Statystyczna Aplikacja Centralna

Transkrypt

1 Statystyczna Aplikacja Centralna Wsparcie Rodziny i system Pieczy Zastępczej wersja 2.25

2

3 Wstęp 4 Pomoc Centralnego Help Desku Sygnity 7 Informacje ogólne 8 Konfiguracja... ustawień przeglądarki Konfiguracj a ustawień przeglądarki IE wersj i Konfiguracj a ustawień przeglądarki IE wersj i 7.0, 8.0, Konfiguracj a... ustawień przeglądarki IE wersj i 8.0, 9.0 w systemie Windows Konfiguracj a ustawień przeglądarki Mozilla Firefox Logowanie... do systemu Blokada możliwości logowania Zmiana hasła Parametry... użytkownika 29 Zastosowanie... selekcji na listach 30 Wydruki Wysyłanie... i odbieranie komunikatów 34 Rejestracja użytkowników 41 Aktualizacja danych jednostki 48 Administracja 50 Jednostki Użytkownicy Obsługa... wniosków rejestracyjnych 58 Obsługa... wniosków o aktualizację danych 61 Raport... jednostek/pracowników 64 Sprawozdania resortowe 68 Obsługa... formularzy Przeglądanie... formularzy Przeglądanie komórek formularza Podgląd formularza (Excel) Lista publikacj i formularza Reguły formularza Generacj a zestawu reguł Lista zestawów reguł formularza Włączenie/Wyłączenie uzupełniania sprawozdania w aplikacj i Przekazywanie formularzy do j ednostek podległych Obsługa... sprawozdań Praca z wybranym formularzem Przeglądanie sprawozdań zbiorczych Modyfikacj a sprawozdań zbiorczych Wypełnianie sprawozdania Wczytanie sprawozdania Zatwierdzanie sprawozdania Przekazywanie sprawozdania 1

4 Cofnięcie zatwierdzenia sprawozdania Cofnięcie przekazania sprawozdania Podpis elektroniczny sprawozdania Prezentacj a sprawozdań w formacie HTML 104 Prezentacj a... sprawozdania w PDF Prezentacj a sprawozdań w arkuszu kalkulacyj nym Excel Prezentacj a sprawozdania szczegóły (HTML) Prezentacj a sprawozdań - zbiorówka (EXCEL) Porównanie sprawozdań Raport kompletności Historia zmian sprawozdania Przeglądanie niepoprawnych reguł w sprawozdaniu Sprawozdania jednorazowe 125 Obsługa... formularzy Tworzenie formularza Przykład Operacj e dla... formularzy Przeglądanie... podstawowych danych formularza 169 Przeglądanie... komórek formularza 170 Podgląd... formularza (Excel) 171 Podgląd... formularza (PDF) 172 Zatwierdzanie... formularza 173 Cofanie zatwierdzenia... formularza 174 Przeglądanie... i tworzenie reguł dla formularza 174 Publikacj... a formularza 181 Ponowna publikacja... formularza 183 Lista publikacj... i formularza 184 Aktualizacja zawartości... słowników 187 Modyfikacj... a opublikowanego formularza 190 Generacj... a nowego zestawu reguł dla formularza 192 Lista zestawów... reguł formularza 193 Kopiowanie... formularza 194 Przekazywanie... formularzy do j ednostek podległych 194 Wycofanie przekazania... formularza do jednostek podległych 196 Test formularza Archiwizacj... a formularza 199 Obsługa... sprawozdań Przeglądanie sprawozdań zbiorczych Modyfikacj a sprawozdań zbiorczych Modyfikacj a/wypełnianie sprawozdań Zgłaszanie... brakuj ących elementów słownika Prezentacj a sprawozdania w HTML Prezentacj a sprawozdania w Excelu Prezentacj a sprawozdania w PDF Prezentacj a sprawozdania j ednorazowego - szczegóły (HTML) Prezentacj a sprawozdania - zbiorówka Zatwierdzanie sprawozdania Przekazywanie... sprawozdania Cofnięcie zatwierdzenia sprawozdania Cofnięcie przekazania sprawozdania Podpis elektroniczny sprawozdania Weryfikacj... a podpisu elektronicznego Porównanie... sprawozdań Przeglądanie historii sprawozdania Raport kompletności Sygnity S.A. 2

5 231 Niepoprawne... reguły w sprawozdaniu Lista zadań 3 233

6 Wstęp Wstęp Podstawową funkcją Statystycznej Aplikacji Centralnej jest wspieranie procesu zbierania sprawozdań, z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, wykonanych w oparciu o przygotowane i rozdystrybuowane formularze. Proces ten jest realizowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Urzędy Wojewódzkie, Urzędy Marszałkowskie, Samorządy Powiatowe, Urzędy Miasta oraz Urzędy Gminy. Zebrane dane sprawozdawcze, zarówno w postaci szczegółowej, jak i zbiorczej, mogą być udostępniane oraz analizowane przez uprawnione podmioty. Przykładowe okno i opis ikon stosowanych w systemie Nazwa ikony Przeglądanie Edycja Dodanie Usunięcie Liczba wyświetlanych danych Pierwsza strona Poprzednia strona Następna strona Ostatnia strona Odśwież zawartość Selekcja Drukowanie 4 Pełny opis ikony Przeglądanie wprowadzonych danych. Modyfikacja wprowadzonych danych. Dodanie nowej pozycji na listę. Usunięcie zaznaczonej pozycji z listy. Pole pokazujące zakres aktualnie wyświetlanych elementów listy oraz ogólną liczbę pozycji na liście. Przejście na pierwszą stronę listy. Przejście na poprzednią stronę listy. Przejście na następną stronę listy. Przejście na ostatnią stronę listy. Odświeżenie zawartości listy Włączenie/ Wyłączenie selekcji Wywołanie wydruku.

7 Wstęp 5

8 Wstęp Pozostałe ikony i przyciski stosowane w systemie Symbol ikony używany w systemie Skrócony opis ikony / przycisku Rozwiń listę - bieżące okno Rozwiń listę - nowe okno Pełny opis ikony / przycisku Rozwinięcie listy w bieżącym oknie. Rozwinięcie listy w nowym oknie Służą do potwierdzenia (zaznaczone pole), bądź zaprzeczenia (odznaczone pole) informacji znajdujących się obok pola. Służą do przełączania / filtrowania pomiędzy Pola typu radio button dostępnymi opcjami / podglądami w oknie. Anulowanie wprowadzonych danych i/lub opuszczenie Ikona Anuluj okna. Potwierdzenie wprowadzonych danych i/lub Ikona Akceptuj opuszczenie okna z zachowaniem zmian. Sortowanie danych na liście w porządku wzrastającym Sortowanie lub malejącym Pola typu check box lub lub lub Znajdź Wyszukiwanie danych. Ikona Mapka Wyświetla prezentację graficzną sprawozdania. Ikona Odśwież Odświeża dane na liście. Ikona Pomoc Wyświetla pomoc. Ikona Ustawienia konta Ikona Zmiana roli Ikona Zmiana formularza Ikona Zaznacz wszystkie Ikona Koniec pracy Ikona Raport jednostek/ pracowników Umożliwia zmianę hasła i danych kontaktowych użytkownika. Umożliwia zmianę roli użytkownika bez wychodzenia z aplikacji. Umożliwia zmianę formularza sprawozdania bez wychodzenia z aplikacji. Umożliwia podczas multiselekcji zaznaczenie wszystkich widocznych pozycji. Kończy pracę w aplikacji. Umożliwia wygenerowanie Raportu jednostek/ pracowników (użytkownik musi mieć uprawnienia do tego raportu). Zastosowane style Styl Nazwa pola Ikona lub Przycisk "Nazwa okna" 6 Opis Styl pochylony i pogrubiony oznacza nazwę pola znajdującego się w oknie oraz nazwę wykonywanej operacji. Styl pogrubiony oznacza nazwę ikony lub przycisku znajdującego się w oknie. W cudzysłowie najczęściej znajduje się tytuł / nazwa okna lub tytuł rozdziału / podrozdziału.

9 Pomoc Centralnego Help Desku Sygnity Pomoc Centralnego Help Desku Sygnity W celu uzyskania informacji na temat aplikacji SAC lub zgłoszenia problemu prosimy o kontakt z Centralnym Help Deskiem Sygnity: poprzez stronę WWW: Uwaga! Na stronę internetową Centralnego Help Desku firmy Sygnity możemy przej ść bezpośrednio z aplikacj i SAC, wybieraj ąc w dolnej części okna link. em: hd.sac@sygnity.pl telefonicznie: tel. (81)

10 Informacje ogólne Informacje ogólne Konfiguracja ustawień przeglądarki Aby móc poprawnie pracować w Statystycznej Aplikacji Centralnej musimy odpowiednio skonfigurować ustawienia przeglądarki internetowej, za pomocą której będziemy łączyć się z aplikacją. Sposób konfiguracji ustawień przeglądarki jest uzależniony od jej rodzaju, dlatego w poniższych rozdziałach został opisany ten proces dla kliku różnych przeglądarek: Konfiguracja ustawień przeglądarki IE wersji 6.0, Konfiguracja ustawień przeglądarki IE wersji 7.0, 8.0, 9.0, Konfiguracja ustawień przeglądarki IE wersji 8.0, 9.0 w systemie Windows 7, Konfiguracja ustawień przeglądarki Mozilla Firefox. Uwaga! W ustawieniach przeglądarki należy również wyłączyć blokowanie wyskakuj ących okienek. W tym celu dla przeglądarki Internet Explorer wybieramy menu: Narzędzia > Blokowanie wyskakuj ących okienek > Wyłącz blokowanie wyskakuj ących okienek. Dla przeglądarki Mozilla Firefox wybieramy menu Narzędzia > Opcj e > zakładka "Treść" > odznaczamy opcj ę Zablokuj wyskakuj ące okna. Uwaga! Komputer, na którym wykorzystywana będzie Statystyczna Aplikacj a Centralna, musi mieć dostęp do internetu przez port Operacj ę takiego udostępnienia musi wykonać lokalny administrator sieci. Uwaga! Z głównego okna Statystycznej Aplikacj i Centralnej obszaru "Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej " możemy pobrać instrukcj ę w formacie pdf, przedstawiaj ącą sposób przygotowania przeglądarki do pracy w Statystycznej Aplikacj i Centralnej. Instrukcj a opisuj e konfiguracj e dla przeglądarek Mozilla Firefox oraz Internet Explorer. Konfiguracja ustawień przeglądarki IE wersji 6.0 Ustawienie poziomu bezpieczeństwa W oknie przeglądarki wybieramy menu Narzędzia, a następnie Opcj e internetowe. Wybieramy zakładkę Zabezpieczenia. Jeśli w przeglądarce jest ustawiony niestandardowy poziom bezpieczeństwa (rysunek poniżej), to należy przywrócić domyślny poziom. 8

11 Informacje ogólne Aby ustawić domyślny poziom bezpieczeństwa, wybieramy ikonę Lokalny intranet, a następnie przycisk Poziom domyślny. Operację tę powtarzamy również dla ikon Zaufane witryny oraz Witryny z ograniczeniami. 9

12 Informacje ogólne Dodanie strony aplikacji SAC do strefy intranetowej Na zakładce Zabezpieczenia wybieramy ikonę Lokalny intranet, a następnie przycisk Witryny. Pojawi się okno "Lokalny intranet", w którym wybieramy przycisk Zaawansowane. Pojawi się nowe okno, w którym w sekcji Dodaj tę witrynę sieci Web do strefy wpisujemy adres, pod którym znajduje się Statystyczna Aplikacja Centralna, np. a następnie wybieramy przycisk Dodaj. 10

13 Informacje ogólne Akceptujemy wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zamknij, a następnie przycisku OK. Konfiguracja ustawień przeglądarki IE wersji 7.0, 8.0, 9.0 Aby skonfigurować ustawienia przeglądarki Internet Explorer wersj i 7.0, 8.0 lub 9.0 wpisujemy w pasku adresowym przeglądarki odpowiedni adres aplikacji. W oknie "Błąd certyfikatu: nawigacja zablokowana" wybieramy opcję Kontynuuj przeglądanie tej witryny sieci Web (niezalecane). W kolejnym oknie przeglądarki klikamy w okienku "Raport zabezpieczeń", w którym pojawiła się 11

14 Informacje ogólne informacja "Błąd certyfikatu". Otworzy się okno "Certyfikat niezaufany", zawierające informację o błędzie certyfikatu. W oknie "Certyfikat nieprawidłowy" wybieramy opcję Wyświetl Certyfikaty. Otworzy się okno "Certyfikat", zawierające informacje o certyfikacie. Aby zainstalować certyfikat, wybieramy przycisk Zainstaluj certyfikat. Otworzy się okno "Kreator importu certyfikatów", w którym wybieramy przycisk Dalej. 12

15 Informacje ogólne W kolejnym oknie kreatora importu certyfikatów określamy lokalizację, gdzie ma być przechowywany certyfikat. Zaznaczamy opcję Automatycznie wybierz magazyn certyfikatów na podstawie typu certyfikatu i wybieramy przycisk Dalej. 13

16 Informacje ogólne W oknie "Kończenie pracy Kreatora importu certyfikatów" wybieramy przycisk Zakończ. Otworzy się okno "Ostrzeżenie o zabezpieczeniach", w którym wybieramy przycisk Tak. Pojawi się okno "Kreator importu certyfikatów" z informacją, że import został pomyślnie ukończony, w którym wybieramy przycisk OK. Pojawi się jeszcze raz okno "Certyfikat", w którym również wybieramy przycisk OK. Po poprawnym skonfigurowaniu ustawień wyświetli się poprawnie strona aplikacji SAC i możemy przystąpić do logowania. Dodanie strony aplikacji SAC do strefy intranetowej W oknie przeglądarki wybieramy menu Narzędzia, a następnie Opcj e internetowe. Na zakładce Zabezpieczenia wybieramy ikonę Lokalny intranet, a następnie przycisk Witryny. Pojawi się okno "Lokalny intranet", w którym wybieramy przycisk Zaawansowane. 14

17 Informacje ogólne Pojawi się nowe okno, w którym w sekcji Dodaj tę witrynę sieci Web do strefy wpisujemy adres, pod którym znajduje się Statystyczna Aplikacja Centralna, np. a następnie wybieramy przycisk Dodaj. Akceptujemy wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zamknij, a następnie przycisku OK. 15

18 Informacje ogólne Konfiguracja ustawień przeglądarki IE wersji 8.0, 9.0 w systemie Windows 7 Aby skonfigurować ustawienia przeglądarki Internet Explorer wersj i 8.0 lub 9.0, w systemie Windows 7 wpisujemy w pasku adresowym przeglądarki odpowiedni adres aplikacji. W oknie "Błąd certyfikatu: nawigacja zablokowana" wybieramy opcję Kontynuuj przeglądanie tej witryny sieci Web (niezalecane). W kolejnym oknie przeglądarki klikamy w okienku "Raport zabezpieczeń", w którym pojawiła się informacja "Błąd certyfikatu". Otworzy się okno "Certyfikat niezaufany", zawierające informację o błędzie certyfikatu. 16

19 Informacje ogólne W oknie "Certyfikat niezaufany" wybieramy opcję Wyświetl Certyfikaty. Otworzy się okno "Certyfikat", zawierające informacje o certyfikacie. Aby zainstalować certyfikat, wybieramy przycisk Zainstaluj certyfikat. Otworzy się okno "Kreator importu certyfikatów", w którym wybieramy przycisk Dalej. 17

20 Informacje ogólne W kolejnym oknie kreatora importu certyfikatów wskazujemy magazyn certyfikatów, w którym ma być przechowywany instalowany certyfikat. Zaznaczamy opcję Umieść wszystkie certyfikaty w następuj ącym magazynie i wybieramy przycisk Przeglądaj. Otworzy się okno "Wybieranie magazynu certyfikatów", w którym wskazujemy magazyn Zaufane główne urzędy certyfikacj i i wybieramy przycisk OK. 18

21 Informacje ogólne Powrócimy do okna "Kreator importu certyfikatów", w którym pojawi się wybrany magazyn certyfikatów i wybieramy przycisk Dalej. W kolejnym oknie kreatora importu certyfikatów, aby certyfikat został zaimportowany, wybieramy przycisk Zakończ. 19

22 Informacje ogólne Otworzy się okno "Ostrzeżenie o zabezpieczeniach", w którym wybieramy przycisk Tak. Pojawi się okno "Kreator importu certyfikatów" z informacją, że import został pomyślnie ukończony, w którym wybieramy przycisk OK. Po poprawnym skonfigurowaniu ustawień wyświetli się poprawnie strona aplikacji SAC i możemy 20

23 Informacje ogólne przystąpić do logowania. Dodanie strony aplikacji SAC do strefy intranetowej W oknie przeglądarki wybieramy menu Narzędzia, a następnie Opcj e internetowe. Na zakładce Zabezpieczenia wybieramy ikonę Lokalny intranet, a następnie przycisk Witryny. Pojawi się okno "Lokalny intranet", w którym wybieramy przycisk Zaawansowane. Pojawi się nowe okno, w którym w sekcji Dodaj tę witrynę sieci Web do strefy wpisujemy adres, pod którym znajduje się Statystyczna Aplikacja Centralna, np. a następnie wybieramy przycisk Dodaj. Akceptujemy wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zamknij, a następnie przycisku OK. Konfiguracja ustawień przeglądarki Mozilla Firefox Aby skonfigurować ustawienia przeglądarki Mozilla Firefox wpisujemy w pasku adresowym przeglądarki odpowiednie adres aplikacji. W oknie przeglądarki "Niezaufane połączenie" wybieramy opcję Rozumiem zagrożenie, a następnie przycisk Dodaj wyjątek. 21

24 Informacje ogólne Otworzy się okno "Dodanie wyjątku bezpieczeństwa", w którym wybieramy przycisk Pobierz certyfikat, a następnie przycisk Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa. 22

25 Informacje ogólne Po poprawnym skonfigurowaniu ustawień wyświetli się poprawnie strona aplikacji SAC i możemy przystąpić do logowania. Logowanie do systemu Aby rozpocząć pracę w aplikacji SAC w obszarze "Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej", ze strony przechodzimy do działu Systemy IT (lewy dolny róg), a następnie wskazujemy aplikację SAC, przeznaczoną dla obszaru "Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej 23

26 Informacje ogólne. W oknie "Statystyczna Aplikacja Centralna" wybieramy link Logowanie do aplikacj i. Pojawi się okno "Logowanie". W oknie podajemy identyfikator i hasło użytkownika, a następnie wybieramy przycisk Loguj. Po zalogowaniu może pojawić się okno wyboru jednej z aplikacji. Uwaga! Zawartość okno zależy od zdefiniowanych uprawnień użytkownika. W każdym przypadku poj awi się okno logowania, natomiast okno wyboru aplikacj i poj awi się tylko w przypadku, kiedy użytkownik ma uprawnienia, do co naj mniej dwóch aplikacj i. W oknie "Wybór aplikacji" możemy wybrać jedną z aplikacji dostępnych dla użytkownika np.: Administracj a - praca w trybie administratora; Sprawozdania jednorazowe - praca w trybie kontrolnym lub rejestratora; Sprawozdania resortowe - praca w trybie kontrolnym lub rejestratora. Po zaznaczeniu właściwej aplikacji wybieramy przycisk Wybierz. Dalsze postępowanie w systemie będzie zależało od wybranej aplikacji. Pracę w poszczególnych aplikacjach opisano w kolejnych rozdziałach podręcznika. 24

27 Informacje ogólne Uwaga! Nie j est możliwa j ednoczesna praca w Statystycznej Aplikacj i Centralnej z użyciem j ednej przeglądarki i dwóch różnych kont użytkownika. Dotyczy to również pracy w dwóch różnych obszarach aplikacj i, czyli np. Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej oraz Pomoc Społeczna. Uwaga! Zaleca się pracę tylko w j ednym oknie/zakładce przeglądarki. Praca w wielu oknach/ zakładkach przeglądarki może powodować nieoczekiwane błędy. Jeżeli w obrębie przeglądarki użytkownik próbuj e się ponownie zalogować do aplikacj i, to otrzyma komunikat, że w systemie istniej e j uż inna sesj a użytkownika. Komunikat ten poj awi się również, j eżeli dany użytkownik j est zalogowany w aplikacj i, i próbuj e się ponownie zalogować z innego komputera. Wybranie w komunikacie przycisku "Loguj ponownie" i ponowne zalogowanie do aplikacj i spowoduj e zakończenie wszystkich sesj i dla użytkownika, który był wcześniej zalogowany. Jeżeli użytkownik ten będzie próbował wykonać j akąkolwiek operacj ę w sesj i aplikacj i, która została zakończona, otrzyma komunikat, informuj ący o tym, że sesj a wygasła na skutek ponownego zalogowania do aplikacj i. 25

28 Informacje ogólne Blokada możliwości logowania W przypadku 3 nieudanych prób logowania konto użytkownika SAC zostaje zablokowane. Użytkownik jest informowany o blokadzie komunikatem: Po kliknięciu na adres mailowy widoczny w komunikacie w sekcji Zgłoś zablokowanie konta można od razu wysłać z informacją o zablokowaniu konta: - na adres wskazany dziedzinowego). przez MPiPS (użytkownicy MPiPS, oraz dostawcy oprogramowania - do administratora wojewódzkiego (użytkownicy jednostek poziomu województwa i niższych). Lista zawiera adresy wszystkich użytkowników jednostki UW z danego województwa, posiadających uprawnienia administracyjne. Po zablokowaniu konta należy przekazać administratorowi informację o zablokowaniu konta. Administrator ma możliwość odblokowania użytkownika. W celu odblokowania użytkownika z menu wybieramy pozycję Użytkownicy. Otworzy się okno "Lista użytkowników". Na liście znajdujemy użytkownika posiadającego blokadę (w kolumnie Czy zablokowany ustawienie na "Tak") i zaznaczamy go. Następnie wybieramy operację Odblokuj /Zablokuj użytkownika i potwierdzamy wybór ikoną Za pomocą. operacji Odblokuj użytkowników lub użytkowników Zablokuj możemy odblokować/zablokować konta wielu użytkownikom jednocześnie. Po wybraniu jednej z operacji otworzy się okno "Blokada użytkowników", w którym określamy czy chcemy odblokować/zablokować Użytkowników dodanych na listę, czy Użytkowników loguj ących się po raz ostatni w podanym okresie. 26

29 Informacje ogólne Po wybraniu opcji Użytkowników z listy za pomocą ikony Dodaj dodajemy użytkowników, których chcemy odblokować/zablokować. Uwaga! Listę wszystkich użytkowników możemy posortować po dacie ostatniego logowania. Po wybraniu opcji Użytkowników loguj ących się po raz ostatni w okresie wprowadzamy odpowiednie daty w polach od, do. Wprowadzone dane zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Wskazani użytkownicy zostaną odblokowani/ zablokowani. 27

30 Informacje ogólne Zmiana hasła W głównym oknie systemu możemy zmienić hasło użytkownika, wybierając ikonę i w oknie "Parametry użytkownika" podając nowe hasło. Szczegółowy opis modyfikacji ustawień konta użytkownika znajduje się w rozdziale Parametry użytkownika. W przypadku, gdy użytkownik zostanie dodany przez Administratora systemu lub gdy hasło użytkownika zostanie zmienione przez Administratora, po zalogowaniu się do aplikacji pojawi się okno "Zmiana hasła", w którym należy podać nowe hasło. Uwaga! Hasło musi spełniać następuj ące kryteria: - musi zawierać co naj mniej 8 znaków. - musi zawierać co naj mniej j edną cyfrę. - nie może zawierać znaków regionalnych i symboli. - może zawierać maksymalnie 19 znaków. Jeżeli j edno z tych kryteriów nie będzie spełnione, poj awi się odpowiedni komunikat, informuj ący o tym fakcie. Po wprowadzeniu nowego hasła w polu Hasło i powtórzeniu go w polu Powtórzenie hasła wybieramy przycisk Zmień. Od tego momentu logując się do aplikacji SAC używamy już nowego hasła. 28

31 Informacje ogólne Parametry użytkownika W głównym oknie aplikacji każdy użytkownik ma możliwość zmiany ustawień konta. W tym celu wybieramy ikonę Ustawienie konta. Otworzy się okno "Parametry użytkownika", w którym możemy zmienić podstawowe dane użytkownika, takie jak: Imię, Nazwisko, Hasło (Powtórzenie hasła), Telefon, Adres , Adres pocztowy. Pozostałych danych, w tym danych na zakładce Role nie można modyfikować, dane te możemy tylko przeglądać. Na zakładce Parametry Użytkownika dostępna jest lista parametrów, przeznaczonych dla danego typu jednostki, zgodnego z typem jednostki użytkownika: Wysyłanie treści komunikatów na adres - Ustawienie parametru na Tak spowoduje, że treść otrzymywanych komunikatów w systemie będzie również wysyłana na podany w danych użytkownika adres . Podział menu j ednostek na powiaty - Ustawienie parametru na Tak spowoduje, że drzewo jednostek będzie wyświetlane z podziałem na powiaty. Włączony podgląd sprawozdania na liście - Ustawienie parametru na Tak spowoduje, że przy zawężeniu pracy w modułach sprawozdawczych do jednego okresu sprawozdawczego formularza, w ramach listy prezentowany będzie podgląd sprawozdania. Wyświetlanie podpowiedzi dla przycisku "Wykonaj wybraną operacj ę" - Ustawienie parametru 29

32 Informacje ogólne na Tak spowoduje, że dla każdego okna typu lista w systemie, będzie pojawiała się podpowiedź Wykonaj wybraną operację dla przycisku. Aby zmodyfikować wartość danego parametru, zaznaczamy go na liście i wybieramy dla niego ikonę Edycja. Otworzy się okno edycji parametru. Zaznaczając lub odznaczając w kolumnie "Wartość parametru", decydujemy czy parametr ma być włączony lub wyłączony. Przyciskiem zapisujemy wybraną wartość parametru, a przyciskiem rezygnujemy z dokonanych zmian. Uwaga! Pole "Adres " musi być wypełnione, j eżeli włączono parametr "Wysyłanie treści komunikatów na adres ". Wprowadzone zmiany zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Zastosowanie selekcji na listach W każdym oknie typu "lista" możemy skorzystać z mechanizmu selekcji. Ikoną uruchamiamy okno selekcji, podajemy w nim informacje potrzebne do wyszukania interesujących nas danych (okno selekcji zawiera różne pola w zależności od listy, z której jest wywoływane): 30

33 Informacje ogólne Po podaniu potrzebnych informacji wybieramy przycisk Zastosuj, aby wyzerować selekcję wybieramy przycisk Wyświetl wszystkie. Jeżeli mamy włączony mechanizm selekcji, ikona zmienia kolor. Dane zawarte w kolumnie listy możemy również sortować, w tym celu należy kliknąć na nazwę kolumny. 31

34 Informacje ogólne Sortować możemy w porządku malejącym lub rosnącym. Istnieje również możliwość zaznaczenia wszystkich elementów na liście za pomocą ikony. Przy wyborze elementu z listy w trybie multiselekcji, w przypadku gdy zaznaczymy elementy na liście i przechodzimy do kolejnych stron (kolejna paczka), np. wybór odbiorców komunikatu, zaznaczone elementy są zapamiętywane jako wybrane. 32

35 Informacje ogólne Wydruki Z każdego okna typu "lista" możemy wydrukować raport z listy. W tym celu wybieramy widoczną w oknie ikonę Drukuj raport z listy. W nowym oknie otworzy się raport z listy. Raport jest generowany na podstawie aktualnej zawartości listy. Jednocześnie otworzy się okno "Drukowanie", za pomocą którego możemy wydrukować raport. Uwaga! Maksymalna liczba pozycj i j aką można umieścić na wydruku z listy to Jeżeli na liście znaj duj e się więcej niż 5000 pozycj i, należy użyć selekcj i (ikona listę. ), aby zawęzić 33

36 Informacje ogólne Wysyłanie i odbieranie komunikatów W aplikacji SAC istnieje możliwość przesyłania komunikatów między użytkownikami. W prawym górnym menu dla każdej roli wprowadzono ikonę komunikatów komunikatu ikona ma kolor czerwony (w przypadku otrzymania nowego ): Po jej uruchomieniu pojawia się lista z komunikatami skierowanymi do zalogowanego użytkownika: Aby przeczytać wiadomość jaką otrzymaliśmy musimy zaznaczyć ją na liście, a następnie wybrać ikonę. W danych szczegółowych komunikatu pole informujące o wszystkich odbiorcach wiadomości widoczne jest w postaci listy użytkowników (imię i nazwisko), rozdzielonych przecinkiem. Aby otworzyć lub zapisać załącznik, klikamy Pobierz, a następnie Otwórz - aby przeczytać lub Zapisz - aby zapisać plik na dysku. 34

37 Informacje ogólne Wybierając operację Ustaw j ako przeczytany / nieprzeczytany możemy oznaczyć wiadomość jako przeczytaną lub jeżeli po przeczytaniu chcemy jeszcze do niej wrócić - jako nieprzeczytaną. Aby wydrukować treść otrzymanej wiadomości, wybieramy ikonę internetowej z podglądem wiadomości:. Otworzy się okno przeglądarki Jednocześnie otworzy się okno "Drukowanie", za pomocą którego możemy wydrukować wiadomość. W celu usunięcia komunikatu z listy należy go zaznaczyć, a następnie wybrać ikonę. Istnieje również możliwość usunięcia z listy wszystkich przeczytanych komunikatów, w tym celu należy z rozwijalnej listy wybrać pozycję wybrać ikonę, a następnie. Aby usunąć wszystkie komunikaty, należy z rozwijalnej listy wybrać pozycję, a następnie wybrać ikonę. Uwaga! Usunięcie komunikatu przez odbiorcę nie usuwa komunikatu widocznego u nadawcy. Aby odpowiedzieć na przesłaną wiadomość, po zaznaczeniu jej na liście wybieramy operację Odpowiedz lub Odpowiedz z historią: Uwaga! Odpowiedzieć na przesłaną wiadomość możemy również podczas przeglądania otrzymanej wiadomości, wybieraj ąc ikonę. Uwaga! Nie ma możliwości utworzenia odpowiedzi na wiadomość, wygenerowana automatycznie (nadawcą takiej wiadomości j est SYSTEM). która została Wybranie odpowiedzi z historią powoduje, że treść wiadomości (bez załączników), na którą odpowiadamy zostanie automatycznie wpisana do treści nowo tworzonej wiadomości: 35

38 Informacje ogólne Zaznaczenie opcji Odpowiedz wszystkim odbiorcom spowoduje wysłanie wiadomości do wszystkich odbiorców. Za pomocą przycisku możemy wstawić do wiadomości dowolnego odbiorcę. Po uzupełnieniu treści wiadomości i zaakceptowaniu okna, odpowiedź zostanie wysłana. Wybierając na liście komunikatów zakładkę Skrzynka nadawcza możemy wysyłać komunikat do innego użytkownika. Po wybraniu zakładki pojawi się okno: Możemy tu przeczytać poprzednie wiadomości jakie rozsyłaliśmy. Nowy komunikat zostanie utworzony po wybraniu ikony 36 :

39 Informacje ogólne Komunikat może być skierowany do: określonych użytkowników - zaznaczamy opcję Użytkownik i za pomocą ikony użytkowników; wskazujemy określonych jednostek - zaznaczamy opcję Jednostka i za pomocą ikony wskazujemy ośrodki; wszystkich użytkowników z wszystkich jednostek podległych - zaznaczamy opcję Podległe; wszystkich użytkowników zarejestrowanych w SAC - zaznaczamy opcję Wszyscy. Uwaga! Jeśli j ednostka użytkownika nie posiada j ednostek podległych, to w sekcj i "Rodzaj odbiorcy" opcj a "Podległe" j est niedostępna. Użytkownik na poziomie centralnym (MPiPS) może do komunikatu dodawać załączniki, o łącznym rozmiarze nie przekraczającym 5MB. Aby dodać załącznik, przyciskiem Przeglądaj otwieramy okno wyboru załącznika. Zaznaczamy wybrane pliki i akceptujemy przyciskiem Otwórz. Następnie wybrane pliki załączamy do komunikatu za pomocą przycisku Załącz. W trakcie wysyłania komunikatu określamy również czas jego ważności (od 1-90 dni), po upływie którego komunikat jest automatycznie usuwany z serwera i nie będzie dostępny do czytania. Po wpisaniu tytułu i treści komunikatu akceptujemy wprowadzone dane i jednocześnie komunikat zostaje wysłany do adresatów. Uwaga! Podczas wysyłania komunikatu do wielu użytkowników, w skrzynce nadawczej widoczna j est tylko j edna pozycj a, z głównym - czyli pierwszym odbiorcą, wymienionym na liście odbiorców komunikatu w trakcie j ego wysyłania. Użytkownik ma możliwość podglądu/przefiltrowania listy wszystkich odbiorców komunikatu wraz z 37

40 Informacje ogólne informacją o tym, czy każdy z adresatów odebrał komunikat. W tym celu na zakładce Skrzynka nadawcza zaznaczamy dany komunikat, wybieramy operację Wyświetl listę odbiorców komunikatu i akceptujemy przez wybranie ikony. Zostanie otwarte okno "Lista odbiorców komunikatu", zawierające wszystkich odbiorców danego komunikatu wraz z informacją czy komunikat przez danego odbiorce został odebrany. Nadawca także może usuwać wybrane lub odebrane/wszystkie komunikaty (Wybierz operację: Usuń odebrane komunikaty, Usuń wszystkie komunikaty) ze swojej skrzynki nadawczej, w sposób analogiczny jak w skrzynce odbiorczej. Nie wpływa to w żaden sposób na widoczność powyższych komunikatów przez odbiorców, w ich skrzynkach odbiorczych. Operacja Usuń odebrane komunikaty dla skrzynki nadawczej będzie skuteczna dla danego komunikatu jedynie wtedy, jeśli został on odebrany przez wszystkich jego odbiorców (co można zweryfikować na podstawie stanu listy odbiorców komunikatu), a nie tylko przez odbiorcę głównego - widocznego na liście. Wybierając na liście otrzymanych komunikatów zakładkę Konfiguracj a powiadamiania przechodzimy do listy skonfigurowanych zdarzeń: Uwaga! Zakładka "Konfiguracj a powiadamiania" nie będzie się poj awiać, j eżeli dany typ j ednostki, nie ma możliwości konfiguracj i powiadamiania. Możemy tu określić czy chcemy otrzymywać komunikaty, gdy wystąpi jedno ze zdarzeń jakie określimy w trakcie konfiguracji. Aby włączyć powiadamianie o zdarzeniu, wybieramy ikonę zdarzeniu":. Pojawi się okno "Informacje o W polu Nazwa wybieramy zdarzenie z listy i zaznaczamy opcję Powiadamianie. Wprowadzone dane zapisujemy wybierając ikonę. W taki sam sposób wprowadzamy na listę kolejne zdarzenia, o których chcemy być powiadamiani. Jeżeli w przyszłości nie będziemy chcieli być powiadamiani o jakimś zdarzeniu, to usuwamy je z listy lub wykonujemy operację Wyłącz powiadamianie. Uwaga! Powiadomienie o zablokowaniu konta przez użytkownika j est możliwe do skonfigurowania na poziomie MPiPS i Urzędów Woj ewódzkich. Użytkownicy Urzędów Woj ewódzkich dodatkowo maj ą możliwość skonfigurowania powiadamiania o złożeniu: Wniosku o rej estracj ę użytkownika z j ednostki, Wniosku o rej estracj ę j ednostki i użytkownika, Wniosku o aktualizacj e danych j ednostki. Konfigurowanie powiadamiania o zdarzeniach kończymy wybierając ikonę 38.

