SPECYFIKACJA WYMOGÓW FUNKCJONALNYCH

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ (Załącznik nr 1 do umowy ) SPECYFIKACJA WYMOGÓW FUNKCJONALNYCH w ramach dostawy i wdrożenia systemu informatycznego do prowadzenia ewidencji, windykacji i księgowości budżetowej należności za przewóz oraz opłat dodatkowych wystawionych podczas przejazdów komunikacją miejską w aglomeracji białostockiej wraz z usługą asysty technicznej i rozwoju systemu - na podstawie art.33a ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (Dz.U poz.915) oraz innych przepisów związanych z dochodzeniem należności cywilno-prawnych I.Wymogi podstawowe... 2 II.Wymogi funkcjonalne Systemu... 3 III.Wymogi dotyczące uprawnień użytkowników...8 IV.Wymogi dotyczące analizy przedwdrożeniowej...9 V. Wymogi w zakresie wymiany danych i oprogramowania interfejsowego...11 VI.Wymogi w zakresie dokumentacji VII.Wymogi w zakresie nadzoru nad funkcjonowaniem Systemu...13 Str. 1 z 14

2 I. Wymogi podstawowe Pojęcia System, System Dotychczasowy, System Ewidencji Ludności zostały zdefiniowane w umowie, której załącznikiem jest niniejszy dokument. 1. System musi być zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym: a. Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U poz j.t.), b. Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100 poz z dnia 1 maja 2004 r.), c. Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. z 2011 r. nr 159 poz. 948 z dnia 1 sierpnia 2011 r.), d. Ustawą z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U poz j.t.), e. Ustawą z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo Przewozowe (Dz. U poz. 915) oraz innymi przepisami związanymi z dochodzeniem należności cywilno-prawnych, f. Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U poz. 330 j.t. ze zm.), g. Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U poz. 885 j.t. ze zm.), h. Ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U poz. 380 j.t. ze zm.), i. Ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 2014, poz. 101 j.t. ze zm.), j. Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji (Dz. U poz. 790 j.t. ze zm.), k. Ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U poz j.t.), l. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U poz. 971 j.t.), m. Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U poz. 113 j.t.), n. Rozporządzeniem Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania (Dz. U. z dnia 31 października 2005 r. Nr 217, poz. 1836). Str. 2 z 14

3 II. Wymogi funkcjonalne Systemu System musi zapewniać podstawowe elementy procesu windykacji w szczególności: 1. Rejestracja pisma wchodzącego wraz z załącznikami z możliwością zapisu dokumentu elektronicznego w Systemie. [Funkcja 2. Prowadzenie dziennika korespondencji. 3. Prowadzenie ewidencji i rozliczeń wydanych bloczków wezwań do zapłaty będących drukami ścisłego zarachowania. 4. Rejestrację informacji zawartych na wystawionych wezwaniach do zapłaty. [Funkcja 5. Prowadzenie ewidencji wpływów i rozliczeń z opłat gotówkowych. [Funkcja 6. Uwzględnienie opłaty manipulacyjnej. [Funkcja 7. Wprowadzenie do Systemu mechanizmu weryfikacji wprowadzonych wezwań do zapłaty. Przy zastosowaniu mechanizmu weryfikacji wezwanie do zapłaty jest zapisywane w Systemie tylko w wyniku akceptacji przez innego operatora weryfikującego. [Funkcja 8. Wprowadzenie do Systemu mechanizmu weryfikacji wprowadzonych wezwań do zapłaty. Przy zastosowaniu mechanizmu weryfikacji wezwanie jest weryfikowane z numerem wydanego wezwania do zapłaty konkretnemu kontrolerowi, w celu zapewnienia rozliczalności wydanych kontrolerom druków, o których mowa w ust. 4. [Funkcja 9. Wyszukiwanie oraz sortowanie spraw z wykorzystaniem symboli wieloznacznych i przedziału danych z możliwością