Wzór sprawozdania okresowego z realizacji programu operacyjnego

Transkrypt

1 Załącznik nr II a Wzór sprawozdania okresowego z realizacji programu operacyjnego I. Informacje wstępne PROGRAM OPERACYJNY Cel: Kwalifikowany obszar: Konwergencja NUTS 2 Województwo Świętokrzyskie Okres programowania: Numer programu (CCI): Nazwa programu: CCI2007PL161PO018 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata SPRAWOZDANI E OKRESOWE Z WDRAŻANIA PROGRAMU Numer sprawozdania 1) : II/2011/RPO/26 Okres sprawozdawczy: r r. 1 Półrocze/rok/program/dla RPO oznaczenie województwa wg statystyki GUS od 02 (woj. dolnośląskie) do 32 (woj. zachodniopomorskie). Przykład: I/2007/RPO/02 oznacza sprawozdanie za pierwsze półrocze 2007 roku z realizacji RPO woj. dolnośląskiego, albo: II/2007/POKL - sprawozdanie za drugie półrocze 2007 roku z realizacji POKL. 1

2 Spis treści Załącznik nr II a Realizacja i analiza postępów Informacja na temat postępów rzeczowych programu operacyjnego Informacje finansowe Opis istotnych problemów we wdrażaniu oraz podjętych środków zaradczych Informacje o przeprowadzonych kontrolach w trakcie realizacji programu w okresie sprawozdawczym Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli realizacji programu Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli realizacji projektów Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli krzyżowej Informacja o działaniach kontrolnych podjętych przez inne instytucje (np. NIK, KE) Informacja o stwierdzonych nieprawidłowościach Informacja nt. kwot odzyskanych oraz kwot pozostałych do odzyskania Oświadczenie instytucji zarządzającej o przestrzeganiu prawa wspólnotowego podczas realizacji programu Zgodność realizowanego programu z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych Zgodność programu z zasadami pomocy publicznej Informacja o realizacji dużych projektów Informacja nt. wykorzystania pomocy technicznej Wypełnianie zobowiązań w zakresie promocji i informacji Oświadczenie Instytucji Zarządzającej

3 II. Przegląd realizacji programu operacyjnego w okresie objętym sprawozdaniem 1. Realizacja i analiza postępów 1.1 Informacja na temat postępów rzeczowych programu operacyjnego Tabela 1. Postęp rzeczowy programu operacyjnego 3) Tabela wskaźników produktu i rezultatu z podziałem na osie i działania w ramach Programu stanowi załącznik do niniejszego sprawozdania (tabela w formacie xls). Informacje o postępie w realizacji wskaźników rzeczowych zostały podane w ujęciu kumulatywnym. Osiągnięte wartości wskaźników oparte są na danych dotyczących operacji zakończonych, tzn. takich dla których zatwierdzono wniosek o płatność końcową. Poniższy wykres obrazuje ilość zawartych umów oraz zakończonych projektów w ramach poszczególnych osi priorytetowych Do końca okresu sprawozdawczego zakończono realizację 540 projektów. W wyniku zrealizowanych projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata utworzono 1 460,92 miejsca pracy brutto (1 218,04 Oś 12 Oś 2, 6,5 Oś 4, 214,38 Oś 5 oraz 10 - Oś 6), wybudowano 48,18 km dróg gminnych oraz zmodernizowano 281,18 km dróg (0,48 km dróg wojewódzkich, 153,70 km dróg powiatowych i 127 km dróg gminnych), powstało 7,18 km ścieżek rowerowych. Utworzone zostało 14,14 ha terenów inwestycyjnych, co wpłynie na poprawę wizerunku województwa, jako regionu atrakcyjnego dla inwestorów. Zmodernizowano 30,10 km oraz wybudowano 289,48 km sieci wodociągowej w wyniku czego osób przyłączono do tejże sieci. W rezultacie wybudowania 232,28 km sieci kanalizacji sanitarnej osób uzyskało dostęp do kanalizacji. 205 osób zabezpieczono przed powodzią. Zakończyła się realizacja 35 projektów z zakresu infrastruktury edukacyjnej w wyniku czego uczniów może korzystać z 3

4 efektów zrealizowanych projektów. 32,81 ha poddano rewitalizacji, co znacząco poprawi wizerunek miast i miasteczek w województwie. Szczegółowe informacje nt. rzeczowej realizacji Programu zostały zamieszczone w części Postęp w realizacji Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata Informacje finansowe Dane o postępie finansowym zostały zaprezentowane w tabelach w Załączniku II b. Poniższy wykres przedstawia % realizacji zobowiązań UE na lata w ramach poszczególnych osi priorytetowych RPOWŚ (wg: podpisanych umów, wydatków wykazanych we wnioskach o płatność oraz poświadczonych wydatków) Źródło: opracowanie własne na podstawie Tabeli 1. Stan wdrażania programu operacyjnego według osi priorytetowych na dzień r. (załącznik II b) oraz na podstawie Karty Informacyjnej Deklaracji Wydatków RPSW.IZ.UMWSW_-D09/11-00) KSI SIMIK (07-13) Najwyższy stopień realizacji zobowiązań UE na lata zarówno pod względem podpisanych umów, wydatków wykazanych we wnioskach o płatność oraz poświadczonych wydatków wykazuje Oś priorytetowa 5, a najniższy Oś priorytetowa 2. 4

