Wzór sprawozdania okresowego z realizacji programu operacyjnego

Transkrypt

1 Załącznik nr II a Wzór sprawozdania okresowego z realizacji programu operacyjnego I. Informacje wstępne PROGRAM OPERACYJNY Cel: Kwalifikowany obszar: Konwergencja NUTS 2 Województwo Świętokrzyskie Okres programowania: Numer programu (CCI): Nazwa programu: CCI2007PL161PO018 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata SPRAWOZDANI E OKRESOWE Z WDRAŻANIA PROGRAMU Numer sprawozdania 1) : II/2013/RPO/26 Okres sprawozdawczy: r r. 1 Półrocze/rok/program/dla RPO oznaczenie województwa wg statystyki GUS od 02 (woj. dolnośląskie) do 32 (woj. zachodniopomorskie). Przykład: I/2007/RPO/02 oznacza sprawozdanie za pierwsze półrocze 2007 roku z realizacji RPO woj. dolnośląskiego, albo: II/2007/POKL - sprawozdanie za drugie półrocze 2007 roku z realizacji POKL. 1

2 Spis treści Załącznik nr II a Realizacja i analiza postępów Informacja na temat postępów rzeczowych programu operacyjnego Informacje finansowe Opis istotnych problemów we wdrażaniu oraz podjętych środków zaradczych Informacje o przeprowadzonych kontrolach w trakcie realizacji programu w okresie sprawozdawczym Oświadczenie instytucji zarządzającej o przestrzeganiu prawa wspólnotowego podczas realizacji programu Zgodność realizowanego programu z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych Zgodność programu z zasadami pomocy publicznej Informacja o realizacji dużych projektów Informacja nt. wykorzystania pomocy technicznej Wypełnianie zobowiązań w zakresie promocji i informacji Oświadczenie Instytucji Zarządzającej

3 II. Przegląd realizacji programu operacyjnego w okresie objętym sprawozdaniem 1. Realizacja i analiza postępów 1.1 Informacja na temat postępów rzeczowych programu operacyjnego Tabela 1. Postęp rzeczowy programu operacyjnego 3) Tabela wskaźników produktu i rezultatu z podziałem na osie i działania w ramach Programu stanowi załącznik do niniejszego sprawozdania (tabela w formacie xls). Informacje o postępie w realizacji wskaźników rzeczowych zostały podane w ujęciu kumulatywnym. Osiągnięte wartości wskaźników oparte są na danych dotyczących operacji zakończonych, tzn. takich dla których zatwierdzono wniosek o płatność końcową. Poniższy wykres obrazuje ilość zawartych umów oraz zakończonych projektów w ramach poszczególnych osi priorytetowych Źródło: opracowanie własne na podstawie na podstawie KSI SIMIK (07-13) Do końca okresu sprawozdawczego zakończono realizację 924 projektów. W wyniku zrealizowanych projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata utworzono 2 877,29 miejsca pracy brutto (w Osi ,29 etatów, w Osi 2 172,5 etatów, w Osi 3-1 etat, w Osi 4-34,25 etatu, w Osi 5-438,25 etatów i w Osi 6 34 etaty, wybudowano 69 km dróg gminnych; zmodernizowano 383,58 km dróg, w tym: wojewódzkich - 31,93 km, 209,33 km - powiatowych oraz 142,32 km dróg gminnych, powstało 16,98 km ścieżek rowerowych. Utworzone zostało 107,94 ha terenów inwestycyjnych, co wpłynie na poprawę wizerunku województwa, jako regionu atrakcyjnego dla inwestorów. Zmodernizowano 30,10 km oraz wybudowano 501,48 km sieci wodociągowej w wyniku czego osoby przyłączono do tejże sieci. W rezultacie wybudowania 594,38 km sieci kanalizacji sanitarnej osób uzyskało dostęp do 3

4 kanalizacji.355 osób zabezpieczono przed powodzią. Zakończyła się realizacja 43 projektów z zakresu infrastruktury edukacyjnej w wyniku czego uczniów może korzystać z efektów zrealizowanych projektów. 117,92 ha poddano rewitalizacji, co znacząco poprawi wizerunek miast i miasteczek w województwie. 1.2 Informacje finansowe Dane o postępie finansowym zostały zaprezentowane w tabelach w Załączniku II b. Poniższy wykres przedstawia % realizacji zobowiązań UE na lata w ramach poszczególnych osi priorytetowych RPOWŚ (wg: podpisanych umów, wydatków wykazanych we wnioskach o płatność oraz poświadczonych wydatków) Źródło: opracowanie własne na podstawie Tabeli 1. Stan wdrażania programu operacyjnego według osi priorytetowych na dzień r. (załącznik II b) oraz na podstawie Karty Informacyjnej Deklaracji Wydatków RPSW.IZ.UMWSW_-D12/13-00) KSI SIMIK (07-13) Najwyższy stopień realizacji zobowiązań UE na lata zarówno pod względem podpisanych umów, wydatków wykazanych we wnioskach o płatność oraz poświadczonych wydatków wykazuje Oś priorytetowa 5, a najniższy Oś priorytetowa 2. Poniższy wykres obrazuje wzrost ilości wniosków ocenionych pod względem formalnym, podpisanych umów oraz złożonych wniosków o płatność, w okresie r. 4

5 Źródło: opracowanie własne na podstawie na podstawie KSI SIMIK (07-13) 2. Opis istotnych problemów we wdrażaniu oraz podjętych środków zaradczych W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego nie zidentyfikowała istotnych problemów we wdrażaniu Programu, w związku z tym nie zostały podjęte żadne środki zaradcze. 3. Informacje o przeprowadzonych kontrolach w trakcie realizacji programu w okresie sprawozdawczym 3.1 Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli realizacji programu W okresie sprawozdawczym w ramach RPOWŚ nie były prowadzone kontrole systemowe. 3.2 Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli realizacji projektów W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. Instytucja Zarządzająca RPOWŚ przeprowadziła 340 kontroli realizacji projektów (11 kontroli doraźnych, wszystkie pozostałe kontrole miały charakter planowany). Na dokumentach przeprowadzono jedną kontrolę, pozostałe kontrole zostały zrealizowane na miejscu realizacji projektu, (ew. w siedzibie beneficjenta)). Dotychczas IZ przeprowadziła 136 kontroli trwałości projektu, 134 w ramach osi priorytetowej 1 i 2 w ramach osi priorytetowej 3. Ponadto przeprowadzono 1 wizytę monitorującą. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono 142 kontrole na koniec realizacji 5