dowolnego wyboru następujących elementów: nr kontrolera, nr i seria wezwania, data, czas i miejsce kontroli (linia, numer pojazdu, przystanek), podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, itp.) i adresowe pasażera, nr biletu, nazwa sądu lub komornika, sygnatura sprawy sądowej lub komorniczej, wewnętrzny nr sprawy sądowej, nr odwołania, kwota nałożonej opłaty i etap windykacji. [Funkcja 10. Prowadzenie kartoteki kontrahenta, w ramach której możliwy jest dostęp do pełnej informacji na temat aktualnych i archiwalnych mandatów oraz rozliczeń kontrahenta. [Funkcja 11. Możliwość aktualizacji danych osobowych oraz adresowych kontrahenta. [Funkcja 12. Dodanie funkcjonalności ręcznego scalania kontrahentów polegającej na możliwości przeniesienia wszelkich informacji związanych z mandatami wybranych kontrahentów na kartotekę wskazanego kontrahenta. 13. Blokada możliwości edycji danych przekazanych do modułu księgowego, z możliwością edycji przez upoważnionych użytkowników. [Funkcja 14. Obliczanie należności do zapłaty łącznie oraz z podziałem na należność główną, odsetki i należności dodatkowe z uwzględnieniem możliwości wniesienia opłaty pomniejszonej lub częściowej oraz wyboru przez pasażera opłacanego składnika należności. [Funkcja 15. Naliczanie odsetek od kwoty pozwu z uwzględnieniem dokonanych wpłat. [Funkcja Str. 3 z 14

4 16. Umożliwienie wykonania wezwania do zapłaty na każdym etapie windykacji, z uwzględnieniem dokonanych wpłat. [Funkcja 17. Funkcję raportu odsetek prognozowanych na dany dzień. [Funkcja 18. Funkcję generowania listy wykroczeń danych pasażerów. 19. Rozdzielenie rejestracji wpłat na przedsądowe i sądowe. [Funkcja 20. Rejestrację wpłat oraz zwrotów (sądowych i komorniczych) oraz ich bieżące automatyczne rozliczanie na części składowe z uwzględnieniem preferencji wpłacającego oraz podmiotu dokonującego wpłaty (pasażer, komornik). [Funkcja 21. Rejestrację elektroniczną (zeskanowane dokumenty) złożonych reklamacji, udzielonych odpowiedzi. 22. Oznaczenie sprawy jako reklamacja celem pominięcia w etapie windykacji należności. [Funkcja 23. Zaakceptowanie ostateczne reklamacji. Oznaczenie sprawy jako załatwionej, nie podlegającej windykacji. [Funkcja 24. Przypominanie o zbliżającym się terminie udzielenia odpowiedzi. 25. Zawieszanie windykacji oraz blokada naliczania odsetek bezterminowo lub w wybranym okresie. [Funkcja 26. Rozkładanie należności na raty zgodnie z harmonogramem spłat i kontrolą wpłat w odniesieniu do harmonogramu. [Funkcja 27. Powiadamianie użytkownika o nieterminowej spłacie rat. 28. Podział należności na należność główną i odsetki - automatyczne rozłożenie kwoty należności na raty z uwzględnieniem ewentualnych wpłat istniejących. [Funkcja 29. Oznaczenie w Systemie, iż wniosek ratalny został złożony, celem nie uwzględniania należności objętych wnioskiem w innych operacjach związanych z windykacją, do momentu rozpatrzenia (blokada windykacji). [Funkcja 30. Korekta kwot i liczby proponowanych rat. [Funkcja 31. Akceptacja wniosku ratalnego. [Funkcja 32. Wydruk decyzji do akceptacji przez przełożonego z nadrukiem kodu kreskowego. [Funkcja 33. Umożliwienie wydruku na wniosku ratalnym wprowadzonego ręcznie do Systemu numeru systemowego pisma w EZD. 34. Możliwość anulowania podziału należności na raty. [Funkcja 35. Usunięcie oznaczenia blokującego windykację, o którym mowa powyżej. [Funkcja 36. Wydruk pisma z odmową udzielenia ulgi. 37. Generowanie korespondencji seryjnej wezwań przedsądowych (także zbiorczych) z możliwością wyboru zakresu drukowanych wezwań ze względu na datę przejazdu oraz możliwością ograniczenia liczby drukowanych jednorazowo wezwań. Str. 4 z 14

