administracyjnych realizujących ten sam przedmiot z jednego bądź różnych planów studiów. W grupach zajęciowych studenci są przypisani tylko ze względu na przynależność ich do grup studenckich, nie można w inny sposób przypisać studentów do tych grup. 7. Przydział godzin Możemy dokonać modyfikacji prowadzących dane zajęcia zastępując nazwisko osoby odpowiedzialnej za realizację danego przedmiotu (z planu studiów) nazwiskiem osoby faktycznie prowadzącej zajęcia. W konsekwencji można też przypisać wielu prowadzących dla jednej grupy zajęciowej Ad. 3 Plan studiów Stanowi w Systemie podstawę do planowania zajęć. Plan studiów może obejmować cały tok studiów lub tylko wybraną jego części (jak w przypadku specjalności, która nie rozpoczyna się z początkiem studiów). Plan studiów zawiera komplet informacji o przedmiotach realizowanych w toku studiów na danym produkcie. Informacje, jakie należy wprowadzić o planie studiów: [nazwa, opis, produkt (wybierak), semestr akademicki (wybierak), tytuł (wybierak), semestr startowy(wybierak), liczba semestrów(wybierak), rodzaj programu(wybierak), współczynnik liczby godzin w tygodniu, aktywny (t/n)]. Informacje, jakie należy wprowadzić o przedmiocie: [semestr (wybierak), przedmiot (wybierak), grupa przedmiotów (wybierak), blok obieralny (wybierak), forma zaliczenia (wybierak), liczba godzin, planowana liczba grup, ECTS, osoba odpowiedzialna (wybierak), jednostka realizująca (wybierak), czy liczyć ECTS (t/n), czy obowiązkowy (t/n), do średniej do wyciągu z indeksu (t/n), do średniej do stypendium naukowego (t/n), przydzielony do grup (wybierak) dziekańskich lub przedmiotowych, Organizator zajęć (wybierak: wewnętrzny (uczelnia), zewnętrzny (kontrahent)), Zasoby wykładowcy (stanowisko w jednostce organizacyjnej, na jakim musi być osoba prowadząca zajęcia), Zasoby sale, (w jakiej sali mają być prowadzone zajęcia), Treści programowe i Zalecana literatura pola opisowe ich wypełnienie w słowniku przedmiotów pozwala na używanie ich w wielu planach studiów możliwe do zmiany/uzupełnienia w konkretnym planie studiów stanowią ofertę edukacyjną publikowaną w Wirtualnej Uczelni]. Uwaga! Ważne jest określenie osoby odpowiedzialnej za dany przedmiot jest to osoba, która będzie planowała obsadę zajęć dydaktycznych. Jeśli zostanie to prawidłowo określone możliwa będzie obsada zajęć dydaktycznych. Ważne jest również podanie ilości studentów, dla których będą prowadzone dane zajęcia. Kolejnym etapem pomiędzy planami studiów a harmonogramami są plany zajęć, które dodatkowo niosą ze sobą informacje o prowadzącym dane zajęcia w określonej grupie zajęciowej. Plan zajęć jest właśnie tworzony dla grupy. Grupy administracyjne mają pierwotnie plan zajęć zgodny z planem studiów, może on być modyfikowany jedynie poprzez zmianę wykładowcy na planie zajęć grupy zajęciowej. 121/178

122 9.1.2 Ad. 4 Tworzenie grup studenckich Tworzenie grup studenckich zostało szczegółowo opisane na końcu tego rozdziału tu umieszczamy tylko odsyłacz w celu skupienia się na ogólniejszym procesie planowania zajęć. Grupy studenckie typu administracyjnego i przedmiotowego można tworzyć i używać do planowania zajęć nawet, gdy nie zawierają studentów. Podczas tworzenia grup zajęciowych wykorzystywany jest parametr liczebności grup studenckich: Panel administracyjny -> Ustawienia -> Rodzaje grup. To on mówi o tym ile grup studenckich zostanie podczepionych pod daną grupę zajęciową a nie faktyczna liczebność grupy Ad. 5 Tworzenie grup zajęciowych Tworzenie grup zajęciowych jest ważnym etapem planowania, ponieważ stanowi punkt wyjścia do tworzenia dokumentacji toku studiów (protokoły, karty okresowych osiągnięć studenta) oraz do harmonogramowania zajęć. Grupy zajęciowe służą do zarządzania grupami studenckimi. Mogą obejmować wiele grup studenckich zarówno z zakresu jednego produktu jak i wielu. Grupa zajęciowa jest związana z przedmiotem wynikającym z planu studiów oraz wykładowcą, który został przydzielony do realizacji tego przedmiotu. w przypadku, gdy w momencie tworzenia grupy zajęciowej nie jest znany wykładowca, możemy utworzyć pozycję np. wakat i ją użyć przy tworzeniu planu studiów. Po ustaleniu nazwiska wykładowcy, w planie zajęć grupy zajęciowej można zamienić wakat na właściwego wykładowcę. Proces ten można w szerokim zakresie automatyzować, jeśli wcześniejsze etapy zostały pomyślnie zakończone Ad. 6 Przydział godzin Na etapie tworzenia Planu studiów podajemy 1 wykładowcę odpowiedzialnego za prowadzenie danego przedmiotu w danym planie studiów, w wielu przypadkach będzie tak, że to ten wykładowca będzie w konsekwencji prowadził zajęcia ze studentami. Jeżeli natomiast zajdzie potrzeba podziału zajęć z różnymi grupami zajęciowymi pomiędzy innych wykładowców możemy to zrobić po wygenerowaniu grup zajęciowych. 9.2 Tworzenie planów zajęć Plany tworzone są dla określonej jednostki organizacyjnej uczelni lub produktu, na konkretny semestr toku, semestr akademicki oraz tryb studiów. Przykładowe okno 1 Dziekanat ->Planowanie zajęć -> Lista planów Informacje, jakie musimy podać podczas definiowania nowego planu zajęć to: 1. Nazwa planu uwaga stanowi pierwszy człon nazwy automatycznie wygenerowanej grupy zajęciowej 2. Rodzaj planu plan zajęć lub plan praktyk - ponieważ praktyki są zazwyczaj planowane inaczej niż pozostałe zajęcia. 3. Metoda planowania (na wydział, na jednostkę organizacyjną, na produkt) wybór metody planowania pozwala na określenie dla jakiego zakresu zostaną utworzone grupy zajęciowe: 3.1. Na wydział najszersza metoda planowania pozwala na ułożenie w jednym planie zajęć zajęć dla jednego lub kilku produktów w ramach danego wydziału. Oznacza to że na liście planów zajęć do 122/178