6 projektu. W 2013 roku przeprowadzono 99 kontroli trwałości projektów. 97 w ramach Osi priorytetowej 1, oraz 2 w ramach osi priorytetowej 3. Nazwa priorytetowej osi Oś 1. Rozwój przedsiębiorczości Nazwa działania Dz. 1.1 Bezpośrednie wsparcie sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw Dz. 1.2 Tworzenie i rozwój powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw Liczba przeprowadzonych Liczba przeprowadzonych kontroli w okrsie kontroli od sprawozdawczym początku realizacji RPOWŚ Oś 2. Wsparcie innowacyjności, budowa społeczeństwa informacyjnego oraz wzrost potencjału inwestycyjnego regionu Oś 3. Podniesienie jakości systemu komunikacyjnego regionu Oś 4. Rozwój infrastruktury ochrony środowiska i energetycznej Oś. 5 Wzrost jakości infrastruktury społecznej oraz inwestycje w dziedzictwo kulturowe, turystykę i sport Oś 6. Wzmocnienie ośrodków miejskich i rewitalizacja małych miast Dz Tworzenie i rozbudowa Funduszy 6 20 pożyczkowych i gwarancyjnych Dz. 1.4 Wsparcie inwestycyjne dla 7 9 instytucji otoczenia biznesu Dz. 2.1 Rozwój innowacji oraz wspieranie 7 17* działalności dydaktycznej i badawczej szkół wyższych oraz placówek sektora badania i rozwój Dz. 2.2 Budowa infrastruktury społeczeństwa informacyjnego Dz. 2.3 Promocja gospodarcza i turystyczna regionu Dz. 2.4 Tworzenie kompleksowych 2 7 terenów inwestycyjnych Dz. 3.1 Rozwój nowoczesnej infrastruktury komunikacyjnej o znaczeniu regionalnym i ponadregionalnym Dz. 3.2 rozwój systemów lokalnej infrastruktury komunikacyjnej Dz. 4.1 Rozwój regionalnej infrastruktury 5 37 ochrony środowiska i energetycznej Dz. 4.2 Rozwój systemów lokalnej infrastruktury ochrony środowiska i energetycznej Dz. 5.1 Inwestycje w infrastrukturę 6 29 ochrony zdrowia Dz. 5.2 Podniesienie jakości usług publicznych poprzez wspieranie placówek edukacyjnych i kulturalnych Dz. 5.3 Inwestycje w sferę dziedzictwa 8 67 kulturowego, turystyki i sportu Dz. 6.1 wzmocnienie regionalnych i subregionalnych 5 17 ośrodków wzrostu Dz. 6.2 Rewitalizacja małych miast

7 Dz. 7.1 Wsparcie procesu wdrażania 8 30 Oś 7. Pomoc Dz. 7.2 Działania informacyjne i 4 17 techniczna promocyjne Razem dla RPOWŚ * raport OracleBI Discoverer dotyczący kontroli przeprowadzonych w roku 2012 zawierał błąd w przypadku kontroli zrealizowanych w ramach Działania 2.1. podając 11 kontroli podczas, gdy faktycznie było ich 10. We wszystkich przypadkach kontrola na dokumentach dotyczyła wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, m.in. wniosków o płatność, dokumentacji przetargowej, dokumentów księgowych, etc. kontrolowano 100 % dokumentów. Termin kontrola realizacji projektów współfinansowanych w ramach RPOWŚ opisuje i obejmuje trzy komplementarne względem siebie procesy. Procesy te to: 1) kontrola/weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność; 2) kontrola/weryfikacja dokumentów załączonych do wniosku beneficjenta o płatność, potwierdzających poniesienie wydatków w związku z realizacja projektu. 3) Kontrola na miejscu realizacji projektu (ew. w siedzibie beneficjenta). Wszystkie wymienione powyżej elementy służą obligatoryjnej weryfikacji wydatków w rozumieniu art. 60 lit. b Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Zgodnie z przepisami art. 13, ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, weryfikacje wydatków i projektów (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym) polegają w szczególności na: a) weryfikacji wszystkich wniosków o płatność składanych przez beneficjentów, b) kontroli projektów na miejscu, która może być przeprowadzana na próbie projektów. Z uwagi na fakt, iż w przypadku RPOWŚ nie przewidziano w procesie wdrażania udziału Instytucji Pośredniczących (Instytucji Wdrażających) Instytucja Zarządzająca nie realizuje kontroli systemowej w rozumieniu art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Co do zasady, Kontrola/weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność dokonywana jest przez Oddział Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ według procedur opisanych w Instrukcji Wykonawczej. Kontroli/weryfikacji podlega 100 % wniosków beneficjenta o płatność. Zamknięcie pomocy i ostateczne rozliczenie projektu następuje w momencie pozytywnej kontroli/weryfikacji wniosku o płatność końcową i oznacza poświadczenie, iż sprawdzeniu poddane były wszystkie wnioski beneficjenta o płatność pośrednią w ramach realizowanego projektu, a efektem tej kontroli/weryfikacji była decyzja o akceptacji wniosków. Kontrola/weryfikacja wniosku beneficjenta o płatność końcową nie wymaga przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu. W przypadku projektów realizowanych w ramach I i VII Osi priorytetowych RPOWŚ kontroli/weryfikacji podlegało 100% dokumentów załączonych do wniosku beneficjenta o płatność. Dopuszczona była również możliwość składania wniosku o płatność bez załączenia wszystkich kopii dokumentów poświadczających wydatki zgodnie z metodologią opisana w Rocznym Planie Kontroli RPOWŚ , na 2012 rok. Wraz z wnioskiem o płatność Beneficjent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia o prawdziwości poniesionych kosztów/wydatków oraz do posiadania oryginałów dokumentacji finansowej wyszczególnionej we wniosku o płatność. 7