5 38. Zbiorcze generowanie ponownych wezwań do zapłaty. 39. Generowanie korespondencji seryjnej pozwów sądowych. 40. Możliwość łączenia spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego. 41. Generowanie list przelewów dla sądów. 42. Generowanie szablonowych pism do sądu np. podanie adresu. 43. Rejestrację sprzeciwów od nakazu zapłaty. 44. Rejestrację informacji o wyznaczonych rozprawach. 45. Generowanie korespondencji seryjnej upomnień posądowych (także zbiorczych). 46. Masowe generowanie do sądów wniosków o nadanie klauzuli wykonalności. 47. Automatyczne wyszukanie i oznaczenie spraw do wysyłki wezwań na podstawie wybranych kryteriów tj: imię i nazwisko, PESEL, zakres dat przejazdów. 48. Generowanie korespondencji seryjnej wezwań przedegzekucyjnych. 49. Wygenerowanie raportu (listy nadawczej) wysyłanych wezwań. 50. Możliwość wprowadzenia do systemu statusu doręczenia wezwania (doręczono (data), brak doręczenia ze wskazaniem przyczyny). 51. Automatyczne zbiorcze (generowanie paczek pozwów) prowadzenie Elektronicznego Postępowania Upominawczego (za pośrednictwem systemu teleinformatycznego e-sądu w zakresie wysyłki pozwów oraz rejestracji nakazów zapłaty, tytułów wykonawczych oraz wysyłania wniosków do komornika. 52. Rejestrację informacji o nakazach zapłaty, tytułach wykonawczych i wyrokach w postępowaniach toczących się poza EPU. 53. Dodawanie, usuwanie i aktualizowanie dłużników w rejestrach dłużników wskazanych przez Zamawiającego (w formie pisemnej) w dniu podpisania umowy. 54. Automatyczne (w tym masowe) generowanie na policję zawiadomień o popełnieniu wykroczenia. 55. Automatyczne oznaczenie spraw uznanych za wykroczenia, za zadany okres. 56. Oznaczenie w systemie faktu wykroczenia. 57. Wprowadzenie do systemu informacji zwrotnej o skierowaniu sprawy do sądu. 58. Rejestracja informacji zwrotnej o braku skierowania sprawy do sądu z powodu nieodnalezienia sprawcy. 59. Wprowadzenie informacji z sądu o terminie rozprawy. 60. Wprowadzenie informacji o przedawnieniu sprawy. 61. Generowanie raportu spraw skierowanych do wykroczenia i skierowanych do sądu. 62. Generowanie raportu spraw skierowanych do wykroczenia i nie skierowanych do sądu. 63. Automatyczne wyszukiwanie i uzupełnianie kodów pocztowych na podstawie adresu. 64. Masowe działania na grupie dowolnie wybranych wezwań: w tym zawieszanie i odwieszanie windykacji. Str. 5 z 14

6 65. Generowanie raportów za wybrany przedział czasowy, z możliwością zapisu do pliku typu xls, zawierających dane niezbędne do celów obliczania prowizji dla kontrolerów: a. dane kontrolera, datę wystawienia wezwania do zapłaty, kwotę należności za przewóz, kwotę opłaty dodatkowej, wysokość kwoty opłaconej, b. zagregowane dane: dane kontrolera, liczba przepracowanych dni, liczba wystawionych wezwań do zapłaty, suma wystawionych należności za przewóz, suma wystawionych opłat dodatkowych, liczba opłaconych wezwań do zapłaty, suma opłaconych należności za przewóz, suma opłaconych opłat dodatkowych. 66. Generowanie raportów z windykacji mandatów z uwzględnieniem raportu ilości spraw opłaconych za dany okres uwzględnieniem konkretnych danych, raportu z ilości wykroczeń za dany okres. 67. Generowanie list dokumentów wpływających. 68. Generowanie list spraw umorzonych i anulowanych. 69. Umożliwienie wykonania zestawień na każdym etapie sprawy. 