123 generowania pokażą się zajęcia w obrębie produktów na danym wydziale. Oznacza to też zastosowanie tego samego schematu planowania zajęć dla wszystkich Na produkt pozwala na zaplanowanie zajęć w obrębie danego produktu, który wskazujemy z listy Na jednostkę pozwala zaplanować zajęcia dla wybranej jednostki organizacyjnej uczelni (jednostkę dydaktyczną rzędu niższego niż wydział lub jednostka równoważna) 4. Jednostka organizacyjna/ wydział/ produkt 5. Semestr akademicki, Podane informacje służą do podstawowego wyboru spośród wszystkich zdefiniowanych w bazie pozycji planów zajęć tylko takich, które stanowią plan zajęć (lub plan praktyk), są prowadzone przez określoną jednostkę organizacyjną uczelni w zadanym semestrze akademickim. Informacje te są niezbędne do zapisania nowego planu. Pozostałe informacje, jakie musi podać użytkownik, są opcjonalne, ale w znacznym stopniu ułatwiają planowanie. Przykładowe okno 2 Informacje wymagane Informacje opcjonalne możemy podzielić na dwa rodzaje: Kryteria filtrowania Kryteria te służą do wyfiltrowania ze wszystkich pozycji planów zajęć grup studenckich; zajęć spełniających poniższe 3 kryteria. Kryteriów możemy używać łącznie lub pojedynczo. Po wybraniu metody planowana zajęć Na produkt najbardziej optymalne jest użycie filtra na semestr toku : 6. Tryb studiów zajęcia w danym planie mogą zostać wyfiltrowane do zajęć realizowanych na studiach: stacjonarnych, niestacjonarnych lub eksternistycznych. 7. Semestr toku to kryterium filtrowania oznacza, że w planowaniu zajęć, otrzymamy jedynie te realizowane w określonym semestrze toku, 8. Nazwa grupy nazwa grupy studenckiej, która będzie brana pod uwagę podczas pokazywania przedmiotów w kolejnym etapie parametr opcjonalny. 123/178

124 3 Kryteria filtrowania grup studenckich Kryteria grupowania Są to kryteria brane pod uwagę podczas grupowania pozycji planów zajęć. Zgrupowane pozycje nie zostaną połączone w jedne zajęcia. W konsekwencji decyduje to o możliwości połączenia grup studenckich, których plany spełniają określone kryteria, w grupy zajęciowe. 9. Przedmiot kryterium to pozwala na pogrupowanie planów zajęć grup studenckich po nazwie przedmiotu realizowanego przez te grupy. W konsekwencji tworzona jest grupa zajęciowa z grup studenckich realizujących w swoim planie zajęć przedmiot o tej samej nazwie. 10. Kod przedmiotu analogicznie do poprzedniego, tylko brany jest pod uwagę kod. 11. Liczebność grupy parametr ten odpowiada za grupowanie pozycji planów zajęć grup studenckich pod względem liczebności grupy zajęciowej. Automat będzie też brał liczebność grupy zajęciowej pod uwagę podczas generowania. UWAGA!!! w przypadku, gdy parametr liczebności grypy nie jest brany pod uwagę tworzona jest zawsze jedna grupa zajęciowa na wybrany przedmiot z planu studiów. 4 Kryteria grupowania pozycji planów zajęć 12. Rodzaj zaliczenia, Gdy parametr jest ustawiony na tak System stworzy wiele grup na zajęcia z tego samego przedmiotu, ale kończące się różnymi formami zaliczenia Uwaga! Protokoły Tworzone są na grupę zajęciową, więc ten parametr musi być na tak w celu poprawnego generowania protokołów 13. Zasoby grupowanie ze względu na zasoby niezbędne do przeprowadzenia zajęć. 14. Tryb studiów ustawienie tego parametru pozwala na łączne lub rozdzielne planowanie zajęć dla różnych trybów studiów. 15. Semestr toku - ustawienie tego parametru pozwala na łączne lub rozdzielne planowanie zajęć dla studentów z różnych semestrów toku. 16. Produkt - ustawienie tego parametru pozwala na łączne lub rozdzielne planowanie zajęć dla studentów z różnych produktów. 17. Punkty ECTS - ustawienie tego parametru pozwala na łączne lub rozdzielne planowanie zajęć mających różną ilość punktów ECTS. Po uzupełnieniu wszystkich informacji i określeniu kryteriów filtrowania oraz grupowania możemy zapisać tworzony plan naciskając przycisk [Zapisz plan]. UWAGA!!! Po zapisaniu planu zajęć nie ma możliwości zmiany ustawionych parametrów. 124/178

125 Po zapisaniu planu możemy przejść do następnego etapu, gdzie następuje generowanie grup zajęciowych zgodnie ze zdefiniowanymi kryteriami. 9.3 Generowanie grup zajęciowych Po stworzeniu planu zajęć możliwe jest generowanie grup zajęciowych. W następnej zakładce do planowania zajęć znajduje się formularz do generowania grup zajęciowych. Przykładowe okno 5 Planowanie zajęć -> Lista zajęć Po naciśnięciu przycisku [Generuj zajęcia] wyświetli się lista przedmiotów z planów zajęć grup studenckich, pogrupowanych i wyfiltrowanych przy pomocy parametrów podanych podczas definiowania planu zajęć. Przykładowe okno 6 Wybierz grupy zajęć Z podanej listy należy wybrać zajęcia, dla których mają być wygenerowane grupy zajęciowe, a następnie nacisnąć przycisk [Generuj zajęcia] Po wygenerowaniu zajęć wyświetli się komunikat o poprawności bądź błędzie podczas wykonywania operacji. a zajęcia, dla których zostały wygenerowane grupy zajęciowe znikną z listy do wyboru. 125/178

126 Przykładowe okno 7 Komunikat o wygenerowaniu grup zajęciowych Wygenerowane grupy zajęciowe maja nazwę składająca się z następujących członów: Parametr GRUPY_ZAJECIOWE_METODA_NUMERACJI = 1 Nazwa planu zajęć/ numer kolejny grupy w danym planie zajęć/ skrót nazwy przedmiotu/ ilość godzin/ liczebność grupy zajęciowej. W zależności od tego, jakie parametry były wzięte pod uwagę do filtrowania może występować również: kod formy zaliczenia. Parametr GRUPY_ZAJECIOWE_METODA_NUMERACJI = 2 Nazwa planu zajęć/ skrót nazwy przedmiotu/ numer kolejny grupy w danym planie zajęć/ Przykładowe okno 8 Lista wygenerowanych grup zajęciowych - dla danego planu zajęć 9.4 Edycja zajęć Edycja zajęć polega m.in. na zmianie wykładowcy prowadzącego zajęcia, przydzielenie kolejnego wykładowcy do planowanych zajęć. 126/178