8 W ramach kontroli realizowane są wizyty monitoringowe. Wizyta monitoringowa służy wywiązaniu się przez IZ RPOWŚ z obowiązku monitorowania na bieżąco stanu przygotowania projektów indywidualnych, w tym monitorowania przygotowania projektu na miejscu. Wizyta monitoringowa jest przeprowadzana w przypadku każdego projektu indywidualnego co najmniej raz w roku. Wizyty monitoringowe prowadzone są co najmniej raz w roku również w przypadku projektów dot. inżynierii finansowej. Wizyta monitoringowa może zostać każdorazowo zastąpiona kontrolą w trakcie realizacji projektu. W ramach przyjętego systemu kontroli w ramach IZ RPOWŚ nie stosuje się dodatkowych mechanizmów weryfikacji dokumentacji. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono 3 kontrole doraźne zamówień publicznych na dokumentach. W tym: - 1 kontrola w ramach osi 3, - 2 kontrole w ramach osi 5. W ramach RPOWŚ nie istnieje żaden dodatkowy mechanizm weryfikacji np. tylko pzp. Przestrzeganie przepisów z zakresu pzp weryfikowane jest w trakcie kontroli doraźnych lub na dokumentach. Ponadto kontroli pzp podlega 100% projektów w trakcie kontroli na zakończenie realizacji. Powyższe kontrole zostały przeprowadzone zgodnie z procedurą przewidzianą w Rocznym Planie Kontroli dla kontroli na dokumentach. W ramach RPOWŚ w trakcie kontroli dokumentacji weryfikacji podlega całość dokumentacji poświadczającej poniesienie wydatków. Do wniosku o płatność załączane są następujące dokumenty: - faktury (inne równoważne dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu) - potwierdzenia przekazania środków (wyciągi bankowe), - Umowy z wykonawcami prac/ dostawcami urządzeń, - protokoły odbioru prac/ dostawy urządzeń, W przypadku wynagrodzeń dokumentami są dodatkowo: listy płac, umowy o pracę, karty czasu pracy (w przypadku częściowego zaangażowania pracownika) deklaracje ZUS, potwierdzenia zapłaty pensji, ZUS i US. W przypadku zakupu używanych środków trwałych i nieruchomości oświadczenia poprzednich właścicieli o nieotrzymaniu dofinansowania w ciągu ostatnich 7 lat oraz wycenę rzeczoznawcy. Co do zasady, kontrola na miejscu realizacji projektu (ew. w siedzibie beneficjenta) dokonywana była w oparciu o Metodologię wyboru projektów do kontroli według czynników ryzyka. Metodologia została dokładnie opisana w Rocznym Planie Kontroli RPOWŚ na 2013 rok. Kontrola na miejscu realizacji projektów badała przede wszystkim jego postęp rzeczowy oraz poziom realizacji założonych we wniosku aplikacyjnym wskaźników produktu i rezultatu. Kontrola na miejscu realizacji projektu obejmować również mogła kontrolę/weryfikację dokumentacji finansowej, w celu m. in. sprawdzenia, czy przedłożone z wnioskiem beneficjenta o płatność kopie dokumentów odpowiadały przechowywanym przez beneficjenta oryginałom. Ogólne założenia dotyczące działań kontrolnych związanych z procesem kontroli realizacji projektu na miejscu/w siedzibie beneficjenta są zgodne z Rocznym Planem Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata zakres przedmiotowy kontroli projektu dotyczy w szczególności: zgodność realizacji projektu z umową i harmonogramem, 8

9 weryfikacji wykorzystania środków w ramach realizowanego projektu, zgodność danych przekazanych we wniosku o płatność w części dot. postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, procedur udzielanych zamówień publicznych związanych z realizacją projektu, sposobu realizacji działań promocyjnych, sposobu i zasad prowadzenia dokumentacji dotyczącej umowy oraz jej udostępniania, przechowywania i archiwizowania, Czas trwania kontroli: nie mniej niż 1 dzień w przypadku kontroli na zakończenie projektu i kontroli w trakcie trwania projektu. Kontrola postępu rzeczowego i osiągnięcia poziomu wskaźników produktu i rezultatu. W przypadku dokumentacji dotyczącej rzeczowego postępu w realizacji projektu oraz poziomu realizacji wskaźników kontroli podlegało 100% dokumentów, na podstawie których możliwe jest wiarygodne oszacowanie tych wartości. W rzeczowym zakresie, szczegółowemu sprawdzeniu w przypadku kontroli w trakcie realizacji projektu, podlegała zgodność dokumentów i stanu faktycznego przedstawionych przez beneficjenta z informacjami zawartymi w sprawozdaniu z realizacji projektu. Kontrola dokumentacji finansowej Kontrole pośrednie Podczas kontroli w trakcie realizacji projektu weryfikacji podlegają dokumenty ujęte we wszystkich złożonych dotychczas w ramach projektu wnioskach o płatność. Kontroli może zostać poddanych 100 % dokumentów załączonych przez beneficjenta do wniosku/wniosków o płatność (lub ujętych w zestawieniu) albo próba dokumentów wybrana zgodnie z metodologią opisaną rocznym planie kontroli RPOWŚ na 2013 rok. Badanie może zostać przeprowadzone na próbie tylko i wyłącznie jeżeli liczba dokumentów księgowych, które należałoby poddać badaniu jest większa niż 20. Kontrole na zakończenie realizacji projektu. W trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu kontroli poddawane są co do zasady wszystkie dokumenty księgowe zgromadzone w związku z realizacją projektu, które zostały ujęte we wszystkich złożonych przez beneficjenta wnioskach o płatność (także w przypadku gdy beneficjent załączył kopie tych dokumentów do wniosku o płatność). Jeżeli część dokumentów księgowych została już skontrolowana podczas kontroli w trakcie realizacji projektu, zespół kontrolujący przyjmuje wyniki poprzedniej kontroli w danym zakresie, a informacja o tym fakcie zostaje ujęta w informacji pokontrolnej. Zespół kontrolujący może zawsze poddać kontroli 100 % dokumentów księgowych związanych z realizacją danego projektu. Informacja o wyborze sposobu badania (100 % dokumentów albo tylko dokumenty, które nie były badane podczas kontroli w trakcie realizacji projektu) zostaje ujęta w programie kontroli sporządzanym przed rozpoczęciem kontroli. Zespół kontrolny każdorazowo określa zakres przedmiotowy kontroli, biorąc pod uwagę charakter i specyfikę projektu. Przy tworzeniu zakresu kontroli posiłkuje się Informacją wewnętrzną na temat kontrolowanego projektu, wypełnianą przez poszczególne komórki organizacyjne UMWŚ zaangażowane w proces wdrażania RPOWŚ. Każdorazowo po zakończeniu kontroli zespół kontrolujący sporządzał informację pokontrolną oraz formułowane były zalecenia pokontrolne (w przypadku, gdy na kontroli stwierdzono 9

10 nieprawidłowości). Zalecenia kierowane były do beneficjenta. Beneficjent zobowiązany był do wdrożenia zaleceń pokontrolnych w ciągu 14 dni od daty otrzymania zaleceń, chyba że zapisy we wniosku aplikacyjnym i w umowie o dofinansowanie stanowią inaczej (np. dot. realizacji założonych w projekcie wskaźników). Weryfikacji stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych dokonywano na podstawie sprawozdania z wdrożenia zaleceń pokontrolnych jakie beneficjent przekazywał do Oddziału Kontroli, do niniejszego sprawozdania załączane były np. ksera dokumentów potwierdzających wdrożenie zaleceń. Zgodnie z zapisami Rocznego Planu Kontroli w 2013 roku planuje się przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji 100% projektów, w których beneficjent złoży poprawnie wypełniony wniosek o płatność końcową, zatwierdzony przed 18 października Wybór projektów objętych kontrolą odbywa się według zasad opisanych w Rocznego Planu Kontroli. Z kontroli na próbie na zakończenie na miejscu realizacji projektu wyłączone są projekty w ramach 1 i 7 Osi priorytetowej. Spośród najczęściej powtarzających się nieprawidłowości wskazano uchybienia w realizacji obowiązków informacyjnych i promocyjnych przez beneficjentów oraz brak realizacji wskaźników założonych w projekcie, naruszenie procedury zamówień publicznych, rozbieżności w wartościach faktur złożonych do wniosku o płatność, z fakturami figurującymi u beneficjenta, brak ofert na zakup oraz protokołów odbioru maszyn, brak kart gwarancyjnych do zakupionych maszyn i urządzeń, nieścisłości w dokumentacji finansowej oraz zobowiązaniach cywilno-prawnych, niewłaściwa agregacja wskaźników, rozbieżności w kosztorysach ofertowych i w kosztorysach powykonawczych, składanie niezgodnych z prawdą oświadczeń. Wszyscy beneficjenci zobowiązali się do niezwłocznego wdrożenia zaleceń pokontrolnych. Działaniami pokontrolnymi zostały objęte wszystkie projekty, w których przewidziane było wdrożenie zaleceń pokontrolnych. Nie prowadzi się odrębnych kontroli wdrożenia zaleceń pokontrolnych. Wdrożenie zaleceń sprawdza się administracyjnie na podstawie dokumentów oraz podczas kontroli na miejscu (jako jeden z elementów kontroli realizacji projektu/trwałości). Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych nie jest rejestrowana w KSI SIMIK jako oddzielna kontrola. Do 31 grudnia 2013 IZ RPOWŚ nie ujawniła przypadków zasadniczych modyfikacji projektów zgodnie z art. 57 rozporządzenia nr 1083/ Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli krzyżowej Oddział Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ przeprowadza kontrole krzyżowe programu oraz kontrole krzyżowe horyzontalne z projektami PROW i PO RYBY na dokumentach załączonych do wniosków o płatność, których celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPOWŚ natomiast Oddział Kontroli przeprowadza kontrole krzyżowe horyzontalne z projektami PROW i PO RYBY na miejscu i na dokumentach w siedzibie Beneficjenta i/lub miejscu realizacji projektu. Kontrole krzyżowe programu prowadzone są z wykorzystaniem danych zawartych w KSI SIMIK Identyfikacja beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach 10