41 Informacje ogólne Uwaga! Komunikat zostaj e faktycznie usunięty z bazy, gdy zarówno wszyscy odbiorcy j ak i nadawca usunęli komunikat lub minął j ego okres ważności. Wszystkie komunikaty, dla których skończył się okres ważności, ustawiany w momencie ich wysłania/tworzenia, są usuwane w sposób automatyczny, bez względu na to czy zostały odebrane/przeczytane. Uwaga! Komunikaty, w związku ze złożeniem wniosku o rej estracj ę nowego użytkownika/ j ednostki oraz wniosku o aktualizacj ę danych j ednostki, są wysyłane tylko do tych użytkowników, którzy maj ą ustawioną konfiguracj ę powiadamiania. Komunikat, w związku z rozpatrzeniem wniosku o aktualizacj ę danych j ednostki (akceptacj a bądź odrzucenie), j est wymuszany. Uwaga! Nadawcą dla komunikatów generowanych przez aplikacj ę j est użytkownik o nazwie System. Jednostka nadawcy komunikatu ustalana j est w zależności od zdarzenia powoduj ącego wysłanie komunikatu. Naj częściej j ednostką nadawcy komunikatu j est j ednostka użytkownika, który przyczynił się do wystąpienia zdarzenia. Przykład: Użytkownik j ednostki "UW Woj. Małopolskie" publikuj e formularz sprawozdania j ednorazowego. W komunikacie, informuj ącym o tym zdarzeniu, j ednostką nadawcy będzie j ednostka użytkownika publikuj ącego formularz, czyli w tym przypadku "UW Woj. Małopolskie". 39

42 Informacje ogólne 40

43 Rejestracja użytkowników Rejestracja użytkowników W ramach Statystycznej Aplikacji Centralnej udostępniony został mechanizm, pozwalający na zarejestrowanie nowych użytkowników z urzędów gminy, powiatów oraz z urzędów marszałkowskich, na podstawie wypełnionego formularza rejestracyjnego. Uwaga! Z głównego okna Statystycznej Aplikacj i Centralnej obszaru "Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej " możemy pobrać instrukcj ę w formacie pdf, przedstawiaj ącą sposób rej estracj i w Statystycznej Aplikacj i Centralnej użytkownika, składaj ącego sprawozdania rzeczowo-finansowe z wykonania zadań z zakresu wsparcia rodziny i systemu pieczy zastępczej. Aby rozpocząć rejestrację użytkownika, ze strony przechodzimy do działu Systemy IT (lewy dolny róg), a następnie wskazujemy aplikację SAC, przeznaczoną dla obszaru Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej. Po przejściu do aplikacji SAC klikamy na link Rej estracj a użytkownika lub link Jeśli nie masz jeszcze konta, kliknij ten tekst w celu rejestracji, znajdujący się w oknie logowania do aplikacji: W obu przypadkach otworzy się okno "Rejestracja jednostki i użytkownika", w którym należy uzupełnić wszytkie obowiązkowe pola, oznaczone gwiazdką. 41

44 Rejestracja użytkowników W sekcji Dane użytkownika uzupełniamy pola: Imię - imię użytkownika, który będzie przekazywał sprawozdania do aplikacji SAC; Nazwisko - nazwisko użytkownika, który będzie przekazywał sprawozdania do aplikacji SAC Telefon - numer telefonu do użytkownika, który będzie przekazywał sprawozdania do aplikacji SAC; - adres mailowy użytkownika, który będzie przekazywał sprawozdania do aplikacji SAC ( powtarzamy w polu Powtórzenie ); Uwaga! Na wskazany zostanie wysłana informacj a o rej estracj i wniosku wraz z wydrukiem, a także informacj a po rozpatrzeniu wniosku przez administratora. Login - definiujemy nazwę jaką chcemy posługiwać się podczas przesyłania sprawozdań - ponieważ login musi być unikalny w ramach wszystkich użytkowników SAC, tak więc może się okazać, że otrzymamy komunikat informujący, że taki login jest już wykorzystany i trzeba będzie wpisać inną nazwę; Uwaga! Login może zawierać znaki: "-" i "_". Hasło - definiujemy hasło jakim chcemy posługiwać się podczas przesyłania sprawozdań (hasło to powtarzamy w polu Powtórzenie hasła); Uwaga! Hasło musi spełniać następuj ące kryteria: - musi zawierać co naj mniej 8 znaków. - musi zawierać co naj mniej j edną cyfrę. - nie może zawierać znaków regionalnych i symboli. 42

45 Rejestracja użytkowników - może zawierać maksymalnie 19 znaków. Jeżeli j edno z tych kryteriów nie będzie spełnione, poj awi się odpowiedni komunikat, informuj ący o tym fakcie. W sekcji Dane j ednostki uzupełniamy informacje o jednostce: Nr j ednostki - pole opcjonalne, max. długość 12 cyfr. Jeżeli jednostka będzie zarejestrowana w systemie i jej numer będzie znany użytkownikowi, to po jego wprowadzeniu pozostałe dane jednostki zostaną automatycznie uzupełnione. Jeżeli osoba uzupełniająca formularz nie będzie znała numeru, to należy wskazać jednostkę, korzystając z przycisku. Otworzy okno "Lista województw", w którym wskazujemy odpowiednie województwo. Następnie wybieramy przycisk Dalej. Otworzy się okno "Lista powiatów", w którym wskazujemy powiat, na terenie którego działa jednostka. Następnie wybieramy przycisk Dalej wskazujemy odpowiednie miasto lub gminę.. Otworzy się okno "Lista miast/gmin", w którym 43

46 Rejestracja użytkowników Następnie wybieramy przycisk Dalej którym zaznaczamy odpowiedni typ jednostki.. Otworzy się okno "Lista typów jednostek", w Następnie wybieramy przycisk Dalej. Jeśli jednostka będzie zarejestrowana, w systemie pojawi się okno "Lista jednostek", w którym wskazujemy własną jednostkę. Po wskazaniu jednostki wybieramy przycisk Dalej i powracamy do okna "Rejestracja jednostki i użytkownika". 44

47 Rejestracja użytkowników Po wybraniu jednostki wszystkie pola w sekcji Dane j ednostki zostaną automatycznie uzupełnione przez system danymi wskazanej jednostki. W polu Przepisz tekst z obrazka wprowadzamy tekst widoczny na obrazku. Uwaga! Jeżeli chcemy zmienić tekst widoczny na obrazku, możemy zmienić obrazek, wybieraj ąc ikonę. Po uzupełnieniu/sprawdzeniu wszystkich danych, dotyczących użytkownika, wybieramy przycisk. Otworzy się okno przeglądarki internetowej z podglądem wniosku rejestracji użytkownika w systemie SAC: 45

48 Rejestracja użytkowników Jednocześnie otworzy się okno "Drukowanie", za pomocą którego możemy wydrukować wniosek. Jednocześnie w aplikacji SAC otworzy się okno "Potwierdzenie przesłania wniosku rejestracyjnego", informujące, że dane rejestracji zostały przesłane do administratora. Uwaga! Wnioski składane przez użytkowników urzędów gminy, powiatów oraz urzędów marszałkowskich rozpatrywane są przez administratorów właściwych urzędów woj ewódzkich. 46

49 Rejestracja użytkowników Po otrzymaniu informacji od administratora o akceptacji wniosku rejestracyjnego możemy zalogować się do aplikacji SAC. 47

50 Aktualizacja danych jednostki Aktualizacja danych jednostki W ramach Statystycznej Aplikacji Centralnej, udostępniony został mechanizm pozwalający na zaktualizowanie danych jednostki na podstawie wypełnionego wniosku o aktualizację danych. Uwaga! Aktualizacj a danych j ednostki j est możliwa dla urzędów gminy, powiatów oraz z urzędów marszałkowskich. Aby zaktualizować dane jednostki po zalogowaniu się do aplikacji SAC, wybieramy przycisk Aktualizacja danych jednostki. Otworzy się okno "Dane wniosku o aktualizację danych", w którym możemy modyfikować: Nazwę, REGON, Datę zakończenia działalności, dane adresowe lub dodatkowe dane. 48

51 Aktualizacja danych jednostki Uwaga! W polu "Uzasadnienie" należy podać przyczynę złożenia wniosku. Po wprowadzeniu wszystkich zmian wybieramy przycisk Zarejestruj. Otworzy się okno "Wniosek o aktualizację danych", w którym wybieramy przycisk Tak. Po przesłaniu wniosku do administratora wojewódzkiego zostanie wyświetlone potwierdzenie poprawnego przesłania wniosku o aktualizację danych. Uwaga! Wnioski składane przez użytkowników urzędów gminy, powiatów oraz urzędów marszałkowskich rozpatrywane są przez administratorów właściwych urzędów woj ewódzkich. Po rozpatrzeniu wniosku przez administratora, zostanie wysłany komunikat, z informacją o jego wyniku. W przypadku akceptacji wniosku o aktualizację danych w komunikacie tym dostępna będzie ikona, za pomocą której w oknie "Zmiana danych jednostki" będziemy mogli zobaczyć historię zmian danych jednostki. 49

52 Administracja Administracja Po zalogowaniu się do aplikacji Administracj a otworzy się okno powitania. Uwaga! Jeżeli użytkownik ma przypisane kilka ról, to może zmienić rolę bez wychodzenia z aplikacj i przy pomocy ikony "Zmiana roli". Wybranie jednej z pozycji z menu widocznego po lewej stronie okna spowoduje przejście na odpowiednią listę. W kolejnych podrozdziałach zostały omówione poszczególne elementy aplikacji Administracj a: Jednostki, Użytkownicy, Obsługa wniosków rejestracyjnych, Obsługa wniosków o aktualizację danych, Uwaga! Zakres dostępnych operacj i uzależniony j est od uprawnień użytkownika. 50

53 Administracja Jednostki Statystyczna Aplikacja Centralna zawiera listę jednostek wszystkich poziomów. W celu przeglądania lub modyfikacji danych jednostek z menu wybieramy pozycję Jednostki. Otworzy się okno "Lista jednostek". Po zaznaczeniu wybranej pozycji na liście i wybraniu ikony Przeglądaj możemy przeglądać dane jednostki. Wybranie ikony Edycja pozwoli nam na modyfikację danych. W obu przypadkach przejdziemy do okna "Dane jednostki". 51

54 Administracja W oknie "Dane jednostki" znajdują się pola: Nr j ednostki - w polu widoczny będzie numer jednostki, której dane edytujemy; pole niedostępne; Nazwa systemowa - w polu widoczna jest systemowa nazwa jednostki, której dane edytujemy; pole niedostępne; Typ - w polu widoczny jest typ jednostki, której dane edytujemy, pole niedostępne. Woj ewództwo - w polu widoczne jest województwo jednostki, której dane edytujemy, pole niedostępne. Uwaga! Pole to uzależnione j est od typu j ednostki, j eśli j ednostka ma zasięg woj ewódzki, to poj awi się pole "Woj ewództwo", j eśli zasięg powiatu to poj awi się pole "Powiat", j eśli zasięg gminy lub miasta, to poj awi się pole "Miasto/Gmina". Sprawozdaj e do - pole zawiera informacje o jednostce, do której jednostka, której dane edytujemy, będzie przekazywać sprawozdania. Uwaga! Pola "Nr j ednostki", "Nazwa systemowa", "Typ", "Woj ewództwo", "Sprawozdaj e do" można edytować, tylko wtedy, gdy j ednostka nie uczestniczyła dotychczas w żadnym z procesów sprawozdawczych. Uwaga! Jeżeli chcemy zmienić j ednostkę nadrzędną dla j ednostki, której dane edytuj emy, wybieramy przycisk, znaj duj ący się przy polu "Sprawozdaj e do". Otworzy się okno "Lista j ednostek", w którym wskazuj emy j ednostkę nadrzędną, do której przekazywane będą sprawozdania. 52

55 Administracja Możemy wskazać j ednostkę nadrzędną z obszaru terytorialnego, na którym znaj duj e się edytowana j ednostka lub spoza tego obszaru. Aby wyświetlić j ednostki z danego obszaru w polu "Obszar" wybieramy odpowiednią pozycj ę: "Jednostki z obszaru powiatu", "Jednostki z obszaru woj ewództwa", "Jednostki z obszaru kraj u" i zatwierdzamy wybór, znaj duj ącym się przy polu przyciskiem. Jednostkę nadrzędną z obszaru kraj u możemy wskazać podczas edycj i j ednostki na poziomie ministerstwa. Po wskazaniu j ednostki nadrzędnej wybieramy przycisk "Akceptuj ". Nazwa - wprowadzamy pełną nazwę jednostki, której dane edytujemy. Regon - wpisujemy Regon jednostki; Miej scowość - wprowadzamy miejscowość jednostki. Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Kod pocztowy - podajemy szczegółowe dane adresowe jednostki. Dodatkowo w polach Telefon j ednostki, Fax, j ednostki możemy uzupełnić dane kontaktowe. Ponadto możemy modyfikować Datę rozpoczęcia działalności oraz Datę zakończenia działalności jednostki. Uwaga! W zależności od typu j ednostki mogą być widoczne różne pola z dodatkowymi danymi j ednostki. Po zakończeniu edycji danych jednostki wprowadzone zmiany zapisujemy wybierając ikonę Akceptuj. Wrócimy do okna "Lista jednostek". Po zatwierdzeniu dokonanych zmian w danych jednostki do wszystkich użytkowników tej jednostki zostanie wysłany komunikat, informujący o zmianie danych jednostki. W oknie "Lista jednostek" mamy możliwość przeglądania historii zmian danych jednostki. Aby zobaczyć historię zmian danych jednostki, zaznaczamy daną jednostkę na liście, wybieramy operację Historia zmian i zatwierdzamy ją znajdującą się przy polu ikoną. Otworzy się okno "Lista zmian danych jednostki", w którym możemy przeglądać całą historię zmian. Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. Użytkownicy Administrator ma możliwość dodawania, przeglądania lub modyfikacji danych użytkownika z jednostek własnych i podległych. W celu dodania nowego użytkownika z menu wybieramy pozycję Użytkownicy. Otworzy się okno "Lista użytkowników". 53

56 Administracja W celu dodania nowego użytkownika wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Dane użytkownika". W oknie "Dane użytkownika" uzupełniamy pola: Nazwa j ednostki - z okna, które pokaże się po wybraniu przycisku jednostkę; 54, wybieramy odpowiednią

57 Administracja Login - podajemy unikalny identyfikator użytkownika; Imię - imię użytkownika, max długość 80 znaków, nie może zawierać cyfr [0-9]; Nazwisko - nazwisko użytkownika, max długość 80 znaków, nie może zawierać cyfr [0-9]; Hasło - podajemy hasło, którego użytkownik będzie używał przy logowaniu się do systemu. Uwaga! Hasło musi spełniać następuj ące kryteria: - musi zawierać co naj mniej 8 znaków. - musi zawierać co naj mniej j edną cyfrę. - nie może zawierać znaków regionalnych i symboli. - może zawierać maksymalnie 19 znaków. Jeżeli j edno z tych kryteriów nie będzie spełnione, poj awi się odpowiedni komunikat, informuj ący o tym fakcie. Powtórzenie hasła - jeszcze raz wpisujemy to samo hasło, które podaliśmy w polu powyżej. Telefon - numer telefonu użytkownika (opcjonalnie), max. długość 15 znaków. Standardowo nowo dodany użytkownik nie ma żadnej roli, na których może pracować. Administrator może wprowadzanemu użytkownikowi zdefiniować poszczególne role. W celu dodania użytkownikowi roli, w której będzie mógł pracować, na zakładce Role wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Lista ról", ograniczone do ról dostępnych dla użytkownika określonego typu i z wybranej jednostki. 55

58 Administracja Zaznaczamy role, które chcemy przypisać i akceptujemy wprowadzone dane. Pojawią się one w dolnej części okna "Dane użytkownika" w sekcji Uprawnienia użytkownika. Po zakończeniu wprowadzenia danych nowego użytkownika wybieramy ikonę Akceptuj. Wrócimy do okna "Lista użytkowników". W oknie "Lista użytkowników" mamy możliwość przeglądania danych użytkownika. W tym celu, po zaznaczeniu dowolnego użytkownika wybieramy ikonę Przeglądanie. Jeśli chcemy dokonać modyfikacji danych użytkownika wybieramy ikonę Edycja. Jeżeli chcemy usunąć użytkownika z listy wybieramy ikonę Usunięcie. Konto użytkownika, który trzykrotnie poda błędne hasło podczas logowania, zostanie zablokowane przez system - w oknie "Lista użytkowników" w kolumnie Czy zablokowany pojawi się odpowiednia informacja. Aby umożliwić pracę takiemu użytkownikowi, należy go wskazać na liście i wybrać operację Odblokuj /Zablokuj użytkownika: Po pomyślnym odblokowaniu należy przekazać użytkownikowi informację, że może pracować (telefonicznie, mailem lub w inny sposób). Za pomocą operacji Odblokuj użytkowników lub użytkowników Zablokuj możemy odblokować/zablokować konta wielu użytkownikom jednocześnie. Po wybraniu jednej z operacji otworzy się okno "Blokada użytkowników", w którym określamy czy chcemy odblokować/zablokować Użytkowników dodanych na listę, czy Użytkowników loguj ących się po raz ostatni w podanym okresie. 56

59 Administracja Po wybraniu opcji Użytkowników z listy za pomocą ikony Dodaj dodajemy użytkowników, których chcemy odblokować/zablokować. Uwaga! Listę wszystkich użytkowników możemy posortować po dacie ostatniego logowania. Po wybraniu opcji Użytkowników loguj ących się po raz ostatni w okresie wprowadzamy odpowiednie daty w polach od, do. Wprowadzone dane zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Wskazani użytkownicy zostaną odblokowani/ zablokowani. W oknie "Lista użytkowników" mamy możliwość przeglądania historii zmian danych użytkownika. Aby zobaczyć historię zmian danych użytkownika, zaznaczamy danego użytkownika na liście, wybieramy operację Historia zmian i zatwierdzamy ją znajdującą się przy polu ikoną. Otworzy się okno "Lista zmian danych użytkownika", w którym możemy przeglądać całą historię zmian. Aby zobaczyć szczegóły danej zmiany, zaznaczamy ją na liście i wybieramy ikonę Przeglądanie. Otworzy się okno "Zmiana danych użytkownika", w którym możemy zobaczyć kto i kiedy dokonał zmiany oraz jakich zmian dokonał. Dane użytkownika, które zostały zmienione, będą podświetlone na czerwono. Jeżeli w trakcie zmian użytkownikowi: - dodano nową rolę/formularz, to dane te będą podświetlone na zielono. - usunięto rolę/formularz, to dane te będą podświetlone na czerwono. - nic nie zmieniono odnośnie ról/formularzy, to dane te będą podświetlone na brązowo. Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. 57

60 Administracja Obsługa wniosków rejestracyjnych Aby wykorzystać możliwość przekazywania sprawozdań poprzez aplikację SAC, użytkownik z urzędów gminy, powiatów oraz z urzędów marszałkowskich, za pomocą formularza rejestracyjnego SAC, składa wniosek rejestracyjny. Wnioski te są przesyłane do administratora właściwego urzędu wojewódzkiego, który akceptuje wniosek i wysyła informację do użytkownika o akceptacji wniosku o rejestrację. Użytkownik po otrzymaniu informacji o akceptacji wniosku może logować się do systemu i przekazywać sprawozdania do aplikacji SAC. W celu obsłużenia wniosku rejestracyjnego, po zalogowaniu do roli Administracja mamy dostępną pozycję menu Wnioski rej estracyj ne. Po jej wybraniu pojawi się lista wniosków rejestracyjnych, przesłanych z jednostek podległych za pośrednictwem formularza rejestracyjnego SAC. W oknie "Lista wniosków rejestracyjnych" możemy przeglądnąć lub zmodyfikować dany wniosek, w tym celu zaznaczamy wniosek i wybieramy odpowiednio ikony Przeglądanie lub Edycja. W obu przypadkach otworzy się okno "Dane wniosku rejestracji". 58

61 Administracja W oknie tym możemy modyfikować tylko dane i uprawnienia użytkownika, dane jednostki możemy jedynie przeglądać. W sekcji Uprawnienia użytkownika możemy przypisać użytkownikowi odpowiednie role. Aby zaakceptować wniosek, zaznaczamy go na liście, wybieramy operację Akceptacj a wniosku rej estracyj nego i zatwierdzamy ją znajdującą się przy polu ikoną. Otworzy się okno "Akceptacja wniosku rejestracji", w którym możemy tylko przeglądać dane, bez możliwości modyfikacji. Po sprawdzeniu danych wniosku zatwierdzamy akceptację wniosku, wybierając ikonę Akceptuj. Wniosek zostanie zaakceptowany i usunięty z listy wniosków rejestracyjnych. Po zaakceptowaniu wniosku zostanie wysłana na podany we wniosku informacja o zaakceptowaniu wniosku o rejestrację użytkownika. Uwaga! W oknie "Dane wniosku rej estracj i" (otwartym w trybie przeglądania) lub "Akceptacj a wniosku rej estracj i" możemy wydrukować wniosek rej estracyj ny, wybieraj ąc ikonę znaj duj ącą się w prawym górnym rogu., W sytuacji, gdy chcemy odrzucić wniosek rejestracyjny, zaznaczamy go na liście, wybieramy operację Odrzucenie wniosku rej estracyj nego i zatwierdzamy ją znajdującą się przy polu ikoną. Otworzy się okno "Odrzucenie wniosku rejestracji", w którym wpisujemy przyczynę odrzucenia wniosku. 59

62 Administracja Zatwierdzamy odrzucenie wniosku ikoną Akceptuj. Wniosek zostanie odrzucony i usunięty z listy wniosków rejestracyjnych. Po odrzuceniu wniosku zostanie wysłana na podany we wniosku informacja o odrzuceniu wniosku o rejestrację użytkownika. Do treści informacji dołączona zostanie przyczyna odrzucenia wniosku, wpisana w oknie "Odrzucenie wniosku rejestracji". 60

63 Administracja Obsługa wniosków o aktualizację danych Użytkownicy SAC mają możliwość aktualizacji danych jednostki. W tym celu użytkownik za pomocą funkcjonalności dostępnej w module SAC składa wniosek o aktualizację danych jednostki. Wnioski te są przesyłane do administratora właściwego urzędu wojewódzkiego, który akceptuje wniosek i wysyła informacje do użytkownika o akceptacji wniosku o aktualizację danych. W celu obsłużenia wniosku o aktualizację danych, po zalogowaniu do roli Administracja mamy dostępną pozycję menu Wnioski o aktualizacj ę danych. Po jej wybraniu pojawi się lista wniosków o aktualizację danych, przesłanych z jednostek podległych za pośrednictwem wniosku o aktualizację danych. W oknie "Lista wniosków o aktualizację danych" możemy przeglądnąć dany wniosek, w tym celu zaznaczamy wniosek i wybieramy ikonę Przeglądanie. Otworzy się okno "Dane wniosku o aktualizację danych", w którym możemy zobaczyć Dane wnioskodawcy i Dane j ednostki. Uwaga! Dane, które zostały zaktualizowane, będą podświetlone na czerwono. Aby zaakceptować wniosek, zaznaczamy go na liście, wybieramy operację Akceptacj a wniosku o aktualizacj ę danych i zatwierdzamy ją znajdującą się przy polu ikoną. Otworzy się okno "Akceptacja wniosku o aktualizację danych", w którym możemy tylko przeglądać dane, bez możliwości modyfikacji. 61

64 Administracja Po sprawdzeniu danych wniosku zatwierdzamy akceptację wniosku, wybierając ikonę Akceptuj. 62

65 Administracja Wniosek zostanie zaakceptowany i usunięty z listy wniosków o aktualizację danych. Po zaakceptowaniu wniosku dane jednostki zostaną zaktualizowane oraz zostanie wysłana informacja do użytkownika o zaakceptowaniu wniosku o aktualizację danych. Uwaga! Historię zmian danych j ednostki możemy przeglądać w oknie "Lista j ednostek". W sytuacji, gdy chcemy odrzucić wniosek o aktualizację danych, zaznaczamy go na liście, wybieramy operację Odrzucenie wniosku o aktualizacj ę danych i zatwierdzamy ją znajdującą się przy polu ikoną. Otworzy się okno "Odrzucenie wniosku o aktualizację danych", w którym wpisujemy przyczynę odrzucenia wniosku. Zatwierdzamy odrzucenie wniosku ikoną Akceptuj. Wniosek zostanie odrzucony i usunięty z listy wniosków o aktualizację danych. Po odrzuceniu wniosku zostanie wysłana informacja do użytkownika o odrzuceniu wniosku o aktualizację danych. Do treści informacji dołączona zostanie przyczyna odrzucenia wniosku, wpisana w oknie "Odrzucenie wniosku o aktualizację danych". 63

66 Administracja Raport jednostek/pracowników Użytkownik posiadający uprawnienia do Raportu jednostek/pracowników, może go utworzyć przez wybranie ikony z paska menu. Uwaga! Ikona j est widoczna tylko dla użytkowników, posiadaj ących uprawnienia do Raportu j ednostek/pracowników. Po wybraniu ikony zostaje otwarte okno "Raport jednostek/pracowników". Uwaga! Dla raportu przesłanych sprawozdań poj awi się j eszcze sekcj a "Uwzględniane sprawozdania od": 64

67 Administracja Użytkownik może utworzyć raport według: - Jednostek/pracowników zarejestrowanych w systemie; - Przesłanych sprawozdań. W sekcji Format raportu możemy zdecydować w jakim formacie chcemy wygenerować raport. Raport według jednostek/pracowników zarejestrowanych w systemie możemy wygenerować w formacie: HTML (podstawowe dane), HTML (pełne dane), Excel (pełne dane). Raport według przesłanych sprawozdań możemy wygenerować w formacie: HTML, Excel. Poprzez zaznaczenie opcji Dane użytkowników możemy zdecydować czy raport ma zawierać dane użytkowników. Uwaga! Opcj a "Dane użytkowników" nie j est dostępna dla formatu "HTML (podstawowe dane)". W sekcji Typy j ednostek użytkownik może wybrać typy jednostek, dla których chce utworzyć raport. W tym celu wybiera ikonę typy jednostek., otwiera się okno "Lista typów jednostek", gdzie zaznacza odpowiednie Po zaakceptowaniu powraca do okna "Raport jednostek/pracowników", w którym widnieje lista uprzednio wybranych typów jednostek. Uwaga! Jeśli w sekcj i "Typy j ednostek" użytkownik nie doda żadnego typu, zostanie wykonany raport dla wszystkich typów j ednostek. Użytkownik na poziomie Ministerialnym może utworzyć raport dla wszystkich jednostek lub dla jednostek z wybranych województw. Przez wybranie ikony w sekcji Woj ewództwa otwiera okno "Lista elementów słownika", gdzie zaznacza województwa, dla których chce sporządzić raport. 65

68 Administracja Po zaakceptowaniu powraca do okna "Raport jednostek/pracowników", w którym widnieje lista uprzednio wybranych województw. Uwaga! Jeśli w sekcj i "Woj ewództwa" użytkownik nie doda żadnego woj ewództwa, zostanie wykonany raport dla wszystkich woj ewództw. Przez wybranie ikony w sekcji Typy j ednostek/woj ewództwa użytkownik ma możliwość usunięcia wybranego typu jednostki/województwa z listy. Następnie użytkownik zatwierdza raport ikoną Akceptuj. W zależności od wybranego formatu raportu wygenerowany raport zostaje wyświetlony w oknie przeglądarki lub w oknie programu Microsoft Excel. Uwaga! Użytkownik ma możliwość wydrukowania sporządzonego raportu. Uwaga! Użytkownik na poziomie WPS może utworzyć raport j edynie dla własnej j ednostki oraz j ednostek podległych. Uwaga! Pod raportem, generowanym przez użytkownika poziomu ministerialnego, zostanie wyświetlone podsumowanie, zawieraj ące liczbę j ednostek danego typu z podziałem na woj ewództwa. 66

69 Administracja 67

70 Sprawozdania resortowe Sprawozdania resortowe Aby rozpocząć pracę ze sprawozdaniami resortowymi oraz z formularzami tych sprawozdań podczas logowania wybieramy: Aplikację: Sprawozdania resortowe Formularz: można pracować z wszystkimi sprawozdaniami lub jednym wybranym z rozwijalnej listy (jeżeli wybierzemy formularz z listy, to dodatkowo będziemy musieli określić okres sprawozdawczy, na którym chcemy pracować): Uwaga! Zarówno na etapie wybierania aplikacj i j ak i formularza możemy cofnąć się do wyboru aplikacj i korzystaj ąc z ikony okna systemu. znaj duj ącej się w prawym górnym rogu głównego Praca w aplikacji w przypadku wybrania jednego formularza opisana została w rozdziale Praca z wybranym formularzem. W przypadku wybrania opcji "Wszystkie" przejdziemy do okna "Lista sprawozdań". 68

71 Sprawozdania resortowe Obsługa formularzy Aby rozpocząć pracę z formularzami sprawozdań resortowych, po zalogowaniu w oknie "Lista sprawozdań" wybieramy menu Formularze Pojawi się okno "Lista formularzy":. Jeżeli podczas logowania nie wybraliśmy formularza, na którym chcemy pracować, to na liście mamy dostępne wszystkie formularze. 69

72 Sprawozdania resortowe Przeglądanie formularzy W celu przeglądania formularza w oknie "Lista formularzy" zaznaczamy wybieramy ikonę Przeglądanie. Otworzy się okno "Formularz". dowolny formularz i W uruchomionym oknie znajdują się informacje o: parametrach formularza (Nazwa właściciela, Symbol, Status, Status formularza, Cykl zbierania); parametrach utworzenia formularza, województwach, które zbierają formularz Nazwa formularza, Ścieżce sprawozdawczej formularza, Publikacji formularza. W celu obejrzenia formularza w programie Excel, zaznaczamy operację Podgląd formularza (Excel). dowolny formularz i wybieramy Wybrany formularz możemy otworzyć lub zapisać na dysku, a następnie wydrukować. Po wybraniu przycisku Otwórz, formularz zostanie wyświetlony w nowym oknie: 70

73 Sprawozdania resortowe Przeglądanie komórek formularza Aby sprawdzić jak wygląda formularz sprawozdania, czyli wykonać prezentację jego zawartości (komórek), w oknie "Lista formularzy", wskazujemy formularz i wybieramy operację Pokaż komórki formularza: W uruchomionym oknie widzimy formularz wybranego sprawozdania z opisem komórek. Podgląd formularza (Excel) Aby sprawdzić jak wygląda formularz sprawozdania w Excelu, wskazujemy formularz i wybieramy operację Podgląd formularza (Excel). Wybrany formularz (o dowolnym statusie) możemy otworzyć w oknie przeglądarki lub zapisać na dysku, a następnie wydrukować. Po wybraniu przycisku Otwórz formularz zostanie wyświetlony w nowym oknie. Lista publikacji formularza Aby przejrzeć listę publikacji formularza, na liście formularzy wybieramy operację Wyświetl listę publikacj i formularza: Pojawi się okno "Lista publikacji formularza", zawierające wszystkie publikacje formularza. 71

74 Sprawozdania resortowe Za pomocą ikony publikacji. w oknie "Publikacja formularza" możemy zobaczyć szczegółowe dane wybranej Za pomocą operacji Pokaż komórki formularza możemy wykonać prezentację zawartości (komórek) formularza. Reguły formularza W tym menu mamy możliwość dodawania, kopiowania, modyfikowania oraz przeglądania reguł sprawozdań obsługiwanych przez aplikację. Reguły są wykorzystywane następnie do sprawdzania poprawności komórek sprawozdań. Aby wyświetlić listę istniejących reguł dla wybranego formularza, w celu np. jej uzupełnienia lub zmodyfikowania, wskazujemy formularz i przy pomocy przycisku Wyświetl listę reguł dla formularza i potwierdzamy ikoną wybieramy z listy operację. Otworzy się okno "Lista reguł", zawierająca numer, nazwę reguły wraz z informacją czy reguła jest aktualnie włączona i czy walidacja jest twarda. Na poziomie wojewódzkim lista podzielona jest na dwie zakładki: pierwsza zawiera reguły własne, natomiast druga reguły poziomu ministerstwa. 72

75 Sprawozdania resortowe Na poziomie ministerstwa lista nie ma zakładek: Na poziomie podstawowym lista podzielona jest na dwie zakładki: pierwsza zawiera reguły zdefiniowane przez województwo, a druga reguły poziomu ministerstwa. W uruchomionym oknie "Lista reguł" (na zakładce Własne w przypadku poziomu ministerialnego) mamy możliwość: Dodawania reguł - wybieramy ikonę Dodaj. Uruchomi się okno "Dane reguły". 73

76 Sprawozdania resortowe W uruchomionym oknie "Dane reguły" możemy zdefiniować regułę. W tym celu: - podajemy nazwę reguły, - określamy w jakiego typu jednostkach ma ona obowiązywać, można zaznaczyć kilka typów jednostek, Uwaga! Nie można tworzyć reguł dla własnej j ednostki. - zaznaczamy opcję Czy reguła włączona, jeśli chcemy by reguła była włączona, - zaznaczamy opcję Czy reguła z twardą walidacj ą - reguła twarda oznacza, że w przypadku niespełnienia nie będzie można przekazać sprawozdania. Jeżeli nie zaznaczymy tej opcji, to będzie to oznaczało, że tworzona reguła będzie regułą z miękką walidacją. Reguła z miękką walidacją oznacza, że w przypadku niespełnienia będzie można przekazać sprawozdanie pod warunkiem wpisania w odpowiednie miejsce uzasadnienia niezgodności. - w polu edycyjnym podajemy treść reguły: Uwaga! Wynik zwracany przez wprowadzone wyrażenie musi być typu logicznego. * przycisk Wstaw komórkę służy do wstawiania komórek z aktualnego formularza. Jego użycie otwiera okno formularza sprawozdania z możliwością dodania jego komórek do treści reguły. Aby wstawić do wyrażenia komórkę z formularza, klikamy na nią, np. 74.

77 Sprawozdania resortowe * przycisk Wstaw inną komórkę służy do wstawiania komórek z innych formularzy sprawozdań resortowych za dowolnie wybrany okres. Wówczas przy sprawdzaniu poprawności tej reguły, będą brane komórki sprawozdania z zadanego okresu, o ile sprawozdanie, z którego ma być komórka inna będzie zatwierdzone. Jeżeli nie będzie zatwierdzonego sprawozdania za wskazany okres, to przy walidacji status reguły będzie brak danych. Komórka wskazana jako inna będzie brana z sprawozdania będącego ostatnią wersją za dany okres. Po wybraniu przycisku Wstaw inna komórkę w polu Wybierz formularz z listy wybieramy odpowiedni symbol formularza. Następnie określamy okres sprawozdawczy lub termin zbierania dla wybranego formularza. Uwaga! Jeżeli formularz, dla którego definiuj emy regułę oraz wybrany formularz, którego komórkę chcemy wstawić do treści reguły maj ą określony regularny cykl zbierania sprawozdań: miesiąc, kwartał, pół roku, rok, to wówczas w oknie "Wybór formularza" możemy podać "Okres" sprawozdawczy formularza lub "Krok cyklu". Wybieraj ąc "Krok cyklu" odwołuj emy się do formularza sprawozdania, przesuwaj ąc się o zadany okres, który określony j est poprzez cykl formularza, np. przy sprawdzaniu poprawności reguł dla sprawozdania za IV kwartał, j eżeli zdefiniowaliśmy krok cyklu "-1", wartość komórki zostanie pobrana ze sprawozdania za III kwartał. Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno, prezentujące zawartość całego formularza ze wszystkimi polami (komórkami), umożliwiające wskazanie konkretnych komórek odniesienia. Każda komórka na formularzu przedstawiona jest jako przycisk. Wybór jednego z tych przycisków spowoduje wpisanie w sekcji "Treść reguły" odpowiedniej formuły wyrażenia. 75

78 Sprawozdania resortowe Uwaga! Nie można wstawić komórki, która nie j est dostępna do uzupełnienia dla wskazanych typów j ednostek. Uwaga! Nie można tworzyć reguł, odwołuj ących się wzaj emnie do formularzy o tych samych okresach sprawozdawczych. * przycisk Wstaw funkcję służy do wstawiania funkcji zaokrąglającej wartość wyrażenia. Istnieje możliwość ustawienia zaokrąglenia: "ZAOKR.GORA" - liczba zostanie zaokrąglona w górę (w kierunku od zera), "ZAOKR.DOL" - liczba zostanie zaokrąglona w górę (w kierunku do zera) oraz "ZAOKR" - liczba zostanie zaokrąglona do określonej liczby cyfr. Po wybraniu funkcji wpisujemy wyrażenie, które ma być zaokrąglane, a następnie określamy dokładność liczby po przecinku. * przycisk Wyczyść służy do usuwania treści wprowadzonej reguły. * przycisk Kasuj służy do usuwania ostatnio wprowadzonego znaku. * przycisk Cofnij służy do cofania ostatniej czynności. * Przycisk Ponów służy do przywrócenia zmiany dokonanej przyciskiem Cofnij. * Przyciski AND, OR, NOT, MOD służą do wprowadzania operacji logicznych. Uwaga! Operacj e logiczne oraz liczby można wprowadzać za pomocą zwykłej klawiatury. * przycisk Sprawdź składnię służy do weryfikacji poprawności treści reguły. Jeżeli wprowadzona reguła jest poprawna użytkownik zobaczy komunikat: 76

79 Sprawozdania resortowe - po zdefiniowaniu reguły wybieramy ikonę Akceptuj. Po dodaniu nowej reguły jest ona "włączona" czyli zostanie wygenerowana z najbliższym zestawem reguł. Uwaga! Reguły są uwzględniane przy weryfikacj i sprawozdań, dopiero po ich opublikowaniu (generacj i zestawu reguł). Usuwania reguł - wybieramy przycisk Usuń. Uwaga! Nie można usunąć reguły, która została j uż wykorzystana w sprawozdaniu. Modyfikowania reguł - wybieramy przycisk Edytuj, Przeglądania reguł - wybieramy przycisk Przeglądaj. Użytkownik ma możliwość włączania lub wyłączania reguł. Włączenie reguły powoduje, że podczas wykonywania sprawdzania reguł jest ona brana pod uwagę, w przeciwnym przypadku jest pomijana. W tym celu w oknie "Lista reguł" na zakładce Własne zaznaczamy Przy pomocy przycisku wybraną regułę. wybieramy z listy operacji Włącz/Wyłącz regułę i następnie ikonę. Uwaga! Nie można modyfikować, usuwać, włączać lub wyłączać reguł utworzonych na poziomie ministerstwa. Z listy reguł możemy przeglądać reguły w formularzu sprawozdania. W tym celu wybieramy operację Pokaż w formularzu i potwierdzamy ikoną. Otwiera się wówczas okno przeglądarki, zawierające identyfikatory komórek formularza. W górnej części okna znajduje się wybrana przez nas reguła, wskazanie jej podświetli w formularzu odnoszące się do niej komórki. 77

80 Sprawozdania resortowe Reguły formularza można usunąć. Na liście reguł wybranego formularza zaznaczamy regułę, wykonanie której chcemy usunąć, przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Usuń reguły i naciskamy. Otworzy się okno "Usuwanie reguł". W oknie możemy określić sposób usuwania reguł: wybrana reguła - usuwa wybraną pojedynczą regułę; wszystkie reguły formularza - usuwa wszystkie reguły formularza; wszystkie reguły o numerach z zakresu od, za okres od - określamy zakres numerów i okres reguł, które chcemy usunąć; wybór reguł z listy - usuwa wybrane reguły, za pomocą przycisku usunięcia natomiast za pomocą przycisku 78 dodajemy na listę regułę do usuwamy regułę z listy.