5 Poniższy wykres obrazuje wzrost ilości wniosków ocenionych pod względem formalnym, podpisanych umów oraz złożonych wniosków o płatność, w okresie r. 2. Opis istotnych problemów we wdrażaniu oraz podjętych środków zaradczych W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego nie zidentyfikowała istotnych problemów we wdrażaniu Programu, w związku z tym nie zostały podjęte żadne środki zaradcze. Z powodu licznych zapytań zgłaszanych przez przedsiebiorców oraz instytucje zrzeszające przedsiebiorców, dotyczącymi możliwości aplikowania o środki dla MŚP, Instytucja Zarządzająca RPOWŚ podjęła decyzję o przesunięciu środków w wysokości EUR z Działania 1.4 Wsparcie instytucyjne dla instytucji otoczenia biznesu na realizację Działania 1.1 Bezpośrednie wsparcie sektora mikro, małych i średnich przedsiebiorstw. W związku z tym: 1. W dniu 12 września 2011 roku Komitet Monitorujący podjął Uchwałę nr 41/2011 w sprawie pozytywnego zaopiniowania decyzji Instytucji Zarządzającej w sprawie przesunięcia środków z Działania 1.4 Wsparcie instytucyjne dla instytucji otoczenia biznesu na realizację Działania 1.1 Bezpośrednie wsparcie sektora mikro, małych i średnich przedsiebiorstw. 2. W dniu 14 września 2011 r. Zarząd Województwa Świętokrzyskiego podjął Uchwałę nr 551/11 w sprawie zmiany Szczegółowego opisu osi priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata , przyjętego Uchwałą nr 2697/10 Zarządu Województwa 23 czerwca 2010 roku. Zmiany polegały na przesunięciu alokacji w wysokości EUR z Działaniami 1.4. na realizację Działania 1.1. Stosowne zmiany zostały również uwzględnione w opisach Działania 1.1. oraz Działania

6 3. Informacje o przeprowadzonych kontrolach w trakcie realizacji programu w okresie sprawozdawczym 3.1 Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli realizacji programu W 2011 roku w Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata nie zostały przeprowadzone kontrole systemowe, ani audyty wewnętrzne procedur. 3.2 Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli realizacji projektów W Urzędzie Marszałkowskim utworzono Oddział Kontroli i Oddział Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ. Oba Oddziały funkcjonują w Departamencie Funduszy Strukturalnych. Wszystkie kontrole zostały przeprowadzone na miejscu realizacji projektu oraz na dokumentacji. Za kontrolę realizacji projektów na miejscu odpowiedzialny jest Oddział Kontroli. W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2011r. Instytucja Zarządzająca RPOWŚ przeprowadziła 296 kontroli realizacji projektów (281 kontroli planowych, na koniec realizacji projektu i 11 kontroli doraźnych wszystkie kontrole na miejscu realizacji projektu, (ew. w siedzibie beneficjenta)) oraz 4 kontrole trwałości w ramach osi priorytetowej 1. Nazwa priorytetowej osi Oś 1. Rozwój przedsiębiorczości Oś 2. Wsparcie innowacyjności, budowa społeczeństwa informacyjnego oraz wzrost potencjału inwestycyjnego regionu Oś 3. Podniesienie jakości systemu Nazwa działania Dz. 1.1 Bezpośrednie wsparcie sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw Dz. 1.2 Tworzenie i rozwój powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw Dz Tworzenie i rozbudowa Funduszy pożyczkowych i gwarancyjnych Dz. 1.4 Wsparcie inwestycyjne dla instytucji otoczenia biznesu Dz. 2.1 Rozwój innowacji oraz wspieranie działalności dydaktycznej i badawczej szkół wyższych oraz placówek sektora badania i rozwój Dz. 2.2 Budowa infrastruktury społeczeństwa informacyjnego Dz. 2.3 Promocja gospodarcza i turystyczna regionu Dz. 2.4 Tworzenie kompleksowych terenów inwestycyjnych Dz. 3.1 Rozwój nowoczesnej infrastruktury komunikacyjnej o Liczba przeprowadzonych Liczba przeprowadzonych kontroli w okrsie kontroli od sprawozdawczym początku realizacji RPOWŚ **

