Zasady wdrażania standardów GS1 w systemie

Transkrypt

1 Zasady wdrażania standardów GS1 w systemie realizowane przez Instytut Logistyki i Magazynowania ul. Estkowskiego 6, Poznań T: [66][34] F: E: jerzy.majewski@ilim.poznan.pl

2

3 Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM) jest powszechnie postrzegany, jako polskie centrum kompetencyjne w zakresie logistyki i elektronicznej gospodarki, rozwijające i gromadzące wiedzę oraz doświadczenia jak również promujące i wdrażające je w praktyce gospodarczej. Instytut działa na rynku od ponad 40 lat realizując zarówno projektu badawcze jak i doradcze. Zasięg oddziaływania Instytutu obejmuje wszystkie branże gospodarki, na różnych szczeblach organizacyjnych i o różnej problematyce. Stosujemy nowoczesne rozwiązania logistyczne pozwalające na wymierne podniesienie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstw i całych łańcuchów dostaw. Wyjątkowe kompetencje konsultantów Instytutu w zakresie racjonalnego gospodarowania składowanymi w magazynach towarami wynikają z faktu, że Instytut pełni w Polsce rolę organizacji krajowej międzynarodowego systemu GS1. Krajowa organizacja GS1 Polska zarządza najczęściej stosowanym w polskich przedsiębiorstwach oraz na całym świecie systemem standardów, które pozwalają usprawniać działanie procesów magazynowych oraz monitorować łańcuchy dostaw. Rozwiązania i usługi Instytutu (GS1 Polska) obejmują globalne standardy wykorzystywane w automatycznej identyfikacji wszelkich form opakowaniowych z towarami, związane z wdrażaniem kodów kreskowych lub technologii związanej z elektronicznym kodem produktu EPC (Electronic Product Code) będącej rozwiązaniem stanowiącym połączenie technologii Internetu i coraz częściej stosowanej na rynku identyfikacji za pomocą fal radiowych (RFID Radio Frequency IDentification). Instytut Logistyki i Magazynowania Instytut Badawczy komercjalizuje prowadzone w obszarach logistyki magazynowej badania we wdrożeniach rynkowych. Jednym z aspektów jest oferta usprawnienia funkcjonowania procesów magazynowych z wykorzystaniem globalnych standardów identyfikacyjnych GS1. Praktycznym wyrazem naszej oferty jest zaprojektowanie procesów magazynowych, racjonalnie funkcjonujących w magazynie, obsługiwanych specjalistycznym systemem informatycznym klasy WMS. Przedsiębiorstwo współpracujące z ILiM uzyskuje wiedzę o zasadach globalnej identyfikacji towarów oraz jej zaimplementowanie w działającym rozwiązaniu informatycznym, dedykowanym do obsługi procesów magazynowych. Wdrażanie projektów informatycznej obsługi magazynów oparte jest na metodyce, będącej rezultatem wieloletnich prac badawczych realizowanych przez konsultantów ILiM na rzecz licznej grupy przedsiębiorstw, które zdecydowały się działać na rynkach otwartych, wykorzystując globalne standardy identyfikacyjne GS1. Obecnie (2014) w organizacji krajowej GS1 zarejestrowanych jest blisko 20 tys. przedsiębiorstw. Niniejsze materiały informacyjne dedykuję przedsiębiorstwom, które widzą potrzebę usprawnienia swoich procesów magazynowych poprzez zastosowanie automatycznej identyfikacji wydatnie wspomagającej działania magazynowego systemu informatycznego (WMS). Jerzy Majewski Główny Specjalista badawczo - techniczny jerzy.majewski@ilim.poznan.pl

4

5 Opracowano na podstawie materiałów własnych Instytutu Logistyki i Magazynowania oraz Quantum software S.A. Wytwórcą i właścicielem zasad opisanych w niniejszym dokumencie jest Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM). Żadna część niniejszego opracowania, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, nie może być wykorzystana przez firmy trzecie bez zgody Instytutu Logistyki i Magazynowania, dla celów innych niż tylko zapoznanie się z jej treścią. Niniejsze opracowanie podlega ochronie przewidzianej w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych(dz. U. z 2000 r., Nr 80, poz. 904 ze zmianami). Wytwórcą i właścicielem systemu informatycznego WMS Qguar realizującego opisane w niniejszym dokumencie zasady jest firma Quantum software S.A (Quantum)., współpracująca z ILiM w ramach programu Porozumienia o Współpracy z Dostawcami Rozwiązań. Każdy z dostawców systemu WMS może zawrzeć z ILiM takie porozumienie partnerskie. Nie istnieje żadna umowa na sprzedaż lub promowanie przez ILiM systemu WMS Qguar lub firmy Quantum. ILiM projektuje / weryfikuje procesy magazynowe pod kątem zastosowań standardów GS1 na bazie systemu WMS działającego u Klienta. System WMS Qguar jest sprzedawany przez firmę Quantum. Wiążącą decyzję o wyborze systemu WMS podejmuje Klient. Opracowanie dokumentu: Jerzy Majewski Data ostatniej modyfikacji: 13 czerwca 2015 Data wydrukowania: 13 czerwca 2015 Wersja dokumentu:

6 SPIS TREŚCI 1. WPROWADZENIE DLACZEGO WARTO WDROŻYĆ SYSTEM WMS QGUAR STANDARD-BOX? CO TO ZNACZY ZRYCZAŁTOWANY MODEL WDROŻENIA? KOMU PRZYDA SIĘ SYSTEM WMS QGUAR STANDARD-BOX? KTO POWINIEN LICZYĆ SIĘ Z KONIECZNOŚCIĄ DOSTOSOWAŃ SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX? CECHY SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA FUNKCJONALNA SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX PROCESY MAGAZYNOWE W SYSTEMIE WMS QGUAR STANDARD-BOX ZASADY IDENTYFIKACJI TECHNOLOGIA FUNKCJONOWANIA MAGAZYNU Z SYSTEMEM WMS QGUAR STANDARD-BOX NA PRZYKŁADZIE PRZYJĘĆ RELACJE MIĘDZY ERP A WMS QGUAR STANDARD-BOX REALIZACJA TRACEABILITY ZASADY SYSTEMU ŚLEDZĄCEGO ETYKIETY Z DANYMI DLA CELÓW TRACEABILITY KORZYŚCI DLA TRACEABILITY ASPEKTY WDROŻENIA SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX ZAŁOŻENIA IDENTYFIKACYJNE SPECYFIKA PRACY Z SYSTEMEM WMS QGUAR STANDARD-BOX ZAŁOŻENIA OGÓLNE WDROŻENIA SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX ADRESOWA TOPOGRAFIA MAGAZYNU JEDNOZNACZNIE IDENTYFIKOWALNE PRZEDMIOTY LOGISTYCZNE HIERARCHIA OPAKOWANIOWA TOK POSTĘPOWANIA WDROŻENIOWEGO LITERATURA UZUPEŁNIAJĄCA KONTAKT MERYTORYCZNY I HANDLOWY UŻYTE SKRÓTY I POJĘCIA SPIS ILUSTRACJI RYS. 1. PRZYKŁADOWE ETYKIETY Z KODAMI KRESKOWYMI WYKORZYSTYWANYMI W SYSTEMIE WMS QGUAR STANDARD-BOX RYS. 2. ZASADA ZNAKOWANIA OPAKOWAŃ ZBIORCZYCH IDENTYFIKOWANYCH, JAKO GTIN+PARTIA RYS. 3. ZASADA ZNAKOWANIA OPAKOWAŃ LOGISTYCZNYCH IDENTYFIKOWANYCH NUMEREM SSCC RYS. 4. RELACJE FIZYCZNE I LICZBOWE W HIERARCHII OPAKOWAŃ... 26