70. Uzgodnienie przypisów mandatów i pozostałych należności pochodnych zarejestrowanych w module ewidencyjnym z przypisami, które zaksięgowanymi w module księgowym i nadanie dekretów budżetowych. [Funkcja 71. Generowanie dokumentów zaliczek komorniczych na kartotekach dłużników i ich wydruk, przeniesienie jako przypisów tych zaliczek do księgi wraz z dekretami budżetowymi. [Funkcja 72. Wykonywanie na kartotekach dłużników funkcji: przypisów, odpisów, anulowań, umorzeń, przeksięgowań, scalania, rozbijanie zaległości na raty, modyfikacja terminów itp. [Funkcja 73. Obsługa kasy gotówkowej (program kasowy do przyjmowania zapłat) i automatyczne rejestrowanie takich zapłat na kartotekach dłużników. [Funkcja 74. Księgowanie zapłat z wyciągów bankowych poprzez ręczne wprowadzenie wyciągu przez operatora Systemu bądź elektroniczne importowanie wyciągu z systemu bankowego, z wyborem z jakiego źródła pochodzi zapłata (poczta, bank, przelew z rachunku dłużnika, zapłata od komornika). [Funkcja 75. Uzgodnienie obrotów na wyciągu bankowym i oznaczenie wyciągu jako rozliczony. [Funkcja 76. Nadawanie dekretów budżetowych. [Funkcja 77. Możliwość udzielenia ulgi ze względu na odpowiednio krótki termin spłaty należności. [Funkcja 78. Możliwość wygenerowania z poziomu Systemu wszelkich sprawozdań finansowych wymaganych ustawowo, związanych z ewidencją, windykacją i księgowością budżetową należności za przewóz oraz opłat dodatkowych wystawionych podczas przejazdów komunikacją miejską, Str. 6 z 14

7 bądź przygotowania odpowiednich danych, w postaci raportów i zestawień, w sposób umożliwiający opracowanie powyższych sprawozdań, ze szczególnym uwzględnieniem sprawozdań Rb-27S i Rb-N. 79. Możliwość prowadzenia księgowości syntetycznej bądź umożliwienie pozyskania z Systemu wszelkich informacji niezbędnych do prowadzenia bieżącej księgowości syntetycznej w niezależnym oprogramowaniu finansowo-księgowym. [Funkcja 80. Implementacja Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), zgodnie z wymogami art.1 pkt 130 ustawy z dnia 10 września 2015 o zmianie ustawy Ordynacja Podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z dnia 20 października 2015 r. 1649), w zakresie związanym z obsługą należności za przewóz oraz opłat dodatkowych wystawionych podczas przejazdów komunikacją miejską. 81. Funkcja wyliczania odsetek należnych (tzw. prognozowanych) od zaległości na koniec każdego kwartału. 82. Raporty: a. zaległości, b. nadpłat, c. umorzeń, d. anulowań, e. przypisów, f. statystyk (z podziałem na użytkownika i wykonane przez niego ilości i czynności), i. z ilości zarejestrowanych wpłat bankowych, ii. iii. z ilości zarejestrowanych wpłat kasowych (z podziałem na etapy), z ilości spraw podlegających egzekucji komorniczej. 83. Możliwość wykonania raportu zaległości w zakresie przedziału dat, bądź wszystkich do danej daty, w szczególności w zakresie poniższych informacji: nazwisko i imię, adres, pesel, data przejazdu, nr komorniczy, nr sygnatury sądowej, nr sygnatury komorniczej, data postanowienia o bezskutecznej egzekucji. 84. Możliwość nanoszenia informacji o treści postanowienia komorniczego (zakończona, bezskuteczna). 85. Wydruk zestawienia o zapłaconych kosztach zastępstwa adwokackiego w procesie i egzekucji, następnie informacja o ich wypłacie (zastosowanie takiej funkcji, aby koszty po wypłaceniu nie były brane ponownie pod uwagę przy kolejnych naliczeniach. 86. Z kartoteki kontrahentów powinno być przejście do archiwum (sprawy zakończone) spraw danego kontrahenta, ale przy wyszukiwaniu danych, wskazane aby archiwum było analizowane. 87. Ewidencja zaległości rozłożonych na raty, ich wydruk, monitowanie terminowości spłat. [Funkcja Str. 7 z 14