7 komunikacyjnego regionu Oś 4. Rozwój infrastruktury ochrony środowiska i energetycznej Oś. 5 Wzrost jakości infrastruktury społecznej oraz inwestycje w dziedzictwo kulturowe, turystykę i sport Oś 6. Wzmocnienie ośrodków miejskich i rewitalizacja małych miast Oś 7. Pomoc techniczna znaczeniu regionalnym i ponadregionalnym Dz. 3.2 rozwój systemów lokalnej 29 83* infrastruktury komunikacyjnej Dz. 4.1 Rozwój regionalnej infrastruktury ochrony środowiska i energetycznej Dz. 4.2 Rozwój systemów lokalnej infrastruktury ochrony środowiska i energetycznej Dz. 5.1 Inwestycje w infrastrukturę ochrony zdrowia Dz. 5.2 Podniesienie jakości usług publicznych poprzez wspieranie placówek edukacyjnych i kulturalnych Dz. 5.3 Inwestycje w sferę dziedzictwa 24 44* kulturowego, turystyki i sportu Dz. 6.1 wzmocnienie regionalnych i subregionalnych 2 3 ośrodków wzrostu Dz. 6.2 Rewitalizacja małych miast Dz. 7.1 Wsparcie procesu wdrażania 7 15 Dz. 7.2 Działania informacyjne i promocyjne 5 9 Razem dla RPOWŚ *Jedna kontrola w ramach Działania 3.2 oraz jedna w ramach Działania 5.3 zostały przeprowadzone w poprzednim okresie sprawozdawczym, a zostały wprowadzone do KSI (SIMIK07-13) w 2011 roku. **w przypadku Działania 2.3 Program Oracle Discoverer błędnie podał liczbę kontroli na koniec 2010 roku 5, gdy faktycznie odbyły się tylko 4 takie kontrole. We wszystkich przypadkach kontrola na dokumentach dotyczyła wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, m.in. wniosków o płatność, dokumentacji przetargowej, dokumentów księgowych, etc. kontrolowano 100 % dokumentów. Termin kontrola realizacji projektów współfinansowanych w ramach RPOWŚ opisuje i obejmuje trzy komplementarne względem siebie procesy. Procesy te to: 1) kontrola/weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność; 2) kontrola/weryfikacja dokumentów załączonych do wniosku beneficjenta o płatność, potwierdzających poniesienie wydatków w związku z realizacja projektu. 3) Kontrola na miejscu realizacji projektu (ew. w siedzibie beneficjenta). Wszystkie wymienione powyżej elementy służą obligatoryjnej weryfikacji wydatków w rozumieniu art. 60 lit. b Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Zgodnie z przepisami art. 13, ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, weryfikacje wydatków i projektów (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym) polegają w szczególności na: a) weryfikacji wszystkich wniosków o płatność składanych przez beneficjentów, 7

8 b) kontroli projektów na miejscu, która może być przeprowadzana na próbie projektów. Z uwagi na fakt, iż w przypadku RPOWŚ nie przewidziano w procesie wdrażania udziału Instytucji Pośredniczących (Instytucji Wdrażających) Instytucja Zarządzająca nie realizuje kontroli systemowej w rozumieniu art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Co do zasady, Kontrola/weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność dokonywana jest przez Oddział Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ według procedur opisanych w Instrukcji Wykonawczej. Kontroli/weryfikacji podlega 100 % wniosków beneficjenta o płatność. Zamknięcie pomocy i ostateczne rozliczenie projektu następuje w momencie pozytywnej kontroli/weryfikacji wniosku o płatność końcową i oznacza poświadczenie, iż sprawdzeniu poddane były wszystkie wnioski beneficjenta o płatność pośrednią w ramach realizowanego projektu, a efektem tej kontroli/weryfikacji była decyzja o akceptacji wniosków. Kontrola/weryfikacja wniosku beneficjenta o płatność końcową nie wymaga przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu. W przypadku projektów realizowanych w ramach Działań I i VII Osi priorytetowych RPOWŚ kontroli/weryfikacji podlegało 100% dokumentów załączonych do wniosku beneficjenta o płatność. Dopuszczona była również możliwość składania wniosku o płatność bez załączenia wszystkich kopii dokumentów poświadczających wydatki zgodnie z metodologią opisana w Rocznym Planie Kontroli RPOWŚ , na 2011 rok. Wraz z wnioskiem o płatność Beneficjent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia o prawdziwości poniesionych kosztów/wydatków oraz do posiadania oryginałów dokumentacji finansowej wyszczególnionej we wniosku o płatność. W ramach przyjętego systemu kontroli w ramach IZ RPOWŚ nie stosuje się dodatkowych mechanizmów weryfikacji dokumentacji. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono 4 kontrole doraźne zamówień publicznych na dokumentach. W tym: - 2 kontrole w ramach Działania 3.1, - 1 kontrola w ramach Działania 6.1, - 1 kontrola w ramach działania 4.2. Powyższe kontrole zostały przeprowadzone zgodnie z procedurą przewidzianą w Rocznym Planie Kontroli dla kontroli na dokumentach. W ramach RPOWŚ w trakcie kontroli dokumentacji weryfikacji podlega całość dokumentacji poświadczającej poniesienie wydatków. Do wniosku o płatność załączane są następujące dokumenty: - faktury (inne równoważne dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu) - potwierdzenia przekazania środków (wyciągi bankowe), - Umowy z wykonawcami prac/ dostawcami urządzeń, - protokoły odbioru prac/ dostawy urządzeń, W przypadku wynagrodzeń dokumentami są dodatkowo: listy płac, umowy o pracę, karty czasu pracy (w przypadku częściowego zaangażowania pracownika) deklaracje ZUS, potwierdzenia zapłaty pensji, ZUS i US. W przypadku zakupu używanych środków trwałych i nieruchomości oświadczenia poprzednich właścicieli o nieotrzymaniu dofinansowania w ciągu ostatnich 7 lat oraz wycenę rzeczoznawcy. 8