7

8 1. WPROWADZENIE Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM 1 ) projektuje procesy magazynowe realizowane z wykorzystaniem technik automatycznej identyfikacji (ADC 1 ) bazujących na standardach identyfikacyjnych globalnego systemu GS1. Zaprojektowane lub zweryfikowane przepływy materiałowe zachodzące w magazynie uzyskują realny wymiar poprzez ich wdrożenie na bazie systemu informatycznego klasy WMS. Wdrożenie zweryfikowanych procesów odbywa się poprzez dostawę i wdrożenie systemu o nazwie WMS Qguar Standard-BOX. W pierwszej fazie prac obligatoryjnie realizowany jest przedwdrożeniowy projekt jego wykorzystania, określany, jako Założenia Techniczne Wdrożenia (ZTW). WMS Qguar jest systemem specjalistycznym, zaprojektowanym dla wspomagania obsługi fizycznych procesów magazynowych, czyli zaliczany jest do klasy systemów informatycznych określanych, jako WMS (Warehouse Management System). Oferowany przez Instytut Logistyki i Magazynowania, system WMS Qguar Standard-BOX posiada pełnowymiarową funkcjonalność systemu WMS Qguar, ale jest wdrażany wg autorskiej metodyki wdrożeniowej, pozwalającej na informatyczną obsługę magazynu, traktowanego zawsze, jako jedno z ogniw w łańcuchu dostaw. System WMS Qguar jest autorskim rozwiązaniem informatycznym firmy Quantum software S.A. i został udostępniony Instytutowi w ramach współpracy partnerskiej 2, w celu umożliwienia wdrażania standardów GS1 2 w procesach magazynowych firm, wyrażających takie zapotrzebowanie. W systemie zaimplementowane zostały najczęściej używane standardy GS1. Jeżeli przedsiębiorstwo zgłosi nowe, nie zaimplementowane jeszcze potrzeby związane z GS1, to zostaną również opracowane i udostępnione wszystkim Klientom. ILiM projektuje i usprawnia procesy magazynowe nakierowując działania przedsiębiorstw na stosowanie globalnych numerów identyfikacyjnych GLN 3, GTIN 4 oraz SSCC 5 (w niektórych przypadkach również GRAI 6 ), co pozwala na bezkonfliktowe, systemowe porozumiewanie się dowolnych ogniw (magazynów) w jakichkolwiek łańcuchach dostaw. Jest to rozwiązanie najkorzystniejsze dla beneficjenta systemu WMS Qguar, ponieważ daje mu to poczucie bezpieczeństwa w dowolnie określonej perspektywie czasowej. Tak ujęte wykorzystywanie systemu WMS Qguar jest modelowym rozwiązaniem kierowanym na rynek magazynów i pokazującym, jak je wykorzystywać w codziennej praktyce magazynowej, zwłaszcza w magazynach przedsiębiorstw należących do sektora MSP 7. Opracowana w ILiM metodyka wdrożeniowa obejmuje wdrożenie systemu klasy WMS w sposób standardowy, w określonym przedziale czasu i w określonej cenie. Takie podejście wdrożeniowe wymusza jednak standardowe podejście Klienta do oczekiwanej funkcjonalności systemu zwłaszcza w pierwszej fazie wdrożenia. Klient współpracujący z ILiM uzyskuje od razu pełną funkcjonalność systemu WMS, ale w pierwszym etapie wdrożenia uruchamiane są tylko podstawowe funkcje systemowe. Takie podejście sprzyja szybkiemu i niedrogiemu uruchomieniu systemu w magazynie. Po upływie niedługiego czasu magazyn funkcjonuje w oparciu o system WMS a rozszerzony proces wdrożeniowy może trwać dłużej. Klient może również pozostać na poziomie oferowanym przez ILiM, czyli działać w granicach podstawowych funkcji magazynowych wdrożonych w opcji WMS Qguar Standard-BOX. Jednym z zasadniczych celów wdrożenia systemu w opcji WMS Qguar Standard-BOX jest uproszczenie i przyspieszenie jego wdrożenia. W tym celu wdrożenie przebiega według ustalonego, prostego, opisanego scenariusza, zakładającego całkowity czas wdrożenia wynoszący 19 osobodni pracy. Należy nadmienić, że 1 Wszystkie użyte w tekście skróty i pojęcia są wyjaśnione na stronie W ramach Programu Współpracy z Dostawcami Rozwiązań. 8 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

9 w procesie wdrożenia systemu w opcji WMS Qguar Standard-BOX zakłada się aktywne zaangażowanie sektora logistycznego u Klienta, w zakresie, który obiektywnie jest w stanie wykonać samodzielnie. Bardzo istotnym założeniem we wdrożeniu systemu w opcji WMS Qguar Standard-BOX jest unikanie na tym etapie dostosowań i rozszerzeń wykraczających poza standard. Po pewnym okresie użytkowania systemu, Klient będzie posiadał więcej skonkretyzowanej wiedzy i jego oczekiwania odnośnie do dostosowań będą bardziej przemyślane. W trakcie wdrażania systemu w opcji WMS Qguar Standard-BOX możliwe jest: zmienianie i tworzenie nowych raportów (pod warunkiem, że nie wymaga to zmian w funkcjach programu, np. konieczności zbierania nowego rodzaju danych), zmienianie interfejsu standardowego. Dopuszczalne są wszelkie zmiany konfiguracyjne, ale niedopuszczalne jest tworzenie rozszerzeń poprzez zmiany kodu źródłowego, implikujących konieczność rekompilacji systemu. Zmiany programistyczne wymagające ingerencji w kod kompilowalny są możliwe, ale wymagają dokonania stosownych uzgodnień projektowych, opisanych w suplemencie do dokumentu ZTW 8. WMS Qguar Standard-BOX wdrażany przez ILiM jest systemem bezpiecznym w operacjach automatycznej identyfikacji akceptuje tylko te dane, których wartości są zapisane zgodnie z wymaganiami ogólnoświatowymi (międzynarodowe ustalenia GS1). Tym samym system WMS Qguar Standard-BOX jest strażnikiem poprawności danych wprowadzanych z wykorzystaniem technik automatycznej identyfikacji (ADC). W szczególnych przypadkach system również akceptuje inne dane, jeżeli zostaną w fazie przedwdrożeniowej poddane zweryfikowaniu. Mając świadomość, że poziom wdrożenia standardów systemu GS1 w polskich przedsiębiorstwach nie jest jeszcze zadowalający, w przedstawianej metodyce zaprojektowano podejście progresywne a co za tym idzie wdrażanie systemu WMS Qguar Standard-BOX, w taki sposób, aby w fazie przejściowej w magazynach możliwe było wykorzystywanie również identyfikatorów wewnętrznych, zwyczajowo stosowanych w danej firmie. Standardy systemu GS1 są najkorzystniejsze dla firm aktywnie współpracujących ze swoim otoczeniem: kupujących czy sprzedających towary. W rozumieniu systemu WMS Qguar Standard-BOX należałoby to wyrazić następująco: przyjmujących do magazynu lub wydających z magazynu opakowania z towarami. W każdej firmie, handlowej lub produkcyjnej, wszystkie materiały występujące w określonych formach opakowaniowych przechowywane są w magazynie. Opakowania z materiałami wprowadzane do magazynu pochodzą ze źródeł zewnętrznych lub wewnętrznych (produkcja własna). Opakowania z materiałami wyprowadzane z magazynu ekspediowane są na kierunki zewnętrzne lub wewnętrzne (produkcja własna). Przyczyny, dla których materiały są przemieszczane w magazynie określane są przez dysponentów tych materiałów, którzy swoje decyzje generują w nadrzędnym systemie informatycznym klasy ERP 9. Ważną cechą systemu WMS Qguar jest to, że jest funkcjonalnym i chronologicznym uzupełnieniem systemu ERP i/lub MES 10, pozwalającym na efektywne zarządzanie końcową fazą procesu wytwórczego. Nadzór nad przepływami materiałowymi system WMS Qguar rozpoczyna już w ostatniej fazie produkcji, gdzie umożliwia późniejsze identyfikowanie wytworzonych pozycji materiałowych, poprzez generowanie, drukowanie i naklejanie etykiet z kodami kreskowymi albo, atrakcyjną ekonomicznie metodą, tworzenie etykiet poprzez nadrukowanie kodów kreskowych wprost na opakowaniach wytworzonych pozycji materiałowych (na końcowym odcinku linii produkcyjnej) z wykorzystaniem przemysłowych drukarek atramentowych typu VideoJet. System WMS Qguar został przez jego twórców zaprojektowany dla usprawnienia czynności związanych z magazynowaniem, by wprowadzić i utrzymać w magazynie porządek identyfikacyjny, ale również w celu bezbłędnego wydawania opakowań wg rzeczywistego rozumienia reguł LIFO 11, FIFO 12 czy FEFO 13. Wiąże się STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 9