11 RPOWŚ dokonywany jest w oparciu o Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Kontrole krzyżowe horyzontalne z projektami PROW i PO RYBY prowadzone są z wykorzystaniem danych dostępnych w systemie OFSA oraz aplikacji RYBY , do których dostęp mają Kierownicy: Oddziału Kontroli oraz Oddziału Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ oraz przy wykorzystaniu danych nierejestrowanych w OFSA PROW a przekazywanych IZ RPOWŚ w każdym miesiącu przez IK RPO na zewnętrznych nośnikach danych. Dla zapewnienia kontroli krzyżowej horyzontalnej, mającej na celu wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków na podstawie dokumentów finansowoksięgowych przedkładanych równolegle w ramach RPOWŚ i PROW lub PO RYBY , Oddział Kontroli zapewnia sprawdzanie w trakcie kontroli na miejscu występowania na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) adnotacji instytucji wdrażających PROW o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata oraz adnotacji instytucji wdrażającej PO RYBY o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich Adnotacje te potwierdzają fakt przedłożenia faktur do refundacji w ramach PROW lub PO RYBY , w związku z czym zespół kontrolny w ramach czynności kontrolnych ustala czy wydatki zostały zrefundowane. Jednocześnie prowadzona jest szczegółowa weryfikacja duplikatów faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w celu stwierdzenia faktu, czy oryginał dokumentu nie posłużył rozliczeniu wydatków w jednym programie a duplikat w innym. W przypadku, kiedy Oddział Kontroli nie przeprowadza kontroli na zakończenie na miejscu realizacji projektu (w przypadku kontroli na próbie projektów) weryfikacja takiego projektu pod kątem kontroli krzyżowej z PROW i PO RYBY następuje za pomocą danych dostępnych w systemie OFSA i aplikacji RYBY oraz danych przekazywanych przez IK RPO na zewnętrznych nośnikach danych jeżeli zidentyfikowany na podstawie numeru NIP Beneficjent realizuje projekt w ramach PROW lub PO RYBY dokonywane jest porównanie zestawień dokumentów księgowych zarejestrowanych w KSI SIMIK i OFSA oraz aplikacji RYBY Dodatkowo w takim przypadku IZ RPOWŚ występuje z wnioskiem o dane z faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej nie uwzględnione w systemach informatycznych do właściwych instytucji systemu wdrażania PROW i/lub PO RYBY. W przypadku stwierdzenia wystąpienia dokumentów o tym samym numerze kierownik Oddziału Kontroli zarządza kontrolę doraźną w siedzibie Beneficjenta, informując o tym fakcie instytucję właściwą w zakresie zarządzania PROW lub PO RYBY Kontrola doraźna u Beneficjenta, w przypadku wystąpienia dokumentów o tym samym numerze w ramach RPOWŚ i PROW lub PO RYBY, poprzedzona jest wystąpieniem do właściwej instytucji systemu wdrażania PROW lub PO RYBY z wnioskiem o przekazanie kopii konkretnej faktury lub dokumentu o równorzędnej wartości dowodowej. W przypadku stwierdzenia podwójnego finansowania wydatków IZ RPOWŚ powiadamia o tym fakcie niezwłocznie właściwe instytucje systemu wdrażania PROW lub PO RYBY. Fakt przeprowadzania kontroli krzyżowej z projektami PROW i PO RYBY rejestrowany jest we właściwym module KSI SIMIK

12 Oddział Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ dokonuje kontroli podwójnego finansowania wydatku w oparciu o dane zarejestrowane w KSI SIMIK z dokumentów poświadczających poniesione wydatki lub z zestawień tych dokumentów, załączanych do wniosków o płatność danego beneficjenta, pod kątem przedkładania do sfinansowania więcej niż jeden raz tego samego dokumentu finansowo-księgowego. Kontroli takiej podlega 100 % wniosków o płatność oznacza to, że sprawdzane jest, czy Beneficjent nie przedkłada do refundacji więcej niż raz tego samego wydatku, ponoszonego w związku z realizacją tego samego projektu, ale w ramach rozliczania różnych wniosków o płatność (np. raz w ramach wniosku o płatność pośrednią i ponownie w ramach wniosku o płatność końcową). Kontroli krzyżowej programu podlegają co do zasady wszyscy beneficjenci realizujący więcej niż jeden projekt w ramach RPOWŚ Kontrole te przeprowadzane są przez Oddział Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ w oparciu o dane zarejestrowane w KSI SIMIK z dokumentów poświadczających poniesione wydatki lub z zestawień tych dokumentów, załączanych do wniosków o płatność danego beneficjenta, pod kątem przedkładania do sfinansowania więcej niż jeden raz tego samego dokumentu finansowoksięgowego w ramach różnych projektów. Dodatkowo w przypadku kontroli na miejscu realizacji projektu pracownicy Oddziału Kontroli badają zgodność oryginałów dokumentów księgowych z kopiami złożonymi przez Beneficjenta do wniosku o płatność. Kierownik Oddziału Kontroli ma także każdorazowo prawo do zarządzenia przeprowadzenia kontroli krzyżowej w trybie kontroli doraźnej W 2013 roku przeprowadzonych zostało 340 kontroli. W ramach kontroli projektu, każdorazowo prowadzona jest kontrola krzyżowa z PO RYBY i PROW. Dotychczas nie zostały wykryte przypadki podwójnego finansowania wydatków. 3.4 Informacja o działaniach kontrolnych podjętych przez inne instytucje (np. NIK, KE) W okresie od 01 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku w Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata zostały przeprowadzone następujące kontrole, audyty oraz wizyty planowe: I. Urząd Kontroli Skarbowej w Kielcach (IA) a) Okres trwania: styczeń 2013 czerwiec 2013 b) Zakres: Audyt systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata c) Zalecenia oraz realizacja zaleceń przez IZ RPOWŚ : Informacje na temat planowanego sposobu postępowania Instytucji Zarządzającej w odniesieniu do poczynionych ustaleń: Kluczowy wymóg kontrolny nr 1: W oparciu o analizę ryzyka powyższy kluczowy wymóg kontrolny nie został objęty badaniem w ramach niniejszego audytu Kluczowy wymóg kontrolny nr 2: Adekwatne procedury wyboru projektów (art. 60 a) i art. 65 a) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 oraz art. 5 i art rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006). 12