127 Znajdując się na zakładce Lista zajęć przechodzimy do kolejnej poprzez wybranie konkretnych zajęć z listy poprzez zaznaczenie ich na liście. 9 Lista zajęć Zmiana wykładowcy Znajdziemy się wtedy na zakładce zwierającej podstawowe informacje na temat danych zajęć. Klikamy przycisk [Zmień wykładowcę]. 127/178

128 Wyświetli nam się wtedy dodatkowe okno z wyborem wykładowców. Uwaga!!! Domyślnie lista wykładowców ograniczona jest do wykładowców posiadających aktualną umowę o pracę. Można też pokazać listę wszystkich wykładowców (w tym posiadających umowę o pensum doktoranckie). Wybieramy jednego z nich. A następnie po powrocie do formularza Zajęcia zatwierdzamy wybór klikając przycisk [Zapisz zmiany]. 128/178

129 Możemy też zmienić wykładowcę jednocześnie dla kilku wybranych grup zajęciowych, ale tylko gdy mają jeden przydział: W tym celu zaznaczamy te zajęcia na liście (checkbox) a następnie klikamy [Wybierz] otworzy nam się wtedy okno z wyborem wykładowcy. Po wybraniu wykładowcy klikamy [Przepisz]. Wskazany wykładowca przepisze się do zaznaczonych pozycji na liście zajęć Dodawanie przydziału dla kolejnego wykładowcy 129/178

130 9.4.3 [--> NOWE <--] Przydzielanie sal Nowością w tym zakresie jest przydzielanie sal na harmonogramie zmianie uległ formularz oraz sposób wyszukiwania. Salę możemy przydzielać na 2 poziomach: 1. Na zakładce Zajęcia - na przydziale dotyczy wszystkich cykli związanych z tym przydziałem np. będzie dotyczyło wszystkich zjazdów gdzie zostały zaharmonogramowane zajęcia. 2. Na zakładce Harmonogram wtedy dotyczą tylko jednego elementu harmonogramu - np. tylko 1 zajęć podczas zjazdu. Ad. 1. Na zakładce Zajęcia na pojedynczym Przydziale mamy możliwość przypisania sali. Sala przydzielona w tym miejscu będzie automatycznie przydzielona do wszystkich cykli i elementów związanych z tym przydziałem np. do wszystkich zjazdów. Aby przypisać/zmienić salę na przydziale zajęć klikamy przycisk [Zmień salę]. Wybór sali: Możemy tutaj znaleźć salę o określonej ilości miejsc (1) po czym zatwierdzamy wciskając Enter i/lub zawierających wpisaną frazę w nazwie (2) i klikamy [Filtruj] bądź wciskamy Enter. 130/178

131 Możemy też wyszukać salę posiadającą określone wyposażenie. W tym celu znajdując się na bieżącym formularzu przechodzimy na zakładkę Filtr wyposażenia sali. Tam znajdujemy wyposażenie, które nas interesuje korzystając z filtra. Zaznaczamy że jest ono wymagane (szary kwadracik w kolumnie Wymagane ) a w kolumnie Wymagana ilość podajemy ilość i wracamy na zakładkę Wybór sali. Wtedy na zakładce Wybór sali zostaną wyświetlone sale posiadające wymagane przez nas wyposażenie: Po wybraniu sali (wskazaniu jej na liście), klikamy [Zapisz zmiany]. Przypisana w ten sposób sala przepisywana jest na harmonogram wszystkich zajęć związanych z tym przydziałem. Ad. 2. Przypisywanie sali na zakładce Harmonogram. 131/178

132 Klikamy w czerwony kwadracik na bieżących zajęciach: Następnie wyświetli nam się fragment formularza odpowiadający za dane dodatkowe dotyczące bieżących zajęć: Tam klikamy [Zmień salę] i wyświetla nam się nowy formularz do wyszukiwania sal. Wskazujemy na liście budynek lub budynki, w których planujemy szukać sali i klikamy [Szukaj] Znalezione sale zostaną wyświetlone na 2 zakładce. Wskazujemy salę i klikamy [Zmień salę] 132/178

133 Powracamy na formularz harmonogramu i klikamy [Zapisz zmiany] Zajęcia z zapisaną salą mają kwadracik koloru zielonego: Widok zakładki Zajęcia po przyporządkowaniu sali na zakładce Harmonogram Cykle zajęć 1. Cykl semestralny Zajęcia zaplanowane w tym cyklu odbywają się niezmiennie przez 15 tygodni semestru akademickiego. Cykl jest najbardziej ergonomiczny ponieważ nie wymaga dodatkowego wskazywania w których tygodniach semestru akademickiego prowadzone są zajęcia. Uwaga! Stosowanie cyklu wymaga poprawnie zdefiniowanego kalendarza dydaktycznego zawierającego jedynie 15 tygodni dydaktycznych w przeciwnym przypadku zajęcia będą występowały w niewłaściwych tygodniach. 133/178

134 2. Cykl zmienny Zajęcia zaplanowane w tym cyklu odbywają się w wybrane tygodnie semestru akademickiego. Użytkownik definiując cykl zmienny decyduje, w których tygodniach semestru odbywają się zajęcia. Użytkownik ma możliwość tworzenia wielu cykli np. gdy część zajęć odbywa się w innej sali lub w innym dniu tygodnia. 3. Cykl zjazdowy Zajęcia zaplanowane w tym cyklu odbywają się w formie tzw. zjazdów. Na każdy zjazd automatycznie zakładany jest cykl zawierający 1 z 15 zdefiniowanych w kalendarzu tygodni dydaktycznych w konsekwencji tworzonych jest 15 cykli po jednym na każdy tydzień kalendarza dydaktycznego. Oczywiście zajęcia nie muszą być planowane na każdy z automatycznie założonych cykli. Cykl pozwala na łatwiejsze i bardziej ergonomiczne harmonogramowanie zajęć odbywających się w sposób zjazdowy. Uwaga! Stosowanie cyklu wymaga poprawnie zdefiniowanego kalendarza dydaktycznego zawierającego jedynie 15 tygodni dydaktycznych w przeciwnym przypadku zajęcia będą występowały w niewłaściwych tygodniach [--> NOWE <--] Lista planów zajęć Nowością w tym zakresie jest możliwość filtrowania zakładek Lista planów oraz Lista zajęć po jednostce organizacyjnej oraz wykładowcy. Aby wyfiltrować plany zajęć i listy zajęć do zajęć przydzielonych do konkretnej jednostki organizacyjnej wybieramy tą jednostkę z listy. Filtr ten jest przenoszony na zakładkę Lista zajęć Jeśli natomiast chcemy ograniczyć listę planów i listę zajęć do zajęć przydzielonych konkretnemu wykładowcy klikamy przycisk [Z] jak Zaznacz/Zmień na nowym formularzu wyszukujemy nazwisko wykładowcy i wskazujemy je na liście: 134/178