8 88. Na kartotece kontrahenta (dłużnika) możliwość obejrzenia wszystkich operacji (przypisów, odpisów, rat, wezwań, anulowań, umorzeń itd.), czyli całej historii ewidencyjnej i księgowej. [Funkcja 89. Generowanie wniosków komorniczych z możliwością wygenerowania wniosku komorniczego obejmującego więcej niż jeden tytuł wykonawczy. 90. Możliwość wyboru komornika ze słownika komorników. 91. Generowanie zestawień z przygotowanych wniosków z podziałem na użytkownika, komornika, radcę prawnego, z ilością ujętych nakazów, kwotą główną, nr sygnatury sądowej. 92. Wszelkie raporty muszą mieć możliwość wydruku zakresu stron oraz funkcje sortowania rosnąco lub malejąco, odpowiednie do typu raportu, które w zależności od typu raportu powinny uwzględniać sortowanie według: a. daty przejazdu, b. daty postanowienia o bezskuteczności, c. etapu windykacji, d. danych osobowych dłużnika, e. etapu obsługi mandatu zgodnie z etapowaniem wykorzystywanym przez System, przykładowo: sprawa wpisana do kartoteki mandatowej, wydruk i wysłanie wezwania do zapłaty, sprawa po pozwie i nakazie, sprawa po wyroku sądu, sprawa przekazana do komornika, f. przypisanej sygnatury komorniczej z uwzględnieniem pozycji bez przypisanej sygnatury komorniczej, g. numeru sygnatury sądowej, h. daty nakazu sądowego. 93. Oznaczanie i wyszukiwanie pism na podstawie kodu kreskowego generowanego przez System. 94. Funkcja kont wirtualnych (indywidualnych numerów rachunku bankowego) przypisanych do użytkownika. III. Wymogi dotyczące uprawnień użytkowników 1. System umożliwia elastyczne nadawanie uprawnień każdemu użytkownikowi z osobna. 2. Wymagane rodzaje uprawnień możliwych do nadania użytkownikom: a. dostęp do wszystkich funkcji (administrator), b. podgląd danych części ewidencyjno-windykacyjnej Systemu, c. modyfikacja danych części ewidencyjno-windykacyjnej Systemu, d. podgląd danych części księgowej Systemu, e. modyfikacja danych części księgowej Systemu, 3. Zalecane rodzaje uprawnień możliwych do nadania użytkownikom: a. modyfikacja słowników, Str. 8 z 14

9 b. zarządzanie bazą kontrolerów biletów, c. edycja treści wezwań, d. generowanie wezwań przedsądowych, posądowych i przedegzekucyjnych, e. generowanie pozwów, f. generowanie wniosków do komornika, g. obsługa współpracy z biurami informacji gospodarczej, h. naliczanie prowizji dla kontrolerów, i. anulowanie i unieważnianie wezwań, j. umarzanie postępowań sądowych i komorniczych, k. modyfikacja słowników, l. rejestracja i księgowanie wpłat i wypłat poprzez WB i RK, wykonywanie sprawozdań budżetowych (Rb-27S) i finansowych (Rb-N), generowanie faktur i prowadzenie rejestru VAT, przygotowywanie deklaracji cząstkowej VAT, m. obsługa kasy gotówkowej, n. przeglądanie wezwań (bez prawa zapisu). IV. Wymogi dotyczące analizy przedwdrożeniowej 1. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie harmonogramu wdrożenia powinna zawierać co najmniej: a. określenie podetapów etapów prac określonych w umowie, której załącznikiem jest niniejszy dokument, b. szczegółowy harmonogram prac, c. określenie punktów krytycznych realizacji przedmiotu zamówienia, d. oszacowanie złożoności poszczególnych prac, e. oszacowanie nakładu prac niezbędnych do wykonania przez Zamawiającego w celu realizacji punktu harmonogramu prac, f. definicję ryzyk, które mogą wystąpić na poszczególnych etapach prac, g. określenie metod eliminacji powyższych ryzyk, h. określenie spodziewanego rezultatu podetapu prac. 2. Analiza przedwdrożeniowa obejmująca opracowanie metodyki importu danych powinna zawierać co najmniej: a. raport obrazujący niezgodności należności pomiędzy kartotekami księgowymi prowadzonymi w ramach modułu księgowego Systemu Dotychczasowego oraz kartotekami ewidencyjnymi prowadzonymi w ramach modułu ewidencyjno-windykacyjnego uwzględnieniem faktu Systemu Dotychczasowego, ze szczególnym iż moduły te stanowią odrębne aplikacje dziedzinowe różniące się pod względem technologicznym, pomiędzy którymi dane są wymieniane przy pomocy okresowych Str. 9 z 14