10 to z udostępnianiem dysponentom materiałów, zawsze aktualnych informacji o rzeczywistym stanie magazynowym. WMS Qguar znajduje też zastosowanie do efektywnego realizowania postulatów unijnego prawa żywieniowego dotyczącego śledzenia pochodzenia produktów żywnościowych, wyrażonych w paragrafach przepisu 178/2002 i w kolejnych. Właśnie to przesłanie było głównym asumptem do powstania opisu niniejszych zasad, pozwalających na systemowe wdrażanie standardów GS1 dla zachowania w przedsiębiorstwie statusu traceability DLACZEGO WARTO WDROŻYĆ SYSTEM WMS QGUAR STANDARD- BOX? WMS Qguar Standard-BOX to nowoczesne narzędzie klasy WMS, które pozwala na realizowanie funkcji magazynowania w sposób płynny i przyjazny użytkownikowi. WMS Qguar Standard-BOX obsługuje zarówno podstawowe, jak i zaawansowane operacje magazynowe, wspomagając zarządzanie przestrzenią składowania oraz realizacją procesów kompletacyjnych, redukując tym samym ilość popełnianych błędów. Wykorzystanie radiowych terminali przenośnych zintegrowanych ze skanerem kodów kreskowych, pozwala na przechwytywanie danych w miejscu ich powstawania, w trakcie realizacji typowych czynności magazynowych. Dzięki temu, operacje realizowane są w sposób dynamiczny, a stan magazynu monitorowany jest w czasie rzeczywistym. Wreszcie, system WMS Qguar Standard-BOX został zbudowany w taki sposób, aby umożliwiać jego swobodne rozszerzanie, stosownie do indywidualnych potrzeb klienta. Jest kompatybilny z wszystkimi innymi programami serii QGUAR oferowanymi przez Quantum software S.A. Głównymi beneficjentami działania ILiM są przedsiębiorstwa nieduże, które w swoich magazynach spotykają się z problemami takimi samymi, jakie rozwiązują u siebie przedsiębiorstwa duże. Z tego względu ILiM przygotował metodykę wdrożeniową ograniczając kosztowne działania wdrożeniowe do niezbędnego minimum. WMS Qguar Standard-BOX jest wdrażany przez ILiM zgodnie z autorską metodyką w oparciu o standardy GS1, co gwarantuje unikatowość wykorzystywanych w magazynie identyfikatorów danych w skali świata. Jednak funkcjonalność WMS Qguar jest niezależna od treści zastosowanych identyfikatorów, co w praktyce oznacza możliwość równoległego korzystania z własnych, wewnętrznych identyfikatorów. Jest to nieoceniona zaleta przede wszystkim w obszarze rynków, gdzie identyfikatory GS1 nie znajdują jeszcze powszechnego zastosowania. Niemniej, należy tu podkreślić, że system WMS Qguar Standard-BOX wdrożony z wykorzystaniem standardów GS1, gwarantuje firmie możliwość wejścia na każdy otwarty rynek i celowym jest dążenie do ich pełnego wykorzystywania w magazynie. System WMS Qguar Standard-BOX jest nowoczesnym rozwiązaniem IT przeznaczonym dla magazynu, efektywnie wspomagającym monitorowanie przebiegu procesów magazynowych i zarządzanie przestrzenią magazynową z zastosowaniem innowacyjnych metod identyfikacji obiektów i ich lokalizacji, uwzględniających międzynarodowe reguły globalnego systemu GS1 i/lub wewnętrzne reguły identyfikowania. Wszelkie operacje magazynowe obsługiwane systemem WMS Qguar Standard-BOX realizowane są w oparciu o kody kreskowe GS1 (ewentualnie w oparciu o tagi RFID). Kody kreskowe są drukowane na etykietach przylepnych lub są nanoszone bezpośrednio na opakowania z produktami (na liniach produkcyjnych). System WMS Qguar Standard-BOX posiada znak zgodności z GS1. System WMS Qguar Standard-BOX prawidłowo funkcjonuje również na bazie identyfikatorów wewnętrznych (poza standardami GS1). System WMS Qguar został zaprojektowany w taki sposób, aby podczas normalnej, codziennej pracy magazynierów rejestrować w tle wykonywanych przez nich czynności parametry, które są niezbędne do efektywnego śledzenia pochodzenia przyjmowanych i wydawanych materiałów. Firma, która poprzez współpracę z konsultantami ILiM wdroży w swoim magazynie (lub w swoich magazynach) system WMS Qguar Standard-BOX, 10 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

11 : uzyskuje zdolność do efektywnego śledzenia pochodzenia materiałów, czyli działa wg zasad określanych zwyczajowo, jako traceability. Śledzenie pochodzenia towarów spożywczych jest od 2005 roku obligatoryjne dla firm zajmujących się branżą spożywczą/żywieniową i jest sankcjonowane przez prawo żywieniowe UE (przepis 178/2002 i kolejne). Wdrażając w swoim magazynie system WMS Qguar Standard-BOX firma uzyskuje cztery zasadnicze korzyści: 1. Posiada wszechstronne narzędzie klasy WMS, gwarantujące uporządkowany proces magazynowy i pozwalające na uzyskiwanie zawsze aktualnych informacji o rzeczywistym stanie magazynowym. 2. Dysponuje rozwiązaniem zdolnym do współpracy z każdym systemem klasy ERP, a w przypadku jego braku z systemem FK 15 w celu dokonywania rozliczeń wartościowych. 3. Działa zgodnie z regułami traceability. 4. Uzyskuje narzędzie pozwalające na angażowanie się w działalność biznesową na każdym rynku, gdzie wykorzystuje się standardy identyfikacyjne GS1, ale nie tylko. Przedsiębiorstwo decydujące się na współpracę wdrożeniową z ILiM otrzymuje pełnowymiarowy system WMS , ale wdrażany w zakresie standardowych, najczęściej występujących operacji magazynowych. System WMS Qguar jest wówczas wdrażany w wersji WMS Qguar Standard-BOX, czyli w zryczałtowanym modelu wdrożenia. Jeżeli oczekiwania użytkownika znacznie wykraczają poza standardowe, wówczas system WMS Qguar Standard-BOX jest wdrażany na podstawie połączonych metodyk ILiM + Quantum, jako system WMS Qguar Pro. 3. CO TO ZNACZY ZRYCZAŁTOWANY MODEL WDROŻENIA? Zryczałtowana zawartość pakietu wdrożeniowego systemu WMS Qguar Standard-BOX obejmuje 33 dni robocze i jest następująca: 5 licencji użytkowania systemu WMS Qguar Standard-BOX łącznie z licencjami bazy danych ORACLE w pakiecie. 8 roboczodni konsultacyjnych na prace analityczne (założenia techniczno-wdrożeniowe). 2 roboczodni na prace instalacyjne. 4 roboczodni na przygotowanie standardowego interfejsu do systemu zewnętrznego (ERP). 3 roboczodni na dostosowanie podstawowych wydruków. 10 roboczodni na prace wdrożeniowe. 3 roboczodni na szkolenia. 3 roboczodni na asystę po uruchomieniu systemu. Wymagane i uzgodnione, drobne dostosowania systemu są określane odrębnie skalkulowaną liczbą roboczodni. Jeżeli w trakcie prac wdrożeniowych okaże się, że zryczałtowana liczba roboczodni nie jest wystarczająca, to wartość kontraktu w uzgodnieniu z Klientem zostanie zrekalkulowana. Dostosowanie realizacji interfejsu po stronie systemu zewnętrznego nie jest wykonywane przez ILiM, koszty dostosowania należy uzgodnić z dostawcą systemu zewnętrznego. Czas realizacji wdrożenia systemu WMS Qguar Standard-BOX w zakresie dostawy i uruchomienia systemu jest oszacowany na ok. 8 do 12 tygodni roboczych. Czas realizacji może się wydłużyć lub skrócić w zależności od stopnia zaangażowania się użytkownika w cały proces wdrożeniowy. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 11

12 Należy pamiętać, że w czasie przeznaczonym na wdrożenie systemu, Klient musi wykonać prace porządkujące magazyn (m.in. należy oznakować wszystkie miejsca magazynowe etykietami z kodami kreskowymi), co niekiedy może powodować wydłużenie czasu wdrożenia. Ponieważ producentem systemu WMS Qguar jest firma Quantum software S.A., wdrażany przez ILiM system w opcji WMS Qguar Standard-BOX ma w pełni zagwarantowaną sprawność techniczną oprogramowania. Gwarancja profesjonalnej opieki ze strony producenta nad stworzonym przez niego oprogramowaniem, oznacza dla Klienta wysoki poziom bezpieczeństwa i stabilności zakupionej usługi wdrożeniowej od ILiM. Jakiekolwiek ewentualne utrudnienia w funkcjonowaniu dostarczonego rozwiązania , których przyczyna tkwi w wyprodukowanym oprogramowaniu, będą sprawnie eliminowane przez Quantum software S.A. w ustalonym wspólnie z Klientem czasie. Klient ma ponadto możliwość wykupienia usług serwisowania zakupionego oprogramowania z możliwością wyboru dni tygodnia, w których serwis będzie dla niego dostępny (poniedziałek-piątek, sobota, niedziela) oraz godzin pracy serwisu a także nieprzekraczalnych czasów reakcji i naprawy ewentualnych błędów w oprogramowaniu. Zakres i koszty serwisu uzgadniane są przez Klienta bezpośrednio z producentem oprogramowania, firmą Quantum software S.A. 4. KOMU PRZYDA SIĘ SYSTEM WMS QGUAR STANDARD-BOX ? System WMS Qguar Standard-BOX najlepiej sprawdzi się w firmach zaliczanych do sektora FM- CG 16, w których standardy GS1 już są powszechne. W szczególnych przypadkach system będzie dobrze działał również w innych sektorach gospodarki, w których standardy GS1 nie są jeszcze bezwzględnie wymagane. Istotną cechą systemu WMS Qguar Standard-BOX jest to, że z powodzeniem może być eksploatowany bez specjalnego przypisywania go do określonej branży, ponieważ identyfikuje nie towary, lecz opakowania, w których są towary, czyli pozycje magazynowe. Spełniony musi być tylko jeden warunek: wszystkie bez wyjątku postacie opakowaniowe, zawierające pozycje materiałowe muszą być wyposażone w etykiety z kodami kreskowymi GS1. Takie podejście do identyfikowania obiektów logistycznych (paczek, pudeł, palet, beczek itp.) pozwala zakwalifikować system WMS Qguar Standard-BOX , jako uniwersalny i ponadbranżowy. System może być używany niezależnie od branży bez potrzeby jego specjalnego dostosowywania przez następujące kategorie użytkowników: Producenci magazynujący wytworzone produkty przeznaczone na rynek otwarty 17. Dystrybutorzy działający na rzecz w/w producentów. Hurtownicy kupujący i sprzedający wyroby oznakowane wg standardów globalnych. Operatorzy logistyczni wynajmujący wolne przestrzenie magazynowe klientom działającym na rynkach otwartych. Firmy kurierskie oznaczające przesyłki wg standardów otwartych 18. Jeżeli każde wytworzone opakowanie z towarem zostało oznakowane etykietą z kodem kreskowym GS1, wówczas istnieje możliwość nie tylko bezbłędnego i bezpiecznego zidentyfikowania pozycji magazynowych, ale również szerokiego interpretowania danej pozycji magazynowej przez system w całym procesie magazynowym. 12 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