135 Filtr działa na zakładce Lista planów oraz Lista zajęć. Gdy chcemy wyczyścić filtrowanie po wykładowcy klikamy przycisk [C] jak Czyść. 9.5 Kalendarze dydaktyczne Funkcjonalność ma na celu odzwierciedlenie w Systemie rozporządzenia o podziale roku akademickiego czyli określamy zakres tygodni dydaktycznych, który nie musi zgadzać się z układem tygodni kalendarzowych jedynym zastrzeżeniem jest to by w danym tygodniu dydaktycznym nie dublowały się dni tygodnia oznaczone jako dydaktyczne. Może istnieć wiele kalendarzy dydaktycznych dotyczących tego samego okresu Kalendarze Zakładka zwiera listę zdefiniowanych kalendarzy. W celu utworzenia nowego kalendarza klikamy [Nowy kalendarz] Następnie podajemy nazwę kalendarza i informację czy kalendarz jest domyślny (tylko jeden kalendarz może być domyślny), a następnie klikamy [Zapisz kalendarz]. Aby dodać pozycje kalendarza możemy je dodać ręcznie pozycja po pozycji lub wygenerować na cały semestr patrz Kalendarze dydaktyczne-> Generowanie. 135/178

136 Aby dodać nową pozycję kalendarza klikamy zakładkę [Pozycje] a następnie [Nowa pozycja] Następnie wskazujemy semestr akademicki do którego należy dany dzień, wpisujemy dzień, tydzień oraz określamy rodzaj dnia czy jest dydaktyczny czy też nie dydaktyczny poprzez wybór z listy rozwijanej. Po podaniu wszystkich informacji klikamy [Zapisz pozycję]. Modyfikacja pozycji kalendarza. Możliwa jest modyfikacja pozycji kalendarza możemy zmodyfikować: semestr akademicki, dzień, tydzień dydaktyczny oraz rodzaj pozycji a następnie klikamy przycisk [Zapisz] w kolumnie Akcje. 136/178

137 9.5.2 Generowanie Generowanie kalendarza dydaktycznego odbywa się na semestr akademicki. Wygenerowany kalendarz zawiera daty z zakresu całego semestru. Każda pozycja kalendarza domyślenie jest typu dydaktyka, a podział na tygodnie dydaktyczne odpowiada podziałowi na tygodnie kalendarzowe. Po wygenerowaniu kalendarza należy zmodyfikować jego pozycje tak aby odwzorować zarządzenie o podziale roku akademickiego czyli określić, które dni są świętami lub są niedydaktyczne i w których tygodniach dydaktycznych się znajdują. 137/178

138 10 [--> NOWE <--] ROZLICZANIE ZAJĘĆ Dziekanat -> Rozliczanie zajęć. Nowością w tym zakresie jest zatwierdzanie rozliczeń pojedyncze oraz dla wybranej jednostki organizacyjnej Generowanie rozliczeń Rozliczenia generowane są na podstawie ułożonych planów zajęć oraz promotorstwa prac dyplomowych. Do wygenerowania rozliczenia potrzebne są następujące parametry: Rok akademicki za który generowane jest rozliczenie, Jednostka organizacyjna dla której pracowników będziemy generowali rozliczenie oraz Czy rozliczenie ma dotyczyć zajęć czy też promotorstwa prac dyplomowych. Po określeniu parametrów naciskamy przycisk [Generuj] Tworzenie rozliczeń Rozliczenie można również utworzyć nie korzystając z generatora a samodzielnie je wprowadzając do systemu. Przechodzimy na listę rozliczeń i klikamy [Nowe rozliczenie]. 138/178

139 Znajdziemy się wtedy na zakładce Rozliczenie gdzie wybieramy umowę jaka będzie rozliczana: Z listy umów wybieramy interesującą nas umowę i klikamy [Zamknij okno]. Teraz musimy tylko wskazać za jaki rok akademicki ma zostać utworzone rozliczenie oraz rok wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe i zapisać rozliczenie Modyfikacja rozliczeń nanoszenie zmian wynikających z raportów Dodawanie pozycji rozliczenia Na zakładce Pozycje klikamy przycisk [Nowa pozycja]. Wyświetli nam się wtedy fragment formularza odpowiedzialny za dodanie nowej pozycji. Uzupełniamy informacje: Semestr akademicki, Rodzaj godzin (słownik definiowany) Domyślny produkt rozliczenia do kalkulacji kosztów kształcenia na produkcie. Rodzaj przedmiotu, Liczba godzin planowana Liczba godzin z umowy Liczba godzin nadliczbowych Liczba godzin anglojęzycznych Procent dodatku za przeprowadzenie zajęć jeśli wynagrodzenie ryczałtem. Opis opcjonalnie niezbędny w przypadku dodawania pozycji w celu identyfikacji pozycji rozliczenia. Po uzupełnieniu wszystkich informacji klikamy [Zapisz pozycję]. 139/178

140 Edycja pozycji rozliczenia Przechodzimy do zakładki Pozycje, klikając na liście pozycji wybieramy jedną z nich: A następnie edytujemy informacje w danych pozycji rozliczenia. Możemy edytować każdą informację poza informacją czego dotyczy pozycja rozliczenia. 140/178