10 importów za pośrednictwem systemu plików. Szczegóły implementacyjne obu modułów są zawarte w załączniku nr 3 do Umowy Specyfikacja formatów danych, b. opis metodyki importu danych, c. zakres importowanych informacji, d. informacje o zastosowanych rozwiązaniach technicznych w celu uzyskania spójności importowanych danych, e. uaktualnienie wyników analizy przedwdrożeniowej, o której mowa w pkt Analiza przedwdrożeniowa, o której mowa w pkt 1 oraz 2 musi być zatwierdzona przez Zamawiającego. 4. Raport o którym mowa w pkt. 2a musi uwzględniać różnice w kwotach należności z uwzględnieniem rozbicia na poszczególne księgowe konta analityczne i rodzaje dokumentów księgowych. Musi też zawierać podsumowanie ilościowe w zakresie liczby kartotek spójnych pomiędzy oboma modułami oraz liczby kartotek niezgodnych. 5. Raport o którym mowa w pkt. 2a musi uwzględniać fakt iż ze względu na zaszłości technologiczne część kartotek prowadzona jest jako kartoteki kontrahenta, natomiast część (w szczególności są to starsze kartoteki) jako kartoteki mandatów. 6. Analiza przedwdrożeniowa, o której mowa w pkt. 2, musi opisywać metodykę importu danych z modułu ewidencyjno-windykacyjnego Systemu Dotychczasowego, pod względem zakresu importowanych informacji, przykładowo musi opisywać sposób odwzorowania w Systemie informacji typu: etap windykacji na którym znajduje się dana sprawa, koszty wynikające z windykacji, datę upomnienia, datę wezwania przedsądowego, datę skierowania sprawy do sądu, datę skierowania sprawy do komornika. Procedura importu musi uwzględniać wszystkie informacje niezbędne do dalszego prowadzenia procesu windykacji opłaty dodatkowej. 7. Analiza przedwdrożeniowa, o której mowa w pkt. 2, musi opisywać metodykę importu danych z modułu księgowego Systemu Dotychczasowego, pod względem zakresu importowanych informacji. 8. W celu ułatwienia Zamawiającemu pracy w Systemie, Wykonawca musi zaproponować w ramach analizy przedwdrożeniowej, o której mowa w pkt. 2, a następnie uruchomić (w ramach Etapu III wdrożenia) mechanizm doraźnego importu do Systemu wskazanej kartoteki modułu ewidencyjno-windykacyjnego Systemu Dotychczasowego. Zalecane jest by import ten odbywał się z poziomu Systemu, z możliwością wskazania przez operatora Systemu kartoteki Systemu Dotychczasowego. Musi być zapewniona rozliczalność niniejszej operacji odnotowująca co najmniej: operatora wykonującego operację importu kartoteki, datę wykonania operacji. 9. Analiza przedwdrożeniowa, o której mowa w pkt. 2 musi wskazać informacje wymagane przez System a niedostępne w Systemie Dotychczasowym oraz różnice w architekturze bazy danych Systemu Dotychczasowego względem Systemu wymagające dodatkowych czynności Str. 10 z 14

11 uzupełniających w ramach procedury importu. Procedura importu musi uwzględniać uzupełnienie danych importu o brakujące informacje. V. Wymogi w zakresie wymiany danych i oprogramowania interfejsowego 1. System musi udostępniać oprogramowanie interfejsowe umożliwiające wymianę danych w co najmniej poniższym zakresie: a. wprowadzenie sprawy, z uwzględnieniem: i. uzupełnienia i modyfikacji danych osoby kontrolowanej, ii. iii. iv. uzupełnienia pozostałych informacji związanych ze sprawą, akceptacji wprowadzonych danych, wydruku wezwania do zapłaty, b. udzielenie przez System informacji o kontrahencie z uwzględnieniem danych osobowych (imię, nazwisko, PESEL, itp.) oraz adresowych, na podstawie: i. istniejącej kartoteki kontrahenta w Systemie, z uwzględnieniem uwag ii. dotyczących osoby (posiada wykroczenie, osoba poszukiwana), informacji meldunkowych do których dostęp ma System, w przypadku gdy dany kontrahent nie posiada kartoteki w Systemie, c. wprowadzenie on-line do Systemu wezwania do zapłaty, d. Wprowadzenie do Systemu informacji o dokonanej płatności. 2. System musi zapewniać rozliczalność operacji wykonanych za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego, w szczególności poprzez notowanie informacji o operatorze korzystającym z interfejsu, rodzaju operacji, czasie wykonania operacji, zakresie danych osobowych, przetwarzanych podczas operacji. 