13 5. KTO POWINIEN LICZYĆ SIĘ Z KONIECZNOŚCIĄ DOSTOSOWAŃ SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX ? System będzie wymagał dostosowań w branżach specyficznych, posługujących się wewnętrznymi oznakowaniami opakowań, działających na rynkach zamkniętych w ścisłych relacjach 1:1 uzgodnionych indywidualnie między dostawcą a odbiorcą, gdzie obowiązują różnorodne wewnętrzne ustalenia odnośnie sposobu i zakresu wymiany danych. System nie znajdzie zastosowania w magazynach, w których nie obowiązują standardy odnośnie stałych postaci opakowaniowych zawierających pozycje materiałowe. System WMS Qguar Standard-BOX (i żaden inny WMS) nie da oczekiwanego efektu w magazynach, w których brak uporządkowanych, powtarzalnych, jasno sprecyzowanych procesów, w których nie są wykorzystywane etykiety z kodami kreskowymi. System WMS Qguar Standard-BOX powinien być brany pod uwagę ze świadomością koniecznych dostosowań, przez następujących potencjalnych użytkowników: Firmy produkujące wyroby o cechach wynikających ze specjalnych, indywidualnych zamówień. Firmy, które nie zamierzają usprawnić swoich procesów i oczekują, że system WMS w pełni się do tych procesów dostosuje. Firmy, które z różnych względów muszą dostosowywać oznaczenia swoich produktów do rozmaitych, zmiennych i niestandardowych wymagań różnych odbiorców. Firmy kurierskie stosujące wewnętrzne systemy oznaczania przesyłek. Firmy, które wytwarzają lub dystrybuują produkty przeznaczone na rynek zamknięty, na którym nie obowiązują standardy identyfikacyjne. System WMS Qguar Standard-BOX może być wykorzystywany również przez w/w firmy, jeżeli wewnętrzne oznakowania wszelkich opakowań będą w tych firmach możliwe do wyrażenia wg reguł GS1, ale niekoniecznie z przeznaczeniem na rynki otwarte (czyli wg tzw. standardów wewnętrznych GS1 19 ). 6. CECHY SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX Procesy magazynowe wdrażane przez ILiM na bazie systemu WMS Qguar Standard-BOX są traktowane, jako procesy zachodzące nie tylko w samym magazynie, ale również w otwartych łańcuchach dostaw 20. Dane o przebiegu tych procesów system WMS Qguar Standard-BOX przechwytuje bazując na technikach automatycznej identyfikacji (ADC) z wykorzystaniem: Normalnych kodów kreskowych. Bezpiecznych kodów kreskowych GS1. Elektronicznego kodu produktu (EPC 21 ) w technice RFID. System WMS Qguar Standard-BOX jest przygotowany do obsługi EPC na poziomie identyfikowania jednostek logistycznych (palet) oznakowanych numerami SSCC. Wdrożenie systemu WMS Qguar Standard-BOX w pełnej konwencji użytkowania identyfikatorów EPC/RFID wymaga odrębnego zaprojektowania identyfikacji opakowań zbiorczych pośrednich i jednostkowych oraz sposobu pozyskiwania danych przez anteny i czytniki RFID. Jest realizowane w ramach odrębnych prac dostosowawczych. Dane niezbędne do obsługi procesów magazynowych są w systemie WMS Qguar Standard-BOX również pobierane poza technikami ADC mogą być wprowadzane ręcznie poprzez klawiaturę komputera. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 13

14 Wszystkie bez wyjątku formy opakowaniowe, zawierające dowolne materiały, znajdujące się w przestrzeni magazynowej, które system WMS Qguar Standard-BOX ma uwzględniać, muszą być: Standardowo zapakowane. Jednoznacznie opisane. Unikalnie oznakowane (zalecane wg standardów GS1). Identyfikowalne w każdej fazie ich przemieszczania w magazynie. Poza zasadniczymi procesami związanymi z przyjęciami i wydaniami, system WMS Qguar Standard- BOX obsługuje również procesy poboczne, ale ważne z punktu widzenia zarządzania magazynem takie, jak: Spis z natury i związana z tym inwentaryzacja ciągła lub wyrywkowa całego lub dowolnego fragmentu magazynu. Montaż realizowany w magazynie (konfekcjonowanie). Obsługa klientów usługobiorców operatora logistycznego. 7. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA FUNKCJONALNA SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX System WMS Qguar Standard-BOX stanowi chronologiczne uzupełnienie nadrzędnego systemu ERP (lub MES), ale może też działać samodzielnie. Konieczne jest wówczas uzgodnienie zasad współpracy z dowolnym systemem informatycznym typu FK. Zamówienia na dostawy towarów obejmujące przewidywane przyjęcie lub zlecenia wysyłek towarów obejmujące przewidywane wydania są do systemu WMS Qguar Standard-BOX wprowadzane na dwa sposoby: są importowane w postaci elektronicznej z zewnętrznego systemu ERP poprzez uzgodniony interfejs wymiany danych, są wprowadzane ręcznie na podstawie dokumentów dostarczonych z działu handlowego firmy. Dane o zmienionym rzeczywistym - stanie magazynowym pozycji materiałowych są przekazywane z systemu WMS Qguar Standard-BOX na dwa sposoby: są eksportowane w postaci elektronicznej do zewnętrznego systemu ERP poprzez uzgodniony interfejs wymiany danych, są drukowane i przekazywane w postaci papierowej do działu handlowego firmy. Beneficjentami systemu WMS Qguar Standard-BOX są magazynierzy i kierownicy magazynów. Magazynierzy mobilni komunikują się z systemem WMS Qguar Standard-BOX na dwa sposoby: uzyskują polecenia za pomocą terminali przenośnych wyposażonych w skanery kodów kreskowych, poprzez radiowe łącza bezprzewodowe i tą samą drogą potwierdzają wykonane zadania, uzyskują polecenia w postaci wydruków papierowych pochodzących z systemu WMS Qguar Standard-BOX , na których odnotowują fakt wykonania zadania. Dokument z adnotacjami jest następnie przekazywany do stanowiska komputerowego, celem wprowadzenia adnotacji do bazy danych systemu. Uwaga Technologia wydruków papierowych powoduje, że przez pewien okres czasu w bazie danych systemu znajdują się nieaktualne dane, technologia terminali mobilnych eliminuje tę niedogodność. 14 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

15 W systemie WMS Qguar Standard-BOX magazynem zarządza kierownik magazynu, który na swoim komputerze, w Centrum Zarządzania Magazynem (CZM) widzi wszystkie rezultaty działań pozostałych magazynierów. Rolę kierownika magazynu może też pełnić brygadzista lub starszy magazynier. Kierownik magazynu bazując na swojej wiedzy eksperckiej rozdziela zadania dla magazynierów wysyłając je na drukarkę laserową lub do terminali. W poszerzonej wersji wdrożeniowej, system automatycznie generuje zadania dla magazynierów, bazując na posiadanych danych oraz na zdefiniowanych wcześniej strategiach działania. Magazynierzy widzą zadania na wydrukach lub na ekranach terminali. Zadaniem dla magazyniera jest zrealizowanie zlecenia transportowego, czyli przemieszczenie oznakowanej pozycji magazynowej z określonego miejsca do innego określonego miejsca, zarówno podczas przyjęć jak i podczas wydań. Magazynierzy posiadający odpowiednie uprawienia mogą też działać arbitralnie i wykonywać zadania samodzielnie, pod warunkiem, że będą rejestrować wszelkie fizyczne przesunięcia za pomocą terminali skanujących. Każde miejsce magazynowe jest identyfikowane unikalnym symbolem adresowym wyrażonym w kodzie kreskowym, każde opakowanie jednostkowe jest identyfikowane unikalnym numerem wewnętrznym lub numerem GTIN wyrażonym w kodzie kreskowym, każde opakowanie zbiorcze jest identyfikowane unikalnym numerem wewnętrznym lub numerem GTIN wyrażonym w kodzie kreskowym, każde opakowanie logistyczne jest identyfikowane unikalnym numerem wewnętrznym nośnika lub numerem SSCC wyrażonym w kodzie kreskowym. Uwaga Uwaga Jeżeli uprzedni punkt nie jest w pełni możliwy do spełnienia, w magazynie występuje konieczność organizacyjnego doprowadzenia do sytuacji, w której jego spełnienie będzie możliwe (z systemu WMS Qguar Standard-BOX możliwe jest wygenerowanie dowolnych etykiet dla opakowań zbiorczych i jednostkowych, ich wydrukowanie i następnie naklejenie lub nadrukowanie bezpośrednio na linii produkcyjnej). Konsultanci z ILiM świadczą wówczas profesjonalną usługę pozwalającą na doprowadzenie do stanu wymaganego. Po wdrożeniu bardziej wyrafinowanych funkcji systemu, zadania mogą być generowane automatycznie przez system, na podstawie zdefiniowanych strategii działania. 8. PROCESY MAGAZYNOWE W SYSTEMIE WMS QGUAR STANDARD- BOX Dla wewnętrznego systemu magazynowego przedsiębiorstwa obsługiwanego systemem WMS, Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM), dostawca procesowych rozwiązań magazynowych, oferuje autorskie podejście usprawniające realizacje procesów na bazie systemu informatycznego WMS Qguar Standard-BOX Wszystkie działania związane z przemieszczaniem pozycji magazynowych sprowadzają się do następujących procesów: 1. PROCES PM: Przyjęcie Materiałów do magazynu (z powodu: zakupu, przyjęcia z zewnątrz, przyjęcia z produkcji, zwrotu, reklamacjiy6 itp.) sankcjonowany pochodzącymi z systemu ERP dokumentami: Pz, Pw. 2. PROCES WM: Wydanie Materiałów z magazynu (z powodu: sprzedaży, wydania na zewnątrz, wydania do produkcji, wydania reklamacyjnego itp.) sankcjonowany pochodzącymi z systemu ERP dokumentami: Rw, Wz. 3. PROCES KW: Kompletowanie Wydań związane z treścią dokumentu wydania i dostępnymi w systemie strategiami kompletacji typu: FIFO, FEFO, rezerwacje dla konkretnych klientów itp. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 15