141 10.4 Zatwierdzanie rozliczeń Zatwierdzenie rozliczenia powoduje wystawienie informacji o ilości godzin ponadwymiarowych oraz ilości prac dyplomowych do modułu płacowego który jest odpowiedzialny za naliczenie wynagrodzenia dla wykładowcy. Podajemy datę zatwierdzenia, rok wypłaty i miesiąc wypłaty (zgodny z tym jaki został podany podczas generowania rozliczeń) stan rozliczenia po zatwierdzeniu oraz jednostkę organizacyjną, której rozliczenia będziemy zatwierdzali i klikamy [Zatwierdź]. Zatwierdzonego rozliczenia nie można edytować. Dodano możliwość zatwierdzania pojedynczego rozliczenia na formularzu Lista rozliczeń. Data zatwierdzenia rozliczenia jest wtedy datą bieżącą. 141/178

142 10.5 Umowy wykładowców Umowy z doktorantami Po wpisaniu studenta na studia doktoranckie wpisywany jest on do tabeli z wykładowcami i zakładana jest dla niego umowa opiewająca na 90 godzin pensum. Wygenerowane umowy należy uzupełnić o jednostkę w której to pensum jest realizowane. W tym celu musimy: (1) Wyfiltrować listę wykładowców: Dziekanat -> Rozliczenie zajęć -> Umowy wyfiltrować do umów z doktorantami. (2) Wyszukać doktoranta wpisując w filtr fragment nazwiska i klikając filtruj lub wciskając enter (3) Klikając w nazwisko doktoranta przejść do jego danych i wejść w zakładkę Umowy Następnie klikając w nazwę umowy wybrać ją z listy i wyświetlić informacje o umowie. 142/178

143 (4) Należy wybrać odpowiednią jednostkę z listy rozwijanej a następnie zapisać wprowadzone zmiany Umowy cywilnoprawne Dziekanat -> Rozliczenie zajęć -> Umowy Listę wykładowców możemy wyfiltrować do wykładowców, którzy mają zawartą z uczelnią dany rodzaj umowy np. umowę o dzieło autorskie. Po wybraniu z listy wykładowcy przechodzimy do zakładek związanych z jego zajęciami i umowami. Poniżej zakładka Umowy pokazuje wszystkie bieżące umowy danego wykładowcy. 143/178

144 144/178

145 Rozliczanie zajęć prowadzonych na podstawie umowy cywilnoprawnej Dziekanat -> Rozliczenie zajęć -> Umowy Wybieramy z listy wykładowcę, którego zajęcia chcemy rozliczyć. Przechodzimy do zakładki Zajęcia i postępujemy tak jak zaznaczono na screenie: (1) Wybieramy zajęcia, które maja być połączone z umową cywilnoprawną możemy zaznaczyć wiele pozycji. (2) Wskazujemy umowę, która będzie rozliczona na podstawie prowadzenia wskazanych zajęć. (3) Potwierdzamy czynności klikając [Zapisz zmiany]. Poniżej zajęcia połączone z umową cywilnoprawną. 145/178

146 11 WYDAWNICTWA Raport kontrolny studentów Znajdują się tu zdefiniowane w systemie wydruki np. Raport kontrolny studentów. Opis Po wybraniu potrzebnych parametrów raportu klikamy przycisk [Wykonaj raport] Pozwala na wyfiltrowanie listy studentów do tych, którzy mają wpis w toku we wskazanym semestrze akademickim. Lista semestrów pozwala na wybranie kilku pozycji. Można tego dokonać przytrzymując podczas zaznaczania przycisku, Shift lub Ctrl. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór statusu z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Po wybraniu kilku statusów wskazuje czy ma zostać wydrukowana list studentów posiadających każdy ze wskazanych statusów (tryb i ) lub posiadających dowolny spośród wskazanych statusów (tryb lub ) Wybór płci. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór wydziału z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Ogranicza listę dostępnych kierunków w kolejnym polu do tych na wskazanych wydziałach. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór kierunku z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Ogranicza listę dostępnych produktów w kolejnym polu do tych na wskazanych kierunkach. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór trybu z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Ogranicza listę dostępnych produktów w kolejnym polu do tych o wskazanych trybach. 146/178

147 Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór produktu z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Pozycje filtra: cała uczelnia, po roli użytkownika, Studenci nieprzypisani do produktu, Studenci nieprzypisani do toku. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór semestru z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Wybór WKU. Pozwala na wybór obywatelstwa: polskie, nie polskie, lista krajów.. Pozwala na wybór narodowości: polska, nie polska, lista krajów.. Wybór województwa. Wybór powiatu. Wybór stanu (USA). Wybór rodzaju niepełnosprawności. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór roku z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Analogicznie jak dla statusów. Pozwala na wybranie kilku pozycji poprzez wybór języka z przytrzymaniem przycisku Shift lub Ctrl. Wpisujemy nazwę miasta, z którego studentów chcemy uzyskać na liście. 147/178

148 Raport kontrolny studentów standardowo zawiera 3 kolumny: lp., nr albumu, nazwisko i imię studenta. Użytkownik może sam rozbudować ten raport o 5 dodatkowych kolumn, do których wybiera informacje dostępne na listach rozwijanych. Wpisany tutaj tekst zostanie wyświetlony zamiast standardowego nagłówka. 148/178

149 12 [-->NOWE<--] AKCJE Akcje -> Generowanie umów. Przebudowie został poddany cały przebieg procesu generowania umów. Akcje zastosowane w programie w znacznym stopniu automatyzują procesy obsługiwane w dziekanacie uczelni Promocja studentów Akcja ta służy zarówno do promocji studentów pomiędzy semestrami toku jak i do zakańczania studiów w przypadku, gdy student jest na ostatnim semestrze roku Krok I: Produkt W tym kroku za pomocą 3 list rozwijanych określamy listę studentów, których będziemy chcieli wypromować lub wpisać na kolejny semestr lub w przypadku ostatniego semestru toku zakończyć studia. Możliwe są 2 operacje Promocja zalicza bieżący semestr, uzupełnia datę zaliczenia semestru podaną przez użytkownika w II kroku i dodaje wpis na kolejny semestr (lub nie jeśli student był wcześniej wpisany na kolejny semestr). W trakcie akcji sprawdzana jest możliwość zaliczenia bieżącego semestru. 14 Wynik wykonania promocji 149/178

150 15 Wynik wykonania wpisu na kolejny semestr. - Wpis na semestr bez ocen- dodaje jedynie wpis na kolejny semestr w toku studiów. Nie jest sprawdzana możliwość zaliczenia bieżącego semestru. Nie jest uzupełniana data zaliczenia semestru. Po określeniu produktu, semestru akademickiego, semestru toku oraz operacji klikamy przycisk [Dalej >>] by przejść do kolejnego kroku. 150/178