81 Sprawozdania resortowe Wybór reguł do usunięcia zatwierdzamy ikoną Akceptuj. 79

82 Sprawozdania resortowe Generacja zestawu reguł Jeżeli dla opublikowanego już formularza przygotujemy nowe reguły, to aby wygenerować nowy zestaw zawierający te reguły, wskazujemy formularz i wybieramy operację Generacj a zestawu reguł formularza: Uwaga! Jeżeli formularz nie będzie posiadał reguł (włączonych), to nie będziemy mogli wygenerować zestawu reguł dla formularza. Otworzy się okno "Wybór publikacji do generacji reguł", w którym należy wybrać publikację formularza, dla której chcemy wygenerować reguły. W tym celu w sekcji Publikacj e formularza, których dotyczy generowany zestaw należy wybrać ikonę Dodaj i w oknie "Lista publikacji formularza" wskazać wybraną publikację. Wybrana publikacja formularza pojawi się w oknie "Wybór publikacji do generacji reguł". Po wskazaniu publikacji wybieramy ikonę Akceptuj. Rozpocznie się proces generacji zestawu reguł walidujących. Czynność ta jest nieodwracalna, a jej zakończenie sygnalizowane jest komunikatem: 80

83 Sprawozdania resortowe Uwaga! Nie można wygenerować nowego zestawu reguł, j eżeli: - reguły odwołuj ą się do formularzy, które nie zostały j eszcze opublikowane w okresach, do których następuj e odwołanie. W takiej sytuacj i przed publikacj ą reguł, należy wykonać publikacj e formularzy, do których odwołuj ą się reguły, lub usunąć te odwołania. - reguły odwołuj ą się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych (których typ danych j est różny od liczbowego) komórek formularzy. W takiej sytuacj i przed publikacj ą reguł należy poprawić lub usunąć odwołania do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek. Aby zobaczyć pełną listę reguł, odwołuj ących się do nieopublikowanych formularzy lub odwołuj ących się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek, w komunikacie, informuj ącym o tym fakcie, klikamy na link Kliknij tutaj. Po kliknięciu na link wyświetli się lista reguł, odwołuj ących się do nieopublikowanych formularzy lub odwołuj ących się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek, które możemy przeglądać, modyfikować lub usunąć. 81

84 Sprawozdania resortowe Lista zestawów reguł formularza Aby przejrzeć listę wygenerowanych wcześniej zestawów walidujących, na liście formularzy wybieramy operację Lista zestawów reguł formularza: Pojawi się okno zawierające kolejne zestawy reguł wraz z informacją o dacie ich wystawienia i osobie wystawiającej: Po wskazaniu zestawu i wybraniu operacji Dane szczegółowe zestawu pojawi się lista reguł w nim zawartych: Po wskazaniu zestawu i wybraniu operacji Pobranie zestawu (XML) mamy możliwość zapisania zestawu na dysku w celu ewentualnego późniejszego przekazania go gdzieś dalej drogą mailową. Włączenie/Wyłączenie uzupełniania sprawozdania w aplikacji Domyślnie dla wszystkich formularzy na liście jest możliwe uzupełnianie sprawozdania w aplikacji przez jednostki podległe. Formularze te w kolumnie "Czy możliwość uzupełniania w aplikacji" mają wartość "Tak". Użytkownik poziomu Ministerstwa może jednak zablokować możliwość uzupełniania sprawozdania w aplikacji przez jednostki podległe. W tym celu na liście formularzy zaznaczamy formularz, dla którego chcemy zablokować uzupełnianie sprawozdania, i wybieramy operację Włączenie/Wyłączenie uzupełniania sprawozdania w aplikacj i: 82

85 Sprawozdania resortowe Po wybraniu tej operacji dla formularza zostanie zablokowana możliwość uzupełniania sprawozdania w aplikacji. Formularz ten zostanie oznaczony w kolumnie "Czy możliwość uzupełniania w aplikacji", jako "Nie". Jeżeli dla zablokowanego formularza będziemy chcieli włączyć uzupełnianie sprawozdania w aplikacji, wybieramy ponownie operację Włączenie/Wyłączenie uzupełniania sprawozdania w aplikacj i. Przekazywanie formularzy do jednostek podległych Użytkownik Miasta Stołecznego Warszawa może formularz, skierowany przez MPiPS, przekazać do jednostek podległych (dzielnic). Aby przekazać formularz do jednostek podległych, na liście formularzy jednostki nadrzędnej należy zaznaczyć dany formularz i wybrać operację Przekaż do j ednostek podległych: W oknie "Przekazanie formularza jednorazowego" należy wskazać publikację formularza, której dotyczy przekazanie. W tym celu w sekcji Publikacj a, której dotyczy przekazanie należy wybrać przycisk i w oknie "Lista publikacji formularza" wskazać wybraną publikację. Wybrana publikacja formularza pojawi się w oknie "Przekazanie formularza jednorazowego". Następnie należy wybrać typy jednostek, do których chcemy przekazać formularz. W tym celu zaznaczamy w tabeli TYPY JEDNOSTEK odpowiednią jednostkę i za pomocą przycisku przenosimy ją do tabeli ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA. W polu Termin zbierania należy wprowadzić termin do kiedy należy dostarczyć sprawozdania, wykonywane na podstawie przekazywanego formularza. Termin ten nie może być późniejszy niż termin zbierania sprawozdań przez MPiPS. W polu Informacj e dla j ednostek o trybie zbierania należy wpisać odpowiednią informację dla jednostek o trybie zbierania sprawozdań, którą użytkownicy otrzymają wraz z komunikatem, 83

86 Sprawozdania resortowe informującym o opublikowaniu formularza. Zatwierdzamy wprowadzone dane ikoną Akceptuj. Po potwierdzeniu wykonania operacji przekazania formularza do jednostek podległych użytkownik otrzyma informację o przekazaniu formularza jednostkom podległym. Teraz formularz jest dostępny dla jednostek podległych. Dla formularza, przekazanego do jednostek podległych, w kolumnie Czy przekazano do j ednostek podległych? będzie wartość "Tak". W danych publikacji formularza, który został przekazany do jednostek podległych, w kolumnie Czy przekazano do j ednostek podległych? również będzie wartość "Tak". Dodatkowo w kolumnie tej będzie dostępna również ikona, za pomocą której mamy możliwość podglądu danych publikacji, która powstała w wyniku przekazania publikacji znajdującej się na liście. Uwaga! Nie można przekazać formularza do j ednostek podległych, j eżeli w systemie nie ma zarej estrowanych j ednostek podległych, do których według ścieżki sprawozdawczej chcemy go przekazać. Uwaga! Przekazanie formularza do j ednostek podległych możemy wycofać, korzystaj ąc z operacj i "Wycofanie przekazania do j ednostek podległych". Obsługa sprawozdań Aby rozpocząć pracę ze sprawozdaniami resortowymi w oknie "Lista sprawozdań", w menu, znajdującym się z lewej strony, wskazujemy jednostkę: własną lub podległą. Po wybraniu z menu pozycji np. UW Woj. Małopolskie (menu będzie zależne od jednostki przyporządkowanej użytkownikowi) wyświetli się lista powiatów. Uwaga! Jeśli przy logowaniu wybraliśmy pracę z wszystkimi formularzami, to w menu j ednostek będą wyświetlone tylko j ednostki, które biorą udział w sprawozdawczości resortowej. Jednostki na liście są ułożone hierarchicznie, czyli po zaznaczeniu powiatu rozwinie się lista jednostek gminnych, położonych na terenie wybranego powiatu. Można wyłączyć podział na powiaty i spowodować tym samym, że po wybraniu województwa widoczna będzie lista wszystkich jednostek, posortowana alfabetycznie. Wyłączenie/włączenie podziału na powiaty odbywa się po wybraniu opcji Wyłącz/Włącz widok powiatów, znajdującej się w dolnej części okna. Uwaga! Wyłączenie/włączenie widoku powiatów j est zapamiętywane pomiędzy kolej nymi logowaniami. Uwaga! Zaznaczenie wybranej j ednostki ogranicza listę sprawozdań do sprawozdań przesłanych z tej j ednostki. Aby wyszukać potrzebną jednostkę, w pole szybkiego wyszukiwania wpisujemy jej nazwę, np. Bochnia i wybieramy ikonę Szukaj jednostki lub klawisz ENTER na klawiaturze, po wyszukaniu jednostek automatycznie otworzy się menu Znaj dź j ednostkę z listą odnalezionych jednostek (podświetlana jest aktualnie wybrana jednostka). 84

87 Sprawozdania resortowe Aby zmienić jednostkę, należy wybrać pozycję z menu, znajdującą się powyżej pola wyszukiwania jednostek. Wybranie z rozwiniętej listy np. najpierw województwa, następnie powiatu pokaże nam sprawozdania powiatowe. Uwaga! W pole szybkiego wyszukiwania można również wpisać numer szukanej j ednostki. Uwaga! Po wpisaniu w pole wyszukiwania nazwy j ednostki np. Bochnia i naciśnięciu klawisza ENTER system odnaj dzie pierwszą Bochnię znaj duj ącą się na liście, j eżeli kolej ny raz naciśniemy ENTER, a lista będzie zawierała kolej ną Bochnię, to zostanie ona wskazana. Za pomocą menu Zmień formularz lub ikony Zmiana formularza możemy zmienić formularz sprawozdania. W uruchomionym oknie "Lista sprawozdań" możemy rozpocząć pracę. 85

88 Sprawozdania resortowe Praca z wybranym formularzem Podczas logowania wybieramy: Aplikację: Sprawozdania resortowe Formularz: można pracować z wszystkimi sprawozdaniami lub tylko z dowolnym wybranym. Domyślnie podpowiadany jest poprzedni okres w jakim obowiązywało sprawozdanie. Uwaga! Nie można wybrać okresu, w którym dane sprawozdanie nie obowiązywało oraz okresu z przyszłości. Zaznaczenie pola Pokaż archiwalne spowoduje, że w polu znajdującym się powyżej (Wybierz formularz) będziemy mieli do wyboru także te formularze, które już przestały obowiązywać. Ponadto na wszystkich kolejnych oknach zawierających sprawozdania będą widoczne również sprawozdania wykonane na podstawie zarchiwizowanych formularzy. Po wybraniu z listy formularza, na którym chcemy pracować, musimy jeszcze określić okres, który nas interesuje (np. dla sprawozdania WRiSPZ-G wybranie roku 2012 i pierwszego półrocza, będzie oznaczało, że chcemy pracować ze sprawozdaniami za pierwsze półrocze 2012 roku). Uwaga! Zarówno na etapie wybierania roli j ak i formularza możemy cofnąć się do wyboru aplikacj i korzystaj ąc z ikony znaj duj ącej się w prawym górnym rogu. Przy pomocy przycisku Wybierz przechodzimy do głównego okna systemu. Uwaga! Po wybraniu konkretnego formularza i okresu praca w aplikacj i zostanie ograniczona do sprawozdań odpowiadaj ących kryteriom. Z menu wybieramy pozycję np. UW Woj. Małopolskie (menu będzie zależne od jednostki przyporządkowanej użytkownikowi), uruchomi się okno "Lista sprawozdań". 86

89 Sprawozdania resortowe Menu z jednostkami jest pokolorowane. Kolory mówią użytkownikowi na jakim etapie jest sprawozdanie z danego ośrodka: Brak sprawozdań - dane sprawozdanie nie zostało utworzone. W przypadku sprawozdań z urzędów gmin/powiatów/marszałkowskich status ten oznacza, że sprawozdanie nie zostało wczytane z systemu dziedzinowego albo nie zostało wprowadzone ręcznie. W przypadku urzędów wojewódzkich oraz MPiPS oznacza, że żadna z jednostek sprawozdających (tj. urzędy gmin/powiatów/marszałkowskie) nie wczytała, ani nie wprowadziła ręcznie sprawozdania, czyli nie powstało jeszcze sprawozdanie zbiorcze. Nieprzekazane sprawozdania - dane sprawozdanie nie zostało jeszcze przekazane do jednostki nadrzędnej, tj. dla sprawozdań urzędów gmin/powiatów/marszałkowskich do urzędu wojewódzkiego, dla sprawozdań urzędów wojewódzkich do MPiPS. Przekazane niepoprawne sprawozdania - dane sprawozdanie zostało przekazane do jednostki nadrzędnej, jednak sprawozdanie nie spełnia wszystkich reguł walidujących, nałożonych na formularz tego sprawozdania. Przekazane poprawne sprawozdania - dane sprawozdanie zostało przekazane do jednostki nadrzędnej i sprawozdanie spełnia wszystkie reguły walidujące, nałożone na formularz tego sprawozdania. Zatwierdzone niepoprawne sprawozdania - dane sprawozdanie zostało zatwierdzone, jednak sprawozdanie nie spełnia wszystkich reguł walidujących, nałożonych na formularz tego sprawozdania. Zatwierdzone poprawne sprawozdania - dane sprawozdanie zostało zatwierdzone i sprawozdanie spełnia wszystkie reguły walidujące, nałożone na formularz tego sprawozdania. Uwaga! Status sprawozdania "Zatwierdzone" j est dostępne tylko na poziomie Ministerstwa. Link użytkowników. uaktualnia listę sprawozdań w przypadku jednoczesnej pracy kilku Uwaga! Użytkownik ma możliwość zmiany formularza na inny bez wylogowania się z aplikacj i. W celu zmiany formularza należy wybrać ikonę Zmiana formularza pozycj ę j ednostek: lub znaj duj ącą się z lewej strony okna powyżej pola wyszukiwania 87

90 Sprawozdania resortowe W przypadku pracy z jednym formularzem, jeżeli jednostka wypełniła sprawozdanie i jeżeli w ustawieniach konta użytkownika mamy włączony parametr "Włączony podgląd sprawozdania na liście" (ustawioną wartość parametru na "Tak"), to pod listą sprawozdań automatycznie wyświetla się podgląd danego sprawozdania. Szczegółowy opis tego parametru znajduje się w rozdziale Parametry użytkownika. Aby przejść do wybranej tabeli/części sprawozdania, przy polu Przej dź do klikamy na ikonę liście wskazujemy odpowiednią tabelę. i na Aby wyłączyć widok podglądu sprawozdania, wybieramy przycisk Wyłącz widok sprawozdania. Aby ponownie włączyć podgląd sprawozdania, wybieramy przycisk Włącz widok sprawozdania. 88

91 Sprawozdania resortowe Przeglądanie sprawozdań zbiorczych Sprawozdanie zbiorcze (scalone) jednostki, tworzone jest, a następnie aktualizowane automatycznie przez system. Tworzenie lub aktualizacja zbiorczego sprawozdania, odbywa się raz dziennie w godzinach nocnych. W sprawozdaniu zbiorczym uwzględniane (scalane) są wszystkie sprawozdania, których odbiorcą jest jednostka. Uwaga! W sprawozdaniu zbiorczym uwzględniane (scalane) są także sprawozdania nieprzekazane, co oznacza, że mogą one j eszcze podlegać modyfikacj i w j ednostce będącej nadawcą sprawozdania. Wybierając ikonę Przeglądanie, możemy przeglądać szczegółowe dane sprawozdania, przekazanego z jednostek gminnych i powiatowych. Wybranie ikony Przeglądanie dla sprawozdania zbiorczego spowoduje pojawienie się informacji o sprawozdaniach gminnych i powiatowych lub wojewódzkich, które zostały scalone w tym sprawozdaniu. Lista sprawozdań scalonych ograniczona jest do jednostek podległych danej jednostce nadrzędnej, o rodzaju zgodnym z listą rodzajów jednostek, dla których przeznaczony był formularz. 89

92 Sprawozdania resortowe Za pomocą przycisku Komórki mamy możliwość podglądu poszczególnych komórek sprawozdania zbiorczego. Wybranie ikony spowoduje, że lista scalonych sprawozdań zostanie poszerzona o jednostki, które nie przekazały sprawozdania - oznaczone będą one kolorem białym. Obok każdej jednostki, która przekazała sprawozdanie dostępna jest ikona szczegółową zawartość. Klikając na jeden ze niesprawdzone) dostępnych w ramce znajdującej się zmieni swoją zawartość i będziemy widzieli np. sprawdzone z wynikiem poprawnym., za pomocą której możemy przeglądać jego statusów (wszystkie, poprawne, niepoprawne, powyżej listy jednostek spowodujemy, że lista ta tylko jednostki, których sprawozdania zostały Modyfikacja sprawozdań zbiorczych Wybranie ikony Edycja dla sprawozdania zbiorczego spowoduje pojawienie się informacji o sprawozdaniach gminnych i powiatowych lub wojewódzkich, które zostały scalone w tym sprawozdaniu. 90

93 Sprawozdania resortowe Lista sprawozdań scalonych ograniczona jest do jednostek podległych danej jednostki nadrzędnej, o rodzaju zgodnym z listą rodzajów jednostek, dla których przeznaczony był formularz. W sekcji Uzupełnianie komórek za pomocą przycisku Komórki możemy modyfikować komórki sprawozdania zbiorczego. Uwaga! Aby móc przekazać/zatwierdzić sprawozdanie zbiorcze, wszystkie komórki wymagane do uzupełnienia na danym poziomie muszą zostać uzupełnione. Wypełnianie sprawozdania Aby wypełnić dane sprawozdanie, w oknie "Lista sprawozdań" wybieramy ikonę Edycja lub operację Wypełnienie sprawozdania. Zostanie wyświetlony formularz sprawozdania, w którym mamy możliwość wprowadzania danych w poszczególnych komórkach tabel. 91

94 Sprawozdania resortowe Bezpośrednio po wejściu do formularza komórki będą wypełnione zerami i należy modyfikować te, które zgodnie z dostarczonym papierowym dokumentem powinny zawierać inne wartości. Uwaga! Jeżeli istniej e poprzednia wersj a sprawozdania, to dane w wypełnianym sprawozdaniu zostaną podpowiedziane z ostatniej zatwierdzonej /przekazanej wersj i sprawozdania. W oknie edycji sprawozdania komórki sumujące są zaznaczone na szaro. Aplikacja sumuje wartości automatycznie oraz sprawdza czy wpisane przez użytkownika dane są poprawne, w przypadku błędnych danych komórka zmieni kolor na czerwony. Wprowadzone dane zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Po zaakceptowaniu danych w oknie "Dane sprawozdania" uruchomi się okno "Przekazanie sprawozdania": W oknie tym możemy zdecydować czy chcemy od razu przekazać uzupełnione sprawozdanie do jednostki nadrzędnej (przycisk Tak), czy ewentualnie przekazać go później, wybierając operację Przekazanie sprawozdania (przycisk Nie). Uwaga! Jeśli dodane przez nas sprawozdanie nie będzie spełniało, wszystkich nałożonych 92

95 Sprawozdania resortowe reguł w oknie "Dodanie sprawozdania" poj awi się odpowiednia informacj a: Aby zobaczyć błędy w sprawozdaniu, klikamy na "link" Kliknij, aby zobaczyć błędy w sprawozdaniu. Sprawozdanie niespełniaj ące reguł warunkowej walidacj i lub miękkiej walidacj i będziemy mogli przekazać do j ednostki nadrzędnej. Sprawozdania niespełniaj ącego reguł twardej walidacj i nie będziemy mogli przekazać. Po wybraniu przycisku Tak, pojawi się komunikat, z informacją czy chcemy podpisać sprawozdanie. Szczegółowy opis podpisu spokładania znajduje się w rozdziale Podpis elektroniczny sprawozdania. Dodane sprawozdanie pojawi się na liście sprawozdań i będzie mieć status "przekazane". Jeśli po wypełnieniu/dodaniu sprawozdania, nie chcemy przekazać go do jednostki nadrzędnej, w oknie "Przekazanie sprawozdania" wybieramy przycisk Nie. Wówczas dodane sprawozdanie pojawi się na liście sprawozdań i będzie mieć status "nieprzekazane". Aby go przekazać wybieramy operację Przekazanie sprawozdania. Szczegółowy opis przekazywania sprawozdań znajduje się w rozdziale Zatwierdzanie/ Przekazywanie sprawozdań. Uwaga! Przekazanego sprawozdania nie można usunąć z aplikacj i. Można natomiast wykonać drugą wersj ę sprawozdania i j ą przekazać. Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. Wczytanie sprawozdania Aby wczytać sprawozdanie wykonane i wypełnione w systemie dziedzinowym, po zalogowaniu się do SAC, w oknie "Lista sprawozdań" przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji pozycję Wczytanie sprawozdań i wybieramy znajdującą się przy polu ikonę sprawozdań"., pojawi się okno "Wczytanie 93

96 Sprawozdania resortowe Przyciskiem otwieramy okno wyboru pliku sprawozdań. Zaznaczamy wybrane sprawozdanie i akceptujemy przyciskiem Otwórz. Sprawozdanie pojawi się na liście: Na listę możemy dodać kilka sprawozdań. Jeżeli lista jest już kompletna akceptujemy ją wybierając ikonę. Po wczytaniu sprawozdania zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem czy chcemy aby sprawozdanie od razu zostało przekazane do jednostki nadrzędnej będącej jego odbiorcą: 94

97 Sprawozdania resortowe Jeżeli nie przekażemy sprawozdania od razu, to do momentu przekazania możemy je modyfikować. 95

98 Sprawozdania resortowe Zatwierdzanie sprawozdania Jednostka będąca odbiorcą przekazanego sprawozdania może takie przyjęte przez siebie sprawozdanie zatwierdzić. W tym celu na liście zaznaczmy sprawozdanie przysłane przez jednostkę i wybieramy operację Zatwierdzenie sprawozdania: W tym celu na liście zaznaczmy sprawozdanie i wybieramy operację Zatwierdzenie sprawozdania: Uwaga! Operacj a "Zatwierdzenie sprawozdania" j est dostępna j edynie wówczas, gdy w menu zostanie wybrana j ednostka użytkownika. Uwaga! Jeśli zatwierdzane przez nas sprawozdanie nie będzie spełniało, wszystkich nałożonych reguł miękkiej walidacj i poj awi się okno "Zatwierdzanie sprawozdania" z informacj ą, że sprawozdanie j est niepoprawne. W celu zatwierdzenia takiego sprawozdania należy wprowadzić wyj aśnienia w polu "Uwagi" i wybrać przycisk "Akceptuj ". Po potwierdzeniu, status sprawozdania zostanie zmieniony na "zatwierdzone". Uwaga! Podpisywanie sprawozdań zbiorczych odbywa się przy zatwierdzaniu sprawozdania. Po zatwierdzeniu poj awia się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać zatwierdzone sprawozdanie. Uwaga! Szczegółowy opis podpisania sprawozdania znaj duj e się w rozdziale "Podpis elektroniczny sprawozdania". Zatwierdzenie sprawozdania zbiorczego na poziomie jednostki podległej pod Ministerstwo powoduje, że na poziomie Ministerialnym powstaje nowe sprawozdanie zbiorcze (o ile go już nie było) lub powoduje doscalenie zatwierdzonego sprawozdania zbiorczego jednostki podległej pod Ministerstwo do istniejącego sprawozdania zbiorczego Ministerialnego. Po zatwierdzeniu sprawozdania zbiorczego na poziomie jednostki podległej pod Ministerstwo wczytywanie sprawozdań z jednostek podległych zostaje zablokowane. Podczas zatwierdzania sprawdzana jest jego poprawność pod względem reguł walidujących. Na poziomie jednostki podległej pod Ministerstwo można również zatwierdzać sprawozdania wprowadzone na podstawie formularzy skierowanych i przeznaczonych tylko dla tego poziomu. Uwaga! Zatwierdzonego sprawozdania nie można edytować ani usunąć z aplikacj i. Uwaga! Po zatwierdzeniu sprawozdania zbiorczego zostaj e zablokowana możliwość przekazania sprawozdań przez j ednostki podległe na tym samym formularzu i za ten sam okres, za który zatwierdzono sprawozdanie zbiorcze. 96

99 Sprawozdania resortowe Przekazywanie sprawozdania Aby przekazać sprawozdania do jednostki nadrzędnej, w oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy wybrane sprawozdanie (o statusie "nieprzekazane"). Przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Przekazanie sprawozdania i wybieramy ikonę. Pojawi się komunikat z przypomnieniem, że jest to operacja nieodwracalna. Po wybraniu przycisku Tak w komunikacie sprawozdanie zmieni status na "przekazane", jednocześnie pojawi się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać przekazane sprawozdanie. Uwaga! Szczegółowy opis podpisania sprawozdania znaj duj e się w rozdziale "Podpis elektroniczny sprawozdania". Uwaga! Przekazanego sprawozdania nie można usunąć z aplikacj i. Uwaga! Jeśli przekazywane przez nas sprawozdanie nie spełnia, wszystkich nałożonych reguł miękkiej walidacj i, to takie sprawozdanie będziemy mogli przekazać. Jeżeli sprawozdanie nie spełnia reguł twardej walidacj i, to nie można przekazać sprawozdania. Poj awi się wówczas komunikat: "Nie można przekazać sprawozdania, ponieważ zawiera ono błędy reguł, określonych j ako twarda walidacj a." Uwaga! Po przekazaniu sprawozdania zbiorczego zostaj e zablokowana możliwość przekazania sprawozdań przez j ednostki podległe na tym samym formularzu i za ten sam okres, za który zatwierdzono sprawozdanie zbiorcze. 97

100 Sprawozdania resortowe Cofnięcie zatwierdzenia sprawozdania Użytkownik pracujący na poziomie Ministerialnym ma możliwość cofnięcia zatwierdzenia sprawozdania własnego poziomu oraz poziomu jednostki bezpośrednio podległej. Użytkownik pracujący na poziomie jednostki bezpośrednio podległej pod Ministerstwo ma możliwość cofnięcia zatwierdzenia sprawozdania, jeżeli właścicielem formularza jest jego jednostka. Aby zrealizować tę czynność, zaznaczamy sprawozdanie i wybieramy operację Cofnięcie zatwierdzenia sprawozdania: Pojawi się komunikat, w którym potwierdzamy sprawozdania, wybierając przycisk Tak. wykonanie operacji cofnięcia zatwierdzenia Cofnięcie przekazania sprawozdania Użytkownik pracujący na poziomie jednostki nadrzędnej ma możliwość cofnięcia przekazania sprawozdania z jednostki podrzędnej, jeżeli sprawozdanie skierowane jest do jednostki użytkownika. Aby zrealizować tę czynność, na liście sprawozdań jednostki bezpośrednio podległej, która przekazała sprawozdanie, zaznaczamy przekazane sprawozdanie i wybieramy operację Cofnięcie przekazania sprawozdania. Otworzy się okno "Przyczyna cofnięcia przekazania", w którym mamy możliwość wprowadzenia przyczyny cofnięcia przekazania sprawozdania. Uwaga! Wprowadzenie przyczyny cofnięcia przekazania sprawozdania nie j est obowiązkowe. Po wprowadzeniu przyczyny wybieramy ikonę Akceptuj. 98

101 Sprawozdania resortowe Podpis elektroniczny sprawozdania Uwaga! Podpis wymaga poprawnie zainstalowanego w systemie urządzenia oraz karty z certyfikatem kwalifikowanym. Podpisywanie sprawozdań odbywa się przy zatwierdzaniu/przekazywaniu sprawozdania. Po zatwierdzeniu/ przekazaniu pojawia się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać zatwierdzone/przekazane sprawozdanie. lub Jeżeli pierwszy raz w danej sesji chcemy podpisać sprawozdanie, to po akceptacji pojawia się okno "Sprawdzanie wersji JAVA". Jeśli powyższy tekst nie zmieni się automatycznie w ciągu 60 sekund, oznacza to, że przeglądarka użytkownika nie obsługuje programów napisanych w języku Java. Wówczas należy pobrać program, który zainstaluje maszynę Java oraz pozostałe wymagane pliki. Po zainstalowaniu należy uruchomić komputer ponownie. Jeżeli wymagane komponenty zostały już zainstalowane, a strona mimo to nie jest zamykana należy skontaktować się z serwisem. Jeżeli przeglądarka użytkownika obsługuje programy napisane w języku Java, to po 60 sekundach pojawi się informacja, że trwa sprawdzanie oraz aktualizacja komponentów, niezbędnych do wykonania podpisu. Po poprawnym sprawdzeniu oraz aktualizacji komponentów, niezbędnych do wykonania podpisu otworzy się okno "Podpis sprawozdania", zawierające informacje o podpisywanym sprawozdaniu oraz umożliwiające jego podgląd (przycisk Podgląd sprawozdania). 99

102 Sprawozdania resortowe Uwaga! Jeżeli w danej sesj i podpisuj emy j uż kolej ne sprawozdanie, to okno "Podpis sprawozdania" poj awi się zaraz po akceptacj i danych w oknie "Podpis elektroniczny". Aby wykonać podpis, należy wybrać przycisk Podpisz i w oknie "PIN do klucza" wprowadzić PIN, a następnie zaakceptować. Uwaga! W przypadku braku podłączonego urządzenia po wybraniu przycisku "Podpisz", poj awi się komunikat, z informacj ą o konieczności sprawdzenia podłączenia urządzenia. Jeżeli sprawdzimy podłączenie, to aby podpisać sprawozdanie wybieramy przycisk "Ponów". Po zaakceptowaniu danych nastąpi przesłanie danych na serwer i powrócimy do listy sprawozdań. Status podpisu sprawozdania wyświetlany jest jako kolumna Podpis elektroniczny na liście 100

103 Sprawozdania resortowe sprawozdań: brak - sprawozdanie nie zostało podpisane. niezweryfikowany - podpis pod sprawozdaniem nie został zweryfikowany. niepoprawny - sprawozdanie nie zostało podpisane przy użyciu ważnego certyfikatu kwalifikowanego. poprawny - sprawozdanie zostało podpisane ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Podpis można także wykonać z listy sprawozdań, wybierając operację Podpis elektroniczny sprawozdania. W okienku podpisu pojawiają się informacje o podpisywanym sprawozdaniu. Istnieje także możliwość podglądnięcia podpisywanego sprawozdania. Wybierając przycisk Podpisz oraz wprowadzając PIN w oknie "PIN do klucza" dokonuje się podpisania sprawozdania. Uwaga! Podpisać można tylko zatwierdzone sprawozdanie, które nie zostało wcześniej podpisane. Po podpisaniu sprawozdania następuje automatyczna weryfikacja podpisu ustalany jest status podpisu. W przypadku niepowodzenia, próby wykonania weryfikacji są ponawiane co jakiś czas dla niezweryfikowanych sprawozdań. Weryfikacji podpisu można dokonać, wybierając na liście sprawozdań operację Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego. Zostanie otwarte nowe okno "Dane podpisu sprawozdania" zawierające dane podpisu oraz certyfikatu. 101

104 Sprawozdania resortowe Jeżeli wybrane sprawozdanie z jednostki podległej ma status podpisu "niezweryfikowany", to po wykonaniu operacji Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego, podpis ten zostanie zweryfikowany. Następnie pojawi się okienko z informacjami o podpisie. Jeżeli operacja Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego zostanie wykonana, gdy podpis pod sprawozdaniem z jednostki podległej jest już zweryfikowany, to wówczas zostanie wyświetlone okienko informacyjne z danymi podpisu. Podpis nie będzie powtórnie weryfikowany. Jeżeli użyjemy operacji Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego w stosunku do własnego sprawozdania, to podpis nie zostanie zweryfikowany. Zostanie wyświetlone okienko z informacją o podpisie. Uwaga! Nie można weryfikować podpisu pod własnym sprawozdaniem. 102

105 Sprawozdania resortowe Prezentacja sprawozdań w formacie HTML W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy Przy pomocy przycisku ikonę wybrane sprawozdanie. wybieramy z listy operacji Prezentacj a sprawozdania (HTML) i wybieramy. Otworzy się okno zawierające prezentację sprawozdania w formacie HTML. Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarto w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. 103

106 Sprawozdania resortowe Prezentacja sprawozdania w PDF Każde ze sprawozdań można wyświetlić w formacie PDF. W tym celu na liście zaznaczamy interesujące nas sprawozdanie i wykonujemy operację Prezentacj a sprawozdania (PDF): W oknie "Prezentacji sprawozdania PDF": W sekcji Załączniki wskazujemy, które sprawozdania jednostek podległych mają zostać dołączone do tworzonego pliku PDF. Po dokonaniu wyboru sprawozdanie możemy zapisać na dysk w formacie PDF lub zostanie ono wyświetlone w nowym oknie. Prezentacja sprawozdań w arkuszu kalkulacyjnym Excel W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy Przy pomocy przycisku wybrane sprawozdanie. wybieramy z listy operacji Prezentacj a sprawozdania (Excel) i wybieramy ikonę. W przypadku sprawozdań składających się z więcej niż jednego działu, pojawi się okno, w którym możemy zdecydować, czy każdy dział sprawozdania ma być umieszczony na osobnym arkuszu, czy wszystkie działy mają się znajdować w jednym: 104

107 Sprawozdania resortowe Po zaakceptowaniu wyboru sposobu prezentacji otworzy się okno: Po wybraniu przycisku Otwórz otworzy się okno z prezentacją sprawozdania w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz 105

108 Sprawozdania resortowe Wydruki. 106

109 Sprawozdania resortowe Prezentacja sprawozdania szczegóły (HTML) W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy Przy pomocy przycisku i wybieramy ikonę wybrane sprawozdanie. wybieramy z listy operacji Prezentacj a sprawozdania - szczegóły (HTML). Otworzy się okno zawierające prezentację sprawozdania w formacie HTML. Każdy wiersz sprawozdania jest w postaci linku do kolejnej strony, która przedstawia szczegółowe (dla poszczególnych sprawozdań z jednostek podległych, biorących udział w scalaniu) zestawienie wybranego wiersza. Np.: wybierając wiersz "Rodziny wspierające w tym:" dla sprawozdania WRiSPZ-G uruchomimy okno: 107

110 Sprawozdania resortowe W oknie tym widzimy podział wiersza "Rodziny wspierające w tym:" na poszczególne jednostki, nawet te które nie dostarczyły sprawozdań. Powyższą operację można wykonać dla wszystkich wierszy sprawozdania. Obok każdego wiersza znajduje się ikona Mapka. Po naciśnięciu ikony pojawia się podgląd obszaru kraju lub województwa z rozkładem wartości oraz legendą. Uwaga! Mapki są dostępne dla sprawozdań woj ewództwa i kraj u. 108 zbiorczych j ednostek na poziomie

111 Sprawozdania resortowe Aby zobaczyć obszar danego województwa lub powiatu z rozkładem wartości oraz legendą, klikamy na dane województwo lub powiat. Aby powrócić ponownie do obszaru Polski lub województwa, klikamy na link lub znajdujący się nad mapą. Istnieje również możliwość przełączania się pomiędzy poszczególnymi kolumnami w obrębie wiersza za pomocą zaznaczenia. Za pomocą sekcji, znajdujących się w dolnej części, możemy skonfigurować parametry prezentowanej mapki, skonfigurować parametry legendy oraz zapisać wygenerowaną mapkę do pliku. Aby rozwinąć daną sekcję, wybieramy przy jej nazwie ikonę. Aby zwinąć rozwiniętą sekcję, wybieramy ikonę Aby skonfigurować parametry prezentowanej mapki, rozwijamy sekcję Konfiguracj a prezentowanej mapki, wybierając ikonę. W polu Podział obszaru na należy określić, według jakiego podziału chcemy zaprezentować dane wybranego wiersza. Możemy zaprezentować dane z podziałem obszaru na Woj ewództwa, Powiaty lub Gminy. Zawartość pola Podział obszaru na zależna jest od ścieżki sprawozdawczej danego sprawozdania. W ramach pola Zakres prezentowanych danych, wskazujemy ze sprawozdań których jednostek pochodzić mają dane wyświetlane na mapie. Należy zaznaczyć przynajmniej jeden typ jednostki, której dane mają być uwzględniane w prezentowanej mapie. Pole to zawiera typy jednostek, biorących udział w procesie sprawozdawczym prezentowanego sprawozdania oraz wypełniające komórkę sprawozdania, której dane chcemy zaprezentować na mapie. Typy te podzielone są na kolumny, obrazujące kolejne etapy procesu sprawozdawczego. 109

112 Sprawozdania resortowe Zaznaczając opcję Rozsuń obiekty możemy rozsunąć obszary powiatów/gmin. Zaznaczając opcję Pokaż wartości możemy wyświetlić wartości danych dla poszczególnych powiatów/ gmin. Aby mapka została wygenerowana według określonych parametrów wybieramy, przycisk Zastosuj. Uwaga! Wybranie przycisku Zastosuj w sekcj i Konfiguracj a prezentowanej mapy, spowoduj e zapamiętanie ustawień konfiguracj i mapy dla danego użytkownika. Przy ponownym wej ściu na okno prezentacj i w postaci mapy ustawienia te zostaną odtworzone. Jeżeli dla wyświetlanych danych nie j est to możliwe, to wówczas zostaną użyte ustawienia domyślne. Zostaną zapamiętane następuj ące parametry konfiguracj i: rozsuwanie obszarów, prezentowanie wartości, podział obszaru, zakres prezentowanych danych. Aby skonfigurować parametry legendy, rozwijamy sekcję Konfiguracj a legendy, wybierając ikonę. W sekcji tej użytkownik ma możliwość indywidualnego definiowania skali wartości (liczby i zakresów przedziałów wartości) oraz skali barw dla map poszczególnych zestawień. Użytkownik ma do wyboru wyznaczenie przedziałów przez siebie (zaznaczona opcja użytkownika) lub wyznaczenie automatyczne (zaznaczona opcja domyślne). Po zaznaczeniu opcji Wyznaczanie przedziałów przez użytkownika użytkownik może zdefiniować zarówno liczbę jak i wartości graniczne Od, Do przedziałów. Kolejne przedziały możemy dodać za pomocą ikony Dodaj. Aby usunąć przedział, wybieramy ikonę Usuń. W kolumnach Od, Do określamy wartości graniczne przedziałów (przedziały nie mogą się pokrywać). Przy domyślnym wyznaczaniu przedziałów użytkownik może dodawać i usuwać przedziały, ale zakresy tych przedziałów są wyznaczane proporcjonalnie przez system. Zmiana koloru w skali barw następuje po zaznaczeniu pola w kolumnie Kolor, a następnie wybranie nowego koloru z palety barw widocznej w prawej części okna. Przycisk Kolory domyślne ustawia domyślną skalę barw. Operację definiowania legendy kończy wybranie przycisku Zastosuj. Uwaga! Zestaw kolorów używanych przez użytkownika j est zapamiętywany między logowaniami do systemu. Uwaga! Ustawienia użytkownika nie zostaną zapamiętane, j eśli wybierzemy "Wyznaczanie przedziałów - domyślne" i przycisk "Kolory domyślne". Aby zapisać wygenerowaną mapkę i legendę do pliku RTF, rozwijamy sekcję Generacj a dokumentu, wybierając ikonę 110.