16 4. PROCES MM: Przesunięcie Między Miejscami (zmiana lokalizacji materiału) bez odnoszenia rezultatu do systemu ERP. Wszystkie procesy wdrażane przez ILiM realizowane są poprzez sekwencję operacji, w ramach których wykonywane są poszczególne czynności wyznaczone zadaniami dla magazynierów. W zakresach prac realizowanych przez magazynierów, wykorzystujących system WMS Qguar Standard- BOX wykonywanych jest wiele operacji elementarnych, takich, jak: przepakowania, przydziały lokacji adresowych, generowanie zawartości nośników magazynowych przy dostawach luzem, generowanie i drukowanie etykiet logistycznych, obsługa linii produkcyjnych, przypisania artykułów do linii produkcyjnych, tworzenie zestawów artykułów, obsługa informacyjna załadunków na samochody, zarządzanie opakowaniami, inwentaryzacja, zarządzanie pracą magazynierów, blokowania obiektów logistycznych, zarządzanie miejscami magazynowymi, śledzenie historii nośnika magazynowego (traceability), ewidencjonowanie zdarzeń. Procesy magazynowe wdrażane przez ILiM są tak skonstruowane, że system WMS Qguar Standard- BOX nie ma potrzeby ingerowania w przyczyny przyjęcia lub wydania materiałów. Za to odpowiedzialny jest dysponent materiału działający w nadrzędnym systemie ERP. Z tego względu w magazynie obsługiwanym systemem WMS Qguar Standard-BOX występują specjalne dokumenty elektroniczne bazujące na typowych dokumentach używanych w nadrzędnym systemie ERP: PZ, PW, WZ i RW. Dla rozróżnienia tych dokumentów, w dalszej części niniejszego opisu używane będą pojęcia: Magazynowy Dokument Przyjęcia (MDP) kompatybilny z dokumentami: PZ i PW, Magazynowy Dokument Wydania (MDW) kompatybilny z dokumentami: WZ i RW. 9. ZASADY IDENTYFIKACJI W systemie WMS Qguar Standard-BOX obowiązują następujące ograniczenia odnośnie identyfikatorów danych: Symbol wewnętrzny występuje w postaci alfanumerycznej dokładnie takiej, jaka była stosowana przez użytkownika przed wdrożeniem systemu BATCH (symbol partii) występuje w postaci alfanumerycznej dokładnie takiej, jaka była stosowana przez użytkownika przed wdrożeniem systemu, ale z systemowym ograniczeniem długości do 20 znaków. GTIN (numer pozycji magazynowej) występuje zawsze w postaci numerycznej o długości 14 cyfr, przy czym ostatnia cyfra jest zawsze walidowana, jako cyfra kontrolna numeru. SSCC (numer jednostki logistycznej) występuje zawsze w postaci numerycznej o długości 18 cyfr, przy czym ostatnia cyfra jest zawsze walidowana, jako cyfra kontrolna numeru. GRAI (numer nośnika) występuje w postaci alfanumerycznej o długości do 30 znaków, w dwóch częściach: 16 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

17 Część pierwsza symbolu jest zawsze numeryczna o długości 14 cyfr, przy czym ostatnia cyfra jest zawsze walidowana, jako cyfra kontrolna tej części numeru, Część druga symbolu jest alfanumeryczna o długości do 16 znaków ASCII 22. System przygotowany jest do używania najkorzystniejszych z punktu widzenia łańcucha dostaw identyfikatorów, jakimi są numery kodowe zgodne ze standardami międzynarodowego systemu GS1. Każda forma opakowaniowa fizycznie widoczna w magazynie, musi zatem być w unikalny sposób identyfikowana tak, aby w podobny sposób widział ją system informatyczny. W tym obszarze jedną z cech wyróżniających system na tle innych systemów klasy WMS jest jego zdolność do swobodnego obsługiwania hierarchicznie uformowanych opakowań, co nierzadko stanowi wręcz funkcjonalność bezcenną. System WMS Qguar Standard-BOX widzi wówczas wszystkie opakowania tak, jak widzi je magazynier, w następujący sposób: Opakowania jednostkowe i zbiorcze identyfikowane są indywidualnym numerem GTIN, który w systemie WMS Qguar Standard-BOX rejestrowany jest w 14-cyfrowym polu, zweryfikowanym pod względem poprawności wg zasad GS1. Numer opakowania przedstawiany jest łącznie z cyfrą kontrolną zawsze w konwencji 14 cyfr z zerami na miejscach nieznaczących (z lewej strony numeru), jeżeli identyfikator jest krótszy niż 14 cyfr. Opakowania logistyczne (transportowe) identyfikowane są indywidualnym numerem SSCC, który w systemie WMS Qguar Standard-BOX rejestrowany jest w 18-cyfrowym polu zweryfikowanym pod względem poprawności wg zasad GS1. Kontrahenci i/lub fizyczne miejsca w firmach identyfikowani są indywidualnym numerem GLN, który w systemie WMS Qguar Standard-BOX rejestrowany jest w 13-cyfrowym polu zweryfikowanym pod względem poprawności wg zasad GS1. Numery identyfikacyjne GTIN wyrażane są w bezpiecznych symbolikach kodów kreskowych: EAN-13, ITF-14 i GS Numery SSCC i GLN wyrażane są w bezpiecznych symbolikach kodów kreskowych GS wszelkie inne symboliki kodów kreskowych mogą być przez system WMS Qguar Standard-BOX ignorowane, ponieważ nie są uznane za bezpieczne dla zintegrowanych łańcuchów dostaw. zasady identyfikowania i dobór odpowiednich symbolik kodów kreskowych precyzyjnie określane są w obligatoryjnej części projektowej wdrożenia systemu WMS Qguar Standard-BOX (ZTW) Wymienione wyżej identyfikatory wyrażane są w kodach kreskowych w następujących symbolikach, które są zarezerwowane dla GS1 (patrz rys. 1): Symbolika EAN-13 wyrażająca numer GTIN z pominięciem pierwszej z lewej strony cyfry (odczytanie skanerem 13-cyfrowego numeru GTIN powoduje zapisanie go w bazie danych, jako 14-cyfrowego z cyfrą 0 na początku numeru). Symbolika ITF-14 wyrażająca numer GTIN w pełnej jego postaci (14 cyfr). Symbolika GS1-128 wyrażająca numer GTIN w pełnej jego postaci (14 cyfr), poprzedzony identyfikatorem zastosowania IZ 23 (01) oraz wyrażająca symbol BATCH poprzedzony identyfikatorem zastosowania IZ(10). Symbolika GS1-128 wyrażająca numer SSCC poprzedzony identyfikatorem zastosowania IZ(00). Symbolika GS1-128 wyrażająca numer GRAI poprzedzony identyfikatorem zastosowania IZ(8003). STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 17