151 Krok II: Studenci Wyświetla się lista studentów spełniających kryteria podane w poprzednim kroku. Na liście tej obok danych studenta, jego numeru albumu wyświetlają się 4 kolumny z kryteriami używanymi podczas promocji oraz zakończenia studiów. To czy dane kryterium jest badane definiowane jest w Panelu administracyjnym osobno dla każdego produktu. Panel Administracyjny -> Ustawienia -> Produkty uczelni. Kryterium, którego nie badamy podczas akcji oznaczone jest szarym kwadracikiem w kolumnie. W przypadku, gdy dane studenta nie spełniają danego kryterium zaznaczane jest to czerwonym kwadracikiem. Tak jak na liście poniżej. Natomiast, gdy dane studenta spełniają kryteria promocji zaznaczane jest to zielonym kwadracikiem w kolumnie oznaczającej kryterium. 151/178

152 Uwaga!! Możemy kliknąć w kwadracik w kolumnie indeks zostanie wtedy wyświetlone nowe okno z indeksem studenta, w którym odnajdujemy pozycję, która nie pozwala na promocję studenta na następny semestr. w przypadku decyzji o wpisie warunkowym na kolejny semestr możemy w kolumnie Promocja możemy kliknąć [Daj warunek]. Promocja warunkowa W przypadku, gdy chcemy zakończyć studia studentom ostatniego roku musimy określić datę zakończenia studiów oraz datę zaliczenia semestru. Uwaga!!! 152/178

153 W wyniku tej akcji uzupełniana jest promocja w ostatnim semestrze toku i data zaliczenia semestru oraz data zakończenia studiów ale nie jest nadawany status absolwent. Aby nadać status absolwent należy wykonać akcję Archiwizacja studentów W celu wypromowania studentów klikamy ich nazwiska na liście wtedy w kolumnie promocja pojawi się słowo TAK oznaczające, że dany student może być wypromowany na następny semestr. Nie można wypromować studenta niespełniającego kryteriów. Aby dokonać promocji wskazanych studentów klikamy przycisk [Promuj>>] Krok III: Wyniki W ostatnim kroku widzimy wyniki promocji studentów. Po kliknięciu w barwny kwadracik w kolumnie [Wynik promocji] wyświetli nam się komunikat o poprawności wykonanego działania lub błędzie. 153/178

154 12.2 Archiwizacja studentów Akcja ta służy do grupowego nadania statusu absolwent osobom, które mają zaliczony ostatni semestr toku studiów. Jak wszystkie akcje Archiwizacja studentów ma budowę typu Krok po kroku. W pierwszym kroku wybieramy studentów, których chcemy zarchiwizować i klikamy przycisk [Dalej >>]. W kolejnym kroku zaznaczamy konkretnych studentów, którym ma być nadany status absolwent. Można w tym celu użyć przycisku [Odwróć zaznaczenie widocznych] lub klikać na pojedyncze nazwiska na liście studentów do wyboru. Po zaznaczeniu co najmniej jednego studenta uaktywni się przycisk [Archiwizuj >> ], który należy kliknąć by wykonać archiwizację zaznaczonych studentów. W ostatnim kroku wyświetlana jest informacja o wykonaniu akcji z listą wyników: 154/178

155 155/178

156 12.3 Generowanie obciążeń grupowych Funkcja generowania obciążeń wybranej grupy studentów z danego produktu dostępna jest w module Dziekanat -> Akcje -> Generowanie obciążeń. Akcja ta jest zbudowana jak kreator generowania obciążenia i prowadzi użytkownika w przystępny sposób przez cały czas wykonywania akcji Krok I: Produkt Wybieramy: Produkt, Semestr akademicki i Semestr toku, z którego mają pochodzić studenci oraz zdefiniowane opłaty w kolejnych krokach generowania obciążenia. 16 Dziekanat ->Akcje-> Generowanie obciążeń: Krok i : Produkt Krok II: Opłata W kolejnym kroku należy wybrać opłatę, którą mają być obciążeni studenci z wybranego przez nas produktu. Opłaty są podzielone na dwie grupy: Opłaty z umów studentów oraz Opłaty zdefiniowane w tej drugiej grupie znajdują się wszystkie zdefiniowane na danym produkcie opłaty w wybranym semestrze akademickim i semestrze toku poza opłatami znajdującymi się na umowach studentów. 17 Dziekanat ->Akcje-> Generowanie obciążeń: Krok II : Opłata Krok III: Studenci W kolejnym kroku określamy listę studentów, których chcemy obciążyć wybraną opłatą. Aby przejść do następnego kroku klikamy przycisk [Dalej>>]. 156/178

157 18 Dziekanat ->Akcje-> Generowanie obciążeń: Krok III : Studenci Krok IV: Generowanie obciążeń Po wybraniu odpowiednich studentów, którzy mają zostać obciążeni opłatą musimy określić termin płatności w tym celu edytujemy pole Termin zapłaty nie może być on mniejszy niż data obciążenia. Uwaga! Terminy płatności wpisuje się w tym miejscu, w przypadku, gdy nie zostały one podane w definicji opłaty. Istnieje szereg opłat, którym nie możemy już na poziomie definiowania słownika opłat nadać terminu płatności, ale jest on znany w momencie obciążania daną opłatą. Aby wygenerować obciążenia o podanym terminie płatności należy kliknąć przycisk [Generuj obciążenia]. 19 Dziekanat ->Akcje-> Generowanie obciążeń: Krok IV : Generowanie obciążeń Natomiast w ostatnim kroku akcji jest dostępny wynik obciążania z komunikatem o wykonanych działaniach. Po wybraniu studenta wyświetli nam się komunikat o wykonanych działaniach i ewentualnych błędach podczas obciążania studenta opłatami tak jak w przykładzie poniżej. 20 Dziekanat ->Akcje-> Generowanie obciążeń: Krok IV : Generowanie obciążeń - WYNIKI 157/178

158 12.4 [--> NOWE <--] Generuj umowy Przebudowie został poddany cały przebieg procesu generowania umów. Poniżej opiszemy proces przypisywania studentom definicji umów o odpłatności. Przypisana studentowi umowa mówi o tym jaką kwotę czesnego będzie spłacał student i w jakim systemie ratalnym. Nie jest to jeszcze obciążenie a jedynie informacja ile i jak student będzie płacił czesne. Po wygenerowaniu umów należy zweryfikować przypisane umowy korzystając z raportu Raport umów o odpłatności. Aby wykonać generowanie umów przechodzimy do Dziekanat -> Akcje -> Generuj umowy Krok I Parametry Wybieramy następujące parametry w celu określenia grupy studentów, którym będziemy przypisywać definicję umowy: Produkt, Semestr akademicki, Semestr toku, Specjalność, Specjalizację. Po wybraniu parametrów przechodzimy do drugiej zakładki. 158/178