3. Oprogramowanie interfejsowe musi umożliwiać wykonanie powyższych czynności określonych w pkt. 1 na mobilnych terminalach kontrolerskich. 4. Zalecane jest zastosowanie oprogramowania typu SOA Web Service opartego na protokole SOAP. 5. Oprogramowanie interfejsowe musi umożliwiać bezpieczeństwo transmisji danych co najmniej za pomocą szyfrowania transmisji komunikatów z zastosowaniem certyfikatów klienckich w odniesieniu do protokołu komunikacyjnego (np. http), i/lub z zastosowaniem podpisywania i szyfrowania komunikatów SOAP. 6. System musi zapewniać wymianę danych w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do Umowy. 7. System musi umożliwiać eksport wygenerowanych pozwów sądowych do pliku XML - przykładowe dane i format danych zawarty jest w załączniku nr 3 do Umowy. System powinien tworzyć pliki z możliwością selekcji pozwanych, którzy zostaną ujęci w pliku eksportowym, z co najmniej możliwością dokonania selekcji w zakresie nazwisk rozpoczynających się od litery wskazanej przez operatora Systemu, do analogicznie wskazanej litery końcowej. Str. 11 z 14

12 8. System musi realizować elektroniczną wymianę danych z biurami informacji gospodarczej, w szczególności BIG InfoMonitor. 9. System musi umożliwiać prowadzenie elektronicznej wymiany danych z firmami VI. windykacyjnymi w formacie Wykonawcy. Wymogi w zakresie dokumentacji 1. Zamawiający wymaga, by Wykonawca dostarczył co najmniej następujące rodzaje dokumentacji: a. analizę przedwdrożeniową, b. dokumentację systemową, c. dokumentację eksploatacyjną, d. instrukcję użytkownika, e. instrukcję administratora, f. dokumentację powykonawczą. 2. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania i przekazania Zamawiającemu każdej z wymienionych dokumentacji w języku polskim w formie papierowej oraz elektronicznej, w postaci plików formatu MS Word oraz PDF. 3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wszelkie zmiany dokonane w Systemie, w okresie świadczenia usług asysty technicznej, utrzymania i rozwoju Systemu, nanosił do dokumentacji i w terminie 14 dni od wprowadzenia zmiany przekazał uaktualnioną dokumentację Zamawiającemu. 4. Dokumentacja systemowa musi zawierać co najmniej: a. opis interfejsów, b. sposób komunikacji i współpracy z systemami zewnętrznymi, c. opis przyjętych rozwiązań funkcjonalnych wraz z informacjami o parametrach konfiguracyjnych, użytkowych i sprzętowych, d. zestawienie licencji niezbędnych do pełnego funkcjonowania Systemu, e. opis metod zapewnienia bezpieczeństwa informacji przetwarzanej w Systemie, f. schemat blokowy modułów Systemu wraz z grafem przepływu informacji pomiędzy modułami, g. sposób realizacji wymiany danych, o której mowa w rozdz. IV, h. opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązań pomiędzy nimi, i. opis walidacji danych, j. pełną dokumentację techniczną oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w rozdz. V, k. opis możliwych sposób identyfikacji użytkowników w Systemie, Str. 12 z 14

13 l. opis integracji z katalogami typu LDAP, np. MS Active Directory, w przypadku oferowania przez System tego typu mechanizmów identyfikacji użytkowników. 5. Dokumentacja eksploatacyjna musi zawierać co najmniej: a. procedury administracyjne, b. procedury zabezpieczeń (wykonywanie kopii bezpieczeństwa), c. procedury aktualizacji, d. procedury awaryjne. 6. Instrukcja użytkownika musi zawierać co najmniej: a. dokumentację wszystkich funkcji wymaganych w rozdz. II, b. opis poszczególnych funkcji zawierający nie tylko dokumentację interfejsu użytkownika Systemu, lecz również określenie wyniku działania poszczególnych funkcji, ewentualny wpływ zastosowania danej funkcji na działanie Systemu. 