18 W symbolice GS1-128 można również oznaczać lokalizacje magazynowe np. z IZ(93). rys. 1. Przykładowe etykiety z kodami kreskowymi wykorzystywanymi w systemie WMS Qguar Standard-BOX Obsługiwany potencjalnie przez system WMS Qguar Standard-BOX globalny elektroniczny kod produktu (EPC) wyrażany jest w znaczniku RFID w postaci 96 bitów. Struktura ciągu 96 bitów pozwala na zidentyfikowanie: Klasy produktów identyfikowanych w bazie danych przez numer GTIN. Wystąpień poszczególnych produktów w klasie GTIN (ich numerów seryjnych). Seryjnych numerów jednostek logistycznych identyfikowanych przez numer SSCC. obsługa znaczników RFID realizowana jest w systemie WMS Qguar Standard-BOX przez opcjonalny moduł zgodny ze standardem EPC-IS, specjalizowany do interpretowania zdarzeń związanych z identyfikacją obiektów poprzez znaczniki RFID. Wymaga to dokonania odrębnych uzgodnień funkcjonalnych. 10. TECHNOLOGIA FUNKCJONOWANIA MAGAZYNU Z SYSTEMEM WMS QGUAR STANDARD-BOX NA PRZYKŁADZIE PRZYJĘĆ Materiały są wprowadzane do magazynu z dwóch zasadniczych źródeł: z kierunków zewnętrznych (najczęściej z powodu zakupu) lub z kierunków wewnętrznych (najczęściej z powodu ich wytworzenia). W każdym przypadku przyjęcie do magazynu odbywa się na podstawie danych pochodzących ze stosownego dokumentu typu MDP (np. zlecenia zakupu lub zlecenia produkcji). Fizyczne przyjęcie materiałów odbywa się zawsze poprzez skanowanie bezpiecznych kodów kreskowych z etykiet logistycznych (tzw. spis z natury 24 ). Z systemu ERP, poprzez interfejs XML 25 przechwytywana jest kopia zewnętrznego zamówienia na dostawę materiałów, które zostało wysłane do dostawcy lub kopia wewnętrznego zlecenia produkcyjnego. Zlecenia te mogą być również wprowadzone do systemu WMS Qguar Standard-BOX ręcznie z wydruków wygenerowanych w systemie ERP. Zaleca się, aby w początkowej fazie eksploatacji systemu formułować zlecenia przyjęć poprzez bezpośrednie wprowadzanie danych w przygotowanych formatkach systemu WMS Qguar Standard-BOX. Po pewnym okresie takiego użytkowania, dużo łatwiejsze będzie sformułowanie wymaganego zakresu do interfejsu z systemem ERP. 18 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

19 Wszystkie zlecenia (przyjęcia i wydania) są rejestrowane w bazie danych systemu WMS Qguar Standard-BOX, są podstawą do późniejszej pracy magazynierów. Fizyczna dostawa materiałów może odbywać się w dowolnej liczbie magazynowych doków wejściowych (z zewnątrz lub z produkcji). Materiały zdejmowane są fizycznie z samochodów (lub dostarczane bezpośrednio z produkcji) i przemieszczane do strefy przyjęć w sposób skomasowany, szybki i na tym etapie jeszcze poza systemem WMS Qguar Standard-BOX. Materiały przyjmowane z produkcji powinny już być wyposażone w etykiety identyfikacyjne, więc ich przyjęcie do magazynu odbywa się od razu w systemie WMS Qguar Standard-BOX poprzez skanowanie etykiet z kodami kreskowymi. W strefie przyjęć z zewnątrz realizowana jest fizyczna kontrola jakościowa dostarczonych opakowań z materiałami. Jeżeli istnieją opakowania, które nie posiadają etykiet z kodami kreskowymi, dalsze przyjmowanie jest zawieszone do czasu wygenerowania w systemie WMS Qguar Standard-BOX stosownych etykiet z kodami kreskowymi. Należy wygenerować w systemie WMS Qguar Standard-BOX brakujące etykiety i nakleić je na opakowania. Ze strefy przyjęć do strefy składowania wprowadzane są tylko artykuły występujące w opakowaniach wyposażonych w bezpieczne kody kreskowe. Artykuł jest dostępny w magazynowej strefie przyjęć dopiero po zeskanowaniu kodów kreskowych i zatwierdzeniu przyjęcia. Skanowanie kodów kreskowych z etykiet umieszczonych na dostarczonych opakowaniach odbywa się w formie spisu z natury, realizowanego przez dowolną liczbę magazynierów w dowolnym miejscu strefy przyjęć. Wszyscy magazynierzy wyposażeni w radiowe terminale zintegrowane ze skanerami kodów kreskowych są identyfikowani unikalnym identyfikatorem osobowym (login). Pierwszy magazynier definiuje w terminalu dowolny symbol spisu z natury i rozpoczyna skanowanie kodów kreskowych z dowolnych opakowań, przy których się aktualnie znajduje. Każdy inny magazynier widzi na swoim terminalu symbol aktualnie realizowanego spisu z natury i może wspomóc kolegę w celu przyspieszenia spisu. Każdy magazynier może w każdej chwili przerwać pracę nad dotychczasowym spisem i podjąć pracę nad innym. Wszystkie zdefiniowane spisy z natury są widoczne na komputerze kierownika magazynu, w centrum zarządzania magazynem (CZM). Po skończeniu spisu z natury, kierownik magazynu na swoim komputerze akceptuje dokonane spisy, co automatycznie związane jest z utworzeniem w systemie WMS Qguar Standard-BOX magazynowego dokumentu przyjęcia (MDP). Kierownik może zaplanować dalsze działania. Kierownik magazynu decyduje o miejscu docelowego składowania przyjmowanych materiałów, wyznacza zadania dla określonych terminali (magazynierów). Magazynierzy mogą przemieszczać przyjmowane pozycje magazynowe ze strefy przyjęć do arbitralnie wybranych miejsc magazynowych w strefie składowania. Jeżeli w magazynie występują stałe miejsca składowania, system WMS Qguar Standard-BOX może sugerować adresy docelowego składowania materiałów. Magazynierzy widzą na swoich terminalach zadania przemieszczania materiałów z istniejącego miejsca na miejsca wyznaczone przez kierownika lub wybrane samodzielnie. Każda operacja przemieszczenia jest związana z następującymi czynnościami: skanowanie kodu kreskowego miejsca źródłowego, skanowanie kodu kreskowego z pobieranego opakowania z materiałem, STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 19

20 skanowanie kodu kreskowego miejsca docelowego, skanowanie kodu kreskowego z dostarczanego opakowania z materiałem (kontrolne). Magazynierzy mogą w/w czynności realizować również bez wstępnego zaplanowania przez kierownika. Dotyczy to jednak głównie wewnętrznych (porządkowych) przemieszczeń materiałów (proces MM). W rezultacie, w bazie danych systemu WMS Qguar Standard-BOX zawsze występują informacje o aktualnej zawartości danego miejsca magazynowego. 11. RELACJE MIĘDZY ERP A WMS QGUAR STANDARD-BOX Polecenia fizycznego przemieszczania materiałów w magazynie są pochodnymi poleceń uzyskiwanych przez system WMS Qguar Standard-BOX z systemu ERP. System ERP nie generuje dla systemu WMS Qguar Standard-BOX szczegółowych dokumentów Pz, Wz, Pw czy Rw, które miałyby być bezpośrednio wprowadzane do systemu WMS Qguar Standard-BOX System ERP generuje dla systemu WMS Qguar Standard-BOX jedynie polecenia przyjęcia lub wydania oczekiwanych materiałów i ich ilości (MDP i MDW) wraz z kodem przyczyny operacji (Pz, Wz, Pw, Rw itp.). System WMS Qguar Standard-BOX zwraca do systemu ERP dane o zrealizowanych poleceniach a system ERP generuje zmodyfikowane dokumenty Pz, Wz, Pw czy Rw, jako rezultaty działania systemu WMS Qguar Standard-BOX Treści tych dokumentów są w systemie ERP wykorzystywane w celu dokonania rozmaitych księgowań wynikających z funkcji, jakie miały być zrealizowane, np. przyjęcie do magazynu zwrotów z reklamacji, z wycofania się z transakcji, z niedokonanej sprzedaży obwoźnej itp. System WMS Qguar Standard-BOX nie ingeruje w struktury systemu ERP i nie modyfikuje jego funkcjonalności. Niezależnie od funkcji księgowania realizowanych w systemie ERP, w magazynie zawsze realizowany jest proces PM lub WM lub MM, czyli przemieszczenie opakowania (SSCC, GTIN) z miejsca A do miejsca B, często stowarzyszony z procesem KM, czyli kompletacją magazynową. Więcej informacji na temat interfejsu systemu WMS Qguar Standard-BOX z systemem ERP znajduje się w dokumencie pt.: Interfejs standardowy systemu QGUAR. 12. REALIZACJA TRACEABILITY Jedną z kluczowych funkcjonalności dedykowanych dla przedsiębiorstw z sektora spożywczego jest oferowana przez system WMS Qguar Standard-BOX funkcja śledzenia pochodzenia wszystkich rejestrowanych pozycji magazynowych, w tym również spożywczych, co stanowi podstawę dla spełnienia wymogów traceability, określonych w unijnym prawie żywieniowym (przepis 178/2002 i kolejne) Zasady systemu śledzącego System WMS Qguar Standard-BOX monitorujący pochodzenie i lokalizacje materiałów, w szczególności towarów spożywczych 26, czyli rejestrujący parametry dla traceability opiera się na następujących zasadach: 1. Rutynowo wykonywane przez magazynierów, typowe czynności magazynowe wzbogacone są czynnościami uzupełniającymi, usprawniającymi pracę magazynu a w tle tych działań, w bazie danych systemu WMS Qguar Standard-BOX , uzyskiwany jest efekt traceability. 20 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