159 Krok II Wybieramy z listy odpowiednią dla umowę poprzez kliknięcie w nią na liście wtedy zostaniemy przeniesieni do kolejnej zakładki Edycja definicji. Można sobie pomóc w wyszukiwaniu umowy wpisując w filtr fragment nazwy umowy i klikając Enter lub przycisk [Filtruj]. 159/178

160 Krok III Edycja definicji W tym kroku możemy jedynie zweryfikować umowę bez edycji i przejść do następnego kroku. Jeśli natomiast wybrana definicja umowy ma się różnić w jakimś zakresie wtedy możemy ją edytować w następującym zakresie: Nazwa, Opis (opcjonalny), System ratalny, Rodzaj opłaty, Kwota, Czy objęty systemem ratalnym, Dodaj/Usuń składnik. Gdy stwierdzimy że definicja jest odpowiednia, przechodzimy do kolejnej zakładki. 160/178

161 Krok IV Studenci W tym kroku mamy za zadanie zaznaczyć listę studentów do wygenerowania umowy. Dostępna lista studentów spełnia parametry z kroku pierwszego. Studentów można zaznaczać/odznaczać pojedynczo klikając w checkboxy w kolumnie Zaznacz, bądź używając przycisków grupowego zaznaczania, które opisujemy poniżej. Po zaznaczeniu listy studentów przechodzimy do ostatniej zakładki gdzie po określeniu dat obowiązywania wygenerujemy umowy dla studentów. Opis przycisków do grupowego zaznaczania studentów Omówienie przycisków: PRZYCISK Działanie [-] Odznacz wszystkie [-W] Odznacz wyświetlone [OW] Odwróć zaznaczenie wyświetlonych [O] Odwróć zaznaczenie wszystkich [+W] Zaznacz wyświetlone [+] Zaznacz wszystkie 161/178

162 Krok V Generowanie W tym kroku określamy daty rozpoczęcia i zakończenia umowy (data zakończenia umowy nie jest wymagana). Po określeniu dat klikamy przycisk [Generuj]. Po wygenerowaniu umów zostanie wyświetlony komunikat: Teraz aby zobaczyć umowy studentów należy wydrukować Raport umów o odpłatności. Dziekanat -> Wydawnictwa -> Raport umów o odpłatności. 162/178

163 12.5 Generuj aneksy Generowanie aneksów przebiega analogicznie jak generowanie umów. Najpierw wybieramy produkt, dla studentów, którego chcemy wygenerować aneksy do umów, następnie określamy datę obowiązywania i klikamy przycisk [Generuj]. 21 Generowanie aneksów Wyświetli nam się wtedy komunikat o wygenerowaniu aneksów i ew. problemach występujących w trakcie generowania aneksu oraz lista studentów, którym wygenerowano aneksy. 22 Wygenerowane aneksy 12.6 Generuj nr albumu Akcja służy do grupowego nadania numeru albumu studentom, którzy nie posiadają numeru albumu. 163/178

164 W pierwszym kroku akcji wybieramy z listy dostępnych produktów jeden, któremu chcemy wygenerować numery albumów i klikamy przycisk [Dalej >>] W kolejnym kroku wybieramy konkretnych studentów z listy, którym ma zostać wygenerowany numer albumu i klikamy przycisk [Generuj >>]. W ostatnim kroku akcji wyświetlony jest wynik akcji w raz z komunikatem o powodzeniu bądź niepowodzeniu operacji: 164/178

165 12.7 Immatrykulacja Akcja służy do przyjęcia w poczet studentów kandydatów z zakwalifikowanego w module Rekrutacja naboru kandydatów na konkretny produkt. W celu przyjęcia studentów wybieramy dostępny nabór i klikamy przycisk [Immatrykuluj]. Po wykonaniu akcji zostanie wyświetlony komunikat: 165/178

166 12.8 Eksport do sys. Horizon Akcja służy do eksportu danych studentów z systemu obsługi studentów przez dziekanaty do systemu obsługi biblioteki firmy Horizon. W celu wyeksportowania należy wybrać nazwę wydziału i kliknąć [Eksportuj]. Zostanie utworzony plik tekstowy z rozszerzeniem.txt i zostanie wyświetlony komunikat: Użytkownik decyduje o dalszym sposobie postępowania. 166/178

167 13 [--> NOWE <--] PRACE DYPLOMOWE Dziekanat -> Prace dyplomowe. Nowością w tym zakresie jest przypisywanie pracy dyplomowej do produktu podczas rejestracji tematu. Dziekanat -> Prace dyplomowe -> Lista prac dyplomowych 167/178

168 Dostępną listę tematów prac dyplomowych możemy wyfiltrować do semestru akademickiego oraz jednostki, w której dana praca jest realizowana. Służą do tego listy wyboru zaznaczone na rysunku powyżej Rejestracja tematów prac dyplomowych Aby dodać nową pracę naciskamy przycisk [Nowa praca dyplomowa]. Przejdziemy wtedy do zakładki Praca dyplomowa Wpisujemy temat pracy (pole wymagane), opis i wymagane kwalifikacje niezbędne by móc zrealizować temat. 168/178

169 Podajemy typ pracy (licencjacka, magisterska, doktorska), rodzaj pracy (teoretyczna, doświadczalna), ilość osób (możliwe jest grupowe realizowanie tematu), Produkt/produkty jakie będą mogły realizować ten temat pracy, Promotor, przewodniczący, recenzent wybór z listy wykładowców, semestr akademicki, Wydział/Jednostka organizacyjna, w której temat jest realizowany, Data zatwierdzenia przez promotora, Data opublikowania, Przypisani studenci (wypełniane podczas przypisywania studenta do tematu pracy). 169/178

170 13.2 Przypisanie studenta do tematu pracy Dziekanat -> Lista studentów -> Karta studenta -> Studia Klikamy ikonkę i przechodzimy do wyboru tematu pracy. W nowym oknie Przypisanie pracy dyplomowej wskazujemy temat pracy na liście poprzez kliknięcie go podświetli się wtedy na zielono, następnie klikamy przycisk [Zapisz]. 170/178