9 Co do zasady, kontrola na miejscu realizacji projektu (ew. w siedzibie beneficjenta) dokonywana była w oparciu o Metodologię wyboru projektów do kontroli według czynników ryzyka. Metodologia została dokładnie opisana w Rocznym Planie Kontroli RPOWŚ na 2011 rok. Kontrola na miejscu realizacji projektów badała przede wszystkim jego postęp rzeczowy oraz poziom realizacji założonych we wniosku aplikacyjnym wskaźników produktu i rezultatu. Kontrola na miejscu realizacji projektu obejmować również mogła kontrolę/weryfikację dokumentacji finansowej, w celu m. in. sprawdzenia, czy przedłożone z wnioskiem beneficjenta o płatność kopie dokumentów odpowiadały przechowywanym przez beneficjenta oryginałom. Ogólne założenia dotyczące działań kontrolnych związanych z procesem kontroli realizacji projektu na miejscu/w siedzibie beneficjenta są zgodne z Rocznym Planem Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata zakres przedmiotowy kontroli projektu dotyczy w szczególności: zgodność realizacji projektu z umową i harmonogramem, weryfikacji wykorzystania środków w ramach realizowanego projektu, zgodność danych przekazanych we wniosku o płatność w części dot. postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, procedur udzielanych zamówień publicznych związanych z realizacją projektu, sposobu realizacji działań promocyjnych, sposobu i zasad prowadzenia dokumentacji dotyczącej umowy oraz jej udostępniania, przechowywania i archiwizowania, Czas trwania kontroli: nie mniej niż 1 dzień w przypadku kontroli na zakończenie projektu i kontroli w trakcie trwania projektu. Kontrola postępu rzeczowego i osiągnięcia poziomu wskaźników produktu i rezultatu. W przypadku dokumentacji dotyczącej rzeczowego postępu w realizacji projektu oraz poziomu realizacji wskaźników kontroli podlegało 100% dokumentów, na podstawie których możliwe jest wiarygodne oszacowanie tych wartości. W rzeczowym zakresie, szczegółowemu sprawdzeniu w przypadku kontroli w trakcie realizacji projektu, podlegała zgodność dokumentów i stanu faktycznego przedstawionych przez beneficjenta z informacjami zawartymi w sprawozdaniu z realizacji projektu. Kontrola dokumentacji finansowej Kontrole pośrednie Podczas kontroli w trakcie realizacji projektu weryfikacji podlegały dokumenty ujęte w jednym ze złożonych dotychczas w ramach projektu wniosków o płatność (co do zasady był to ostatni złożony wniosek o płatność). Liczebność próby dokumentów finansowych do kontroli stanowiła minimum 10 % liczby dokumentów objętych wnioskiem o płatność. Dobór dokumentów do kontroli odbywał się przy użyciu metody doboru próby opisanych w rocznym planie kontroli RPOWŚ na 2011 rok. Kontrole na zakończenie realizacji projektu. W trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu kontroli poddawane były wszystkie dokumenty księgowe zgromadzone w związku z realizacje projektu, które zostały ujęte we wszystkich złożonych przez beneficjentów wnioskach o płatność. Wszystkie kontrole na 9

10 zakończenie realizacji projektu zostały przeprowadzone na miejscu realizacji projektu, ewentualnie w siedzibie beneficjenta. Zespół kontrolujący każdorazowo określał zakres przedmiotowy kontroli, biorąc pod uwagę charakter i specyfikę projektu. Każdorazowo po zakończeniu kontroli zespół kontrolujący sporządzał informację pokontrolną oraz formułowane były zalecenia pokontrolne (w przypadku, gdy na kontroli stwierdzono nieprawidłowości). Zalecenia kierowane były do beneficjenta. Beneficjent zobowiązany był do wdrożenia zaleceń pokontrolnych w ciągu 14 dni od daty otrzymania zaleceń, chyba że zapisy we wniosku aplikacyjnym i w umowie o dofinansowanie stanowią inaczej (np. dot. realizacji założonych w projekcie wskaźników). Weryfikacji stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych dokonywano na podstawie sprawozdania z wdrożenia zaleceń pokontrolnych jakie beneficjent przekazywał do Oddziału Kontroli, do niniejszego sprawozdania załączane były np. ksera dokumentów potwierdzających wdrożenie zaleceń. Zgodnie z zapisami Rocznego Planu Kontroli w 2011 roku planuje się przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji 100% projektów, w których beneficjent złoży poprawnie wypełniony wniosek o płatność końcową, zatwierdzony przed 14 października W przypadku projektów, dla których poprawnie złożony wniosek przeszedł pozytywnie weryfikację po 14 października przewiduje się w roku 2011 kontrolę co najmniej 20 % takich przypadków (wybieranych każdorazowo według stanu na 15 dzień miesiąca listopada i grudnia w oparciu o przedstawione powyżej czynniki ryzyka) jednak nie mniej niż w liczbie 20 projektów. IZ RPOWŚ zastrzega sobie jednocześnie prawo do skontrolowania reszty takich projektów w roku Z kontroli na próbie na zakończenie na miejscu realizacji projektu wyłączone są projekty w ramach I i VII Osi priorytetowych. Spośród najczęściej powtarzających się nieprawidłowości wskazano uchybienia w realizacji obowiązków informacyjnych i promocyjnych przez beneficjentów oraz brak realizacji wskaźników założonych w projekcie, naruszenie procedury zamówień publicznych, rozbieżności w wartościach faktur złożonych do wniosku o płatność, z fakturami figurującymi u beneficjenta, brak ofert na zakup oraz protokołów odbioru maszyn, brak kart gwarancyjnych do zakupionych maszyn i urządzeń, nieścisłości w dokumentacji finansowej oraz zobowiązaniach cywilno-prawnych, niewłaściwa agregacja wskaźników, rozbieżności w kosztorysach ofertowych i w kosztorysach powykonawczych, składanie niezgodnych z prawdą oświadczeń. Wszyscy beneficjenci zobowiązali się do niezwłocznego wdrożenia zaleceń pokontrolnych. Działaniami pokontrolnymi zostały objęte wszystkie projekty, w których przewidziane było wdrożenie zaleceń pokontrolnych. Działania pokontrolne prowadzone były w formie kontroli dokumentacji. Ponadto przeprowadzono 4 kontrole wdrażania zaleceń pokontrolnych w ramach kontroli trwałości. Przeprowadzano 4 kontrole trwałości projektów w ramach 1 osi priorytetowej, w ramach Działania 1.1. Do 31 grudnia 2011 IZ RPOWŚ nie ujawniła przypadków zasadniczych modyfikacji projektów zgodnie z art. 57 rozporządzenia nr 1083/