21 2. Efekt uzyskiwany jest poprzez wykorzystywanie globalnych identyfikatorów systemu GS1, odczytywanych technikami ADC w kolejnych fazach przemieszczania materiałów podlegających śledzeniu. 3. Odczytane dane są automatycznie rejestrowane w specjalnych, dodatkowych kartotekach systemu WMS Qguar Standard-BOX System WMS Qguar Standard-BOX równolegle udostępnia funkcjonalność wymaganą do informatycznej obsługi magazynu oraz do realizacji traceability. W celu efektywnego śledzenia pochodzenia składowanych pozycji magazynowych, na typowe obszary obsługi informacyjnej wewnętrznego procesu logistycznego nakładane są identyfikatory globalne: 1. Na wejściu: SSCC (IZ00), GTIN (IZ01 lub IZ02), liczba sztuk opakowań na palecie (IZ37), symbol partii produkcyjnej dostawcy (IZ10), kod lokalizacyjny dostawcy (IZ414), kod lokalizacyjny miejsca składowania (IZ410), 2. Na wyjściu: SSCC (IZ00), GTIN (IZ01 lub IZ02), liczba sztuk opakowań na palecie (IZ37), symbol partii produkcyjnej nadawcy (IZ10), kod lokalizacyjny nadawcy (IZ410), kod lokalizacyjny odbiorcy (IZ414). Typowe czynności rutynowo realizowane w wewnętrznym procesie logistycznym są wzbogacane lub zastępowane innymi czynnościami, pozwalającymi na bezbłędne, szybkie i łatwe rejestrowanie zmian w poszczególnych fazach procesu magazynowego poprzez skanowanie kodów kreskowych na każdym etapie przepływu fizycznego Etykiety z danymi dla celów traceability Dla zachowania postulatu wynikającego ze śledzenia pochodzenia towarów w ramach określonej partii produkcyjnej, w systemie WMS Qguar Standard-BOX zastosowano identyfikację opakowań poprzez łączenie dwóch źródeł danych: GTIN + SYMBOL_PARTII. Na poniższej ilustracji (rys. 2) przedstawiona jest przykładowa etykieta dla opakowania zbiorczego, w której w kodzie kreskowym GS1-128 poza numerem GTIN i symbolem partii, dodatkowo występuje również data ważności produktu. rys. 2. Zasada znakowania opakowań zbiorczych identyfikowanych, jako GTIN+PARTIA Podczas rejestrowania homogenicznych jednostek logistycznych, dane pobierane są z kodów kreskowych GS1-128 umieszczonych na standardowej etykiecie logistycznej GS1. Wówczas symbol partii produkcyjnej dotyczy wszystkich umieszczonych w jednostce logistycznej opakowań zbiorczych pośrednich. Na kolejnej ilustracji (rys. 3) przedstawiona jest przykładowa etykieta logistyczna sygnowana unikalnym numerem SSCC. W tym przykładzie GTIN+PARTIA przenosi się na 50 opakowań pośrednich (IZ02 i IZ10 oraz IZ37). Poza numerem GTIN i symbolem partii, dodatkowo występuje tam również data przydatności produktu do spożycia (IZ15) i GLN dostawcy (IZ412). STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 21

22 rys. 3. Zasada znakowania opakowań logistycznych identyfikowanych numerem SSCC 12.3 Korzyści dla traceability Traceability zgodne z GS1 zaimplementowane w systemie WMS Qguar Standard-BOX odpowiada na bieżące potrzeby biznesowe w następujący sposób: system WMS Qguar Standard-BOX jest oparty o dostępne praktyki stosowane na co dzień w magazynie i nie wymaga zakupu, tworzenia albo integrowania nowych, specjalnych systemów w celu uzyskania traceability, system WMS Qguar Standard-BOX stosuje wspólny język biznesu - system GS1, jak również może mieć zaimplementowane wykorzystywanie dokumentów elektronicznych w standardzie GS1 XML, system WMS Qguar Standard-BOX może być wykorzystywany z szerokim wachlarzem współpracujących z firmą kontrahentów, stosujących standardy GS1, które są używane w ponad stu krajach na całym świecie przez znaczącą większość partnerów łańcucha dostaw (ponad 1,5 miliona użytkowników GS1), system WMS Qguar Standard-BOX to globalne podejście do łańcucha dostaw, jako całości łącznie z odniesieniem do indywidualnego partnera, system WMS Qguar Standard-BOX posiada kompletne podstawy traceability - identyfikuje, gromadzi i administruje danymi w aspekcie zarządzania magazynem wraz z efektywną komunikacją z otoczeniem, system WMS Qguar Standard-BOX jest skoncentrowany na powiązaniu fizycznego przepływu materiałów i produktów, tworzy otwarte, globalne relacje pomiędzy niezależnymi partnerami, system WMS Qguar Standard-BOX jest elastyczny, uwzględnia różne uwarunkowania, ale jednocześnie naprowadza na standardowe postrzeganie procesów magazynowych, 22 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

23 system WMS Qguar Standard-BOX jest standardem dla budowania wewnętrznego systemu traceability, pokazuje dane na wejściu i na wyjściu oraz wiąże je z wewnętrznym regułami działań w sytuacji kryzysowej, system WMS Qguar Standard-BOX stanowi naturalne uzupełnienie systemów zapewniania jakości i bezpieczeństwa, uzupełniając je o zdolność działania w sytuacjach kryzysowych. Informatyczna funkcjonalność traceability, zaimplementowana w systemie WMS Qguar Standard-BOX dla realizacji unijnego prawa żywieniowego, jest możliwa do wykorzystania również dla materiałów innych niż spożywcze, np. w branży motoryzacyjnej, hutniczej, farmaceutycznej, czyli wszędzie tam, gdzie wymagane jest monitorowanie pochodzenia materiałów ze względu na bezpieczeństwo ostatecznych konsumentów. Rosnąca świadomość i znaczenie traceability powoduje, że firmy nie są zainteresowane istnieniem różnorodnych, niekompatybilnych systemów, gdyż pociąga to za sobą wzrost niepotrzebnych kosztów. Przedsiębiorstwa coraz częściej zdają sobie sprawę z tego, że indywidualne firmy są tylko ogniwem w łańcuchu dostaw a łańcuch jest tak silny, jak jego najsłabsze ogniwo. Przedsiębiorstwom potrzebny jest system, który łatwo może być wdrożony przez każdego uczestnika łańcucha dostaw i służyć łatwemu porozumiewaniu się. Systemem takim jest WMS Qguar, wdrażany przez Instytut Logistyki i Magazynowania, w opcji wdrożeniowej określonej, jako WMS Qguar Standard-BOX. 13. ASPEKTY WDROŻENIA SYSTEMU WMS QGUAR STANDARD-BOX 13.1 Założenia identyfikacyjne Do bazy danych systemu WMS Qguar Standard-BOX , poprzez techniki automatycznej identyfikacji (ADC) przechwytywane są tylko i wyłącznie numery kodowe wyrażane w tzw. bezpiecznych 27, liniowych symbolikach kodów kreskowych, najczęściej stosowanych, czyli: EAN-13, ITF-14 i GS Inne kody kreskowe mogą być przez system WMS Qguar Standard-BOX ignorowane, ponieważ nie zapewniają bezpiecznego dla użytkowników zintegrowania łańcuchów dostaw 29. Ponieważ obserwowany na rynku poziom wykorzystywania standardów GS1 w łańcuchach dostaw nie jest jeszcze satysfakcjonujący, w fazie rozruchowej system WMS Qguar Standard-BOX działa prawidłowo zarówno na bazie standardów globalnych jak i z wykorzystaniem identyfikatorów wewnętrznych. Jego funkcjonalność jest niezależna od treści zastosowanych identyfikatorów. Standardy GS1 są jednak korzystniejsze dla użytkownika, ponieważ zawsze pozwalają na elastyczne funkcjonowanie w trudnych do przewidzenia w przyszłości kontaktach z nowymi kontrahentami. System WMS Qguar Standard-BOX , w fazie przejściowej, w której przedsiębiorstwo dochodzi do pełnego stosowania standardów globalnych, akceptuje również identyfikatory wewnętrzne zdefiniowane przez użytkownika systemu. W takiej sytuacji na przedsiębiorstwie spoczywa obowiązek stałego zapewniania unikatowości w identyfikowania przemieszczanych materiałów, pochodzących od różnych dostawców. Po pełnym zastosowaniu standardów globalnych, ów obowiązek jest z przedsiębiorstwa automatycznie zdejmowany. Wdrożenie systemu WMS Qguar Standard-BOX jest zawsze poprzedzone projektem przystosowawczym, w którym przedsiębiorstwo uzyskuje od ILiM GS1 Polska kompleksową wiedzę, w jaki sposób współdziałać w łańcuchach dostaw tak, aby nie było problemów identyfikacyjnych. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 23