171 14 Legitymacje SELS W tej części omówione zostaną funkcjonalności wymiany danych pomiędzy modułem Dziekanat a systemem elektronicznej legitymacji studenckiej [SELS] Akcje Zakładka ta służy do zaznaczania studentów, którzy mają zostać objęci SELS. Należy zaznaczyć studentów na liście w kolumnie Objęty SELS, a następnie kliknąć [Zapisz zmiany]. Oznacza to że dane wskazanych na liście studentów zostaną umieszczone w pliku, który następnie zostanie zaimportowany do SELS. Omówienie przycisków: PRZYCISK Działanie [-] Odznacz wszystkie [-W] Odznacz wyświetlone [OW] Odwróć zaznaczenie wyświetlonych [O] Odwróć zaznaczenie wszystkich [+W] Zaznacz wyświetlone [+] Zaznacz wszystkie Oznacza to że po kliknięciu w [+W] zostały zaznaczone jedynie wyświetlone wiersze natomiast wiersz 6 nie został zaznaczony ponieważ nie jest wyświetlony na tej stronie. Aby zaznaczyć wszystkie wyszukane wiersze należy użyć przycisku [+]. 171/178

172 14.2 Import/Eksport Zakładka służy do generowania danych z modułu Dziekanat do SELS i importowania z SELS do Dziekanatu. Służą do tego 4 przyciski. Po naciśnięciu każdego z nich należy poczekać na komunikat, który wyświetli się na pasku poniżej przycisków. Eksport danych studentów może trwać chwilę dłużej zależy to od ilości eksportowanych danych. PRZYCISK [Generuj dane osobowe studentów] [Generuj dane wydziałów] [Generuj dane produktów] [Importuj raport personalizacji] Działanie Generowane są dane studentów wskazanych na zakładce Akcje. Eksportowane są zarówno dane studentów jak i zdjęcia zapisane w bazie danych studentów na zakładce Metryka. Generowane do pliku są dane o wydziałach. Generowane do pliku są dane o produktach. Importowany jest raport z personalizacji wcześniej wygenerowany przez SELS. 172/178

173 15 SCHOWEK i GENERATORY wydruki masowe Schowek w aplikacji Dziekanat jest listą np. studentów, dla których zostanie wygenerowany zdefiniowany wydruk seryjny. Dany użytkownik może tworzyć wiele schowków. Schowki pozostają w aplikacji, aż do momentu usunięcia ich przez użytkownika. Dany użytkownik widzi tylko stworzone przez siebie schowki i może nimi operować. Generatory są innym sposobem tworzenia listy schowka np. generator wezwań do zapłaty wychwytuje do listy wygenerowane w module finansowym wezwania do zapłaty, tworzy z nich listę, która następnie posłuży do masowego wydrukowania tych wezwań Schowek Schowek krok po kroku: Listę studentów (Dziekanat -> Studenci -> Lista studentów) filtrujemy do studentów, dla których chcemy wykonać masowy wydruk. Listę tą wysyłamy do schowka. W schowku mamy zdefiniowane wydruki seryjne wybieramy jeden z nich np. wydruk umowy o odpłatności, który jest generowany dla wszystkich studentów znajdujących się w danym schowku. W wyniku otrzymujemy dokument PDF zawierający wydruki umów dla wszystkich studentów ze schowka Tworzenie nowego schowka Przechodzimy do zakładki Lista schowków. Wybieramy przycisk [Nowy schowek]. Przenosimy się do zakładki Schowek gdzie uzupełniamy dane schowka. Takie jak: nazwa, czy tymczasowy i czy aktywny. Aktywny schowek oznacza, że można do niego dodawać pozycje, którymi są np. studenci. Następnie klikamy przycisk [Zapisz]. Uwaga!! Tylko 1 schowek może być w danej chwili aktywny Dodawanie studentów do schowka Przechodzimy do listy studentów : Dziekanat -> Studenci -> Lista studentów. Filtrujemy ją używając zaawansowanych opcji wyszukiwania, do studentów, dla których chcemy wykonać masowy wydruk. a następnie klikamy przycisk [Dodaj do schowka]. 173/178

174 Wyświetli nam się wtedy komunikat oznaczający, że 27 studentów zostało dodanych do aktywnego schowka: W przypadku, gdy nie mieliśmy założonego schowka, lub żaden ze schowków nie był aktywny zostanie utworzony automatycznie nowy schowek o nazwie Nowy schowek <nr kolejny> Wydruk seryjny Przechodzimy do schowka i klikamy przycisk [Wydruki]. Otworzy się nam lista wydruków seryjnych, z których wybieramy interesujący nas wydruk zdefiniowany, jako seryjny. Dalsze postępowanie jest takie samo jak w przypadku wydruków wywoływanych z zakładki Studia karty studenta. Generowany jest PDF, który wyświetlamy na ekranie lub zapisujemy na dysku. Wygenerowany dokument jest niczym innym jak sumą wydruków na pojedynczych studentów z listy schowka. w definicji wydruku seryjnego możemy wskazać ile będzie wydrukowanych kopii wydruku na pojedynczego studenta. 174/178

175 15.2 Generatory Czasem nie można w prosty sposób utworzyć listy i przesłać jej do schowka np. listy studentów, którym należy wystawić wezwanie do zapłaty wraz z danymi do wydrukowania wezwania. Musimy napisać funkcję (zadanie administratora), która zbuduje tą listę dla nas. Generator jest innym sposobem tworzenia listy schowka poprzez wywołanie napisanej przez administratora funkcji. Generator używa funkcji np. generującej wezwania do zapłaty oraz zdefiniowanego formularza dynamicznego służącego do podania parametrów dla funkcji generującej Dodawanie pozycji schowka za pomocą generatora Aby użyć zdefiniowanego generatora przechodzimy do pustego schowka i naciskamy przycisk [Generatory]. Wyświetli nam się wtedy nowe okno z wyborem generatora. Wybieramy jeden z dostępnych. 175/178

176 W przypadku generatora z parametrami wciskamy przycisk [Ustal parametry generatora]. Zostanie wtedy wywołany formularz dynamiczny zdefiniowany dla generatora, w którym możemy określić parametry funkcji generującej pozycje schowka. Np. zakres dat oraz produkt pozwoli nam to na wygenerowanie wezwań do zapłaty wystawionych w zadanym okresie dla studentów wybranego lub dowolnego produktu. Po określeniu parametrów klikamy przycisk [Uruchom generator]. Zostaną wygenerowane pozycje schowka w tym przypadku będą to wezwania do zapłaty dla studentów. Teraz można już wykonać wydruk seryjny pozycji schowka patrz /178