11 3.3 Informacja o działaniach podjętych w ramach kontroli krzyżowej W 2011 roku nie została przeprowadzona żadna kontrola krzyżowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata Informacja o działaniach kontrolnych podjętych przez inne instytucje (np. NIK, KE) I. 1) Nazwa podmiotu przeprowadzającego kontrolę: Urząd Kontroli Skarbowej w Kielcach. 2) Nazwa podmiotu kontrolowanego Zarząd Województwa Świętokrzyskiego Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata ) Termin i zakres kontroli W dniach od 14 października 2010 r. do 31 grudnia 2011 r. Urząd Kontroli Skarbowej w Kielcach prowadzi postępowanie kontrolne w zakresie: Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach RPOWŚ W szczególności: a) Jasne zdefiniowanie przydziału i podziału funkcji wewnątrz Instytucji Zarządzającej (spełnienie wymagań określonych w art. 58 a), b), e), 59.2, 59.3, 60 Rozporządzenia 1083/2006 i art. 12, 13.5 i 22 b) Rozporządzenia 1828/2006); b) Posiadania adekwatnych procedur wyboru projektów (spełnienie wymagań określonych w art. 60 a) i art. 65 a) Rozporządzenia 1083/2006 i art. 5 i art Rozporządzenia 1828/2006); c) Posiadania procedur zapewniających adekwatne informacje beneficjentom i posiadania strategii w celu pomocy beneficjentom (spełnienie wymagań określonych w art. 60 Rozporządzenia 1083/2006 i art. 13 Rozporządzenia 1828/2006); d) Posiadanie procedur zapewniających adekwatne kontrole zarządcze (spełnienie wymagań określonych w art. 60 b), g) Rozporządzenia 1083/2006 art Rozporządzenia 1828/2006); e) Adekwatność ścieżki audytu (art. 60 c), d), f), art. 90 Rozporządzenia 1083/2006 i art. 15 Rozporządzenia 1828/2006); f) Właściwych działań zapobiegawczych i korygujących w sytuacji wykrycia błędów systemowych przez Instytucję Audytową (art Rozporządzenia 1083/2006 art Rozporządzenia 1828/2006); 4) Wykryte nieprawidłowości Do końca okresu sprawozdawczego, do Instytucji Zarządzającej nie wpłynęła informacja pokontrolna na temat wyników przeprowadzonej kontroli. W dniu 30 stycznia 2012 roku na 11

12 Sekretariat Departamentu Polityki Regionalnej wpłynęło Podsumowanie ustaleń stwierdzonych w Instytucji Zarządzającej w ramach prowadzonego audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata W wyniku przeprowadzonego postępowania nie stwierdzono uchybień mających negatywny wpływ na wdrażanie Programu. II. 1) Nazwa podmiotu przeprowadzającego kontrolę: Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji Świętokrzyski Urząd Wojewódzki 2) Nazwa podmiotu kontrolowanego Zarząd Województwa Świętokrzyskiego Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata ) Termin i zakres kontroli W dniach od 1 czerwca do 8 lipca 2011 r. została przeprowadzona kontrola systemu zarządzania i kontroli RPOWŚ (kontrola planowa (systemowa)). Kontrola objęła następujący zakres przedmiotowy: 1. Poprawność sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność, w celu potwierdzenia, że wydatki są zgodne z danymi w dokumentacji księgowej, dokumentacją uzupełniającą oraz są spójne z danymi zawartymi w KSI (SIMIK 07-13); 2. Poprawność prowadzenia rejestru obciążeń i odzyskiwanie kwot; 3. System weryfikacji wydatków; 4. Funkcjonowanie procedur w ramach Działania 1.3 Tworzenie i rozbudowa funduszy pożyczkowych i gwarancyjnych. 4) Wykryte nieprawidłowości Najistotniejsze zalecenia z przeprowadzonej kontroli, to m. in.: 1. Przy prowadzeniu rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych w Rejestrze obciążeń na projekcie w KSI (SIMIK 07-13) przestrzegać zasady uzgadniania danych z dokumentacją źródłową (oryginały) w zakresie informacji pozyskiwanych z Oddziału Kontroli, 2. Dokonać ponownego przeliczenia wartości kwot przypadających do zwrotu dla projektów dla których wykryte zostały nieprawidłowości, 3. Przekazać do IPOC informację na temat stanowiska Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącą postępowania z wnioskami o płatność, dla których nałożona została korekta finansowa za naruszenie ustawy prawo zamówień publicznych. 4. W przyszłości dla określenia należności głównych i należnych odsetek od płatności zaliczkowej i płatności refundacyjnej ustalić jednolitą metodę opierając się na dokumentach 12