24 13.2 Specyfika pracy z systemem WMS Qguar Standard-BOX System WMS Qguar Standard-BOX należący do systemów klasy WMS, w odróżnieniu od typowych systemów wspomagających zarządzanie gospodarką materiałową, zarządza fizycznym przepływem towaru przez magazyn. Informacja o wszelkich ruchach magazynowych musi być zawsze odniesiona do konkretnego obiektu fizycznego. Na przykład informacja o dostawie do magazynu artykułu X w ilości Y, wystarczająca z punktu widzenia systemu gospodarki materiałowej, w systemie WMS Qguar Standard-BOX musi być uzupełniona o dodatkowe dane, takie jak między innymi: Na ilu nośnikach (np. paletach) został dostarczony towar. Na których nośnikach dostarczono towar. Jaka jest zawartość każdego nośnika. Jakie są gabaryty i masa każdego nośnika. Jakie są wymiary pojedynczych opakowań w hierarchii logistycznej. Gdzie towar został zeskładowany na jakim konkretnym miejscu w magazynie. Bezpośredni związek pomiędzy obiektami fizycznymi i tymi zarejestrowanymi w systemie, pozwala na dokładne śledzenie historii ruchów każdej pojedynczej sztuki towaru. System WMS Qguar Standard-BOX jest przygotowany do użytkowania międzynarodowych standardów GS1. Jest to dla użytkownika najkorzystniejsze rozwiązanie, jeżeli prowadzi działalność logistyczną w skali międzynarodowej z wieloma Klientami Założenia ogólne wdrożenia systemu WMS Qguar Standard-BOX Procesy magazynowe obsługiwane wdrożonym systemem WMS Qguar Standard-BOX (dane dynamicznie zmienne) funkcjonują w oparciu o cztery kategorie zdefiniowanych wcześniej danych normatywnych (statycznych): A. Adresowa topografia magazynu (lokalizacje magazynowe). B. Jednoznacznie identyfikowalne przedmioty logistyczne (opakowania z towarami). C. Hierarchia opakowaniowa (relacje liczbowe jednostek podrzędnych w jednostkach nadrzędnych). D. Jednoznacznie identyfikowalne podmioty logistyczne (personel magazynowy) Adresowa topografia magazynu Dokładność adresowania miejsc magazynowych (pkt. A) może być różna w różnych rozwiązaniach. W skrajnym przypadku cały magazyn może być jednym adresem lokalizacyjnym. W przeciwnym skrajnym przypadku, każde indywidualne miejsce, w którym składowany jest towar, może mieć własne adresowanie. Te skrajne oraz każdy inny przypadek pośredni są obsługiwane przez system WMS Qguar Standard-BOX identycznie. Wszystkie formy opakowań zawierających materiały, składowane są w zdefiniowanej w systemie przestrzeni magazynowej. Przyjęto, że informatyczny obraz przeciętnego magazynu zapisany jest w postaci mapy adresów występujących w dowolnie zdefiniowanych fragmentach magazynu. Podział magazynu (punkt A) na obszary wynikające z technologii magazynowania może w różnych rozwiązaniach różnie wyglądać, zależnie od specyfiki magazynu i oczekiwań użytkownika. Mogą wystąpić różne uszczegółowienia istniejących lokalizacji. 24 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE

25 Hierarchiczna sekwencja definiowania mapy magazynu jest następująca: magazyn obszar w magazynie miejsce w obszarze. Powiązania te są odbiciem rzeczywistych (fizycznych, możliwych do zwymiarowania) przestrzeni magazynowych. Na mapie adresów określających fizyczne miejsca magazynowe możliwe jest budowanie dowolnych ich zgrupowań traktowanych, jako strefa, np. strefa towarów szybkorotujących, która może przenikać istniejące obszary. Musi się jednak zamknąć w jednym magazynie. System WMS Qguar Standard-BOX jest również przystosowany do obsługi magazynów wieloklienckich, charakterystycznych dla usługodawców logistycznych, wynajmujących przestrzeń magazynową i świadczących usługi dla wielu klientów jednocześnie. P ozwala to na łatwe odseparowanie danych niedotyczących wybranej firmy (klienta usługodawcy logistycznego) Jednoznacznie identyfikowalne przedmioty logistyczne W typowym magazynie znajdują się: Standardowo uformowane paletowe jednostki logistyczne (materiały umieszczone na standardowym nośniku paletowym) lub niepaletowe jednostki logistyczne (materiały umieszczone w pudłach, koszach, pojemnikach, na wieszakach, stojakach, w workach, na szpulach itp.): homogeniczne (zawierające identyczne materiały), heterogeniczne (zawierające różnorodne materiały). Standardowo uformowane opakowania zbiorcze zawierające materiały. Standardowe opakowania jednostkowe zawierające materiały. Standardowe zasoby zwrotne, traktowane jako fizyczne obiekty opakowaniowe, bez odniesienia do ich zawartości (pojemniki, palety, kosze, wieszaki, szpule, stojaki itp.). W magazynie obsługiwanym systemem WMS Qguar Standard-BOX mogą znajdować się tylko opakowania z materiałami, które są jednoznacznie oznakowane, najlepiej z wykorzystaniem standardów GS1. Każda fizyczna postać opakowaniowa różniąca się czymkolwiek od innej musi być identyfikowana poprzez oddzielny identyfikator. Identyfikator musi być unikalnie zarejestrowany w bazie danych a ze względu na techniki ADC musi być wyrażony w kodzie kreskowym GS1 (lub w znaczniku RFID). Pod pojęciem standardowe opakowanie należy również rozumieć tzw. standardowy mix, czyli zawsze tak samo umieszczane w opakowaniu zbiorczym różne materiały jednostkowe. Takie opakowanie zbiorcze jest wówczas identyfikowane przez stosowny identyfikator (symbol wewnętrzny i GTIN). Identyfikatorem dowolnej postaci opakowania zawierającego materiał może być: Symbol wewnętrzny (indeks, numer katalogowy itp.) używany przez człowieka w podstawowej komunikacji z systemem. Globalny numer identyfikacyjny pozycji materiałowej (GTIN) używany przez system WMS Qguar Standard-BOX podczas operacji automatycznej identyfikacji (ADC) na bazie kodów kreskowych. Globalny numer identyfikacyjny pozycji materiałowej połączony z symbolem partii produkcyjnej (GTIN+BATCH 30 ), używany przez system WMS Qguar Standard-BOX podczas operacji automatycznej identyfikacji (ADC) na bazie kodów kreskowych oraz dla śledzenia przemieszczania opakowania w magazynie i jego pochodzenia (traceability). Seryjny numer jednostki logistycznej (SSCC) używany przez system WMS Qguar Standard- BOX podczas operacji automatycznej identyfikacji (ADC) na bazie kodów kreskowych oraz dla śledzenia przemieszczania jednostki w magazynie i jej pochodzenia. STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE 25

26 Opcjonalnie - globalny elektroniczny kod produktu (EPC) używany przez system WMS Qguar Standard- BOX podczas operacji automatycznej identyfikacji (ADC) na bazie znaczników RFID pozwalający na śledzenie przemieszczania jednostki logistycznej (SSCC) w magazynie oraz jej pochodzenia. Zwrotny zasób używany, jako obiekt, na którym transportowane są materiały (GRAI). system WMS Qguar Standard-BOX jest skonstruowany w taki sposób, że każdy przedmiot logistyczny znajdujący się w przestrzeni magazynowej zawsze jest powiązany z wirtualnym numerem nośnika, generowanym przez system Hierarchia opakowaniowa Pozycje magazynowe składowane na paletach występują w określonej hierarchii opakowaniowej. Dla każdego produktu może występować inna hierarchia w znaczeniu: różne liczby jednostek podrzędnych w jednostkach nadrzędnych. Poziom zagłębiania się w hierarchię może być różny. W przeważającej większości przypadków wdrożeń systemu WMS Qguar występuje hierarchia prosta, czyli określona liczba sztuk standardowego opakowania jednostkowego w jednym standardowym opakowaniu zbiorczym. W systemie WMS Qguar występuje jeszcze jeden poziom hierarchii opakowaniowej: warstwa, czyli liczba sztuk opakowań pośrednich znajdujących się w jednej warstwie na standardowym nośniku. Warstwa nie ma jednak znaczenia logistycznego nie posiada odrębnego identyfikatora (symbolu wewnętrznego lub numeru GTIN). System WMS Qguar wymaga zdefiniowania struktury opakowań dla każdego artykułu, czyli określenia sposobu ułożenia artykułu na nośniku magazynowym przy założeniu, że nośnik jest jednorodny pod względem rodzaju artykułu (nośnik posiada tylko jedną rodzajowo zawartość = jeden numer artykułu). Zilustrowane to jest na rys. 4. rys. 4. Relacje fizyczne i liczbowe w hierarchii opakowań Paletowa jednostka logistyczna jest ujmowana w hierarchii opakowaniowej pomimo, że nie musi być jednostką handlową. Zdefiniowanie struktury opakowań danego artykułu polega na: 1. Wprowadzeniu opisu każdego standardowego opakowania przypisanego do odpowiedniego poziomu struktury opakowań. 2. Wprowadzeniu parametrów opakowań zdefiniowanych na poszczególnych poziomach struktury opakowań, takich jak ich wymiary i masy. 3. Aktywowaniu struktury opakowań. 26 STANDARDY GS1 W MAGAZYNIE