113 Sprawozdania resortowe W sekcji tej jeżeli zaznaczymy opcję Prezentowanej mapki i wybierzmy przycisk Zastosuj, to zostanie wygenerowany dokument RTF (mapka.rtf) z bieżącą mapką i legendą. Jeżeli zaznaczymy opcję Sekwencj i map i wybierzmy przycisk Zastosuj, to zostanie wygenerowany dokument RTF (mapka.rtf) z wieloma mapkami i legendami do tych mapek, zgodnie z parametrami określonymi w tabeli poniżej opcji Sekwencj i map. Zawartość kolumn w tabeli zależna jest od ścieżki sprawozdawczej danego sprawozdania. Dana kolumna w tabeli odpowiada innemu rodzajowi mapki: kolumna Kraj /Woj ewództwa - to mapka z obszarem Polski z podziałem na województwa; kolumna Kraj /Powiaty - to mapka z obszarem Polski z podziałem na powiaty; kolumna Kraj /Gminy - to mapka z obszarem Polski z podziałem na gminy; kolumna Woj ewództwo/powiaty - to mapki poszczególnych województw z podziałem na powiaty; kolumna Woj ewództwo/gminy - to mapki poszczególnych województw z podziałem na gminy; kolumna Powiat/Gminy - to mapki poszczególnych powiatów, znajdujących się na terenie danego województwa, z podziałem na gminy. Aby dana mapka została zapisana w dokumencie RTF, w ramach danej kolumny należy zaznaczyć przynajmniej jeden typ jednostki, której dane mają być uwzględniane w prezentowanej mapce. Dodatkowo w każdej kolumnie możemy zdecydować, czy obszary na mapie mają być rozsunięte (opcja Rozsuń obiekty), oraz czy na mapie mają być prezentowane wartości (opcja Pokaż wartości). Generowanie dokumentu RTF z wieloma mapkami jest zadaniem wykonywanym w tle. Dlatego po wybraniu przycisku Zastosuj pojawi się komunikat, że przekazano zadanie do wykonania. Przekazane do wykonania zadanie, dotyczące generowania dokumentu RTF, dostępne jest z poziomu listy zadań, po wybraniu ikony, znajdującej się w głównym oknie. Na liście zadań możliwe jest przeglądanie danych zadania (ikona Przeglądanie) oraz ponowne wykonanie zadania (operacja Wykonaj ponownie zadanie). Po wybraniu ikony Przeglądanie dla zadania, dotyczącego generowania dokumentu RTF, otworzy się okno "Szczegóły zadania", w którym możemy zobaczyć szczegóły wykonanego zadania, dane sprawozdania, dla którego wygenerowano dokument z mapkami oraz parametry map, które zostały wygenerowane. Jeżeli zadanie, dotyczące generowania dokumentu RTF, zostało zakończone (posiada status wykonania "Zakończone poprawnie"), to możemy pobrać wynik wykonania zadania (plik RTF zawierający mapki), wybierając ikonę. Po wskazaniu lokalizacji plik zostanie zapisany na dysku komputera. Szczegółowy opis listy zadań znajduje się w rozdziale "Lista zadań". Jeżeli chcemy przeprowadzić dokładniejszą analizę prezentowanej mapy, przy dużej liczbie obszarów pokazywanych na mapie, np. mapy województwa w podziale na gminy, to możemy skorzystać z sekcji, pozwalającej na przybliżanie fragmentów mapy (zoom), która znajduje się w prawym górnym rogu. 111

114 Sprawozdania resortowe Sekcja ta zawiera przyciski/pola: Przycisk Przybliż - pozwalający na przybliżenie widoku do wskazanego obszaru pola nawigacyjnego. Przycisk Oddal - pozwalający na oddalenie widoku od wskazanego obszaru pola nawigacyjnego. Przycisk Przywróć pełnego widoku. - pozwalający na przywrócenie Przycisk Wyśrodkuj - pozwalający na przesunięcie widoku na środek pola nawigacyjnego (prezentowanego obrazu). Pole nawigacyjne - pozwalające na nawigację przybliżonym obszarem (zoomem) za pomocą strzałek. Poniżej zaprezentowano dziesięciokrotne powiększenie południowo-wschodniego obszaru mapy województwa małopolskiego w podziale na gminy. Uwaga! Aby mapki działały prawidłowo, użytkownik musi dodać adres witryny SAC do zaufanych witryn IE. W tym celu w przeglądarce wybieramy: "Narzędzia"/ "Opcj e internetowe"/ zakładkę Zabezpieczenia. Następnie zaznaczamy "Zaufane witryny" (zielona ikona) i wybieramy przycisk "Witryny". W polu "Dodaj tę witrynę sieci WEB do strefy", wpisuj emy adres serwera z aplikacj ą SAC poprzedzony protokołem np. i wybieramy przycisk "Dodaj ". Następnie akceptuj emy podane informacj e wybieraj ąc przycisk "OK" w każdym oknie. Uwaga! Aby móc korzystać z podglądu mapek, należy do przeglądarki internetowej IE zainstalować dodatek Adobe SVG Viewer. Jest on do pobrania za darmo ze strony Jeżeli użytkownik korzystaj ący z IE nie będzie miał zainstalowanego dodatku Adobe SVG Viewer, to po wybraniu ikony 112 otrzyma komunikat:

115 Sprawozdania resortowe Po akceptacj i użytkownik zostanie automatyczne przekierowany do pobierania niezbędnego dodatku. Uwaga! Plik "Mapki.exe", umożliwiaj ący przeglądanie szczegółów sprawozdań zbiorczych w postaci graficznych mapek można pobrać również z głównego okna Statystycznej Aplikacj i Centralnej obszaru "Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej ". Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. 113

116 Sprawozdania resortowe Prezentacja sprawozdań - zbiorówka (EXCEL) Prezentacja dotyczy tylko sprawozdań zbiorczych. W arkuszu Excel w układzie powiatowym, prezentowane są wszystkie komórki ze sprawozdań biorących udział w scalaniu. W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy wybrane sprawozdanie. Przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Prezentacj a sprawozdania - zbiorówka (EXCEL) i wybieramy ikonę Pojawi się okno "Parametry generacji zbiorówki":. W sekcji Dane formularza system automatycznie wprowadzi dane formularza, dla którego chcemy wykonać prezentację. W sekcji Dane sprawozdawcze j ednostek spośród wszystkich typów jednostek, uczestniczących w procesie sprawozdawczym, możemy wskazać typy jednostek, dla których chcemy wykonać prezentację sprawozdania. Zaznaczenie opcji Wszystkie spowoduje zaznaczenie wszystkich pozycji poniżej. Odznaczenie opcji Wszystkie spowoduje odznaczenie wszystkich pozycji poniżej. W sekcji Kierunek rozwij ania wierszy mamy możliwość: - wygenerowania sprawozdania zbiorczego w układzie poziomym lub pionowym, tzn. komórki należące do jednej tabeli sprawozdania mogą się rozwijać w pionie lub w poziomie, - usunięcia pustych wierszy. Jeżeli chcemy, aby wynikowy plik, który będziemy zapisywali na dysk, miał mniejszy rozmiar, pozostawiamy zaznaczoną opcję Skompresowany plik Excel'a (archiwum ZIP). Zaznaczenie opcji Plik Excel'a spowoduje, że informację zbiorczą będziemy mogli wyświetlić bezpośrednio w programie MS Excel lub zapisać na dysk w postaci nie skompresowanego pliku *.xls. Plik z wynikami jest generowany po zaakceptowaniu wprowadzonych danych. Uwaga! Prezentacj ę w formie zbiorówki można uzyskać tylko dla sprawozdania, które powstało w wyniku scalania. 114

117 Sprawozdania resortowe Uwaga! Na poziomie ministerstwa w przypadku układu poziomego dane są grupowane według podległości. 115

118 Sprawozdania resortowe Porównanie sprawozdań Istnieje możliwość porównywania sprawozdań o takim samym symbolu formularza, ale: - o różnych wersjach, - o różnych okresach sprawozdawczych, - z różnych jednostek tego samego poziomu, tzn. wojewódzkie z wojewódzkim, jednostki podstawowej z jednostką podstawową. W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy sprawozdanie, które chcemy porównać. Przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Porównanie sprawozdań i wybieramy ikonę okno "Porównanie sprawozdań", zawierające sprawozdanie, które chcemy porównać., pojawi się W oknie tym, zaznaczając jedną z opcji, decydujemy z jakim sprawozdaniem chcemy porównać sprawozdanie, wskazane w sekcji Porównanie sprawozdania, czyli to, dla którego wykonaliśmy operację porównania. Sprawozdanie możemy porównać z: - Innym sprawozdaniem o takim samym symbolu, z tej samej jednostki użytkownika, za ten sam okres co sprawozdanie wskazane wcześniej do porównania. - Sprawozdaniem o takim samym symbolu, z tej samej jednostki użytkownika, ale za inny okres sprawozdawczy. - Sprawozdaniem o takim samym symbolu z innej jednostki za ten sam okres co sprawozdanie wskazane wcześniej do porównania. Uwaga! Trzecia opcj a j est dostępna, j eżeli sprawozdanie wskazane j ako pierwsze do porównania nie pochodzi z j ednostki użytkownika. Po wybraniu odpowiedniej opcji w sekcji poniżej zaznaczamy właściwe sprawozdanie do porównania. W przypadku sprawozdań za inny okres lub z innej jednostki, musimy je dodać na listę, wybierając ikony Dodaj i następnie zaznaczyć. Uwaga! W przypadku porównania scalonych sprawozdań z tej samej j ednostki lub zgodnych 116

119 Sprawozdania resortowe pod względem scalonych typów j ednostek możliwe będzie przej ście do podglądu szczegółowego wierszy sprawozdania i porównanie danych ze sprawozdań scalonych. O tym czy dla wybranego do porównania sprawozdania będzie możliwe przej ście do porównania szczegółowego wiersza sprawozdania informuj e kolumna "Czy porównanie szczegółowe". Kolumna przyj muj e wartości "Tak" lub "Nie". Kolumna będzie ustawiona na "Tak", j eżeli sprawozdanie wskazane w sekcj i "Porównanie sprawozdania" będzie sprawozdaniem scalonym, a sprawozdanie umieszczone na liście, będzie sprawozdaniem tej samej j ednostki scalonym na podstawie tych samych typów j ednostek. Po wskazaniu sprawozdań do porównania i wybieramy ikonę Akceptuj. Uruchomione zostanie okno podglądu sprawozdania: Każda kolumna tabeli sprawozdania podzielona zostanie na dwie kolumny (Wartość, Wzrost % lub Udział %), każdy wiersz tabeli sprawozdania podzielony zostanie na tyle wierszy ile sprawozdań wskazano do porównania. Jeżeli wykonujemy porównanie sprawozdań: - różnych wersji: dany wiersz będzie porównywany wg kolumny "Numer wersji sprawozdania". - różnych okresów sprawozdawczych: dany wiersz będzie porównywany wg kolumny "Okres sprawozdawczy". - różnych jednostek dany wiersz będzie porównywany wg kolumny "Nadawca (nazwa systemowa)". Porównując sprawozdania różnych wersji lub różnych okresów sprawozdawczych obok kolumny "Wartość" pojawi się kolumna "Wzrost %", zawierająca procentowy wzrost danych. Porównując sprawozdania różnych jednostek lub różnych okresów sprawozdawczych obok kolumny "Wartość" pojawi się kolumna "Udział %", zawierająca procentowy udział danej jednostki. Jeżeli wartość komórki w kolumnie "Wzrost %" lub "Udział %" jest różna od 0 lub '-', to komórka dla tej kolumny jest oznaczana kolorem zielonym dla wartości dodatnich, czerwonym - dla ujemnych. Uwaga! Wyliczenie udziału procentowego polega na podzieleniu konkretnej wartości przez sumę wszystkich wartości. W efekcie może skutkować to bardzo dużą liczbą miej sc po przecinku: np. 0, Dlatego wyliczony udział procentowy j est zaokrąglany do liczby całkowitej. W związku z zaokrąglaniem procentu udziału suma udziału procentowego dla danego wiersza może być większa lub mniej sza niż 100%. Jeżeli dla wybranego do porównania sprawozdania jest możliwe porównanie szczegółowe wiersza sprawozdania (w kolumnie "Czy porównanie szczegółowe" jest wartość "Tak"), to każdy wiersz sprawozdania będzie w postaci linku do kolejnej strony, która przedstawia szczegółowe porównanie sprawozdań w ramach wybranego wiersza. Uwaga! Aby na wydruku porównania zawartości komórek sprawozdań były drukowane kolory, należy w ustawieniach przeglądarki zaznaczyć, że kolory i obrazki tła wydruku maj ą być drukowane. Dla przeglądarek Internet Explorer wersj i 8.0 lub 9.0 i Mozilla Firefox wybieramy menu "Plik" > "Ustawienia strony". Otworzy się okno "Ustawienia strony", w którym dla przeglądarki Internet Explorer zaznaczamy opcj ę "Drukuj kolory i obrazy tła", dla przeglądarki Mozilla Firefox zaznaczamy opcj ę "Drukuj tło (kolory i obrazki)". Dla przeglądarki Internet Explorer wersj i 6.0 lub 7.0 wybieramy menu "Narzędzia" > "Opcj e internetowe". Otworzy się okno "Opcj e internetowe", w którym na zakładce Zabezpieczenia 117

120 Sprawozdania resortowe zaznaczamy opcj ę "Drukuj kolory i obrazy tła". Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. 118

121 Sprawozdania resortowe Raport kompletności Wykonując raport kompletności możemy ustalić ośrodki, które nie dostarczyły sprawozdań, w tym celu w oknie "Lista sprawozdań" przy pomocy przycisku kompletności i następnie ikonę wybieramy z listy operacji Raport. Pojawi się okno "Raport kompletności". Decydujemy, czy raport ma zawierać tylko te jednostki, które nie przekazały jeszcze sprawozdania (opcja Wykaz j ednostek, dla których brak sprawozdań) czy też wszystkie wraz z informacją czy przekazały czy nie (opcja Wykaz wszystkich j ednostek). Raport może zostać wyświetlony w oknie przeglądarki (opcja Format HTML) lub zapisany w formacie xls czyli udostępniony w Excelu (opcja Format Excel). Pozostawienie zaznaczonej opcji Pokaż raport w układzie powiatowym spowoduje, że kolejność wyświetlenia nazw ośrodków na raporcie będzie związana z przynależnością do powiatu. Zaznaczenie opcji Wysyłaj komunikaty do j ednostek, które nie wczytały sprawozdań spowoduje otwarcie edytowalnego pola z treścią komunikatu (ponaglenia), jaki będzie wysłany po wykonaniu raportu do użytkowników, którzy nie dostarczyli jeszcze sprawozdań oraz jego wysłanie po wykonaniu raportu. Domyślna treść komunikatu z raportu kompletności, o braku sprawozdań, zawiera zdefiniowane zmienne, w które na podstawie wyliczeń w trakcie wykonania raportu, wstawiane są odpowiednie wartości. Nazwa zmiennej w tekście komunikatu znajduje się w ciągu znaków, który rozpoczyna się od ciągu '${' i kończy się na znaku '}' (np. '${zmiennaprzykladowa}'). Są to zmienne: nazwaplacowki, sprawozdania, datawystzdarzenia. W przypadku edycji/zmiany treści komunikatu i pozostawieniu ww. zmiennych, zostaną one odpowiednio wypełnione. Wszelkie dodane nowe zmienne, nie wymienione w powyższych, nie zostaną wypełnione wartościami i zostaną potraktowane jak zwykły tekst. Podczas sprawdzania kompletności na poziomie Ministerialnym dostępna jest dodatkowo sekcja Lista woj ewództw do wykonania raportu, gdzie za pomocą ikony wprowadzamy na listę interesujące nas województwa. Nie wybranie żadnej opcji powoduje, że raport jest wykonywany dla wszystkich 119

122 Sprawozdania resortowe województw. W sekcji Lista formularzy do wykonania raportu musimy wskazać (za pomocą ikony przynajmniej jeden formularz, dla którego zostanie sprawdzona kompletność. ) Wynik sprawdzania kompletności zostanie wyświetlony w nowym oknie (lub w zależności od naszej decyzji zapisany do pliku xls). Jeśli wykonamy raport w wersji HTML, to dodatkowo uzyskamy informacje o statusie podpisu elektronicznego (dla podpisanych sprawozdań). W kolumnie danego sprawozdania obok statusu poprawności sprawozdania pojawia się ikona informująca o statusie podpisu. Podpis elektroniczny może być: niezweryfikowany, błędny lub poprawny. Na końcu raport zawiera podsumowanie: 120

123 Sprawozdania resortowe Raport utworzony w arkuszu kalkulacyjnym Excel możemy także zapisać na dysku. 121

124 Sprawozdania resortowe Historia zmian sprawozdania W Statystycznej Aplikacji Centralnej użytkownik ma możliwość sprawdzenia, kto i kiedy utworzył, zaimportował lub dokonał scalenia sprawozdania oraz kto i kiedy zmodyfikował wartości wybranego sprawozdania. W tym celu w oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy Przy pomocy przycisku wybrane sprawozdanie. wybieramy z listy operacji Historia zmian sprawozdania i następnie ikonę. Otworzy się okno "Lista zmian sprawozdania". W uruchomionym oknie "Lista zmian sprawozdania" możemy: Sprawdzić datę i godzinę utworzenia lub modyfikacji, Sprawdzić imię i nazwisko użytkownika, który utworzył sprawozdanie lub dokonał modyfikacji, Zaprezentować sprawozdanie w formacie HTML, Przez porównanie zmodyfikowanych sprawozdań zobaczyć, jakie zmiany zostały wprowadzone w poszczególnych modyfikacjach: - zaznaczamy sprawdzaną pozycję listy i wybieramy operację Porównanie sprawozdań: - uruchomi się okno "Porównanie sprawozdań", zawierające w sekcji Porównanie sprawozdania sprawozdanie, które chcemy porównać, czyli to, dla którego wykonaliśmy operację porównania. 122

125 Sprawozdania resortowe W sekcji z sprawozdaniem z historii zmian określamy z jakim sprawozdaniem chcemy porównać sprawozdanie, wskazane w sekcji Porównanie sprawozdania. - ikoną Akceptuj uruchamiamy okno z porównaniem zmian dokonanych w sprawozdaniu. Każda kolumna tabeli sprawozdania podzielona zostanie na dwie kolumny (Wartość, Wzrost %). Kolumna "Wzrost %" zawiera procentowy wzrost danych. Każdy wiersz tabeli sprawozdania podzielony zostanie na dwa wiersze, odpowiadające wskazanym do porównania sprawozdaniom. Dany wiersz sprawozdania będzie porównywany wg kolumny "Data zmiany". Jeżeli wartość komórki w kolumnie "Wzrost %" jest różna od 0 lub '-', to komórka dla tej kolumny jest oznaczana kolorem zielonym dla wartości dodatnich, czerwonym - dla ujemnych. Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcj i oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesuj ących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty j est w rozdziałach Zastosowanie selekcj i na listach oraz Wydruki. 123

126 Sprawozdania resortowe Przeglądanie niepoprawnych reguł w sprawozdaniu Wybrane sprawozdanie mamy możliwość wyświetlić wraz z informacją o regułach, które nie zostały spełnione dla tego sprawozdania. W tym celu na liście sprawozdań zaznaczamy, sprawozdanie które nas interesuje i wybieramy operację Niepoprawne reguły w sprawozdaniu: W nowym oknie pojawi się podgląd sprawozdania: W górnej części okna wyświetlana jest lista niespełnionych reguł - numer, opis i treść reguły oraz rodzaj walidacji. W treści oprócz wyrażenia będącego definicją reguły np. K141=K129/K127 widoczna jest również informacja o wartościach poszczególnych komórek np. 157,97=103470/655. W polu opis jest zamieszczany opis sprawozdania dotyczący błędnych komórek. Po wskazaniu takiej reguły system kolorem oznacza na sprawozdaniu te komórki, których wybrana reguła dotyczy. 124

127 Sprawozdania jednorazowe Sprawozdania jednorazowe Wybranie podczas logowania aplikacji "Sprawozdania jednorazowe" umożliwia między innymi tworzenie nowych formularzy jednorazowych, definiowanie dla nich reguł, publikację formularzy oraz obsługę sprawozdań wykonanych na podstawie formularzy. Po wybraniu aplikacji "Sprawozdania jednorazowe" pojawi się okno "Wybór formularza" umożliwiające wskazanie, na którym z formularzy chcemy pracować. Jeżeli wybierzemy formularz z listy, to w zależności od cyklu zbierania formularza będziemy musieli określić Termin zbierania lub okres sprawozdawczy formularza. Możemy nie wskazywać żadnego formularza i mieć w ten sposób do dyspozycji wszystkie. Użytkownik może pracować tylko z formularzami, które są przeznaczone dla niego lub jednostek podległych z jego terenu. Po wejściu na listę formularzy lub sprawozdań jednorazowych można zmienić formularz, na którym chcemy pracować, za pomocą menu, znajdującego się po lewej stronie okna: Lista jest ograniczona do formularzy dotyczących danej jednostki. 125

128 Sprawozdania jednorazowe Obsługa formularzy Aby rozpocząć pracę z formularzami sprawozdań jednorazowych na stronie głównej, wybieramy menu Formularze. Pojawi się lista formularzy jednorazowych: Jeżeli podczas logowania nie wybraliśmy formularza, na którym chcemy pracować, to na liście mamy dostępne wszystkie formularze. Poniżej poziomu MPiPS lista formularzy podzielona jest na zakładki z nazwami jednostek. Zakładki tworzone są dla każdej jednostki, która skierowała formularz sprawozdania do jednostki użytkownika. Jeżeli jednostka ma możliwość tworzenia i publikowania własnych formularzy dodatkowo pojawi się zakładka Własne. 126

129 Sprawozdania jednorazowe Tworzenie formularza Tworzenie nowego formularza rozpoczynamy poprzez wybranie ikony Dodanie. Otworzy się okno "Formularz", w którym rozpoczynamy wprowadzanie danych nowego formularza. Proces tworzenia nowego formularza składa się z pięciu etapów: Etap I - Dane podstawowe formularza Informacje jakie musimy tu podać to: Właściciel formularza, Symbol formularza, Tytuł formularza, Cykl zbierania formularza. Symbol formularza musi być unikalny. Uwaga! Symbol formularza nie może zawierać znaków: ", ', `, ~, &. Po wprowadzeniu zostaną one pominięte. W polu Cykl zbierania formularza wybieramy jedną z dostępnych wartości: miesiąc, kwartał, pół roku, rok, nieregularnie, decydując w ten sposób jak często będzie zbierany formularz. W polu Opis formularza możemy wpisać dowolny tekst, który będzie pomocny w sprecyzowaniu przeznaczenia formularza. W polu Szablon wyglądu tabel wybieramy jedną z dostępnych wartości, decydując w ten sposób o wyglądzie poszczególnych tabel. Uwaga! Podczas tworzenia formularza do wszystkich pól opisowych (etykiet), oznaczonych przyciskiem, np. "Tytuł formularza", "Opis formularza", możemy wstawić specj alne znaczniki, dotyczące okresu sprawozdawczego formularza. Znaczniki te podczas publikacj i formularza zostaną zamienione na właściwe opisy. Aby wstawić znacznik, w danym polu ustawiamy kursor w miej scu, gdzie chcemy aby został on wstawiony i wybieramy przycisk, następnie z listy wskazuj emy odpowiedni znacznik. Wskazany znacznik poj awi się w wybranym polu np. <Rok>-1</Rok>. Za pomocą liczby znaj duj ącej się wewnątrz znacznika możemy sterować przesunięciem okresu znacznika względem okresu publikacj i formularza, np. znacznik <Rok>-1</Rok> w formularzu 127

130 Sprawozdania jednorazowe publikowanym za rok 2010, zostanie zamieniony na tekst "2009". Formatowanie znaczników w sprawozdaniu: Rok - rrrr Półrocze - pierwsze, drugie Kwartał - pierwszy, drugi, trzeci, czwarty Miesiąc - styczeń... grudzień Dzień Daty od, do - od rrrr-mm-dd, do rrrr-mm-dd Okres sprawozdawczy - pierwszy kwartał Uwaga! Podczas tworzenia/modyfikacj i formularza mamy możliwość cofnięcia ostatniej wykonanej operacj i. Aby cofnąć ostatnią wykonaną operacj ę, wybieramy ikonę. Po cofnięciu wykonanej operacj i mamy możliwość powtórzenia tej operacj i, wybieraj ąc ikonę. Można cofnąć dziesięć ostatnich wykonanych operacj i. Po uzupełnieniu wymaganych danych, do kolejnego etapu przechodzimy wybierając ikonę Dalej. Etap II - Definicja ścieżki sprawozdawczej Na tym etapie należy zdefiniować ścieżkę sprawozdawczą, czyli należy określić, które typy jednostek będą uzupełniać sprawozdanie, a które będą pośredniczyć w przekazywaniu danych. W tym celu 128

131 Sprawozdania jednorazowe zaznaczamy w tabeli TYPY JEDNOSTEK odpowiednią jednostkę i za pomocą przycisku przenosimy ją do tabeli ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA. Domyślnie każdy typ jednostki przeniesiony do tabeli ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA jest zaznaczony objęty procesem zbierania sprawozdań. Typy jednostek, które znajdują się na końcu ścieżki sprawozdawczej, uzupełniają sprawozdanie (rozpoczynają proces sprawozdawczy)., co oznacza, że jest W procesie sprawozdawczym uczestniczą (pośredniczą w przekazywaniu danych) tylko te jednostki, których podległe jednostki uzupełniają sprawozdanie. Uwaga! Aby dany typ j ednostki uczestniczył w procesie sprawozdawczym, mimo że nie posiada j ednostek podległych, uzupełniaj ących sprawozdanie, należy wskazać, że uzupełnia on co naj mniej j edną komórkę sprawozdania. Wskazania, że dany typ j ednostki uzupełnia komórkę sprawozdania, mimo że nie znaj duj e się na końcu ścieżki sprawozdawczej, dokonuj emy w III etapie - Definiowanie tabel, poprzez określenie dostępności tabel i komórek formularza. Odznaczenie typu jednostki powoduje, że jest on pomijany w procesie sprawozdawczym (nie pośredniczy w przekazywaniu danych). Uwaga! Jeśli chcemy skierować formularz do uzupełnienia przez własną j ednostkę, wówczas nie przenosimy żadnej j ednostki podległej do tabeli "ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA". Po wybraniu przycisku "Dalej " poj awi się pytanie: "Czy na pewno chcesz skierować formularz do uzupełnienia przez własną j ednostkę?", które należy zaakceptować. Jeśli nie chcemy kierować formularza do uzupełnienia przez własną j ednostkę, wówczas aby przej ść do kolej nego etapu, należy zaznaczyć przynaj mniej dwa typy j ednostek na ścieżce. Użytkownik poziomu ministerialnego w polu Skierowane do może odznaczyć te województwa, które nie będą objęte zbieraniem sprawozdań. W polu Informacj a dla woj ewództw o trybie zbierania może wpisać informację, dotyczącą zbierania sprawozdań. Uwaga! Pola "Skierowane do" oraz "Informacj a dla woj ewództw o trybie zbierania" są dostępne tylko dla użytkownika poziomu ministerialnego. Uwaga! Pole "Skierowane do" j est dostępne, gdy w ścieżce sprawozdawczej został dodany przynaj mniej j eden typ j ednostki. Po uzupełnieniu wymaganych danych, do kolejnego etapu przechodzimy wybierając ikonę Dalej. Etap III - Definiowanie tabel Na tym etapie za pomocą ikony będzie się on składał: wprowadzamy do formularza tabele (przynajmniej jedną), z których 129

132 Sprawozdania jednorazowe W oknie, które się pojawi, określamy ilość wierszy oraz ilość kolumn dodawanej tabeli (ilość komórek z danymi, bez etykiet/opisów). Po zaakceptowaniu danych powrócimy do Etapu III. Widoczne są tu trzy zakładki: Dane podstawowe, Siatka i etykiety oraz Obszar danych. Na pierwszej z tych zakładek Dane podstawowe określamy Tytuł tabeli: Uwaga! Podczas definiowania tytułu tabeli, stopki tabeli oraz etykiet kolumn i wierszy tabeli możemy rozróżnić treść tych etykiet w zależności od typów j ednostek, które będą wypełniały tabelę. W tym celu przy polu "Tytuł tabeli", "Stopka tabeli" oraz w oknie "Wpisz etykietę" wybieramy ikonę. Otworzy się okno "Wpisz etykietę", w którym z rozwij alnej listy wskazuj emy typ j ednostki, dla której chcemy wprowadzić daną treść i w polu edycyj nym wprowadzamy tą treść. 130

133 Sprawozdania jednorazowe Aby wprowadzić treść etykiety dla kolej nego typu j ednostki, nie wychodzimy z okna "Wpisz etykietę", tylko wybieramy kolej ny typ j ednostki z listy i wprowadzamy odpowiednią treść. Po wprowadzeniu wszystkich etykiet dla poszczególnych typów j ednostek wybieramy przycisk "Akceptuj ". Jeżeli chcemy, aby wiersze i/lub kolumny były numerowane, to pozostawiamy zaznaczone opcje Numerować wiersze, Numerować kolumny (numeracja będzie umieszczona w dodatkowym wierszu/ kolumnie). Jeżeli chcemy, aby tabela rozpoczynała się od nowej strony, to pozostawiamy zaznaczoną opcję Nowa strona. W zależności od tego, jakiego typu będzie większość danych wprowadzanych później do sprawozdania, wybieramy Domyślny typ danych: liczba całkowita, kwota, kwota dziesiętna, tekst. Później będziemy mieli jeszcze możliwość zmiany typu danych w poszczególnych komórkach. W polu Dostępna dla j ednostek możemy wskazać, które typy jednostek w ramach procesu sprawozdawczego (ścieżki sprawozdawczej) będą uzupełniać bieżącą tabelę sprawozdania. W tym celu w polu TYPY JEDNOSTEK DLA TABELI zaznaczamy bądź odznaczamy odpowiednie typy jednostek. Tabela nie będzie widoczna (dostępna) dla typów jednostek, które odznaczymy. Odznaczenie danego typu jednostek powoduje odznaczenie podległych jemu jednostek.tabela uzupełniana będzie przez ostatnie zaznaczone w drzewku typy jednostek. Uzupełnianie tabeli przez dany typ jednostek oznacza, że wszystkie jednostki danego typu uczestniczyć będą w procesie sprawozdawczym. We wszystkich zaznaczonych typach jednostek, które nie są ostatnim elementem w drzewku, dane powstaną w wyniku scalenia. Jeżeli tabela wymaga jakiegoś komentarza, to możemy go wprowadzić w polu Stopka tabeli. Przechodzimy na zakładkę Siatka i etykiety. 131

134 Sprawozdania jednorazowe Możemy tu wprowadzać opisy (etykiety) poszczególnych wierszy i kolumn nagłówkowych, zmieniać rozmiar kolumn, dzielić i scalać, dodawać i usuwać kolumny lub wiersze oraz możemy określić, że ostatni wiersz tabeli jest wierszem dynamicznym. Dostęp do tych poleceń uzyskujemy po wybraniu prawego przycisku myszy na obszarze tabeli. Uwaga! W każdym momencie tworzenia formularza możemy zapisać wprowadzone dotychczas dane poprzez wybranie ikony. Wybranie polecenia Wstaw wiersz powoduje wprowadzenie do tabeli nowego wiersza poniżej wiersza, na którym jesteśmy ustawieni. Uwaga! Jeżeli polecenie to j est wykonane na wierszu dynamicznym, to zostanie wstawiony wiersz przed nim. Wybranie polecenia Dodaj wiersz spowoduje wprowadzenie nowego wiersza na samym dole tabeli. Uwaga! Jeżeli na końcu tabeli znaj duj e się wiersz dynamiczny, to po wybraniu polecenia "Dodaj wiersz" zostanie wstawiony wiersz przed nim. Analogicznie działają polecenia Wstaw kolumnę i Dodaj kolumnę. Wybranie polecenia Dodaj wiersz nagłówkowy spowoduje dodanie nowego wiersza z komórkami opisowymi powyżej aktualnie zaznaczonego wiersza. Uwaga! Jeżeli w tabeli formularza dodamy wiersz nagłówkowy pomiędzy wierszami danych, to w prezentacj i sprawozdania (zbiorówka - układ poziomy, podgląd szczegółowy wiersza, mapki), j ako tytuł kolumny użyta zostanie etykieta pierwszego wiersza opisowego powyżej wiersza z danymi. W zbiorówce w układzie pionowym wiersze nagłówkowe zostaną dodane pomiędzy wierszami z danymi dla każdej j ednostki. Za pomocą poleceń Usuń kolumnę i Usuń wiersz możemy usunąć wskazaną kolumnę lub wiersz. Uwaga! Istniej e możliwość usunięcia wszystkich kolumn i wierszy nagłówkowych. Wówczas, aby ponownie dodać: - kolumnę nagłówkową, należy wybrać polecenie "Wstaw kolumnę nagłówkową". Polecenie j est dostępne, j eżeli tabela nie zawiera żadnych kolumn nagłówkowych. - wiersz nagłówkowy, należy wybrać polecenie "Wstaw wiersz nagłówkowy". Uwaga! Nie można usunąć ostatniego wiersza z danymi, j eśli wiersz powyżej j est wierszem nagłówkowym. Wybranie polecenia Scal w poziomie powoduje połączenie komórki, na której byliśmy ustawieni z komórką znajdującą się z prawej strony. Analogicznie polecenie Scal w pionie powoduje połączenie komórki, na której jesteśmy ustawieni, z komórką znajdującą się poniżej. Niezwykle istotne jest zachowanie właściwej kolejności wykonywania scalania poszczególnych komórek i usuwania oraz dodawania kolumn i wierszy. Najpierw należy usunąć zbędne lub dodać potrzebne kolumny i wiersze i dopiero wtedy możemy przystępować do scalania. Jako pierwsze wykonujemy scalenie w pionie (dotyczy wszystkich komórek nagłówka). Dopiero wtedy możemy scalać 132