13 księgowych opłaconych przez Beneficjenta danym rodzajem płatności z uwzględnieniem warunków zawartych w umowie o dofinansowanie, 5. W przyszłości przy przypisywaniu kwot do zwrotu zamieszczonych w decyzjach wydawanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego umieszczać właściwe kwoty wynikające z dokonanych płatności IZ RPOWŚ na rzecz Beneficjentów,, 6. Sformalizować działalność Zespołu ds. oceny ryzyka i ustanawiania propozycji zabezpieczenia poprzez wprowadzenie odpowiednich regulacji w IW IZ RPOWŚ oraz określić zakres odpowiedzialności jego członków np. poprzez regulamin, 7. Podjąć działania zmierzające do opracowania jednolitego, szczegółowego katalogu wydatków w ramach działania 1.3, które IZ RPOWŚ będzie uznawała za kwalifikowane albo niekwalifikowane w ramach kosztów zarządzania projektem. III. 1) Nazwa podmiotu przeprowadzającego kontrolę: Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Kielcach 2) Nazwa podmiotu kontrolowanego: Zarząd Województwa Świętokrzyskiego Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata ) Termin i zakres kontroli W dniu 27 czerwca 2011 r. rozpoczęto postępowanie kontrolne w zakresie działania organów administracji publicznej podejmowane w celu zapewnienia dostępu do sieci usług telekomunikacyjnych. 4) Wykryte nieprawidłowości W dniu 8 września 2011 r. do Departamentu Polityki Regionalnej wpłynęła informacja pokontrolna, w której NIK ocenia pozytywnie działania Zarządu Województwa w zakresie objętym kontrolą. Mimo to NIK wnioskuje o: 1. Dokonanie analizy systemu monitorowania Strategii Rozwoju, RSI oraz RPOWŚ, a także wypracowanie dla każdego z tych dokumentów właściwych wskaźników,, adekwatnych do założeń przyjętych dla celu Budowa społeczeństwa informacyjnego, 2. Zintensyfikowanie działań w celu aktualizacji Strategii Rozwoju i RSI oraz dostosowanie tych dokumentów do aktualnej sytuacji województwa świętokrzyskiego. IV. 1) Nazwa podmiotu przeprowadzającego kontrolę: Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji Świętokrzyski Urząd Wojewódzki 2) Nazwa podmiotu kontrolowanego 13

14 Zarząd Województwa Świętokrzyskiego Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata ) Termin i zakres kontroli Kontrola odbyła się w okresie od 20 października do 18 listopada 2011 roku. Postępowanie kontrolne swym zakresem obejmowało: 1. Poprawność sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność, 2. Prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie, 3. Sprawozdawczość i monitorowanie, 4.Wykorzystanie przez IZ RPOWŚ wyników audytów operacji w kontekście kontroli IZ RPOWŚ przeprowadzonych u beneficjentów RPOWŚ, 5. Wykorzystanie przez IZ RPOWŚ wyników badań ewaluacyjnych dotyczących RPOWŚ. 4) Wykryte nieprawidłowości Najistotniejsze zalecenia z przeprowadzonej kontroli: 1. Podjąć działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowego rozliczania środków z Beneficjentami oraz ewentualnie dokonać korekty zapisów w rejestrze kwot podlegających procedurze odzyskiwania, kwot do odzyskania, kwot wycofanych oraz kwot uznanych za niemożliwe do odzyskania dla kontrolowanego projektu. 2. Wprowadzić sformalizowany system gromadzenia i analizowania w IZ RPOWŚ wyników wszystkich kontroli i audytów, 3. Rozważyć zmianę procedury 6.28 IW RPOWŚ pod kątem wyłączenia z niej zakresu wyników audytu, 4. Przestrzeganie procedur dotyczących sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność, 5. Wprowadzić do wzoru Załącznika 57 do IW IZ RPOWŚ informację o weryfikacji/analizy przez pracownika OPP danych w nim zawartych oraz potwierdzeniu tej czynności przez Kierownika OPP, 6. Przestrzeganie procedur w zakresie sprawozdawczości i monitorowania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata na (analizowanych dokumentach brak m. in. paraf oraz dat), 7. Rozważyć możliwość szerszego wykorzystania rekomendacji z badań ewaluacyjnych RPOWŚ Informacja o stwierdzonych nieprawidłowościach W 2011 roku stwierdzono następujące typy nieprawidłowości: - wydatki niekwalifikowalne, - naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, 14