7. Instrukcja administratora Systemu musi zawierać co najmniej: a. konfigurację parametrów aplikacyjnych, b. pełną dokumentację techniczną oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w rozdz. V, c. zarządzanie użytkownikami Systemu (dodawanie, zmiana hasła, blokowanie, parametry wymuszenia częstotliwości zmiany hasła i jego stopnia skomplikowania, opcja wymuszania zmiany hasła przy pierwszym logowaniu), d. zarządzanie uprawnieniami użytkowników Systemu obejmujące nadawanie uprawnień określonych w rozdz. III. 8. Dokumentacja powykonawcza musi zawierać co najmniej: VII. a. opis wykonanych instalacji w ramach instalacji Systemu, wraz z informacjami o zastosowanych parametrach i sposobie konfiguracji, b. opis konfiguracji serwerów, baz danych, parametry i konfiguracje poszczególnych usług. Wymogi w zakresie nadzoru nad funkcjonowaniem Systemu 1. Zamawiający wymaga, by w ramach nadzoru Wykonawca świadczył usługę wsparcia na miejscu, jako osobistą asystę co najmniej jednego konsultanta w poniżej określonej liczbie dni roboczych: a. 4 dni robocze podczas okresu uruchomieniowego Systemu, ze szczególnym uwzględnieniem nadzoru nad wykonaniem bilansu otwarcia, w terminie od 3 do 6 stycznia 2017 r., b. 4 dni robocze podczas zamknięcia pierwszego miesiąca obrachunkowego oraz tworzenia pierwszego sprawozdania miesięcznego Rb-27S, w terminie od 5 do 10 lutego 2017 r., c. 4 dni robocze podczas tworzenia pierwszego sprawozdania kwartalnego, w terminie od 4 do 7 kwietnia 2017 r., Str. 13 z 14

14 d. 4 dni robocze w terminie do dnia 31 stycznia 2017 r. na ogólne potrzeby nadzoru nad Systemem, w szczególności nad pierwszym generowaniem masowych ponownych wezwań do zapłaty w formie papierowej oraz zbiorczych pozwów sądowych, zarówno w postaci pisemnej, jak i elektronicznej, 2. Terminy wskazane w pkt. 1 mogą być zmienione na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego analizy przedwdrożeniowej, bądź w trakcie prowadzenia wdrożenia przy obustronnej zgodzie stron. 3. Usługi wsparcia będą realizowane w dni robocze w wymiarze 8 godzin świadczenia usługi (łączny wymiar przerwy w czasie jednego roboczodnia Konsultanta nie może przekroczyć 30 min.) w godzinach urzędowania co do zasady od 7:30 do 15:30. Wszelkie inne elementy niezbędne do prawidłowego i profesjonalnego wykonania zakresu umowy zapewnia Wykonawca we własnym zakresie (bazę noclegową, wyżywienie, środki komunikacji dla Konsultantów itp.). 4. Zwłoka wnikająca z zaniedbań Wykonawcy w prawidłowym i terminowym wykonaniu pierwszego sprawozdania miesięcznego Rb-27S oraz pierwszego sprawozdania kwartalnego będzie traktowana jako usterka krytyczna, co spowoduje naliczanie kar umownych zgodnie z 11 ust. 1 pkt f umowy, której załącznikiem jest niniejszy dokument. W tym przypadku nie jest wymagane zgłoszenie błędu przez Zamawiającego. Okres naliczania kary rozpoczyna się od godziny zakończenia pracy Zamawiającego w dniu, w którym Zamawiający jest zobowiązany opracować dane sprawozdanie. 5. Zwłoka wnikająca z zaniedbań Wykonawcy w prawidłowym i terminowym pierwszym generowaniu masowych ponownych wezwań do zapłaty w formie papierowej oraz zbiorczych pozwów sądowych, zarówno w postaci pisemnej, jak i elektronicznej, będzie traktowana jako usterka krytyczna, co spowoduje naliczanie kar umownych, zgodnie z 11 ust. 1 pkt f umowy, której załącznikiem jest niniejszy dokument. W tym przypadku nie jest wymagane zgłoszenie błędu przez Zamawiającego. Okres naliczania kary rozpoczyna się od godziny zakończenia pracy Zamawiającego w dniu, który ustalono w ramach analizy przedwdrożeniowej odpowiednio jako dzień pierwszego masowego generowania ponownych wezwań bądź jako dzień generowania zbiorczych pozwów sądowych, zarówno w postaci pisemnej, jak i elektronicznej. Str. 14 z 14