135 Sprawozdania jednorazowe komórki w poziomie pamiętając, że zawsze zaczynamy od lewej strony i przesuwamy się w prawo. Polecenia Podziel w poziomie i Podziel w pionie służą do podzielenia scalonych wcześniej wierszy i kolumn. Uwaga! Polecenia dotyczące scalania i dzielenia komórek są dostępne, j eżeli wybierzemy prawy przycisk myszy na obszarze komórek nagłówkowych. Jeżeli tabela nie zawiera kolumn i wierszy nagłówkowych, to polecenia są niedostępne. Polecenie Edytuj etykietę umożliwia wprowadzenie opisu dla poszczególnych wierszy i kolumn nagłówkowych oraz wierszy grupujących. Jeżeli podczas Edycj i etykiety będziemy wpisywać długi tekst i nie chcemy, aby spowodował on zwiększenie szerokości kolumny, to powinniśmy ten tekst wpisać w dwóch lub więcej liniach (aby przejść do następnej linii, naciskamy <ENTER>). Aby zobaczyć efekt wykonania polecenia Zmniej sz szerokość kolumny/ Zwiększ szerokość kolumny wybieramy ikonę Podgląd : Jeżeli nie jest znany pełny zakres danych (wierszy), jakie mają być uzupełnione w ramach tabeli sprawozdania lub zakres danych jest bardzo duży, a jednostka będzie uzupełniać jedynie ich małą część (kilka wierszy), wówczas możemy oznaczyć ostatni wiersz tabeli jako wiersz dynamiczny. Oznaczenie ostatniego wiersza tabeli jako dynamiczny, pozwoli na wprowadzenie osobie uzupełniającej 133

136 Sprawozdania jednorazowe sprawozdanie, tylu wierszy w tabeli sprawozdania, ile będzie potrzebne do przekazania kompletnego zakresu danych. Dane wierszy dynamicznych podlegają scaleniu przy tworzeniu sprawozdań zbiorczych. Scalenie danych przeprowadzane jest na podstawie kolumn nagłówkowych wiersza (oznaczone kolorem jasnożółtym przy definiowaniu formularza). Jeżeli w kolumnach nagłówkowych wiersza dynamicznego, w różnych sprawozdaniach, znajdą się takie same wartości, wówczas w sprawozdaniu zbiorczym powstanie jeden wiersz, w którym wartości kolumn z danymi (oznaczone kolorem żółtym) wynikać będą z scalenia wartości ze sprawozdań składowych. Uwaga! Jeżeli tabela nie posiada kolumn nagłówkowych, to w sprawozdaniu zbiorczym dane wierszy dynamicznych nie będą scalane. Wiersz zdefiniowany w formularzu jako wiersz dynamiczny, zostanie oznaczony w kolumnie nagłówkowej ikoną, za pomocą której, podczas wypełniania sprawozdania, będziemy mogli dodawać dowolną ilość wierszy do formularza. Uwaga! Jeżeli tabela nie zawiera kolumn nagłówkowych, to ikona pierwszej kolumnie w obszarze danych tabeli. zostanie wyświetlona w Uwaga! Podczas wypełniania sprawozdania nie można dodać dwóch wierszy, zawieraj ących takie same wartości w komórkach nagłówkowych. W przypadku takiej sytuacj i komórki w powtórzonym wierszu zostaną zaznaczone na czerwono. Aby określić, że ostatni wiersz ma być wierszem dynamicznym, czyli wierszem, w którym ilość kolejnych wierszy w formularzu może być definiowana podczas wypełniania sprawozdania, wybieramy polecenie Wiersz dynamiczny. Uwaga! Polecenie to j est dostępne tylko dla ostatniego wiersza tabeli, który nie j est j eszcze wierszem dynamicznym. Po wybraniu polecenia ostatni wiersz zostanie oznaczony jako dynamiczny. Komórki wypełniane (białe) zostaną oznaczone kolorem żółtym. Komórki nagłówkowe wiersza (szare) zostaną oznaczone kolorem jasnożółtym Jeżeli chcemy przywrócić standardowe działanie dla ostatniego wiersza w tabeli, wybieramy polecenie Wiersz standardowy. Uwaga! Komórki wypełniane wiersza dynamicznego (żółte), zdefiniowane j ako liczbowe, możemy wstawić do wyrażenia podczas definiowania komórek wyliczanych, zasilanych, reguł. Wskazana komórka, np., będzie sumą wszystkich komórek w zakresie wiersza dynamicznego, wskazanej tabeli i wskazanej kolumny. Przechodzimy na zakładkę Obszar danych: 134

137 Sprawozdania jednorazowe Możemy tu zmienić wprowadzoną wcześniej informację o typie danych komórek, ustalić czy wypełnienie komórki w sprawozdaniu jest wymagane, oraz czy komórka będzie dostępna do wypełnienia. Typ danych : Int - liczba całkowita - dana liczbowa (max 9 cyfr) Kw - kwota - dana liczbowa (max 9 cyfr) KwD - kwota z miejscami dziesiętnymi - dana liczbowa (max 9 cyfry przed przecinkiem i 2 cyfr dziesiętnych) ,99. Tks - tekst - ciąg znaków alfanumerycznych (max 255 znaków). Lst - lista, zawierająca elementy wybranego słownika. Lss - lista sumowana, na etapie wypełniania sprawozdania zawiera elementy wybranego słownika, w sprawozdaniu scalonym prezentuje liczbę wybranych elementów słownika w sprawozdaniach składowych. Slo - słownik, wskazany jako zakres wartości możliwych do wybrania w komórce sprawozdania. Zaz - zaznaczenie (zaznaczenie - Tak, odznaczenie - Nie). Dat - data. 135

138 Sprawozdania jednorazowe Wymagana (zielony kwadrat) - (T-Tak, N-Nie ) Wypełniana (brązowy kwadrat) - (T-Tak, N-Nie ) Zgłaszanie uzupełnień do słownika Zastosuj ustawienia dla: - wiersza w prawo, - kolumny w dół, - całej tabeli. (niebieski kwadrat) - (T-Tak Domyślnie wszystkie komórki są wymagane do wypełnienia, N-Nie ) i równocześnie są dostępne do wypełnienia. Aby zmienić ustawienie w pojedynczej komórce, prawym klawiszem myszy klikamy na informację, którą chcemy zmienić. Jeżeli chcemy, aby dana komórka nie była dostępna do wypełnienia, to po kliknięciu prawym klawiszem myszy na daną komórkę pojawi się okno "Komórka wypełniana", w którym odznaczamy opcję Wypełniana i akceptujemy wprowadzoną zmianę. Jeżeli chcemy zmienić tylko wypełnialność komórki dla poszczególnych typów jednostek, to w oknie "Komórka wypełniana" możemy wskazać, które typy jednostek w ramach procesu sprawozdawczego (ścieżki sprawozdawczej) będą uzupełniać bieżącą komórkę sprawozdania. W tym celu w polu TYPY JEDNOSTEK DLA KOMÓRKI zaznaczamy bądź odznaczamy odpowiednie typy jednostek. Bieżąca komórka nie będzie dostępna dla typów jednostek, które odznaczymy. Odznaczenie danego typu jednostek powoduje odznaczenie podległych jemu jednostek. Bieżąca komórka uzupełniana będzie przez ostatnie zaznaczone w drzewku typy jednostek. Uzupełnianie komórki przez dany typ jednostek oznacza, że wszystkie jednostki danego typu uczestniczyć będą w procesie sprawozdawczym. We wszystkich zaznaczonych typach jednostek, które nie są ostatnim elementem w drzewku, dane powstaną w wyniku scalenia. W przypadku zmiany typu danych pojawi się lista formatów, z których wybieramy jeden: 136

139 Sprawozdania jednorazowe Po wybraniu typu danych lista, lista sumowana lub słownik otworzy się okno "Lista słowników", zawierające na poszczególnych zakładkach: Słowniki użytkownika, Słowniki dystrybuowane, Słowniki systemowe. W oknie tym należy wskazać słownik, którego elementy będziemy mogli wykorzystać podczas wypełniania sprawozdania na podstawie tego formularza. Na zakładce Słowniki użytkownika mamy możliwość dodawania nowych słowników lub modyfikacji istniejących. Aby dodać nowy słownik użytkownika, wybieramy ikonę Dodaj i w oknie "Dane słownika" wprowadzamy Nazwę słownika i jego Opis oraz daty obowiązywania. Uwaga! Wprowadzone w ramach definicj i słownika daty j ego obowiązywania będą podpowiadane przez system podczas dodawania elementów słownika. Nie maj ą one znaczenia merytorycznego. Nie ograniczaj ą dat poszczególnych elementów słownika. Aby dodać element do słownika, zaznaczamy dany słownik i wybieramy operację Pokaż elementy słownika i następnie w oknie "Lista elementów słownika" ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Dane elementu słownika", w którym podajemy Kod, Opis oraz daty obowiązywania elementu. Uwaga! Po opublikowaniu formularza istniej e możliwość aktualizacj i zawartości słowników użytkownika, użytych w ramach publikacj i formularza j ednorazowego, j ako zakres wartości dostępnych w komórkach formularza typu "lista", "słownik". Szczegółowy opis znaj duj e się w rozdziale "Aktualizacj a zawartości słowników". Po wybraniu danego słownika wybieramy ikonę Akceptuj. Dla danej komórki pojawi się jako typ danych, lub w zależności od wybranego formatu. Po najechaniu na komórkę typu słownik, lista lub lista sumowana pojawi się nazwa słownika, jaki podpięty jest pod daną komórkę. Dodatkowo dla tego typu danych, jeżeli został wybrany słownik użytkownika, pojawi się przycisk Zgłaszanie uzupełnień do słownika. Za pomocą którego możemy określić, czy osoba wypełniająca sprawozdanie będzie miała możliwość zgłoszenia braku elementu w słowniku. Przycisk przyjmuje dwie wartości: oznacza, że osoba uzupełniająca sprawozdanie będzie mogła zgłosić potrzebę wprowadzenia nowego elementu słownika, osoba uzupełniająca sprawozdanie nie będzie mogła zgłosić potrzeby wprowadzenia nowego elementu słownika. Domyślną wartością dla przycisku jest 137

140 Sprawozdania jednorazowe ustawienie na "Nie". Uwaga! Jeżeli ten sam słownik, użyty zostanie, j ako źródło danych dla więcej niż j ednej komórki formularza, wówczas zmiana ustawienia przycisku "Zgłaszanie uzupełnień do słownika" dla j ednej komórki, spowoduj e taką samą zmianę w pozostałych komórkach, w których został użyty ten sam słownik. Jeżeli dla wybranego słownika ustawimy wartość, to osoba uzupełniająca sprawozdanie będzie mogła zgłosić brak elementu w słowniku. Po zgłoszeniu braku elementu przez osobę uzupełniającą sprawozdanie do osoby publikującej formularz zostanie wysłany komunikat z informacją o potrzebie wprowadzenia nowego elementu. Zgłoszone uzupełnienie słownika można rozpatrzyć z poziomu listy publikacji formularza, przy użyciu operacji Aktualizacj a zawartości słowników. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale "Aktualizacja zawartości słowników". Wybranie dla danej komórki typu danych lista sumowana oznacza, że podczas wypełniania sprawozdania użytkownik będzie mógł wskazać z listy elementy wybranego słownika (tak samo jak w przypadku komórki typu lista ). W scalonym sprawozdaniu komórka o tym typie prezentuje liczbę wybranych elementów słownika w sprawozdaniach składowych, w postaci: ilość wystąpień danego elementu słownika - opis elementu słownika. Uwaga! Komórkę o typie danych "lista sumowana" możemy zdefiniować j ako komórkę wyliczaną. Wybranie dla danej komórki typu danych zaznaczenie oznacza, że podczas wypełniania sprawozdania użytkownik, będzie mógł zaznaczyć lub odznaczyć daną komórkę. Zmiana zaznaczenia komórki, będzie zmieniać wartość bieżącej komórki: odznaczona - 0, zaznaczona - 1. W podglądzie sprawozdania komórka "zaznaczenie" będzie prezentowana jako słowo TAK lub NIE odpowiednio dla wartości 1 lub 0, w przypadku gdy dana jednostka wypełnia daną komórkę. W przypadku, gdy jednostka użytkownika znajduje się w ścieżce sprawozdawczej, ale nie wypełnia danej komórki pojawi się wartość w postaci: liczba zaznaczonych komórek/liczba wszystkich jednostek, które są scalone w sprawozdaniu i wypełniały daną komórkę, np. 10/24. Wartość komórki "zaznaczenie" podczas scalania sprawozdań jest zliczana ze wszystkich jednostek, które przekazały sprawozdanie i w scalonym sprawozdaniu zostanie zapisana w postaci: zliczona wartość (liczba zaznaczonych pozycji w sprawozdaniach składowych)/liczba wszystkich jednostek, które przekazały sprawozdanie (np. 10/25). W przypadku zmiany pozostałych danych, ustawienie zostanie zmienione bezpośrednio po użyciu prawego klawisza myszy. Jeżeli wprowadzana zmiana ma dotyczyć np. całego wiersza, to najpierw zaznaczamy, znajdującą się ponad tabelą, opcję Zastosuj ustawienie dla wiersza w prawo, następnie zmieniamy ustawienie skrajnej lewej komórki wiersza, a zmiana zostanie przeniesiona na pozostałe komórki wiersza znajdujące się po prawej stronie komórki. Analogicznie zmianę możemy dokonać dla całej kolumny lub całej tabeli. Uwaga! Dla komórek nagłówkowych wiersza dynamicznego możliwa j est j edynie zmiana typu danych komórki. Komórki te są domyślnie ustawione j ako wypełniane i wymagane, bez możliwości zmiany. 138

141 Sprawozdania jednorazowe Kolejne tabele dodajemy za pomocą ikony lub poprzez powielenie istniejącej już tabeli (ikona albo poprzez zaimportowanie tabeli, znajdującej się w innym formularzu (ikona Po zdefiniowaniu wszystkich tabel za pomocą przycisku Dalej etapu. ), ). przechodzimy do kolejnego Etap IV - Definiowanie kolejności tabel Możemy tu zmienić kolejność tabel w formularzu. W tym celu wskazujemy tabelę na liście (zostanie podświetlona na żółto) i za pomocą strzałek przesuwamy w górę lub w dół. Aby sprawdzić końcowy efekt pracy nad formularzem wybieramy ikonę Podgląd Po zdefiniowaniu kolejności tabel za pomocą przycisku Dalej ostatniego etapu.. przechodzimy do Etap V - Definiowanie powiązań komórek 139

142 Sprawozdania jednorazowe Na tym etapie możemy zdefiniować powiązania komórek, tzn. zdecydować, które komórki formularza mają być wyliczane, a które zasilane. Każda komórka na formularzu przedstawiona w formie przycisku wstawiania do definicji wyrażenia., jest możliwa do Aby określić, że dana komórka ma być komórką wyliczaną, wybieramy przy niej przycisk. Uwaga! Komórki, której typ danych j est różny od liczbowego/numerycznego nie możemy zdefiniować j ako wyliczanej. Uwaga! Komórkę o typie danych "lista sumowana" możemy zdefiniować j ako komórkę wyliczaną. Otworzy się okno "Kalkulator wyrażeń", w którym należy zdefiniować wyrażenie, które będzie wyliczało odpowiednie dane. 140

143 Sprawozdania jednorazowe Aby wstawić do wyrażenia komórkę, wybieramy przycisk Wstaw komórkę i w formularzu, klikamy na daną komórkę, np.. Uwaga! Do wyrażenia komórki wyliczanej możemy wstawić komórkę, oznaczaj ącą liczbę wierszy dynamicznych w formularzu. W tym celu w formularzu klikamy na komórkę np., znaj duj ącą się w ostatnim wierszu tabeli, j eśli ostatni wiersz został zdefiniowany w poprzednich etapach j ako dynamiczny. Identyfikator tej komórki składa się z LICZ i numeru wiersza dynamicznego, np. WD1_10, który oznacza numer tabeli i wiersza, w którym znaj duj e się wiersz dynamiczny. Uwaga! Do definicj i wyrażenia komórki wyliczanej możemy wstawić tylko komórki o typie danych liczbowy/numeryczny oraz komórki "zaznaczenie". Uwaga! Wartość komórki "zaznaczenie" w wyrażeniu komórki wyliczanej j est traktowana j ako wartość 0 lub 1, j eśli dany typ j ednostki wypełnia komórkę zaznaczenie. W przypadku scalonej komórki zaznaczenie (10/13) do wyrażenia j est brana wartość, znaj duj ąca się przed znakiem /, czyli liczba j ednostek, które zaznaczyły daną komórkę (liczba zaznaczonych komórek). Uwaga! Definiuj ąc komórkę wyliczaną dla komórki o typie danych "Lista sumowana" do wyrażenia komórki wyliczanej możemy wstawić tylko j edną komórkę, która znaj duj e się w wierszu dynamicznym, posiada typ "lista" lub "lista sumowana" oraz posiada ten sam słownik, co komórka, dla której definiuj emy wyrażenie. Przycisk Wstaw funkcję służy do wstawiania funkcji. Na zakładce Funkcj a ZAOKR możemy zdefiniować funkcję zaokrąglającą wartość wyrażenia. Istnieje możliwość ustawienia zaokrąglenia: "ZAOKR.GORA" - liczba zostanie zaokrąglona w górę (w kierunku od zera), "ZAOKR.DOL" - liczba zostanie zaokrąglona w górę (w kierunku do zera), "ZAOKR" - liczba zostanie zaokrąglona do określonej liczby cyfr. Po wybraniu funkcji wpisujemy wyrażenie, które ma być zaokrąglane, a następnie określamy dokładność liczby po przecinku. 141

144 Sprawozdania jednorazowe Na zakładce Funkcj a CZY.PUSTA możemy zdefiniować funkcję sprawdzającą czy dana komórka jest pusta. Jeśli komórka jest pusta, to funkcja zwróci wartość PRAWDA. W przeciwnym wypadku zostanie zwrócona wartość FAŁSZ. Jako wyrażenie wprowadza się numer komórki. W ramach funkcji CZY.PUSTA można użyć: - komórki każdego typu, oprócz komórki zaznaczenie, - komórki z innych formularzy sprawozdań jednorazowych lub resortowych. Po zdefiniowaniu danej funkcji, wybieramy przycisk Akceptuj. Przycisk Wyczyść służy do usuwania treści wprowadzonego wyrażenia. Przycisk Kasuj służy do usuwania ostatniego wprowadzonego znaku lub zaznaczonego ciągu znaków. Przycisk Cofnij służy do cofania ostatniej czynności. Przycisk Ponów służy do przywrócenia zmiany dokonanej przyciskiem Cofnij. Przyciski AND, OR, NOT, MOD służą do wprowadzania operacji logicznych. Uwaga! Operacj e logiczne oraz liczby można wprowadzać za pomocą zwykłej klawiatury. Uwaga! Za pomocą skrótów klawiszowych: <Ctrl+A>, <Ctrl+C>, <Ctrl+V> mamy możliwość zaznaczenia całej zawartości edytora, możliwość kopiowania oraz wklej ania wyrażeń. Przycisk Sprawdź składnię służy do weryfikacji poprawności treści wyrażenia. Jeżeli wprowadzone wyrażenie jest poprawne lub niepoprawne użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat. 142

145 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Wynik zwracany przez wyrażenie musi być liczbą. Zaznaczenie pola Czy uwzględniać przy scalaniu spowoduje, że komórka będzie automatycznie wyliczana podczas scalania sprawozdań. Uwaga! Definiuj ąc komórkę wyliczaną dla komórki o typie danych "Lista sumowana" pole " Czy uwzględniać przy scalaniu" j est niedostępne. Po zdefiniowaniu wyrażenia wyliczającego wybieramy przycisk Akceptuj. Wybrana komórka zostanie oznaczona jako wyliczana, poprzez uaktywnienie się przy komórce przycisku komórce.. Jeśli najedziemy kursorem na ten przycisk, pojawi się informacja o tej Uwaga! Gdy zmienimy komórkę wyliczaną na typ tekstowy lub gdy oznaczymy j ą j ako "niewypełniana", to komórka przestaj e być wyliczana. Uwaga! Gdy komórkę o typie danych "lista sumowana", zdefiniowaną j ako wyliczana, zmienimy na inny typ lub wskażemy dla niej inny słownik, to komórka przestaj e być wyliczana. Gdy komórkę o typie danych "lista", użytą w wyrażeniu komórki wyliczanej, zmienimy na inny typ lub wskażemy dla niej inny słownik, to komórka przestaj e być wyliczana. Uwaga! Jeżeli zmienimy komórkę, użytą w treści wyrażenia komórki wyliczanej na typ tekstowy lub gdy oznaczymy j ą j ako "niewypełniana" lub usuniemy tę komórkę z formularza, poprzez usunięcie wiersza lub kolumny formularza, to wyrażenie komórki wyliczanej nie zostanie usunięte. W takiej sytuacj i, j eżeli w ramach wyrażenia j est przeprowadzana dla tej komórki operacj a sumowania lub różnicy, zostanie zaktualizowane wyrażenie komórki wyliczanej tzn. zostanie usunięta komórka wraz z poprzedzaj ącym j ą znakiem operacj i (+/-). W przypadku komórki, rozpoczynaj ącej wyrażenie, zostanie usunięta ta komórka wraz ze znakiem operacj i (+/-), który występuj e po niej. Jeżeli komórka nie j est poprzedzona znakiem (+/-) lub w przypadku rozpoczynania wyrażenia znak nie występuj e po niej, po przej ściu do V etapu lub przy próbie zapisania formularza wyświetlony zostanie komunikat, informuj ący o konieczności zaktualizowania wyrażeń dla komórek wyliczanych. Mechanizm ten ma również zastosowanie w przypadku usunięcia wiersza, gdy przesuwane są identyfikatory komórek. Przykład: Mamy zdefiniowane wyrażenie dla komórki wyliczanej dla 10 wierszowej tabeli: K1_1_1=K1_2_1+K1_4_1+K1_5_1+K1_9_1+K1_10_1. W wyniku usunięcia wiersza 4 otrzymamy wyrażenie: 143

146 Sprawozdania jednorazowe K1_1_1=K1_2_1+K1_4_1+K1_8_1+K1_9_1. Uwaga! Aby wyliczyć wartość dla komórki/komórek wyliczanych, po uzupełnieniu komórek sprawozdania należy wybrać ikonę "Przelicz komórki sprawozdania". Jeżeli po uzupełnieniu sprawozdania nie wybierzemy tej ikony, to komórki wyliczane zostaną wyliczone po zaakceptowaniu danych wypełnionego sprawozdania. Aby określić, że dana komórka ma być komórką zasilaną, wybieramy przy niej przycisk. Uwaga! Komórek uzupełnianych przez j ednostki niezarej estrowane nie można zdefiniować j ako zasilanych. Otworzy się okno "Kalkulator wyrażeń", w którym należy zdefiniować wyrażenie, na podstawie którego wyznaczona zostanie wartość komórki zasilanej przy uzupełnieniu sprawozdania. Aby wstawić komórkę sprawozdania, wybieramy przycisk Wstaw komórkę. Otworzy się okno "Wybór formularza". W polu Wybierz formularz z listy wybieramy odpowiedni symbol formularza. Następnie określamy okres sprawozdawczy lub termin zbierania dla wybranego formularza. Uwaga! Jeżeli formularz, dla którego definiuj emy komórkę zasilaną oraz wybrany formularz, którego dane będą zasilać tę komórkę maj ą określony regularny cykl zbierania sprawozdań: miesiąc, kwartał, pół roku, rok, to wówczas w oknie "Wybór formularza" możemy podać "Okres" sprawozdawczy formularza lub "Krok cyklu". Wybieraj ąc "Krok cyklu" odwołuj emy się do formularza sprawozdania, przesuwaj ąc się o zadany okres, który określony j est poprzez cykl formularza, np. przy wypełnianiu sprawozdania za IV kwartał, j eżeli zdefiniowaliśmy krok cyklu "-1", wartość zostanie pobrana ze sprawozdania za III kwartał. 144

147 Sprawozdania jednorazowe Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno, prezentujące zawartość całego formularza ze wszystkimi polami (komórkami). Każdą komórkę na formularzu przedstawioną jako przycisk możemy wstawić do kalkulatora wyrażeń. Wybór jednego z tych przycisków spowoduje wpisanie w oknie "Kreator wyrażenia" odpowiedniej formuły wyrażenia. Uwaga! Do definicj i wyrażenia komórki zasilanej możemy wstawić tylko komórki o typie danych liczbowy/numeryczny oraz komórki "zaznaczenie". Wartość komórki "zaznaczenie" w wyrażeniu komórki zasilanej j est traktowana j ako wartość 0 lub 1, j eśli dany typ j ednostki wypełnia komórkę zaznaczenie. W przypadku scalonej komórki zaznaczenie (10/13) do wyrażenia j est brana wartość, znaj duj ąca się przed znakiem /, czyli liczba j ednostek, które zaznaczyły daną komórkę (liczba zaznaczonych komórek). Przycisk Wstaw funkcję służy do wstawiania funkcji zaokrąglającej wartość wyrażenia lub funkcji sprawdzającej czy dana komórka jest pusta. Szczegółowy opis definiowania tych funkcji został opisany przy komórce wyliczanej. Przycisk Sprawdź składnię służy do weryfikacji poprawności treści wyrażenia. Jeżeli wprowadzone wyrażenie jest poprawne lub niepoprawne użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat. Po zdefiniowaniu wyrażenia dla komórki zasilanej wybieramy przycisk Akceptuj. Wybrana komórka zostanie oznaczona jako zasilana, poprzez uaktywnienie się przy komórce przycisku. Jeśli najedziemy kursorem na ten przycisk pojawi się informacja o tej komórce. 145

148 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Wartość komórki zasilanej zostanie podpowiedziana podczas wypełniania sprawozdania, j eżeli sprawozdanie, które zostało wskazane j ako źródło komórki zasilanej zostało wypełnione i przekazane/zatwierdzone przez j ednostkę. Uwaga! Jeżeli dwie j ednostki (np. UW i MPiPS) opublikuj ą formularze o takim samym symbolu i w takim samym okresie sprawozdawczym i zostaną zdefiniowane komórki zasilane z odwołaniami do tych formularzy, to przy wypełnianiu sprawozdania, brany pod uwagę będzie ten formularz, którego właściciel j est identyczny z właścicielem formularza, w którym istniej e odwołanie. Aby wyjść z okna kreatora, zapisując wszystkie wprowadzone informacje, wybieramy ikonę Akceptuj. Uwaga! Jeżeli w utworzonym formularzu komórki wyliczane zostały niepoprawnie zdefiniowane, to po zaakceptowaniu danych formularza poj awi się miękka walidacj a, informuj ąca o tym fakcie. Jeżeli zapiszemy formularz z tak zdefiniowanymi komórkami, to przy zatwierdzaniu tego formularza poj awi się twarda walidacj a, informuj ąca o tym fakcie i nie będziemy mogli zatwierdzić takiego formularza. Jeżeli w opublikowanym formularzu, który modyfikuj emy, komórki wyliczane zostaną niepoprawnie zdefiniowane, to po zaakceptowaniu danych formularza poj awi się komunikat (twarda walidacj a), informuj ący o tym fakcie. Wówczas należy zmodyfikować wyrażenie komórki wyliczanej, aby móc zapisać formularz. Utworzony formularz pojawi się na liście formularzy jednorazowych i będzie mieć status "W przygotowaniu". Formularz o statusie "W przygotowaniu" możemy modyfikować wybierając ikonę Edycja 146 lub usunąć za pomocą ikony Usunięcie.

149 Sprawozdania jednorazowe Przykład Rozdział zawiera szczegółową instrukcję wprowadzenia definicji formularza sprawozdania jednorazowego zawierającego jedną tabelę i dotyczącego zebrania informacji o udzielonych zasiłkach celowych w ramach rządowego programu dożywiania, z podziałem na zasiłki pieniężne i rzeczowe, pomoc ogółem i na wsi, liczbę osób, rodzin i osób w rodzinach, liczbę i kwotę świadczeń z podziałem na środki własne i dotację oraz koszt jednego świadczenia: Wprowadzanie nowej definicji rozpoczynamy od wybrania ikony Dodanie. W oknie, które się pojawi uzupełniamy: Symbol formularza - DOZYWIANIE_CEL; Tytuł formularza - DOŻYWIANIE - Zasiłki za <Rok>-1</Rok> rok; Pole Tytuł formularza ma zawierać znacznik, dotyczący okresu sprawozdawczego formularza (znacznik Rok), który po opublikowaniu formularza za rok 2010 przyjmie wartość Aby go wstawić wprowadzamy tekst "DOŻYWIANIE - Zasiłki za rok", ustawiamy kursor po słowie "za" i wybieramy przycisk, następnie z listy wybieramy znacznik Rok. Wskazany znacznik pojawi się w polu Tytuł formularza i będzie oznaczony jako <Rok>0</Rok>. Aby w formularzu publikowanym za rok 2010, wstawiony znacznik został zamieniony na tekst "2009", w znaczniku wprowadzamy liczbę "-1". Cykl zbierania formularza - rok; 147

150 Sprawozdania jednorazowe Wybieramy przycisk Dalej 148.

151 Sprawozdania jednorazowe Na tym etapie należy zdefiniować ścieżkę sprawozdawczą. W tym celu zaznaczamy w tabeli TYPY JEDNOSTEK jednostkę Ośrodek Pomocy Społecznej i za pomocą przycisku przenosimy ją do tabeli ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA. Aby wskazać, że ta jednostka będzie objęta procesem zbierania sprawozdań, należy w tabeli ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA zaznaczyć daną jednostkę. Ponieważ formularz jest kierowany do wszystkich wszystkich województw, więc w polu Skierowane do nie zmieniamy informacji o tym, kto będzie wypełniał sprawozdanie. Wybieramy przycisk Dalej. Formularz będzie się składał z jednej tabeli. Aby ją dodać, wybieramy ikonę Dodaj tabelę. 149

152 Sprawozdania jednorazowe Określamy Liczbę wierszy jako 8, a Liczbę kolumn jako 4 i akceptujemy wprowadzone dane. W kolejnym oknie mamy możliwość określenia podstawowych danych tabeli: Tytuł tabeli - Pomoc w formie zasiłku celowego i świadczeń rzeczowych; Numerować wiersze - TAK; Numerować kolumny - TAK; Nowa strona - TAK; 150

153 Sprawozdania jednorazowe Domyślny typ danych - liczba całkowita; Stopka tabeli - *kwotę należy podać w zaokrągleniu do 1 zł. Przechodzimy na zakładkę Siatka i etykiety: Uwaga! Numeracj a kolumn i wierszy widoczna na rysunkach opisuj ących przykładowy formularz w rzeczywistości w aplikacj i nie j est dostępna. W podręczniku j est ona wykorzystana, aby opis był bardziej przej rzysty. Ponieważ nagłówek naszej tabeli składa się obecnie z dwóch wierszy, a powinien składać się z trzech więc ustawiamy się na drugim wierszu nagłówka i po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybieramy polecenie Wstaw wiersz: 151

154 Sprawozdania jednorazowe Jedna z kolumn nagłówkowych nie jest nam potrzebna, więc musimy ją usunąć. W tym celu ustawiamy się na drugiej kolumnie nagłówkowej i po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybieramy polecenie Usuń kolumnę: Aby scalić pierwsze trzy komórki w kolumnie nagłówkowej w jedną komórkę, ustawiamy się w pierwszej komórce od lewej strony i po naciśnięciu prawego przycisku myszy wybieramy polecenie Scal w pionie: 152

155 Sprawozdania jednorazowe Pozostajemy w pierwszej komórce od lewej strony (tej, którą właśnie scaliliśmy) i ponownie wybieramy prawy przycisk myszy i polecenie Scal w pionie: Aby scalić komórki 0:2, 0:3, 0:4 i 0:5 w jedną, ustawiamy się w pierwszej komórce od lewej strony i wybieramy polecenie Scal w poziomie: 153

156 Sprawozdania jednorazowe Czynność tę powtarzamy, aż do scalenia wszystkich komórek: W drugim wierszu nagłówkowym mamy cztery oddzielne komórki, a ponieważ potrzebujemy je scalić do postaci dwóch komórek więc ustawiamy się w pierwszej komórce po lewej stronie (1:0) i wybieramy polecenie Scal w poziomie: 154

157 Sprawozdania jednorazowe Czynność powtarzamy po przeniesieniu kursora do następnej komórki (1:2): W ten sposób otrzymaliśmy oczekiwany kształt tabeli. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie etykiet/ opisów poszczególnych komórek nagłówkowych. W tym celu ustawiamy się na pierwszej z komórek (0:0) i za pomocą prawego przycisku myszy wybieramy polecenie Edytuj etykietę: 155

158 Sprawozdania jednorazowe Do dostępnego pola wpisujemy wartość WYSZCZEGÓLNIENIE i akceptujemy: Aby wprowadzić opis wiersza pierwszego, ustawiamy się w komórce 2:0 i po wybraniu polecenia Edytuj etykietę wpisujemy wartość: Liczba osób, którym przyznano decyzj ą świadczenie: 156

159 Sprawozdania jednorazowe Jeżeli chcemy, aby kolumna nagłówkowa była szersza, po ustawieniu się na niej, naciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy polecenie Zwiększ szerokość kolumny o 10 px. Aby sprawdzić czy zwiększenie szerokości jest wystarczające, wybieramy ikonę Podgląd : 157

160 Sprawozdania jednorazowe Zamykamy podgląd i uzupełniamy etykiety kolejnych wierszy i kolumn nagłówka: 158

161 Sprawozdania jednorazowe Aby obejrzeć końcowy efekt, wybieramy ikonę Podgląd : 159

162 Sprawozdania jednorazowe Zamykamy podgląd i przechodzimy na trzecią zakładkę Obszar danych: 160

163 Sprawozdania jednorazowe Wszystkie komórki mają ustawioną informację, że należy je wypełniać liczbami całkowitymi. Ponieważ wiersz piąty, zawierający informację o koszcie świadczeń, powinien być kwotą (bez miejsc po przecinku), więc powinniśmy zmienić typ danych. Wykonujemy to poprzez zaznaczenie opcji Zastosuj ustawienie dla wiersza w prawo, ustawienie się w pierwszej komórce tego wiersza na kwadracie Typ danych (Int) i wybranie prawym przyciskiem myszy opcji kwota. W podobny sposób zmieniamy typ danych w wierszach 6 i 7 (środki własne i dotacja). Dla wiersza 8 ustawiamy typ kwota dziesiętna: 161

164 Sprawozdania jednorazowe W wierszach 4 (Liczba świadczeń) i 8 (Koszt jednego świadczenia) nie będziemy pozwalali na wypełnienie komórek w dwóch ostatnich kolumnach dotyczących świadczenia rzeczowego. Ponieważ domyślnie wszystkie komórki można wypełnić, aby zabronić wypełniania wymienionych komórek ustawiamy się na pierwszej z nich i naciskamy prawy przycisk myszy. Otworzy się okno "Komórka wypełniana", w którym odznaczamy opcję Wypełniana i akceptujemy wprowadzone zmiany. 162

165 Sprawozdania jednorazowe Wypełnienie komórek w tych dwóch ostatnich kolumnach zmieni się na : Na podglądzie sprawozdania będziemy widzieli dla tych komórek znaki "x": 163

166 Sprawozdania jednorazowe Domyślnie wszystkie komórki mają ustawioną informację, że są wymagane do uzupełnienia podczas wprowadzania sprawozdania:. Pozostawiając takie ustawienie spowodujemy, że podczas wypełniania sprawozdania, każda komórka będzie musiała zostać wypełniona jakąś wartością np. zerami. Wybieramy przycisk Dalej. Na tym etapie możemy zmienić kolejność tabel w formularzu. Ponieważ mamy tylko jedną tabelę, wybieramy przycisk Dalej. Aby sprawdzić końcowy efekt pracy nad formularzem, wybieramy ikonę Podgląd. Za pomocą przycisku Dalej przechodzimy do ostatniego etapu, gdzie możemy zdefiniować czy dana komórka ma być komórką wyliczaną, czy zasilaną. 164

167 Sprawozdania jednorazowe Chcemy określić, że komórka ma być komórką wyliczaną, w tym celu wybieramy przy niej przycisk. Otworzy się okno "Kalkulator wyrażeń", w którym definiujemy wyrażenie, które będzie wyliczało koszt jednego świadczenia w (zł). 165

168 Sprawozdania jednorazowe Koszt jednego świadczenia (w zł) to "Koszty świadczeń" podzielone przez "Liczbę świadczeń", czyli iloraz komórki z wiersza 5 ( ) i komórki z wiersza 4 ( ). Aby zdefiniować takie wyrażenie, wybieramy przycisk Wstaw komórkę i wstawiamy komórki (, ) z formularza. Po wybraniu tych dwóch komórek w oknie "Kalkulator wyrażeń", pojawią się wstawione komórki, między którymi wstawiamy znak "/". Ponieważ chcemy, aby komórka ta była wyliczana przy scalaniu, zaznaczamy opcję Czy uwzględniać przy scalaniu. Po zdefiniowaniu wyrażenia dla komórki wyliczanej wybieramy przycisk Akceptuj. Wybrana komórka zostanie oznaczona jako wyliczana, poprzez uaktywnienie się przy komórce 166