15 W pierwszym półroczu 2011 r. nie stwierdzono nieprawidłowości podlegających bieżącemu raportowaniu do KE (0 - raportów bieżących). Zostało stwierdzone trzynaście nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE: w tym, za I kwartał za pośrednictwem systemu IMS zostało przesłanych 7 raportów dotyczących nowych nieprawidłowości. w tym, za II kwartał za pośrednictwem systemu IMS zostanie przekazanych 6 raportów dotyczących nowych nieprawidłowości. Raporty kwartalne o działaniach następczych zostaną przekazane dopiero po zakończeniu operacji relinkingu (tzn. po przypisaniu przez OLAF dotychczas wysłanych raportów do KE do bazy danych danej Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym). Ponadto za pierwsze półrocze stwierdzono 61 nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE, które zostały przekazane do IC/IPOC: za I kwartał nieprawidłowości na łączną kwotę ,16 zł, w tym EFRR ,68 zł, za II kwartał 2011 zostanie przekazanych 28 nieprawidłowości W drugim półroczu 2011 r. nie stwierdzono nieprawidłowości podlegających bieżącemu raportowaniu do KE (0 - raportów bieżących). W drugim półroczu 2011 r. stwierdzono 22 nieprawidłowości podlegające kwartalnemu zgłoszeniu do KE: w tym, za III kwartał za pośrednictwem systemu IMS zostało przesłanych 8 raportów dotyczących nowych nieprawidłowości. w tym, za IV kwartał za pośrednictwem systemu IMS zostało przekazanych 14 raportów dotyczących nowych nieprawidłowości. Raporty kwartalne o działaniach następczych zostaną przekazane dopiero po zakończeniu operacji relinkingu (tzn. po przypisaniu przez OLAF dotychczas wysłanych raportów do KE do bazy danych danej Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym). Ponadto za drugie półrocze stwierdzono nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE, które zostały przekazane do IC/IPOC: za III kwartał nieprawidłowości na łączną kwotę ,50 zł, w tym EFRR ,29 zł, za IV kwartał 2011 zostanie przekazanych 57 nowych nieprawidłowości. W 2011 roku nie zostały przeprowadzone kontrole systemowe. 3.6 Informacja nt. kwot odzyskanych oraz kwot pozostałych do odzyskania W okresie sprawozdawczym IZ RPOWŚ odzyskała w wyniku wykrytych nieprawidłowości kwoty o łącznej wartości ,54 zł. Odzyskane kwoty zostały przeznaczone na realizację RPOWŚ. Do odzyskania pozostaje kwota ,89 zł. 15

16 4. Oświadczenie instytucji zarządzającej o przestrzeganiu prawa wspólnotowego podczas realizacji programu Oświadczam, iż informacje zawarte w sprawozdaniu są prawdziwe oraz, że zgodnie z moją wiedzą, program realizowany jest w zgodzie z przepisami prawa wspólnotowego, w tym w następujących obszarach: 1) polityka konkurencji; 2) polityka zamówień publicznych; 3) polityka ochrony środowiska; 4) polityka równych szans. Data i miejsce: r., Kielce Imię i nazwisko osoby upoważnionej do zatwierdzenia sprawozdania i wydania oświadczenia w ramach instytucji zarządzającej: Jadwiga Głowienka - Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej Podpis osoby upoważnionej do zatwierdzania sprawozdania: Zgodność realizowanego programu z prawodawstwem w zakresie zamówień publicznych Nie dotyczy sprawozdania okresowego za II półrocze. Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 roku niniejszy punkt sporządzany jest tylko w sprawozdaniu za I półrocze. 4.2 Zgodność programu z zasadami pomocy publicznej Przyznawanie pomocy publicznej w ramach realizowanych Działań RPOWŚ na lata jest zgodne z zatwierdzonymi dla tego programu zasadami przyznawania pomocy publicznej. IZ RPOWŚ nie zidentyfikowała istotnych problemów w zakresie przyznawania pomocy publicznej. Tabela 3. Wielkość zakontraktowanej (umowy/decyzje) i przekazanej (wypłaconej) pomocy publicznej oraz pomocy de minimis od uruchomienia programu operacyjnego w podziale ze względu na działania i podstawę udzielenia pomocy. Dane o wielkość zakontraktowanej (umowy/decyzje) i przekazanej (wypłaconej) pomocy publicznej od uruchomienia programu operacyjnego w podziale ze względu na działania i podstawę udzielenia pomocy zostały zaprezentowane w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego sprawozdania. 16

17 Do końca grudnia 2011 roku pomocą publiczną objęte było 433 projekty o łącznej wartości wydatków kwalifikowanych ,15 zł. Do końca okresu sprawozdawczego odbiorcami pomocy publicznej było 408 podmiotów w wysokości ,40 zł (wkład wspólnotowy oraz krajowy wkład publiczny). Poniższy wykres obrazuje udział pomocy dla MŚP w przekazanej pomocy publicznej wg wielkości przedsiębiorstwa w ramach Działania 1.1 Bezpośrednie wsparcie sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Źródło: opracowanie własne na podstawie Tabeli 3. Wielkość zakontraktowanej (umowy/decyzje) i przekazanej (wypłaconej) pomocy publicznej oraz pomocy de minimis od uruchomienia programu operacyjnego w podziale ze względu na działania i podstawę udzielenia pomoc Jak wynika z powyższego schematu przyznana pomoc publiczna w sektorze MŚP (Działanie 1.1) rozkłada się równomiernie. Natomiast pomoc publiczna udzielona w ramach Działania 1.2 Tworzenie i rozwój powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw w 88,79% dotyczy małych przedsiębiorstw i w 11,21 % mikroprzedsiębiorstw. Pomoc de minimis nie jest udzielana w ramach RPOWŚ. 5. Informacja o realizacji dużych projektów W ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata nie przewidziano realizacji dużych projektów. 17