13 W zakresie objętym audytem stwierdzono istnienie i funkcjonowanie procedur zapewniających, że wszystkie wnioski/projekty zostaną ocenione zgodnie z przyjętymi kryteriami, tym niemniej następujące niewielkie usprawnienia są wymagane: Ustalenie: Instytucja Zarządzająca RPO WŚ dokonuje sprawdzania dokumentacji środowiskowej oparciu o przygotowane listy kontrolne na etapie oceniania wniosku aplikacyjnego. Listy kontrolne nie obejmują wszystkich zagadnień określonych w załączniku III do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych zatwierdzonych w dniu 5 maja 2009 r. IZ na etapie kontroli po zakończeniu realizacji projektu dokonuje sprawdzenia, czy beneficjent realizuje przepisy dotyczące ochrony środowiska, czy spełnione zostały wymagania określone w decyzji środowiskowej i wymagania dotyczące oddziaływania na środowisko. Powyższa kwestia była przedmiotem ustalenia i rekomendacji zawartych w sprawozdaniu z poprzedniego audytu systemu zarządzania i kontroli (ustalenie nr ). Rekomendacja: Zaleca się zapewnienie, że listy kontrolne do weryfikacji dokumentacji środowiskowej będą obejmować będzie wszystkie zagadnienia określone w załączniku III do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych zatwierdzonych w dniu 5 maja 2009 r. Kategoria 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. oceny: Odpowiedź jednostki: System weryfikacji dokumentacji projektowej w zakresie procedur dotyczących postępowań w sprawie OOŚ dla przedsięwzięć ubiegających się o dofinansowanie w ramach RPO Województwa Świętokrzyskiego zapewnia, iż dokumentacja badana jest na każdym etapie oceny. W przypadku konkursów jednoetapowych pełna wymagana dokumentacja składana jest wraz z wnioskiem o dofinansowanie. W przypadku konkursów dwuetapowych beneficjent zobligowany jest do złożenia dokumentów związanych z oceną oddziaływania na środowisko na drugim etapie oceny wniosku. Beneficjent zobligowany jest do przedstawienia odpowiednio (w zależności od rodzaju wniosku) dokumentów związanych z oceną oddziaływania na środowisko tj.: a) Formularz do wniosku o dofinansowanie w zakresie oceny oddziaływania na środowisko, b) Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000, c) Wniosek o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia, d) Raport z oceny oddziaływania planowanego przedsięwzięcia na środowisko, e) Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia, f) Oświadczenie o dostosowaniu projektu do wymagań prawa 13

14 Stanowisko IA unijnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, g) Oświadczenie o zgodności projektu z wymaganiami prawa unijnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, h) Dokumenty potwierdzające przeprowadzenie konsultacji z odpowiednimi organami i ze społeczeństwem. Ocena powyższych dokumentów niezależnie od daty składania wniosków do kolejnych konkursów, dokonywana była w oparciu o obowiązujący stan prawny w poniższych okresach (biorąc pod uwagę, co do zasady kwalifikowalność kosztów od dnia r.): a) W okresie od 1 stycznia 2008 do 15 listopada 2008 roku wnioski były oceniane zgodnie z Wytycznymi w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych z dnia 3 czerwca 2008 roku. b) W okresie od 15 listopada 2008 wnioski były i są oceniane zgodnie z Wytycznymi w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych z dnia 5 maja 2009 roku. Sprawdzeniu podlegają elementy wskazane w liście sprawdzającej w zakresie dokumentacji OOŚ. Każdy wniosek jest wnikliwie oceniany przez oceniającego pod względem weryfikacji dokumentacji projektowej w zakresie procedur dotyczących postępowań w sprawie OOŚ dla przedsięwzięć ubiegających się o dofinansowanie w ramach RPO Województwa Świętokrzyskiego. Weryfikacja taka jest prowadzona na etapie oceny w ramach kryterium ogólno-dopuszczającego nr 1 Zgodność dokumentacji projektowej z dokumentami programowymi (RPOWŚ , Szczegółowy opis osi priorytetowych RPOWŚ) oraz regulaminem konkursu. Zapisy RPOWŚ nakładają obowiązek, iż Projekty współfinansowane w ramach programu operacyjnego będą w pełni zgodne z postanowieniami dyrektyw oceny oddziaływania na środowisko, siedliskowej i ptasiej. IZ zapewnia, iż weryfikacja dokumentacji środowiskowej projektów ubiegających się o dofinansowanie w ramach RPO WŚ na lata jest prawidłowa i pokrywa się ze wszystkimi elementami i zagadnieniami określonymi w załączniku III do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych z dnia 5 maja 2009 roku. IA przyjmuje wyjaśnienia IZ. Niemniej jednak Instytucja Zarządzająca powinna opracować listę sprawdzającą/uzupełnić kartę oceny merytoryczno technicznej wniosku o dofinansowanie, celem zapewnienia, że wszystkie zagadnienia określone w załączniku III do Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów 14