169 Sprawozdania jednorazowe przycisku komórce.. Jeśli najedziemy kursorem na ten przycisk, pojawi się informacja o tej Zakończyliśmy wprowadzanie nowego formularza. Wybieramy ikonę Akceptuj i powracamy na listę formularzy jednorazowych, gdzie możemy wprowadzoną definicję zmodyfikować, zatwierdzić i opublikować. 167

170 Sprawozdania jednorazowe Operacje dla formularzy Operacje jakie możemy wykonać na utworzonym formularzu sprawozdania jednorazowego to: Przeglądanie podstawowych danych formularza, Przeglądanie komórek formularza, Podgląd formularza (Excel), Podgląd formularza (PDF), Zatwierdzanie formularza, Cofanie zatwierdzenia formularza, Przeglądanie i tworzenie reguł dla formularza, Publikacja formularza, Lista publikacji formularza, Modyfikacja opublikowanego formularza, Generacja nowego zestawu reguł dla formularza, Lista zestawów reguł formularza, Kopiowanie formularza, Przekazywanie formularzy do jednostek podległych, Test formularza, Archiwizacja formularza. 168

171 Sprawozdania jednorazowe Przeglądanie podstawowych danych formularza Dla wszystkich formularzy znajdujących się na liście, możliwe jest przeglądanie podstawowych informacji o nich. Dane dostępne są po wybraniu ikony Przeglądanie. Uwaga! Podczas przeglądania formularza, którego użytkownik nie j est właścicielem, w sekcj i "Publikacj e formularza" dostępna będzie kolumna "Czy przekazano do j ednostek podległych?". Kolumna ta może zawierać wartości: "Tak" - oznacza, że formularz został przekazany do j ednostek podległych; "Nie" - oznacza, że formularz nie został przekazany do j ednostek podległych; "-" - oznacza, że dany formularz nie j est skierowany do uzupełnienia przez j ednostkę użytkownika i nie można go przekazać do j ednostek podległych. 169

172 Sprawozdania jednorazowe Przeglądanie komórek formularza Aby sprawdzić jak wygląda formularz sprawozdania, czyli wykonać prezentację jego zawartości (komórek), w oknie przeglądarki, wskazujemy formularz i wybieramy operację Pokaż komórki formularza: Uwaga! Jeśli formularz j est opublikowany i posiada więcej niż j edną publikacj ę, to po wybraniu operacj i "Pokaż komórki formularza" otworzy się okno "Parametry prezentacj i formularza", w którym należy wskazać publikacj ę, dla której chcemy wygenerować podgląd. Formularz zostanie wyświetlony w nowym oknie: Uwaga! Aby uzyskać szczegółowe informacj e o danej komórce, należy przesunąć kursor na identyfikator komórki. Po naj echaniu na daną komórkę poj awi się okienko, zawieraj ące informacj e o typie komórki, o tym czy komórka j est wymagana oraz przez j akie j ednostki j est wypełniana. 170

173 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Jeżeli podgląd komórek dotyczy formularza j eszcze nieopublikowanego, to w etykietach tabel, kolumn oraz wierszy mogą poj awić się znaczniki odwołuj ące się do okresu sprawozdawczego, j eżeli znaczniki te zostały użyte w formularzu podczas j ego definiowania, np. <Rok>0<Rok>. Szczegółowy opis definiowania tych znaczników znaj duj e się w rozdziale Tworzenie formularza. Podgląd formularza (Excel) Aby sprawdzić jak wygląda formularz sprawozdania w Excelu, wskazujemy formularz i wybieramy operację Podgląd formularza (Excel). Uwaga! Jeśli formularz j est opublikowany i posiada więcej niż j edną publikacj ę, to po wybraniu operacj i "Podgląd formularza (Excel)" otworzy się okno "Parametry prezentacj i formularza", w którym należy wskazać publikacj ę, dla której chcemy wygenerować podgląd. Wybrany formularz (o dowolnym statusie) możemy otworzyć w oknie przeglądarki lub zapisać na dysku, a następnie wydrukować. Po wybraniu przycisku Otwórz formularz zostanie wyświetlony w nowym oknie: 171

174 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Jeśli formularz zawiera wiersz dynamiczny, to zostanie on odpowiednio oznaczony: - Komórka nagłówkowa wiersza dynamicznego; - Komórka danych wiersza dynamicznego. Podgląd formularza (PDF) Aby sprawdzić jak wygląda formularz sprawozdania w formacie PDF, wskazujemy formularz i wybieramy operację Podgląd formularza (PDF). Uwaga! Jeśli formularz j est opublikowany i posiada więcej niż j edną publikacj ę, to po wybraniu operacj i "Podgląd formularza (PDF)" otworzy się okno "Parametry prezentacj i formularza", w którym należy wskazać publikacj ę, dla której chcemy wygenerować podgląd. Wybrany formularz (o dowolnym statusie) możemy otworzyć w oknie przeglądarki lub zapisać na dysku, a następnie wydrukować. 172

175 Sprawozdania jednorazowe Po wybraniu przycisku Otwórz formularz zostanie wyświetlony w nowym oknie: Uwaga! Jeśli formularz zawiera wiersz dynamiczny, to zostanie on odpowiednio oznaczony: - Komórka nagłówkowa wiersza dynamicznego; - Komórka danych wiersza dynamicznego. Zatwierdzanie formularza Utworzony formularz o statusie "W przygotowaniu" możemy zatwierdzić. W tym celu na liście wskazujemy formularz i wybieramy operację Zatwierdzenie formularza: Zatwierdzonego formularza nie możemy już modyfikować, ale możemy zdefiniować dla niego reguły. Uwaga! Formularza, w którym komórki wyliczane zostały niepoprawnie zdefiniowane, nie możemy zatwierdzić. Po wybraniu operacj i "Zatwierdzenie formularza" poj awi się twarda walidacj a, informuj ąca o tym fakcie: "Komórki wyliczane zostały zdefiniowane w sposób, który nie pozwoli na ich wyliczenie w sprawozdaniu ("zapętlenie" wyliczania).". Uwaga! Nie można zatwierdzić formularza, który posiada zdefiniowane reguły, których składnia nie j est zgodna ze strukturą formularza (prawdopodobnie został on wcześniej 173

176 Sprawozdania jednorazowe cofnięty z zatwierdzenia i zmodyfikowany). Cofanie zatwierdzenia formularza Dla formularza o statusie "Zatwierdzony" możliwe jest cofnięcie zatwierdzenia poprzez zaznaczenie formularza na liście, a następnie wybranie operacji Cofnięcie zatwierdzenia formularza. Otrzymamy zapytanie: Po zaakceptowaniu pojawi się informacja: "Cofnięto zatwierdzenie formularza". Status formularza zostanie zmieniony na "W przygotowaniu". Uwaga! Cofnięcie zatwierdzenia formularza nie usuwa reguł, ani komórek wyliczanych. Przeglądanie i tworzenie reguł dla formularza Po zatwierdzeniu formularza można przeglądać już wprowadzone reguły lub zdefiniować nowe reguły, umożliwiające późniejszą weryfikację sprawozdania. W celu wejścia na listę reguł wybieramy formularz, a następnie wykonujemy operację Wyświetl listę reguł dla formularza: Pojawi się lista zawierająca numer, nazwę reguły wraz z informacją czy reguła jest aktualnie włączona i czy walidacja jest twarda. Uwaga! Definiowanie reguł j est możliwe w zakresie własnych formularzy dla j ednostek, maj ących możliwość tworzenia formularzy. Użytkownik j ednostki UW ma możliwość definiowania reguł, dla formularzy sprawozdań j ednorazowych opublikowanych przez MPiPS. Na przykład: MPiPS publikuj e formularz j ednorazowy, dla którego ścieżka sprawozdawcza j est MPiPS <= UW <= Gmina. W takich sytuacj ach j ednostki typu UW mogą utworzyć reguły do takiego formularza i reguły te będą sprawdzane w podległych pod UW j ednostkach typu gmina. Wówczas lista reguł będzie podzielona na zakładki Własne i MPiPS Warszawa. 174

177 Sprawozdania jednorazowe W ramach zakładki Własne widoczne będą reguły, tworzone przez użytkownika UW dla wybranego formularza. Jeżeli formularz, dla którego utworzyliśmy i opublikowaliśmy reguły, zostanie przekazany do uzupełnienia przez j ednostki podległe, to tylko reguły utworzone na zakładce Własne będą obowiązywać w j ednostkach, do których przekazano publikacj ę formularza. Na zakładce MPiPS Warszawa widoczne będą reguły przeznaczone dla formularza, opublikowane przez MPiPS, które możemy j edynie przeglądać. Uwaga! Jeżeli użytkownik UW wyświetli listę reguł dla formularza utworzonego przez własną j ednostkę, zakładki na liście reguł nie będą widoczne. Aby dodać na listę nową regułę, wybieramy ikonę Dodanie. Pojawi się okno "Dane reguły". 175

178 Sprawozdania jednorazowe W uruchomionym oknie "Dane reguły" możemy zdefiniować regułę. W tym celu: - podajemy nazwę reguły, - określamy w jakiego typu jednostkach ma ona obowiązywać, należy zaznaczyć przynajmniej jeden typ jednostki:, Uwaga! Nie można tworzyć reguł dla własnej j ednostki. - zaznaczamy opcję Czy reguła włączona, jeśli chcemy by reguła była włączona, - zaznaczamy opcję Czy reguła z twardą walidacj ą - reguła z twardą walidacją oznacza, że w przypadku jej niespełnienia nie będzie można przekazać sprawozdania. Jeżeli nie zaznaczymy tej opcji, to będzie to oznaczało, że tworzona reguła będzie regułą z miękką walidacją. Reguła z miękką walidacją oznacza, że w przypadku niespełnienia będzie można przekazać sprawozdanie. - w polu edycyjnym podajemy treść reguły: Uwaga! Wynik zwracany przez wprowadzone wyrażenie musi być typu logicznego. * przycisk Wstaw komórkę służy do wstawiania komórek z aktualnego formularza. Jego użycie otwiera okno formularza sprawozdania z możliwością dodania jego komórek do treści reguły. Aby wstawić do treści reguły komórkę z formularza, klikamy na nią, np. 176.

179 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Do definicj i treści reguły możemy wstawić tylko komórki o typie danych liczbowy/ numeryczny oraz komórki "zaznaczenie". Wartość komórki "zaznaczenie" w regułach j est traktowana j ako osobne wyrażenie logiczne. Jeżeli wyrażenie j est komórką typu zaznaczenie, to zwróci ono wartość "prawda" lub "fałsz". Jeśli wartość komórki "zaznaczenie" j est większa od zera, to wartość wyrażenia będzie "prawda". Wartości komórki typu "zaznaczenie" nie można dodawać, odej mować, mnożyć i dzielić przez inną liczbę, ani z nią porównywać. Uwaga! Komórki wypełniane wiersza dynamicznego, zdefiniowane j ako liczbowe, możemy wstawić do treści reguły. Wskazana komórka, np., będzie sumą wszystkich komórek w zakresie wiersza dynamicznego, wskazanej tabeli i wskazanej kolumny. Uwaga! Do treści reguły możemy wstawić komórkę, oznaczaj ącą liczbę wierszy dynamicznych w formularzu. W tym celu klikamy na komórkę np., znaj duj ącą się w ostatnim wierszu formularza, j eżeli wiersz dynamiczny został zdefiniowany w formularzu. Identyfikator tej komórki składa się z LICZ i numeru wiersza dynamicznego, np. WD1_10, który oznacza numer tabeli i wiersza, w którym znaj duj e się wiersz dynamiczny. * przycisk Wstaw inną komórkę służy do wstawiania komórek z formularza sprawozdań resortowych lub jednorazowych za dowolnie wybrany okres. Po jego wybraniu otworzy się okno "Wybór formularza". 177

180 Sprawozdania jednorazowe W polu Wybierz formularz z listy wybieramy odpowiedni symbol formularza. Następnie określamy okres sprawozdawczy lub termin zbierania dla wybranego formularza. Uwaga! Jeżeli formularz, dla którego definiuj emy regułę oraz wybrany formularz, którego komórkę chcemy wstawić do treści reguły maj ą określony regularny cykl zbierania sprawozdań: miesiąc, kwartał, pół roku, rok, to wówczas w oknie "Wybór formularza" możemy podać "Okres" sprawozdawczy formularza lub "Krok cyklu". Wybieraj ąc "Krok cyklu" odwołuj emy się do formularza sprawozdania, przesuwaj ąc się o zadany okres, który określony j est poprzez cykl formularza, np. przy sprawdzaniu poprawności reguł dla sprawozdania za IV kwartał, j eżeli zdefiniowaliśmy krok cyklu "-1", wartość komórki zostanie pobrana ze sprawozdania za III kwartał. Uwaga! Użytkownik, definiuj ący regułę dla formularza sprawozdań j ednorazowych, opublikowanego przez j ednostkę nadrzędną, będzie miał możliwość wybrania dowolnego formularza, który j est dla niego widoczny w aplikacj i. Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno, prezentujące zawartość całego formularza ze wszystkimi polami (komórkami). Uwaga! Jeżeli właścicielem formularza sprawozdania j ednorazowego, z którego chcemy wstawić komórkę do treści reguły, j est j ednostka, której użytkownik definiuj e regułę, to wyświetli się aktualna postać tego formularza. Jeżeli formularz został opublikowany przez j ednostkę nadrzędną, to wówczas wyświetli się postać formularza z ostatniej publikacj i. Każda komórka na formularzu przedstawiona jest jako przycisk. Wybór jednego z tych przycisków spowoduje wpisanie w sekcji "Treść reguły" odpowiedniej formuły wyrażenia. * przycisk Wstaw funkcję służy do wstawiania funkcji. Na zakładce Funkcj a ZAOKR możemy zdefiniować funkcję zaokrąglającą wartość wyrażenia. Istnieje możliwość ustawienia zaokrąglenia: "ZAOKR.GORA" - liczba zostanie zaokrąglona w górę (w kierunku 178

181 Sprawozdania jednorazowe od zera), "ZAOKR.DOL" - liczba zostanie zaokrąglona w górę (w kierunku do zera) oraz "ZAOKR" liczba zostanie zaokrąglona do określonej liczby cyfr. Po wybraniu funkcji wpisujemy wyrażenie, które ma być zaokrąglane, a następnie określamy dokładność liczby po przecinku. Na zakładce Funkcj a CZY.PUSTA możemy zdefiniować funkcję sprawdzającą czy dana komórka jest pusta. Jeśli komórka jest pusta, to funkcja zwróci wartość PRAWDA. W przeciwnym wypadku zostanie zwrócona wartość FAŁSZ. Jako wyrażenie wprowadza się numer komórki. W ramach funkcji CZY.PUSTA można użyć: - komórki każdego typu, oprócz komórki zaznaczenie, - komórki z innych formularzy sprawozdań jednorazowych lub resortowych. Po zdefiniowaniu danej funkcji, wybieramy przycisk Akceptuj. * przycisk Wyczyść służy do usuwania treści wprowadzonej reguły. * przycisk Kasuj służy do usuwania ostatnio wprowadzonego znaku. * przycisk Cofnij służy do cofania ostatniej czynności. * Przycisk Ponów służy do przywrócenia zmiany dokonanej przyciskiem Cofnij. * Przyciski AND, OR, NOT, MOD służą do wprowadzania operacji logicznych. Uwaga! Operacj e logiczne oraz liczby można wprowadzać za pomocą zwykłej klawiatury. * przycisk Sprawdź składnię służy do weryfikacji poprawności treści reguły. Jeżeli wprowadzona reguła jest poprawna użytkownik zobaczy komunikat: - po zdefiniowaniu reguły wybieramy ikonę Akceptuj. 179

182 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Nie można zdefiniować reguły, której treść zawiera komórkę, która nie j est uzupełniana przez j ednostki, w których sprawdzana ma być reguła. Po dodaniu nowej reguły jest ona "włączona" czyli zostanie wygenerowana z najbliższym zestawem reguł. Uwaga! Reguły są uwzględniane przy weryfikacj i sprawozdań, dopiero po ich opublikowaniu (generacj i zestawu reguł). Użytkownik jednostki, która jest właścicielem danego formularza jednorazowego oraz użytkownik WPS, który utworzył reguły dla formularza opublikowanego przez jednostkę nadrzędną, może dowolnie modyfikować lub usuwać reguły. Aby wyłączyć lub włączyć regułę, wykonujemy operację Włącz/ Wyłącz regułę. Możemy również uzyskać prezentację reguły bezpośrednio na formularzu - za pomocą operacji Pokaż w formularzu. Za pomocą operacji Usuń reguły możemy usunąć ze sprawozdań informację, że zostały sprawdzone za pomocą wybranej reguły, co pozwoli na usunięcie reguły z listy. Po wybraniu tej operacji pojawi się okno "Usuwanie reguł". W oknie możemy określić sposób usuwania reguł: wybrana reguła - usuwa wybraną pojedynczą regułę; wszystkie reguły formularza - usuwa wszystkie reguły; wszystkie reguły o numerach z zakresu od - usuwa reguły dla wybranego zakresu; wybór reguł z listy - usuwa wybrane reguły, za pomocą przycisku do usunięcia, natomiast za pomocą przycisku 180 dodajemy do listy regułę usuwamy regułę z listy;

183 Sprawozdania jednorazowe Wybór reguł do usunięcia zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Reguła, której właścicielem jest jednostka użytkownika, oraz która spełnia zadane parametry zostanie usunięta. Publikacja formularza Utworzony i zatwierdzony formularz można opublikować. Operacja ta jest dostępna jedynie na poziomie, gdzie formularz ten został przygotowany. Uwaga! Za pomocą samouczka możemy obej rzeć film, prezentuj ący proces publikacj i formularza - Samouczek. Aby dokonać publikacji, na liście wskazujemy formularz i wybieramy operację Publikacj a formularza: Pojawi się okno "Publikacja formularza". W oknie tym podajemy Termin zbierania sprawozdań wykonywanych na podstawie publikowanego formularza oraz okres sprawozdawczy. Okres sprawozdawczy określany jest na podstawie cyklu zbierania formularza, wskazanego podczas tworzenia definicji formularza. Dla poszczególnych cyklów formularza pojawią się następujące pola: miesięcznego - Rok i Miesiąc; kwartalny - Rok i Kwartał; półrocznego - Rok i Półrocze; rocznego - Rok; nieregularnego - Okres sprawozdawczy od i Okres sprawozdawczy do. Domyślnie podpowiadany jest aktualnie trwający okres sprawozdawczy. Uwaga! Formularz sprawozdania uzupełniany będzie tylko przez te j ednostki, które: 181

184 Sprawozdania jednorazowe - dla formularza o cyklu regularnym (rok, półrocze, kwartał, miesiąc) działały w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego, za j aki publikowany j est formularz; - dla formularza o cyklu nieregularnym działały w dniu, na j aki wyznaczony został termin zbierania sprawozdania. W polu Informacj e dla woj ewództw o trybie zbierania wprowadzamy odpowiednią informację dla województw o trybie zbierania sprawozdań. W sekcji Lista woj ewództw, które zbieraj ą sprawozdania i Lista poziomów j ednostek, które zbieraj ą sprawozdania możemy zobaczyć województwa i typy jednostek, które zbierają sprawozdania, zgodne z danymi zawartymi w formularzu. Uwaga! Pole "Informacj e dla woj ewództw o trybie zbierania" i sekcj a "Lista woj ewództw, które zbieraj ą sprawozdania" dostępne są tylko dla użytkowników MPiPS. W sekcji Parametry formularza możemy zobaczyć podstawowe dane formularza. Za pomocą ikony, znajdującej się obok pola Symbol, możemy przeglądać szczegółowe dane formularza. W sekcji Jednostki obj ęte publikacj ą za pomocą ikony Dodaj z "Listy jednostek" możemy wskazać jednostki, które mają być objęte publikacją. Uwaga! Na liście będą widoczne tylko te j ednostki, które są otwarte we wskazanym okresie sprawozdawczym lub terminie zbierania. Tylko wskazane tu jednostki będą uczestniczyć w procesie sprawozdawczym. Jeśli w sekcji tej nie dodamy żadnych jednostek, wówczas publikacją zostaną objęte wszystkie jednostki według ścieżki sprawozdawczej formularza. Formularz zostanie opublikowany po wybraniu ikony Akceptuj. Uwaga! Nie można opublikować formularza, j eżeli dla słownika, wskazanego j ako zakres wartości możliwych do wybrania w komórce sprawozdania, brak j est elementów, obowiązuj ących w okresie, za j aki następuj e publikacj a formularza. Uwaga! Nie można opublikować formularza, j eżeli: - komórki publikowanego formularza i/lub j ego reguły odwołuj ą się do formularzy, które nie zostały j eszcze opublikowane w okresach, do których następuj e odwołanie. W takiej sytuacj i przed publikacj ą formularza, należy wykonać publikacj e formularzy, do których odwołuj ą się komórki i reguły publikowanego formularza, lub usunąć te odwołania. - komórki publikowanego formularza i/lub j ego reguły odwołuj ą się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych (których typ danych j est różny od liczbowego) komórek formularzy. W takiej sytuacj i przed publikacj ą formularza należy poprawić lub usunąć odwołania do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek. - komórki publikowanego formularza i/lub j ego reguły odwołuj ą się do komórek innych formularzy z użyciem kroku cyklu, a publikowany formularz posiada nieregularny cykl. W takiej sytuacj i przed publikacj ą formularza należy usunąć odwołania z krokiem cyklu do komórek innych formularzy. Aby zobaczyć pełną listę komórek oraz reguł, odwołuj ących się do nieopublikowanych formularzy lub do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek lub zawieraj ących odwołania z krokiem cyklu, w komunikacie, informuj ącym o tym fakcie, klikamy na link Kliknij tutaj. Po kliknięciu na link wyświetli się lista reguł i/lub lista komórek zasilanych, odwołuj ących się do nieopublikowanych formularzy lub odwołuj ących się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek lub zawieraj ących odwołania z krokiem cyklu, które możemy przeglądać, modyfikować lub usunąć. 182

185 Sprawozdania jednorazowe Jeżeli wszystkie komórki zasilane i reguły zostaną poprawione, to kontynuacj a publikacj i formularza będzie możliwa. Uwaga! Jeżeli w formularzu, dla którego zostały j uż utworzone reguły, wprowadzimy zmiany, to wówczas niektóre z reguł mogą być niepoprawne merytorycznie. Wówczas podczas próby publikacj i takiego formularza, poj awi się komunikat, informuj ący o tym fakcie. Aby zobaczyć listę reguł mogących utracić swoj e znaczenie po zmianach w formularzu, w komunikacie tym klikamy na link Kliknij tutaj. Po kliknięciu na link wyświetli się lista nieaktualnych reguł, które możemy przeglądać, modyfikować lub usunąć. Jeżeli uważamy, że reguły są poprawne, możemy kontynuować publikacj ę formularza. Jeżeli wcześniej zdefiniowaliśmy reguły dla tego formularza, to wraz z jego publikacją zostanie wygenerowany zestaw reguł sprawdzających sprawozdania. Równocześnie do wszystkich jednostek, które mają uczestniczyć w zbieraniu sprawozdań, zostaje wysłany komunikat, zawierający symbol formularza i termin, do którego sprawozdania należy dostarczyć. Dodatkowo do użytkowników wysyłana jest zawartość pola Informacj e dla woj ewództw o trybie zbierania. Uwaga! Po opublikowaniu formularza możemy modyfikować niektóre dane formularza. Uwaga! Formularz można wielokrotnie publikować. Przy kolej nej publikacj i formularza okres sprawozdawczy nie może się pokrywać z okresem innej publikacj i. Wielokrotna publikacj a j est możliwa dla formularzy utworzonych po pierwszym kwartale 2010 roku. Uwaga! Formularz, dla którego wycofaliśmy publikacj ę, możemy ponownie opublikować za ten sam okres sprawozdawczy (z tym samym terminem zbierania). Szczegółowy opis wykonania ponownej publikacj i znaj duj e się w rozdziale "Ponowna publikacj a formularza". Ponowna publikacja formularza Po wycofaniu publikacji formularza, np. z powodu błędnej zawartości, istnieje możliwość ponownej publikacji tego formularza, za ten sam okres sprawozdawczy. W tym celu podczas publikacji formularza w sekcji Publikacja zastępowana, wskazujemy wycofaną publikację, która ma zostać zastąpiona aktualnie wykonywaną. Jeżeli ostatnia publikacja formularza została wycofana, to system automatycznie zaproponuje jej zastąpienie wyświetlając przed przejściem do okna Publikacja formularza komunikat: Wybranie przycisku Tak, spowoduje, że w oknie Publikacja formularza dane publikacji: termin zbierania, okres sprawozdawczy, informacje dla województw o trybie zbierania, publikacja zastępowana, jednostki objęte publikacją zostaną ustalone na podstawie danych zawartych w ostatnio wycofanej publikacji. Wybranie przycisku Nie, spowoduje, że w oknie Publikacja formularza dane publikacji: termin 183

186 Sprawozdania jednorazowe zbierania, okres sprawozdawczy, informacje dla województw o trybie zbierania, publikacja zastępowana, jednostki objęte publikacją pozostaną nieuzupełnione. W oknie Publikacja formularza w sekcji Publikacj a zastępowana wskazanie publikacji zastępowanej oznaczać będzie, że aktualnie wykonywana publikacja zastąpi wskazaną. Na podstawie tej informacji, system podpowiadał będzie dane przy uzupełnianiu sprawozdań aktualnej publikacji, danymi z sprawozdania publikacji zastępowanej (wycofanej). Za pomocą ikony możemy usunąć wskazaną zastępowaną publikację. Za pomocą ikony listy publikacji formularza możemy wskazać wycofaną publikację, którą chcemy zastąpić. z W przypadku rozbieżności okresu sprawozdawczego lub terminu zbierania pomiędzy aktualnie przeprowadzaną publikacją, a publikacją zastępowaną, przy akceptacji danych pojawi się dodatkowy komunikat, wymagający potwierdzenia operacji. Akceptacja wprowadzonych danych spowoduje publikację formularza. Publikacja ta zastąpi publikację wskazaną w sekcji Publikacja zastępowana. Lista publikacji formularza Aby przejrzeć listę publikacji formularza, na liście formularzy wybieramy operację Wyświetl listę publikacj i formularza: 184

187 Sprawozdania jednorazowe Pojawi się okno "Lista publikacji formularza", zawierające wszystkie publikacje formularza. Za pomocą ikony publikacji. w oknie "Publikacja formularza" możemy zobaczyć szczegółowe dane wybranej 185

188 Sprawozdania jednorazowe Za pomocą operacji Pokaż komórki formularza możemy wykonać prezentację zawartości (komórek) formularza. W przypadku, gdy w opublikowanym formularzu, np. wystąpi błąd, to możemy wycofać publikację formularza. W tym celu w oknie "Lista publikacji formularza" zaznaczamy publikację, którą chcemy wycofać i wybieramy operację Wycofanie publikacj i. Uwaga! Operacj a "Wycofanie publikacj i" j est operacj ą nieodwracalną. Otworzy się okno "Publikacja formularza", w którym w polu Informacj a dla j ednostek o wycofaniu wprowadzamy odpowiednią informację dla jednostek o przyczynie wycofania publikacji. 186

189 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Jeżeli do wycofywanej publikacj i istniej ą odwołania, w postaci komórek zasilanych i/ lub reguł, w publikacj ach innych formularzy, to po wycofaniu publikacj i komórki zasilane i/ lub reguły dla tych publikacj i, nie będą poprawnie wyliczane do czasu ponownej publikacj i wycofywanego formularza lub poprawy tych odwołań. Wycofana publikacja otrzyma status "Wycofana". Po wycofywaniu publikacji formularza automatycznie zostanie wysyłany komunikat o wycofaniu publikacji formularza do użytkowników jednostek, biorących udział w procesie sprawozdawczym. Do komunikatu dołączana jest treść wprowadzona w polu Informacj a dla j ednostek o wycofaniu. Komunikat wysyłany jest, jeżeli jakikolwiek użytkownik z jednostki odebrał komunikat o publikacji formularza lub podglądnął zawartość formularza. Fakt podglądnięcia formularza odnotowywany będzie, jeżeli użytkownik wykona jedną z operacji: - Zaloguje się, wskazując publikację formularza. - Wykona dla publikacji formularza operację Pokaż komórki formularza. - Wykona dla publikacji formularza operację Podgląd formularza (Excel). - Wykona dla publikacji formularza operacje Przekaż do jednostek podległych. - Rozpocznie uzupełnianie sprawozdania. Dla użytkowników pozostałych jednostek wycofany zostanie komunikat o publikacji formularza. Aby sprawdzić datę wycofania i dane użytkownika, który wycofał publikację, należy wejść w szczegóły wycofanej publikacji, wybierając ikonę. Uwaga! Wycofana publikacj a formularza: - nie j est wyświetlana j ako "brak" na liście sprawozdań; - nie j est uwzględniana przy wyborze oraz zmianie formularza (podczas logowania do aplikacj i, zmiany formularza z poziomu lewego menu, wyboru formularza dla komórek zasilanych, reguł, generacj i raportu kompletności). - nie j est uwzględniana w procesie przekazywania formularza, generacj i zestawu reguł dla formularza, sprawdzania poprawności reguł formularza, podglądzie komórek formularza, podglądzie formularza (Excel). Jeżeli zostaną wycofane wszystkie publikacje formularza, to formularz otrzyma status "Wycofany". Formularz o statusie "Wycofany" możemy archiwizować, kopiować, modyfikować, publikować oraz możemy importować jego tabele. W momencie ponownej publikacji wycofany formularz otrzyma status "Opublikowany". Po opublikowaniu formularza za pomocą operacji Aktualizacj a zawartości słownika możemy aktualizować zawartość słowników użytkownika, użytych w ramach publikacji formularza jednorazowego, jako zakres wartości dostępnych w komórkach formularza typu "lista", "słownik". Szczegółowy opis tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale "Aktualizacja zawartości słowników". Aktualizacja zawartości słowników Po opublikowaniu formularza istnieje możliwość aktualizacji zawartości słowników użytkownika, użytych w ramach publikacji formularza jednorazowego, jako zakres wartości dostępnych w komórkach formularza typu "lista", "słownik". W tym celu na liście publikacji formularza zaznaczamy właściwą publikację, dla której chcemy zaktualizować zawartość słowników, i wybieramy operację Aktualizacj a zawartości słowników. Uwaga! Aktualizacj a zawartości słowników j est możliwa tylko dla właściciela formularza. Otworzy się okno "Aktualizacja zawartości słowników", w którym w sekcji Parametry publikacj i 187

190 Sprawozdania jednorazowe znajdują się podstawowe informacje dotyczące publikacji, dla której wykonywana jest aktualizacja zawartości słowników. Na zakładce Słowniki użytkownika znajdują się słowniki użyte w ramach opublikowanego formularza sprawozdania. Dla tych słowników mamy możliwość uzupełnienia ich zawartości, dodania nowych elementów. Aby uzupełnić zawartość danego słownika, zaznaczamy go na liście i wybieramy ikonę. Otworzy się okno "Lista elementów słownika", zawierające listę elementów wybranego słownika, które zostały użyte w danej publikacji, oraz brakujące elementy zgłoszone przez użytkownika wypełniającego sprawozdanie. Elementy słownika mogą przyjmować statusy: Opublikowany element słownika jest dostępny podczas wypełniania sprawozdania. Nieobowiązuj ący element słownika, ze względu na swój okres obowiązywania, nie pokrywa się z okresem sprawozdawczym sprawozdania i nie jest dostępny podczas wypełniania sprawozdania. Zatwierdzony element słownika został dodany i zatwierdzony po publikacji formularza. Element o takim statusie nie jest dostępny podczas wypełniania sprawozdania. Element będzie dostępny w komórkach sprawozdania po zakończeniu operacji Aktualizacj a zawartości słowników. Zgłoszony element słownika został zgłoszony przez użytkownika wypełniającego sprawozdanie, jako uzupełnienie słownika. Element o takim statusie podlega zatwierdzeniu. Bez zatwierdzenia nie będzie dostępny w komórkach sprawozdania po zakończeniu operacji Aktualizacj a zawartości słowników. Uwaga! Kolumna "Status" określa status danego elementu słownika w kontekście j ednej konkretnej publikacj i. Jeżeli chcemy dodać nowy element słownika, wybieramy ikonę Dodaj i w oknie "Dane elementu słownika" wprowadzamy Kod, Opis elementu oraz Daty obowiązywania elementu. 188

191 Sprawozdania jednorazowe Wprowadzone dane zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Dodany element pojawi się na liście elementów i będzie mieć status "Zatwierdzony". Dodany element będzie również widoczny dla tego słownika ze statusem Zatwierdzony w innych publikacjach. Element słownika o statusie "Zgłoszony" został zgłoszony przez użytkownika wypełniającego sprawozdanie, jako uzupełnienie słownika. Element o takim statusie podlega zatwierdzeniu. Bez zatwierdzenia nie będzie dostępny w komórkach sprawozdania po zakończeniu operacji Aktualizacj a zawartości słowników. Jeżeli chcemy zmodyfikować dany element, wybieramy ikonę Edycja. W oknie "Dane elementu słownika" możemy modyfikować wszystkie pola, oprócz pola Uzasadnienie. Pole to jest widoczne tylko dla elementów słownika o statusie Zgłoszony. Modyfikować możemy elementy o statusie Zgłoszony, Zatwierdzony lub Nieobowiązuj ący. Jeżeli chcemy usunąć dany element, wybieramy ikonę Usuń. Usunąć możemy tylko elementy o statusie Zgłoszony, Zatwierdzony, Nieobowiązuj ący. Jeżeli słownik, z którego usuwany jest element, został użyty, jako zakres wartości dla komórek formularzy innych niż aktualizowany, które nie zostały jeszcze opublikowane, to formularze te zostaną wskazane w komunikacie wyświetlanym przed usunięciem. Uwaga! Usunięcie elementu słownika o statusie Zgłoszony, wykonaniem operacj i Odrzucenie elementu słownika. równoważne j est z Jeżeli na liście elementów słownika, który aktualizujemy, znajdują się elementy zgłoszone przez Użytkowników, wypełniających sprawozdanie (elementy o statusie "Zgłoszony"), to elementy te możemy zatwierdzić lub odrzucić. Aby zatwierdzić element zgłoszony przez użytkownika, zaznaczamy go na liście, i wybieramy operację Zatwierdzenie elementu słownika. Uwaga! Zatwierdzać można tylko elementy o statusie "Zgłoszony". Otworzy się okno "Dane elementu słownika", w którym uzupełniamy Kod elementu oraz Daty obowiązywania elementu. 189

192 Sprawozdania jednorazowe Pola Opis i Uzasadnienie są uzupełnione danymi wprowadzonymi przez użytkownika zgłaszającego. Pola Uzasadnienie nie można modyfikować. Po uzupełnieniu wymaganych danych wybieramy ikonę Akceptuj. Element, zgłoszony przez użytkownika, otrzyma status "Zatwierdzony". Aby odrzucić element zgłoszony przez użytkownika, zaznaczamy go na liście, i wybieramy operację Odrzucenie elementu słownika. Uwaga! Odrzucać można tylko elementy o statusie "Zgłoszony". Po potwierdzeniu operacji odrzucenia elementu wskazany element zostanie usunięty z listy elementów słownika. Do użytkownika, który zgłosił propozycję uzupełnienia słownika o ten element zostanie wysłany komunikat informujący o odrzuceniu tej propozycji. Po uzupełnieniu zawartości słownika opuszczamy okno "Lista elementów słownika" i powracamy do okna "Aktualizacja zawartości słowników", w którym wybieramy ikonę Akceptuj. Akceptacja danych spowoduje, że wszystkie elementy słowników o statusie Zatwierdzony i okresem obowiązywania pokrywającym się z okresem sprawozdawczym publikacji, zostaną dołączone do publikacji formularza (otrzymają status "Opublikowany") i będą możliwe do wskazania przy wypełnianiu sprawozdania. Użytkownicy, którzy zgłosili lub potwierdzali potrzebę wprowadzenia nowego elementu słownika, o jego wprowadzeniu zostaną poinformowani odpowiednim komunikatem. Modyfikacja opublikowanego formularza Po opublikowaniu formularza możemy modyfikować niektóre dane formularza. W tym celu zaznaczamy na liście opublikowany lub wycofany formularz, który chcemy modyfikować i wybieramy ikonę. Uwaga! Po modyfikacj i opublikowanego formularza nie będzie możliwości korygowania reguł, obowiązuj ących dla wykonanych j uż publikacj i formularza. Otworzy się okno "Formularz", w którym możemy rozpocząć modyfikację danych formularza. Uwaga! Nie można modyfikować danych dotyczących właściciela formularza, symbolu formularza, cyklu zbierania formularza, definicj i planu zadaniowo finansowego, z którą powiązany j est formularz, ścieżki sprawozdawczej oraz woj ewództw, do których skierowano formularz. Dane te będą niedostępne podczas modyfikacj i formularza (oznaczone na szaro). Wszelkie pozostałe dane formularza będą możliwe do modyfikacj i. 190