18 6. Informacja nt. wykorzystania pomocy technicznej Na realizaację Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na latach przeznaczono kwotę w wysokości EUR EFRR, co stanowi 3% wartosci alokacji dla całego Programu. W okresie sprawozdawczym tj. od r. do r. w ramach Pomocy Technicznej RPOWŚ podpisano 11 umów o dofinansowanie (Planów Realizacji Działań (PRD), PRD zatwierdzone zostały Uchwałą nr 439/11 Zarządu Województwa Świętokrzyskiego z dnia r. Od poczatku realizacji Programu IZ zawarła 35 umów na łaczną kwotę ,08 zł, w tym dofinansowanie z EFRR , 74 zł. W okresie sprawozdawczym w ramach 7 Osi Priorytetowej RPOWŚ Pomoc Techniczna wydatkowano kwotę ,82 zł m. in. zatrudnienie pracowników wdrażających RPOWŚ, wynajem pomieszczeń biurowych, zakup sprzętu informatycznego, obsługę Komitetu Monitorującego, leasing operacyjny samochodów osobowych, szkolenia dla pracowników, stronę internetową, szkolenia dla beneficjentów i działania informacyjno promocyjne. Od początku realizacji Programu na realizację zadań z Pomocy Technicznej wydatkowano kwotę ,13 zł, z czego ,10 zł to środki pochodzące z EFRR. W ramach realizowanych projektów z Pomocy technicznej RPOWŚ za 2011 rok do dnia r. złożono 32 wnioski o płatność (do końca grudnia 2011 roku 22 wnioski o płatność). Środki przeznaczone na realizację 7 Osi Priorytetowej Pomoc Techniczna w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata były wystarczające i zapewniały sprawną realizacje Programu. Nie zidentyfikowano istotnych problemów dotyczących realizacji 7 osi priorytetowej, w związku z tym nie podjęto żadnych środków zaradczych. Tabela 4. Liczba i wartość wszystkich projektów / planów działań w ramach programu dofinansowanych ze środków pomocy technicznej według głównych typów (projekty objęte decyzjami/ umowami o dofinansowanie) Lp. Typ projektu Liczba projektów objętych decyzjami/ umowami od uruchomienia programu Wartość projektów objętych decyzjami/ umowami (w części dofinansowania ze środków UE) od uruchomienia programu 1. Szkolenia ,84 2. Promocja i informacja ,15 3. Zatrudnienie ,44 4. Sprzęt komputerowy 5* ,27 5. Wyposażenie/ remont/ wynajem powierzchni biurowych ,23 6. Ekspertyzy/ doradztwo

19 7. Ewaluacje ,50 8. Kontrola/ audyt Organizacja procesu wyboru projektów Organizacja komitetów monitorujących i podkomitetów , Inne , Razem 43** ,74 * W projekcie dotyczącym sprzętu komputerowego zawiera się także zakup akcesoriów komputerowych, materiałów biurowych i wyposażenia; **Liczba ta dotyczy 43 grup wydatków w ramach Pomocy Technicznej, są one zawarte w Planach Realizacji Działań w ramach Pomocy Technicznej RPOWŚ: 2007 rok 3 Grypy wydatków zatwierdzone uchwałą nr 884/08 Zarządu Województwa z dnia 30 kwietnia 2008 r rok 8 Grup wydatków zatwierdzonych uchwałą nr 884/08 Zarządu Województwa z dnia 30 kwietnia 2008 r.: zmiany: Uchwała nr 1443/08 Zarządu Województwa z dnia 17 grudnia 2008 r.; Uchwała nr 1496/09 Zarządu Województwa z dnia 28 stycznia 2009 r rok 11 Grup wydatków zatwierdzonych uchwałą nr 1764/09 Zarządu Województwa z dnia 3 czerwca 2009 r.; zmiany Uchwała nr 2085/09 Zarządu Województwa z dnia 30 września 2009 r.; zmiany Uchwała nr 2443/10 Zarządu Województwa z dnia 5 marca 2010 r. Z czego 1 umowa została rozwiązana w dniu 5 marca 2010 roku rok - 11 Grup wydatków zatwierdzonych uchwałą nr 2606/10 Zarządu Województwa z dnia 16 maja 2010 r rok 11 Grup wydatków zatwierdzonych uchwałą nr 439/11 Zarządu Województwa Świętokrzyskiego z dnia r. 7.Wypełnianie zobowiązań w zakresie promocji i informacji Nie dotyczy sprawozdania okresowego za II półrocze. Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 roku Załącznik II c do ww. Wytycznych sporządzany jest za I półrocze oraz za cały rok wraz ze sprawozdaniem rocznym. 8. Oświadczenie Instytucji Zarządzającej Dane osoby sporządzającej sprawozdanie Imię i nazwisko osoby sporządzającej sprawozdanie: Małgorzata Lipa Dane kontaktowe osoby sporządzającej sprawozdanie (telefon, adres , fax.): 19

20 Tel. (41) fax. (41) Oświadczam, iż informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne z prawdą Data i miejsce: r., Kielce Imię i nazwisko osoby upoważnionej do zatwierdzenia sprawozdania: Jadwiga Głowienka - Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej Dane kontaktowe osoby upoważnionej do zatwierdzania sprawozdania (telefon, adres , fax): Tel. (41) jadwiga.glowienka@sejmik.kielce.pl fax. (41) Podpis osoby upoważnionej do zatwierdzania sprawozdania:... 20