15 operacyjnych zatwierdzonych w dniu 5 maja 2009 r Kluczowy wymóg kontrolny nr 3: W oparciu o analizę ryzyka powyższy kluczowy wymóg kontrolny nie został objęty badaniem w ramach niniejszego audytu. Tym, niemniej trakcie audytu został sprawdzony stan wdrożenia rekomendacji wydanych w trakcie poprzedniego audytu systemu, w wyniku czego stwierdzono, że: Ustalenie: Instytucja Zarządzająca opracowała wytyczne/zasady kwalifikowalności dla beneficjentów RPO WŚ. IZ nie uregulowała w ww. dokumentach następujących zagadnień: sposób postępowania w przypadku stwierdzenia niedopełnienia przez Beneficjenta zasad konkurencyjności, sposobu określania wartości zakupów w ramach projektów przez Beneficjentów zobowiązanych do zachowania zasad konkurencyjności. Powyższa kwestia była przedmiotem ustalenia i rekomendacji zawartych w sprawozdaniu z poprzedniego audytu systemu zarządzania i kontroli (ustalenie nr ). Rekomendacja: Zaleca się: 1) Uzupełnić procedury o zasady postępowania w przypadku stwierdzenia niedopełnienia przez Beneficjenta zasad konkurencyjności. 2) określić zasady szacowania wartości zakupów przez Beneficjentów zobowiązanych do zachowania zasad konkurencyjności. Kategoria 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. oceny: Odpowiedź jednostki: Dyrekcja Departamentu Funduszy Strukturalnych wraz z Dyrekcją Departamentu Polityki Regionalnej ustaliła realizację zaleceń wg. kompetencji przez Departament Polityki Regionalnej. Planowana zmiana Instrukcji Wykonawczej koniec IV kwartału 2013 roku. Stanowisko IA IA akceptuje zaproponowany sposób wdrożenia rekomendacji Kluczowy wymóg kontrolny nr 4: Adekwatne kontrole zarządcze (art. 60 b), g) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 i art rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006). W zakresie objętym audytem potwierdzono istnienie i funkcjonowanie procedur: zapewniających zakończenie kontroli administracyjnych dotyczących wydatków w poszczególnych poświadczeniach przed ich certyfikacją, zapewniających, że wszystkie wnioski o płatność wraz z dokumentacją wspierającą przedłożone przez beneficjentów, będą podlegać kontrolom administracyjnym, zapewniających, że kontrole na miejscu zostaną wykonane wówczas, gdy projekt będzie odpowiednio zaawansowany w odniesieniu do postępu fizycznego i finansowego, zapewniających przechowywanie dowodów kontroli administracyjnych oraz kontroli na miejscu, włączając zakres pracy i ustalenia oraz czynności follow-up w zakresie wykrytych nieprawidłowości, zapewniających, że w przypadku, gdy kontrole na miejscu nie były wystarczające, próba operacji oparta została na adekwatnej analizie 15

16 ryzyka, a dokumenty robocze pozwalają na identyfikację wybranych transakcji, opis metody próbkowania oraz zapewniają przegląd wniosków i wykrytych niezgodności, zapewniających, że Instytucja Certyfikująca otrzymuje wszystkie potrzebne informacje o kontrolach przeprowadzonych w celu certyfikacji. W zakresie objętym audytem stwierdzono istnienie i funkcjonowanie pisemnych procedur i odpowiednich list sprawdzających w celu wykrycia wszelkich niezgodności, tym niemniej następujące niewielkie usprawnienia są wymagane: Ustalenie: Stosowane przez IZ listy sprawdzające zachowanie trwałości projektów nie zawierają: Lista sprawdzająca do kontroli trwałości projektu na miejscu zał. nr 78 do Instrukcji Wykonawczej pytań odnoszących się do dochodu wygenerowanego przez projekt w okresie trwałości, Ankieta dotycząca zabezpieczenia trwałości projektów w ramach RPOWŚ zał. nr 77 do Instrukcji Wykonawczej pytań odnoszących się do kwalifikowalności podatku VAT oraz dochodu wygenerowanego przez projekt w okresie trwałości. Rekomendacja: Zaleca się uszczegółowić procedury i mechanizmy kontrolne w sposób zapewniający weryfikację w trakcie kontroli trwałości projektów zagadnień odnoszących się do: dochodu wygenerowanego przez projekt w okresie trwałości, kwalifikowalności podatku VAT w projekcie w okresie trwałości. Kategoria 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są oceny: Odpowiedź jednostki: Stanowisko IA Ustalenie: potrzebne. Ankieta dotycząca zabezpieczenia trwałości projektów w ramach RPOWŚ zał. nr 77 oraz Lista sprawdzająca do kontroli trwałości projektu na miejscu zał. nr 78 do Instrukcji Wykonawczej zostaną uzupełnione o zagadnienia odnoszące się do: dochodu wygenerowanego przez projekt w okresie trwałości, kwalifikowalności podatku VAT w projekcie w okresie trwałości. Zmiana zostanie wprowadzona poprzez aktualizację Instrukcji Wykonawczej. Planowana zmiana Instrukcji Wykonawczej koniec IV kwartału 2013 roku. IA akceptuje zaproponowany sposób wdrożenia rekomendacji Stosownie do założeń, IZ zobowiązała się do przeprowadzenia kontroli trwałości w trybie kontroli na miejscu: w 2011 r. wszystkich projektów, dla których termin trwałości upływa w 2011 r., w 2012 r. wszystkich projektów, dla których termin trwałości upływa w 2012 r., w 2013 r. 100% projektów, dla których termin 16

17 Rekomendacja: Kategoria oceny: Odpowiedź jednostki: Stanowisko IA Ustalenie: trwałości upływa w 2013 r., za wyjątkiem tych, dla których termin trwałości upływa przed dniem 1 czerwca 2013 r., a które zostały objęte już taką kontrolą w drugim półroczu 2012 r. W trakcie audytu ustalono, że IZ do dnia r. przeprowadziła ogółem 43 kontrole trwałości projektów w trybie kontroli na miejscu, w tym: 4 kontrole, których termin trwałości upłynął w 2011 r., 28 kontroli, których termin trwałości upłynął w 2012 r., 11 kontroli, których termin trwałości upływa w 2013 r. Jednocześnie stwierdzono, że IZ nie przeprowadziła kontroli trwałości 2 projektów nr: RPSW /08 pn. Wyburzenia wysokościowe przy zastosowaniu koparki gąsienicowej wyburzeniowej, dla którego termin zakończenia okresu trwałości upłynął w dniu r., RPSW /09 pn. Zastosowanie innowacyjnych urządzeń celem wzrostu potencjału i konkurencyjności firmy GEO-BUD na rynku regionalnym, dla którego termin zakończenia okresu trwałości upłynął w dniu r. IZ przeprowadziła w dniu r. kontrolę na miejscu projektu RPSW /09 i w dniu r. potwierdziła trwałość jego realizacji. Zaleca się podjąć działania zmierzające do terminowej realizacji zadań określonych w Rocznym Planie Kontroli, w odniesieniu do kontroli trwałości projektów przeprowadzanych w trybie kontroli na miejscu. 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. Podjęto działania zmierzające do terminowej realizacji zadań określonych w Rocznym Planie Kontroli, w odniesieniu do kontroli trwałości projektów przeprowadzanych w trybie kontroli na miejscu. W porozumieniu z Oddziałami Wdrażania prowadzony jest bieżący monitoring okresu trwałości projektów w RPOWŚ. IA akceptuje zaproponowany sposób wdrożenia rekomendacji Procedury IZ przewidują weryfikację prawidłowości poniesienia wydatków przez Beneficjenta nie zobligowanego do stosowania ww. ustawy Prawo zamówień publicznych, poprzez udzielenie odpowiedzi na pytanie Nr 13 Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu Czy Beneficjent zachował zasadę konkurencyjności przy dokonywaniu zakupów, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy prawo zamówień publicznych? Pytanie to ma charakter ogólny. Lista sprawdzająca nie zawiera innych pytań zapewniających szczegółową analizę ww. zagadnienia w kontekście obowiązków nałożonych na beneficjenta w umowie o dofinansowanie tj. np. czy beneficjent: 17