193 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Jeżeli podczas modyfikacj i formularza zmienimy komórkę, użytą w treści wyrażenia komórki wyliczanej lub użytą w treści reguły na typ tekstowy lub gdy oznaczymy j ą j ako "niewypełniana" lub usuniemy tę komórkę z formularza, poprzez usunięcie wiersza lub kolumny formularza, to wyrażenie komórki wyliczanej lub wyrażenie w treści reguły waliduj ącej nie zostanie usunięte. W takiej sytuacj i, j eżeli w ramach wyrażenia j est przeprowadzana dla tej komórki operacj a sumowania lub różnicy, zostanie zaktualizowane wyrażenie komórki wyliczanej lub wyrażenie w treści reguły waliduj ącej tzn. zostanie usunięta komórka wraz z poprzedzaj ącym j ą znakiem operacj i (+/-). W przypadku komórki, rozpoczynaj ącej wyrażenie, zostanie usunięta ta komórka wraz ze znakiem operacj i (+/-), który występuj e po niej. Jeżeli komórka nie j est poprzedzona znakiem (+/-) lub w przypadku rozpoczynania wyrażenia znak nie występuj e po niej, po przej ściu do V etapu lub przy próbie zapisania formularza wyświetlony zostanie komunikat, informuj ący o konieczności zaktualizowania wyrażenia dla komórek wyliczanych lub wyrażenia w treści reguły waliduj ącej. Mechanizm ten ma również zastosowanie również w przypadku usunięcia wiersza, gdy przesuwane są identyfikatory komórek. Przykład: Mamy zdefiniowaną treść reguły dla 10 wierszowej tabeli: K1_1_1=K1_2_1+K1_4_1+K1_5_1 +K1_9_1+K1_10_1. W wyniku usunięcia wiersza 4 otrzymamy wyrażenie: K1_1_1=K1_2_1+K1_4_1+K1_8_1 +K1_9_1. Podczas modyfikacji opublikowanego formularza w Etapie I - Dane podstawowe formularza dostępna będzie ikona publikacji., za pomocą której możemy przywrócić postać formularza do wybranej Uwaga! Ikona ta j est dostępna, j eżeli modyfikowany formularz posiada przynaj mniej dwie publikacj e. Po wybraniu tej ikony otworzy się okno "Lista publikacji formularza", w którym należy wskazać publikację, do której chcemy przywrócić postać formularza. Przywracanie postaci formularza do wybranej publikacji jest operacją nieodwracalną, dlatego po wskazaniu publikacji pojawi się pytanie, w którym wybieramy Akceptuj, jeśli chcemy tę operację wykonać. Jeśli dla wybranej publikacji istnieją opublikowane reguły, to po przywróceniu publikacji pojawi się pytanie czy chcemy przywrócić opublikowane reguły dla modyfikowanego formularza. Jeśli odpowiemy twierdząco, to wszystkie aktualnie przypisane do formularza reguły zostaną zastąpione regułami opublikowanymi dla przywróconej publikacji. Szczegółowy opis wprowadzania definicji formularza znajduje się w rozdziale "Tworzenie formularza". 191

194 Sprawozdania jednorazowe Generacja nowego zestawu reguł dla formularza Jeżeli dla opublikowanego już formularza przygotujemy nowe reguły, to aby wygenerować nowy zestaw zawierający te reguły, wskazujemy formularz i wybieramy operację Generacj a zestawu reguł formularza: Uwaga! Jeżeli formularz nie będzie posiadał reguł (włączonych), to nie będziemy mogli wygenerować zestawu reguł dla formularza. Uwaga! Jeżeli użytkownik WPS zdefiniował reguły dla formularza sprawozdań j ednorazowych opublikowanego przez j ednostkę nadrzędną, to aby móc wygenerować nowy zestaw zawieraj ący te reguły, na liście formularzy j ednostki nadrzędnej należy wskazać ten formularz i wybrać operacj ę "Generacj a zestawu reguł formularza". Operacj a ta j est możliwa do wykonania, tylko dla tych formularzy, które uzupełniane są przez j ednostki podległe pod j ednostkę użytkownika. Otworzy się okno "Wybór publikacji do generacji reguł", w którym należy wybrać publikację formularza, dla której chcemy wygenerować reguły. W tym celu w sekcji Publikacj e formularza, których dotyczy generowany zestaw należy wybrać ikonę Dodaj i w oknie "Lista publikacji formularza" wskazać wybraną publikację. Wybrana publikacja formularza pojawi się w oknie "Wybór publikacji do generacji reguł". Po wskazaniu publikacji wybieramy ikonę Akceptuj. Rozpocznie się proces generacji zestawu reguł walidujących. Czynność ta jest nieodwracalna, a jej zakończenie sygnalizowane jest komunikatem: 192

195 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Nie można wygenerować nowego zestawu reguł, j eżeli: - reguły odwołuj ą się do formularzy, które nie zostały j eszcze opublikowane w okresach, do których następuj e odwołanie. W takiej sytuacj i przed publikacj ą reguł, należy wykonać publikacj e formularzy, do których odwołuj ą się reguły, lub usunąć te odwołania. - reguły odwołuj ą się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych (których typ danych j est różny od liczbowego) komórek formularzy. W takiej sytuacj i przed publikacj ą reguł należy poprawić lub usunąć odwołania do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek. Aby zobaczyć pełną listę reguł, odwołuj ących się do nieopublikowanych formularzy lub odwołuj ących się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek, w komunikacie, informuj ącym o tym fakcie, klikamy na link Kliknij tutaj. Po kliknięciu na link wyświetli się lista reguł, odwołuj ących się do nieopublikowanych formularzy lub odwołuj ących się do nieistniej ących i/lub niedozowolonych komórek, które możemy przeglądać, modyfikować lub usunąć. Lista zestawów reguł formularza Aby przejrzeć listę wygenerowanych wcześniej zestawów walidujących, na liście formularzy wybieramy operację Lista zestawów reguł formularza: Pojawi się okno zawierające kolejne zestawy reguł wraz z informacją o dacie ich wystawienia i osobie wystawiającej (na poziomie Wojewódzkim dodatkowo widoczna będzie informacja o właścicielu zestawu): Po wskazaniu zestawu i wybraniu operacji Dane szczegółowe zestawu pojawi się lista reguł w nim zawartych: 193

196 Sprawozdania jednorazowe Po wskazaniu zestawu i wybraniu operacji Pobranie zestawu (XML) mamy możliwość zapisania zestawu na dysku w celu ewentualnego późniejszego przekazania go gdzieś dalej drogą mailową. Kopiowanie formularza Dla istniejącego już formularza można utworzyć jego kopię. Formularz taki możemy później zmodyfikować, zatwierdzić i opublikować z właściwym zestawem reguł walidujących. Funkcjonalność tę wykorzystujemy, gdy nowy formularz jest podobny do istniejącego już i nie chcemy go tworzyć zupełnie od nowa. W celu wykonania kopii formularza, zaznaczamy na liście formularz, który chcemy powielić i wykonujemy operację Kopiowanie formularza: Uwaga! Kopiować można tylko formularz, maj ący status "Zatwierdzony", "Opublikowany", "Wycofany" lub "Archiwalny". Uwaga! Podczas kopiowania formularza kopiowane są również reguły zdefiniowane dla kopiowanego formularza. Przekazywanie formularzy do jednostek podległych Formularz jednorazowy, skierowany przez MPiPS, może zostać przekazany do jednostek podległych, jeśli jednostka użytkownika posiada jednostki podległe. Uwaga! Zarchiwizowanego formularza nie można przekazać do j ednostek podległych. Aby przekazać formularz do jednostek podległych, na liście formularzy jednostki nadrzędnej należy zaznaczyć dany formularz i wybrać operację Przekaż do j ednostek podległych: W oknie "Przekazanie formularza jednorazowego" należy wskazać publikację formularza, której dotyczy przekazanie. 194

197 Sprawozdania jednorazowe W tym celu w sekcji Publikacj a, której dotyczy przekazanie należy wybrać przycisk i w oknie "Lista publikacji formularza" wskazać wybraną publikację. Wybrana publikacja formularza pojawi się w oknie "Przekazanie formularza jednorazowego". Następnie należy wybrać typy jednostek, do których chcemy przekazać formularz. W tym celu zaznaczamy w tabeli TYPY JEDNOSTEK odpowiednią jednostkę i za pomocą przycisku przenosimy ją do tabeli ŚCIEŻKA SPRAWOZDAWCZA. W polu Termin zbierania należy wprowadzić termin do kiedy należy dostarczyć sprawozdania, wykonywane na podstawie przekazywanego formularza. Termin ten nie może być późniejszy niż termin zbierania sprawozdań przez MPiPS. 195

198 Sprawozdania jednorazowe W polu Informacj e dla j ednostek o trybie zbierania należy wpisać odpowiednią informację dla jednostek o trybie zbierania sprawozdań, którą użytkownicy otrzymają wraz z komunikatem, informującym o opublikowaniu formularza. Zatwierdzamy wprowadzone dane ikoną Akceptuj. Po potwierdzeniu wykonania operacji przekazania formularza do jednostek podległych użytkownik otrzyma informację o przekazaniu formularza jednostkom podległym. Teraz formularz jest dostępny dla jednostek podległych. Dla formularza, dla którego przynajmniej jedna publikacja została przekazana do jednostek podległych, w kolumnie Czy przekazano do j ednostek podległych? będzie wartość "Tak". W danych publikacji formularza, który został przekazany do jednostek podległych, w kolumnie Czy przekazano do j ednostek podległych? również będzie wartość "Tak". Dodatkowo w kolumnie tej będzie dostępna również ikona, za pomocą której mamy możliwość podglądu danych publikacji, która powstała w wyniku przekazania publikacji znajdującej się na liście. Uwaga! Nie można przekazać formularza do j ednostek podległych, j eżeli w systemie nie ma zarej estrowanych j ednostek podległych, do których według ścieżki sprawozdawczej chcemy go przekazać. Uwaga! Jeżeli formularz przekazany do j ednostek podległych, zawiera komórki tekstowe, to w scalonym sprawozdaniu UW, w komórkach tekstowych wstawiony zostanie znak X. Wówczas użytkownik woj ewództwa musi wej ść w modyfikacj ę sprawozdania i wprowadzić dane ręcznie. Uwaga! Przekazanie formularza do j ednostek podległych możemy wycofać, korzystaj ąc z operacj i "Wycofanie przekazania do j ednostek podległych". Szczegółowy opis znaj duj e się w rozdziale Wycofanie przekazania formularza do j ednostek podległych. Wycofanie przekazania formularza do jednostek podległych Aby wycofać przekazanie publikacji formularza do jednostek podległych, na liście formularzy jednostki nadrzędnej należy zaznaczyć formularz, który posiada publikacje przekazane do jednostek podległych, i wybrać operację Wycofanie przekazania do j ednostek podległych. Uwaga! Operacj a "Wycofanie przekazania do j ednostek podległych" nie będzie dostępna, j eżeli Użytkownik j est zalogowany z konkretną publikacj ą i publikacj a ta nie została przekazana do j ednostek podległych. Jeżeli formularz posiada przynajmniej jedną publikację przekazaną do jednostek podległych otworzy się okno "Wycofanie przekazania formularza", w którym w polu Informacj a dla j ednostek o wycofaniu wprowadzamy odpowiednią informację dla jednostek o przyczynie wycofania przekazania formularza. 196

199 Sprawozdania jednorazowe W sekcji Publikacj a, której dotyczy wycofanie wskazujemy publikację, dla której chcemy wycofać przekazanie do jednostek podległych. Akceptujemy wprowadzone dane. Przekazanie wybranej publikacji formularza do jednostek podległych zostanie wycofane. Uwaga! Jeżeli istniej e zatwierdzone sprawozdanie powstałe j ako wynik scalania sprawozdań z j ednostek, do których przekazano formularz, dla którego chcemy wycofać przekazanie, to wycofanie przekazania formularza spowoduj e utratę informacj i na temat sprawozdań, z których powstało sprawozdanie zbiorcze (sprawozdanie zbiorcze nie będzie widoczne na liście sprawozdań), o czym Użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem. Uwaga! W przypadku, gdy sprawozdanie zbiorcze powstałe w wyniku scalenia przekazanego formularza, dla którego chcemy wycofać przekazanie, nie zostało j eszcze przekazane/ zatwierdzone poj awi się komunikat "Czy chcesz, aby dane wynikaj ące ze scalenia 197

200 Sprawozdania jednorazowe sprawozdań j ednostek podległych pozostały w Twoim aktualnym sprawozdaniu?". Jeżeli w komunikacie wybierzemy przycisk "Tak", to dane ze sprawozdania zbiorczego zostaną skopiowane do aktualnego sprawozdania. Jeżeli wybrana publikacj a nie zostanie ponownie przekazana do j ednostek podległych, będziemy mieć możliwość wypełnienia sprawozdania. Test formularza Użytkownik po utworzeniu formularza ma możliwość przeprowadzenia testu formularza poprzez wypełnienie go danymi (zostanie sprawdzona wówczas poprawność formatowania komórek) oraz przetestowanie na przykładowych danych wprowadzonych reguł dla formularza. W tym celu na liście formularzy zaznaczamy formularz, dla którego chcemy przeprowadzić test i wybieramy operację Test formularza. Otworzy się okno "Lista sprawozdań testowych", zawierające sprawozdania utworzone testowo dla wybranego formularza. Aby dodać nowe testowe sprawozdanie, wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Formularz sprawozdania testowego", w którym podajemy okres sprawozdawczy oraz jednostkę sprawozdawczą. Uwaga! Test formularza możemy wykonać dla każdego typu j ednostki, która w ramach ścieżki sprawozdawczej występuj e j ako uzupełniaj ąca. Uwaga! Test formularza możemy wykonać dla j ednostek, które są otwarte we wskazanym okresie sprawozdawczym. Po uzupełnieniu wszystkich danych wybieramy ikonę Akceptuj. Otworzy się okno edycji danych, w którym możemy rozpocząć wprowadzanie danych. Uzupełnione komórki sprawozdania zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Uzupełnione sprawozdanie pojawi się na liście sprawozdań testowych. Dla sprawozdania testowego możemy: - wykonać prezentację jego danych w formacie HTML, Excel lub PDF, wybierając operację Prezentacj a sprawozdania (HTML), Prezentacj a sprawozdania (Excel) lub Prezentacj a sprawozdania (PDF); 198

201 Sprawozdania jednorazowe - sprawdzić poprawność reguł, wybierając operację Sprawdzenie poprawności reguł. Szczegółowy opis wykonania tych operacji znajduje się w rozdziale "Obsługa sprawozdań". Archiwizacja formularza Opublikowany lub wycofany formularz, z którego nie chcemy już korzystać możemy zarchiwizować. Czynność tę można wykonać tylko na poziomie Ministerialnym. Wskazujemy formularz na liście i wybieramy operację Archiwizacj a formularza: Archiwizacja jest nieodwracalna i powoduje brak możliwości wczytania sprawozdań, wprowadzonych na podstawie formularza. Uwaga! Podczas archiwizacj i formularza archiwizowane są wszystkie formularze powstałe w wyniku przekazania archiwizowanego formularza do j ednostek podległych. Uwaga! Niewypełnione sprawozdania, poj awiaj ą się na liście sprawozdań. których formularz został zarchiwizowany, nie Uwaga! Nie można zatwierdzić, przekazać i modyfikować sprawozdania, którego formularz został zarchiwizowany. 199

202 Sprawozdania jednorazowe Obsługa sprawozdań Aby rozpocząć pracę ze sprawozdaniami jednorazowymi w menu znajdującym się z lewej strony, wskazujemy jednostkę: własną lub podległą. Jeżeli podczas logowania lub później wybraliśmy formularz, na którym chcemy pracować, to lista jednostek jest ograniczona do tych, które biorą udział w procesie zbierania sprawozdania według ścieżki sprawozdawczej. Może się więc okazać, że wpisując w pole wyszukiwania nazwę jednostki znajdującej się na naszym terenie, system jej nie znajdzie na liście, ponieważ wybrany formularz nie był do niej kierowany. Ponadto w zależności od stanu zbierania i sprawdzania sprawozdań nazwy jednostek są pokolorowane zgodnie z legendą widoczną w dolnej części okna. Kolory te mówią użytkownikowi na jakim etapie jest sprawozdanie z danego ośrodka: - sprawozdanie z jednostki nie zostało utworzone (nie zostało wczytane, wprowadzone ręcznie, nie powstał agregat, - sprawozdanie z jednostki zostało utworzone, ale nie zostało przekazane, - sprawozdanie zostało przekazane przez jednostkę sprawozdającą i nie spełnia nałożonych na formularz tego sprawozdania reguł walidujących. Kolor stosowany dla urzędu wojewódzkiego/gminy/powiatu/ marszałkowskiego, - sprawozdanie z jednostki zostało przekazane przez jednostkę sprawozdającą i spełnia reguły walidujące. Kolor stosowany dla urzędu wojewódzkiego/gminy/ powiatu/marszałka, - sprawozdanie zostało oznaczone jako zatwierdzone przez odbiorcę (w przypadku sprawozdania MPiPS zatwierdzone przez MPiPS) i nie spełnia nałożonych na formularz reguł walidacyjnych. Kolor będzie stosowany dla sprawozdania poziomu MPiPS, które zostało zatwierdzone przez MPiPS, sprawozdań urzędów wojewódzkich oznaczonych jako zatwierdzone przez MPiPS, sprawozdań urzędów gmin/powiatów/marszałkowskich oznaczonych jako zatwierdzone przez urząd wojewódzki, - sprawozdanie zostało oznaczone jako zatwierdzone przez odbiorcę (w przypadku sprawozdania MPiPS zatwierdzone przez MPiPS) i spełnia nałożone na formularz reguły walidacyjne. Kolor będzie stosowany dla sprawozdania poziomu MPiPS, które zostało zatwierdzone przez MPiPS, sprawozdań urzędów wojewódzkich oznaczonych jako zatwierdzone przez MPiPS, sprawozdań urzędów gmin/ powiatów/ marszałkowskich oznaczonych jako zatwierdzone przez urząd wojewódzki. Link 200 uaktualnia listę sprawozdań w przypadku jednoczesnej pracy kilku

203 Sprawozdania jednorazowe użytkowników. Jednostki na liście są ułożone hierarchicznie, czyli po zaznaczeniu powiatu rozwinie się lista jednostek gminnych, położonych na terenie wybranego powiatu. Można wyłączyć podział na powiaty i spowodować tym samym, że po wybraniu województwa widoczna będzie lista wszystkich jednostek, posortowana alfabetycznie. Wyłączenie/włączenie podziału na powiaty odbywa się po wybraniu opcji Wyłącz/Włącz widok powiatów, znajdującej się w dolnej części okna. Uwaga! Wyłączenie/włączenie widoku powiatów j est zapamiętywane przy zmianie roli przez użytkownika oraz pomiędzy kolej nymi logowaniami. Po przekazaniu sprawozdania przez jednostkę podległą, jeżeli jest już sprawozdanie zbiorcze, to nowo przekazane sprawozdanie jest "doscalane" do sprawozdania zbiorczego, a jeżeli nie ma jeszcze na liście sprawozdania zbiorczego, to zostanie ono automatycznie utworzone i będzie miało status "niezatwierdzone". Użytkownik ma możliwość decydowania o tym czy sprawozdanie ma być ujęte w sprawozdaniu zbiorczym, poprzez modyfikację sprawozdania zbiorczego i usunięcie lub dodanie sprawozdań z jednostek podległych. Po przekazaniu kolejnej wersji sprawozdania przez jednostkę sprawozdanie zbiorcze jest przeliczane (scalane ponownie). Jeżeli użytkownik wcześniej usunął z listy sprawozdań scalonych sprawozdanie z tej jednostki, wówczas przekazanie kolejnej wersji nie scali sprawozdania, użytkownik musi sam je dodać modyfikując listę sprawozdań scalonych w sprawozdaniu zbiorczym. Komórki liczbowe są scalane jako suma. Komórki tekstowe w zbiorczym sprawozdaniu prezentowane są jako "X". Uwaga! Wartości komórek tekstowych, słownikowych oraz komórek w formie listy w wierszach dynamicznych w sprawozdaniu zbiorczym prezentowane są j ako "X", tylko w przypadku scalenia wierszy o takim samym nagłówku, z dwóch różnych sprawozdań. Wartość komórki logicznej podczas scalania sprawozdań jest zliczana ze wszystkich jednostek, które przekazały sprawozdanie i w scalonym sprawozdaniu zostanie zapisana w postaci: zliczona wartość (liczba zaznaczonych pozycji w sprawozdaniach składowych) podzielona przez ilość wszystkich jednostek, które przekazały sprawozdanie (np. 10/25). W poniższych rozdziałach zostały opisane operacje, jakie możemy realizować dla sprawozdań jednorazowych. Przeglądanie sprawozdań zbiorczych Sprawozdanie zbiorcze (scalone) jednostki, tworzone jest, a następnie aktualizowane automatycznie przez system. Tworzenie lub aktualizacja zbiorczego sprawozdania, odbywa się raz dziennie w godzinach nocnych. W sprawozdaniu zbiorczym uwzględniane (scalane) są wszystkie sprawozdania, których odbiorcą jest jednostka. Uwaga! W sprawozdaniu zbiorczym uwzględniane (scalane) są także sprawozdania nieprzekazane, co oznacza, że mogą one j eszcze podlegać modyfikacj i w j ednostce będącej nadawcą sprawozdania. Wybierając ikonę Przeglądanie, możemy przeglądać szczegółowe dane sprawozdania, przekazanego z jednostek gminnych i powiatowych. 201

204 Sprawozdania jednorazowe Wybranie ikony Przeglądanie dla sprawozdania zbiorczego spowoduje pojawienie się informacji o sprawozdaniach gminnych i powiatowych lub wojewódzkich, które zostały scalone w tym sprawozdaniu. Lista sprawozdań scalonych ograniczona jest do jednostek podległych danej jednostce nadrzędnej, o rodzaju zgodnym z listą rodzajów jednostek, dla których przeznaczony był formularz. 202

205 Sprawozdania jednorazowe Za pomocą przycisku Komórki mamy możliwość podglądu poszczególnych komórek sprawozdania zbiorczego. Wybranie ikony spowoduje, że lista scalonych sprawozdań zostanie poszerzona o jednostki, które nie przekazały sprawozdania - oznaczone będą one kolorem białym. Obok każdej jednostki, która przekazała sprawozdanie dostępna jest ikona szczegółową zawartość. Klikając na jeden ze niesprawdzone) dostępnych w ramce znajdującej się zmieni swoją zawartość i będziemy widzieli np. sprawdzone z wynikiem poprawnym., za pomocą której możemy przeglądać jego statusów (wszystkie, poprawne, niepoprawne, powyżej listy jednostek spowodujemy, że lista ta tylko jednostki, których sprawozdania zostały Uwaga! Dla sprawozdań skierowanych z MPiPS do j ednostek posiadaj ących j ednostki podległe i przekazanych do tych j ednostek podległych w sekcj i "Przeglądanie komórek" poj awi się pole "Zakończono proces scalania". Pole j est zaznaczone, j eżeli podczas modyfikacj i sprawozdania zmodyfikowano j ego komórki i tym samym zakończono proces scalania sprawozdań z j ednostek podległych. Modyfikacja sprawozdań zbiorczych Wybranie ikony Edycja dla sprawozdania zbiorczego spowoduje pojawienie się informacji o sprawozdaniach gminnych i powiatowych lub wojewódzkich, które zostały scalone w tym sprawozdaniu. Lista sprawozdań scalonych ograniczona jest do jednostek podległych danej jednostki nadrzędnej, o rodzaju zgodnym z listą rodzajów jednostek, dla których przeznaczony był formularz. 203

206 Sprawozdania jednorazowe W sekcji Modyfikacj a komórek za pomocą przycisku Komórki możemy modyfikować komórki sprawozdania zbiorczego. Uwaga! Aby móc przekazać/zatwierdzić sprawozdanie zbiorcze, wszystkie komórki wymagane do uzupełnienia na danym poziomie muszą zostać uzupełnione. Uwaga! Przy modyfikacj i sprawozdania scalonego, które zostało przekazane do j ednostek podległych możliwa j est modyfikacj a wszystkich komórek sprawozdania. Modyfikacj a komórek takiego sprawozdania, spowoduj e zakończenie procesu scalania sprawozdań z j ednostek podległych (zaznaczone zostanie pole "Zakończono proces scalania"). Wówczas j ednostki podległe nie będą mogły przekazywać sprawozdań. Odznaczenie pola "Zakończono proces scalania" spowoduj e, że j ednostki podległe będą miały możliwość przekazywania sprawozdań, w wyniku czego, komórki sprawozdania będą podlegały modyfikacj i. Wszelkie zmiany wprowadzone "ręcznie" w sprawozdaniu mogą zostać utracone. Modyfikacja/Wypełnianie sprawozdań Po opublikowaniu formularza na liście sprawozdań jednostki użytkownika, która została uwzględniona w ścieżce sprawozdawczej formularza, pojawi się niewypełnione sprawozdanie o statusie "brak". Sprawozdanie to należy wypełnić, w tym celu w oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy niewypełnione 204

207 Sprawozdania jednorazowe sprawozdanie o statusie "brak" i wybieramy ikonę Edycja sprawozdania. lub operację Wypełnienie Uwaga! Operacj a "Wypełnienie sprawozdania" j est dostępna dla danej j ednostki, j eżeli j ednostka ta znaj duj e się na końcu ścieżki sprawozdawczej danego formularza. Otworzy się okno edycji danych, w którym możemy rozpocząć wprowadzanie danych: Uwaga! Podczas wypełniania/edycj i sprawozdania mamy możliwość modyfikacj i danych użytkownika, wypełniaj ącego sprawozdanie oraz danych j ednostki sprawozdawczej. Jeżeli w formularzu, którego sprawozdanie wypełniamy, została zdefiniowana: - komórka tekstowa, to komórka ta zostanie oznaczona w sprawozdaniu jako i bezpośrednio do niej możemy wprowadzać dane. Maksymalna długość wprowadzanego tekstu dla komórki tekstowej to 4000 znaków. 205

208 Sprawozdania jednorazowe - komórka słownikowa, to komórka ta zostanie oznaczona w sprawozdaniu ikoną. Za pomocą tej ikony możemy wskazać odpowiednie wartości ze słownika, wskazanego podczas definiowania formularza. - komórka w formie listy, to komórka. Z listy wskazanego podczas definiowania formularza. ta zostanie tej oznaczona wybieramy w sprawozdaniu jako odpowiednią wartość słownika, - komórka w formie listy sumowanej, to podczas wypełniania sprawozdania komórka ta zostanie oznaczona jako (tak samo jak w przypadku komórki typu "lista"). Z listy tej wybieramy odpowiednią wartość słownika, wskazanego podczas definiowania formularza. Jeżeli komórka ta została zdefiniowana jako wyliczana, to na etapie wypełniania sprawozdania będzie zablokowana. W scalonym sprawozdaniu komórka o typie "lista sumowana" prezentuje liczbę wybranych elementów słownika w sprawozdaniach składowych, w postaci: ilość wystąpień danego elementu słownika - opis elementu słownika. Uwaga! Jeżeli na liście brakuj e j akiej ś wartości, to możemy zgłosić propozycj ę uzupełnienia słownika o nowy element. Szczegółowy opis tej funkcj onalności został opisany w rozdziale "Zgłaszanie brakuj ących elementów słownika". Zgłaszanie brakuj ących elementów nie j est możliwe, j eżeli lista/słownik zawiera wartości słowników dystrybuowanych lub systemowych. - komórka "zaznaczenie", to komórka ta zostanie oznaczona w sprawozdaniu jako i będziemy mogli ją zaznaczyć. Zmiana zaznaczenia komórki, będzie zmieniać wartość bieżącej komórki: odznaczona - 0, zaznaczona - 1. W podglądzie sprawozdania komórka "zaznaczenie" będzie prezentowana jako słowo TAK lub NIE odpowiednio dla wartości 1 lub 0, w przypadku gdy dana jednostka wypełnia daną komórkę. W przypadku, gdy jednostka użytkownika znajduje się w ścieżce sprawozdawczej, ale nie wypełnia danej komórki pojawi się wartość w postaci: ilość zaznaczonych komórek/ilość wszystkich jednostek, które są scalone w sprawozdaniu i wypełniały daną komórkę, np. 10/24. - komórka w formie daty, to komórka ta zostanie oznaczona w sprawozdaniu ikoną kalendarza i za pomocą tej ikony możemy wprowadzić z kalendarza odpowiednią datę. - komórka wyliczana, to komórka ta zostanie oznaczona w sprawozdaniu jako i nie będziemy jej mogli ręcznie wypełnić. Aby wyliczyć wartość dla komórki/komórek wyliczanych, po uzupełnieniu sprawozdania wybieramy ikonę Przelicz komórki sprawozdania Uwaga! Jeżeli po uzupełnieniu komórek nie wybierzemy ikony zostaną wyliczone po zaakceptowaniu wprowadzonych danych.., to komórki wyliczane - komórka zasilana, to wartość dla tej komórki zostanie podpowiedziana podczas wypełniania sprawozdania, jeżeli sprawozdanie, które zostało wskazane jako źródło komórki zasilanej zostało wypełnione i przekazane/zatwierdzone przez jednostkę. - komórka wyliczana automatycznie przez aplikacje dziedzinowe, to wartość dla tej komórki zostanie podpowiedziana podczas wypełniania sprawozdania, jeżeli aplikacja dziedzinowa używana w jednostce użytkownika przesłała wymagane dane. Uwaga! Rozmiar pola edycyj nego komórek typu: tekst, lista, słownik j est dostosowywany do 206

209 Sprawozdania jednorazowe rozmiaru j aki został ustalony dla kolumny tabeli formularza, j eżeli przekracza on domyślny rozmiar pola. Jeżeli w formularzu, którego sprawozdanie wypełniamy, ostatni wiersz tabeli został określony jako wiersz dynamiczny, to wiersz ten zostanie oznaczony w sprawozdaniu w kolumnie nagłówkowej ikoną. Za pomocą tej ikony możemy dodać do sprawozdania kolejne wiersze. Aby usunąć dodany wiersz, wybieramy ikonę. Uwaga! Jeżeli tabela nie zawiera kolumn nagłówkowych, to ikona dodawania lub usuwania wiersza dynamicznego zostanie wyświetlona w pierwszej kolumnie w obszarze danych tabeli. Uwaga! Nie można dodać dwóch wierszy, zawieraj ących takie same wartości w komórkach nagłówkowych. W przypadku takiej sytuacj i komórki w powtórzonym wierszu zostaną zaznaczone na czerwono. Uwaga! Jeżeli wypełniana komórka wiersza dynamicznego została wstawiona do wyrażenia komórki wyliczanej lub zasilanej, to wskazana komórka będzie sumą wszystkich komórek w zakresie wiersza dynamicznego, wskazanej tabeli i wskazanej kolumny. Podczas uzupełniania komórek sprawozdania możemy zapisać dotychczas wprowadzone dane, wybierając ikonę. Po uzupełnieniu wszystkich informacji zapisujemy je wybierając ikonę Akceptuj. Uwaga! W przypadku błędnego wypełnienia komórek sprawozdania, formularz sprawozdania j ednorazowego zostanie przesunięty do miej sca wystąpienia błędu i błędnie wypełniona komórka zostanie podświetlona na czerwono. Powracamy do okna "Dane sprawozdania", gdzie również wybieramy ikonę Akceptuj. Po zaakceptowaniu danych w oknie "Dane sprawozdania" w zależności od poziomu jednostki użytkownika mamy możliwość zatwierdzenia/przekazania sprawozdania, wówczas uruchomi się okno "Zatwierdzenie sprawozdania" lub "Przekazanie sprawozdania": lub W oknie możemy zdecydować czy chcemy od razu zatwierdzić/przekazać uzupełnione sprawozdanie do jednostki nadrzędnej (przycisk Tak), czy ewentualnie zatwierdzić/przekazać go później, wybierając operację Zatwierdzenie sprawozdania/przekazanie sprawozdania (przycisk Nie). 207

210 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Jeśli wypełnione sprawozdanie nie będzie spełniało, wszystkich nałożonych reguł w oknie "Zatwierdzenie sprawozdania" lub "Przekazanie sprawozdania" poj awi się odpowiednia informacj a: "UWAGA! Sprawozdanie nie spełnia wszystkich nałożonych reguł (miękka walidacj a)". Aby zobaczyć błędy w sprawozdaniu, klikamy na link "Kliknij, aby zobaczyć błędy w sprawozdaniu". Sprawozdanie niespełniaj ące reguł miękkiej walidacj i możemy zatwierdzić/przekazać do j ednostki nadrzędnej. Uwaga! Jeśli wypełnione przez nas sprawozdanie nie będzie spełniało, nałożonych reguł twardej walidacj i poj awi się komunikat informuj ący o tym: "Sprawozdanie nie spełnia wszystkich nałożonych reguł (twarda walidacj a). Kliknij tutaj, aby zobaczyć błędy w sprawozdaniu.". Sprawozdania niespełniaj ącego reguł twardej walidacj i nie możemy zatwierdzić/przekazać do j ednostki nadrzędnej. Po wybraniu przycisku Tak wypełnione sprawozdanie pojawi się na liście sprawozdań i będzie mieć status "zatwierdzone" lub "przekazane". Jednocześnie pojawi się komunikat z pytaniem, czy użytkownik chce podpisać zatwierdzone/przekazane sprawozdanie. Uwaga! Szczegółowy opis podpisania sprawozdania znaj duj e się w rozdziale "Podpis elektroniczny sprawozdania". Jeśli po wypełnieniu sprawozdania, nie chcemy zatwierdzić/przekazać go do jednostki nadrzędnej, w oknie "Zatwierdzenie sprawozdania" lub "Przekazanie sprawozdania" wybieramy przycisk Nie. Wówczas wypełnione sprawozdanie pojawi się na liście sprawozdań ze statusem "niezatwierdzone" lub "nieprzekazane". Do momentu zatwierdzenia/przekazania możemy go modyfikować korzystając z ikony Edycja lub operacji Wypełnienie sprawozdania. Po zakończeniu pracy nad sprawozdaniem należy go zatwierdzić/przekazać. Uwaga! Szczegółowy opis zatwierdzania/przekazywania sprawozdań znaj duj e się w rozdziale "Zatwierdzanie/ Przekazywanie sprawozdania". Uwaga! Jeżeli po wypełnieniu sprawozdania j ednostka publikuj ąca formularz wycofała j ego publikacj ę, to wypełnione sprawozdanie, dla którego wycofano publikacj ę formularza, w kolumnie "Termin" będzie mieć wartość "wycofano publikacj ę". Będzie to oznaczało, że takiego sprawozdania nie możemy j uż modyfikować, ani przekazać. Uwaga! Jeżeli po wypełnieniu sprawozdania j ednostka publikuj ąca formularz wycofała j ego publikacj ę, a następnie wykonała ponownie publikacj ę tego samego formularza, zastępuj ąc wycofaną publikacj ę, to przy uzupełnianiu danych sprawozdania na poprawionym formularzu, dane sprawozdania zostaną podpowiedziane na podstawie danych wprowadzonych do sprawozdania, którego publikacj a została wycofana. Dane zostaną podpowiedziane w zakresie komórek, które nie uległy zmianie w stosunku do wycofanej postaci formularza. Zgłaszanie brakujących elementów słownika Jeżeli komórka w formie listy lub komórka słownikowa nie posiada wartości, którą chcielibyśmy wskazać, to możemy zgłosić propozycję uzupełnienia słownika o nowy element. Uwaga! Zgłoszenie braku elementu j est możliwe, j eżeli podczas definiowania formularza, na podstawie którego wypełniamy sprawozdanie, dla wybranego słownika użytkownika zostało ustawione, że zgłaszanie uzupełnień do tego słownika j est możliwe przez osobę wypełniaj ącą sprawozdanie (przycisk "Zgłaszanie uzupełnień do słownika" ma ustawienie 208

211 Sprawozdania jednorazowe ). Aby zgłosić brak elementu, w komórce w formie listy, wybieramy ostatnią pozycję Dodaj element, w komórce słownikowej przy pozycji Dodaj element wybieramy ikonę. W obydwu przypadkach otworzy się okno "Lista elementów słownika", zawierające listę elementów, które zostały już zgłoszone, jako uzupełnienie słownika przez innych użytkowników. Jeżeli element, którego brak chcemy zgłosić: - nie został jeszcze zgłoszony, czyli nie ma go jeszcze na liście zgłoszonych brakujących elementów, to aby zgłosić brak elementu, wybieramy operację Zgłoś brak elementu. Otworzy się okno "Dane elementu słownika", w którym podajemy Opis elementu oraz Uzasadnienie. Wprowadzone dane akceptujemy ikoną Akceptuj. Dodany element pojawi się na liście zgłoszonych brakujących elementów. Po zgłoszeniu braku elementu do osoby publikującej formularz zostanie wysłany komunikat z informacją o potrzebie wprowadzenia nowego elementu. O zatwierdzeniu lub odrzuceniu zgłoszenia przez publikującego formularz, Użytkownik zostanie powiadomiony komunikatem. Uwaga! Zgłoszenie braku elementu w słowniku nie przerywa procesu sprawozdawczego. Sprawozdanie należy dostarczyć w terminie. Uwaga! Nie można zgłosić braku elementu, który został odrzucony przez osobę publikuj ącą formularz. - został już zgłoszony przez innego użytkownika, czyli znajduje się na liście zgłoszonych brakujących elementów, to możemy dla tego elementu potwierdzić potrzebę wprowadzenia tego elementu do słownika. W tym celu zaznaczamy dany element i wybieramy operację Potwierdź brak elementu. Po potwierdzeniu wykonania tej operacji do osoby publikującej formularz zostanie wysłany komunikat z informacją o potwierdzeniu potrzeby wprowadzenia nowego elementu. O zatwierdzeniu lub odrzuceniu zgłoszenia przez publikującego formularz, Użytkownik zostanie powiadomiony komunikatem. 209

212 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Potwierdzenie braku elementu w słowniku nie przerywa procesu sprawozdawczego. Sprawozdanie należy dostarczyć w terminie. Prezentacja sprawozdania w HTML Każde ze sprawozdań można wyświetlić w oknie przeglądarki. W tym celu na liście zaznaczamy interesujące nas sprawozdanie i wykonujemy operację Prezentacj a sprawozdania (HTML): Prezentacja sprawozdania w Excelu Każde ze sprawozdań można wyświetlić w programie MS Excel. W tym celu na liście zaznaczamy interesujące nas sprawozdanie i wykonujemy operację Prezentacj a sprawozdania (Excel): W oknie "Prezentacji sprawozdania": decydujemy, czy w przypadku sprawozdań składających się z więcej niż jednej tabeli, cała zawartość sprawozdania ma zostać wyświetlona w jednym arkuszu programu MS Excel, czy też każda tabela ma zostać zaprezentowana w oddzielnym arkuszu. Jeżeli wybierzemy opcję każda tabela w osobnym arkuszu, to dostępna będzie opcja bez formatowania wydruku. Jej zaznaczenie spowoduje, że stopka sprawozdania również będzie wyświetlona w osobnym arkuszu. Po dokonaniu wyboru sprawozdanie możemy zapisać na dysk w formacie XLS lub zostanie ono wyświetlone w nowym oknie: Prezentacja sprawozdania w PDF Każde ze sprawozdań można wyświetlić w formacie PDF. W tym celu na liście zaznaczamy interesujące nas sprawozdanie i wykonujemy operację Prezentacj a sprawozdania (PDF): W oknie "Prezentacji sprawozdania PDF": 210

213 Sprawozdania jednorazowe W sekcji Załączniki wskazujemy, które sprawozdania jednostek podległych mają zostać dołączone do tworzonego pliku PDF. Po dokonaniu wyboru sprawozdanie możemy zapisać na dysk w formacie PDF lub zostanie ono wyświetlone w nowym oknie. Prezentacja sprawozdania jednorazowego - szczegóły (HTML) Dla sprawozdań jednorazowych zbiorczych jest możliwy podgląd szczegółowy wiersza sprawozdania w formacie HTML. W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy wybrane sprawozdanie. Przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Prezentacj a sprawozdania - szczegóły (HTML) i wybieramy ikonę. Otworzy się okno zawierające prezentację sprawozdania w formacie HTML. 211

214 Sprawozdania jednorazowe Każdy wiersz sprawozdania jest w postaci linku do kolejnej strony, która przedstawia szczegółowe (dla poszczególnych sprawozdań z jednostek podległych, biorących udział w scalaniu) zestawienie wybranego wiersza. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza nie posiada kolumny nagłówkowej, to poj awi się sztuczna kolumna, w której znaj dzie się link do prezentacj i szczegółów poszczególnego wiersza oraz ikona mapy. 212

215 Sprawozdania jednorazowe W oknie widzimy podział wybranego wiersza (np. Ogółem) na poszczególne województwa lub poszczególne jednostki. Jeżeli formularz wybranego sprawozdania był publikowany więcej niż jeden raz, to obok nazwy sprawozdania pojawi się pole, w którym możemy wskazać publikację formularza, której dane wybranego wiersza chcemy przeglądać. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza nie posiada kolumny nagłówkowej i/lub wiersza nagłówkowego, to opis wiersza i/lub nazwy kolumn będą puste. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza zawiera wiersz nagłówkowy pomiędzy wierszami z danymi, to w prezentacj i danego wiersza j ako tytuł kolumny użyta zostanie etykieta pierwszego wiersza opisowego powyżej wiersza, zaznaczonego do prezentacj i. Powyższą operację można wykonać dla wszystkich wierszy sprawozdania. Obok każdego wiersza znajduje się ikona Mapka. Po naciśnięciu ikony pojawia się podgląd obszaru - mapka przedstawiająca obszar kraju lub województwa z rozkładem wartości oraz legendą. Aby zobaczyć obszar danego województwa lub powiatu z rozkładem wartości oraz legendą, klikamy na dane województwo lub powiat. Aby powrócić ponownie do obszaru Polski lub województwa, klikamy na link lub znajdujący się nad mapą. Uwaga! Mapki są dostępne dla sprawozdań zbiorczych j ednostek na poziomie woj ewództwa i kraj u. Uwaga! Dla sprawozdania scalonego próbnie podgląd sprawozdania w formie mapy j est niedostępny. Podgląd mapek dla danego wiersza jest możliwy do wykonania, gdy przynajmniej jedna z kolumn 213

216 Sprawozdania jednorazowe wiersza nie jest komórką pustą lub tekstową. Mapki dotyczą tylko komórek o wartościach liczbowych. Wartości rzeczywiste kolumn przy prezentacji mapki, w odniesieniu do legendy, zawsze zaokrąglane są w dół, do najbliższej liczby całkowitej. Istnieje możliwość przełączania się pomiędzy poszczególnymi kolumnami w obrębie wiersza za pomocą zaznaczenia. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza nie posiada wiersza nagłówkowego, to etykietami kolumn będą Kolumna 1, Kolumna 2, itd. Jeżeli tabela nie posiada kolumny nagłówkowej, to na mapie nie będzie wyświetlany tytuł. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza zawiera wiersz nagłówkowy pomiędzy wierszami z danymi, to w prezentacj i danego wiersza j ako tytuł kolumny użyta zostanie etykieta pierwszego wiersza opisowego powyżej wiersza, zaznaczonego do prezentacj i. Uwaga! Jeżeli prezentowany wiersz zawiera komórkę typu "lista sumowana" i wybierzemy tę komórkę/kolumnę, to zostanie wygenerowana mapka z danymi dla pierwszego scalonego elementu słownika (tego, który był naj częściej wybierany przez j ednostki). Pod wybraną komórką/kolumną poj awi się dodatkowa lista ze scalonymi elementami słownika w kolej ności od naj częściej wybieranego do naj rzadziej. Jeżeli wybierzemy inny element słownika, to na mapce zaprezentowane zostaną dane dla 214

217 Sprawozdania jednorazowe tego konkretnego elementu słownika. Mapka prezentuj e ilość wskazań wybranego elementu słownika na danym obszarze. Za pomocą sekcji, znajdujących się w dolnej części, możemy skonfigurować parametry prezentowanej mapki, skonfigurować parametry legendy oraz zapisać wygenerowaną mapkę do pliku. Aby rozwinąć daną sekcję, wybieramy przy jej nazwie ikonę. Aby zwinąć rozwiniętą sekcję, wybieramy ikonę Aby skonfigurować parametry prezentowanej mapki, rozwijamy sekcję Konfiguracj a prezentowanej mapki, wybierając ikonę. W polu Podział obszaru na należy określić, według jakiego podziału chcemy zaprezentować dane wybranego wiersza. Możemy zaprezentować dane z podziałem obszaru na Woj ewództwa, Powiaty lub Gminy. Zawartość pola Podział obszaru na zależna jest od poziomu jednostki, z której użytkownik wykonuje prezentację sprawozdania, jak również od ścieżki sprawozdawczej danego sprawozdania. W ramach pola Zakres prezentowanych danych, wskazujemy ze sprawozdań których jednostek pochodzić mają dane wyświetlane na mapie. Należy zaznaczyć przynajmniej jeden typ jednostki, której dane mają być uwzględniane w prezentowanej mapie. Pole to zawiera typy jednostek, biorące udział w procesie sprawozdawczym prezentowanego sprawozdania oraz wypełniające komórkę sprawozdania, której dane chcemy zaprezentować na mapie. Typy te podzielone są na kolumny, obrazujące kolejne etapy procesu sprawozdawczego. Zaznaczając opcję Rozsuń obiekty możemy rozsunąć obszary województw/powiatów/gmin. Zaznaczając opcję Pokaż wartości możemy wyświetlić wartości danych dla poszczególnych województw/powiatów/gmin. Aby mapka została wygenerowana według określonych parametrów wybieramy, przycisk Zastosuj. Uwaga! Wybranie przycisku Zastosuj w sekcj i Konfiguracj a prezentowanej mapy, spowoduj e zapamiętanie ustawień konfiguracj i mapy dla danego użytkownika. Przy ponownym wej ściu na okno prezentacj i w postaci mapy ustawienia te zostaną odtworzone. Jeżeli dla wyświetlanych danych nie j est to możliwe, to wówczas zostaną użyte ustawienia domyślne. Zostaną zapamiętane następuj ące parametry konfiguracj i: rozsuwanie obszarów, prezentowanie wartości, podział obszaru, zakres prezentowanych danych. Aby skonfigurować parametry legendy, rozwijamy sekcję Konfiguracj a legendy, wybierając ikonę. W sekcji tej użytkownik ma możliwość indywidualnego definiowania skali wartości (liczby i zakresów przedziałów wartości) oraz skali barw dla map poszczególnych zestawień. Użytkownik ma do wyboru wyznaczenie przedziałów przez siebie (zaznaczona opcja użytkownika) lub wyznaczenie 215

218 Sprawozdania jednorazowe automatyczne (zaznaczona opcja domyślne). Po zaznaczeniu opcji Wyznaczanie przedziałów przez użytkownika użytkownik może zdefiniować zarówno liczbę jak i wartości graniczne Od, Do przedziałów. Kolejne przedziały możemy dodać za pomocą ikony Dodaj. Aby usunąć przedział, wybieramy ikonę Usuń. W kolumnach Od, Do określamy wartości graniczne przedziałów (przedziały nie mogą się pokrywać). Przy domyślnym wyznaczaniu przedziałów użytkownik może dodawać i usuwać przedziały, ale zakresy tych przedziałów są wyznaczane proporcjonalnie przez system. Zmiana koloru w skali barw następuje po zaznaczeniu pola w kolumnie Kolor, a następnie wybranie nowego koloru z palety barw widocznej w prawej części okna. Przycisk Kolory domyślne ustawia domyślną skalę barw. Operację definiowania legendy kończy wybranie przycisku Zastosuj. Uwaga! Zestaw kolorów używanych przez użytkownika j est zapamiętywany między logowaniami do systemu. Uwaga! Ustawienia użytkownika nie zostaną zapamiętane, j eśli wybierzemy "Wyznaczanie przedziałów - domyślne" i przycisk "Kolory domyślne". Aby zapisać wygenerowaną mapkę i legendę do pliku RTF, rozwijamy sekcję Generacj a dokumentu, wybierając ikonę. W sekcji tej jeżeli zaznaczymy opcję Prezentowanej mapki i wybierzmy przycisk Zastosuj, to zostanie wygenerowany dokument RTF (mapka.rtf) z bieżącą mapką i legendą. Jeżeli zaznaczymy opcję Sekwencj i map i wybierzmy przycisk Zastosuj, to zostanie wygenerowany dokument RTF (mapka.rtf) z wieloma mapkami i legendami do tych mapek, zgodnie z parametrami określonymi w tabeli poniżej opcji Sekwencj i map. Zawartość kolumn w tabeli zależna jest od poziomu jednostki, z której poziomu użytkownik wykonuje prezentację sprawozdania, jak również od ścieżki sprawozdawczej danego sprawozdania. Dana kolumna w tabeli odpowiada innemu rodzajowi mapki: kolumna Kraj /Woj ewództwa - to mapka z obszarem Polski z podziałem na województwa; kolumna Kraj /Powiaty - to mapka z obszarem Polski z podziałem na powiaty; kolumna Kraj /Gminy - to mapka z obszarem Polski z podziałem na gminy; kolumna Woj ewództwo/powiaty - to mapki poszczególnych województw z podziałem na powiaty; kolumna Woj ewództwo/gminy - to mapki poszczególnych województw z podziałem na gminy; kolumna Powiat/Gminy - to mapki poszczególnych powiatów, znajdujących się na terenie danego województwa, z podziałem na gminy. Aby dana mapka została zapisana w dokumencie RTF, w ramach danej kolumny należy zaznaczyć przynajmniej jeden typ jednostki, której dane mają być uwzględniane w prezentowanej mapce. Dodatkowo w każdej kolumnie możemy zdecydować, czy obszary na mapie mają być rozsunięte (opcja Rozsuń obiekty), oraz czy na mapie mają być prezentowane wartości (opcja Pokaż wartości). Generowanie dokumentu RTF z wieloma mapkami jest zadaniem wykonywanym w tle. Dlatego po wybraniu przycisku Zastosuj pojawi się komunikat, że przekazano zadanie do wykonania. Przekazane do wykonania zadanie, dotyczące generowania dokumentu RTF, dostępne jest z poziomu listy zadań, 216

219 Sprawozdania jednorazowe po wybraniu ikony, znajdującej się w głównym oknie. Na liście zadań możliwe jest przeglądanie danych zadania (ikona Przeglądanie) oraz ponowne wykonanie zadania (operacja Wykonaj ponownie zadanie). Po wybraniu ikony Przeglądanie dla zadania, dotyczącego generowania dokumentu RTF, otworzy się okno "Szczegóły zadania", w którym możemy zobaczyć szczegóły wykonanego zadania, dane sprawozdania, dla którego wygenerowano dokument z mapkami oraz parametry map, które zostały wygenerowane. Jeżeli zadanie, dotyczące generowania dokumentu RTF, zostało zakończone (posiada status wykonania "Zakończone poprawnie"), to możemy pobrać wynik wykonania zadania (plik RTF zawierający mapki), wybierając ikonę. Po wskazaniu lokalizacji plik zostanie zapisany na dysku komputera. Szczegółowy opis listy zadań znajduje się w rozdziale "Lista zadań". Jeżeli chcemy przeprowadzić dokładniejszą analizę prezentowanej mapy, przy dużej liczbie obszarów pokazywanych na mapie, np. mapy Polski w podziale na gminy, to możemy skorzystać z sekcji, pozwalającej na przybliżanie fragmentów mapy (zoom), która znajduje się w prawym górnym rogu. Sekcja ta zawiera przyciski/pola: Przycisk Przybliż - pozwalający na przybliżenie widoku do wskazanego obszaru pola nawigacyjnego. Przycisk Oddal - pozwalający na oddalenie widoku od wskazanego obszaru pola nawigacyjnego. Przycisk Przywróć pełnego widoku. - pozwalający na przywrócenie Przycisk Wyśrodkuj - pozwalający na przesunięcie widoku na środek pola nawigacyjnego (prezentowanego obrazu). Pole nawigacyjne - pozwalające na nawigację przybliżonym obszarem (zoomem) za pomocą strzałek. Poniżej zaprezentowano dziesięciokrotne powiększenie południowo-wschodniego obszaru mapy Polski w podziale na powiaty. Uwaga! Aby mapki działały prawidłowo, użytkownik musi dodać adres witryny SAC do 217

220 Sprawozdania jednorazowe zaufanych witryn IE. W tym celu w przeglądarce wybieramy: "Narzędzia"/ "Opcj e internetowe"/ zakładkę "Zabezpieczenia". Następnie zaznaczamy "Zaufane witryny" (zielona ikona) i wybieramy przycisk "Witryny". W polu "Dodaj tę witrynę sieci WEB do strefy:" wpisuj emy adres serwera z aplikacj ą SAC poprzedzony protokołem np. i wybieramy przycisk "Dodaj ". Następnie akceptuj emy podane informacj e wybieraj ąc przycisk OK w każdym oknie. Uwaga! Aby móc korzystać z podglądu mapek, należy do przeglądarki internetowej IE zainstalować dodatek Adobe SVG Viewer. Jest on do pobrania za darmo ze strony Jeżeli użytkownik korzystaj ący z IE nie będzie miał zainstalowanego dodatku Adobe SVG Viewer, to po wybraniu ikony otrzyma komunikat: Po akceptacj i użytkownik zostanie automatyczne przekierowany do pobierania niezbędnego dodatku. Uwaga! Plik "Mapki.exe", umożliwiaj ący przeglądanie szczegółów sprawozdań zbiorczych w postaci graficznych mapek można pobrać również z głównego okna Statystycznej Aplikacj i Centralnej obszaru "Wsparcie Rodziny i System Pieczy Zastępczej ". Prezentacja sprawozdania - zbiorówka Aby wykonać szczegółową prezentację informacji, zawartych w istniejącym na liście sprawozdaniu zbiorczym, zaznaczamy to sprawozdanie i wybieramy operację Prezentacj a sprawozdania zbiorówka (Excel): Uwaga! Nie można wykonać prezentacj i sprawozdania w formie zbiorówki na podstawie sprawozdań j ednostek niezarej estrowanych, j eśli nadawca sprawozdania scalonego nie j est bezpośrednim odbiorcą sprawozdań z j ednostek niezarej estrowanych. 218

221 Sprawozdania jednorazowe Pojawi się okno "Parametry generacji zbiorówki", umożliwiające określenie parametrów prezentacji danych sprawozdania. W sekcji Dane formularza system automatycznie wprowadzi dane formularza, dla którego chcemy wykonać prezentację. W sekcji Dane sprawozdawcze j ednostek spośród wszystkich typów jednostek, uczestniczących w procesie sprawozdawczym, możemy wskazać typy jednostek, dla których chcemy wykonać prezentację sprawozdania. Zaznaczenie opcji Wszystkie spowoduje zaznaczenie wszystkich pozycji poniżej. Odznaczenie opcji Wszystkie spowoduje odznaczenie wszystkich pozycji poniżej. W sekcji Kierunek rozwij ania wierszy mamy możliwość: - wygenerowania sprawozdania zbiorczego w układzie poziomym lub pionowym, tzn. komórki należące do jednej tabeli sprawozdania mogą się rozwijać w pionie lub w poziomie, - usunięcia pustych wierszy. Jeżeli chcemy, aby wynikowy plik, który będziemy zapisywali na dysk, miał mniejszy rozmiar, pozostawiamy zaznaczoną opcję Skompresowany plik Excel'a (archiwum ZIP). Zaznaczenie opcji Plik Excel'a spowoduje, że informację zbiorczą będziemy mogli wyświetlić bezpośrednio w programie MS Excel lub zapisać na dysk w postaci nie skompresowanego pliku *.xls. Plik z wynikami jest generowany po zaakceptowaniu wprowadzonych danych. Uwaga! Prezentacj ę w formie zbiorówki można uzyskać tylko dla sprawozdania, które powstało w wyniku scalania. Uwaga! W przypadku układu poziomego wiersze dynamiczne o tym samym określniku (nazwie wiersza) są grupowane. 219

222 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Na poziomie ministerstwa w przypadku układu poziomego dane są grupowane według podległości. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza nie posiada kolumny nagłówkowej i/lub wiersza nagłówkowego, to: - dla prezentacj i w układzie poziomym komórki opisów wierszy i/lub kolumn będą puste. - dla prezentacj i w układzie pionowym, nie będzie wyświetlana kolumna Wiersz i/lub komórki opisów kolumn będą puste. Uwaga! W przypadku, gdy tabela formularza zawiera wiersz nagłówkowy pomiędzy wierszami z danymi, to: - w układzie poziomym dla danego wiersza j ako tytuł kolumny użyta zostanie etykieta pierwszego wiersza opisowego powyżej wiersza z danymi. - w układzie pionowym wiersze nagłówkowe zostaną dodane pomiędzy wierszami z danymi dla każdej j ednostki. Zatwierdzanie sprawozdania Jednostka będąca odbiorcą przekazanego sprawozdania może takie przyjęte przez siebie sprawozdanie zatwierdzić. W tym celu na liście zaznaczmy sprawozdanie przysłane przez jednostkę i wybieramy operację Zatwierdzenie sprawozdania/sprawozdań: Pojawi się lista sprawozdań, które zostaną zatwierdzone: Dodajemy na listę te sprawozdania, które chcemy zatwierdzić" 220

223 Sprawozdania jednorazowe Akceptujemy utworzoną listę sprawozdań. Po potwierdzeniu, w kolumnie "Zatwierdzone przez odbiorcę" pojawi się odpowiednia informacja. Uwaga! Zatwierdzać można tylko sprawozdania z j ednostek bezpośrednio sprawozdaj ących do j ednostki użytkownika. Wyj ątek stanowi możliwosć zatwierdzenia sprawozdania zbiorczego, które powstało automatycznie poprzez scalenie na poziomie MPiPS. Przekazywanie sprawozdania Aby przekazać sprawozdania do jednostki nadrzędnej, w oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy wybrane sprawozdanie (o statusie "nieprzekazane"). Przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Przekazanie sprawozdania i wybieramy ikonę. Pojawi się komunikat z przypomnieniem, że jest to operacja nieodwracalna. Po wybraniu przycisku Tak w komunikacie sprawozdanie zmieni status na "przekazane", jednocześnie pojawi się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać przekazane sprawozdanie. Uwaga! Szczegółowy opis podpisania sprawozdania znaj duj e się w rozdziale "Podpis elektroniczny sprawozdania". Uwaga! Jeżeli publikacj a sprawozdania została przekazana do uzupełnienia przez j ednostki podległe, to przed przekazaniem sprawozdania j ednostka musi przeglądnąć j ego zawartość w j ednym z dostępnych trybów podglądu: Przeglądnięcie lub modyfikacj a komórek 221

224 Sprawozdania jednorazowe sprawozdania, Prezentacj a sprawozdania (HTML/Excel). Uwaga! Przekazanego sprawozdania nie można usunąć z aplikacj i. Uwaga! Jeśli przekazywane przez nas sprawozdanie nie spełnia, wszystkich nałożonych reguł miękkiej walidacj i, to takie sprawozdanie będziemy mogli przekazać. Jeżeli sprawozdanie nie spełnia reguł twardej walidacj i, to nie można przekazać sprawozdania. Poj awi się wówczas komunikat: "Nie można przekazać sprawozdania, ponieważ zawiera ono błędy reguł, określonych j ako twarda walidacj a." Uwaga! Jeżeli j ednostka nadrzędna zakończyła j uż proces zbierania sprawozdań, przekazanie sprawozdania nie będzie możliwe, do czasu odblokowania przez j ednostkę nadrzędną procesu zbierania. Cofnięcie zatwierdzenia sprawozdania Użytkownik pracujący na poziomie Ministerialnym ma możliwość cofnięcia zatwierdzenia sprawozdania własnego poziomu oraz poziomu jednostki bezpośrednio podległej. Użytkownik pracujący na poziomie jednostki bezpośrednio podległej pod Ministerstwo ma możliwość cofnięcia zatwierdzenia sprawozdania, jeżeli właścicielem formularza jest jego jednostka. Aby zrealizować tę czynność, zaznaczamy sprawozdanie i wybieramy operację Cofnięcie zatwierdzenia sprawozdania: Pojawi się komunikat, w którym potwierdzamy sprawozdania, wybierając przycisk Tak. wykonanie operacji cofnięcia zatwierdzenia Cofnięcie przekazania sprawozdania Użytkownik pracujący na poziomie jednostki nadrzędnej ma możliwość cofnięcia przekazania sprawozdania z jednostki podrzędnej, jeżeli sprawozdanie skierowane jest do jednostki użytkownika i jeżeli publikacji formularza dokonała jednostka użytkownika. Aby zrealizować tę czynność, na liście sprawozdań jednostki bezpośrednio podległej, która przekazała sprawozdanie, zaznaczamy przekazane sprawozdanie i wybieramy operację Cofnięcie przekazania sprawozdania. Otworzy się okno "Przyczyna cofnięcia przekazania", w którym mamy możliwość wprowadzenia przyczyny cofnięcia przekazania sprawozdania. 222

225 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! Wprowadzenie przyczyny cofnięcia przekazania sprawozdania nie j est obowiązkowe. Po wprowadzeniu przyczyny wybieramy ikonę Akceptuj. Podpis elektroniczny sprawozdania Uwaga! Podpis wymaga poprawnie zainstalowanego w systemie urządzenia oraz karty z certyfikatem kwalifikowanym. Zatwierdzone/przekazane sprawozdanie jednorazowe można podpisać wybierając operację Podpis elektroniczny sprawozdania. Uwaga! Podpisać można tylko zatwierdzone/przekazane sprawozdanie, które nie zostało wcześniej podpisane. Jeżeli pierwszy raz w danej sesji chcemy podpisać sprawozdanie, to po akceptacji pojawi się okno "Sprawdzanie wersji JAVA". Jeśli powyższy tekst nie zmieni się automatycznie w ciągu 60 sekund, oznacza to, że przeglądarka użytkownika nie obsługuje programów napisanych w języku Java. Wówczas należy pobrać program, który zainstaluje maszynę Java oraz pozostałe wymagane pliki. Po zainstalowaniu należy ponownie uruchomić komputer. Jeżeli wymagane komponenty zostały już zainstalowane, a strona mimo to nie jest zamykana należy skontaktować się z serwisem. Jeżeli przeglądarka użytkownika obsługuje programy napisane w języku Java, to po 60 sekundach pojawi się informacja, że trwa sprawdzanie oraz aktualizacja komponentów, niezbędnych do wykonania podpisu. 223

226 Sprawozdania jednorazowe Po poprawnym sprawdzeniu oraz aktualizacji komponentów, niezbędnych do wykonania podpisu, otworzy się okno "Podpis sprawozdania", zawierające informacje o podpisywanym sprawozdaniu oraz umożliwiające jego podgląd (przycisk Podgląd sprawozdania). Uwaga! Jeżeli w danej sesj i podpisuj emy j uż kolej ne sprawozdanie, to okno "Podpis sprawozdania" poj awi się zaraz po zaakceptowaniu operacj i "Podpis elektroniczny sprawozdania". Aby wykonać podpis, należy wybrać przycisk Podpisz i w oknie "PIN do klucza" wprowadzić PIN, a następnie zaakceptować. 224

227 Sprawozdania jednorazowe Uwaga! W przypadku braku podłączonego urządzenia po wybraniu przycisku "Podpisz", poj awi się komunikat, z informacj ą o konieczności sprawdzenia podłączenia urządzenia. Jeżeli sprawdzimy podłączenie, to aby podpisać sprawozdanie wybieramy przycisk "Ponów". Po zaakceptowaniu danych nastąpi przesłanie danych na serwer i powrócimy do listy sprawozdań. Status podpisu sprawozdania wyświetlany jest w kolumnie Podpis elektroniczny na liście sprawozdań: brak - sprawozdanie nie zostało podpisane, niezweryfikowany - podpis pod sprawozdaniem nie został zweryfikowany, niepoprawny - sprawozdanie nie zostało podpisane przy użyciu ważnego certyfikatu kwalifikowanego, poprawny - sprawozdanie zostało podpisane ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Uwaga! Podpisywanie sprawozdań odbywa się również przy zatwierdzaniu/przekazaniu sprawozdania. Po zatwierdzeniu/przekazaniu poj awia się komunikat z pytaniem, czy użytkownik chce podpisać zatwierdzone/przekazane sprawozdanie. Po akceptacj i tego pytania poj awia się okno "Podpis sprawozdania". Weryfikacja podpisu elektronicznego Po podpisaniu sprawozdania automatycznie następuje weryfikacja podpisu ustalany jest status podpisu. W przypadku niepowodzenia, próby wykonania weryfikacji są ponawiane co jakiś czas dla niezweryfikowanych sprawozdań. Weryfikację podpisu można także wykonać, wybierając na liście sprawozdań operację Weryfikacj a/ Informacj e podpisu elektronicznego:. Zostanie otwarte nowe okno "Dane podpisu sprawozdania" zawierające dane podpisu oraz certyfikatu. 225

228 Sprawozdania jednorazowe Jeżeli wybrane sprawozdanie ma status podpisu niezweryfikowany, to po wykonaniu operacji Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego podpis pod sprawozdaniem zostanie zweryfikowany. Następnie pojawi się okienko z informacjami o podpisie. Jeżeli operacja Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego zostanie wykonana gdy podpis pod sprawozdaniem jest już zweryfikowany, to wówczas zostanie wyświetlone okienko informacyjne z danymi podpisu. Podpis nie będzie powtórnie weryfikowany. Uwaga! Nie można weryfikować podpisu pod własnym sprawozdaniem. Jeżeli wykonamy operacj ę Weryfikacj a/informacj e podpisu elektronicznego w stosunku do własnego sprawozdania, to podpis nie zostanie zweryfikowany. Zostanie wyświetlone okienko z informacj ą o podpisie. Porównanie sprawozdań Aby porównać dane dwóch sprawozdań, na liście zaznaczamy pierwsze z nich i wybieramy operację Porównanie sprawozdań. Po otwarciu okna wybieramy drugie sprawozdanie, z którym chcemy porównać to wcześniej wybrane. Wynik porównania pokazany zostanie w nowym oknie: 226

229 Sprawozdania jednorazowe Różnice w sprawozdaniach oznaczone są kolorem pomarańczowym. Jeżeli w komórkach są wartości liczbowe i różnią się, to pod wartościami wykazany zostanie procentowy przyrost wartości sprawozdania drugiego w stosunku do pierwszego. Porównywać można tylko sprawozdania tego samego poziomu. Uwaga! Aby na wydruku porównania zawartości komórek sprawozdań były drukowane kolory, należy w ustawieniach przeglądarki zaznaczyć, że kolory i obrazki tła wydruku maj ą być drukowane. Dla przeglądarek Internet Explorer wersj i 8.0 lub 9.0 i Mozilla Firefox wybieramy menu "Plik" > "Ustawienia strony". Otworzy się okno "Ustawienia strony", w którym dla przeglądarki Internet Explorer zaznaczamy opcj ę "Drukuj kolory i obrazy tła", dla przeglądarki Mozilla Firefox zaznaczamy opcj ę "Drukuj tło (kolory i obrazki)". Dla przeglądarki Internet Explorer wersj i 6.0 lub 7.0 wybieramy menu "Narzędzia" > "Opcj e internetowe". Otworzy się okno "Opcj e internetowe", w którym na zakładce Zabezpieczenia zaznaczamy opcj ę "Drukuj kolory i obrazy tła". Przeglądanie historii sprawozdania Dla sprawozdań jednorazowych istnieje możliwość przeglądania historii zmian sprawozdania. Na liście zaznaczamy sprawozdanie i wykonujemy operację Historia zmian sprawozdania:. Pojawi się okno "Historia zmian sprawozdania", zawierające informacje o czasie dokonania zmiany, rodzaju zmiany (utworzenie, modyfikacj a, przekazanie, cofnięcie przekazania, zatwierdzenie, cofnięcie zatwierdzenia) oraz informację o osobie, która tych zmian dokonała: 227

230 Sprawozdania jednorazowe Szczegółowe dane poszczególnych wersji można zaprezentować w przeglądarce wybierając operację Prezentacj a sprawozdania lub porównać pomiędzy sobą poprzez wybranie operacji Porównanie sprawozdań, a następnie wskazanie drugiego sprawozdania do porównania. Wynik porównania pojawi się w oknie przeglądarki. Raport kompletności Aby sprawdzić jaki jest stan zbierania sprawozdań jednorazowych, wykonujemy operację Raport kompletności:. W oknie "Raport kompletności" określamy parametry wykonania raportu kompletności. 228

231 Sprawozdania jednorazowe Decydujemy, czy raport ma zawierać tylko te jednostki, które nie przekazały jeszcze sprawozdania (opcja Wykaz j ednostek, dla których brak sprawozdań) czy też wszystkie wraz z informacją czy przekazały czy nie (opcja Wykaz wszystkich j ednostek). Uwaga! Niezależnie od zaznaczenia j ednej z tych opcj i, j eżeli żaden formularz, dla którego robimy kompletność, nie dotyczy j akiej ś j ednostki, to j ednostka ta nie j est uj mowana w raporcie. Raport może zostać wyświetlony w oknie przeglądarki (opcja Format HTML) lub zapisany w formacie xls czyli udostępniony w Excelu (opcja Format Excel). Zaznaczenie opcji Wysyłaj komunikaty do j ednostek, które nie wczytały sprawozdań spowoduje otwarcie edytowalnego pola z treścią komunikatu (ponaglenia), jaki będzie wysłany po wykonaniu raportu do użytkowników, którzy nie dostarczyli jeszcze sprawozdań oraz jego wysłanie po wykonaniu raportu. 229

232 Sprawozdania jednorazowe Domyślna treść komunikatu z raportu kompletności, o braku sprawozdań, zawiera zdefiniowane zmienne, w które na podstawie wyliczeń w trakcie wykonania raportu, wstawiane są odpowiednie wartości. Nazwa zmiennej w tekście komunikatu znajduje się w ciągu znaków, który rozpoczyna się od ciągu '${' i kończy się na znaku '}' (np. '${zmiennaprzykladowa}'). Są to zmienne: nazwaplacowki, sprawozdania, datawystzdarzenia. W przypadku edycji/zmiany treści komunikatu i pozostawieniu ww. zmiennych, zostaną one odpowiednio wypełnione. Wszelkie dodane nowe zmienne, nie wymienione w powyższych, nie zostaną wypełnione wartościami i zostaną potraktowane jak zwykły tekst. Sekcja Lista woj ewództw do wykonania raportu jest dostępna tylko podczas sprawdzania kompletności na poziomie Ministerialnym. Za pomocą ikony wprowadzamy na listę interesujące nas województwa. Nie wybranie żadnej opcji powoduje, że raport jest wykonywany dla wszystkich województw. W sekcji Lista formularzy do wykonania raportu musimy wskazać (za pomocą ikony przynajmniej jeden formularz, dla którego zostanie sprawdzona kompletność. ) Wynik sprawdzania kompletności zostanie wyświetlony w nowym oknie (lub w zależności od naszej decyzji zapisany do pliku xls). Jeśli wykonamy raport w wersji HTML, to dodatkowo uzyskamy informacje o statusie podpisu elektronicznego (dla podpisanych sprawozdań). W kolumnie danego sprawozdania obok statusu poprawności sprawozdania pojawia się ikona informująca o statusie podpisu. Podpis elektroniczny może być: niezweryfikowany, błędny lub poprawny. 230

233 Sprawozdania jednorazowe Raport zawiera na końcu podsumowanie. Niepoprawne reguły w sprawozdaniu W przypadku sprawozdania, które zostało zweryfikowane za pomocą reguł i w wyniku sprawdzenia okazało się, że nie wszystkie reguły są spełnione, możemy wyświetlić na formularzu sprawozdania informację o nieprawidłowościach, które się pojawiły. 231

234 Sprawozdania jednorazowe W tym celu zaznaczamy sprawozdanie na liście i wykonujemy operację Niepoprawne reguły w sprawozdaniu:. Pojawi się lista, zawierająca niepoprawnie zwalidowane reguły w sprawozdaniu. Komórki, których dotyczy niespełniona reguła, są wyróżnione kolorem pomarańczowym. Jeżeli dla sprawozdania nie została spełniona więcej niż jedna reguła, to aby uzyskać informację o kolejnych z nich wskazujemy następną regułę widoczną w górnej części okna. 232

235 Lista zadań Lista zadań System umożliwia wykonywanie zadań w tle. Wszystkie zadania uruchomione w ten sposób można podejrzeć na liście zadań. Aby wejść na listę zadań, które wykonywane są lub były w tle, w głównym oknie wybieramy ikonę (ikona ta przybiera inny wygląd, gdy na liście zadań znajduje się zadanie, którego wynik nie został pobrany). Pojawi się okno "Lista zadań": Na liście zadań pojawiają się zadania, których zainicjowanie wykonał użytkownik sam, np.: "Obliczanie wartości miernika efektywności", "Eksport do pakietu statystycznego zbiorów" lub "Generacja pliku RTF zawierającego mapy" lub zadania wykonywane automatycznie np. zadanie wykonania eksportu do pakietu statystycznego, które jest automatycznie generowane podczas zatwierdzania zbioru centralnego. Odszukujemy zadanie na liście i sprawdzamy czy status zadania wskazuje na to, że zostało ono zakończone. Aby pobrać wynik wykonania zadania (plik zawierający dane wyeksportowane do pakietu statystycznego, lub plik zawierający mapy) wybieramy ikonę zapisany na dysku komputera.. Po wskazaniu lokalizacji plik zostanie Aby zobaczyć szczegółowe informacje na temat wykonywanego zadania wybieramy ikonę się okno "Szczegóły zadania":. Pojawi 233

236 Lista zadań Będąc na liście zadań możemy ponownie wykonać dane zadanie, wybierając operację Wykonaj ponownie zadanie. Wykonać ponownie możemy zadanie, które ma jeden ze statusów: "Zakończone poprawnie", "Zakończone błędem". Aby usunąć zadanie z listy, wybieramy ikonę. Nie możemy jednak usuwać zadań wykonanych "automatycznie", ale jedynie zainicjowanych przez użytkownika. 234