18 Rekomendacja: Kategoria oceny: Odpowiedź jednostki: zamieścił zapytanie ofertowe na stronie właściwie udokumentował sposób wyboru wykonawcy. Powyższa kwestia była przedmiotem ustalenia i rekomendacji zawartych w sprawozdaniu z poprzedniego audytu systemu zarządzania i kontroli (ustalenie nr ). Zaleca się uszczegółowić procedury w ww. zakresie. 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu zostanie uzupełniona o szczegółowe pytania dotyczące zagadnienia zachowania zasad konkurencyjności. Zmiana zostanie wprowadzona poprzez aktualizację Instrukcji Wykonawczej. Planowana zmiana Instrukcji Wykonawczej koniec IV kwartału 2013 roku. Stanowisko IA IA akceptuje zaproponowany sposób wdrożenia rekomendacji Kluczowy wymóg kontrolny nr 5: Adekwatna ścieżka audytu (art. 60 c), d), f), art. 90 rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 i art. 15 rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006). W zakresie objętym audytem potwierdzono, że: dowody księgowe dla poszczególnych operacji przechowywane są na odpowiednich poziomach zarządzania i zapewniają szczegółową informację na temat wydatków rzeczywiście poniesionych we wszystkich projektach współfinansowanych u beneficjenta. System księgowy umożliwia identyfikację, zarówno beneficjentów, jak i innych organów, jak również podstawę dokonania płatności Kluczowy wymóg kontrolny nr 6: Szczegółowe ustalenia odnośnie Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07-13) zostały zawarte w Sprawozdaniu z czynności sprawdzających w zakresie bezpieczeństwa Krajowego Systemu Informatycznego KSI SIMIK Zgodnie z ww. dokumentem, kluczowy wymóg kontrolny nr 6 został oceniony w kategorii 1 System działa, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne Kluczowy wymóg kontrolny nr 7: Właściwe działania zapobiegawcze i korygujące w sytuacji wykrycia błędów systemowych przez Instytucję Audytową (art rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 i art rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006). W zakresie objętym audytem stwierdzono istnienie i funkcjonowanie procedur zapewniających odpowiedni przegląd, follow-up oraz należyte udokumentowanie wyników audytów, przeprowadzanych przez upoważnione organy zgodnie z art. 62 R. 1083/2006, tym niemniej następujące niewielkie usprawnienia są wymagane:

19 Ustalenie: W odniesieniu do Instytucji Zarządzającej w sprawozdaniach z audytu systemu za lata na dwanaście rekomendacji wydanych przez Instytucję Audytową trzy rekomendacje zostało uznane za otwarte, co stanowi 25 % ogółem wydanych rekomendacji. Wszystkie wydane przez IA rekomendacje zostały ocenione w kategorii 1. Ocena stanu wdrożenia poszczególnych rekomendacji znajduje się w rozdziale 3.5 niniejszego sprawozdania. Rekomendacja: Należy wdrożyć rekomendacje wydane przez Instytucję Audytową. Kategoria oceny: 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. Odpowiedź jednostki: Stanowisko IA Ustalenie: Stosowne zmiany zostaną wprowadzona poprzez aktualizację zapisów Instrukcji Wykonawczej oraz samych załączników. Planowana zmiana Instrukcji Wykonawczej koniec IV kwartału 2013 roku. IA akceptuje zaproponowany sposób wdrożenia rekomendacji Przeprowadzony audyt stanu wdrożenia zaleceń z audytu operacji wydanych w Rocznych sprawozdaniach audytowych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego za lata 2009, 2010, 2011 i 2012 wykazał, iż w: Rocznym sprawozdaniu audytowym RPO Województwa Świętokrzyskiego za okres od roku do dnia roku, wydano 1 rekomendację, ustalając wydatki niekwalifikowane w wysokości 6.098,54 PLN we wnioskach objętych audytem; Rocznym sprawozdaniu audytowym RPO Województwa Świętokrzyskiego za okres od roku do dnia roku, wydano 5 rekomendacji, ustalając wydatki niekwalifikowane w wysokości ,95 PLN we wnioskach objętych audytem; Rocznym sprawozdaniu audytowym RPO Województwa Świętokrzyskiego za okres od roku do dnia roku, wydano 22 rekomendacje, ustalając wydatki niekwalifikowane w wysokości ,12 PLN we wnioskach objętych audytem; Rocznym sprawozdaniu audytowym RPO Województwa Świętokrzyskiego za okres od roku do dnia roku, wydano 13 rekomendacji, ustalając wydatki niekwalifikowane w wysokości ,06 PLN we wnioskach objętych audytem. Łącznie w audytach operacji zostało wydanych 41 rekomendacji finansowych, na kwotę ,67 PLN. W wyniku audytu follow-up ustalono, że 3 rekomendacje 19

20 pozostają otwarte, co stanowi 7,32 % ogółu wydanych rekomendacji. Działania naprawcze zostały w całości zrealizowane w przypadku: 1 ustalenia (100% wydanych) w 2009 r., na kwotę 6.098,54 PLN z 6.098,54 PLN, co daje 100% wskaźnik wdrożenia; 5 ustaleń (100% wydanych) w 2010 r., na kwotę ,95 PLN z ,95 PLN, co daje 100% wskaźnik wdrożenia; 21 ustaleń (95,45% wydanych) w 2011 r., na kwotę ,71 PLN z ,12 PLN, co daje 98,68% wskaźnik wdrożenia; 11 ustaleń (84,62% wydanych) w 2012 r., na kwotę ,07 PLN z ,06 PLN, co daje 88,24 % wskaźnik wdrożenia. Łączna skorygowana wartość błędu we wnioskach objętych audytem wynosi ,27 PLN, co stanowi 94,91 % wszystkich ustalonych wydatków niekwalifikowanych w Rocznych sprawozdaniach audytowych RPO WŚw. Do pomniejszenia deklaracji wydatków do KE (dla wniosków objętych audytem) pozostała kwota ,40 PLN. Ocena stanu wdrożenia poszczególnych rekomendacji znajduje się w rozdziale 3.6 niniejszego sprawozdania. Rekomendacja: Należy wdrożyć rekomendacje wydane przez Instytucję Audytową. Kategoria oceny: 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. Odpowiedź jednostki: W dwóch przypadkach: z audytu operacji ujętych w sprawozdaniu rocznym przekazanym do Komisji Europejskiej w grudniu 2011 r, z audytu operacji ujętych w sprawozdaniu rocznym przekazanym do Komisji Europejskiej w grudniu 2012 r, do dnia dzisiejszego trwa postępowanie administracyjne. Po jego zamknięciu IZ RPOWŚ przekaże do IA stosowne informacje o podjętych działaniach naprawczych dla ww. przypadków. W przypadku z audytu operacji ujętych w sprawozdaniu rocznym przekazanym do Komisji Europejskiej w grudniu 2012 r. IZ RPOWŚ zobowiązała Beneficjenta do dokonania korekt kwoty podatku VAT kwalifikowalnego w projekcie oraz dostarczenia do IZ metodologii wyliczonej proporcji, zgodnie z art. 90 ustawy o podatku od towarów i usług. Do dnia dzisiejszego do IZ RPOWŚ nie wpłynęła odpowiedź ze strony Beneficjenta. Po otrzymaniu odpowiedzi ze strony Beneficjenta IZ RPOWŚ przekaże do IA stosowne informacje o 20

21 podjętych działaniach naprawczych dla ww. przypadków. Stanowisko IA IA akceptuje zaproponowany sposób wdrożenia rekomendacji. II. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC) a) Okres trwania: maj 2013 roku b) Zakres: Kontrola polegała na sprawdzeniu funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata oraz stosowania procedur zawartych w instrukcji wykonawczej, w tym poprawności sporządzenia dokumentów dotyczących zadeklarowanych wydatków do Komisji Europejskiej. c) Zalecenia oraz realizacja zaleceń przez IZ RPOWŚ : Informacje na temat planowanego sposobu postępowania Instytucji Zarządzającej w odniesieniu do poczynionych ustaleń: Zalecenia o średniej istotności: Obszar 3 Proces przeprowadzenia i rejestracji w KSI (SIMIK 07-13) przez IZ RPO horyzontalnych kontroli krzyżowych z projektami PROW i PO Ryby Należy dokonywać rejestracji kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i PO RYBY w systemie KSI (SIMIK 07-13) we właściwym module w zależności od typu przeprowadzonej kontroli zgodnie z zasadami ujętymi w Wytycznych MRR w zakresie procesu kontroli (...): a) dla PROW w rozdz. 7.3 pkt 12 z uwzględnieniem warunku z pkt 13, b) dla PO RYBY w rozdz. 7.4 pkt 11 z uwzględnieniem warunku z pkt Należy podjąć działania zmierzające do uzupełnienia danych w KSI (SIMIK 07-13) w zakresie przeprowadzonych kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i PO RYBY wyłącznie dla beneficjentów, którzy realizują projekty równolegle w ramach RPOWŚ i PROW oraz RPOWŚ i PO RYBY uwzględniając okres od początku 2012r. Na realizację przedmiotowego zalecenia wyznacza się termin 60 dni od dnia podpisania informacji pokontrolnej. Odpowiedź instytucji: Obszar 3 Proces przeprowadzenia i rejestracji w KSI (SIMIK 07-13) przez IZ RPO horyzontalnych kontroli krzyżowych z projektami PROW i PO Ryby Ad1). Pracownicy Oddziału Kontroli zostali pouczeni o konieczności rejestracji kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i PO RYBY w systemie KSI SIMIK zgodnie z wytycznymi MRR w tym zakresie. Ad2). Zostały uzupełnione dane w KSI SIMIK w zakresie przeprowadzonych kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i PO RYBY. Zalecenia o niskiej istotności: Obszar 1 Poprawność sporządzonego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność 1. Rozważyć możliwość wprowadzenia zmian do Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność w zakresie dopuszczenia oprócz wyciągów bankowych, innych dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty z rachunku bankowego lub dokumentów potwierdzających zapłatę gotówką za faktury/rachunki wystawione na terenie obcego państwa w innym systemie prawnym, zgodnie z przyjętą przez ORiM RPOWŚ praktyką, bądź przestrzeganie Instrukcji w przedmiotowym zakresie. 21

22 2. Rozważyć możliwość wprowadzenia zmiany do procedury 6.20 Procedura składania wniosków o płatność zawartej w Instrukcji Wykonawczej IZ RPOWŚ w kwestii dekretacji wniosków przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora DFS na Kierownika ORiM RPOWŚ zgodnie z przyjętą praktyką, bądź przestrzeganie Instrukcji Wykonawczej w przedmiotowym zakresie. 3. Wzmocnić nadzór w zakresie weryfikacji i oceny wniosków beneficjentów o płatność, w tym w zakresie sporządzania Karty oceny wniosku o płatność oraz wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13). Obszar 2 Prowadzenie rejestru obciążeń i odzyskiwanie kwot Sporządzać Zgłoszenie do Oddziału Potwierdzania Płatności kwot podlegających procedurze odzyskiwania w ramach Rejestru Obciążeń na kompletnym i całkowicie zgodnym ze wzorem załączniku do IW IZ RPOWŚ. Obszar 3 Proces przeprowadzenia i rejestracji w KSI (SIMIK 07-13) przez IZ RPO horyzontalnych kontroli krzyżowych z projektami PROW i PO Ryby Doprecyzowanie procedur zawartych w IW IZ RPOWŚ w zakresie : a) sposobu dokonywania rejestracji w KSI (SIMIK 07-13) kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i PO RYBY; b) przekazywania informacji również do IPOC na temat dokonanych ustaleń w przypadku wykrycia podwójnego finansowania wydatków przez beneficjenta realizującego projekty w ramach NSRO i PROW lub PO RYBY Należy poprawnie dokumentować przeprowadzenie kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i PO RYBY przez Oddział Kontroli odpowiedzialny za przeprowadzenie ww. kontroli poprzez udzielanie właściwych odpowiedzi w liście sprawdzającej do kontroli na miejscu. 3. Rozważyć możliwość dokonywania identyfikacji beneficjentów przed kontrolą na zakończenie na miejscu pod kątem realizacji przez beneficjentów równolegle projektów z PROW lub PO RYBY w celu umożliwienia ustalenia, czy zakres kontroli dot. weryfikacji adnotacji instytucji wdrażających PROW lub PO RYBY na dokumentach księgowych powinien podlegać weryfikacji w trakcie kontroli na miejscu. W sytuacji podjęcia decyzji o dokonywaniu identyfikacji beneficjentów wprowadzić stosowne zmiany do IW IZ w przedmiotowym zakresie. Odpowiedź instytucji: Obszar 1 Poprawność sporządzonego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność. Ad1). Zmiana zostanie wprowadzona podczas kolejnej aktualizacji Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność. Ad2). Zmiana zostanie wprowadzona podczas kolejnej aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IZ RPOWŚ. Ad3). Wzmocniono nadzór w zakresie weryfikacji i oceny wniosków beneficjentów o płatność, w tym w zakresie sporządzania Karty oceny wniosku o płatność oraz wprowadzenia danych do KSI (SIMIK 07-13). Obszar 3 Proces przeprowadzania i rejestracji w KSI (SIMIK 07-13) przez IZ RPO horyzontalnych kontroli krzyżowych z projektami PROW (07-13) i PO Ryby (07-13). Ad1). Doprecyzowane zostaną procedury przekazywania informacji do IPOC w przypadku wykrycia podwójnego dofinansowania. Ad2). Pracownicy Oddziału Kontroli zostali poinformowani o konieczności poprawnego dokumentowania przeprowadzania kontroli krzyżowych poprzez 22